Khái niệm, vai trò, mục đích của hàng tồn kho
Khái niệm hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn có hình thái vật chất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ và dụng cụ chưa sử dụng, thành phẩm đã sản xuất nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua còn tồn kho, cùng với hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang.
Nguồn:Nguyễn Anh Tuấn,2010.Giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp.Thành phố Hồ Chí Minh: NXB Đại học Kinh tế Quốc dân.
Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001, quy định hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường ;
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất,kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Phân loại hàng tồn kho
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có nhiều loại và đặc điểm khác nhau, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý hiệu quả, cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo các tiêu chí nhất định, từ đó đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của giá gốc hàng tồn kho.
Theo chuẩn mực 02 -hàng tồn kho được phân thành:
- Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành bao gồm các sản phẩm chưa hoàn tất và những sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa được nhập kho thành phẩm.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường.
Nguyên tắc xác định giá trị nhập của hàng tồn kho
Theo chuẩn mực 02, hàng tồn kho được xác định theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để đưa hàng tồn kho đến địa điểm và trạng thái hiện tại.
Chiphí mua hàng bao gồm giá mua, các loại thuế không hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp và bảo quản hàng hóa trong quá trình mua Ngoài ra, các chi phí khác liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho cũng được tính vào Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá cho hàng hóa không đúng quy cách, phẩm chất sẽ được trừ (-) khỏi tổng chi phí mua hàng.
Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi Những chi phí này phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên liệu và vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí liên quan trực tiếp khác: bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho.
Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm:
• Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
Chi phí bảo quản hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí cần thiết cho quy trình sản xuất tiếp theo, đồng thời loại trừ các chi phí bảo quản quy định tại đoạn 06.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Giá trị thuần có thể thực hiện của hàng tồn kho là giá bán ước tính trong quá trình sản xuất và kinh doanh, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Các phương pháp xác định giá trị xuất của hàng tồn kho
Phương pháp thực tế đích danh
Tại Điểm a Khoản 8 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp tính theo giá đích danh như sau:
Phương pháp tính giá đích danh được sử dụng dựa trên giá trị thực tế của từng lô hàng hoá và sản phẩm, do đó phù hợp với các doanh nghiệp có số lượng mặt hàng ít hoặc ổn định, giúp nhận diện rõ ràng giá nhập của từng lô hàng tồn kho.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Tại Điểm c Khoản 8 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp tính theo giá đich danh như sau:
Phương pháp nhập trước, xuất trước dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Do đó, giá trị hàng xuất kho được xác định theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho gần thời điểm cuối kỳ Phương pháp này giúp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và chính xác.
Phương pháp bình quân gia quyền
Tại Điểm b Khoản 8 Điều 22 Thông tư 133/2016/TT-BTC quy định về phương pháp tính theo giá đich danh như sau:
Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá trị trung bình của hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng hóa mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình này có thể được tính theo từng kỳ hoặc theo từng lô hàng nhập, tùy thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp Trị giá thực tế xuất kho của vật tư và hàng hóa được tính dựa trên số lượng xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền.
Trị giá vốn thực tế của vật tư được tính bằng cách cộng đơn giá bình quân hàng hóa tồn đầu kỳ với giá trị hàng hóa nhập trong kỳ.
Số lượng vật tư, hàng hóa + Số lượng vật tư, hàng Tồn kho đầu kỳ hóa nhập trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của vật tư được tính bằng cách nhân số lượng vật tư với đơn giá bình quân của hàng hóa xuất kho Đơn giá bình quân thường được xác định cho từng loại vật tư và có thể được tính cho toàn bộ kỳ, gọi là đơn giá bình quân cả kỳ hay đơn giá bình quân cố định Mặc dù phương pháp này giúp giảm khối lượng tính toán, nhưng chỉ cung cấp trị giá vốn thực tế của vật tư vào thời điểm cuối kỳ, do đó không thể đảm bảo thông tin kịp thời.
Giá đơn vị bình quân
Đơn giá bình quân di động được xác định bằng cách cộng số lượng tồn kho và số lượng nhập kho, sau mỗi lần nhập hàng Phương pháp này yêu cầu kế toán tính toán giá bình quân cho từng loại hàng hóa, từ đó sử dụng giá đơn vị bình quân và lượng hàng xuất kho giữa hai lần nhập để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ Mặc dù phương pháp này cung cấp thông tin kịp thời về trị giá vốn thực tế của vật tư và hàng hóa, nhưng khối lượng công việc sẽ tăng lên, do đó, nó rất phù hợp với các doanh nghiệp áp dụng kế toán máy.
Nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho
Cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình chứng từ trong việc nhập xuất vật tư và hàng hóa, đảm bảo ghi chép và phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời tình hình biến động của hàng tồn kho Điều này giúp ngăn chặn và phát hiện kịp thời các hành vi tham ô và thiếu trách nhiệm, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho một cách hợp lý là rất quan trọng, bao gồm việc kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ tại nơi bảo quản vật tư, hàng hóa và kế toán chi tiết vật tư, hàng hóa ở phòng kế toán Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Kế toán cần phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong đơn vị để thực hiện nghiêm túc việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho Điều này nhằm đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ sách kế toán và số lượng vật tư, hàng hóa thực tế trong kho.
Chứng từ kế toán
Theo thông tư 133/2016/QĐ-BTC các chứng từ về kế toán hàng tồn kho bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 03-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04-VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hoá (mẫu số 05-VT)
- Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (mẫu số 07-VT)
Kế toán chi tiết hàng tồn kho
Phương pháp ghi thẻ song song
Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư, hàng hóa theo số lượng Thẻ kho được phòng kế toán mở cho từng loại vật tư, hàng hóa và sau khi ghi chép các chỉ tiêu cần thiết, kế toán sẽ giao thẻ kho cho thủ kho để quản lý.
Tại phòng kế toán, kế toán ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất vật tư và hàng hoá qua sổ kế toán chi tiết, theo dõi số lượng và giá trị từng mặt hàng Cuối tháng, thủ kho và kế toán đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết Đồng thời, dựa vào sổ chi tiết, kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn để đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Hình 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: I Ghi cuối tháng
Ghi sổ thẻ mang lại nhiều ưu điểm như tính đơn giản và rõ ràng, giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu Phương pháp này cũng hỗ trợ phát hiện sai sót trong việc ghi chép, từ đó quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số lượng, giá trị của từng nguyên vật liệu.
Việc ghi chép số liệu giữa kho và kế toán gặp phải nhược điểm là sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, dẫn đến khối lượng công việc ghi chép quá lớn Hơn nữa, công việc thường dồn vào cuối tháng, làm giảm tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí lao động.
Phương pháp ghi thẻ song song là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp có ít loại nguyên vật liệu, tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu không nhiều hàng ngày và có trình độ kế toán, quản lý không cao Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này giúp đơn giản hóa quy trình quản lý và theo dõi nguyên vật liệu.
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển
- Tại kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song
Cuối mỗi tháng, thủ kho và kế toán kho sẽ tiến hành đối chiếu số liệu về số lượng và giá trị của từng loại vật tư, hàng hóa Việc này được thực hiện thông qua sổ đối chiếu luân chuyển và sổ kế toán chi tiết để đảm bảo tính chính xác và nhất quán trong quản lý tài sản.
Hình 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
Ghi chú: I S Ghi cuối tháng
Phương pháp kế toán mới mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc tiết kiệm thời gian trong công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song Điều này giúp giảm bớt khối lượng ghi chép cho kế toán, đồng thời tránh tình trạng ghi chép trùng lặp, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Nhược điểm của phương pháp này là khó khăn trong việc kiểm tra và đối chiếu, dẫn đến việc phát hiện sai sót trở nên phức tạp Ngoài ra, việc dồn công việc vào cuối kỳ hạn chế khả năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, và ảnh hưởng tiêu cực đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có đa dạng vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất hạn chế Nó cũng thích hợp cho những doanh nghiệp không thể bố trí nhân viên kế toán riêng để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất hàng ngày.
Phương pháp sổ số dư
Theo phương pháp này thủ kho chỉ ghi chép phần số lượng còn kế toán chỉ ghi chép phần giá trị.
Thủ kho thực hiện việc mở thẻ kho và ghi chép theo phương pháp thẻ song song Vào cuối tháng, thủ kho sẽ chuyển số tồn kho từ thẻ kho vào sổ số dư ở cột số lượng.
Tại phòng kế toán, kế toán viên sử dụng bảng luỹ kế nhập và luỹ kế xuất để ghi chép định kỳ hoặc hàng ngày theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng, họ lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn (N-X-T) để tổng kết tình hình tài chính.
Khi nhận sổ số dư từ thủ kho, kế toán cần tính toán và ghi chép số tiền vào cột tương ứng Vào cuối tháng, kế toán thực hiện việc đối chiếu giữa sổ số dư và bảng tổng hợp nhập xuất-tồn để đảm bảo tính chính xác.
Hình 1.3.Sơ đồ kếtoán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư
Ghi chú: I S Ghi cuối tháng
Phương pháp này giúp tránh tình trạng ghi chép trùng lặp và phân bổ công việc ghi sổ đều đặn trong suốt kỳ, từ đó ngăn chặn việc dồn công việc vào cuối kỳ.
- Nhược điểm : Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót.
Điều kiện áp dụng hệ thống này là phù hợp cho các doanh nghiệp có nhiều danh mục vật tư và tần suất nhập xuất hàng hóa cao Đồng thời, yêu cầu nhân viên kế toán và thủ kho cần có trình độ chuyên môn cao để đảm bảo hiệu quả quản lý.
Nguồn: Lê Thị Duy Lành (2014, trang 10) nêu rõ “Kế toán chi tiết hàng tồn kho”
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Kế toán nguyên liệu, vật liệu
> TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”
Theo điều 24 Tài khoản 152-Nguyên liệu, vật liệu thông tư 133:
Trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu nhập kho bao gồm các yếu tố như mua từ bên ngoài, tự chế biến, thuê gia công, chế biến, cũng như nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác.
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu tồn kho cuối kỳ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán hàng tồn kho, đặc biệt đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Việc này giúp xác định chính xác giá trị của hàng tồn kho, từ đó ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và quyết định kinh doanh Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng tất cả các nguyên liệu và vật liệu được ghi nhận đúng giá trị thực tế để phản ánh đúng tình hình tài chính.
Trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu xuất kho đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và kinh doanh Nó không chỉ ảnh hưởng đến việc bán hàng mà còn liên quan đến việc thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn Việc xác định đúng trị giá giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu hóa lợi nhuận.
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;
- Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua nguyên liệu, vật liệu;
- Trị giá nguyên liệu, vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu và vật liệu tồn kho đầu kỳ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán hàng tồn kho, đặc biệt đối với các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Việc này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc xác định giá trị hàng tồn kho và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. b) Trình tự hạch toán
NVL đưa đi góp vốn vào
NVL gia công chế biến xong nhập kho
Thuế nhập khẩu hàng nhập khẩu phải nộp Thuế tiêu thụ đặc biệt
NVL nhập khẩu (nếu có) Thuế bảo vệ môi trường NVL sản xuất hoặc nhập
Nhận góp vốn bằng NVL
NVL đã xuất sử dụng không hết nhập lại kho
NVL phát hiện thừa khi
- X ,,, -► kiểm kê chờ xử lý đơn vị khác
C/lệch giá đánh giá lại lớn hơn GTGS NVL
———5 ► đánh giá lại nhỏ hơn GTGS NVL
Xuất NVL thuê ngoài gia công, -■'—■' -
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua
NVL xuất bán, NVL dùng để -T-T7 -; -X -► mua lại phần góp vốn NVL ứ đọng, không cần dùng ► khi thanh lý, nhượng bán
NVL hao hụt ngoài định mức
NVL thiếu khi kiểm kê chờ xử lý - - -■ ■
Hình 1.4 Sơ đồ TK152 — “Nguyên liệu, vật liệu” theo PP kê khai thường xuyên
Kế toán công cụ, dụng cụ
> TK 153: “Công cụ, dụng cụ”
Theo điều 25 Tài khoản 153-Công cụ, dụng cụ thông tư 133:
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn;
- Trị giá công cụ, dụng cụ cho thuê nhập lại kho;
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho vào cuối kỳ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán hàng tồn kho, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Việc này giúp xác định chính xác giá trị tài sản và đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính Doanh nghiệp cần thực hiện các bước kiểm kê và ghi nhận giá trị của công cụ, dụng cụ để phản ánh đúng tình hình tài chính của mình.
- Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ xuất kho sử dụng cho sản xuất, kinh doanh, cho thuê hoặc góp vốn;
- Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua công cụ, dụng cụ;
- Trị giá công cụ, dụng cụ trả lại cho người bán hoặc được người bán giảm giá;
- Trị giá công cụ, dụng cụ thiếu phát hiện khi kiểm kê;
Kết chuyển trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho đầu kỳ là một bước quan trọng trong quy trình kế toán hàng tồn kho, đặc biệt khi doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Việc này giúp xác định chính xác giá trị tài sản và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của công cụ, dụng cụ tồn kho cuối kỳ.
Nhập kho CCDC mua về
Xuất CCDC để dùng tính ngay một lần vào chi phí
Xuất CCDC để dùng, cho thuê phân bổ dần khi CCDC có thời gian sử dụng nhiều kỳ và có
Hình 1.5 Sơ đồ TK153 — “Công cụ, dụng cụ ” theo PP kê khai thường xuyên (Thông tư 133)
Kế toán thành phẩm
Theo điều 27 Tài khoản 155-Thành phẩm thông tư 133:
- Trị giá của thành phẩm nhập kho;
- Trị giá của thành phẩm thừa khi kiểm kê;
Khi doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, việc kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ là rất quan trọng Điều này bao gồm việc tính toán các yếu tố như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và trả lại hàng mua, nhằm đảm bảo rằng số liệu tài chính phản ánh chính xác giá trị thực của hàng tồn kho.
Thuế TTĐB của CCDC nhập kho
Giá trị CCDC phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
632 Giá trị CCDC không cần dùng khi thanh lý, nhượng bán
CCDC đã xuất sử dụng không hết nhập lại kho
Nhận lại CCDC cho thuê
(giá trị còn lại chưa tính vào chi
138 (1381) CCDC phát hiện thiếu khi -;
- ► kiểm kê chờ xử lý
- Trị giá thực tế của thành phẩm xuất kho;
- Trị giá của thành phẩm thiếu hụt khi kiểm kê;
- Kết chuyển trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
Số dư Nợ:Trị giá thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
14 thành phâm thành phâm Xuất kho thành phâm gửi đi bán
138(1381) Thành phâm phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
Hình 1.6 Sơ đồ TK155 — “Thành phẩm” theo PP kê khai thường xuyên
Nhập kho thành phâm Xuất thành phâm bán, trao đổi, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo, trả lương, mua lại phần vốn góp tại đơn vị khác
Giá trị thành phâm ứ đọng, không cần dùng khi thanh lý, nhượng bán
Thành phâm phát hiện thừa khi kiểm kê chờ xử lý
Xuất kho thành phâm chuyển cho đơn vị khác hạch
- -► toán phụ thuộc (trường hợp không ghi nhận doanh thu) 632
Thành phâm đã bán trả lại
154, 241, 642 Thành phâm xuất tiêu dùng nội bộ, khuyên mại, quảng cáo, biếu, tặng, không kèm điều kiện phải mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ khác
228 Xuất thành phâm góp vốn vào đơn vị khác
C/lệch giữa giá đánh lại>
C/lệch giữa giá đánh lại