CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC PHẢI THU KHÁCH HÀNG TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 5 1.1 Khái quát chung về khoản mục Phải thu khách hàng
Khái niệm, phân loại về khoản mục Phải thu khách hàng
Phải thu khách hàng là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa nhà cung cấp và khách hàng Nó bao gồm tất cả các khoản nợ và giao dịch liên quan đến việc mua bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ mà khách hàng chưa thanh toán.
Phải thu khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp áp dụng phương thức bán hàng trả chậm hoặc yêu cầu người mua thanh toán trước Khi doanh nghiệp bán chịu, khoản phải thu khách hàng sẽ gia tăng, trong khi đó, nếu doanh nghiệp nhận tiền trước, sẽ có khoản Người mua trả tiền trước xuất hiện.
Những nguyên tắc trong ghi nhận khoản Phải thu khách hàng như sau:
Tài khoản này ghi nhận các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán từ khách hàng liên quan đến tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính và dịch vụ cung cấp Ngoài ra, tài khoản cũng phản ánh các khoản phải thu từ người nhận thầu xây dựng công trình đối với người giao thầu cho khối lượng công tác đã hoàn thành Tuy nhiên, các nghiệp vụ thu tiền ngay sẽ không được ghi nhận trong tài khoản này.
Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và nội dung phải thu, đồng thời theo dõi kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hoặc không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép cho từng lần thanh toán Đối tượng phải thu bao gồm các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp thông qua việc mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, cũng như các tài sản cố định, bất động sản đầu tư và các khoản đầu tư tài chính.
Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận khoản phải thu từ bên nhận ủy thác về tiền bán hàng xuất khẩu, tương tự như các giao dịch bán hàng và cung cấp dịch vụ thông thường.
Trong hạch toán chi tiết tài khoản phải thu, kế toán cần phân loại các khoản nợ thành nợ có khả năng thanh toán đúng hạn, nợ khó đòi và nợ không thu hồi được Việc này giúp xác định số trích lập dự phòng cho các khoản phải thu khó đòi và có biện pháp xử lý thích hợp đối với các khoản nợ không thu hồi được.
Trong quan hệ thương mại, khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch vụ không đúng theo thỏa thuận hợp đồng, người mua có quyền yêu cầu giảm giá hoặc trả lại hàng hóa đã nhận.
Doanh nghiệp cần theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu từ khách hàng theo từng loại ngoại tệ Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ, việc quản lý phải tuân theo nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác thu hồi nợ.
Khi phát sinh nợ phải thu từ khách hàng, kế toán cần quy đổi số tiền ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, tức là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại được chỉ định Đối với trường hợp nhận tiền trước từ người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ ghi nhận theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho số tiền đã nhận trước.
Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng, kế toán cần quy đổi sang Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế cho từng đối tượng nợ Nếu khách nợ có nhiều giao dịch, tỷ giá áp dụng sẽ là tỷ giá bình quân gia quyền di động Đối với các giao dịch nhận trước tiền của người mua, kế toán sẽ sử dụng tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền tại thời điểm nhận trước.
Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ của khách hàng tại mọi thời điểm lập Báo cáo tài chính, theo quy định của pháp luật.
Tỷ giá giao dịch thực tế để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng được xác định là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp chỉ định tại thời điểm lập Báo cáo tài chính Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch với nhiều ngân hàng, họ có quyền lựa chọn tỷ giá mua từ một trong những ngân hàng mà họ thường xuyên giao dịch Đối với các đơn vị trong tập đoàn, một tỷ giá chung do Công ty mẹ quy định sẽ được áp dụng để đánh giá lại các khoản phải thu có gốc ngoại tệ từ các giao dịch nội bộ, đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế.
Phương pháp kế toán một số giao dịch chủ yếu của khoản mục Phải thu khách hàng (Phụ lục số 01)
Khoản mục Phải thu khách hàng được trình bày trên BCTC như sau:
Trên Bảng cân đối kế toán, nợ phải thu khách hàng được trình bày ở cả phần tài sản và nguồn vốn:
Trong phần tài sản, chỉ mục “Phải thu khách hàng” trong “Các khoản phải thu ngắn hạn” thể hiện số tiền còn phải thu từ khách hàng với thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường Ngược lại, mục “Phải thu dài hạn của khách hàng” trong “Các khoản phải thu dài hạn” phản ánh số tiền phải thu có thời hạn thanh toán từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường tại thời điểm báo cáo.
Phần nguồn vốn được thể hiện trong mục "Người mua trả tiền trước" thuộc chỉ tiêu "Nợ ngắn hạn", cho thấy số tiền đã nhận trước hoặc thu vượt quá số phải thu từ khách hàng.
Trong báo cáo tài chính, nguyên tắc ghi nhận khoản phải thu khách hàng được trình bày một cách chi tiết, bao gồm các đối tượng phải thu và đánh giá các lý do dẫn đến sự tăng giảm của khoản phải thu khách hàng.
Đặc điểm của khoản mục Phải thu khách hàng ảnh hưởng tới cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính
Trong bối cảnh nền kinh tế phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô và chất lượng để tăng cường khả năng cạnh tranh Để thu hút khách hàng, nhiều doanh nghiệp đã nới lỏng chính sách bán chịu và tăng cường hỗ trợ thu chi giữa các chi nhánh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán Điều này dẫn đến sự gia tăng về số lượng các đối tượng phải thu và quy mô các khoản nợ Sự phức tạp và tầm quan trọng của khoản phải thu ngày càng cao, đồng thời việc kiểm toán các khoản phải thu cũng trở nên khó khăn hơn cho các doanh nghiệp.
Phải thu khách hàng (PTKH) là một khoản mục quan trọng trong bảng cân đối kế toán, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp và liên quan chặt chẽ đến việc tiêu thụ sản phẩm PTKH thể hiện phần tài sản đang bị chiếm dụng, ảnh hưởng đến tình hình tài chính, thanh toán và khả năng xoay vòng vốn của doanh nghiệp Sự gia tăng PTKH đồng nghĩa với việc doanh thu từ bán hàng giảm, trong khi hàng tồn kho và nguyên vật liệu cũng giảm theo Hơn nữa, PTKH có mối quan hệ gián tiếp với thuế thu nhập doanh nghiệp, ảnh hưởng đến chi phí và thuế giá trị gia tăng đầu ra Do đó, doanh nghiệp thường có xu hướng muốn tăng PTKH để cải thiện tính thanh khoản, nhưng điều này có thể dẫn đến rủi ro tiềm tàng và sai sót trọng yếu Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) thường tập trung vào các mục tiêu kiểm toán liên quan đến PTKH, như ghi khống nghiệp vụ, ghi sai giá trị PTKH và hạch toán trùng nghiệp vụ, đồng thời thiết lập mức trọng yếu đủ thấp để phát hiện các sai phạm trọng yếu.
Khi thực hiện kế toán khoản mục Phát triển kinh doanh, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán như trọng yếu, thận trọng và nhất quán Việc không tuân thủ những nguyên tắc này có thể dẫn đến sai phạm, ảnh hưởng đến mục tiêu kiểm toán, bao gồm tính đầy đủ trong việc ghi nhận nghiệp vụ, cũng như đánh giá đúng các khoản nợ đến hạn, quá hạn và khả năng thanh toán để thực hiện trích lập dự phòng phù hợp.
Khi kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng trong báo cáo tài chính, KTV cần xác định mức độ trọng yếu thấp để đảm bảo tính thận trọng Việc này giúp soát xét toàn bộ rủi ro và thực hiện các thủ tục kiểm toán phù hợp, từ đó nhanh chóng phát hiện những điểm bất hợp lý và xác định trọng tâm của cuộc kiểm toán.
Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục Phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục do đơn vị thiết lập nhằm bảo vệ tài sản và thông tin doanh nghiệp Các hoạt động kiểm soát cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và luật pháp, đồng thời đảm bảo hiệu quả Ngoài ra, kiểm soát nội bộ còn cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các bên sử dụng thông tin bên trong và bên ngoài thông qua quy trình kiểm toán.
Xây dựng một hệ thống kiểm soát nợ phải thu khách hàng hiệu quả là rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi đơn vị Hệ thống này giúp xác định chính xác số nợ phải thu từ từng khách hàng, đồng thời nhận diện các khoản nợ khó đòi và những khoản không thể thu hồi.
Nợ phải thu khách hàng gắn liền với chu kỳ bán hàng thu tiền, do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là rất quan trọng Nếu không có hệ thống này, đơn vị sẽ dễ dàng gặp phải sai phạm và rủi ro trong quá trình quản lý nợ phải thu Các bước kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng cần được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và an toàn trong các giao dịch tài chính.
Để xử lý yêu cầu mua hàng của khách hàng, đơn đặt hàng hợp lệ phải bao gồm chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của doanh nghiệp Bộ phận có thẩm quyền sẽ xem xét đơn hàng về số lượng, chủng loại và quy cách để đảm bảo khả năng cung ứng đúng hạn và lập lệnh bán hàng Đối với đơn hàng nhận qua điện thoại, email hoặc fax, cần thực hiện các thủ tục đảm bảo tính pháp lý Việc chấp thuận đơn hàng cần được thông báo cho khách hàng để tránh tranh chấp sau này.
Mỗi doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng để xác định quyền lợi và trách nhiệm giữa các bên Bộ phận xét duyệt bán chịu sẽ dựa vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, nhằm đảm bảo khả năng thu hồi nợ Các thủ tục kiểm soát khác bao gồm lập danh sách khách hàng thường giao dịch và cập nhật tình hình tài chính, khả năng thanh toán, và uy tín của khách hàng Đối với khách hàng mới trong môi trường kinh doanh có rủi ro cao, việc yêu cầu thế chấp tài sản hoặc ký quỹ là một biện pháp hiệu quả.
Thủ kho cần dựa vào lệnh bán hàng đã được phê duyệt và phiếu xuất kho để xuất hàng cho bộ phận gửi hàng Phiếu xuất kho phải có chữ ký của người lập, người kiểm tra, thủ kho và người nhận Thông thường, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: một liên gốc lưu tại bộ phận bán hàng, một liên thủ kho để ghi thẻ kho, và một liên chuyển cho bộ phận kế toán nhằm theo dõi hàng tồn kho.
Chuyển hàng cho người mua
Bộ phận gửi hàng có trách nhiệm lập chứng từ vận chuyển hàng và gửi đến khách hàng Chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn, bao gồm thông tin về quy cách, chủng loại hàng hóa, số lượng và các dữ liệu liên quan Doanh nghiệp cần thiết lập một bộ phận gửi hàng độc lập nhằm hạn chế sai sót trong quá trình xuất hàng và ngăn chặn gian lận do sự thông đồng giữa thủ kho và người nhận hàng.
Lập và kiểm tra hóa đơn
Hóa đơn phải được lập bởi một bộ phận độc lập, không thuộc phòng kế toán và bộ phận bán hàng, và cần có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng Trong trường hợp này, có thể thay chữ ký của người đại diện theo pháp luật bằng dấu treo; đối với bán hàng qua điện thoại, chữ ký có thể không cần thiết.
- Kiểm tra các chứng từ liên quan: đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển…
Ghi giá vào hóa đơn cần dựa trên bảng giá hiện hành của đơn vị, bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá và điều kiện thanh toán đã được phê duyệt Việc này giúp tránh thất thu, khuyến khích tăng thu hợp lý và giải quyết hiệu quả các mối quan hệ lợi ích giữa các bên trong giao dịch mua bán.
- Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn
Các hóa đơn được đánh số thứ tự liên tục giúp ngăn ngừa việc bỏ sót hoặc trùng lặp các khoản thu và ghi chép bán hàng, từ đó đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
- Hóa đơn gồm 3 liên: liên gốc lưu tại phòng kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho bộ phận bán hàng
- Hóa đơn cần được kiểm tra trước khi gửi cho khách hàng Các hóa đơn có giá trị lớn cần được một người độc lập kiểm tra
Để theo dõi hiệu quả việc thu hồi nợ, cần thiết lập bộ phận xét duyệt bán chịu định kỳ, lập báo cáo nợ phải thu theo từng nhóm tuổi Việc này giúp có biện pháp thu hồi nợ kịp thời và xử lý nợ không thu hồi được Ngoài ra, định kỳ gửi thư thông báo nợ cho khách hàng không chỉ đôn đốc họ trả nợ mà còn là cơ sở để đối chiếu công nợ, giúp xác minh và điều chỉnh kịp thời các chênh lệch nếu có.
Xét duyệt các khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá
Doanh nghiệp nên thiết lập chính sách chiết khấu thương mại, quy trình xét duyệt hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán một cách rõ ràng Cần có một bộ phận độc lập đảm nhận việc tiếp nhận, xét duyệt và khấu trừ nợ phải thu liên quan đến các khoản này.
Lập dự phòng phải thu khó đòi và cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được
Bộ phận có thẩm quyền cần phân loại nợ phải thu quá hạn theo độ tuổi và thực hiện trích lập dự phòng theo tỷ lệ quy định Đồng thời, cần quy định chặt chẽ thủ tục xét duyệt để xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được.
Nội dung công việc KSNB nợ phải thu khách hàng cụ thể ở mỗi đơn vị là không thể giống nhau nhưng có thể khái quát những việc chính sau:
Đơn vị xây dựng và ban hành quy định quản lý nợ phải thu khách hàng, bao gồm các quy định chung và quy định về kiểm soát nội bộ (KSNB) Các quy định này được phân loại thành hai nhóm chính, nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý và thu hồi nợ.
Quy định về chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và nghĩa vụ của cá nhân hoặc bộ phận liên quan đến xử lý công việc là rất quan trọng Những quy định này không chỉ phản ánh trách nhiệm trong công việc chuyên môn mà còn thể hiện trách nhiệm trong việc kiểm soát quy trình, như kiểm tra đơn đặt hàng và phê duyệt xuất kho hàng hóa.
Quy định về trình tự, thủ tục kiểm soát nội bộ thông qua trình tự thủ tục thực hiện xử lí công việc.
Khái quát kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính
1.2.1 Mục tiêu kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng trong báo cáo tài chính
Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 200 quy định rằng mục tiêu tổng thể của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán là xác nhận tính chính xác của báo cáo tài chính (BCTC) Điều này bao gồm việc đảm bảo BCTC được lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ các quy định pháp luật liên quan, và phản ánh trung thực, hợp lý trên khía cạnh trọng yếu.
Trong kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC), mục tiêu chính khi kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng là thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán phù hợp nhằm xác minh tính trung thực, hợp lý và hợp pháp của thông tin liên quan đến khoản phải thu khách hàng trên BCTC Để đạt được mục tiêu kiểm toán tổng thể, kiểm toán viên cần hoàn thành các mục tiêu cụ thể liên quan.
Đối với các Nghiệp vụ về Phải thu khách hàng
Nghiệp vụ PTKH phải được ghi sổ khi đã xảy ra và có liên quan đến đơn vị trong thời gian xem xét Việc tính toán và đánh giá các nghiệp vụ này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Nghiệp vụ PTKH đã ghi sổ phải được tính toán, đánh giá đúng đắn và hợp lý.
Nghiệp vụ PTKH đã ghi sổ kế toán phải được hạch toán đầy đủ, không trùng lặp hay bỏ sót nghiệp vụ nào.
Phân loại và hạch toán đúng đắn
Nghiệp vụ PTKH cần được phân loại và ghi nhận theo nguyên tắc kế toán, đảm bảo đúng quan hệ đối ứng tài khoản trong sổ kế toán và chính xác về số liệu trên chứng từ Việc hạch toán các nghiệp vụ PTKH phát sinh phải được thực hiện kịp thời, đảm bảo rằng các phát sinh thuộc kỳ nào sẽ được ghi sổ trong kỳ đó.
Đối với Số dư về Phải thu khách hàng
Sự hiện hữu Các khoản PTKH phản ánh trên BCTC phải thực tế tồn tại (có thật) vào thời điểm lập báo cáo.
Quyền và Có đầy đủ bằng chứng xác nhận quyền được thu của đơn vị đối nghĩa vụ với các tổ chức và cá nhân
Các khoản nợ PTKH được tính toán đúng đắn, chính xác.
Tính đầy đủ Các khoản PTKH được ghi nhận đầy đủ, không trùng hay sót. Phân loại đúng đắn
Các khoản nợ phải thu khách hàng được phân loại đúng đắn để trình bày trên BCTC.
Việc cộng dồn số liệu lũy kế trên các sổ chi tiết PTKH cần được thực hiện chính xác Đồng thời, quá trình kết chuyển số liệu từ các sổ kế toán chi tiết sang sổ kế toán tổng hợp và sổ cái phải đảm bảo không có sai sót.
Trình bày và công bố
Khoản PTKH trên báo cáo tài chính (BCTC) được trình bày đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời nhất quán với số liệu trong sổ kế toán của đơn vị.
Trình bày, thuyết minh trên Báo cáo tài chính
Thông tin trên Báo cáo tài chính (BCTC) cần được trình bày một cách trung thực và hợp lý để giúp các đối tượng quan tâm đưa ra quyết định đúng đắn Để đảm bảo tính chính xác, số liệu trong BCTC phải nhất quán với sổ kế toán tổng hợp và sổ cái, đồng thời tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
KTV cần đạt được các mục tiêu về kiểm soát nội bộ (KSNB) liên quan đến phải thu khách hàng, trong đó bao gồm việc kiểm tra và đánh giá hiệu quả cũng như những điểm yếu của hệ thống KSNB đối với việc quản lý phải thu khách hàng trên hai khía cạnh chính.
- Đánh giá việc xây dựng (thiết kế) hệ thống KSNB trên khía cạnh tồn tại, đầy đủ, phù hợp.
- Đánh giá việc thực hiện (vận hành) hệ thống KSNB trên khía cạnh hiệu lực và hiệu lực liên tục.
1.2.2 Căn cứ kiểm toán khoản mục phải thu khách hàng
Các chính sách và quy định về kiểm soát nội bộ trong hoạt động bán hàng và thu tiền đã được xây dựng, ban hành và áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Các BCTC chủ yếu có liên quan gồm:
Bảng cân đối kế toán cung cấp các thông tin tài chính quan trọng, bao gồm phải thu khách hàng ngắn hạn và dài hạn, cũng như số liệu về người mua trả tiền trước và các thông tin tài chính liên quan khác.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cung cấp thông tin tài chính quan trọng, bao gồm doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ, cùng với các khoản mục làm giảm doanh thu.
Bản thuyết minh báo cáo tài chính cung cấp thông tin chi tiết về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, và bảng phân tích tuổi nợ của các khoản phải thu của công ty, giúp người đọc hiểu rõ hơn về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh.
Các sổ hạch toán liên quan đến các khoản phải thu khách hàng gồm sổ hạch toán nghiệp vụ và sổ hạch toán kế toán.
- Sổ hạch toán nghiệp vụ như: Nhật kí thu tiền, Thẻ kho, Nhật ký kho, Nhật ký vận chuyển hàng hoá…
Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết là công cụ quan trọng trong việc quản lý các khoản mục như Tiền, Phải thu khách hàng, Phải trả người bán, Doanh thu, Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Việc ghi chép và theo dõi chính xác các khoản mục này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình tài chính mà còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến thuế và nghĩa vụ tài chính Sổ kế toán chi tiết cung cấp cái nhìn sâu sắc về từng khoản mục, từ đó hỗ trợ trong việc ra quyết định và lập kế hoạch tài chính hiệu quả.
Các chứng từ kế toán như hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, hoá đơn bán hàng, phiếu thu tiền, giấy báo có của ngân hàng, bảng sao kê ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ, và bảng kê số dư các khoản nợ phải thu khách hàng là cơ sở quan trọng để ghi sổ kế toán cho các nghiệp vụ bán hàng đã phát sinh nhưng chưa thu tiền, đặc biệt là trong quá trình lập báo cáo tài chính (BCTC).
Các hồ sơ tài liệu khác liên quan đến các khoản phải thu khách hàng.
1.2.3 Những sai phạm thường gặp khi kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Khoản phải thu khách hàng thường liên quan đến nhiều đối tượng và giao dịch mua bán chịu, dẫn đến tính phức tạp cao Đây là một trong những khoản mục dễ xảy ra sai phạm nhất, có thể do vô tình hoặc thiếu kinh nghiệm, nhưng cũng có thể do doanh nghiệp cố tình gian lận Các hình thức gian lận và sai sót liên quan đến khoản mục này rất đa dạng Trong quá trình kiểm toán, các rủi ro có thể gặp phải cần được xác định rõ ràng.
- Khai báo tăng PTKH trên cơ sở hạch toán khống nghiệp vụ bán hàng.
- Hạch toán sớm nghiệp vụ bán hàng khi chưa được coi là hoàn thành tiêu thụ.
- Ghi nhận muộn khoản PTKH.
- Không bù trừ cùng đối tượng hoặc bù trừ công nợ không cùng đối tượng.
- Quy trình phê duyệt bán chịu không đầy đủ, chặt chẽ: chưa có quy định về số tiền nợ tối đa, thời hạn thanh toán…
- Chênh lệch biên bản đối chiếu và sổ kế toán chưa được xử lý.
- Hạch toán sai nội dung, số tiền, tính chất tài khoản phải thu, hạch toán các khoản phải thu không mang tính chất phải thu thương mại.
Nội dung quy trình kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng trong kiểm toán Báo cáo tài chính
Quy trình kiểm toán khoản mục PTKH trong kiểm toán BCTC bao gồm các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán Các bước công việc này nhằm thu thập và xử lý thông tin để kiểm tra, xác nhận tính trung thực và hợp lý của tài liệu, số liệu kế toán, cũng như báo cáo tài chính liên quan đến khoản mục PTKH của đơn vị kế toán.
1.3.1 Lập kế hoạch kiểm toán đối với khoản mục Phải thu khách hàng
Sau khi xác định và chấp nhận khách hàng kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kiểm toán Trước khi ký kết, hai bên sẽ thảo luận về các điều khoản chính như mục đích, phạm vi kiểm toán, trách nhiệm của ban giám đốc và kiểm toán viên, cách thông báo kết quả, thời gian thực hiện và phí dịch vụ Nếu đồng thuận, hai bên sẽ ký hợp đồng, tạo ra sự thoả thuận chính thức về việc thực hiện kiểm toán và các dịch vụ liên quan Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, kế hoạch kiểm toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán, đảm bảo bao quát các khía cạnh trọng yếu, phát hiện gian lận và rủi ro, đồng thời hoàn thành đúng thời hạn Kế hoạch này hỗ trợ kiểm toán viên phân công công việc cho trợ lý và phối hợp với các chuyên gia khác, bao gồm việc lập chiến lược và kế hoạch kiểm toán chi tiết.
Bước 1: Thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán, môi trường hoạt động
(bao gồm tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị)
Bước 2: Thực hiện phân tích sơ bộ về BCTC nói chung và khoản mục PTKH nói riêng
Bước 3: Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
Bước 4: Xây dựng chương trình kiểm toán dựa vào rủi ro đối với khoản mục
Bước 1: Thu thập thông tin về đơn vị được kiểm toán, môi trường hoạt động (bao gồm tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị)
Thu thập thông tin về khách hàng
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 300, KTV cần tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng để đánh giá hàng hóa, dịch vụ và phương thức thanh toán Việc này cũng giúp KTV hiểu rõ cách tổ chức hệ thống kế toán và các nguyên tắc kế toán đặc thù của ngành nghề đó.
Các thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng
Việc thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng là rất quan trọng để KTV hiểu rõ các quy trình pháp lý ảnh hưởng đến khoản mục NPTKH Thông tin này được thu thập qua việc tiếp xúc với Ban Giám Đốc của Công ty khách hàng, bao gồm các tài liệu như giấy phép thành lập doanh nghiệp, điều lệ công ty, biên bản họp Hội đồng quản trị, hồ sơ về cơ cấu và mô hình tổ chức doanh nghiệp, cùng với các hợp đồng và cam kết quan trọng.
Khi thực hiện kiểm toán, KTV không chỉ cần nắm bắt thông tin nội bộ của đơn vị mà còn phải xem xét các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là hoạt động bán hàng và thu tiền Các tác nhân như đối thủ cạnh tranh và biến động kinh tế có thể tạo ra rủi ro cần được đánh giá Việc này giúp KTV lập kế hoạch kiểm toán phù hợp và hiệu quả hơn.
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
Việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng là rất quan trọng để KTV đánh giá rủi ro kiểm soát và độ tin cậy của thông tin tài chính Qua đó, KTV có thể xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể một cách hợp lý Để làm được điều này, KTV cần thu thập bằng chứng để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát đối với toàn bộ công ty cũng như các khoản mục cụ thể.
KTV tiến hành quan sát và thu thập thông tin về môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán của doanh nghiệp, đặc biệt là các khoản mục PTKH Họ xem xét tổ chức hệ thống thông tin, quản lý nhân sự, và quy trình xử lý nghiệp vụ kinh tế, cũng như giao dịch giữa các bộ phận Đặc biệt, KTV đánh giá vai trò của môi trường kiểm soát trong việc truyền đạt thông tin, thực thi tính chính trực, và các giá trị đạo đức Họ cũng xem xét cam kết về năng lực, sự tham gia của Ban quản trị, hoạt động của BGĐ, cơ cấu tổ chức, cùng với các chính sách và thông lệ nhân sự, quyền hạn và trách nhiệm trong từng hoạt động giữa các cấp.
KTV sẽ trực tiếp làm việc với Ban Giám Đốc của đơn vị khách hàng để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức và quản lý điều hành Qua buổi tiếp xúc này, KTV có thể đánh giá ban đầu về phong cách làm việc và đặc điểm của Ban lãnh đạo, từ đó tạo thành yếu tố quan trọng trong môi trường kiểm soát của đơn vị được kiểm toán.
KTV nên tham khảo HSKT năm trước và đồng thời cập nhật những thay đổi trong môi trường kiểm soát của khách hàng liên quan đến khoản mục PTKH.
Đánh giá ban đầu về hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) đối với khoản mục Phát triển Khách hàng (PTKH) của đơn vị kiểm toán được thực hiện dựa trên các mục tiêu kiểm soát và quy trình kiểm soát đặc thù.
Bước 2: Thực hiện phân tích sơ bộ về BCTC nói chung và khoản mục PTKH nói riêng
(1) Phân tích biến động của Bảng cân đối kế toán
KTV tiến hành so sánh dữ liệu năm nay với năm trước, bao gồm cả số tuyệt đối và tương đối, nhằm đánh giá mối tương quan giữa các biến động và xem xét tính hợp lý của chúng.
Các hệ số thanh toán đo lường khả năng thanh toán nợ ngắn hạn của doanh nghiệp và so sánh với các năm trước Phân tích hệ số thanh toán thường chỉ tập trung vào những biến động lớn trong khả năng thanh toán hoặc đánh giá khả năng thanh toán nợ ngắn hạn, cũng như kiểm tra khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp Việc này giúp kiểm toán viên phát hiện rủi ro và đưa ra các thủ tục kiểm toán phù hợp.
Khi phân tích các số dư lớn, nhỏ và bất thường, kiểm toán viên (KTV) cần chú ý đến các chỉ tiêu riêng biệt của từng loại hình doanh nghiệp Nếu phát hiện số dư có giá trị lớn hoặc nhỏ bất thường so với năm trước hoặc theo thông lệ, hoặc số dư lần đầu xuất hiện tại doanh nghiệp, KTV phải giải trình rõ lý do để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Bước 3: Xác định mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
Xác định mức trọng yếu
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 320, khi xây dựng chiến lược kiểm toán tổng thể, kiểm toán viên cần xác định mức trọng yếu cho báo cáo tài chính Trong trường hợp cụ thể, nếu có nhóm giao dịch, số dư tài khoản hoặc thông tin thuyết minh nào đó có sai sót dưới mức trọng yếu nhưng vẫn có thể ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng báo cáo, kiểm toán viên phải xác định mức trọng yếu phù hợp cho từng nhóm giao dịch, số dư tài khoản hay thông tin thuyết minh.
Việc lập kế hoạch kiểm toán chỉ nhằm phát hiện các sai sót trọng yếu đơn lẻ có thể dẫn đến việc bỏ qua ảnh hưởng lũy kế của các sai sót không trọng yếu, gây ra sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính (BCTC) Mức trọng yếu thực hiện do kiểm toán viên (KTV) xác định nhằm giảm thiểu khả năng các sai sót không được điều chỉnh và không được phát hiện vượt quá mức trọng yếu cho toàn bộ BCTC Mức trọng yếu này cũng áp dụng cho các nhóm giao dịch, số dư tài khoản và thông tin thuyết minh, nhằm giảm thiểu khả năng sai sót không được phát hiện Việc xác định mức trọng yếu thực hiện không chỉ là một phép tính đơn giản mà còn đòi hỏi sự xét đoán chuyên môn, dựa trên hiểu biết của KTV về đơn vị kiểm toán và các yếu tố như rủi ro, sai sót trong các cuộc kiểm toán trước và đánh giá về các sai sót trong kỳ hiện tại.
Thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng do Công ty
ty TNHH Kiểm toán CPA VIETNAM thực hiện
Quy trình kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng của Công ty TNHH Kiểm toán CPA VIETNAM tuân thủ các bước chuẩn trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính Để minh họa rõ ràng, khóa luận tập trung nghiên cứu quy trình kiểm toán khoản mục này tại Công ty TNHH ABC, nhằm cung cấp cái nhìn chi tiết về quy trình thực hiện.
2.2.1 Lập kế hoạch kiểm toán đối với khoản mục Phải thu khách hàng
Sau khi hoàn tất đánh giá sự chấp nhận của khách hàng kiểm toán, Công ty đã quyết định tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán cho Công ty TNHH ABC Kế toán viên chính đã tiến hành lập kế hoạch cho cuộc kiểm toán này.
Bước 1: Thực trạng thu thập thông tin khách hàng, môi trường hoạt động
Công ty TNHH ABC, khách hàng truyền thống của CPA VIETNAM, đã chuẩn bị cho công tác kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng năm 2019 một cách thuận lợi Trưởng nhóm kiểm toán đã tổ chức cuộc họp với Ban giám đốc, kế toán trưởng và trưởng phòng các ban liên quan để làm rõ phạm vi công việc và thời gian hợp tác, nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán diễn ra nhanh chóng và đạt được kết quả tốt nhất.
Trưởng nhóm kiểm toán đã dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước và tiến hành phỏng vấn Ban Giám đốc để xác định và cập nhật thông tin về ngành nghề kinh doanh cũng như việc tuân thủ pháp luật của công ty ABC.
Bảng 2.2 GTLV của KTV tìm hiểu về khách hàng và môi trường hoạt động
Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
NỘI DUNG: Tìm hiểu thông tin cơ sở của khách hàng Tên Ngày
Người thực hiện: Trần Trung 15/02/2020 Người soát xét 1: Trần Trung 21/02/2020 Người soát xét 2: Bùi Thị Thúy 21/02/2020
Thu thập thông tin về khách hàng và môi trường hoạt động là cần thiết để nhận diện và hiểu rõ các sự kiện, giao dịch và thông lệ kinh doanh của khách hàng có tác động lớn đến báo cáo tài chính Điều này giúp xác định rủi ro sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn.
1 Hiểu biết về môi trường hoạt động và các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng đến DN:
1.1 Các vấn đề về ngành nghề mà DN kinh doanh và xu hướng của ngành nghề
Ngành nghề mà doanh nghiệp đang kinh doanh có những đặc điểm nổi bật như không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chu kỳ và thời vụ, giúp duy trì sự ổn định trong hoạt động Hơn nữa, doanh nghiệp cũng không chịu tác động từ sự lỗi thời về công nghệ trong sản phẩm và dịch vụ của mình, đảm bảo khả năng cạnh tranh lâu dài Đặc biệt, việc không tham gia xuất khẩu đã giúp doanh nghiệp tránh được những ảnh hưởng tiêu cực từ dịch bệnh Covid-19, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững.
1.2 Các yếu tố pháp lý
Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, do đó hoạt động theo môi trường pháp lý của Việt Nam
Cụ thể như luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 có hiệu lực từ ngày 01/07/2015 và các văn bản pháp luật có liên quan khác.
Ngành nghề sản xuất của công ty không có các quy định pháp lý đặc thù.
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp và TT 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của BTC hướng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp.
Về cơ bản công ty thực hiện tốt các quy định pháp lý.
Ngành nghề kinh doanh là phù hợp với quy định.
1.3 Các yếu tố bên ngoài khác ảnh hưởng tới DN
Các chính sách thuế của nhà nước
2 Hiểu biết về đặc điểm của DN
Ngành nghề kinh doanh bao gồm thu gom, tái sinh và sản xuất các sản phẩm từ nhựa, cùng với việc sản xuất và buôn bán máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất nhựa Ngoài ra, công ty còn quản lý trạm mạng điện hạ thế và cung cấp điện trực tiếp đến hộ tiêu dùng.
2.2 Loại hình sở hữu và bộ máy quản trị
(1) Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
(3) Hội đồng quản trị và ban giám đốc
Hội đồng quản trị Ông Phạm Thành Công Chủ tịch Ông Nguyễn Thế Cường Phó Chủ tịch Ông Ngân Văn Chuyên Phó Chủ tịch
Bà Phạm Thị Định Ủy viên Ông Phạm Hải Đăng Ủy viên
Ban Giám đốc Ông Nguyễn Thế Cường Giám đốc Ông Hoàng Xuân Phương Phó Giám đốc Ông Bùi Tiến Chi Phó Giám đốc
3 Hiểu biết về các chính sách kế toán áp dụng
Kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Đơn vị tiền tệ được sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VNĐ).
Công ty tuân thủ chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, được Bộ Tài chính ban hành vào ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Hình thức sổ: Nhật kí chung
Giá xuất bán hàng hóa: Theo phương pháp bình quân gia quyền
Các thông tin khía cạnh kinh doanh liên quan chủ yếu tới NPTKH:
Thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng
Quy mô gia công của Công ty năm nay không thay đổi nhiều so với năm trước
Công nhân chủ yếu là lao động thủ công và tay nghề cao
Phương pháp sản xuất của công ty: Công ty chia thành các xưởng sản xuất
Thủ tục kiểm soat của Công ty:
Trong các xưởng đều có quản đốc, và thủ kho theo dõi lượng hàng tiến hành gia công trong ngày, lượng hàng dở dang
Hàng ngày quản đốc sẽ phải lập kế hoạch tiến hành sản xuất và chuyển cho bộ phận kho để đề nghị xuất nguyên vật liệu
Trước khi công nhân ra khỏi cổng công ty đều phải qua bộ phận bảo vệ kiểm soát.
4 Mục tiêu, chiến lược và những rủi ro kinh doanh có liên quan
Công ty không có sự mở rộng về phân xưởng sản xuất, nhưng có sự thay đổi và tăng về quy mô sản xuất
Công ty không ngừng duy trì các hợp đồng cung cấp sản phẩm với những đối tác lớn như Canon và Honda, đồng thời tích cực tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng thị trường.
5 Các thông tin hành chính khác
Ngày đăng ký kinh doanh: 29/08/2003
Mã số doanh nghiệp: 0900218*** Địa chỉ trụ sở: Số **, Đường Kim Giang, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Rủi ro liên quan tới toàn bộ BCTC: Các khoản mục không được trình bày một cách hợp lý.
Rủi ro liên quan đến các tài khoản cụ thể như doanh thu, thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước, cũng như nợ phải thu từ khách hàng, có thể dẫn đến việc ghi nhận không đầy đủ Việc này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và làm giảm độ tin cậy của báo cáo tài chính Do đó, việc quản lý và kiểm soát các tài khoản này là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc báo cáo tài chính.
Các thủ tục kiểm toán cơ bản cho rủi ro cụ thể bao gồm việc ước tính doanh thu từ gia công hàng hóa, tính toán lại thuế liên quan, và xem xét hợp đồng bán hàng để đánh giá thời gian và phương thức thanh toán.
Bảng 2.3 GTLV của KTV thu thập thông tin về hoat động liên tục
Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
NỘI DUNG: Đánh giá khả năng hoạt động liên tục của khách hàng Tên Ngày
Người thực hiện: Trần Trung 15/02/2020
Người soát xét 1: Trần Trung 21/02/2020 Người soát xét 2: Bùi Thị Thúy 21/02/2020
Mục tiêu: Đảm bảo về tính hoạt động liên tục của ban giám đốc đối với việc lập BCTC là hợp lý
Công việc: Thu thập các chỉ số tài chính, đánh giá tính hợp lý, thu thập BCTC năm sau, phỏng vấn BGĐ
Thực hiện phỏng vấn: Ông Nguyễn Thế Cường – Giám đốc Ông Phan Bá Triều – Kế toán trưởng
Xu hướng tài chính bất lợi: Công ty không có các chỉ số tài chính xấu dưới mức bình thường.
- Công ty không có các khoản nợ đến hạn mà không có khả năng thanh toán.
Công ty chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trong sản xuất các chi tiết linh kiện nhựa kỹ thuật và đệm mút xốp PUR, khẳng định được uy tín trên thị trường nhờ vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt Triển vọng kinh doanh của chúng tôi rất khả quan, nhờ vào sự tin tưởng của khách hàng và cam kết không ngừng cải tiến.
- Công ty hiện đã góp đủ vốn và tuân thủ đầy đủ pháp luật có liên quan Công ty không liên quan đến kiện tụng.
- Không có thay đổi lớn nào về pháp luật và chính sách của nhà nước làm ảnh hưởng bất lợi đến công ty.
Kết luận: Công ty không có bất cứ sự kiện nào ảnh hưởng đến tính liên tục.
3 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty
KTV nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và các thủ tục kiểm soát liên quan đến khoản mục nợ phải thu khách hàng Dựa trên những thông tin này, KTV có thể đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế, thực hiện các thử nghiệm kiểm soát một cách hiệu quả.
Công ty TNHH ABC, một khách hàng lâu năm của CPA VIETNAM, đã được KTV tiến hành đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) dựa trên hồ sơ kế toán các năm trước Qua việc tìm hiểu, KTV xác định các vấn đề tồn tại và đã kiến nghị sửa đổi, giúp nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB, đặc biệt đối với khoản mục phát triển kinh doanh (PTKH) Đồng thời, KTV đã trao đổi trực tiếp với ban giám đốc của ABC và cung cấp bảng câu hỏi để khách hàng cập nhật những thay đổi trong năm qua, nhằm lưu trữ thông tin mới nhất vào hồ sơ kế toán năm hiện hành.
Bảng 2.4 Bảng câu hỏi đánh giá rủi ro kiểm soát và môi trường kiểm soát
Tên khách hàng: Công ty TNHH ABC
NỘI DUNG: Soát xét về thiết kế và thực hiện các kiểm soát chính Tên Ngày
Người thực hiện: Trần Trung 15/02/2020 Người soát xét 1: Trần Trung 21/02/2020 Người soát xét 2: Bùi Thị Thúy 21/02/2020
A MỤC TIÊU: Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả
B CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN:
Sai sót có thể xảy ra Mô tả kiểm soát chính (1)
KSNB đã được thiết kế phù hợp chưa
Thủ tục KSNB có được thực hiện không?
Có kiểm tra tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát không?
Mục tiêu KS (1): “Tính có thật”: Các khoản bán hàng hóa, dịch vụ, phải thu khách hàng là có thật