(NB) Giáo trình Tin học văn phòng với mục tiêu giúp các bạn có thể sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo văn bản (Microsoft Word) để tạo các tài liệu đạt tiêu chuẩn văn phòng; Sử dụng thành thạo phần mềm bảng tính (Microsoft Excel) để tạo lập, biểu diễn các kiểu dữ liệu: số, chuỗi ký tự, thời gian, biểu đồ...;
Kỹ thuật soạn thảo văn bản
Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft
Soạn thảo văn bản là một công việc thiết yếu trong các cơ quan, xí nghiệp, trường học và đáp ứng nhu cầu của từng cá nhân trong xã hội hiện đại.
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính đã trở thành một công việc quen thuộc với những ai biết sử dụng máy tính Phần mềm Microsoft Word, hay còn gọi là WinWord, là một trong những ứng dụng phổ biến nhất hiện nay, giúp người dùng dễ dàng tạo và chỉnh sửa tài liệu.
Ra đời vào cuối năm 1980, phần mềm Winword đã trở thành một công cụ hoàn hảo trong soạn thảo văn bản và lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office Một số đặc điểm nổi bật của Winword bao gồm tính năng dễ sử dụng, khả năng định dạng văn bản linh hoạt và tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ hữu ích cho người dùng.
Cung cấp đầy đủ các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng
Khả năng đồ họa trong tài liệu Word ngày càng được nâng cao nhờ công nghệ OLE (Objects Linking and Embedding), cho phép người dùng chèn đa dạng nội dung như biểu đồ, bảng tính, hình ảnh và âm thanh, từ đó tăng cường hiệu quả trình bày và thông tin trong tài liệu.
Có khả năng xuất nhập dữ liệu dưới nhiều định dạng khác nhau, đặc biệt là khả năng chuyển đổi giữa Word và các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office, giúp việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn.
Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên dạng nội bộ, cũng như mạng Internet
Có nhiều phương pháp để khởi động phần mềm Word, và bạn có thể lựa chọn cách phù hợp với mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng của mình.
Cách 1: Chọn lệnh Start của Windows: Start | Programs | Microsoft Word
Để mở phần mềm Word, bạn chỉ cần nháy kép chuột vào biểu tượng của nó, bất kể biểu tượng đó nằm ở đâu, như trên thanh tác vụ, màn hình nền Windows, hoặc các vị trí khác.
Để mở nhanh tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây trên máy tính, bạn chỉ cần chọn Start | Documents và tìm tên tệp cần mở Word sẽ tự động khởi động và mở tệp văn bản mà bạn đã chọn.
Thoát khỏi môi trường làm việc
Khi không làm việc với Word, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Exit hoặc Nhấn tổ hợp phím tắt Alt + F4
Sau khi khởi động xong, màn hình làm việc của word thường có dạng như sau:
Hình 1.1 Cửa sổ làm việc của microsoft word
Thường thì môi trường làm việc trên word gồm 4 thành phần chính:
Cửa sổ soạn thảo tài liệu là không gian để bạn tạo và chỉnh sửa nội dung văn bản Tại đây, bạn có thể gõ, định dạng và chèn hình ảnh vào tài liệu Nội dung trong cửa sổ này sẽ được in ra khi bạn sử dụng lệnh in.
Hệ thống bảng chọn trong Word cung cấp các lệnh để truy cập nhanh các chức năng trong quá trình làm việc Người dùng có thể mở các mục chọn này bằng chuột hoặc sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh các chức năng cần thiết.
Hệ thống thanh công cụ bao gồm nhiều thanh công cụ khác nhau, mỗi thanh công cụ chứa các nút lệnh phục vụ cho từng nhóm công việc cụ thể Chẳng hạn, khi soạn thảo văn bản, người dùng cần sử dụng thanh công cụ chuẩn (Standard) và thanh công cụ định dạng (Formatting); trong khi đó, để vẽ hình, thanh công cụ vẽ (Drawing) là cần thiết.
Thước kẻ bao gồm hai thước (ruler) giúp viền trang văn bản, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh lề và thiết lập các điểm dịch (tab) một cách trực quan.
- Thanh trạng thái: Giúp bạn biết được một vài trạng thái cần thiết khi làm việc Ví dụ: bạn đang làm việc ở trang mấy, dòng bao nhiêu,…
Thanh công cụ và ẩn hiện các thanh công cụ:
Vào View \ Toolsbars để ẩn / hiện thanh công cụ
Vào View \ Ruler : Ẩn / hiện thước
Vào View \ Zoom : Phóng to thu nhỏ màn hình.
Các thao tác căn bản trên một tài liệu
1.2.1 Tạo một tài liệu mới
Khi làm việc với Word, bạn sẽ tạo và quản lý các tài liệu dưới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Những tệp tài liệu này thường được lưu trữ trong thư mục C:\My Documents trên ổ cứng, nhưng bạn có thể tùy chỉnh vị trí lưu trữ theo nhu cầu của mình.
Sau khi khởi động Word, màn hình trắng xuất hiện, đó là tài liệu mới do Word tự động tạo Để tạo một tài liệu mới, bạn có thể sử dụng một trong các cách sau.
- Mở mục chọn File | New ;
- Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard;
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
1.2.2 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa
Tài liệu Word sau khi soạn thảo được lưu dưới dạng tệp tin có phần mở rộng DOC Để mở tài liệu Word đã lưu trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau đây.
- Mở mục chọn File | Open hoặc Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O
Hộp thoại Open xuất hiện:
Để mở tệp tài liệu trên Word, bạn cần tìm đến thư mục chứa tệp, chọn tệp tài liệu và nhấn nút lệnh "Open" Tệp tài liệu sẽ được hiển thị trên màn hình Word.
1.2.3 Ghi tài liệu lên đĩa Để ghi tài liệu đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách sau:
- Mở mục chọn File | Save… hoặc Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S
Sẽ có hai khả năng xảy ra:
Nếu đây là tài liệu mới, hộp thoại Save As xuất hiện, cho phép ghi tài liệu này bởi một tệp tin mới:
Hình 1.3 Cửa sổ save as
Hãy xác định thư mục (Folder) – nơi sẽ chứa tệp tin mới này rồi gõ tên tệp tin vào mục File name
Nếu tài liệu của bạn đã được lưu trong một tệp, khi bạn thực hiện lệnh lưu, tất cả những thay đổi sẽ được ghi lại trên đĩa.
- Vào bảng chọn File | Close
- Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + W
Soạn thảo tài liệu
Ban đầu, máy tính chỉ hỗ trợ bảng mã chuẩn ASCII với 128 ký tự Latinh, bao gồm chữ cái, số và một số ký hiệu đặc biệt Để sử dụng tiếng Việt trên máy tính, các lập trình viên đã phát triển phần mềm gõ tiếng Việt và bộ phông chữ tương ứng.
Hiện nay, có nhiều bộ gõ tiếng Việt phổ biến như VNI, thường được sử dụng ở phía Nam, VietWare, chủ yếu ở miền Trung, và ABC, Vietkey, phổ biến ở miền Bắc Đặc biệt, Unikey đã trở thành lựa chọn ưa thích của nhiều người nhờ tính tiện dụng và dung lượng nhỏ gọn.
Việc sử dụng các bộ gõ và bảng mã tiếng Việt khác nhau đã gây khó khăn trong việc trao đổi thông tin Chính phủ đã khuyến cáo sử dụng bộ gõ và phông chữ Unicode, giúp đơn giản hóa quá trình này Mặc dù Unicode đã trở thành giải pháp tiếng Việt phổ biến nhất, nhưng vẫn còn một số vấn đề về tính tương thích với các hệ thống phần mềm cũ.
Phần mềm tiếng Việt chúng tôi giới thiệu trong cuốn giáo trình này là
ABC hoặc Vietkey với kiểu gõ Telex Máy tính của bạn phải cài đặt phần mềm này để có được bộ gõ và bộ phông chữ đi kèm
Khi biểu tượng xuất hiện trên màn hình, nếu có chữ E (chế độ gõ tiếng Anh), bạn cần nhấn chuột vào biểu tượng hoặc sử dụng tổ hợp phím Alt + Z để chuyển sang chế độ gõ tiếng Việt Quy tắc gõ tiếng Việt theo kiểu TELEX bao gồm các hướng dẫn cụ thể để bạn dễ dàng sử dụng.
Muốn gõ từ: “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ”
Bạn phải bật tiếng việt và gõ lên tài liệu như sau:
“ Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam ”
* Nếu gõ z, từ tiếng Việt sẽ bị bỏ dấu
Bật tiếng việt (nếu bạn muốn gõ tiếng việt) và sử dụng những thao tác soạn thảo thông thường để soạn thảo tài liệu như là:
Các phím số từ 0 đến 9
Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu
Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường
Sử dụng phím Enter để ngắt đoạn văn bản
Sử dụng phím Tab để dịch điểm Tab
Sử dụng phím Space Bar để chèn dấu cách
Sử dụng các phím mũi tên: để dịch chuyển con trỏ trên tài liệu
Sử dụng phím Page Up và page Down để dịch chuyển con trỏ về đầu hoặc cuối từng trang màn hình
Phím Home, End để đưa con trỏ về đầu hoặc cuối dòng văn bản
Phím Delete để xóa kí tự văn bản đứng kề sau điểm trỏ
Phím Backspace để xóa kí tự đứng kề trước điểm trỏ
1.3.2 Bộ font tiếng Việt và font Unicode Để hiện thị tiếng việt theo bộ gõ tiếng việt thì cần các Font chữ tiếng việt Như với bảng mã TCVN3 thì cần sử dụng kiểu gõ Telex và sử dụng các font chữ vntime, vntimeh, … Chú ý các font chữ thường có vn ở đầu Còn với bảng mã VNI Windows thì sử dụng kiểu gõ VNI và cần các font chữ có chữ VNI đầu Nhưng trong các hệ điều hành như Windows thì không có các font chữ này nên để gõ tiếng việt thì ta phải cài thêm các font chữ tiếng việt như các font chữ có vn đầu hoặc các font chữ VNI Thông thường với bộ gõ Vietkey khi cài đặt thì sẽ được cài đặt luôn các font chữ tiếng việt Ngày nay kiểu gõ Unicode được sử dụng rộng rãi thì sử dụng luôn một số font chữ của hệ điều hành Windows như font TimeNewRoman, Arial,
1 Các thao tác về thước:
Bật/tắt thước: View/Ruler
When using a ruler, select centimeters as the measurement unit if the ruler displays inches, and conversely, choose inches if the ruler is marked in centimeters.
Tools Options General Measurement units
Bật chế độ hiển thị theo trang in: View Page layout
Chọn ViewToolbars sau đó tắt tất cả các thanh công cụ đang mở
Chọn ViewToolbars sau đó mở 3 thanh công cụ: Standard,
Dùng chuột “kéo” thanh Drawing đặt ở cạnh trái cửa sổ, kéo thanh Drawing về chỗ cũ
To manage the Drawing toolbar, right-click on an open toolbar and select the option to close it Conversely, to open the Drawing toolbar, right-click on an active toolbar and choose to enable the Drawing feature.
3 Nhập vào đoạn thơ sau: ÁO TRẮNG
Lâu quá không về thăm xóm đạo
Từ ngày binh lửa xóa quê hương
Khói bom che lấp chân trời cũ
Che cả trường xưa nóc giáo đường
Mười năm cũ em còn đi học Áo trắng điểm tô đời nữ sinh
Hoa tím cài duyên lên áo trắng
Em là cô gái tuổi băng trinh
Trường anh ngó mặt giáo đường
Gác chuông thương nhớ lầu chuông
Buồn bã thay chuông nhạc đạo
Rộn rã thay chuông nhà trường
Lần nữa anh ghiền nghe tiếng chuông
Làm thơ sầu muộn dệt tình thương Để nghe khe khẻ lời em nguyện
Thơ thẩn chờ em trước thánh đường
Mỗi lần tan lễ chuông ngừng đỗ
Hai bóng cùng đi một lối về
E lệ em cầu kinh nho nhỏ
Ngại ngùng anh đứng lại không đi
Sau mười năm lẻ anh thôi học
Nứt nở chuông đường buổi biệt ly
Rộn rã từng hồi chuông xóm đạo
Tiển nàng áo trắng bước vu quy
Lưu vào thư mục gốc ổ đĩa hiện hành với tên AOTRANG.DOC
Đóng tập tin AOTRANG.DOC
Mở tập tin AOTRANG.DOC vừa đóng
Ghi tập tin AOTRANG.DOC với tên mới là AOTIM.DOC
Đóng tập tin AOTIM.DOC
Mở tập tin AOTRANG.DOC trong thư mục gốc ổ đĩa hiện hành và định dạng lại như sau: ÁO TRẮNG
Lâu quá không về thăm xóm đạo
Từ ngày binh lửa xóa quê hương
Khói bom che lấp chân trời cũ
Che cả trường xưa nóc giáo đường
Mười năm cũ em còn đi học Áo trắng điểm tô đời nữ sinh Hoa trắng cài duyên lên áo tím
Em là cô gái tuổi băng trinh
Trường anh ngó mặt giáo đường Gác chuông thương nhớ lầu chuông Buồn bã thay chuông nhạc đạo Rộn rã thay chuông nhà trường
Xử lý bảng biểu (Table)
Chèn bảng biểu vào văn bản
Cách 1: Sử dụng mục chọn Insert Table Để chèn một bảng mới lên tài liệu, mở mục chọn: Insert/Table /Insert Table Hộp thoại Insert Table xuất hiện:
Hình 2.1 Chèn bảng biểu vào văn bản Điền thông tin về cấu trúc bảng mới lên hộp thoại này:
- Mục Table sizi: Cho phép thiết lập số cột (Columns) và số dòng (Rows) cho bảng:
+ Gõ số cột của bảng vào mục: Number of columns
+ Gõ số dòng của bảng vào mục: Number of rows
- Mục AutoFit behavior: Thiết lập một số các thuộc tính tự động căn chỉnh:
Để cố định chiều rộng của mỗi cột, bạn có thể chọn chế độ "Auto" để tự động căn chỉnh hoặc nhập độ rộng cụ thể cho từng cột Tuy nhiên, lựa chọn "Auto" được khuyến nghị vì nó cho phép bạn dễ dàng điều chỉnh chiều rộng của các cột trong tương lai.
+ AutoFit contents: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột vừa với dữ liệu trong cột ấy
+ AutoFit window: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa với chiều rộng trang văn bản
- Cuối cùng nhấn OK để chèn bảng lên tài liệu
Để chèn một bảng vào tài liệu, bạn hãy nhấn nút "Insert Table" trên thanh công cụ Standard Sau đó, một bảng chọn sẽ xuất hiện, cho phép bạn lựa chọn số dòng và số cột cần thiết cho bảng của mình.
Hình 2.2 Chèn bảng biểu vào văn bản
Các thao tác trên bảng biểu
Sau khi đã chèn một bảng vào văn bản, bạn vẫn có thể thay đổi cấu trúc bảng bằng cách: Chèn thêm dòng, cột của bảng
Giả sử bạn đã chèn và nhập dữ liệu cho bảng như sau:
STT Họ tên Ngày sinh
2 Nguyễn Văn A 11/11/1999 Đặt con trỏ tại dòng cần chèn/ chọn Layout
- Insert Above: Chèn thêm dòng phía trên so với dòng hiện tại
- Insert Below: Chèn thêm dòng phía dưới so với dòng hiện tại
Ví dụ: Đặt con trỏ tại dòng số 1 Nhấn vào Layout/ Insert Above ta được:
Hình 2.4 Chèn thêm dòng phía trên so với dòng hiện tại Đặt con trỏ tại dòng số 1 Nhấn vào Layout/ Insert Below ta được:
Hình 2.5 Chèn thêm dòng phía dưới so với dòng hiện tại
2.2.1.2 Thêm cột Đặt con trỏ tại cột cần chèn/ chọn Layout
- Insert Left: Chèn thêm cột phía bên trái so với cột hiện tại
- Insert Right: Chèn thêm cột phía bên phải so với cột hiện tại
Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Left ta được:
Hình: 2.7 Chèn thêm cột bên trái so với cột hiện tại
Ví dụ: Đặt con trỏ tại cột Họ tên/Chọn Layout/ Insert Right ta được:
Hình: 2.8 Chèn thêm cột bên phải so với cột hiện tại
2.2.2 Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dòng
Cách 1: Chọn (Bôi đen) cột, dòng cần căn chỉnh:
+ Nhấn tổ hợp phím: CTRL + L (Căn bên trái)
+ Nhấn tổ hợp phím: CTRL + R (Căn bên phải)
+ Nhấn tổ hợp phím: CTRL + E (Căn giữa)
Cách 2: Chọn (Bôi đen) cột, dòng cần căn chỉnh:
Hình: 2.9 Canh trái, phải, giữa, đều 2 bên của cột và dòng
2.2.3 Chọn bảng biểu Đặt con trỏ tại vị trí cần chọn/ Chọn Layout/ Select
Sau khi chọn Select sẽ có các lựa chọn sau:
2.2.4 Xoá bảng, xoá dữ liệu, định dạng
Bước 1: Chọn bảng biểu cần xoá
Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete/Delete table
Bước 1: Chọn hàng, cột cần xoá
Bước 2: Nhấn vào Layout/Delete
Việc định dạng dữ liệu trên bảng biểu thực hiện theo như định dạng phần định dạng văn bản
2.2.5.1 Thay đổi độ rộng của cột
Độ rộng của cột thường tự động điều chỉnh theo nội dung văn bản trong ô, nhưng người dùng vẫn có thể thay đổi độ rộng cột bằng các phương pháp khác nhau.
Để thay đổi độ rộng của cột, bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột đến đường lưới dọc của cột cho đến khi con trỏ hiển thị hình hai mũi tên Sau đó, nhấn nút trái chuột và kéo theo chiều ngang để điều chỉnh kích thước cột theo ý muốn.
Cách 2: Đánh dấu chọn cột cần điều chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm Cell Size thay đổi độ rộng cột trong ô Width
Hình 2.11 Hộp thoại thay đổi kích thước của cột
2.2.5.2 Thay đổi chiều cao của dòng Để thay đổi chiều cao của dòng ta có thể thực hiện theo hai cách:
Để điều chỉnh độ cao của hàng trong bảng, hãy di chuyển con trỏ chuột đến đường lưới ngang của dòng Khi thấy biểu tượng con trỏ chuột thay đổi, nhấn nút trái chuột và kéo theo chiều dọc để thực hiện việc chỉnh sửa.
Cách 2: Đánh dấu chọn hàng cần hiệu chỉnh, vào thẻ Layout tại nhóm
Cell Size thay đổi chiều cao cột trong ô Height
Hình.2.12 Hình ảnh thay đổi kích thước của hàng
2.2.5.3 Thay đổi độ rộng của ô
Để hiệu chỉnh kích thước ô, bạn cần đánh dấu chọn ô cần thay đổi Sử dụng chuột để kéo đường lưới của ô khi con trỏ chuột hiển thị hình mũi tên Lưu ý rằng khi bạn thay đổi chiều rộng của ô này, chiều rộng của ô bên cạnh cũng sẽ tự động điều chỉnh theo chiều ngược lại.
Cách 2: Đánh dấu chọn ô cần hiệu chỉnh, chọn vào thẻ Layout tại nhóm
Cell Size thay đổi kích thước trong ô Width
2.2.6 Khung viền bảng biểu Để tô màu nền hay kẻ viền cho một vùng của bảng, cách làm như sau:
Bước 1: Chọn bảng (bôi đen) cần thiết lập khung viền
Bước 2: Nhấn phải chuột lên vùng đã chọn/ Border and Shading
Xuất hiện hộp thoại Border and Shading
Hình 2.13 Thiết lập khung và viền
- Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đường kẻ của vùng lựa chọn: Mục None: Bỏ chọn đường viền
Mục Style: Chọn kiểu đường định thiết lập
Mục Color: Chọn màu cho đường thẳng
Mục width: chọn độ dày, mỏng cho đường
Mục Setting: chọn phạm vi đường cần thiết lập ngoài ra bạn có thể chọn phạm vi các đường cần thiết lập định dạng ở mục Preview
Mục "Apply to" cho phép người dùng chọn phạm vi thiết lập cho các ô, với tùy chọn "Table" để áp dụng định dạng cho toàn bộ bảng và "Cell" để chỉ áp dụng cho các ô đã chọn.
Nhấn OK để kết thúc công việc
- Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:
Hình 2.14 Thiết lập khung và viền
Mục Fill cho phép bạn chọn màu sắc để tô, với một hộp màu đa dạng đã được cung cấp sẵn Nếu bạn muốn khám phá thêm, hãy nhấn vào nút More Colors để tự do lựa chọn những màu sắc khác phù hợp với nhu cầu của mình.
Mục Apply to: Để chọn phạm vi các ô cần tô màu nền: Table – tô toàn bộ bảng, Cell – chỉ tô cho các ô đã chọn
Nhấn OK để kết thúc công việc
Thay đổi cấu trúc bảng biểu
Trong bảng các ô liền kề nhau có thể trộn lại thành một ô duy nhất Muốn trộn các ô với nhau ta có thể thực hiện theo hai cách:
Bước 1: Chọn (bôi đen) các ô cần trộn
Bước 2: Vào thẻ Layout chọn Merge Cell trong nhóm lệnh Merge:
Hình 2.15 Chức năng Merge Cells
Cách 2: Bôi đen các ô cần trộn, sau đó nhấn phải chuột chọn Merge Cells
2.3.2 Tách cột, tách dòng Để tách một cột (hàng) thành nhiều cột (hàng) nhỏ ta thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chọn cột (hàng) cần tách
Bước 2: Vào thẻ Layout chọn Split Cells trong nhóm lệnh Merge:
Hình 2.16 Chức năng Split Cells
Bước 3: Xuất hiện hộp thoại Split Cells
Hình.2.17 Hộp thoại Split Cells
- Number of columns: Nhập số cột cần tách
- Number of row: Nhập số hàng cần tách
Chiều rộng của cột (hàng) được tạo ra bằng chiều rộng của cột (hàng) cũ chia cho số cột (hàng)
2 Trình bày dữ liệu trong ô theo đúng mẫu đã cho
3 Lưu văn bản trên với đường dẫn là D:/BAI2/Bai4
1 Thực hiện trình bày văn bản theo mẫu
2 Tính tổng điểm cho từng sinh viên
3 Tính điểm trung bình của từng môn
4 Lưu file theo đường dẫn D:/BAI2/Bai1
1 Soạn thảo mẫu văn bản trên
2 Lưu văn bản trên với đường dẫn là D:/BAI2/Bai5
Bảo mật và in ấn
Bảo mật
Bảo vệ dữ liệu trên Word được chia thành hai mức độ: mức cao nhất là bảo vệ khi mở tệp tài liệu, và mức thứ hai là ngăn chặn sự thay đổi dữ liệu trong tệp Việc lựa chọn mức độ bảo vệ phù hợp hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích sử dụng của người dùng.
3.1.1 Bảo mật khi xem văn bản
Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word
Bước 2: Chọn nút Office Button phía góc trái trên cùng màn hình/ Save
As Xuất hiện hộp thoại:
Hình 3.1 Hộp thoại Save As
Bước 3: Chọn mục Tools/ General Options/ Xuất hiện hộp thoại:
Hình 3.2 Thiết lập mật khẩu để mở (Password to Open)
In Step 4, on the General Options tab, enter the password to protect the file in the "Password to Open" field After typing the password, click OK A Confirm Password dialog will appear, prompting you to re-enter the password you just entered.
Hình 3.3 Nhập lại mật khẩu để mở (Password to Open)
Bước 5: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password to open: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất
Sau khi thiết lập thành công mật khẩu bảo vệ cho tài liệu, khi người dùng mở tệp, một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu nhập mật khẩu để truy cập.
Hình 3.4 Nhập mật khẩu để mở văn bản
3.1.2 Bảo mật khi thay đổi văn bản
Bước 1: Mở tài liệu cần bảo vệ trên word
Bước 2: Mở hộp thoại General Options
Hình 3.5 Thiết lập mật khẩu để sửa (Password to modify)
Trên thẻ General Options, nhập mật khẩu bảo vệ cho việc sửa đổi nội dung văn bản tại mục "Password to modify" Sau khi gõ xong, nhấn OK Hộp thoại Confirm Password sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập lại mật khẩu vừa thiết lập.
Hình 3.6 Nhập lại mật khẩu để sửa
Bước 4: Hãy gõ lại mật khẩu vừa gõ trước đó vào mục Reenter password to modify: Gõ xong nhấn OK để hoàn tất
Sau khi thiết lập mật khẩu, khi người dùng mở tệp, một hộp thoại sẽ xuất hiện yêu cầu nhập mật khẩu để chỉnh sửa nội dung tài liệu.
Hình 3.7 Nhập mật khẩu để sửa văn bản
- Nếu nhập mật khẩu đúng, người dùng sẽ có quyền sửa nội dung tài liệu
Nếu không có mật khẩu, bạn có thể chọn chế độ Read Only để mở tệp tài liệu, cho phép xem nội dung mà không thể chỉnh sửa.
In ấn
3.2.1 Định kích thước khổ giấy, hướng giấy
Khi soạn thảo văn bản, để đảm bảo trang văn bản đúng ý và in ấn phù hợp với khổ giấy máy in, bạn cần thực hiện các bước thiết lập trang văn bản một cách chính xác.
Bước 1: Mở file văn bản cần định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Layout chọn nhóm chức năng Page Setup như hình:
Hình.3.8 Nhóm chức năng Page Setup
Bước 3: Chọn chức năng tương ứng
* Nút Margin: Chọn kích thước khổ giấy có sẵn hoặc chọn Custom Margins Xuất hiện hộp thoại Page Setup
Hình.3.9 Hộp thoại Page Setup- tab Margins
- Chọn Orientation trong tab Margins để thiết lập hướng giấy:
+ Portrait: Đặt hướng trang giấy theo chiều dọc
+ Landscape: Đặt hướng trang giấy theo chiều ngang
- Phần thể hiện trang văn bản – Preview
+ Whole document: Sẽ áp dụng các thiết lập trên cho toàn bộ các trang văn bản
+ Select Text: Chỉ áp dụng các thiết lập trên cho đoạn văn được đánh dấu
* Chọn thẻ Paper size trong tab Paper để thiết lập khổ giấy:
Microsoft Word cung cấp nhiều khổ giấy chuẩn cho người dùng lựa chọn thông qua hộp Combo box thả xuống Ngoài ra, người dùng cũng có thể tùy chỉnh khổ giấy theo nhu cầu bằng cách nhập chiều rộng vào ô Width và chiều cao vào ô Height.
Microsoft Word cho phép người dùng thiết lập nguồn giấy cho máy in, giúp chọn khay giấy cụ thể để in trang văn bản Mặc định, trang in sẽ được gửi đến khay giấy mặc định của máy in.
- Apply to: Ta áp dụng mọi thiết lập trên cho toàn bộ trang giấy hay cho một đoạn văn bản bằng cách chọn trong ô Apply to
+ Nút Orientation: Thay đổi hướng giấy
+ Nút Size: Thay đổi khổ giấy in
Hình.3.10 Hộp thoại định kích thước khổ giấy
Bước 1: Chọn thẻ Page Layout/Margins/Custom Margins
Bước 2: Chọn tab Margins tại nhóm Margins:
+ Top: Lề trên của trang văn bản
+ Left: Lề bên trái của trang văn bản
+ Right: Lề bên phải của trang văn bản
+ Bottom: Lề dưới của trang văn bản
+ Gutter: Khoảng cách dùng để đóng gáy sách
+ Gutter Position: Vị trí gáy sách (Phía trái hay phía trên)
Sau khi đã hoàn thiện xong tài liệu, kiểm tra các lỗi Bước này sẽ thực hiện thiết lập máy in
Có nhiều cách thực hiện thiết lập máy in
Cách 1: Mở mục chọn File/Print
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:
Hình 3.11 Thiết lập máy in
- Properties: Thiết lập các thuộc tính cho máy in nếu cần
- Page range: Thiết lập phạm vi các trang in
- Chọn All: In toàn bộ các trang trên tệp tài liệu
- Current page: In trang tài liệu đang chọn
- Pages: In các trang cần in Qui tắc chọn ra các trang cần in như sau: -
- Copies: Số bản in, ngầm định là 1 Nếu in nhiều hơn 1 bản, hãy gõ số bản in vào đây
Sau khi đã hoàn thiện xong tài liệu, kiểm tra các lỗi Bước này sẽ thực hiện lựa chọn máy in
Có nhiều cách chọn lựa máy in
Cách 1: Mở mục chọn File/Print
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
Hộp thoại Print xuất hiện:
Hình 3.12 Lựa chọn máy in
Hộp thoại Printer cho phép người dùng chọn máy in khi có nhiều máy in được cài đặt trên máy tính Để thay đổi máy in, chỉ cần nhấn chuột vào ô tên trong mục Name và chọn máy in phù hợp Trong ví dụ này, chúng ta đang sử dụng máy in Canon LBP3000.
3.2.5 Xem tài liệu trước khi in
Nhấn chuột trái vào Office Button/ Print/Print preview
Hình 3.13 Xem tài liệu trước khi in
Màn hình Preview cùng thanh công cụ print preview xuất hiên:
Hình 3.14 Xem tài liệu trước khi in
Màn hình Preview là nơi hiển thị cấu trúc, cũng như nội dung các trang tài liệu trước khi in
+ Phóng to, thu nhỏ thông tin trên màn hình Preview
+ Hiển thị một trang hay nhiều trang tài liệu trên màn hình này
- Print: In tài liệu ra máy in Đóng màn hình này lại, trở về màn hình soạn thảo tài liệu ban đầu nhấn phím ESC.
In trộn văn bản
Trong quá trình soạn thảo các văn bản giống nhau như giấy mời hay phiếu báo điểm, việc lặp lại quá trình này cho nhiều người có thể tốn thời gian và dễ dẫn đến nhầm lẫn Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác, chúng ta có thể sử dụng Mail Merge – In trộn văn bản, một phương pháp giúp thực hiện công việc này một cách hiệu quả và dễ dàng.
* Các bước in trộn văn bản:
Bước 1: Tạo một văn bản mẫu hoàn chỉnh
Ví dụ: Tạo một mẫu thông báo như sau:
Lưu file văn bản này lên đĩa với tên là “Giaybao.docx”
Bước 2: Tạo một file văn bản mới là file văn bản nguồn có chứa một bảng biểu như sau:
Nguyễn Văn An 11/2/1992 Số 7 Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội
Phạm Văn Công 2/12/1991 Số 13B Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN Nguyễn Hoàng Linh 10/12/1991 Số 13B Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – HN
Hà Hoàng Minh 22/9/1990 Đông Xuân – Đan Phượng – Hà Nội
Vũ Đình Thịnh 10/10/1991 Đông Xuân – Đan Phượng – Hà Nội
Lưu văn bản này trên đĩa với tên “Danhsach.docx”
Chú ý: Trong file nguồn bảng biểu có thể trình bày thô không trang trí, không trộn ô bằng lệnh Merge Cells, tên cột nên ngắn, không có khoảng trắng
Bước 3: Mở file văn bản mẫu (Giaybao.docx)
- Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge rồi chọn chức năng Step by Step Mail Merge Wizard… (hình 3.15)
Hình.3.15 In trộn văn bản
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội trân trọng thông báo cho:
Sinh viên: ……… Sinh ngày:……… Địa chỉ:……… Vào lúc 8 giờ 00 ngày 05 tháng 08 năm 2019, sinh viên cần có mặt tại văn phòng trường để hoàn tất thủ tục nhập học Khi đến, vui lòng mang theo giấy báo điểm.
Hà Nội, ngày 25 tháng 06 năm 2019
Bước 4: Chọn Letters và nhấn Next (hình 2.16)
Bước 5: Kích tùy chọn Use the current document và chọn Next (hình 3.17)
Bước 6: Chọn Use an existing list chọn Browse
Bước 7: Chọn và mở file “danhsach.docx” đã lưu như hình 2.18 (nếu file danh sach là một file excel thì chọn Sheet nào chứa dữ liệu nhập danh sách)
Hình.3.18 Hình ảnh chọn file nguồn
Nhấn nút Open xuất hiện bảng dữ liệu (hình 3.19):
Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, người dùng có thể loại bỏ hoặc lọc các hàng không cần thiết để tạo thư mời Sau khi thực hiện các thay đổi, nhấn OK và tiếp tục bằng cách nhấn Next.
Bước 8: Trong mục Write your letter, nhấn chọn More items…(hình 3.21)
Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field
Bước 9: Đặt con trỏ văn bản tại vị trí cần chèn dữ liệu trong văn bản gốc, sau đó lần lượt chèn các trường thông tin vào.
- Tại Sinh viên: chọn trường Ten, Chọn Insert
- Tại Sinh ngày: chọn trường Namsinh, chọn Insert
- Tại Địa chỉ: chọn trường Diachi, chọn Insert
Bước 10: Chọn Next …(hình 3.23) và chọn tiếp Next… xuất hiện như hình 3.24
Bước 11: Chọn thẻ Maillings / Finish &Merge (hình 2.25)
Hình.3.25 Hình ảnh chọn Finish Merge
- Edit Individual Documents: Xem trước các lá thư trong văn bản
- Print Document: In thông báo
- Send E-mail Message: Gửi mail
BÀI TẬP THỰC HÀNH Cho mẫu giấy mời sau:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Nhân dịp tết nguyên đán Công ty chúng tôi trân trọng kính mời đồng chí:
Tới dự buổi họp hội thảo của Công ty chúng tôi vào hồi 8h30 ngày 20 tháng 2 năm 2011 Địa chỉ:
Chúng tôi rất hân hạnh được đón tiếp quý vị, sự có mặt của quý vị là niềm vinh dự cho cơ quan chúng tôi
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Nguyễn Lê Minh Yêu cầu:
1 Thực hiện nhập và định dạng văn bản đúng văn bản mẫu đã cho, lưu văn bản mẫu vừa nhập với tên là Giaymoi.doc
2 Mở file văn bản mới và thực hiện tạo một bảng gồm các cột Hoten, Chucvu, Phongban, Thuongtru, Diachi sau đó nhập vào bảng 10 người với các thông tin đã cho Lưu file vừa nhập với tên là Khachmoi.doc
3 Thực hiện thao tác trộn thư từ file Khachmoi vào file mẫu Giaymoi
4 Thực hiện thiết lập trang in với các thiết lập sau: Top(2cm), Bottom(2cm), Left(3cm), Right(2cm), khổ giấy A4
5 Lưu lại file với đường dẫn D:/BAI3/Bai2
Kỹ thuật xử lý bảng tính
Giới thiệu
4.1.1 Các phần mềm xử lý bảng tính
Excel là phần mềm kế toán và văn phòng trên Windows, nổi bật với khả năng thực hiện nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp Nó cho phép tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng, như bảng lương, bảng kết toán và bảng dự toán Khi dữ liệu thay đổi, bảng tính tự động cập nhật các phép tính Ngoài ra, người dùng có thể tạo báo cáo tổng hợp và phân tích kèm theo biểu đồ, hình vẽ minh họa.
PlanMarker là một trong hai tiện ích của bộ SoftMarker, hoạt động tương tự như Excel, cho phép người dùng lưu file với định dạng ".pmd" Ngoài ra, PlanMarker cũng hỗ trợ các định dạng file khác để tương thích với Microsoft Office, giúp dễ dàng chia sẻ và sử dụng trên các thiết bị khác.
4.1.2 Quá trình phát triển Excel
Excel là một chương trình xử lý bảng tính trong bộ Microsoft Office của Microsoft, nổi bật với giao diện thân thiện và nhiều tính năng ưu việt Giống như các chương trình bảng tính khác như Lotus hay Quattro Pro, Excel cũng sử dụng các ô được sắp xếp theo dòng và cột để nhập dữ liệu và lập công thức tính toán Từ năm 1993, Excel đã trải qua năm phiên bản, khẳng định vị thế của mình trong lĩnh vực phần mềm bảng tính.
4.1.3 Các tính năng nổi bật
- Chức năng tạo biểu đồ (Chart) tương thích với chức năng tạo đồ họa
Chức năng Table Styles cho phép người dùng chuyển đổi bất kỳ vùng dữ liệu nào trên bảng tính thành bảng với các kiểu định dạng có sẵn, giúp tự động tính toán theo hàng và cột, đồng thời hỗ trợ lọc, sắp xếp và phân tích thông tin một cách hiệu quả.
Chức năng tìm kiếm thông tin cho phép người dùng tìm kiếm trên nhiều lĩnh vực khác nhau, kết hợp với các tính năng như làm nổi bật từ khóa, lọc thông tin và di chuyển con trỏ đến vị trí cần tìm.
Làm việc cơ bản với bảng tính
4.2.1 Định dạng font chữ mặc định
Nhấn trái chuột vào Office Button góc trái trên cùng của cửa sổ màn hình/ Chọn Excel Options Xuất hiện hộp thoại Excel Options
Hình 4.1 Định dạng font chữ mặc định
Chọn mục Popular/ Mục When creating new workbooks có lựa chọn: + Use this font: Chọn Font chữ
+ Font size: Chọn cỡ chữ
+ Sau khi chọn nhấn OK
4.2.2 Định dạng vị trí lưu trữ
Nhấn trái chuột vào Office Button góc trái trên cùng của cửa sổ màn hình/ Chọn Excel Options Xuất hiện hộp thoại Excel Options
Hình 4.2 Định dạng vị trí lưu trữ
Để thay đổi vị trí lưu mặc định cho workbook, bạn vào mục Save và chọn Default file location Mặc định, đường dẫn lưu là ổ C Bạn cần xóa đường dẫn này và nhập đường dẫn mới theo ý muốn Ví dụ, tôi đã chọn ổ D làm đường dẫn lưu mới.
Hình 4.3 Định dạng vị trí lưu trữ
4.2.3 Thời gian tự động lưu trữ
Nhấn trái chuột vào Office Button góc trái trên cùng của cửa sổ màn hình/ Chọn Excel Options Xuất hiện hộp thoại Excel Options
To adjust the AutoRecover settings in your workbook, navigate to the Save section and select the option to save AutoRecover information every few minutes The default setting is currently set to 10 minutes; reduce this time to a minimum of 1 minute for more frequent backups After making your adjustments, click OK to save the changes.
Hình 4.4 Thời gian tự động lưu trữ
Khi làm việc với Excel, sử dụng nhiều sheet trong một file thường hiệu quả hơn so với việc tạo nhiều file riêng lẻ, giúp dễ dàng quản lý và liên kết dữ liệu Đối với các phiên bản Excel từ 2007 đến 2016, bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng dấu “*” hoặc “new” để thêm sheet mới ở phía dưới bên trái của file.
Hình.4.5 Chức năng thêm Sheet
Mỗi lần Click ta sẽ thêm được 1 sheet mới với tên sheet lần lượt là Sheet và số thứ tự tiếp theo
- Để xóa 1 Sheet nào đó ta thực hiện nhấn phải chuột vào Sheet cần xóa, sau đó chọn chức năng Delete
Hình.4.6.Chức năng xóa Sheet
To rename a specific sheet, right-click on the desired sheet, select the "Rename" option, enter the new name, and press Enter.
Hình.4.7.Chức năng đổi tên Sheet
Kích chuột tại Sheet cần dịch chuyển, sau đó nhấn trái chuột và kéo đến vị trí mới
Bài 1: Cho bảng tính mẫu:
KẾT QUẢ THI HỌC KỲ Lớp TMT1K6 CĐN VIỆT – HÀN HÀ NỘI
T Họ và tên Các môn thi Tổng điểm Điểm T.Bình
2 Định dạng font chữ mặc định là Times New Roman, cỡ 14
3 Định dạng vị trí lưu trữ là ổ đĩa D:/BAI4
4 Thực hiện định thời gian tự động lưu trữ là 05 phút
5 Nhập bảng tính trên vào sheet1
6 Lưu lại tệp với đường dẫn D:/BAI4/Bai1
Bài 2: Nhập bảng dữ liệu sau:
Hàm và truy vấn dữ liệu
Các khái niệm
Excel không chỉ đơn thuần là một công cụ để nhập số liệu vào các cột và hàng; nó còn cho phép người dùng thực hiện nhiều phép tính phức tạp Chúng ta có thể sử dụng Excel để tính tổng các giá trị trong cột hoặc hàng, tính toán khoản thanh toán thế chấp, giải quyết các vấn đề toán học và kỹ thuật, cũng như tìm kiếm các kịch bản tình huống tối ưu dựa trên các biến số mà chúng ta nhập vào.
Excel cho phép người dùng thực hiện tính toán và các hành động khác trên dữ liệu thông qua công thức trong các ô Mỗi công thức bắt đầu bằng dấu bằng (=) và có thể bao gồm số, toán tử toán học như dấu cộng (+) hoặc trừ (-), cùng với các hàm Excel tích hợp giúp mở rộng khả năng của công thức.
5.1.1 Các kiểu dữ liệu: Number, Date, Text
Kiểu dữ liệu này bao gồm các phím số từ 0 đến 9 và các ký hiệu như +, -,
Dữ liệu kiểu số mặc định được căn phải trong ô, và khi độ dài của số vượt quá độ rộng của ô, nó sẽ tự động chuyển sang định dạng khoa học (số mũ) hoặc hiển thị các ký tự (###) Để khắc phục vấn đề này, bạn chỉ cần nới rộng ô.
5.1.1.2 Kiểu Date (Ngày, tháng, năm)
Kiểu dữ liệu ngày tháng có thể được trình bày theo nhiều cách, bao gồm ngày tháng năm giờ phút giây hoặc tháng ngày năm, tùy thuộc vào sự lựa chọn của người sử dụng.
- Chọn cách thể hiện ngày tháng:
+ Nhấp chọn ô hiện hành (không cho xuất hiện con trỏ nhấp nháy)
+ Nhấn phải chuột chọn Format Cell… chọn Tab Number
+ Trong khung Category chọn chức năng Date
+ Nhấp vào mũi tên ( ) trong khung Locate (Location), để hiện lên danh sách và chọn Vietnamese ở cuối danh sách hay một kiểu khác
+ Chọn kiểu hiển thị trong khung Type
+ Nhấp OK để áp dụng Xem hình minh họa sau:
- Chọn cách thể hiện giờ: nhấp vào chức năng Time trong khung Category và chọn tương tự như chọn ngày tháng
Hình 5.1 Dữ liệu kiểu Date (Ngày tháng)
Kiểu dữ liệu này bao gồm các ký tự chữ cái từ a đến z và A đến Z, cùng với các ký hiệu số trên bàn phím, cũng như một số ký hiệu khác có sẵn trên bàn phím.
Dữ liệu loại chuỗi thường được dùng để mô tả, giải thích các thành phần cho rõ ràng nó không dùng trong tính toán
Nếu các kiểu dữ liệu được nhập vào không hợp lệ thì Excel tự động chuyển các dữ liệu này thành dữ liêu loại chuỗi
Dữ liệu loại chuỗi khi đứng trong công thức phải được rào trong cặp dấu nháy kép (” “)
Khi muốn thể hiện số dưới dạng ký tự, bạn nhập thêm dấu nháy đơn (‘) trước dữ liệu chuỗi dạng số
5.1.2 Các phép toán và toán tử so sánh
5.1.2.1 Các phép toán: Cộng, trừ, nhân, chia, phần trăm, luỹ thừa
Toán tử Ghi chú Ý nghĩa Ví dụ Kết quả
% Dấu phần trăm Phần trăm 20% 0.2
Lớn hơn, nhỏ hơn, bằng, lớn hơn hoặc bằng, nhỏ hơn hoc bằng, khác
Toán tử Ý nghĩa Giá trị A Giá trị B Ví dụ Kết quả
5.1.3 Các loại địa chỉ tương đối, tuyệt đối
Là địa chỉ bị thay đổi khi chúng ta thực hiện copy công thức Đây là địa chỉ mặc định khi chúng ta lập công thức
Hình 5.2 Địa chỉ tương đối
Hình bên trên có 2 địa chỉ tương đối là B2 và C2 được sử đụng để tính điểm Trong đó B2 xác định điểm Văn và C2 xác định điểm toán
Khi thực hiện sao chép công thức thì công thức tính số ngày ở cho người có STT 2 sẽ là B3 + C3 Như vậy thấy rằng địa chỉ đã bị thay đổi
Hình 5.3 Địa chỉ tương đối
Khi sao chép công thức, địa chỉ tương đối có thể thay đổi, trong khi địa chỉ tuyệt đối luôn giữ nguyên Để tạo địa chỉ tuyệt đối, bạn chỉ cần nhấn phím F4, lúc này sẽ xuất hiện dấu ($) trước và sau số thứ tự cột Ví dụ, C2 sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối $C$2.
Hình 5.4 Địa chỉ tuyệt đối
Khi sao chép công thức tính cột kết quả cho người có STT 2, công thức sẽ là B2 + $C$2 Trong đó, B2 sẽ trở thành B3 (địa chỉ tương đối), trong khi $C$2 giữ nguyên (địa chỉ tuyệt đối).
Hình 5.5 Địa chỉ tuyệt đối
Hàm xử lý dữ liệu dạng số
Hàm là một phần quan trọng của dữ liệu loại công thức, được coi là các công thức đã được lập trình sẵn để thực hiện những phép tính phức tạp Cấu trúc tổng quát của hàm được biểu diễn như sau: = (Tham số 1, Tham số 2, ).
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel
5Cách sử dụng hàm VALUE, MOD, INT, ROUND
Text là chuỗi ký tự có thể chứa số, định dạng ngày tháng, hoặc thời gian Để chuyển đổi, Text cần được đặt trong cặp dấu ngoặc kép (“ ”) hoặc tham chiếu đến ô chứa văn bản mà bạn muốn chuyển đổi.
- Công dụng: Đổi chuỗi ký tự chứa số thành giá trị số
Hàm VALUE thường được sử dụng kết hợp với các hàm cắt chuỗi như LEFT, RIGHT và MID để xử lý chuỗi ký tự Khi cắt chuỗi, các dữ liệu thường không ở định dạng số, vì vậy hàm VALUE giúp chuyển đổi chúng về dạng số để thuận tiện cho các phép toán và phân tích dữ liệu.
+ m: Là số bị chia ( số muốn chia để tìm số dư), M là tham số bắt buộc + n: Là số chia, là tham số bắt buộc
Hàm MOD được sử dụng để trả về số dư khi một số được chia cho ước số, với kết quả luôn có cùng dấu với ước số, bất kể dấu của số bị chia.
- Một số chú ý khi sử dụng hàm MOD
+ Nếu số chia bằng 0, thì hàm MOD trả về giá trị lỗi #DIV/0!
+ Hàm MOD trả về kết quả có cùng dấu với số chia , kết quả không quan tâm tới dấu của số bị chia
Hình 5.7 Sử dụng hàm Mod
+ m: Là số cần làm tròn
+ n: Là đối số có thể âm hoặc dương
- Công dụng: Làm tròn số thập phân m đến n chữ số lẻ Nếu n dương thì làm tròn phần thập phân Nếu n âm thì làm tròn phần nguyên
+ Nếu N = 0 thì ta sẽ làm tròn tới số nguyên gần nhất Chẳng hạn làm tròn số ROUND(9.23.0) = 9
+ Nếu N > 0 thì số sẽ được làm tròn tới vị trí thập phân chỉ định Chẳng hạn ROUND(21.25464,5) = 21.25 Nếu N =1 lấy 1 số lẻ, n=2 lấy 2 số lẻ,…
Khi N < 0, số sẽ được làm tròn về phía bên trái dấu thập phân Chẳng hạn, ROUND(23.23434, -1) sẽ cho kết quả là 20 Cụ thể, nếu N = -1, số sẽ được làm tròn đến hàng chục; N = -2 sẽ làm tròn đến hàng trăm; và N = -3 sẽ làm tròn đến hàng nghìn.
Hình 5.8 Sử dụng hàm Round
- Công dụng: Trả về giá trị là phần nguyên của số thập phân n
Hình 5.9 Sử dụng hàm Int
Hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi
Hàm là một phần quan trọng trong dữ liệu loại công thức, được thiết kế để thực hiện các phép tính phức tạp Cấu trúc tổng quát của hàm bao gồm tên hàm và các tham số, ví dụ: (Tham số 1, Tham số 2, ).
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel
5.3.2 Cách sử dụng hàm LOWER, UPPER, TRIM, LEFT, RIGHT, MID, LEN,…
- Công dụng: Đổi tất các ký tự trong một chuỗi văn bản sang chữ thường
- Công dụng: Đổi tất các ký tự trong một chuỗi văn bản sang chữ hoa
- Công dụng: Loại bỏ hết khoảng trắng trong văn bản và chỉ giữ lại một khoảng trắng giữa các từ
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên trái
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ bên phải
- Công dụng: Trích ra n ký tự của chuỗi s kể từ vị trí thứ m
- Công dụng: Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự khoảng trống
Hàm xử lý dữ liệu dạng Ngày tháng
Hàm là một phần quan trọng trong dữ liệu loại công thức, được thiết kế để thực hiện các phép toán phức tạp một cách tự động Cấu trúc tổng quát của hàm bao gồm tên hàm và các tham số, ví dụ: (Tham số 1, Tham số 2, ).
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel
5.4.2 Cách sử dụng hàm DATEVALUE, DAY, MONTH, HOUR, MINUTE, YEAR, TIMEVALUE,…
- Cú pháp: (Biểu thức ngày_tháng_năm)
- Công dụng: Trả về phần ngày của biểu thức ngày – tháng – năm
- Cú pháp: =MONTH(Biểu thức ngày_tháng_năm)
- Công dụng: Trả về phần tháng của biểu thức ngày – tháng – năm
- Cú pháp: =YEAR(Biểu thức ngày_tháng_năm)
- Công dụng: Trả về phần năm của biểu thức ngày – tháng – năm
- Cú pháp: =HOUR(Biểu thức giờ_phút_giây)
- Công dụng: Trả về giá trị giờ tương ứng của một thời gian
- Cú pháp: =MINUTE(Biểu thức giờ_phút_giây)
- Công dụng: Trả về giá trị phút tương ứng của một thời gian
- Cú pháp: DATEVALUE(Date_text)
- Công dụng: Hàm này trả về số thứ tự (với ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số thứ tự 1, ngày 2/1/1900 số thứ 2…, ngày 1/2/1990 là ngày thứ 32) của chuỗi ngày đã nhập
- Cú pháp: TIMEVALUE(Time_text)
- Công dụng: Hàm tính toán trả về số thập phân của thời gian được biểu thị bằng chuỗi văn bản trong Excel
Hàm thống kê và thống kê có điều kiện
Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Tham số 2, )
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel
5.5.2 Cách sử dụng hàm AVERAGE, COUNT, COUNTA, MIN, MAX, RANK,
Cú pháp: =COUNT(Phạm vi)
- Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu số trong phạm vi
- Ví dụ: Để đếm số số người đỗ trong bảng dưới thì dùng công thức:
Cú pháp: =COUNTA(Phạm vi)
- Công dụng: Đếm số ô có chứa dữ liệu trong danh sách List
- Ví dụ: Để đếm số học sinh trong cột B ở bảng dưới thì dùng công thức:
- Cú pháp: =COUNTIF(Phạm vi, điều kiện)
- Công dụng: Đếm số ô thỏa mãn điều kiện trong phạm vi
- Ví dụ: Để đếm số học sinh giới tính nữ ở bảng dưới thì dùng công thức:
- Cú pháp: =MAX(Phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là số lớn nhất trong phạm vi
- Ví dụ: Để điểm hs nào cao nhất ở bảng dưới thì dùng công thức:
- Cú pháp: = MIN(Phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là số nhỏ nhất trong phạm vi
- Ví dụ: Để biết điểm hs nào thấp nhất (xem hình 4.5d) thì dùng công thức:
- Cú pháp: =AVERAGE(Phạm vi)
- Công dụng: Trả về giá trị là trung bình cộng của các ô trong phạm vi
- Ví dụ: Để tính điểm trung bình của hs ở bảng dưới thì dùng công thức:
5.5.2.7 Hàm xếp vị thứ (RANK)
- Công dụng: Xếp vị thứ cho giá trị X trong khối Trong đó, n là tham số qui định cách sắp xếp:
+ Nếu n = 0 (hoặc không có tham số này) thì kết quả sắp xếp theo kiểu lớn đứng trước, nhỏ đứng sau
+ Nếu n khác 0 thì kết quả sắp xếp theo kiểu nhỏ đứng trước, lớn đứng sau
Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Tham số 2, )
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel
5.6.2 Cách sử dụng hàm AND, OR, NOT, IF,…
- Cú pháp: = IF(biểu thức điều kiện, giá trị 1, giá trị 2)
- Công dụng: Hàm tiến hành kiểm tra biểu thức điều kiện:
+ Nếu biểu thức điều kiện là True (đúng) thì trả về giá trị 1
+ Ngược lại, nếu biểu thức điều kiện là False (sai) thì trả về giá trị 2
+ Hàm IF dùng để chọn 1 trong 2 lựa chọn nhưng nếu phải chọn nhiều hơn
2 lựa chọn thì dùng hàm IF theo kiểu lồng nhau
- Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột xếp loại trong bảng dưới Biết rằng: Nếu ĐTB >=9 thì ghi “Giỏi”, nếu ĐTB >=7 thì ghi “Khá”, nếu ĐTB >=5 thì ghi
“TB”, còn lại thì ghi “Yếu”
Tại ô D2: =IF(C2>=9,"Giỏi",IF(C2>=7,"Khá",IF(C2>=5,"TB","Yếu")))
- Cú pháp: = AND (biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, )
Hàm này có chức năng trả về giá trị True (đúng) khi tất cả các biểu thức điều kiện đều đúng, và trả về giá trị False (sai) nếu có ít nhất một biểu thức điều kiện không đúng.
- Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết quả trong bảng dưới Biết rằng:
Nếu tổng điểm> và điểm Anh văn>=5 thì ghi “Đậu” Các trường hợp còn lại thì ghi “Trượt”
Tại ô E2: =IF(AND(C2>,D2>=5),"Đậu", "Hỏng")
- Cú pháp: =OR(biểu thức điều kiện 1, biểu thức điều kiện 2, )
Hàm này có công dụng trả về giá trị True nếu có ít nhất một điều kiện đúng, và ngược lại, trả về giá trị False khi tất cả các điều kiện đều sai.
- Ví dụ: Hãy điền giá trị cho cột kết quả trong bảng dưới Biết rằng:
Nếu tổng điểm Customize Ribbon
Trong mục Choose commands from , ta chọn All Commands
Tìm bên dưới nút Form , sau đó bấm Add
Hình.5.36 Minh họa thêm nút Form
Khi đó trên thẻ Home ta sẽ thấy nút Form
Bước 3: Nhấn vào nút Criteria và nhập thông tin cần tìm vào hộp thoại Ví dụ, để tìm nhân viên có tên “Phạm Văn Công”, bạn chỉ cần nhập tên và nhấn nút Find Next Toàn bộ thông tin liên quan đến nhân viên này sẽ được hiển thị.
Hình.5.37 Minh họa tìm theo tên
Sau khi kích vào nút Find Next ta được kết quả sau:
Hình.5.38 Kết quả tìm kiếm
5.9.3.1 Bóc tách cơ sở dữ liệu
Trong hàng ngàn mẩu tin ta thực hiện lọc ra các mẩu tin theo yêu cầu nào đó, ta thực hiện như sau:
Ví dụ: cho bảng CSDL sau
Bước 1: Đặt con trỏ vào CSDL cần lọc (hoặc bôi đen CSDL)
Bước 2: Chọn thẻ Data >Filter Khi đó hàng tiêu đề của CSDL sẽ xuất hiện nút lọc nhỏ:
Hình.5.39 Hình ảnh các nút lọc tại các cột
Bước 3: Kích chuột tại nút lọc của cột chứa điều kiện lọc (Ví dụ trường Hệ số lương)
Hình.5.40 Hình ảnh minh họa chọn cột lọc
Để lọc dữ liệu, bạn cần chọn các điều kiện trong các tùy chọn Để lọc theo giá trị mong muốn, hãy kích vào tùy chọn tương ứng; nếu không muốn lọc giá trị nào, bạn có thể hủy chọn Tùy chọn "Select All" sẽ hiển thị toàn bộ các giá trị có sẵn.
Bộ lọc số (Bộ lọc văn bản nếu lọc theo chuỗi ký tự) cho phép người dùng sử dụng các toán tử so sánh để thực hiện việc lọc dữ liệu Trong phần này, có các toán tử so sánh được thể hiện rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng áp dụng cho nhu cầu tìm kiếm thông tin cụ thể.
+ Do not Equal…: Lọc khác (không bằng) “”
+ Greater Than…: Lọc điều kiện lớn hơn “>”
+ Greater Than or Equal to…: Lọc lớn hơn hoặc bằng “>=”
+ Less Than…: Lọc nhỏ hơn “ Chọn font Time New Roman, cỡ 13
2 Tạo bảng tín trên vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet này thành BT2
3 Thực hiện tính các cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền như sau:
+ Lương chính = Hệ số lương * 1150000
+ Tạm ứng cho mỗi người là 500000
+ Thưởng: Thưởng cho mỗi người là 300000
+ Thực lĩnh = Lương chính + Thưởng- Tạm ứng
Khách Loại Ngày đến Ngày đi
Thành tiền Giảm Phải trả
7 Thực hiện tính cột Phải trả = thành tiền - giảm
8 Thực hiện tìm kiếm cơ sở dữ liệu tương ứng với Tên khách là “Hương” sử dụng loại phòng AT1
9 Thực hiện lọc tất cả các khách hàng ở có số tuần >0
2 Nhập bảng tính mẫu trên vào Sheet2 và đổi tên sheet thành Tiền phòng
3 Thực hiện tính cột Thời gian= ngày đi - ngày đến
4 Dựa vào bảng giá phòng để tính cột Đơn giá
5 Thực hiện tính cột Thành tiền = Đơn giá x Số ngày ở
6 Thực hiện tính cột Giảm biết: Nếu khách ở >90 ngày thì được giảm 8% của thành tiền; Nếu Thời gian (giờ) ở từ 60 đến 90 ngày thì được giảm 5% của thành tiền; Còn lại không được giảm
Hàm về tìm kiếm và tham số
Dạng thức tổng quát: (Tham số 1, Tham số 2, )
Trong đó: là tên qui ước của hàm, không phân biệt chữ hoa hay thường
Các tham số: Đặt cách nhau bởi dấu "," hoặc ";" tuỳ theo khai báo trong ControlPanel
5.7.2 Cách sử dụng hàm HLOOKUP, VLOOKUP
+ n: Giá trị cần dò tìm
+ khối: Bảng chứa dữ liệu cần dò tìm, nhấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối + m: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm
- Nếu r = 0: Dò tìm chính xác
- Nếu r = 1: Dò tìm tương đối
- Công dụng: Hàm dùng để tìm kiếm giá trị và trả về kết quả theo cột
Hàm còn dùng để thống kê, dò tìm dữ liệu theo cột một cách nhanh và chuẩn xác nhất
- Ví dụ: Điền giá trị cho cột Đơn giá trong bảng dưới dựa vào Đơn giá và trả ở bảng phụ
+ n: Giá trị cần dò tìm
+ khối: Bảng chứa dữ liệu cần dò tìm, nhấn F4 để lấy giá trị tuyệt đối + m: Số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần dò tìm
- Công dụng: Hàm HLOOKUP có cú pháp và công dụng tương tự
VLOOKUP nhưng được dùng trong trường hợp bảng tra được bố trí theo hàng ngang thay vì theo hàng dọc như VLOOKUP
- Ví dụ: Điền giá trị cho cột Đơn giá trong bảng dưới dựa vào Đơn giá và trả ở bảng phụ
5.8.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin được tổ chức theo cấu trúc dòng và cột, cho phép liệt kê, truy tìm, xóa và rút trích dữ liệu nhanh chóng dựa trên các tiêu chuẩn nhất định Để thực hiện các thao tác này, cần tạo ra các vùng Database, Criteria và Extract.
- Vùng Database (vùng cơ sở dữ liệu) gồm ít nhất hai dòng Dòng đầu tiên chứa các tiêu đề cột, gọi là tên trường (Field Name) của CSDL
Vùng Criteria (vùng tiêu chuẩn) là nơi chứa các điều kiện cần thiết cho việc tìm kiếm, xóa hoặc rút trích dữ liệu Vùng này phải có ít nhất hai dòng, trong đó dòng đầu tiên thể hiện tiêu đề, và các dòng tiếp theo chứa các điều kiện cụ thể.
Vùng Extract (Vùng trích dữ liệu) lưu trữ các bản ghi từ Database đáp ứng tiêu chí của vùng tiêu chuẩn, bao gồm cả dòng đầu tiên với các tiêu đề cần rút trích Vùng này chỉ được sử dụng khi thực hiện thao tác rút trích, trong khi các thao tác khác như tìm kiếm hay xóa không cần phải sử dụng vùng này.
Bảng là một tập hợp các mẩu tin không trùng lặp, được phân loại theo cùng một kiểu nhất định, như thông tin về nhân viên hoặc hàng tồn kho.
Trong cơ sở dữ liệu, trường là một cột và tên của trường phải là dữ liệu kiểu chuỗi Mỗi trường có một tên gọi riêng, thể hiện một thuộc tính của đối tượng.
5.9 Các thao tác với cơ sở dữ liệu
5.9.1 Tạo mới một cơ sở dữ liệu
Excel là công cụ phổ biến để lưu trữ dữ liệu, thường được gọi là cơ sở dữ liệu hoặc danh sách Dù tên gọi có khác nhau, Excel vẫn là một lựa chọn hữu ích cho việc lưu trữ thông tin Để tạo một cơ sở dữ liệu mới trong Excel, cần xác định các yêu cầu cụ thể.
Excel xác định ranh giới của cơ sở dữ liệu (CSDL) dựa vào sự hiện diện của các cột và hàng trống xung quanh Do đó, để đảm bảo CSDL hoạt động hiệu quả, cần tránh việc chứa bất kỳ cột hoặc hàng trống nào.
- Không cho phép có hàng trống giữa tiêu đề và hàng dữ liệu đầu tiên
- Các nhãn cột, tiêu đề nên có kiểu định dạng khác với hàng dữ liệu (thường sử dụng chữ đậm cho dễ quan sát)
5.9.2 Nhập dữ liệu Để thực hiện nhập dữ liệu vào một bảng ta thực hiện như sau:
- Mở một Worksheet mới sau đó nhập tên các trường (Field) trên cùng một hàng
- Nhập các mẩu tin đầu tiên ngay dưới hàng tên các trường
5.9.3 Tìm kiếm, bóc tách cơ sở dữ liệu
5.9.3.1 Tìm kiếm cơ sở dữ liệu Để tìm một mẩu tin nào đó của một cơ sở dữ liệu ta thực hiện như sau :
Bước 1: Đặt con trỏ tại một ô bất kỳ trong cơ sở dữ liệu
Bước 2: Chọn thẻ Home >Form -> Xuất hiện hộp thoại:
Hình.5.35 Minh họa tìm kiếm
* Chú ý : Nếu nút Form chưa xuất hiện trên thẻ Home ta thực hiện lấy như sau : Bấm nút File > Excel Options > Customize Ribbon
Trong mục Choose commands from , ta chọn All Commands
Tìm bên dưới nút Form , sau đó bấm Add
Hình.5.36 Minh họa thêm nút Form
Khi đó trên thẻ Home ta sẽ thấy nút Form
Để tìm kiếm thông tin nhân viên, bước đầu tiên là nhấn vào nút Criteria Tiếp theo, bạn cần nhập tên cần tìm, ví dụ "Phạm Văn Công", vào hộp thoại Sau khi nhập xong, hãy kích vào nút Find Next để hiển thị tất cả thông tin liên quan đến nhân viên có tên Phạm Văn Công.
Hình.5.37 Minh họa tìm theo tên
Sau khi kích vào nút Find Next ta được kết quả sau:
Hình.5.38 Kết quả tìm kiếm
5.9.3.1 Bóc tách cơ sở dữ liệu
Trong hàng ngàn mẩu tin ta thực hiện lọc ra các mẩu tin theo yêu cầu nào đó, ta thực hiện như sau:
Ví dụ: cho bảng CSDL sau
Bước 1: Đặt con trỏ vào CSDL cần lọc (hoặc bôi đen CSDL)
Bước 2: Chọn thẻ Data >Filter Khi đó hàng tiêu đề của CSDL sẽ xuất hiện nút lọc nhỏ:
Hình.5.39 Hình ảnh các nút lọc tại các cột
Bước 3: Kích chuột tại nút lọc của cột chứa điều kiện lọc (Ví dụ trường Hệ số lương)
Hình.5.40 Hình ảnh minh họa chọn cột lọc
Để lọc dữ liệu, bạn cần chọn các điều kiện trong các tùy chọn Nếu muốn lọc theo giá trị cụ thể, hãy kích hoạt tùy chọn tương ứng; nếu không muốn lọc theo giá trị nào, bạn có thể hủy chọn Tùy chọn "Select All" sẽ hiển thị toàn bộ các giá trị có sẵn để bạn dễ dàng lựa chọn.
Bộ lọc số (Bộ lọc văn bản nếu lọc theo chuỗi ký tự) cho phép người dùng sử dụng các toán tử so sánh để thực hiện việc lọc dữ liệu Trong phần này, có nhiều toán tử so sánh được thể hiện để hỗ trợ quá trình lọc hiệu quả.
+ Do not Equal…: Lọc khác (không bằng) “”
+ Greater Than…: Lọc điều kiện lớn hơn “>”
+ Greater Than or Equal to…: Lọc lớn hơn hoặc bằng “>=”
+ Less Than…: Lọc nhỏ hơn “ Chọn font Time New Roman, cỡ 13
2 Tạo bảng tín trên vào vị trí Sheet 1, cột STT nhập tự động, đổi tên sheet này thành BT2
3 Thực hiện tính các cột Lương chính, Thưởng, Thành tiền như sau:
+ Lương chính = Hệ số lương * 1150000
+ Tạm ứng cho mỗi người là 500000
+ Thưởng: Thưởng cho mỗi người là 300000
+ Thực lĩnh = Lương chính + Thưởng- Tạm ứng
Khách Loại Ngày đến Ngày đi
Thành tiền Giảm Phải trả
7 Thực hiện tính cột Phải trả = thành tiền - giảm
8 Thực hiện tìm kiếm cơ sở dữ liệu tương ứng với Tên khách là “Hương” sử dụng loại phòng AT1
9 Thực hiện lọc tất cả các khách hàng ở có số tuần >0
2 Nhập bảng tính mẫu trên vào Sheet2 và đổi tên sheet thành Tiền phòng
3 Thực hiện tính cột Thời gian= ngày đi - ngày đến
4 Dựa vào bảng giá phòng để tính cột Đơn giá
5 Thực hiện tính cột Thành tiền = Đơn giá x Số ngày ở
6 Thực hiện tính cột Giảm biết: Nếu khách ở >90 ngày thì được giảm 8% của thành tiền; Nếu Thời gian (giờ) ở từ 60 đến 90 ngày thì được giảm 5% của thành tiền; Còn lại không được giảm
Các thao tác với cơ sở dữ liệu
Đồ thị là công cụ mạnh mẽ giúp phân tích và đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như biến động thị trường Với nhiều kiểu đồ thị đa dạng, người dùng có thể dễ dàng lựa chọn phù hợp cho công việc và phân tích dữ liệu Đồ thị liên kết chặt chẽ với dữ liệu và tự động cập nhật khi có sự thay đổi Excel cung cấp Chart Wizard, hướng dẫn chi tiết từng bước để vẽ đồ thị một cách dễ dàng.
6.1.1 Các bước tạo đồ thị
Để bắt đầu vẽ biểu đồ cột trong Excel, bạn cần mở file Excel chứa số liệu cần thiết Nếu chưa có số liệu, hãy tạo bảng số liệu trước để quá trình vẽ biểu đồ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả.
Bước tiếp theo là chọn bảng dữ liệu cần vẽ, sau đó vào Insert và chọn Column để tạo biểu đồ hình cột Tại đây, bạn có thể lựa chọn giữa nhiều loại cột khác nhau, bao gồm 2D column và 3D column Tôi khuyên bạn nên chọn 2D column vì đây là kiểu phổ biến nhất.
Hình.6.1 Thao tác tạo đồ thị
