1.1Tính cấp thiết của Đề tài Tài sản là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Thực tế chỉ ra rằng, tại nhiều doanh nghiệp, việc quản lý tài sản đã để lộ nhiều kẽ hở, đồng thời phát sinh rủi ro, do vậy, một kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ đảm bảo tài sản được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả, đáp ứng độ tin cậy về thông tin trên báo cáo tài chính, cũng như đảm bảo hoạt động quản lý tài sản tuân thủ theo quy định của pháp luật, quy định nội bộ trong doanh nghiệp. Việc nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội – MBAMC để từ đó tìm ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ là một yêu cầu cấp thiết xuất phát từ một số lý do sau: Lý do đầu tiên là xuất phát từ vai trò, tầm quan trọng của tài sản trong một doanh nghiệp. Tài sản là cấu phần không thể thiếu trong một doanh nghiệp, là dòng huyết mạch nuôi dưỡng sức khỏe doanh nghiệp, do vậy, có thể nói, tài sản đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Lý do thứ hai là xuất phát từ mong muốn của các nhà quản trị tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội liên quan đến việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Lý do thứ ba là xuất phát từ những hạn chế, bất cập của Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội trong công tác quản lý tài sản như hoạt động quản lý tài sản thủ công, quy trình quản lý chưa được cập nhật, hoạt động đánh giá rủi ro kiểm soát đối với tài sản sơ sài…vv. Đây là những nhược điểm do mô hình tổ chức, cách thức quản lý và những quy định nội bộ của Công ty gây ra. Những hạn chế này bao gồm rủi ro liên quan đến việc mất tài sản, sử dụng tài sản không hiệu quả, không kiểm soát được tài sản…vv ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ đối với tài sản, do vậy, cần tìm ra những giải pháp khắc phục những hạn chế, bất cập trên nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty. Xuất phát từ những lý do nêu trên, hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản trở thành vấn đề cấp bách trong quản lý của Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TCMP Quân đội. Qua quá trình tìm hiểu, kết hợp với những kiến thức, nghiên cứu của bản thân, tác giả đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội – MBAMC” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn của mình. 1.2Tổng quan nghiên cứu Lịch sử thế giới ghi nhận lý luận về kiểm soát nội bộ đã được hình thành và phát triển từ rất lâu, trải qua thời kỳ sơ khai đến hiện tại. Một trong những khái niệm đầu tiên được Cục Dự trữ Liên bang Mỹ đưa ra từ năm 1929. Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. Khái niệm mục tiêu của kiểm soát nội bộ được bổ sung vào năm 1936 khi Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) trình bày, mục tiêu của kiểm soát nội bộ không chỉ nhằm bảo vệ tiền và các tài sản khác mà còn đảm bảo số liệu kế toán chính xác. Trải qua giai đoạn dài nghiên cứu và làm việc, đến năm 1992, Báo cáo COSO ra đời đã định hình khuôn mẫu lý luận về Kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hệ thống. Vào năm 2003, Liên đoàn kế toán Quốc tế đã ban hành chuẩn mực kiểm toán ISA 315. Kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo ISA 315 kế thừa quan điểm về kiểm soát nội bộ theo Báo cáo COSO 1992. Như vậy, trải qua quá trình nghiên cứu kéo dài gần 100 năm (từ năm 1929 đến năm 2003), lý luận về kiểm soát nội bộ đã được xây dựng và phát triển một cách căn bản và sẽ tiếp tục thay đổi theo sự vận động của môi trường kinh doanh sau này. Tại Việt Nam, lý luận về Kiểm soát nội bộ đã được đề cập và diễn giải tại các giáo trình lý thuyết kiểm toán của các trường đại học. giáo trình Kiểm toán tài chính của Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội do GS.TS Nguyễn Quang Quynh và PGS.TS Ngô Trí Tuệ chủ biên, xuất bản năm 2012. Giáo trình đã trình bày kiểm soát nội bộ với 4 yếu tố cấu thành là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát và kiểm toán nội bộ. Nội dung về các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ trong giáo trình Kiểm tón tài chính của Trường Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội (2012) có sự khác biệt so với những khái niệm sau này về kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 với 5 yếu tố cấu thành là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Cho đến nay có khá nhiều các đề tài nghiên cứu, luận văn về kiểm soát nội bộ tại một tổ chức nhằm đưa ra giải pháp hoàn tiện kiểm soát nội bộ tại tổ chức đó . Đối với đề tài nghiên cứu kiểm soát nội bộ tài sản, có thể kể đến 2 đề tài là “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản cố định của cục địa chất và khoáng sản Việt Nam” của tác giả Trần Minh Sơn (2009) và đề tài “ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại Tổng công ty vận tải Hà Nội” của tác giả Hoàng Mai Chi (2016). Đối với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản cố định của cục địa chất và khoáng sản Việt Nam”, tác giả Trần Minh Sơn đã chỉ ra những vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản cố định của đơn vị sự nghiệp công lập, tác giả đã phân tích và đưa ra thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản cố định của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản cố định của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam. Đối với đề tài “ Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại Tổng công ty vận tải Hà Nội”, tác giả Hoàng Mai Chi đã tập trung nghiên cứu các vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ trong quản lý tài sản cố định, chỉ ra đặc điểm của tài sản cố định ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ; trên cơ sở đó, tác giả đã phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tài sản cố định của Tổng công ty vận tải Hà Nội và đưa ra một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại Tổng công ty vận tải Hà Nội nhằm đảm bảo khai thác, sử dụng hiệu quả và tiết kiệm. Tuy nhiên, tác giả chưa đi sâu vào nghiên cứu, đánh giá các yếu tố kiểm soát nội bộ theo hướng tiếp cận theo rủi ro, các rủi ro đối với tài sản chưa được xác định rõ ràng gây nên những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tài sản cố định còn tương đối chung chung, chưa báM sát với rủi ro liên quan đến tài sản cố định. Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ được tác giả sử dụng việc phân tích những yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp, từ đó, tìm ra những nhược điểm, hạn chế của từng yếu tố và đưa ra giải pháp khắc phục. Đối tượng nghiên cứu của các đề tài tập trung vào kiểm soát nội bộ đối với tài sản cố định, là một phần của tài sản trong doanh nghiệp. Từ quan sát và nghiên cứu các công trình nghiên cứu tương tự, cao học viên đã lựa chọn đề tài “Nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội – MBAMC” với những điểm khác biệt so với những đề tài nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản khác, cụ thể: Phạm vi nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TCMP Quân đội MBAMC. Đây là lần đầu tiên, có một luận văn nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Loại hình Công ty AMC tại Việt Nam phần lớn là những công ty thực hiện duy nhất chức năng thu hồi nợ cho ngân hàng, ví dụ :VP AMC, Tech AMC…vv. Tuy nhiên đối với MBAMC ngoài chức năng thu hồi nợ như những AMC khác trên thị trường, công ty còn thực hiện thẩm định tài sản và quản lý các tài sản của Ngân hàng. MBAMC cũng là đơn vị được thành lập với 100% vốn của MB, được sự chi phối và kiểm soát của MB. Những yếu tố này ảnh hưởng cơ bản tới nội dung nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản giữa MBAMC và những doanh nghiệp khác. Như vậy, đề tài “Nghiên cứu kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội – MBAMC” là đề tài có phương pháp nghiên cứu tương tự với hầu hết những tác phẩm bàn về kiểm soát nội bộ đối với tài sản, tuy nhiên, đây là đề tài đầu tiên tiến hành nghiên cứu tài sản trong một tổ chức là Công ty 100% vốn của Ngân hàng, hoạt động nhiều lĩnh vực bao gồm thu hồi nợ, thẩm định tài sản, quản lý tài sản như MBAMC. 1.3Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu của Đề tài Mục tiêu tổng quát của đề tài là phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tài sản nhằm đưa ra những giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Mục tiêu cụ thể của đề tài là tập trung nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong một doanh nghiệp. Trên cơ sở đó vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Từ đó xác định ưu nhược điểm của kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Câu hỏi nghiên cứu của Đề tài là: “Đặc điểm kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong một doanh nghiệp?” “Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội - MBAMC? “Giải pháp nào cần thực hiện nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội - MBAMC?” 1.4Đối tượng nghiên cứu của Đề tài Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là: kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong doanh nghiệp. 1.5Phạm vi nghiên cứu của Đề tài Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, Phạm vi nghiên cứu của đề tài là kiểm soát nội bộ tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội - MBAMC. “Tài sản” trong phạm vi được nghiên cứu là những tài sản thuộc quyền sở hữu của Công ty, được mua, bán nhằm mục đích phục vụ hoạt động Công ty (Không bao gồm tài sản hình thành trong quá trình xử lý nợ, nhận bàn giao từ đơn vị thứ ba để MBAMC quản lý) Số liệu của đề tài được lấy trong phạm vi thời gian từ năm 2017 đến năm 2019. 1.6Phương pháp nghiên cứu Đề tài -Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: + Phương pháp quan sát: Trong quá trình thực hiện luận văn, cao học viên đã trực tiếp quan sát các CBNV MBAMC thực hiện công việc mua sắm và quản lý tài sản từ giai đoạn đề xuất mua sắm, thực hiện mua sắm, quản lý quá trình sử dụng, kiểm kê và thanh lý. Ngoài ra, cao học viên cũng thực hiện quan sát và học hỏi quy trình làm việc, cách thức xử lý chứng từ tại Phòng Tài chính kế toán MBAMC. Chính nhờ phương pháp trên đã giúp tác giả có cái nhìn sơ bộ về quy trình mua sắm và quản lý tài sản tại MBAMC. + Phỏng vấn trực tiếp: Do công tác tại MBAMC nên khi thực hiện luận văn này, đưa ra những câu hỏi đối với các CBNV là người trực tiếp sử dụng tài sản tại MBAMC, những CBNV làm việc tại Văn Phòng Công ty và Phòng Tài chính kế toán MBAMC, từ đó, phân tích để nắm được những ưu nhược điểm trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC; trên cơ sở đó tác giả đã đưa ra giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản áp dụng vào Công ty MBAMC. + Điều tra bằng phiếu câu hỏi: tác giả đã chuyển 30 phiếu hỏi tới CBNV trong Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội MBAMC, và nhận được là 25 phiếu trả lời. Phiếu câu hỏi đã được gửi đi tới Văn Phòng Công ty, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Tổ chức nhân sự, Phòng Quản trị rủi ro và pháp chế, Phòng Kiểm toán nội bộ, Trung tâm Xử lý nợ, Trung tâm Tư vấn Thẩm định tài sản, Trung tâm Quản lý và Khai thác tài sản, 4 Chi nhánh của MBAMC gồm Chi nhánh Hồ Chí Minh, Chi nhánh Đông Nam Bộ, Chi Nhánh Tây Nam Bộ và Chi nhánh Đà Nẵng. -Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Trong quá trình làm luận văn, cao học viên đã tiến hành thu thập hệ thống tài liệu của MBAMC bao gồm dữ liệu về mô hình tổ chức, điều lệ Công ty, các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ của các Phòng Ban tại MBAMC, hệ thống phân cấp thẩm quyền và ủy quyền, các tài liệu về quy trình, biểu mẫu liên quan trong quá trình mua sắm và quản lý tài sản tại MBAMC. -Phương pháp xử lý thông tin: Các thông tin sơ cấp nhận được từ quan sát, phỏng vấn và điều tra, được đối chiếu với thông tin thứ cấp thông qua tìm hiểu hệ thống quy trình, quy định tại MBAMC nhằm xem xét tình hình kiểm soát nội bộ đối với tài sản thực tế tại Công ty, đi sâu vào phân tích chính sách trong đơn vị nhằm tìm ra những hạn chế, bất cập. 1.7Ý nghĩa của Đề tài Ý nghĩa về mặt khoa học: Luận văn hệ thống hóa và làm sáng tỏ những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp và làm rõ lý luận về kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong doanh nghiệp. Ý nghĩa về mặt thực tế: Luận văn là tài liệu tham khảo cho nhà quản lý của đơn vị nghiên cứu hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản. Đặc biệt, luận văn cũng là tài liệu hữu hiệu nâng cao hiệu quả trong công việc tới những nhà quản lý, nhân sự phụ trách hoạt động mua sắm và quản lý tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội. Cao học viên xác định rõ tầm quan trọng và cấp thiết trong quá trình hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, các khảo sát, đánh giá thực tế, Luận văn đã đề xuất những giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC, điều kiện triển khai và lộ trình thực hiện giải pháp. 1.8Kết cấu của Luận văn Ngoài phần Giới thiệu về Đề tài tại chương 1, Luận văn có kết cấu bốn chương bao gồm: -Chương 1: Giới thiệu về đề tài nghiên cứu. -Chương 2: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong các doanh nghiệp. -Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội - MBAMC. -Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và đề xuất giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội
-Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH
Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội - MBAMC.
Chương 4 trình bày thảo luận về kết quả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và Khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội Nghiên cứu chỉ ra rằng việc cải thiện kiểm soát nội bộ không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài sản mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính Các giải pháp đề xuất bao gồm việc tăng cường đào tạo nhân viên, áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài sản, và xây dựng quy trình kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn Những cải tiến này sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài sản tại ngân hàng.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TÀI SẢN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Khái quát về kiểm soát nội bộ
Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Khái niệm kiểm soát nội bộ được làm rõ trong báo cáo COSO 2013, định nghĩa rằng "Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý thực hiện".
HĐQT và nhân viên của đơn vị chi phối được thiết lập nhằm đảm bảo việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ Mục tiêu báo cáo trong COSO 2013 đã được mở rộng để bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính cùng các báo cáo nội bộ khác.
Quan điểm của COSO và IFAC nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Kiểm soát nội bộ không chỉ là một yêu cầu bắt buộc mà còn là một hoạt động thiết thực, hỗ trợ quá trình làm việc của cán bộ nhân viên, đặc biệt là các nhà quản trị.
Vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc phát hiện và phòng ngừa rủi ro cũng như gian lận trong doanh nghiệp Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không chỉ giúp điều chỉnh hành vi của cán bộ nhân viên theo định hướng của công ty mà còn hỗ trợ đạt được các mục tiêu đã đề ra Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn giúp ngăn ngừa sai phạm trong quá trình hoạt động, phát hiện và sửa chữa kịp thời các vấn đề, từ đó giảm thiểu thiệt hại Hơn nữa, nó cũng đảm bảo rằng doanh nghiệp thực hiện đúng các chính sách và định hướng phát triển, đồng thời bảo vệ tài sản của doanh nghiệp một cách an toàn.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ theo COSO gồm mục tiêu chính:
Thứ nhất, kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của các hoạt động
Thứ hai, kiểm soát nội bộ đảm bảo về độ tin cậy của thông tin
Thứ ba, Kiểm soát nội bộ đảm bảo sự tuân thủ các luật lệ và quy định
Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Môi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro
Thông tin và truyền thông
Giám sát Đặc điểm của tài sản có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ đối với tài sản trong doanh nghiệp
Khái quát về tài sản (khái niệm, phân loại, vai trò, )
“Tài sản: Là nguồn lực do doanh nghiệp kiểm soát và có thể thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.” [1]
Lợi ích kinh tế tương lai của tài sản có khả năng gia tăng nguồn tiền và các khoản tương đương tiền cho doanh nghiệp, đồng thời giúp giảm bớt chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra.
Lợi ích kinh tế tương lai của tài sản có thể được thể hiện qua nhiều trường hợp, bao gồm việc sử dụng tài sản một cách độc lập hoặc kết hợp với các tài sản khác để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng Ngoài ra, tài sản cũng có thể được bán hoặc trao đổi lấy tài sản khác, được dùng để thanh toán các khoản nợ phải trả, hoặc được phân phối cho các chủ sở hữu doanh nghiệp.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01, tài sản được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:
Phân loại theo hình thái vật chất mà tài sản biểu hiện: Tài sản hữu hình và tài sản vô hình
Phân loại theo quyền sở hữu tài sản: Tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và tài sản không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
Phân loại theo nguồn hình thành tài sản: hình thành từ các giao dịch, sự kiện góp vốn, mua bán …vvv
Mục tiêu kiểm soát đối với tài sản
- Đối với mục tiêu đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả
- Đối với mục tiêu đảm bảo tính tin cậy trên báo cáo tài chính
Các rủi ro thường gặp đối với tài sản
Một số rủi ro thường gặp đối với tài sản có thể kể đến như sau:
Rủi ro mất mát tài sản, sử dụng tài sản không hiệu quả, sai mục đích:
Rủi ro do thông tin không đảm bảo độ tin cây trên báo cáo tài chính:
Rủi ro do không tuân thủ các quy định về quản lý tài chính, kế toán :
Yêu cầu đặt ra đối với kiểm soát nội bộ a) Về môi trường kiểm soát
Tính chính trực và giá trị đạo đức
Sự tham gia của Ban quản trị và Ủy ban kiểm toán
Cam kết về năng lực
Triết lý và phong cách điều hành của ban Giám đốc
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Chính sách và thông lệ nhân sự b) Về đánh giá rủi ro
Kiểm soát nội bộ tài sản giúp nâng cao hiệu quả sử dụng và ngăn chặn lãng phí cho doanh nghiệp Đánh giá rủi ro là bước quan trọng, yêu cầu doanh nghiệp mô tả quy trình mua sắm và quản lý tài sản Qua đó, cần xác định các rủi ro và kẽ hở trong quy định, đánh giá khả năng xảy ra của những rủi ro này và đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.
Chính sách kiểm soát tài sản là yếu tố quan trọng mà mỗi doanh nghiệp cần xây dựng trước khi thực hiện các thủ tục kiểm soát tài sản Chính sách này không chỉ định hướng cho quy trình mua sắm, quản lý và sử dụng tài sản, mà còn đảm bảo rằng các tài sản có giá trị lớn như ô tô và nhà xưởng phải nằm trong dự toán mua sắm đã được phê duyệt từ đầu năm Ngoài ra, doanh nghiệp cần có kế hoạch sử dụng hợp lý để đáp ứng nhu cầu kinh doanh, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng tài sản.
Các thủ tục kiểm soát tài sản cần được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc chính: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn Thông tin và truyền thông cũng đóng vai trò quan trọng trong quy trình này.
Thông tin và truyền thông đóng vai trò thiết yếu trong thiết kế kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Để phát huy hiệu quả, thông tin cần được truyền đạt đầy đủ và chính xác đến từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức.
Hồ sơ tăng – giảm tài sản bao gồm nhiều tài liệu quan trọng như tờ trình đề nghị mua hàng hoặc thanh lý tài sản, kế hoạch mua sắm đã được phê duyệt, hợp đồng mua sắm, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu và bàn giao với nhà cung cấp, biên bản bàn giao tài sản cho người sử dụng, hóa đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, bảng tính và phân bổ chi phí/khấu hao của tài sản, cùng với biên bản kiểm kê tài sản Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong hoạt động giám sát tài sản.
Doanh nghiệp cần thiết lập bộ phận giám sát để đánh giá tình hình kiểm soát nội bộ đối với tài sản, đảm bảo phù hợp với từng giai đoạn phát triển Hoạt động giám sát nên được thực hiện thường xuyên và định kỳ để tối ưu hóa hiệu quả Giám sát thường xuyên bao gồm việc xem xét các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo tài sản hàng tháng hoặc hàng quý nhằm phát hiện những biến động bất thường Trong khi đó, giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán độc lập do Ủy ban kiểm toán thực hiện, đánh giá tính tuân thủ của nhân viên trong kiểm soát nội bộ và sự phù hợp của các thiết kế kiểm soát Kết quả giám sát sẽ đưa ra những kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ đối với tài sản của doanh nghiệp.
TẠI CÔNG TY TNHH QUẢN LÝ NỢ VÀ KHAI THÁC
TÀI SẢN NGÂN HÀNG TMCP QUÂN ĐỘI
Tổng quan về Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản ngân hàng
Quá trình hình thành và phát triển
Năm 2001, Ngân hàng TMCP Quân Đội đã quyết định thành lập Công ty Quản lý nợ và Khai thác tài sản (MBAMC) nhằm thu hồi các khoản nợ khó đòi, góp phần làm lành mạnh hóa hoạt động tài chính tín dụng Sau gần một năm chuẩn bị, vào ngày 20/11/2002, MBAMC chính thức ra mắt với vốn điều lệ 5 tỷ đồng, đội ngũ quản lý gồm 04 người, và trụ sở đặt tại số 09 Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội.
Tính đến thời điểm hiện tại, MBAMC đã có 4 Chi nhánh cùng hơn 50 điểm mạng lưới trên khắp 3 miền Bắc, Trung, Nam. Đặc điểm về mô hình tổ chức
Mô hình tổ chức của MBAMC được quản lý theo cả hai chiều dọc và ngang, với các trung tâm kinh doanh và phòng ban hệ thống tại Hội sở Công ty đóng vai trò ban hành chính sách và phân bổ kế hoạch kinh doanh Tại các chi nhánh, Phòng kinh doanh trực thuộc trung tâm kinh doanh sẽ chịu sự quản lý trực tiếp từ Giám đốc chi nhánh, nhưng vẫn tuân thủ các quy định từ Hội sở Giám đốc chi nhánh đóng vai trò cầu nối, điều phối và giám sát hoạt động giữa trung tâm kinh doanh và Phòng kinh doanh tại chi nhánh, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Các "Điểm mạng lưới" được thiết lập khi nhân sự của MBAMC được phân công đến địa bàn để thực hiện một trong ba hoạt động chính của công ty: Xử lý nợ, Tư vấn thẩm định tài sản, và Quản lý & Khai thác tài sản Nhân sự tại các điểm mạng lưới có thể làm việc tại trụ sở của chi nhánh Ngân hàng MB hoặc tại văn phòng thuê riêng của công ty.
Công ty sẽ đầu tư và trang bị toàn bộ thiết bị nhân sự tại các Điểm mạng lưới tương tự như nhân sự tại Hội sở và Chi nhánh MBAMC, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả.
MBAMC chuyên hoạt động trong ba lĩnh vực chính: xử lý nợ, tư vấn thẩm định tài sản, và quản lý, khai thác tài sản Đối tượng khách hàng chính của công ty là MB, với mục tiêu giảm thiểu rủi ro trong quy trình cấp tín dụng của ngân hàng, bao gồm các hoạt động trước, trong và sau khi cấp tín dụng Đặc điểm của tài sản có ảnh hưởng lớn đến việc kiểm soát nội bộ.
Thứ nhất, khó khăn trong việc quản lý tài sản được cấu thành bởi nhiều bộ phận:
Thứ hai, khó khăn phân loại theo dõi tài sản:
Thứ ba, khó khăn trong việc quản lý người sử dụng tài sản:
Thực trạng các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội cho thấy sự cần thiết trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài sản Các yếu tố như quy trình kiểm soát, phân công trách nhiệm rõ ràng và công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ tài sản và giảm thiểu rủi ro Đặc biệt, việc đào tạo nhân viên về nhận thức kiểm soát nội bộ là yếu tố then chốt giúp cải thiện hiệu suất công việc và đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
CBNV của MBAMC cam kết thực hiện nghiêm túc các chính sách trong Quy trình mua sắm, bao gồm việc sử dụng tài sản của Công ty đúng mục đích công việc được giao CBNV có trách nhiệm bảo quản và giữ gìn tài sản, và trong trường hợp tài sản bị mất, cần báo cáo kịp thời cho Đơn vị đầu mối MS&QLTS và ban lãnh đạo Công ty để được giải quyết.
MBAMC đã ban hành Quy định đạo đức nghề nghiệp dành cho cán bộ nhân viên, trong đó nghiêm cấm mọi hành vi trục lợi dưới bất kỳ hình thức nào Cán bộ nhân viên có trách nhiệm với công ty và sẽ phải chịu trách nhiệm dân sự cũng như trách nhiệm hình sự đối với các hành vi sai trái mà họ gây ra.
Quy trình mua sắm và quản lý tài sản năm 2016 cùng với Quy định đạo đức nghề nghiệp của CBNV MBAMC đã xây dựng nền tảng vững chắc cho MBAMC trong việc kiểm soát hoạt động sử dụng tài sản Việc đánh giá rủi ro là một phần quan trọng trong quy trình này, giúp đảm bảo hiệu quả và an toàn trong quản lý tài sản.
Tại MBAMC, việc kiểm soát tài sản chủ yếu tập trung vào mục tiêu đảm bảo tính hiện hữu và tuân thủ các quy định pháp luật cũng như nội bộ liên quan đến quản lý tài sản Tuy nhiên, mục tiêu nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản vẫn chưa được chú trọng đúng mức.
Phòng QTRR&PC MBAMC đã tiến hành nhận diện và đánh giá rủi ro trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC Để thực hiện điều này, bộ khẩu vị rủi ro đã được xây dựng, bao gồm các tiêu chí định tính và định lượng nhằm xác định ngưỡng rủi ro có thể chấp nhận được.
Hoạt động kiểm soát tài sản tại MBAMC bao gồm các nghiệp vụ chính trong quy trình mua sắm, sử dụng và thanh lý tài sản Quy trình này được chia thành năm giai đoạn quan trọng: (i) Xét duyệt nhu cầu mua sắm; (ii) Thực hiện, bàn giao và đưa tài sản vào sử dụng; (iii) Quản lý và sử dụng tài sản; (iv) Kiểm kê tài sản; và (v) Thanh lý tài sản.
Hoạt động kiểm soát trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC được đánh giá ở mức cơ bản, cụ thể:
Về công tác phân công, phân nhiệm Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm Đảm bảo nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn
Thông tin và truyền thông
Từ năm 2017, MBAMC đã chuyển từ hạch toán độc lập tại các chi nhánh sang hạch toán phụ thuộc để nâng cao quản trị tập trung tại Hội sở Công ty Để hỗ trợ cho công tác tài chính kế toán, MBAMC sử dụng phần mềm kế toán Pentamic.
Trước năm 2019, hoạt động lưu chuyển hồ sơ và chứng từ tại Công ty diễn ra hoàn toàn thủ công với các bản cứng Quy trình bắt đầu từ phiếu đề nghị mua hàng, được lãnh đạo đơn vị phê duyệt và sau đó được chuyển đến Đơn vị MS&QLTS, Phòng TCKT và các cấp thẩm quyền để được phê duyệt.
Hồ sơ tăng – giảm tài sản tại MBAMC thường bao gồm các tài liệu quan trọng như tờ trình đề nghị mua hàng hoặc thanh lý tài sản, kế hoạch mua sắm đầu năm đã được phê duyệt, hợp đồng mua sắm, đơn đặt hàng, biên bản nghiệm thu bàn giao với nhà cung cấp, biên bản bàn giao tài sản cho người sử dụng, hóa đơn bán hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, bảng tính và phân bổ chi phí hoặc khấu hao của tài sản, cùng với biên bản kiểm kê tài sản.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TÀI SẢN TẠI
Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội đã thực hiện kiểm soát nội bộ hiệu quả đối với tài sản, giúp nâng cao tính minh bạch và bảo vệ tài sản của ngân hàng Những ưu điểm nổi bật bao gồm quy trình kiểm tra chặt chẽ, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại hỗ trợ quản lý tài sản Sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giám sát và quản lý tài sản cũng góp phần quan trọng vào việc giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả hoạt động của công ty.
Ban lãnh đạo MBAMC đã thể hiện tính chính trực và các giá trị đạo đức trong công tác kiểm soát nội bộ tài sản, tạo ra một môi trường kiểm soát vững chắc và làm gương cho cán bộ nhân viên học tập và noi theo.
Hoạt động kiểm soát tại MBAMC được thực hiện toàn diện, bao gồm quy trình mua sắm và quản lý tài sản Quy trình này bắt đầu từ giai đoạn phát sinh nhu cầu mua sắm, tiếp theo là thực hiện mua sắm, bàn giao tài sản đưa vào sử dụng, quản lý trong quá trình sử dụng, cho đến khi thanh lý và kiểm kê tài sản.
MBAMC thực hiện lập báo cáo tài chính theo Thông tư 200/2014-TT-BTC của Bộ Tài chính, đồng thời xây dựng hệ thống báo cáo tài chính và quản trị liên quan đến tài sản.
Hoạt động giám sát kiểm soát nội bộ đối với tài sản được thực hiện thông qua việc giám sát thường xuyên và định kỳ, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và an toàn trong quản lý tài sản.
Tồn tại và nguyên nhân a) Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát đối trong kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại MBAMC vẫn phát sinh một số tồn tại sau:
Chưa cập nhật quy định mua sắm và quản lý tài sản
Chính sách chi trả lương thưởng còn nhiều hạn chế b) Đánh giá rủi ro
Công ty MBAMC chưa thực hiện đánh giá rủi ro trong kế hoạch hoạt động liên quan đến tài sản và chưa xây dựng hệ thống chỉ tiêu tài chính để nhận diện rủi ro trong mua sắm và quản lý tài sản Hiện tại, MBAMC chỉ chú trọng vào rủi ro liên quan đến tính hiện hữu của tài sản và kiểm soát các giao dịch mua bán tài sản có giá trị trên 50 triệu đồng, mà chưa xem xét quy trình hoạt động của các đơn vị để phát hiện rủi ro tiềm ẩn Hoạt động đánh giá rủi ro tại MBAMC chưa hiệu quả trong việc nhận diện, đo lường và xử lý rủi ro trong quản lý và sử dụng tài sản.
Hoạt động kiểm soát nội bộ tại MBAMC đã đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại hạn chế về phân quyền tập trung tại Hội sở MBAMC.
Mặc dù MBAMC đã triển khai phần mềm M-Office để hỗ trợ quản lý văn bản nội bộ, nhưng hệ thống này chỉ giải quyết được một phần nhỏ trong quy trình mua sắm và quản lý tài sản, đặc biệt là trong hoạt động quản lý tài sản của Công ty Toàn bộ quy trình thực hiện vẫn chủ yếu được thực hiện thủ công, ngoại trừ việc áp dụng trình kỳ trên M-Office.
Để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội, cần áp dụng một số giải pháp hiệu quả Đầu tiên, tăng cường quy trình kiểm tra và giám sát tài sản để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Thứ hai, đào tạo nhân viên về các tiêu chuẩn kiểm soát nội bộ và quy định pháp lý liên quan Cuối cùng, sử dụng công nghệ thông tin để tự động hóa quy trình quản lý tài sản, giúp nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Giải pháp tổng thể cho các bộ phận kiểm soát nội bộ liên quan đến tài sản bao gồm việc áp dụng phần mềm để cải thiện quy trình kiểm soát Để thực hiện giải pháp này, cần xem xét các điều kiện cụ thể đối với Ngân hàng TMCP Quân đội và Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp tăng cường hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý tài sản.
Đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đối với tài sản tại Công ty TNHH Quản lý nợ và khai thác tài sản Ngân hàng TMCP Quân đội – MBAMC đã trình bày những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ và tài sản Tuy nhiên, nghiên cứu vẫn còn một số hạn chế và cần xác định các hướng nghiên cứu tiếp theo để nâng cao hiệu quả kiểm soát tài sản trong doanh nghiệp.
Mặc dù bài viết đã đề xuất giải pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tài sản tại MBAMC bằng cách áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý, nhưng do giới hạn về nguồn lực và thời gian, lộ trình chi tiết triển khai phần mềm chưa được trình bày rõ ràng.
Nghiên cứu tiếp theo sẽ tập trung vào việc áp dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát nội bộ tài sản, đặc biệt là việc sử dụng robot thông minh, hệ thống Big Data và trí tuệ nhân tạo (AI) để cải thiện quy trình thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu trong quản lý tài sản Mục tiêu là phát triển giải pháp tối ưu và thực tiễn nhất cho doanh nghiệp.