NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát chung về kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
1.1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại Là một phần của tài sản ngắn hạn, hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động Quản lý và sử dụng hàng hóa hiệu quả không chỉ nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn đảm bảo đáp ứng đúng quy cách và chủng loại, từ đó thỏa mãn nhu cầu thị trường.
Trong doanh nghiệp thương mại (DNTM), hàng hóa là một phần quan trọng của hàng tồn kho và là tài sản lưu động, có tác động trực tiếp đến lợi nhuận Do đó, việc theo dõi và quản lý số lượng cũng như chất lượng hàng hóa là rất cần thiết Lợi nhuận là mối quan tâm hàng đầu của các DNTM; vì vậy, bất kỳ biến động nhỏ nào về giá cả hàng hóa trên thị trường, cũng như các yếu tố khách quan và chủ quan khác, đều có thể ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Kế toán hàng hóa là công cụ quan trọng trong quản lý hàng hóa, giúp kiểm soát, ngăn ngừa thất thoát và lãng phí trong các khâu như dự trữ, sử dụng và thu hồi Nó đảm bảo cung cấp hàng hóa đầy đủ, kịp thời và đồng bộ cho hoạt động kinh doanh Thông qua kế toán hàng hóa, lãnh đạo doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình tồn kho, từ đó chỉ đạo hiệu quả tiến độ sản xuất và kinh doanh Việc hạch toán hàng hóa cần phải chính xác, kịp thời và đầy đủ trong việc ghi nhận tình hình thu mua cũng như nhập xuất hàng hóa.
Việc tổ chức hạch toán hàng hóa trong doanh nghiệp là rất quan trọng, vì nó tạo nền tảng vững chắc cho việc đạt được mục tiêu lợi nhuận.
1.1.2 Khái niệm và đặc điểm hàng hóa trong doanh nghiệp
Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, được mua vào và bán ra nhằm mục tiêu tạo ra lợi nhuận.
Để quản lý hàng hóa hiệu quả trong kinh doanh, cần theo dõi thường xuyên tình hình nhập, xuất và tồn kho Việc này bao gồm việc kiểm soát số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị của hàng hóa, bởi chúng thường xuyên biến động và đa dạng.
Hàng hóa trên thị trường hiện nay rất đa dạng và phong phú, với xu hướng sản xuất không ngừng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao Công ty luôn nỗ lực điều chỉnh và phát triển sản phẩm nhằm phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH thì hàng hóa rất đa dạng về chủng loại
Hàng hóa sở hữu các đặc tính lý, hóa và sinh học đa dạng, và những đặc điểm này ảnh hưởng đáng kể đến quy trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ của từng loại hàng hóa.
Trong quá trình lưu thông, hàng hóa chuyển nhượng quyền sở hữu nhưng chưa được sử dụng Chỉ khi kết thúc lưu thông, hàng hóa mới được đưa vào sử dụng để phục vụ nhu cầu tiêu dùng hoặc sản xuất.
Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, với quy trình lưu chuyển hàng hóa bao gồm mua nhập, dự trữ, bảo quản và bán hàng Đây là các nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong doanh nghiệp thương mại (DNTM) Vốn dự trữ hàng hóa thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp.
Sau mỗi chu kỳ sản xuất, vốn lưu động chuyển đổi từ tiền tệ sang hàng hóa và ngược lại, phản ánh sự vận động của hàng hóa trong doanh nghiệp Để tăng tốc độ lưu chuyển vốn kinh doanh, cần phải kết hợp hiệu quả giữa dự trữ và tiêu thụ hàng hóa.
Hàng hóa đa dạng và phong phú đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế toán hiệu quả để tối ưu hóa vòng quay vốn Chỉ khi thực hiện được điều này, doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt.
1.1.3 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
Trong bối cảnh kinh tế phát triển đa dạng và cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp thương mại cần phải hoạt động hiệu quả để tồn tại và phát triển Một giải pháp tối ưu cho vấn đề này là chú trọng vào công tác quản lý hàng hóa một cách hiệu quả nhất.
1.1.3.1 Yêu cầu quản lý công tác kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu và sự tồn tại của doanh nghiệp Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục và không bị gián đoạn, các doanh nghiệp cần có một lượng hàng hóa dự trữ nhất định Tuy nhiên, lượng hàng hóa này thường xuyên biến động do các hoạt động kinh tế tài chính trong quá trình mua bán Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch mua hàng và tiêu thụ cụ thể, phù hợp với quy trình hoạt động và đảm bảo hiệu quả Để đáp ứng yêu cầu quản lý, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc cần thiết để duy trì sự ổn định trong hoạt động hàng hóa.
Kiểm tra và giám sát quá trình mua hàng là rất quan trọng để đảm bảo chủng loại, số lượng, quy cách và giá cả hàng hóa phù hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu mà còn tăng cường hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Nội dung cơ bản của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
1.2.1 Các nguyên tắc cơ bản và chuẩn mực chi phối đến kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp
Các nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu rằng các chính sách và phương pháp kế toán hàng hóa mà doanh nghiệp đã lựa chọn cần phải được áp dụng một cách đồng nhất trong suốt ít nhất một kỳ kế toán năm.
Nguyên tắc thận trọng yêu cầu lập các khoản dự phòng hàng hóa tồn kho theo đúng quy định, không được ghi nhận cao hơn giá trị thực tế có thể thực hiện Do các tổn thất đã xảy ra hoặc có khả năng xảy ra, cần thiết phải trích lập dự phòng vào chi phí để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí thực tế, đồng thời đảm bảo tính đúng kỳ của chi phí.
Nguyên tắc giá gốc yêu cầu hàng hóa phải được kế toán theo giá gốc, tức là giá trị mà doanh nghiệp đã chi trả hoặc giá trị hợp lý tại thời điểm ghi nhận Giá gốc này không được điều chỉnh trừ khi có quy định khác trong các chuẩn mực kế toán cụ thể.
Hàng hóa là 1 bộ phận của Hàng tồn kho Do đó, kế toán hàng hóa phải tuân thủ theo Chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho”
1.2.2 Phân loại và đánh giá hàng hóa trong doanh nghiệp
Trong các doanh nghiệp, hàng hóa có sự đa dạng lớn với nhiều vai trò, công dụng và tính năng lý hóa khác nhau Để quản lý hàng hóa hiệu quả, các doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp phân loại khác nhau.
Theo tính chất thương phẩm và đặc trưng kỹ thuật, hàng hóa được phân loại theo từng ngành hàng, với mỗi ngành hàng bao gồm nhiều nhóm hàng, và mỗi nhóm hàng lại có nhiều mặt hàng khác nhau Hàng hóa bao gồm các ngành hàng đa dạng.
- Hàng kim khí điện máy
- Hàng dệt may, bông vải sợi
- Hàng gốm sứ, thủy tinh
- Hàng rượu bia, thuốc lá
Theo nguồn gốc sản xuất hàng hóa được phân loại gồm:
Theo nguồn gốc hình thành, hàng hóa được phân thành:
- Hàng mua từ bên ngoài: là hàng hóa được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
Hàng mua nội bộ là hàng hóa mà doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong cùng hệ thống tổ chức của mình, bao gồm việc mua sắm giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty hoặc tổng công ty.
- Hàng hóa tự sản xuất, gia công: là hàng hóa được gia công sản xuất tạo thành.
- Hàng hóa được nhập từ các nguồn khác như: hàng hóa được nhập từ liên doanh, liên hết, được biếu tặng
Theo yêu cầu sử dụng, hàng hóa được phân ra làm:
Hàng hóa phục vụ cho kinh doanh thể hiện giá trị của hàng tồn kho được quản lý hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
- Hàng hóa chưa cần sử dụng: phản ánh hàng hóa được dự trữ ở mức cao hơn.
- Hàng tồn kho không cần sử dụng: phản ánh giá trị hàng hóa kém hoặc mất phẩm chất không được daonh nghiệp sử dụng cho mục đích kinh doanh.
Theo địa điểm bảo quản, hàng hóa được chia thành:
- Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp: phản ánh hàng hóa đang được bảo quản tại doanh nghiệp như trong kho, trong quầy.
Hàng hóa tồn kho bên ngoài doanh nghiệp là những sản phẩm được lưu trữ tại các tổ chức, cá nhân hoặc đơn vị ngoài công ty, bao gồm hàng hóa gửi đi bán và hàng hóa đang trong quá trình vận chuyển Việc quản lý hàng tồn kho này rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
Nguyên tắc giá gốc (cost principle) là một trong những nguyên tắc cơ bản trong đánh giá hàng hóa theo chuẩn mực 02 về hàng tồn kho Giá gốc được xác định là trị giá vốn thực tế của hàng hóa, bao gồm toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã chi ra để có được hàng hóa ở trạng thái và địa điểm hiện tại.
- Giá gốc tại thời điểm mua: là trị giá thực tế phải thanh toán với người bán
Giá gốc tại thời điểm nhập kho được xác định là giá mua thực tế, bao gồm tất cả chi phí liên quan đến quá trình thu mua cho đến khi hàng hóa được kiểm nhận và nhập kho, cũng như các loại thuế và phí khác (nếu có).
- Nếu hàng mua phải qua sơ chế để bán thì giá vốn thực tế còn bao gồm cả chi phí gia công chế biến.
Đánh giá hàng hóa nhập kho:
Hàng hóa nhập kho được đánh giá bằng trị giá vốn thực tế nhập kho của hàng hóa, được xác định theo từng nguồn nhập:
- Đối với hàng hóa nhập kho do mua ngoài:
Giá trị thực tế nhập kho được tính bằng tổng giá mua ghi trên hóa đơn, chi phí thu mua và các khoản thuế không được hoàn lại, sau đó trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua và giá trị hàng mua bị trả lại.
Khi hàng hóa được nhập khẩu từ nước ngoài, thuế nhập khẩu sẽ được tính vào giá trị nhập Đồng thời, thuế giá trị gia tăng (GTGT) cũng sẽ được tính vào giá nhập nếu doanh nghiệp không thuộc diện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT.
- Đối với hàng hóa tự chế biến:
Giá trị thực tế nhập kho = Giá thực tế của hàng hóa xuất gia công chế biến + Chi phí nhân công chế biển
- Đối với hàng hóa thuê ngoài gia công chế biển
Giá trị thực tế nhập kho được xác định bằng tổng giá thực tế hàng hóa xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển và bốc xếp, cùng với chi phí thuê ngoài cho chế biến.
- Đối với hàng hóa được biếu tặng:
Giá trị thực tế nhập kho = Giá thực tế được xác định theo thời giá thị trường
Đánh giá hàng hóa xuất kho dựa vào giá vốn hàng hóa xuất kho, trong đó giá vốn thực tế được hạch toán theo giá mua và chi phí mua Kế toán cần theo dõi trị giá mua thực tế cho từng lần nhập, và các khoản chi phí mua thực tế sẽ được hạch toán riêng để tính toán phân bổ cho hàng hóa xuất kho vào cuối tháng Để xác định trị giá vốn của hàng hóa xuất kho, cần thực hiện các bước cụ thể trong quy trình hạch toán.
Để tính trị giá mua của hàng hóa xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: phương pháp đích danh, phương pháp bình quân, phương pháp nhập trước xuất trước, hoặc phương pháp nhập sau xuất trước, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.
Hệ thống sổ kế toán và trình bày thông tin trên báo cáo tài chính 31 1 Hệ thống sổ kế toán
1.3.1 Hệ thống sổ kế toán
1.3.1.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung: a Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi chép vào sổ nhật ký theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc định khoản kế toán của các nghiệp vụ, từ đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký để thực hiện các ghi chép kế toán tiếp theo.
Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
- Điều kiện áp dụng: áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, dịch vụ, thương mại có quy mô vừa và nhỏ.
- Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
+ Số Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, các số liệu từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán tương ứng.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Số Nhật ký đặc biệt
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Để thực hiện báo cáo tài chính hợp lệ, nếu đơn vị có mở sổ và thẻ kế toán chi tiết, cần ghi chép vào sổ Nhật ký chung trước, sau đó tiến hành ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
Khi đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt, hàng ngày cần ghi chép các nghiệp vụ phát sinh dựa trên chứng từ liên quan vào sổ tương ứng Định kỳ hoặc vào cuối tháng, tùy theo khối lượng nghiệp vụ, cần tổng hợp số liệu từ từng sổ Nhật ký đặc biệt và ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, đồng thời loại trừ các số liệu trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt.
Cuối mỗi tháng, quý và năm, cần tổng hợp số liệu từ Sổ cái để lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi kiểm tra và đối chiếu, số liệu trên Sổ cái phải khớp với Bảng tổng hợp chi tiết, từ đó phục vụ cho việc lập Báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và Có trên sổ Nhật ký chung, sau khi đã loại trừ các số trùng lặp từ các sổ nhật ký đặc biệt trong cùng kỳ.
1.3.1.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái a Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái:
Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ cái là quá trình ghi nhận tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dựa trên chứng từ kế toán vào một sổ tổng hợp duy nhất theo trình tự thời gian Kế toán có thể sử dụng dữ liệu từ bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại để hỗ trợ việc ghi chép vào sổ Nhật ký- Sổ cái.
- Điều kiện áp dụng: chỉ sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, nhỏ và sử dụng ít các tài khoản kế toán khi hạch toán.
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ chủ yếu sau:+ Nhật ký – Sổ cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Hằng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra để ghi sổ Đầu tiên, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ cái Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp sẽ được ghi trên một dòng ở cả hai phần này Bảng tổng hợp được lập cho những chứng từ giống nhau như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, thường phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ cái, các chứng từ và bảng tổng hợp sẽ được sử dụng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào sổ Nhật ký và Sổ cái, cộng số liệu ở cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của Sổ cái để ghi vào dòng tổng kết cuối tháng Dựa vào số phát sinh của tháng trước và tháng này, kế toán tính số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Từ số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng, kế toán xác định số dư cuối tháng (cuối quý) cho từng tài khoản trên Nhật ký- Sổ cái.
- Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký- Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tổng số tiền trong cột "phát sinh" ở phần Nhật ký được tính bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản Đồng thời, tổng số dư Nợ của các tài khoản cũng phải bằng tổng số dư Có của các tài khoản.
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần được khóa sổ để tổng hợp số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính số dư cuối tháng cho từng đối tượng Dựa vào số liệu khóa sổ, lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản và đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có cùng số dư trên sổ Nhật ký - Sổ cái Sau khi kiểm tra, nếu số liệu khớp nhau, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
1.3.1.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ a Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận trên chứng từ kế toán Các chứng từ này cần được phân loại và ghi vào sổ đăng ký theo trình tự thời gian, đồng thời được cập nhật vào sổ cái dựa trên nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế.
Điều kiện áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nơi có sự tham gia của nhiều lao động kế toán và sử dụng nhiều tài khoản kế toán trong quá trình hạch toán.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Số quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Hằng ngày, kế toán lập Chứng từ ghi sổ dựa trên các chứng từ kế toán đã được kiểm tra hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ này là căn cứ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được sử dụng để ghi vào Sổ cái Các chứng từ kế toán sau khi lập Chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần khóa sổ để tổng hợp số tiền của các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Điều này bao gồm việc tính toán Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản.
Sổ cái Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đôi số phát sinh.
Sau khi đối chiếu và xác nhận, số liệu trong Sổ cái cần phải khớp với Bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ và thẻ kế toán Điều này là cần thiết để đảm bảo tính chính xác của số liệu được sử dụng trong việc lập Báo cáo tài chính.
Kế toán hàng hóa trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán
1.4.1.1 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên phần mềm Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
Các loại sổ trong hình thức kế toán máy tính được xác định bởi phần mềm kế toán sử dụng, tuy nhiên, chúng không hoàn toàn giống với các mẫu sổ kế toán ghi tay.
1.4.1.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên phần mềm
Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên phần mềm
Ghi chú: Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có Dữ liệu sau đó được nhập vào máy tính thông qua các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm, thông tin sẽ tự động được cập nhật vào sổ kế toán tổng hợp như Số cái hoặc Nhật ký - Sổ cái, cùng với các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính (BCTC) Quá trình này bao gồm việc đối chiếu giữa các số liệu tổng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo.
SỔ KẾ TOÁN + Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 156 + Sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa,…
Báo cáo kế toán quản trị được thực hiện tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã nhập trong kỳ Kế toán viên có khả năng kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán với báo cáo tài chính theo quy định Vào cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp cùng với sổ kế toán chi tiết sẽ được in ra, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Chương 1 của luận văn đã khái quát cho chúng ta những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán hàng hóa tại các doanh nghiệp thương mại Qua đó, chương
Kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, vì vậy cần tổ chức một cách hợp lý và khoa học để tối ưu hóa hiệu quả cho công ty Nội dung trong chương 1 sẽ là nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng hóa tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH trong các chương tiếp theo.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ VÀ CÔNG NGHỆ MVTECH
Tổng quan về “Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH”
Giới thiệu chung về công ty:
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH
- Tên giao dịch: MVTECH E&T.,JSC
- Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 6, tòa nhà MD Complex, số 68 phố Nguyễn Cơ Thạch, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội
- Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng (10 tỷ đồng)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0107619219 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp 02/11/2016
- Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/11/2016
- Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Ngọc Minh
- Địa chỉ: Số nhà 43, ngách 55, ngõ 230 đường Mễ Trì Thượng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm
Quá trình hình thành và phát triển công ty:
Công ty Cổ phần thiết bị và công nghệ MVTECH được thành lập vào năm 2016, với mục tiêu đáp ứng nhu cầu thị trường về máy móc, thiết bị và phụ tùng máy.
Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Và Công Nghệ MVTECH đã hoàn tất các điều kiện cần thiết để đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật hiện hành Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cấp giấy phép đăng ký kinh doanh cho công ty với mã số thuế 0107619219, có hiệu lực từ ngày 02/11/2016, và công ty chính thức bắt đầu hoạt động từ ngày 01/11/2016.
Sau gần 4 năm hoạt động, Công ty Cổ phần Thiết bị và Công Nghệ MVTECH đã xây dựng được sự tin tưởng từ khách hàng tại Hà Nội và khẳng định uy tín trong ngành Sản phẩm của công ty được lựa chọn cho nhiều công trình trọng điểm của các Tập đoàn, Tổng công ty nhà nước và nhà thầu quốc tế tại Việt Nam Với chiến lược kinh doanh đúng đắn và chính sách đào tạo nhân viên hợp lý, MVTECH đã trưởng thành vượt bậc, nâng cao vị thế và uy tín trên thị trường Công ty luôn hoàn thành các mục tiêu kế hoạch và thực hiện tốt nghĩa vụ với Ngân sách nhà nước.
Với triết lý kinh doanh chú trọng "chữ tín" và cam kết mang đến chất lượng dịch vụ hàng đầu, công ty luôn nỗ lực đồng hành cùng khách hàng trên con đường đạt được thành công.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh
Công ty phải đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ sau.
- Quản lý và sử dụng vốn đúng với chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính kinh doanh có lãi
Để đạt được lợi nhuận tối đa, doanh nghiệp cần nắm bắt khả năng kinh doanh và nhu cầu tiêu dùng của thị trường, từ đó triển khai các biện pháp hiệu quả nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng.
Chấp hành và thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước trong hoạt động sản xuất kinh doanh là điều cần thiết để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động.
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, môi trường kinh doanh trở nên phức tạp và cạnh tranh gay gắt Các doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh quyết liệt và đều có quyền bình đẳng trước pháp luật Để đạt được thành công và lợi nhuận trong thương trường, các công ty cần phải khéo léo, linh hoạt trong quyết định kinh doanh và phát huy tối đa tiềm năng sẵn có của mình.
Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH chuyên cung cấp vật tư, hóa chất, máy móc và thiết bị cho các ngành công nghiệp cơ khí, tự động hóa và in ấn Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Kết quả kinh doanh gần đây:
BẢNG: KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM 2019
Chỉ tiêu Số cuối năm Số đầu năm Chênh lệch
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 245,879,000 279,675,865 -33,796,865 -12.08%
3 Doanh thu thuần về BH và CCDV 18,288,885,190 16,319,246,085 1,969,639,105 12.07%
5 Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 4,630,452,758 4,251,436,550 379,016,208 8.92%
8 Chi phí quản lý kinh doanh 3,328,987,992 3,392,675,677 -63,687,685 -1.88%
9 Lợi nhuận thuần từ hđ
Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2019 rất hiệu quả, các chỉ tiêu đều có sự tăng/giảm tích cực Cụ thể:
• Doanh thu BH và CCDV năm 2019 tăng 11,66% so với năm
• Các khoản giảm trừ Doanh thu giảm 12,08% (tương ứng 33,796,865 đồng)
Doanh thu tài chính tăng nhanh hơn chi phí tài chính cho thấy công ty đang hoạt động hiệu quả trong lĩnh vực này.
• Chi phí quản lý kinh doanh giảm nhẹ 1,88% chứng tỏ công ty có công tác quản lý chi phí tốt, có hiệu quả
Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2019 đạt 1,291,062,512 đồng, tăng 40,21% so với năm 2018, cho thấy tình hình kinh doanh của công ty rất khả quan và hiệu quả.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty
- Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH hiện có 19 nhân viên trong đó gồm 5 cán bộ quản lý.
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, với mối quan hệ hỗ trợ lẫn nhau giữa ban lãnh đạo và các phòng ban, tạo nên sự phối hợp hiệu quả trong hoạt động.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Chức năng của các phòng ban:
- Giám đốc: Là người điều hành cao nhất trong công ty và là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty, quyết định quản lý
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành toàn bộ hoạt động của công ty Giám đốc công ty được ủy quyền ký kết các hợp đồng kinh tế và thiết lập quan hệ giao dịch với các cơ quan liên quan.
Xây dựng một hệ thống tổ chức kế toán thống kê hoàn chỉnh cho toàn đơn vị là cần thiết để đáp ứng yêu cầu kinh doanh và tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành Hệ thống này phải đảm bảo ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác và trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của chế độ kế toán.
+ Phát hiện và phản ánh kịp thời những vi phạm tài sản, vi phạm chế độ thu chi tài chính.
+ Cung cấp kịp thời, chính xác số liệu tài chính cho giám đốc để lập kế hoạch đúng đắn cho sản xuất kinh doanh.
+ Thực hiện chức năng kinh doanh và tiếp thị để phát triển thị phần của công ty
Phân tích hoạt động kinh doanh và thị trường là rất quan trọng để hiểu rõ nhu cầu của khách hàng Tiếp nhận, giải quyết và kiểm tra các yêu cầu của khách hàng giúp nâng cao chất lượng dịch vụ Đồng thời, việc lập báo cáo về hợp đồng và đơn đặt hàng cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và theo dõi tiến độ công việc.
+ Tiếp nhận và xứ lý các đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán
+ Có nhiệm vụ lập hóa đơn khi hàng được bán,
Bộ phận kho có nhiệm vụ thống kê và theo dõi lượng hàng nhập, xuất và tồn kho Họ đảm bảo quản lý và bảo quản hàng hóa một cách hiệu quả, nhằm duy trì số lượng và giá trị của hàng hóa trong kho.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại “Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH”
2.2.1 Đặc điểm, yêu cầu quản lý của kế toán hàng hóa tại công ty
Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH chuyên cung cấp dịch vụ thương mại, chủ yếu tập trung vào bán buôn nhưng hoạt động trên nhiều lĩnh vực như cơ khí, tự động hóa và in ấn Sản phẩm của công ty rất phong phú và đa dạng, bao gồm vật tư, hàng hóa và máy móc phục vụ cho các ngành công nghiệp khác nhau.
Công ty cung ứng hàng hóa từ hai nguồn chính: mua trong nước và nhập khẩu Trong đó, hàng hóa mua trong nước chiếm ưu thế, chủ yếu bao gồm các hóa chất và dụng cụ đơn giản, không yêu cầu kỹ thuật cao Ngược lại, hàng nhập khẩu chủ yếu là máy móc và thiết bị có công nghệ tiên tiến.
Công ty chuyên xuất hàng hóa theo các đơn hàng đã được đặt trước, chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp trong ngành in ấn.
Hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và mục tiêu của doanh nghiệp thương mại, đặc biệt là tại Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH, nơi có sự đa dạng về chủng loại hàng hóa Để hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, công ty cần duy trì một lượng dự trữ hàng hóa nhất định, mặc dù lượng hàng hóa này có thể biến động do các hoạt động tài chính trong mua bán Do đó, việc xây dựng kế hoạch mua-bán hàng cụ thể là cần thiết để đảm bảo hàng hóa được quản lý phù hợp, từ đó đảm bảo hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH luôn ổn định.
2.2.2 Phân loại và đánh giá hàng hóa tại “Công ty Cổ phần Thiết bị và
2.2.2.1 Phân loại: Để quản lý hàng hóa một cách có hiệu quả, Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH tiến hành phân loại hàng hóa theo nhiều cách khác nhau.
- Theo ngành hàng, hàng hóa tại công ty được phân thành các loại như sau:
+ Hàng vật tư thiết bị
+ Hàng kim khí điện máy
- Theo nguồn gốc hình thành, hàng hóa được chia làm:
+ Hàng hóa mua từ bên ngoài: là hàng hóa được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp
+ Hàng hóa được nhập từ các nguồn khác: hàng hóa được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng hóa được biếu tặng.
- Theo yêu cầu sử dụng, hàng hóa được phân thành 2 loại:
+ Hàng hóa sử dụng cho kinh doanh: phản ánh hàng hóa được dự trữ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bình thường.
Hàng hóa phục vụ cho các phòng ban trong công ty là những sản phẩm được dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu của cán bộ công nhân viên Những hàng hóa này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả và liên tục của các phòng ban trong doanh nghiệp.
Theo chuẩn mực kế toán Việt nam số 02 (VAS 02)
Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, thì cần phải tính toán theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
Hàng hóa, một chỉ tiêu quan trọng của hàng tồn kho trong doanh nghiệp, được xác định theo nguyên tắc giá gốc Việc đánh giá hàng hóa nhập kho là một yếu tố cần thiết để quản lý hiệu quả tài sản và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- Hàng hóa mua từ bên ngoài:
Giá thực tế hàng hóa nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn của người bán + Chi phí thu mua thực tế- Các khoản giảm giá, CKTM
Giá ghi trên hóa đơn người bán là giá chưa thuế
Chi phí thu mua thực tế gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ,…
- Hàng hóa biếu tặng, góp vốn :
Giá trị thực tế nhập kho = Giá thực tế được xác định theo thời giá thị trường
Theo HĐ GTGT số 00897 ngày 19/03/2019, Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH đã mua 4500 cái Dao tiện hợp kim từ Công ty Cổ phần Thương mại Thiên Minh với tổng giá trị 45.000.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10% Hàng hóa được giao tận kho của công ty, và chi phí vận chuyển đã được tính vào giá mua.
Vậy trị giá thực tế nhập kho của hàng hóa này là 45.000.000 đồng
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Ngày 19 tháng 03 năm 2019
Ký hiệu: 01AA/14P Số: 00897 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần Thương mại Thiên Minh
Mã số thuế: 3108329768 Địa chỉ: 201 Bà Triệu
Số tài khoản: 0203000412- VCB chi nhánh Ba Đình
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Lâm
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH
Mã số thuế: 0107619219 Địa chỉ: T6- MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, HN Hình thức thanh toán: Chuyển khoản
Số tài khoản:0301434877 – VCB chi nhánh Mỹ Đình.
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Dao tiện hợp kim cái 4500 10.000 45.000.000
45.000.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 4.500.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 49.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi chín triệu năm trăm nghìn đồng
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên) b) c) Đánh giá hàng hóa xuất kho:
Kế toán áp dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn để tính giá hàng hóa xuất kho Hàng hóa xuất kho được tính như sau:
Vào ngày 25 tháng 03 năm 2019, Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH đã xuất kho 6.500 cái dao tiện hợp kim cho Công ty TNHH Hồng Hà.
Tồn đầu kỳ (01/03/2019) : Số lượng 1500 hộp, Thành tiền: 14.700.000 VNĐ
Ngày 09/08/2019, nhập 1000 cái, thành tiền: 10.320.000 VNĐ
Ngày 19/03/2019, nhập 4500 cái, Thành tiền: 45.000.000 VNĐ Đơn giá thực tế bình quân 1 hộp mực là:
Trị giá hàng xuất kho ngày 25/03/2019 là:
Vậy, trị giá xuất kho ngày 25/03/2019 cho 6500 cái Dao tiện hợp kim, xuất cho Công ty TNHH Hồng Hà là: 65.018.590 đồng
2.2.3 Thủ tục nhập, xuất kho hàng hóa tại “Công ty Cổ phần Thiết bị và
Công nghệ MVTECH đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán hàng hóa Để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả, cần áp dụng phương pháp chứng từ kế toán để phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập và xuất hàng hóa.
2.2.3.1 Thủ tục nhập kho hàng hóa:
Quản lý hàng hóa nhập kho là yếu tố quan trọng giúp công ty duy trì nguồn cung và đánh giá chi phí đầu vào Do đó, việc lưu giữ đầy đủ các chứng từ hóa đơn theo quy định hiện hành là cần thiết Các chứng từ này bao gồm những tài liệu cần thiết cho việc nhập hàng hóa.
Khi hàng hóa được nhập kho, công ty sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của hóa đơn, đồng thời kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Phiếu nhập kho sẽ được lập khi có đủ chữ ký của các bên liên quan và được lập thành 3 liên.
- Một liên: Lưu tại cuống
- Một liên: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
- Một liên: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ.
Khi thực hiện nhập kho, thủ kho cần ký vào phiếu nhập để ghi nhận vào thẻ kho Phiếu nhập kho bao gồm cả số lượng và giá trị, tuy nhiên, khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chỉ cần ghi nhận chỉ tiêu số lượng.
Quy trình nhập kho hàng hóa tại Công ty như sau:
Sơ đồ 2.5: Quy trình nhập kho hàng hóa
Vào ngày 10/08/2019, theo hóa đơn GTGT số 00445, Công ty đã nhập kho 50 máy in màu Laser mini từ Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Thanh Thanh Bình với tổng giá trị 91.250.000 đồng, chưa bao gồm thuế GTGT 10% Công ty chưa thực hiện thanh toán, và hàng hóa đã được giao tận kho, chi phí vận chuyển đã được tính vào giá mua hàng.
Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao người mua Ngày 10 tháng 08 năm 2019
Ký hiệu: 01AA/14P Số: 00445 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Thanh Thanh Bình
Mã số thuế: 2500468216 Địa chỉ: 337 Khuất Duy Tiến Điện thoại:
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Đình Tâm
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH
Mã số thuế: 0107619219 Địa chỉ: T6- MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Hình thức thanh toán: TM/ CK
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy in màu Laser mini cái 50 1.825.000 91.250.000
91.250.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 9.125.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 100.375.000
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm triệu ba trăm bảy mươi năm nghìn
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Công ty CP Thiết bị và Công nghệ MVTECH
T6- MD Complex, 68 Nguyễn Cơ Thạch, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm,
(Ban hành theo TT số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016)
Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 00445 ngày 20 tháng 8 năm 2019 của Công ty TNHH Dịch vụ và Thương mại Thanh Thanh Bình
Đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng hóa tại “Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH”
Sau gần 4 năm hoạt động, Công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và đạt được tốc độ tăng trưởng nhanh chóng nhờ vào chiến lược kinh doanh nhạy bén và sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Trong bối cảnh kinh tế thị trường hiện nay, Công ty đã khẳng định được tính độc lập và tự chủ trong kinh doanh, đồng thời khai thác hiệu quả nội lực và tiềm năng sẵn có.
Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH có cơ cấu tổ chức quản lý hành chính gọn nhẹ và hợp lý, với các phòng ban được phân định chức năng và nhiệm vụ cụ thể, giúp phân chia công việc một cách rõ ràng.
- Bộ máy kế toán được bố trí khoa học phù hợp với yêu cầu của công ty và chuyên môn của mỗi người.
Phòng kế toán của công ty được trang bị hệ thống máy tính hiện đại, đáp ứng tốt các yêu cầu hạch toán Việc tổ chức hạch toán đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa các bộ phận.
- Sổ sách kế toán được lập một cách hệ thống, phản ánh một cách trung thực hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu.
- Công ty áp dụng bộ sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và phương pháp kê khai thường xuyên.
Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng trong hạch toán ban đầu đáp ứng đầy đủ nhu cầu kinh tế và tính pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh Tất cả thông tin liên quan đến các nghiệp vụ này đều được ghi chép một cách chính xác và đầy đủ vào chứng từ, giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết.
Hệ thống TK sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên trong kế toán hàng hóa và hàng tồn kho, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Phương pháp này cho phép theo dõi liên tục tình hình nhập, xuất và tồn kho, giúp công ty quản lý hàng hóa hiệu quả hơn, đảm bảo cung cấp hàng hóa hợp lý và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục, tránh tình trạng ứ đọng hàng hóa trong kho.
Quy trình hạch toán các nghiệp vụ trong công ty thường đơn giản và phổ biến, do đó, nó tuân thủ các quy định của Chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường, lãnh đạo công ty đã triển khai nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả để vượt qua khó khăn Việc nhận thức đúng đắn về quy luật của thị trường và áp dụng sáng tạo vào thực tiễn đã giúp nâng cao hiệu quả quản lý Do đó, vai trò của kế toán, đặc biệt là kế toán hàng hóa, ngày càng được chú trọng trong công tác quản lý của công ty.
Trong quản lý và hạch toán kinh tế, công ty đã không ngừng củng cố và hoàn thiện công tác kế toán, biến nó thành công cụ quan trọng cho việc quản lý Để đạt được điều này, công ty đã chú trọng xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ quản lý có tinh thần trách nhiệm cao.
Trong bối cảnh đổi mới hiện nay, hạch toán kế toán hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một mô hình kế toán gọn nhẹ, năng động và gắn liền với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển mà còn hỗ trợ tái sản xuất mở rộng và cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên Đồng thời, đây cũng là điều kiện cần thiết để công ty thực hiện nghĩa vụ với nhà nước và các ngành liên quan.
Trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, công ty đã nhanh chóng áp dụng phần mềm kế toán MISA, trang bị hệ thống máy tính tại văn phòng và các cơ sở Sự kết nối Internet đã giúp thu thập và cung cấp thông tin bên ngoài hiệu quả hơn Nhờ đó, khối lượng công việc kế toán thủ công được giảm thiểu đáng kể, đảm bảo thông tin được cung cấp nhanh chóng, đầy đủ và kịp thời.
Bộ máy kế toán của công ty đã đáp ứng hiệu quả yêu cầu hạch toán và cung cấp thông tin chính xác về tình hình sử dụng và xử lý dữ liệu kế toán Việc mở sổ kế toán và ghi chép kịp thời giúp cung cấp thông tin đầy đủ cho các nhà quản lý, đồng thời giảm thiểu công việc trùng lặp giữa các bộ phận kế toán Nhờ sự nỗ lực không ngừng, bộ phận kế toán hàng hóa luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Mặc dù khối lượng nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa lớn và số liệu chứng từ phong phú, công tác quản lý nghiệp vụ này vẫn được thực hiện một cách chi tiết và chặt chẽ cho từng lần nhập xuất.
Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này rất quan trọng để đánh giá giá trị thực của tài sản Đặc biệt, đối với công ty có lượng hàng hóa lớn và đa dạng, việc lập dự phòng giảm giá càng cần thiết để quản lý tài sản hiệu quả.
Công ty chưa chú trọng đến việc kiểm kê hàng hóa tồn kho
Công ty Cổ phần Thiết bị và Công Nghệ MVTECH hoạt động trong lĩnh vực thương mại với đa dạng hàng hóa Tuy nhiên, do hàng hóa chủ yếu được đặt theo đơn hàng của khách hàng, công ty chưa chú trọng đến việc kiểm kê hàng hóa Điều này có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa, ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình kinh doanh của công ty.
Về việc luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ giữa phòng kinh doanh, kế toán và thủ kho diễn ra thường xuyên nhưng thiếu biên bản giao nhận, dẫn đến nguy cơ mất mát chứng từ Khi sự cố xảy ra, không thể quy trách nhiệm cho ai, gây ra tình trạng thiếu trách nhiệm và quản lý chứng từ lỏng lẻo.
Công ty vẫn chú trọng đến kế toán quản trị
Yêu cầu, nguyên tắc hoàn thiện công tác kế toán tại “Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH”
Thiết bị và Công nghệ MVTECH”
Kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán hàng hóa, đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh và cần được hoàn thiện liên tục Tuy nhiên, công việc kế toán thường xuyên thay đổi theo đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và chính sách quản lý tài chính mới của nhà nước Do đó, tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải đáp ứng các nhu cầu thay đổi này để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Tôn trọng các nguyên tắc, chế độ và chuẩn mực kế toán do Bộ Tài chính ban hành là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý và điều hành thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp kế toán khác nhau, nhưng việc tuân thủ đúng chế độ và chuẩn mực kế toán của nhà nước là cần thiết Điều này không chỉ tạo ra hành lang pháp lý cho công tác kế toán mà còn giúp việc so sánh, đối chiếu thông tin trở nên dễ dàng hơn, đồng thời thuận tiện cho công tác kiểm tra, chỉ đạo và đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán.
Tổ chức kế toán, đặc biệt là kế toán hàng tồn kho, cần phải phù hợp với đặc điểm sản xuất và kinh doanh của từng doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức và phương pháp kế toán khác nhau, như phương pháp hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho, để đảm bảo tính hợp lý Việc áp dụng một cách cứng nhắc một phương pháp kế toán không phù hợp với thực tế sẽ dẫn đến bất hợp lý trong hạch toán và không đạt hiệu quả mong muốn Tuy nhiên, sự linh hoạt trong lựa chọn phương pháp vẫn phải tuân thủ các chuẩn mực và chế độ của nhà nước.
Công tác kế toán phải cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác, điều này rất quan trọng cho quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp Nếu thông tin kế toán không đáp ứng các yêu cầu này, quyết định của doanh nghiệp sẽ thiếu tính hợp lý và không sát với thực tế Thêm vào đó, thông tin kế toán tạo ra bức tranh toàn cảnh về doanh nghiệp, là cơ sở thuyết phục các nhà đầu tư và ngân hàng Do đó, cách thức cung cấp thông tin kế toán sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng cạnh tranh và sự thành công của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
Việc hạch toán hàng hóa cần được thực hiện một cách thống nhất với các phần hành kế toán khác như kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, kế toán tài chính và kế toán quản trị Kế toán hàng hóa không thể tách rời khỏi các phần hành kế toán khác, vì chúng có mối quan hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau Sự yếu kém ở bất kỳ phần hành nào sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp Do đó, chỉ khi đảm bảo được sự liên kết này, kế toán hàng hóa mới có thể phát huy hiệu quả và trở thành công cụ quản lý hữu ích cho doanh nghiệp.
Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường hiện nay Để cạnh tranh hiệu quả, các doanh nghiệp cần có thông tin chính xác về tình hình tài chính nhằm đưa ra các biện pháp phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Do đó, việc hoàn thiện kế toán trong doanh nghiệp, đặc biệt là kế toán hàng hóa, là điều cần thiết để đáp ứng nhu cầu quản lý ngày càng cao Để cải thiện quản lý hàng hóa, cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản.
Công ty cần tuân thủ chế độ tài chính kế toán hiện hành và các quy định pháp luật liên quan Mặc dù có thể áp dụng những phương pháp linh hoạt và sáng tạo phù hợp với tình hình kinh doanh, nhưng vẫn phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc chung của Chế độ kế toán Việt Nam.
Nguyên tắc nhất quán yêu cầu kế toán phải duy trì phương pháp hạch toán hàng hóa đã chọn trong suốt niên độ kế toán Điều này đảm bảo tính nhất quán và minh bạch trong báo cáo tài chính.
+ Nguyên tắc giá gốc: Quy định hàng hóa phải được tính theo giá gốc.
+ Nguyên tắc thận trọng: Nguyên tắc này đòi hỏi muốn hoàn thiện kế toán hàng hóa cần phải cẩn trọng từng bước.
Hoàn thiện hệ thống tài chính kế toán trong doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm riêng của từng công ty, bao gồm tổ chức sản xuất, loại hình kinh doanh và yêu cầu quản lý Mỗi công ty có những đặc thù khác nhau, vì vậy việc áp dụng chế độ và thể lệ tài chính kế toán cần phải linh hoạt, sáng tạo và phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
Nội dung các giải pháp hoàn thiện
3.2.1 Hoàn thiện về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trong môi trường kinh doanh thị trường, các doanh nghiệp cần trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho nhằm hạn chế rủi ro trong sản xuất kinh doanh và tuân thủ nguyên tắc "thận trọng" của kế toán.
Công ty cần thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa nhằm kiểm soát kịp thời sự chênh lệch giá cả, từ đó đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động.
Trong nền kinh tế thị trường, hàng hóa có sự đa dạng và biến động về giá cả tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng Việc lập dự phòng giảm giá hàng hóa là rất cần thiết cho Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH, đặc biệt khi giá cả không ổn định và số lượng hàng hóa ngày càng tăng do nhu cầu mở rộng kinh doanh Dự phòng này không chỉ giúp công ty ổn định giá trị hàng hóa trong kho mà còn bảo vệ khỏi những cú sốc giá cả từ thị trường Hơn nữa, dự phòng giảm giá hàng hóa còn đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán và kiểm tra kế toán của công ty.
Dự phòng giảm giá không chỉ giúp giảm lãi niên độ kế toán mà còn cho phép công ty tích lũy một nguồn tài chính, thay vì phải phân chia nguồn lực này.
Nguồn tài chính tạm thời nằm trong tài sản lưu động có thể được sử dụng để bù đắp cho thiệt hại từ hàng hóa tồn kho giảm giá Một lợi ích khác là việc lập dự phòng giảm giá sẽ được ghi nhận là chi phí, giúp giảm thu nhập doanh nghiệp phải nộp thuế.
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các điều kiện cụ thể, trong đó số dự phòng không được vượt quá lợi nhuận thực tế của công ty sau khi đã hoàn nhập các khoản dự phòng từ năm trước Công ty cần có bằng chứng cho thấy giá trị hàng tồn kho thấp hơn giá trị ghi trên sổ kế toán tại thời điểm lập báo cáo tài chính Trước khi thực hiện trích lập dự phòng, công ty cần lập hợp đồng thẩm định mức độ giảm giá hàng tồn kho Dựa trên tình hình giảm giá và số lượng tồn kho thực tế, công ty xác định mức dự phòng cho từng loại hàng hóa và tổng hợp vào Bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho, làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý.
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho giúp công ty giảm thiểu rủi ro trong sản xuất và ngăn chặn tổn thất kinh tế do biến động giá cả trên thị trường.
Cách hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho như sau:
Mức dự phòng giảm giá hàng hóa được tính bằng cách nhân lượng hàng thực tế tồn tại tại thời điểm lập báo cáo tài chính với chênh lệch giữa giá gốc hàng hóa tồn kho theo sổ kế toán và giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho.
Giá gốc hàng hóa tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác, nhằm đảm bảo hàng hóa tồn kho được lưu giữ ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng hóa tồn kho, hay còn gọi là giá trị dự kiến thu hồi, được xác định bằng cách lấy giá bán ước tính của hàng hóa tồn kho trừ đi chi phí tiêu thụ ước tính.
Ví dụ : Tại thời điểm 31/12/2019, tại Công ty Cổ phần Thiết bị và
Công nghệ MVTECH có thông tin về hàng hóa là Máy in màu Laser mini
- Đơn gá gốc là: 1.986.900 đồng
- Đơn giá bán theo giá thị trường tại thời điểm 31/12/2019 là
Như vậy, Số tiền cần trích lập dự phòng cho Máy in màu Laser mini là:
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Kết cấu TK 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
- Hoàn nhập chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập kỳ trước chưa sử dụng.
- Bù đắp phần giá trị tổn thất của hàng hóa tồn kho từ số dự phòng đã trích lập
Bên Có: trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính
Số dư Bên Có: Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có cuối kỳ.
Khi lập báo cáo tài chính, nếu số dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho trong kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần trích lập bổ sung phần chênh lệch.
Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Có TK 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Khi lập báo cáo tài chính (BCTC), nếu số dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho trong kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ các kỳ trước, kế toán cần hoàn nhập phần chênh lệch này.
Nợ TK 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
Có TK 632 “Giá vốn hàng bán”
Kế toán cần xử lý các khoản dự phòng giảm giá cho hàng hóa bị hủy bỏ khi hết hạn sử dụng, mất phẩm chất, hư hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng.
Nợ TK 2294 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” (số được bù đắp bằng dự phòng)
Có TK 632 “Giá vốn hàng bán” (nếu số tổn thất cao hơn số đã trích lập dự phòng)
Việc trích lập dự phòng giảm giá hàng hóa tồn kho giúp đảm bảo độ chính xác trong hạch toán hàng hóa tại công ty Thông qua việc này, kế toán sẽ nắm bắt được sự chênh lệch giữa giá trị hàng hóa tồn kho hiện tại và giá thị trường Công ty Cổ phần Thiết bị và Công nghệ MVTECH có thể sử dụng mẫu Bảng kê dự phòng giảm giá hàng tồn kho để thực hiện quy trình này.
BẢNG TÍNH DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ HÀNG TỒN KHO
Theo sổ sách kế toán
M ức dự phòng cần lập
3.2.2 Hàng thiện công tác kiểm kê hàng hóa
Công ty cần tập trung vào việc kiểm tra hàng hóa trong kho để tránh thất thoát và mất mát, đồng thời giúp phát hiện và xử lý kịp thời khi hàng hóa bị hư hỏng Mặc dù hàng hóa thường không tồn kho lâu và chủ yếu được mua theo đơn đặt hàng của khách hàng, công ty vẫn dự trữ một lượng hàng hóa lớn Do đó, nếu không kiểm soát tốt, hàng hóa bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ có thể dẫn đến tổn thất kinh tế và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh.