Lý luận chung để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp
Những khái niệm chung về Tài sản cố định 23 1.2.2 Xác định nguyên giá Tài sản cố định 25 1.2.3 Khấu hao TSCĐ 30 1.2.4 Nguyên tắc quản lý TSCĐ 35 1.2.5 Các chứng từ kế toán sử dụng 36 1.2.6 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 37 1.2.7 Hệ thống sổ và báo cáo được sử dụng 38 1.2.8 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán TSCĐ 39 1.2.9 Các hình thức kế toán46 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG GIANG
Tài sản cố định là những tư liệu lao động chủ yếu và các tài sản có giá trị lớn, đóng vai trò quan trọng trong nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh Giá trị của tài sản cố định được chuyển dịch dần dần vào giá trị của sản phẩm và dịch vụ trong quá trình sản xuất.
Tài sản cố định hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể mà doanh nghiệp sở hữu, nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Những tài sản này phải đáp ứng các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình.
Tài sản hữu hình được định nghĩa là những tài sản có kết cấu độc lập hoặc là nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau thành một hệ thống, nhằm thực hiện một hoặc nhiều chức năng nhất định Nếu thiếu bất kỳ bộ phận nào trong hệ thống này, toàn bộ hệ thống sẽ không thể hoạt động Để được công nhận là tài sản cố định (TSCĐ), tài sản đó cần thoả mãn đồng thời cả bốn tiêu chuẩn quy định.
Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó
Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách tin cậy
Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên
Theo quy định hiện hành, súc vật làm việc hoặc sản phẩm được coi là tài sản cố định hữu hình nếu từng con súc vật đáp ứng bốn tiêu chuẩn của TSCĐ Tương tự, đối với vườn cây lâu năm, từng mảnh vườn hoặc cây cũng được xem là tài sản cố định hữu hình khi thỏa mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn này.
Tài sản cố định vô hình là những tài sản không có hình thái vật chất nhưng có giá trị xác định, được doanh nghiệp nắm giữ và sử dụng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ Những tài sản này cũng có thể được cho các đối tượng khác thuê và cần tuân thủ các tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định vô hình.
Các nhãn hiệu, tên thương mại, quyền phát hành, danh sách khách hàng và các mục tương tự được hình thành trong nội bộ doanh nghiệp không được coi là tài sản cố định vô hình theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Nguyên giá của tài sản cố định (TSCĐ) là tổng hợp tất cả các chi phí mà doanh nghiệp cần chi trả để sở hữu và đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Khấu hao tài sản cố định là quá trình tính toán và phân bổ hệ thống nguyên giá của tài sản cố định vào chi phí sản xuất và kinh doanh trong suốt thời gian trích khấu hao.
Giá trị phải khấu hao của tài sản cố định (TSCĐ) được xác định bằng nguyên giá ghi trên báo cáo tài chính, sau khi trừ đi giá trị thanh lý ước tính của tài sản đó.
Thời gian sử dụng hữu ích: là thời gian mà TSCĐ phát huy được tác dụng cho sản xuất, kinh doanh được tính bằng:
Thời gian mà doanh nghiệp dự tính sử dụng TSCĐ.
Số lượng sản phẩm, hoặc các đơn vị tính tương tự mà doanh nghiệp dự tính thu được từ việc sử dụng TSCĐ.
Giá trị thanh lý là giá trị ước tính thu được khi tài sản hết thời gian sử dụng hữu ích, sau khi đã trừ chi phí thanh lý ước tính.
Giá trị hợp lý: là giá trị tài sản có thể được trao đổi giữa các bên có đầy đủ sự hiểu biết trong trao đổi ngang giá.
Giá trị còn lại của tài sản cố định được xác định bằng cách lấy nguyên giá của tài sản trừ đi số khấu hao luỹ kế hoặc giá trị hao mòn luỹ kế tính đến thời điểm báo cáo.
Giá trị có thể thu hồi là giá trị ước tính mà tài sản có thể mang lại trong tương lai từ việc sử dụng, bao gồm cả giá trị thanh lý của tài sản đó.
1.2.2 Xác định nguyên giá Tài sản cố định
Nguyên giá tài sản cố định hữu hình
Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm
Nguyên giá TSCĐ = Giá mua thực tế phải trả +
Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
Các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng
Giá mua thực tế phải trả đã trừ các khoản được chiết khấu thương mại, các khoản được giảm giá
Các chi phí liên quan đến dự án bao gồm chi phí chuẩn bị mặt bằng, chi phí vận chuyển và bốc xếp ban đầu, chi phí lắp đặt và chạy thử (trừ các khoản thu hồi về sản phẩm và phế liệu do chạy thử), chi phí chuyên gia cùng với các chi phí trực tiếp khác.
Chi phí lãi vay phát sinh khi mua sắm tài sản cố định đã hoàn thiện, tức là tài sản có thể sử dụng ngay mà không cần qua quá trình đầu tư xây dựng, sẽ không được vốn hóa vào nguyên giá tài sản cố định.
Khi mua tài sản cố định (TSCĐ) kèm theo thiết bị và phụ tùng thay thế, nguyên giá của TSCĐ sẽ được tính bằng tổng các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, sau khi đã trừ đi giá trị của thiết bị và phụ tùng thay thế.
Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm được thanh toán theo phương thức trả chậm, trả góp:
Giá mua trả tiền ngay tại thời điểm mua
Các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại)
+ Các chi phí liên quan trực tiếp
Khái quát về công ty TNHH TM và Xây dựng Hương Giang
Tổ chức bộ máy kế toán 51 2.2.2 Hình thức sổ kế toán sử dụng 54 2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính 55 2.2.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 56 2.2.5 Các chứng từ sử dụng: 57 2.2.6 Hệ thống sổ, báo cáo được sử dụng 58 2.2.7 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán TSCĐ tại Công ty 58 2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG VÀ PHƯƠNG PHÁP KHẮC PHỤC
Hình 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với cấu trúc kinh doanh của công ty, đảm bảo ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời toàn bộ tài sản Cần lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, quyết toán theo quy định Đồng thời, tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nước cho các bộ phận và cá nhân liên quan trong công ty.
Kế toán trưởng có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ chế độ quản lý và kỷ luật lao động, các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các chính sách liên quan đến người lao động.
Giám sát toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty là trách nhiệm chính, đảm bảo mọi hoạt động kinh tế phát sinh được quản lý chặt chẽ và báo cáo trực tiếp đến lãnh đạo tổng giám đốc và cấp trên.
Người hỗ trợ kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và các văn bản liên quan trước khi trình lên kế toán trưởng và giám đốc Họ cũng giúp kế toán trưởng hướng dẫn và đôn đốc các kế toán viên trong phòng, đồng thời thực hiện nhiệm vụ tổng hợp giá thành sản phẩm.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc phản ánh đầy đủ và kịp thời số lượng hiện có cũng như tình hình biến động của hàng hóa về cả giá trị và hiện vật Điều này giúp xác định chính xác giá thực tế của từng loại hàng hóa, từ đó đảm bảo kế hoạch mua sắm, dự trữ và xuất bán được thực hiện một cách hiệu quả.
Kế toán vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hàng tồn kho, đảm bảo rằng lượng vật tư luôn đủ để đáp ứng nhu cầu Khi có đơn đặt hàng từ trình dược viên, việc nhập thêm vật tư cần được thực hiện kịp thời để duy trì hoạt động hiệu quả.
Kế toán Tài sản cố định
Kế toán phản ánh, theo dõi kịp thời số hiện có, tình hình biến động của
TS, đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng đúng mục đích có hiệu quả
Phải lập hồ sơ cho mọi TS trong doanh nghiệp : biên bản giao nhận,hoá đơn mua TS, và các chứng từ khác có liên quan
Giá trị hao mòn của tài sản cần được phản ánh trong quá trình sử dụng, đồng thời tham gia lập kế hoạch sửa chữa, kiểm kê và đánh giá định kỳ tài sản khi cần thiết.
Cập nhật chứng từ kế toán thuế là việc quan trọng để phản ánh, hạch toán và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong sổ sách kế toán của công ty.
Hoàn thiện tất cả các loại giấy tờ và chứng từ cần thiết cho công tác hạch toán kế toán, bao gồm hợp đồng lao động và các loại hợp đồng khác phát sinh.
Đảm bảo lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thuế và quyết toán theo quy định, bao gồm báo cáo tài chính Cần lưu trữ chứng từ, sổ sách thuế và các báo cáo thuế để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ kế toán.
Đại diện công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết toán thuế có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế.
Theo dõi, thanh toán tiền lương, thưởng, phụ cấp, BHXH cho người lao động tại Công ty.
Kế toán vốn bằng tiền
Ghi chép hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền và ngoại tệ là cần thiết để tính toán số tồn tại quỹ và từng tài khoản ngân hàng Việc này giúp dễ dàng kiểm tra và đối chiếu thông tin tài chính vào mọi thời điểm.
Lập hồ sơ quyết toán cho hoạt động căn cứ vào biên bản nghiệm thu, quyết toán của bên giao thầu.
Cuối tháng, quý, năm cần in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi rồi đối chiếu lại với kế toán tổng hợp.
Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh (thu, chi, nhập, xuất, hoá đơn)
Hàng tháng đối chiếu công nợ chi tiết với kế toán tổng hợp
Theo dõi công nợ riêng biệt cho từng khách hàng và nhà cung cấp là rất quan trọng Cần lập kế hoạch gọi điện thu nợ từ khách hàng và báo cáo cho giám đốc về các khoản công nợ phải trả, giúp lên kế hoạch trả nợ hiệu quả.
Lập báo cáo công nợ phải thu cuối quý, năm
Lập báo cáo công nợ phải trả tổng hợp cuối quý, năm
Kết thúc kỳ báo cáo, lập bản đối chiếu công nợ có chữ ký và đóng dấu gửi cho nhà cung cấp và khách hàng Sau đó, biên bản này sẽ được giao cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ quyết toán thuế.
Lập hạn thanh toán căn cứ theo hợp đồng với nhà cung cấp nhà cung cấp.
Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết trong hợp đồng.
Và các công việc liên quan khác theo sự sắp xếp của ban quản trị.
Là người trực tiếp giữ tiền tại két của công ty Căn cứ vào các phiếu thu chi mà thủ quỹ sẽ có nhiệm vụ giữ và xuất tiền
Đồng thời bộ phận quỹ vào các sổ kế toán để theo dõi và báo với kế toán trưởng
Theo dõi các khoản thu, chi và sử dụng vốn bằng tiền tại công ty.
2.2.2 Hình thức sổ kế toán sử dụng
Về chế độ kế toán
Công ty tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, thực hiện đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước.
Về hình thức kế toán
Chế độ kế toán : Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp
Việt Nam được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Hình thức kế toán áp dụng là kế toán trên máy vi tính, sử dụng mẫu sổ và báo cáo Nhật ký chung Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12, với đơn vị tiền tệ là VNĐ.
Phương pháp tính thuế
: Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu Phương pháp khấu trừ hao
: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng
2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác kế toán TSCĐ tại Công ty
Hiện nay, công ty đang sử dụng phần mềm EXCEL để thực hiện hạch toán và quản lý kế toán Việc áp dụng các hàm trong bảng tính EXCEL giúp tổ chức lưu trữ, liên kết và tính toán dữ liệu, đồng thời lập sổ sách báo cáo hiệu quả hơn so với ghi chép bằng tay Tuy nhiên, số lượng sổ sách và thao tác với dữ liệu vẫn còn nhiều, chưa được tối ưu hóa hoàn toàn, chưa phát huy hết lợi ích của việc sử dụng máy tính trong công việc kế toán.
Sử dụng phần mềm EXCEL cho công việc hạch toán mang lại nhiều lợi ích như tính đơn giản, dễ sử dụng và chi phí thấp Phần mềm này phổ biến, thuận tiện cho việc chỉnh sửa thông tin Đặc biệt, nhân viên có trình độ chuyên môn không cao vẫn có thể sử dụng EXCEL một cách hiệu quả.
Khả năng bảo mật thông tin của phần mềm hiện tại còn thấp, dễ dẫn đến mất mát hoặc bị đánh cắp dữ liệu và dễ bị tấn công bởi virus máy tính Khi khối lượng tài sản của công ty ngày càng tăng, số lượng thông tin cần quản lý và công việc cũng trở nên rất lớn Phần mềm Excel không thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của người sử dụng, điều này gây lãng phí công sức và thời gian cho các nhà quản lý.
Cần xem xét nâng cấp hoặc thay thế hệ thống TSCĐ hiện tại dựa trên tình hình thực tế của công ty trong hiện tại và tương lai gần Phần mềm mới cần được thiết kế để đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý TSCĐ đặc thù của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 62 2.3.3 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ 63 2.3.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng 64 2.3.5 Hệ thống sổ, báo cáo được sử dụng 65 2.3.6 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán TSCĐ tại Công ty 66 CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG GIANG
- Bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty là hợp lí, đáp ứng yêu cầu quản lí về mặt tài chính – kế toán.
Mỗi kế toán viên tại công ty đều được trang bị một máy tính riêng phục vụ cho công việc Những máy tính này đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc và được kết nối với mạng nội bộ cũng như internet, đảm bảo hiệu suất làm việc cao.
Bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có cấu trúc nhỏ gọn, dẫn đến mỗi nhân viên phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ kế toán khác nhau Điều này khiến khối lượng công việc của từng nhân viên tăng lên đáng kể, ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu quả công việc chung.
Cơ sở vật chất của công ty hiện tại chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng do các thiết bị ngoại vi như máy in, máy photocopy và máy scan đã sử dụng lâu năm.
- Bộ máy kế toán: Phân chia các mảng công việc cho từng kế toán viên hợp lý hơn sao cho công tác kế toán được nhanh và hiệu quả.
Cần đề xuất với giám đốc về việc nâng cấp và thay mới các thiết bị cũ để đáp ứng nhu cầu công việc kịp thời Quy trình luân chuyển chứng từ cần được cải thiện để tăng hiệu quả làm việc.
Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) được lập đúng mẫu, đảm bảo tính hợp lý và các yếu tố pháp lý như chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ và nội dung kinh tế rõ ràng Chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ để đảm bảo hiệu lực Quá trình lập chứng từ có sự độc lập tương đối và kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau Chứng từ luân chuyển nội bộ thiết kế phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý TSCĐ của công ty Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận Quy trình luân chuyển chứng từ diễn ra linh hoạt, nhanh chóng giữa các phòng ban trên phần mềm, tối ưu hóa công việc của công ty.
Toàn bộ chứng từ được luân chuyển trên hệ thống máy tính, do đó, khi hệ thống mạng gặp sự cố hoặc máy chủ gặp vấn đề, toàn bộ quy trình sẽ bị ảnh hưởng Điều này dẫn đến việc có một độ trễ nhất định mỗi khi sự cố xảy ra.
Để đảm bảo hoạt động ổn định của hệ thống máy chủ và mạng, cần tiến hành bảo trì và bảo dưỡng thường xuyên nhằm hạn chế sự cố xảy ra Đồng thời, việc chuẩn bị các phương án linh hoạt cho quy trình và chứng từ thủ công khi có sự cố phát sinh là rất quan trọng.
2.3.4 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Ưu điểm:
Công ty đã nghiên cứu và áp dụng các tài khoản chi tiết cho từng loại tài sản cố định (TSCĐ) nhằm tính toán hao mòn, kết hợp với các tài khoản tổng hợp do Bộ Tài chính ban hành Việc này đã giúp đơn giản hóa quy trình kế toán TSCĐ.
Mặc dù kế toán TSCĐ tại Tổng công ty đã mở các tài khoản chi tiết cho từng loại TSCĐ để tính hao mòn, nhưng hệ thống tài khoản chi tiết theo từng đối tượng sử dụng TSCĐ chưa được chú trọng và xem xét đầy đủ Số lượng TSCĐ của công ty ngày càng tăng do lượng khách hàng gia tăng, buộc công ty phải đầu tư thêm vào hệ thống máy chủ Đồng thời, việc mở rộng diện tích và quy mô văn phòng cũng dẫn đến sự gia tăng số lượng hệ thống điều hòa âm trần.
Việc tách các tiểu khoản theo dõi chi tiết cho từng đối tượng và từng phòng ban sử dụng TSCĐ sẽ nâng cao độ chính xác và chi tiết trong quá trình theo dõi và hạch toán.
Tài khoản 213 – TSCĐ vô hình được tách theo từng nhóm giải pháp phần mềm:
2135: Phần mềm máy vi tính
+) 21351: phần mềm quản trị Doanh nghiệp – ERP
+) 21352: giải pháp đóng gói cho Doanh nghiệp vừa
+) 21353: giải pháp hành chính sự nghiệp
2.3.5 Hệ thống sổ, báo cáo được sử dụng Ưu điểm:
Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán TSCĐ công ty sử dụng đã phản ánh được đầy đủ sự tăng, giảm TSCĐ tại công ty.
Hệ thống báo cáo của công ty bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, trong đó khoản mục tài sản cố định được trình bày một cách hợp lý trên báo cáo tài chính.
Mặc dù kế toán đã lập các báo cáo kế toán quản trị, nhưng vẫn chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu ngày càng tăng của nhà quản trị Hơn nữa, báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý, dẫn đến việc không cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản trị, từ đó không hỗ trợ hiệu quả trong việc đưa ra các quyết định điều chỉnh cần thiết.
Phần mềm quản lý TSCĐ giúp giải quyết các vấn đề trong công tác quản lý tài sản cố định Nó tự động hóa việc tạo ra các báo cáo quản trị TSCĐ, cung cấp số liệu kịp thời cho ban giám đốc để lập kế hoạch nâng cấp và bổ sung TSCĐ, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Báo cáo kế toán quản trị không chỉ được lập định kỳ hàng quý mà còn cần được thực hiện bất cứ khi nào có yêu cầu quản lý hoặc có sự biến đổi bất thường Điều này giúp ban lãnh đạo kịp thời đưa ra quyết định trong công tác quản lý và sản xuất kinh doanh.
2.3.6 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán TSCĐ tại Công ty
Quy trình hạch toán của doanh nghiệp được tổ chức khoa học, đảm bảo phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh Điều này đáp ứng yêu cầu quản lý tài sản cố định (TSCĐ) và tuân thủ các chuẩn mực cùng thông tư mới nhất.
CHƯƠNG 3 PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀMTÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY