Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp:
Ngành thương mại - dịch vụ có những đặc điểm đặc thù ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán doanh thu, chi phí và kết quả bán hàng Những yếu tố này đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các phương pháp kế toán phù hợp để quản lý hiệu quả doanh thu và chi phí, từ đó tối ưu hóa kết quả kinh doanh.
Các gói dịch vụ kinh doanh rất đa dạng và phong phú, phục vụ cho nhiều đối tượng và lĩnh vực khác nhau Do đó, kế toán cần thiết lập các tiêu chí phân loại phù hợp cho từng gói dịch vụ và đối tượng khách hàng, nhằm đảm bảo việc hạch toán chính xác theo loại dịch vụ và khách hàng cụ thể.
Kết quả của dịch vụ thuần túy không hiện hữu dưới hình thức vật chất mà thể hiện qua lợi ích cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu như thông tin, di chuyển và tri thức Điều này khiến cho quá trình sản xuất, tiêu thụ và quản lý trong lĩnh vực dịch vụ trở nên khó tách biệt và phân định rõ ràng.
Hoạt động kinh doanh dịch vụ rất đa dạng về phương thức thực hiện, với mỗi ngành nghề có cách thức riêng, dẫn đến sự phong phú trong đối tượng quản lý Sự đa dạng này cũng tạo ra những thách thức trong tổ chức công tác kế toán, bao gồm việc xác định đối tượng kế toán để tập hợp chi phí, ghi nhận doanh thu và đánh giá kết quả kinh doanh.
Các doanh nghiệp dịch vụ thường tổ chức quản lý kinh doanh dựa trên quy trình thực hiện dịch vụ hoặc theo từng đơn hàng Đặc điểm này tạo ra sự đa dạng trong công tác kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh.
1.1.1 Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Khái niệm về bán hàng
Bán hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm và hàng hóa, đồng thời khách hàng thực hiện thanh toán, đánh dấu giai đoạn cuối cùng trong quy trình sản xuất – kinh doanh Hoạt động này chuyển đổi vốn từ hình thái sản phẩm sang vốn tiền tệ, giúp doanh nghiệp thu được doanh thu từ việc bán hàng Qua đó, doanh nghiệp có thể đánh giá kết quả hoạt động bằng cách so sánh doanh thu và chi phí, từ đó phân phối và sử dụng kết quả kinh doanh theo quy định tài chính Bán hàng không chỉ thúc đẩy sản xuất phát triển, nâng cao năng suất lao động, mà còn đáp ứng nhu cầu tiêu dùng xã hội, cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng Hơn nữa, hoạt động này giúp giải quyết quan hệ hàng hóa – tiền tệ, đảm bảo sự cân đối trong các ngành và khu vực kinh tế Đối với doanh nghiệp, bán hàng là điều kiện tiên quyết để mở rộng quy mô sản xuất, tăng tốc độ quay vòng vốn và lợi nhuận, đồng thời xác định kết quả kinh doanh.
Khái niệm xác định kết quả kinh doanh
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình so sánh chi phí đã chi với doanh thu thu được từ hoạt động bán hàng trong một kỳ nhất định Nếu doanh thu vượt quá chi phí, doanh nghiệp sẽ ghi nhận lãi; ngược lại, nếu doanh thu thấp hơn chi phí, doanh nghiệp sẽ chịu lỗ Việc này thường được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh, có thể là cuối tháng, cuối quý hoặc cuối năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quá trình kinh doanh và có vai trò quyết định đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp Mối liên hệ giữa bán hàng và kết quả kinh doanh rất chặt chẽ, vì kết quả kinh doanh chính là mục tiêu cuối cùng mà doanh nghiệp hướng tới, trong khi bán hàng là phương tiện để đạt được mục tiêu đó.
1.1.1.1 Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
- Yêu cầu quản lý đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đối với doanh nghiệp là:
+ Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ đối với từng thời kỳ, từng khách hàng, từng loại hàng hóa.
+ Quản lý chất lượng, xây dựng thương hiệu là mục tiêu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Quản lý chặt chẽ từng phương thức bán hàng và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng là rất quan trọng Điều này giúp đảm bảo yêu cầu thanh toán được thực hiện đúng hình thức và đúng hạn, từ đó tránh tình trạng mất mát, thất thoát và ứ đọng vốn.
Quản lý chặt chẽ giá vốn hàng hóa tiêu thụ và giám sát các khoản chi phí bán hàng cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này không chỉ đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của các khoản chi mà còn giúp tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Để xác định kết quả kinh doanh một cách chính xác, cần tổ chức quy trình chặt chẽ và khoa học, nhằm đảm bảo kết quả cuối cùng được tính toán đúng đắn, đồng thời thực hiện đầy đủ và kịp thời nghĩa vụ đối với Nhà nước.
1.1.1.2 Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại.
Bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp thương mại Việc xác định chính xác kết quả kinh doanh là yếu tố then chốt để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành hiệu quả các hoạt động doanh nghiệp Việc này giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh giúp nhà quản trị theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng về loại hình, số lượng, chất lượng, giá cả và thanh toán Nó cũng cho phép kiểm tra tình hình thực hiện các dự toán giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dựa trên những thông tin này, nhà quản trị có thể đưa ra biện pháp định hướng cho hoạt động kinh doanh trong kỳ tiếp theo, hoàn thiện quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng doanh thu.
Thông tin kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các cơ quan Nhà nước kiểm tra và giám sát việc thực hiện nghĩa vụ thuế Qua đó, thông tin này giúp xây dựng các chính sách phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế quốc dân.
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán
Quá trình bán hàng của doanh nghiệp diễn ra qua nhiều phương thức khác nhau, giúp tiêu thụ hàng hóa hiệu quả Các phương thức bán hàng phổ biến bao gồm bán buôn, bán lẻ, và một số hình thức khác, mỗi loại đều có đặc điểm và cách thức hoạt động riêng.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử đại diện đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp Doanh nghiệp sẽ xuất kho và giao hàng trực tiếp cho đại diện này Khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, họ sẽ thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, lúc này hàng hóa được xác định là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng là quá trình mà doanh nghiệp xuất kho hàng hoá dựa trên hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc địa điểm khác theo thỏa thuận Trong suốt quá trình này, hàng hoá vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi bên mua kiểm nhận và thanh toán Chi phí vận chuyển sẽ được xác định dựa trên thỏa thuận giữa hai bên; nếu doanh nghiệp chịu chi phí, nó sẽ được ghi vào chi phí bán hàng, còn nếu bên mua chịu, doanh nghiệp sẽ thu tiền từ bên mua.
Bán buôn không qua kho là phương thức mà hàng hóa được vận chuyển thẳng từ nhà sản xuất đến tay người mua mà không qua kho chứa Phương thức này có hai hình thức thực hiện, giúp tối ưu hóa quy trình phân phối và tiết kiệm thời gian.
Hình thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng, hay còn gọi là giao hàng trực tiếp, cho phép hàng hóa được giao tận tay đại diện bên mua tại kho của người bán Sau khi đại diện bên mua ký nhận hàng đầy đủ và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ, hàng hóa sẽ được xác nhận là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là hình thức doanh nghiệp sử dụng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để giao hàng đến địa điểm đã thỏa thuận với bên mua Trong trường hợp này, hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho đến khi nhận được thanh toán từ bên mua hoặc giấy báo xác nhận đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán.
Bán lẻ là hình thức kinh doanh trực tiếp đến tay người tiêu dùng, phục vụ nhu cầu sinh hoạt cá nhân và nhu cầu kinh tế tập thể Mỗi giao dịch bán lẻ thường có khối lượng nhỏ và giá cả ổn định Có nhiều phương thức bán lẻ, trong đó phương thức thu tiền trực tiếp là một lựa chọn phổ biến.
+ Phương thức bán hàng đại lý (ký gửi).
+ Phương thức bán hàng trả góp, trả chậm.
+ Các phương thức bán hàng khác.
Các hình thức thanh toán
Bán hàng thu tiền ngay là hình thức thanh toán mà khách hàng thực hiện thanh toán ngay sau khi nhận hàng hóa Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc thông qua hàng đổi hàng Hình thức này giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng và tăng cường dòng tiền.
- Bán chịu (bán hàng chưa thu tiền): người mua chấp nhận thanh toán nhưng chưa trả tiền ngay.
1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp thương mại
Khái niệm doanh thu bán hàng và điều kiện ghi nhận
Doanh thu bán hàng là tổng lợi ích kinh tế thu được từ các giao dịch bán hàng hóa cho khách hàng, bao gồm cả các khoản phụ thu và phí phát sinh ngoài giá bán.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp thương mại
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm các khoản chính sau đây:
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc thanh toán cho người mua hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ khi thực hiện giao dịch với khối lượng lớn Khoản chiết khấu này được quy định rõ ràng trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết liên quan đến việc mua, bán hàng.
Hàng bán bị trả lại phản ánh doanh số của sản phẩm và hàng hóa đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại do lỗi từ phía doanh nghiệp, chẳng hạn như vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng bị mất hoặc chất lượng kém.
- Giảm giá hàng bán: Được dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong kỳ.
Chứng từ và tài khoản sử dụng.
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có, hợp đồng bán hàng, các chứng từ kế toán liên quan khác, …
* TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Trong đó : + TK 5111: Doanh thu hàng hóa
+ TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
+ TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
* TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp là tài khoản áp dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và trực tiếp.
* TK liên quan khác (TK 111, 112,131 …)
Kế toán doanh thu bán hàng a Doanh thu phát sinh từ chương trình dành cho khách hàng truyền thống
Khi bán hàng hóa và dịch vụ, người bán cần xác định rõ giá trị hợp lý của sản phẩm, bao gồm cả giá trị miễn phí hoặc mức chiết khấu, giảm giá dành cho người mua khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của chương trình.
Doanh thu được xác định là tổng số tiền thu được hoặc phải thu, sau khi trừ đi giá trị hợp lý của hàng hóa, dịch vụ cung cấp miễn phí hoặc các khoản chiết khấu dành cho người mua Giá trị của hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu sẽ được ghi nhận là doanh thu chưa thực hiện Nếu đến hạn chương trình mà người mua không đủ điều kiện để nhận hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc chiết khấu, khoản doanh thu chưa thực hiện sẽ được chuyển vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Khi người mua đạt được các điều kiện theo quy định của chương trình, việc xử lí khoản doanh thu chưa thực hiện được thực hiện như sau:
Trong trường hợp người bán cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ miễn phí hoặc áp dụng chiết khấu giảm giá cho người mua, khoản doanh thu chưa thực hiện tương ứng với giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp sẽ được ghi nhận là doanh thu bán hàng khi người mua đã nhận hàng hóa hoặc dịch vụ miễn phí hoặc được chiết khấu theo quy định của chương trình.
Kế toán bán hàng trong điều kiện áp dụng công nghệ thông tin (Kế toán máy)
Hiện nay, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã thúc đẩy việc ứng dụng công nghệ trong lĩnh vực kế toán, làm cho công tác này trở nên hiện đại và hiệu quả hơn Các phần mềm kế toán ngày càng phổ biến, giúp cho việc thực hiện kế toán trở nên nhanh chóng, dễ dàng và chính xác.
Kế toán máy là dùng máy tính, phần mềm kế toán để hỗ trợ thay thế một phần công việc của người làm kế toán cho một đơn vị
Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
SƠ ĐỒ 1.11 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN MÁY
:Nhập số liệu hàng ngày
: In sổ sách, báo cáo cuối năm
: Kiểm tra, đối chiếu Ưu điểm và hạn chế
Kế toán máy mang lại nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm tính năng tự động hóa giúp liên kết các phần hành công việc kế toán một cách kịp thời và dễ dàng hơn Khi thông tin ban đầu được cung cấp chính xác, các báo cáo và sổ sách liên quan sẽ thể hiện đầy đủ và đúng đắn Hơn nữa, kế toán máy còn giảm thiểu khối lượng bút toán cuối kỳ, phân bổ và kết chuyển, từ đó hạn chế sai sót và chênh lệch thông tin giữa các phần hành kế toán.
Một nhược điểm của việc sử dụng phần mềm kế toán là yêu cầu kế toán viên phải có trình độ chuyên môn cao để vận hành hiệu quả Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần đầu tư vào hệ thống máy tính và chi phí bản quyền cho phần mềm kế toán, điều này có thể tạo gánh nặng tài chính cho công ty.
Trình bày thông tin bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trên báo cáo tài chính
Các chỉ tiêu về bán hàng và kết quả kinh doanh được trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm, bao gồm cả dạng đầy đủ và rút gọn Các thông tin này được thể hiện chi tiết trong phần thuyết minh báo cáo tài chính, với hướng dẫn cụ thể về cách lập các chỉ tiêu này.
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:
- Cơ sở số liệu: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm trước liền kề; sổ kế toán các tài khoản loại 3.5.6.7.8.9 có liên quan.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (MS01) được xác định dựa trên số phát sinh lũy kế bên Có của tài khoản 511 trong kỳ báo cáo, từ đó tổng hợp và ghi chép lại.
+ “Các khoản giảm trừ doanh thu” (MS02): Căn cứ số phát sinh lũy kế bên Nợ tài khoản 511 trong kỳ báo cáo tổng hợp lại để ghi.
+ “Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS10) = MS01
+ “Giá vốn hàng bán” (MS11): căn cứ vào lũy kế số phát sinh Có TK
632 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ.
+ “Lợi nhuận gộp từ bán hàng và cung cấp dịch vụ” (MS20) = MS10 –
+ “Doanh thu hoạt động tài chính” (MS 21): căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ TK 515 đối ứng phát sinh Có Tk 911 của các tháng trong kỳ.
+ “Chi phí hoạt động tài chính” (MS 22): căn cứ vào lũy kế số phát sinh
Có Tk 635 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ.
+ “Chi phí quản lý kinh doanh” (MS24): Căn cứ vào lũy kế số phát sinh
Có TK 6421, 6422 đối ứng phát sinh Nợ TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.+ “Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh” (MS 30)
Tính bằng = MS 20+ MS 21 – MS22 – MS 24
+ “Thu nhập khác” (MS 31) Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ TK 811 đối ứng phát sinh Có TK 911 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ “Chi phí khác” (MS 32) Căn cứ vào lũy kế số phát sinh Nợ TK 911 đối ứng phát sinh Có TK 711 của các tháng trong kỳ báo cáo.
+ “Lợi nhuận khác” (MS 40) = MS 31 - MS 32
+ “Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế”(MS 50) = MS 30+MS 40
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (MS 51) được xác định dựa trên lũy kế số phát sinh Có từ tài khoản 821 đối ứng với số phát sinh Nợ từ tài khoản 911 trong các tháng của kỳ báo cáo.
+ “Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp” (MS 60) = MS 50 – MS 51
Cột “Năm trước” được xác định dựa trên số liệu của cột “Năm nay” trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước liền kề, nhằm chuyển đổi số liệu tương ứng cho từng chỉ tiêu.
Dựa trên dữ liệu từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm nay, chỉ tiêu "Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối kì này" đã được cập nhật trên bảng cân đối kế toán.
Thuyết minh báo cáo tài chính : o Căn cứ lập bản thuyết minh báo cáo tài chính :
-Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm báo cáo.
-Căn cứ vào sổ kế toán tổng hợp ,sổ ,thẻ kế toán chi tiết ,
-Căn cứ vào bản thuyết minh báo cáo tài chính năm trước.
Dựa vào tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp cùng các tài liệu liên quan, phương pháp lập các chỉ tiêu doanh thu và xác định kết quả bán hàng là rất quan trọng.
Thông tin bổ sung cho các khoản mục trình bày trong Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh :
Chỉ tiêu 08 “Chi tiết doanh thu và thu nhập khác”
Doanh thu trao đổi hàng hóa được xác định dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm nay, cùng với các sổ tổng hợp tài khoản 511 và các sổ chi tiết liên quan đến tài khoản 511.
-Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu trao đổi dịch vụ được xác định dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm nay, cùng với các sổ tổng hợp tài khoản 511 và các sổ chi tiết liên quan đến tài khoản 511.
Doanh thu hoạt động tài chính được xác định dựa trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm nay, sử dụng thông tin từ sổ kế toán tổng hợp có phát sinh bên có tài khoản 515 và sổ chi tiết các tài khoản 515, 413.
+ Tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận được chia
+ Lãi chênh lệch tỉ giá đã thực hiện
+ Lãi chênh lệch tỉ giá chưa thực hiện
Chỉ tiêu 09 đề cập đến việc điều chỉnh các khoản tăng giảm thu nhập chịu thuế TNDN, dựa trên tổng lợi nhuận kế toán trước thuế Để thực hiện điều này, cần căn cứ vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong năm nay cùng với các sổ kế toán tổng hợp như TK 511, TK 515, TK 632, và TK 642.
Các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNDN bao gồm những khoản phát sinh trong năm mà không bị đánh thuế Việc hiểu rõ các khoản thu nhập này giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của mình.
Theo quy định của luật thuế, có những khoản chi phí không được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế TNDN Việc xác định các khoản chi phí này là cần thiết để tính toán chính xác thu nhập chịu thuế.
-Số lỗ chưa sử dụng
-“Số thu nhập chịu thuế TNDN” căn cứ vào báo cáo KQHĐKD năm nay xác định số thu nhập chịu thuế TNDN trong năm.
Chỉ tiêu 10 “Chi phí kinh doanh”
“Chi phí giá vốn hàng bán” căn cứ vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết số phát sinh bên nợ TK 632 năm nay.
“Chi phí bán hàng” dựa vào sổ tổng hợp sổ chi tiết số phát sinh nợ TK
“Chi quản lí doanh nghiệp” dựa vào sổ tổng hợp sổ chi tiết số phát sinh nợ
“Chi phí khấu hao TSCĐ” dựa vào sổ tổng hợp, sổ chi tiết số phát sinh nợ
Cột “Năm trước” dựa vào số liệu của thuyết minh báo cáo tài chính năm trước để lập.
Hệ thống kế toán Việt Nam, đặc biệt là kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, đang được cải tiến để phù hợp với xu hướng hội nhập và phát triển Thông tư 133/2016/TT-BTC đã tạo ra những chính sách kế toán thiết thực, hỗ trợ quản lý tài chính và quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, giúp các công ty nội địa mở rộng ra thị trường quốc tế.
THỰC TRẠNG NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NAM
Những vấn đề chung về Công ty TNHH Đầu tư phát triển công nghệ và thương mại Việt Nam
và thương mại Việt Nam
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của Công ty TNHH Đầu tư phát triển công nghệ và thương mại Việt Nam
Tên công ty: Công ty TNHH Đầu Tư Phát Triền Công Nghệ và Thương Mại Việt Nam
Tên tiếng anh: VIET NAM TRADING AND TECHNOLOGY DEVELOPMENT INVESTMENT COMPANY
Trụ sở chính: Số 10A, ngách 121, ngõ Thịnh Quang, P.Thịnh Quang, Q.Đống Đa, Tp.Hà Nội, Việt Nam
Người đại diện theo pháp luật: Nguyễn Anh Tuấn
Ngày thành lập: 25/09/2012 Điện thoại: 0243.784.9966
Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên
2.1.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Đầu Tư Phát triển Công Nghệ và Thương Mại Việt Nam (VNTECHCO) được thành lập vào ngày 25 tháng 9 năm 2012, theo giấy phép kinh doanh số 0105998184 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp VNTECHCO chuyên cung cấp giải pháp tự động hóa cho hệ thống khí nén và các thiết bị điện, đồng thời cung cấp các thiết bị chuyên dụng và dụng cụ phụ trợ phục vụ cho ngành sản xuất ô tô, xe máy, công nghệ điện tử, sản phẩm gia dụng và nội thất.
Khi bắt đầu kinh doanh, công ty phải đối mặt với nhiều khó khăn và áp lực, đặc biệt là với đội ngũ quản lý còn non trẻ và cơ sở vật chất hạn chế Trong lĩnh vực thương mại công nghệ cao, lãnh đạo công ty luôn nhấn mạnh rằng chất lượng và uy tín trong quan hệ với khách hàng là yếu tố sống còn Đây là mục tiêu xuyên suốt trong quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp cho đến nay.
Công ty không ngừng đặt ra các chiến lược kinh doanh mới:
- Hướng tới sự đa dạng của sản phẩm hàng hóa để mở rộng thị trường, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Lập các chương trình khuến mại, tri ân nhằm thu hút sự chú ý của khách hàng
Để phát triển và tạo ra phần mềm tự động hóa tân tiến, chất lượng cao, việc thuê thêm nhân viên có chuyên môn cao trong lĩnh vực điện – điện tử và công nghiệp là rất cần thiết.
Để nâng cao năng suất lao động và thu hút nhân tài, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách đãi ngộ hấp dẫn về lương thưởng, đồng thời thể hiện sự quan tâm đến đời sống của nhân viên.
- Mở các lớp tập huấn nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên.
Dù gặp nhiều thử thách, công ty đã kiên quyết mở rộng thị trường trên toàn quốc và hiện có trụ sở tại ba thành phố lớn Năm 2012, công ty được thành lập tại Hà Nội, đánh dấu bước khởi đầu quan trọng trong hành trình phát triển.
Năm 2014, thành lập văn phòng đại diện tại Đà Nẵng
Năm 2015, thành lập văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Từ năm 2016 đến nay, công ty liên tục ký kết hợp đồng và phát triển mạng lưới trên lãnh thổ Việt Nam.
Bảng 1.1 Bảng ngành nghề kinh doanh của Công ty VNTECHCO
STT Tên ngành Mã ngành
1 Rèn, dập, ép và cán kim loại; luyện bột kim loại C25910
2 Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim loại C25920
3 Sửa chữa các sản phẩm kim loại đúc sẵn C33110
4 Sửa chữa máy móc, thiết bị C33120
5 Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học C33130
6 Sửa chữa thiết bị điện C33140
7 Sửa chữa các thiết bị khác C33190
8 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp C33200
9 Lắp đặt hệ thống điện F43210
10 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí
11 Đại lý, môi giới, đấu giá G4610
12 Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình G4649
13 Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phẩn mềm G46510
14 Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông G46520
15 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp G46530
16 Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác (Chính) G4659
17 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan
18 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng G4663
19 Bán lẻ theo yêu cầu đặt hàng qua bưu điện hoặc internet G47910
20 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ H4933
22 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải H5229
23 Lập trình máy vi tính J62010
24 Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính J62020
25 Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính
26 Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hàng chuyên doanh G47420
27 Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kính và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh
Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và các loại đồ nội thất tương tự, cùng với đèn và bộ đèn điện, là các mặt hàng được cung cấp trong các cửa hàng chuyên doanh Ngoài ra, các đồ dùng gia đình khác chưa được phân loại cũng nằm trong danh mục sản phẩm này.
29 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
30 Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi S95110
Doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác, bao gồm các sản phẩm như cảm biến MSC, thiết bị chuẩn bị khí, máy làm mát, bình kính áp, xy lanh điện, máy sấy khí, cùng với nhiều loại sản phẩm đa dạng khác.
2.1.1.2 : Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Công nghệ và Thương mại Việt Nam chuyên cung cấp giải pháp tự động hóa cho hệ thống khí nén và thiết bị điện, đồng thời cung cấp các thiết bị chuyên dụng và dụng cụ phụ trợ cho ngành sản xuất ô tô, xe máy, công nghệ điện tử, cũng như sản phẩm gia dụng và nội thất Hoạt động thương mại của công ty nhằm thu lợi nhuận và phục vụ khách hàng trong nước.
Công ty tự tìm kiếm khách hàng thông qua website và đội ngũ nhân viên kinh doanh, những người sẽ giới thiệu sản phẩm và tư vấn dịch vụ cho các doanh nghiệp cần cung ứng Sau khi gửi báo giá và xác nhận đơn hàng từ khách hàng, quy trình tiếp tục với bộ phận điều phối hàng hóa và lắp đặt sản phẩm đến tay khách hàng Bài viết sẽ đi sâu vào các hoạt động thương mại của công ty, mô tả rõ ràng quá trình kinh doanh qua sơ đồ.
VNTECHCO là một công ty thương mại chuyên phân phối các sản phẩm có thương hiệu, đóng vai trò trung gian trong việc đưa sản phẩm từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Quy trình kinh doanh của công ty bao gồm việc nhập hàng từ nhà sản xuất, kiểm tra và giám sát chất lượng cũng như số lượng sản phẩm qua bộ phận kỹ thuật Sau đó, công ty thực hiện chức năng phân phối, đưa sản phẩm trực tiếp hoặc gián tiếp đến tay người tiêu dùng, kèm theo chế độ bảo hành từ doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp.
2.1.1.3 Nhận xét về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển Công nghệ và Thương mại Việt Nam
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung, với đội ngũ kế toán gọn nhẹ nhưng hiệu quả trong việc hoàn thành khối lượng công việc Nhiệm vụ được phân công hợp lý dựa trên trình độ và khả năng của từng kế toán viên Tất cả nhân viên đều được đào tạo bài bản về kế toán, có tinh thần trách nhiệm cao và thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật kế toán mới để phục vụ công việc.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán MISA để hỗ trợ công việc kế toán, giúp giảm bớt khối lượng công việc hạch toán, in sổ và lưu trữ dữ liệu hiệu quả hơn.
Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC và tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực kế toán Việt Nam Việc này đảm bảo các nguyên tắc cơ bản trong hạch toán kế toán, đáp ứng nhu cầu thông tin tài chính.
Nhập hàng Quản lý, kiểm tra
Phân phối bảo hành nhanh chóng và đáng tin cậy, cung cấp thông tin tài chính đầy đủ cho các đối tượng quan tâm.
Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
2.2.1 Quy trình bán hàng của công ty
T Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính
1 SUNPCS Giải pháp năng lượng mặt trời (PCS) Bộ
2 CBPS1000 Cảm biến áp suất dòng PS1000/1100/1200 Chiếc
3 CBPSE530 Cảm biến áp suất dòng PSE530 Chiếc
4 DNKKQB304 Đầu nối khí KQB2 INOX 304 Chiếc
5 DNKKSKK Đầu nối khí KS/KK quay 360 độ Chiếc
6 MLNAMG Máy lọc nhánh AMG Chiếc
7 CKZP3 Giác hút chân không ZP3 Chiếc
1 Bộ giảm tốc hành trình WANSHIN dòng
9 LSIC5 Biến tần LS IC5 SERIES Chiếc
10 LSIS7 Biến tần LS IS7 Chiếc
150 COD8050 Máy quét mã vạch COGNEX DATAMAN
151 AN1030C Bộ giảm thanh AN10-30-C Chiếc
152 VTLASFS Van tiết lưu AS-FS Chiếc
153 BDAIR1000 Bộ điều áp IR1000/2000/3000 Chiếc
Quy trình bán hàng của doanh nghiệp
Bước 1: NV kinh doanh chốt báo giá, hợp đồng với khách hàng
Bước 2: Giám đốc ký duyệt hợp đồng, báo giá
Bước 3: Khách hàng xác nhận báo giá, thanh toán tạm ứng
Bước 4: Kế toán nhận tiền nhập quỹ, lập phiếu thu, ghi sổ nhật ký bán hàng, vào sổ theo dõi công nợ
Bước 5: Sắp xếp quy trình bán hàng, giao hàng, lập biên bản giao nhận hàng với khách hàng
Bước 6: Lập quyết toán, ký duyệt, xác nhận quyết toán
Bước7: Viết hóa đơn , ký và giao hóa đơn
Bước 8: Lập phiếu thu, quyết toán công nợ, lưu hồ sơ.
2.2.1.2 Các phương thức bán hàng của công ty
Khi khách hàng hoặc đại lý có nhu cầu về sản phẩm của Công ty, họ có thể gọi điện hoặc gửi email yêu cầu xuất hàng đến nhân viên thị trường phụ trách hoặc nhân viên bán hàng Tất cả yêu cầu đặt hàng sẽ được tổng hợp thành Giấy đề nghị xuất hàng để xử lý.
Nhân viên kiểm tra tồn kho bằng cách đánh giá số lượng và chất lượng hàng hóa có sẵn Nếu hàng tồn kho đáp ứng đủ nhu cầu của đại lý hoặc khách hàng, nhân viên sẽ xác nhận thông tin trên Phiếu đề nghị xuất hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng.
Thông báo đến khách hàng: Nếu hàng trong kho không đủ để đáp ứng đơn hàng, nhân viên bán hàng cần thông báo cho đại lý hoặc khách hàng để điều chỉnh đơn hàng Hai bên có thể giảm số lượng đơn hàng hoặc hoãn ngày giao hàng cho đến khi công ty có đủ hàng để giao.
Sau khi hoàn thành thủ tục giao hàng, phiếu giao hàng có xác nhận sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để duyệt Bộ phận kế toán sẽ lập các chứng từ xuất hàng và phát hành hóa đơn Đồng thời, bộ phận kho sẽ tiến hành giao hàng Kế toán sẽ dựa vào các chứng từ này để ghi nhận doanh thu.
Phương thức bán lẻ đặt hàng cho phép khách hàng liên hệ trực tiếp với nhân viên thị trường hoặc nhân viên bán hàng để biết thông tin về sản phẩm cần mua Khách hàng cũng có thể đến trực tiếp kho của công ty để thực hiện giao dịch Dựa trên yêu cầu của khách, nhân viên sẽ lập Phiếu yêu cầu xuất kho để tiến hành giao hàng.
Nhân viên bán hàng hoặc nhân viên thị trường kiểm tra hàng hóa trong kho và xác nhận yêu cầu xuất kho Sau đó, bộ phận kho lập phiếu xuất kho và tiến hành xuất hàng hóa cho khách.
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm lập và phát hành hóa đơn cho khách hàng Trong trường hợp khách hàng không yêu cầu lấy hóa đơn, kế toán sẽ lập hóa đơn như bình thường nhưng không xé ra khỏi quyển Đồng thời, kế toán cũng ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng.
Hình 2.3 Hóa đơn GTGT đầu ra
Sau đó, Kế toán bán hàg tiến hành nhập số liệu vào phần mềm MISA.
Hình 2.4 Màn hình nhập liệu
Cách nhập liệu vào phần mềm máy vi tính
-Vào phân hệ Bán hàng; chọn “Chứng từ bán hàng
-Tại Tab “Chứng từ ghi sổ”:
Nhập thông tin khách hàng bằng cách chọn mã khách hàng từ danh sách đã khai báo Phần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ và mã số thuế theo thông tin đã nhập.
+ Khách hàng : 131KH516.Bên phải tự động hiển thị tên công ty : Công ty TNHH VAFI
+ “ Địa chỉ ” : Lô X12-1, đường 11B; Khu công nghiệp Hòa Khánh mở rộng, Xã Hòa Liên, Huyện Hòa Vang, Thành phố Đà Nẵng
-Nhập ngày hạch toán và ngày chứng từ : 25/12/2019
Nhập mã hàng bằng cách chọn mã đã thiết lập trước, như NVGH, phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách hàng hóa tương ứng Sau khi chọn, phần mềm sẽ cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, bao gồm tên hàng hóa là Níp 10, số hiệu tài khoản thu 131 và tài khoản doanh thu 5111.
-Nhập số lượng : 10 và đơn giá : 20.000
-Tại Tab “Giá vốn ” : Phần mềm tự động cập nhật giá vốn là 15.000 theo khai báo cho mặt hàng này; tự tính thành tiền.
-Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật 10% thuê GTGT theo như khai báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
-Tại Tab “Hóa đơn”, Kế toán nhập
+ “Số hóa đơn” : 0000995 Những thông tin khách phần mềm đã cập nhật sang.
-Tab “Phiếu xuất”: Phần mềm tự động cập nhật
Sau khi nhập hoàn tất dữ liệu vào phần mềm, kế toán chọn “cất”, phần mềm sẽ tự động lưu dữ liệu trên.
Công ty áp dụng hình thức bán buôn bằng cách gửi hàng qua các đại lý ở các khu vực xa kho hàng Để phục vụ khách hàng ở những tỉnh này, công ty tổ chức giao hàng thông qua hệ thống đại lý Bộ phận vận chuyển sẽ đảm bảo giao hàng đúng theo kho đã thỏa thuận, và việc bán hàng sẽ được xác định khi khách hàng nhận được hàng và thực hiện thanh toán.
- Bán lẻ (bán lẻ trực tiếp qua kho): Với những khách hàng ở gần mua với số lượng ít, công ty trực tiếp xuất hàng ở kho giao cho người mua.
2.2.1.3 Các phương thức thanh toán của công ty
- Các phương thức thanh toán tại công ty
Khách hàng sẽ thanh toán ngay cho công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng ngay sau khi kiểm tra và chấp nhận hàng hóa.
Công ty sẽ giao hàng kèm theo hóa đơn và các chứng từ liên quan Sau một khoảng thời gian đã thỏa thuận với khách hàng, khách hàng sẽ thực hiện thanh toán cho công ty bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
2.2.1.4 Chính sách bán hàng của công ty
Là một doanh nghiệp mới, công ty tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để xây dựng niềm tin từ khách hàng Tất cả nhân viên đều thấm nhuần tinh thần "khách hàng là thượng đế", đảm bảo mỗi khách hàng đều được chào đón nồng nhiệt và nhận được sự tư vấn tận tình, chuyên nghiệp Công ty cũng chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng sau bán hàng một cách chu đáo, từ đó dần khẳng định vị thế và niềm tin trong lòng khách hàng, nhận được đánh giá cao về chất lượng và thái độ phục vụ.
Khi khách hàng nhận hàng hóa và phát hiện sản phẩm bị hỏng hoặc không đúng với hợp đồng đã thỏa thuận, họ có quyền trả lại sản phẩm.
Công ty còn có các chính sách về chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán.
2.2.1.5 Tài khoản sử dụng và trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu tại công ty
* Để hạch toán các nghiệp vụ bán hàng công ty sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Chi tiết TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa)
- Các TK liên quan:TK 1111, TK 1121, TK 131,TK 33311
* Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu của công ty:
- Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt:
Nợ TK 1111 Tổng tiền hàng thanh toán
Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hóa
Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra phải nộp
-Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền gửi ngân hàng
Nợ TK 112 (chi tiết ngân hàng) Tổng tiền hàng thanh toán
Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hóa
Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Khi xuất hàng hóa cho khách hàng và đáp ứng đầy đủ các điều kiện để ghi nhận doanh thu, kế toán sẽ xác định doanh thu bán hàng mặc dù chưa thu tiền, đồng thời ghi nhận khoản nợ phải thu từ khách hàng.
Nợ TK 131 :Tổng số tiền phải thu khách hàng
Có TK 5111 : Doanh thu bán hàng
Có TK 3331 :Thuế GTGT đầu ra
-Khi khách hàng trả tiền , kế toán ghi nhận :
Nợ TK 1111/112 : Số tiền khách hàng trả nợ
Có TK 131 : Giảm số tiền phải thu khách hàng
Công ty không mở chi tiết cho tài khoản doanh thu bán hàng mà hạch toán chung doanh thu của tất cả mặt hàng vào TK 5111