Tài liệu luyện thi Mos Excel 2016 Tiếng Việt được biên dịch theo đúng chương trình chuẩn của Microssoft, bám sát nội dung trong bài thi 77-727 Mos Excel 2016, có keyword Tiếng Anh giúp bạn đọc dễ dàng tự ôn luyện để có thể thi chứng chỉ MOS Excel đạt kết quả cao trên 900 điểm.
Microsoft Excel 2016
Cuốn sách này dành cho ai 4
Cách tổ chức cuốn sách này 4
Tải xuống các tệp thực hành 5 Điều chỉnh các bước thủ tục 5
Làm bài kiểm tra Chuyên gia Microsoft Office 7
Chứng nhận Chuyên gia Microsoft Office 7
Chọn một con đường chứng nhận 7
Mẹo làm bài kiểm tra 8
Lợi ích chứng nhận 9 Để biết thêm thông tin: 9
Exam 77-727 Microsoft Excel 2016 10 Điều kiện tiên quyết (Prerequisites) 11
Chọn nội dung (Select content) 11
Quản lý nhập dữ liệu (Manage data entry) 11
Quản lý trang tính (Manage worksheets) 12
Sử dụng lại nội dung (Reuse content) 12
Truy cập các lệnh và tùy chọn chương trình (Access program commands and options) 14
Chương 1: TẠO VÀ QUẢN LÝ CÁC TRANG TÍNH VÀ SỔ LÀM VIỆC 16
Creating worksheets and workbooks involves several key steps First, you can create both blank and prepopulated workbooks to suit your needs Next, adding worksheets to your workbooks allows for better organization of your data Additionally, moving or copying worksheets can help streamline your workflow Finally, importing data from delimited text files facilitates the integration of external information into your projects.
Navigating effectively within worksheets and workbooks is essential for efficient data management This includes searching for data within a workbook, which allows users to quickly locate specific information Additionally, users can navigate to named cells, ranges, or workbook elements to streamline their workflow Furthermore, linking to internal and external locations and files enhances accessibility and organization, making it easier to manage related resources.
In this section, we explore the formatting of worksheets and workbooks, focusing on key aspects such as managing worksheet properties for efficient data searching, organizing rows and columns effectively, and enhancing the visual appeal of workbook content Additionally, we cover how to modify page setup for optimal printing and the process of inserting headers and footers to provide essential information on each page.
Customize options and views for worksheets and workbooks to enhance your productivity You can easily hide or unhide content to streamline your data presentation and focus on what matters most.
To enhance user experience, you can customize the Quick Access Toolbar, modify the display settings of worksheets, and adjust document properties.
Configuring worksheets and workbooks for distribution involves several key steps First, you can choose to print all or part of a workbook It's also essential to save workbooks in alternative file formats to ensure compatibility Setting print scaling allows you to adjust how the content fits on the page Additionally, printing specific sheet elements can enhance the presentation of your data Before distribution, it's crucial to inspect the workbook for hidden properties or personal information, as well as to check for accessibility and compatibility issues These measures ensure that your workbook is well-prepared for sharing and meets necessary standards.
Chương 2: QUẢN LÝ VỚI CÁC Ô VÀ CÁC KHỐI 63
2.1 Thêm dữ liệu vào các ô và các khối (Insert data in cells and ranges) 63 a) Tạo dữ liệu (Create data) 63 b) Sử dụng lại dữ liệu (Reuse data) 68
In this section, we explore the formatting of cells and ranges, covering key topics such as merging cells, modifying cell alignment, text wrapping, and indentation Additionally, we discuss the application of various cell formats and styles, the use of number formats, and how to reapply existing formatting to enhance data presentation.
In this section, we will summarize and organize data effectively by formatting cells according to their content, inserting sparklines for visual representation, and outlining data while incorporating subtotals for better clarity and analysis.
In section 3.1, we explore how to create and manage tables effectively This includes creating an Excel table from a cell range, adding or removing rows and columns within the table, and converting a table back into a cell range Each of these processes enhances data organization and manipulation in Excel, allowing for more efficient spreadsheet management.
In section 3.2, we explore the management of table styles and options This includes applying styles to tables and configuring various table style options to enhance the visual presentation and functionality of your data.
3.3: Lọc và sắp xếp bảng (Filter and sort tables) 100 a) Sắp xếp bảng (Sort tables) 100
Facebook.com/daotinhocmos Page 3 b) Lọc bảng (Filter tables) 102 c) Xóa các mục nhập trong bảng trùng lặp (Remove duplicate table entries) 103
Chương 4: THỰC HIỆN CÁC PHÉP TOÁN VỚI CÔNG THỨC VÀ HÀM 105
In this section, we explore how to summarize data effectively using functions, starting with an understanding of reference cells and cell ranges in formulas We then define the order of operations to ensure accurate calculations Finally, we demonstrate how to perform various calculations by utilizing functions, enhancing data analysis and management.
4.2 Thực hiện các hoạt động có điều kiện bằng cách sử dụng hàm (Perform conditional operations by using functions) 114
4.3 Định dạng và sửa đổi văn bản bằng cách sử dụng hàm (Format and modify text by using functions) 118
Chương 5: TẠO BIỂU ĐỒ VÀ CÁC ĐỐI TƯỢNG 123
5.1 Tạo biểu đồ (Create charts) 123
5.2 Định dạng biểu đồ (Format charts) 130
Inserting and formatting objects in your document enhances its visual appeal and functionality This includes adding text boxes and shapes to organize information effectively, as well as inserting images to support your content Additionally, it's crucial to provide alternative text for images to ensure accessibility for all users, making your document more inclusive.
Chương trình chứng nhận Microsoft Office Specialist (MOS) xác nhận kiến thức và kỹ năng sử dụng Microsoft Office 2016 Cuốn sách này hướng dẫn bạn nghiên cứu các nhiệm vụ cần thực hiện trong Bài kiểm tra 77-727: Microsoft Excel 2016.
Xem thêm: Để biết thông tin về các nhiệm vụ bạn có thể được yêu cầu thể hiện trong
Bài kiểm tra 77-728: Microsoft Excel 2016 Expert, hãy xem Hướng dẫn học MOS
Cuốn sách này dành cho ai
Hướng dẫn học MOS 2016 cho Microsoft Excel được thiết kế cho những người dùng máy tính có kinh nghiệm, nhằm giúp họ đạt được chứng chỉ Chuyên gia Microsoft Office trong Excel 2016.
Kỳ thi MOS tập trung vào việc đánh giá kỹ năng thực hành của ứng viên hơn là lý thuyết Thí sinh cần chứng minh khả năng hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể thay vì chỉ trả lời câu hỏi về tính năng phần mềm Để đạt chứng chỉ MOS, ứng viên phải có ít nhất sáu tháng kinh nghiệm sử dụng toàn diện các chức năng của ứng dụng, như sử dụng Excel để tạo và quản lý bảng tính, định dạng nội dung, tóm tắt và sắp xếp dữ liệu, trình bày thông tin qua bảng và biểu đồ, thực hiện phép toán bằng hàm và công thức, cũng như chèn và định dạng các đối tượng trong trang tính.
TẠO VÀ QUẢN LÝ CÁC TRANG TÍNH VÀ SỔ LÀM VIỆC
Tạo trang tính và cửa sổ làm việc (Create worksheets and workbooks)
a) Tạo sổ làm việc trống và được kiểm tra trước (Create blank and prepopulated workbooks)
Khi khởi động Excel 2016 mà không mở sổ làm việc hiện có, màn hình Start sẽ hiện ra, cho phép bạn mở một sổ làm việc gần đây hoặc tạo mới một sổ làm việc, bao gồm sổ làm việc trống dựa trên mẫu Normal.
Khi sử dụng Excel, bạn có thể tạo sổ làm việc mới từ trang New trong chế độ xem Backstage, cho phép tùy chỉnh dựa trên mẫu có sẵn hoặc tạo sổ làm việc trống.
Màn hình Start và trang New cung cấp hình thu nhỏ của các mẫu phổ biến cũng như các mẫu đặc trưng cho mùa hoặc kỳ nghỉ sắp tới Một số mẫu đã được cài sẵn trên máy tính của bạn cùng với Office, trong khi bạn có thể tải thêm các mẫu khác từ trang web của Office.
Các mẫu tùy chỉnh và cài sẵn có sẵn từ các chế độ xem Featured và Custom của màn hình
Khi bạn tạo và lưu các mẫu tùy chỉnh trong thư mục Personal Templates, các liên kết Featured và Custom sẽ hiển thị dưới hộp tìm kiếm Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các mẫu do chương trình cung cấp và các mẫu cá nhân của mình bằng cách nhấp vào các liên kết này Nếu bạn lưu các mẫu ở vị trí khác, bạn vẫn có thể tạo sổ làm việc từ File Explorer hoặc trang Open trong chế độ xem Backstage.
Để tạo một sổ làm việc trống mới (create a new blank workbook)
Khởi động Excel Khi màn hình Start chương trình xuất hiện, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Nhấp vào hình thu nhỏ Blank workbook
Hiển thị trang New của dạng xem Backstage, sau đó nhấp vào hình thu nhỏ Blank work-book
Từ cửa sổ chương trình, nhấn Ctrl + N
Để tạo một sổ làm việc mới dựa trên một mẫu đã cài đặt (create a new workbook based on an installed template)
Từ màn hình Start hoặc trang New trong chế độ xem Backstage, hãy tìm mẫu mà bạn muốn sử dụng để tạo sổ làm việc và sau đó thực hiện một trong các thao tác cần thiết.
Nhấp vào hình thu nhỏ để xem trước nội dung mẫu, sau đó nhấp vào cửa sổ thông tin mẫu, nhấp vào Create
Nhấp đúp vào hình thu nhỏ để tạo sổ làm việc mà không cần xem trước nội dung mẫu
Để tạo một sổ làm việc mới dựa trên một mẫu trực tuyến (create a new workbook based on an online template)
1 Trên màn hình Start hoặc trên trang New của dạng xem Backstage, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Trong hộp tìm kiếm, nhập loại mẫu hoặc chủ đề rồi nhấn Enter hoặc nhấp vào nút Search
Bên dưới hộp tìm kiếm, nhấp vào một trong các chủ đề tìm kiếm được đề xuất để hiển thị các mẫu của loại đó
2 Trên trang kết quả tìm kiếm, tinh chỉnh kết quả bằng cách nhấp vào danh mục trong ngăn bên phải
3 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Bấm vào hình thu nhỏ để xem trước nội dung mẫu, sau đó trong cửa sổ thông tin mẫu, bấm Create
Bấm đúp vào hình thu nhỏ để tạo sổ làm việc mà không cần xem trước nội dung mẫu
Để tạo một tài liệu mới dựa trên một tệp mẫu cục bộ (create a new document based on a local template file)
Trong File Explorer, điều hướng đến vị trí mẫu và sau đó bấm đúp vào mẫu Hoặc là
1 Trên màn hình Start hoặc trên trang New của dạng xem Backstage, hãy bấm vào tiêu đề CUSTOM hoặc PERSONAL
2 Tìm mẫu bạn muốn sử dụng, sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:
Bấm vào hình thu nhỏ để xem trước nội dung mẫu, sau đó trong cửa sổ thông tin mẫu, bấm Create
Bấm đúp vào hình thu nhỏ để tạo sổ làm việc mà không cần xem trước nội dung mẫu
Facebook.com/daotinhocmos Page 19 b) Thêm trang trính vào sổ làm việc (Add worksheets to workbooks)
Mặc định, một sổ làm việc mới chỉ có một trang tính Bạn có thể dễ dàng thêm trang tính trống vào sổ làm việc hoặc sao chép và di chuyển trang tính từ sổ làm việc khác.
Khi tạo các đối tượng Excel như biểu đồ, PivotTable và PivotCharts, bạn có thể chèn chúng vào trang tính chứa dữ liệu hoặc tạo một trang tính mới dành riêng cho các đối tượng này.
Để chèn một trang tính mới (insert a new worksheet)
Nhấp vào nút New sheet ở cuối bên phải của phần tab trang tính
Trên Home tab, trong Cells nhóm, nhấp vào Insert mũi tên, và sau đó nhấp vào Insert Sheet
1 Bấm chuột phải vào tab trang tính trước đó bạn muốn chèn một trang tính mới, sau đó bấm Insert
2 Trên tab General của hộp thoại Insert, bấm Worksheet, rồi bấm OK c) Di chuyển sao chép trang tính (Move or copy worksheets)
Bạn có thể dễ dàng thêm trang tính vào sổ làm việc bằng cách di chuyển hoặc sao chép các trang tính từ các sách bài tập khác Ngoài ra, bạn cũng có thể sắp xếp lại các trang tính trong sổ làm việc của mình để tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Để sắp xếp lại các trang tính trong một sổ làm việc (reorder worksheets within a workbook)
Trên thanh tab, kéo tab của trang tính bạn muốn di chuyển đến vị trí mới
Để tạo bản sao của trang tính trong sổ làm việc (create a copy of a worksheet within a workbook)
Nhấn và giữ Ctrl , sau đó trên thanh tab, kéo tab trang tính đến vị trí bạn muốn tạo bản sao
Để mở hộp thoại Di chuyển hoặc Sao chép (open the Move Or Copy dialog box)
Bấm chuột phải vào tab trang tính, sau đó bấm Move or Copy
Trên tab Home , trong nhóm Cells , bấm Format, sau đó trong phần
Organize Sheets, bấm Move or Copy Sheet
Để di chuyển một trang tính sang một sổ làm việc hiện có khác (move a worksheet to another existing workbook)
1 Mở sổ làm việc nguồn và đích trong Excel
QUAN TRỌNG: Bạn chỉ có thể di chuyển hoặc sao chép một trang tính vào một sổ làm việc hiện có nếu sổ làm việc đó đang mở
2 Trong sổ làm việc nguồn, hãy chọn trang tính bạn muốn di chuyển
3 Mở hộp thoại Move or Copy, thực hiện như sau, sau đó bấm OK: a Trong danh sách To book, hãy bấm vào sổ làm việc đích b Trong hộp Before sheet hiển thị trang tính trong sổ làm việc đích, hãy bấm vào trang tính mà trước đó bạn muốn chèn trang tính được di dời
Để di chuyển một trang tính sang sổ làm việc của chính nó (move a worksheet to its own workbook)
1 Mở sổ làm việc nguồn trong Excel và chọn trang tính bạn muốn di chuyển
2 Mở hộp thoại Move or Copy
3 Trong danh sách To book, hãy nhấp vào (new book) Sau đó bấm OK
Để tạo bản sao của trang tính trong một sổ làm việc hiện có khác (create a copy of a worksheet in another existing workbook)
1 Mở sổ làm việc nguồn và đích trong Excel
2 Trong sổ làm việc nguồn, hãy chọn trang tính bạn muốn sao chép
3 Mở hộp thoại Move or Copy, thực hiện như sau, sau đó bấm OK: a Chọn hộp kiểm Create a copy b Trong danh sách To book, hãy bấm vào sổ làm việc đích c Trong hộp Before sheet hiển thị các trang tính trong sổ làm việc đích, hãy bấm vào trang tính mà trước đó bạn muốn chèn trang tính đã di dời
Để sao chép một trang tính vào sổ làm việc của chính nó (opy a worksheet to its own workbook)
1 Mở sổ làm việc nguồn trong Excel và chọn trang tính bạn muốn sao chép
2 Mở hộp thoại Move or Copy, thực hiện như sau, sau đó bấm OK: a Chọn hộp kiểm Create a copy b Trong danh sách To book, hãy nhấp vào (new book) d) Nhập dữ liệu từ các tệp văn bản được phân tách (Import data from delimited text files)
Nếu bạn muốn sử dụng nội dung ở định dạng khác, như tệp văn bản được phân tách, bạn có thể nhập nội dung đó vào trang tính trong Excel.
Bạn có thể xuất dữ liệu được phân tách từ nhiều chương trình khác để sử dụng lại trong
Mẹo Nhập tệp sẽ ngắt kết nối nội dung khỏi tệp nguồn, trong khi mở tệp cho phép bạn chỉnh sửa nội dung tệp trong Excel
To import the contents of a text file (.txt) or a comma-separated values file (.csv), follow the appropriate procedures to ensure a seamless data transfer.
1 Trên tab Data, trong nhóm Get External Data, hãy bấm From Text
2 Trong hộp thoại Import Text File, duyệt đến và chọn tệp văn bản bạn muốn nhập, sau đó bấm Import
3 Trên trang Step 1 của Text Import Wizard, bấm Delimited hoặc Fixed width để chỉ ra cách dữ liệu trong tệp văn bản được phân tách Chỉ định hàng dữ liệu đầu tiên bạn muốn nhập (hàng này hầu như sẽ luôn là 1) và chọn hộp kiểm My data has headers nếu dữ liệu ó tiêu đề Sau đó nhấp vào Next
Mẹo Phần preview (xem trước) ở cuối trang hiển thị dữ liệu đang được nhập
4 Trên trang Step 2 của Text Import Wizard, hãy chọn ký tự hoặc ký tự phân tách nội dung trường trong tệp văn bản, sau đó bấm Next
5 Trên trang Step 3 của Text Import Wizard, hãy thực hiện như sau, rồi bấm Finish:
Đối với mỗi cột dữ liệu số trong bản xem trước yêu cầu cụ thể định dạng số, bấm vào cột và sau đó chỉ định định dạng số
Đối với mỗi cột bạn muốn loại trừ khỏi hoạt động nhập, hãy nhấp vào rồi bấm Do not import column (skip)
6 Trong hộp thoại Import Data, bấm vào vị trí bạn muốn nhập dữ liệu, sau đó bấm OK
Điều hướng trong trang tính và sổ tính (Navigate in worksheets and workbooks)
a) Tìm kiếm dữ liệu trong sổ làm việc (Search for data within a workbook)
Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm giá trị cụ thể, nội dung công thức, văn bản nhận xét và định dạng trong sổ làm việc Bằng cách sử dụng chức năng Tìm, bạn có khả năng tìm kiếm toàn bộ sổ làm việc hoặc một trang tính cụ thể để xác định văn bản, định dạng, công thức và các giá trị được tính toán.
Bạn có thể tìm kiếm một trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc
Để hiển thị tab Tìm của hộp thoại Tìm và Thay thế (display the Find tab of the Find And Replace dialog box)
Trên tab Home, trong nhóm Editing, hiển thị danh sách Find & Select, sau đó bấm Find
Để tìm kiếm văn bản (search for text)
1 Hiển thị tab Find của hộp thoại Find and Replace:
2 Trong hộp Find what, hãy nhập văn bản bạn muốn định vị
3 Nếu phần Options không được mở rộng, hãy bấm Options để hiển thị các tham số tìm kiếm, sau đó chỉ định bất kỳ tham số nào sau đây:
Trong Within danh sách, bấm Sheet hay Workbook
Trong danh sách Search, bấm By Rows hoặc By Columns
Trong danh sách Look in, bấm vào Formulas, Values, hoặc Comments
Chọn hộp kiểm Match case (Khớp chữ hoa) hoặc Match entire cell contents (Khớp toàn bộ nội dung ô) để hạn chế hơn nữa tìm kiếm của bạn
Để tìm kiếm định dạng (search for formatting)
1 Trên tab Find của hộp thoại Find and Replace, bấm vào nút Format
2 Trong hộp thoại Find Format, chỉ định định dạng số, căn lề, phông chữ, đường viền, tô hoặc bảo vệ mà bạn muốn tìm Sau đó bấm OK
3 Trong hộp thoại Find and Replace, bấm Find Next
Để tìm kiếm định dạng phù hợp (search for matching formatting)
1 Trên tab Find của hộp thoại Find and Replace, bấm vào mũi tên Format, sau đó bấm Choose Format From Cell
2 Khi con trỏ thay đổi thành ống nhỏ mắt, hãy chọn ô mà bạn muốn làm cơ sở cho tìm kiếm của mình
3 Trong hộp thoại Find and Replace, bấm Find Next b) Điều hướng đến một ô, dải ô hoặc phần tử sổ làm việc được đặt tên (Navigate to a named cell, range, or workbook element)
Nếu bạn cần tìm một phần tử cụ thể trong tài liệu, hãy sử dụng các lệnh "Đi tới" và "Đi đến Đặc biệt" Hộp thoại "Đi tới" cho phép bạn xác định vị trí các phần tử được đặt tên như ô, khối ô, phạm vi, bảng hoặc biểu đồ Trong khi đó, hộp thoại "Chuyển đến Đặc biệt" giúp bạn tìm kiếm các phần tử như nhận xét, công thức, ô trống, đối tượng, sự khác biệt hàng hoặc cột, tiền lệ và phụ thuộc, cũng như các định dạng có điều kiện và xác thực dữ liệu.
Di chuyển trực tiếp đến các phần tử sổ làm việc cụ thể
Để mở hộp thoại Đi đến Đặc biệt (open the Go To Special dialog box)
Trong danh sách Find & Select, hãy nhấp vào Go To Special
Mở hộp thoại Go To, rồi nhấp vào nút Special
Để di chuyển đến một ô, dải ô hoặc phần tử sổ làm việc đã đặt tên (move to a named cell, range, or workbook element)
Trên thanh công thức, nhấp vào mũi tên hộp Name, rồi chọn phần tử được đặt tên
Mở hộp thoại Go To Bấm vào một phần tử được đặt tên trong danh sách Go to, sau đó bấm OK
Để di chuyển đến một vị trí có thuộc tính cụ thể (move to a location that has a specific property)
1 Mở hộp thoại Go To Special
2 Trong vùng Select, bấm vào thuộc tính mà bạn muốn tìm kiếm Sau đó bấm OK c) Liên kết đến các vị trí và tệp bên trong và bên ngoài (Link to internal and external locations and files)
Trang tính Excel cho phép người dùng tạo siêu liên kết, giúp kết nối nhanh chóng đến thông tin liên quan hoặc mở thư email đã được đánh địa chỉ trước Bạn có thể tạo siêu liên kết từ bất kỳ ô nào đến nhiều vị trí khác nhau, bao gồm các trang tính khác, tài liệu bên ngoài hoặc các trang web, tất cả đều được hỗ trợ bởi các chương trình Office 2016.
Liên kết trực tiếp đến một ô khác trong sổ làm việc
Theo mặc định, siêu liên kết được hiển thị dưới dạng văn bản có gạch chân và màu sắc đặc trưng (màu sắc của siêu liên kết hoạt động và màu sắc không hoạt động được xác định bởi chủ đề) Khi người dùng nhấp vào văn bản siêu liên kết trong ô chứa nó, mục tiêu của siêu liên kết sẽ được hiển thị.
Để chọn một ô có chứa siêu kết nối, bạn nên nhấp vào một phần của ô cách xa siêu kết nối hoặc nhấn và giữ nút chuột cho đến khi con trỏ biến thành dấu cộng.
Để mở hộp thoại Chèn siêu kết nối (open the Insert Hyperlink dialog box)
Trên tab Insert, trong nhóm Links, hãy nhấp vào nút Hyperlink
Để tạo một siêu liên kết đến một trang web (create a hyperlink to a webpage)
Nhập URL vào ô, sau đó nhấn Enter
1 Chọn ô hoặc đối tượng bạn muốn liên kết
2 Mở hộp thoại Insert Hyperlink
3 Trong danh sách Link to, bấm vào Existing File or Web Page Sau đó, thực hiện một trong các thao tác sau:
Trong hộp Address, hãy nhập URL của trang web bạn muốn liên kết đến
Để liên kết đến một trang web, hãy nhấp vào nút "Browse the Web" (hình quả địa cầu và kính lúp) Một cửa sổ trình duyệt mới sẽ mở ra; hãy truy cập vào trang web bạn muốn liên kết Nếu cần, di chuyển cửa sổ sang một bên và sao chép địa chỉ trang web từ thanh địa chỉ vào hộp "Address" trong hộp thoại "Insert Hyperlink" Cuối cùng, thu nhỏ hoặc đóng cửa sổ trình duyệt.
4 Trong hộp thoại Insert Hyperlink, bấm OK
Khi chèn siêu liên kết từ một ô chứa văn bản (không phải dữ liệu số), hộp "Text To Display" sẽ hiển thị nội dung của ô đó Nếu không, nó sẽ hiện thị "Selection in Document" Bạn có thể thay đổi văn bản trong ô bằng cách nhập văn bản thay thế vào hộp "Text To Display".
Để liên kết đến một tệp hoặc thư mục hiện có (link to an existing file or folder)
1 Chọn ô hoặc đối tượng bạn muốn liên kết
2 Mở hộp thoại Insert Hyperlink, thực hiện như sau, sau đó bấm OK: a Trong danh sách Link to, bấm Existing File or Web Page b Trong vùng Look in, duyệt đến tệp bạn muốn liên kết đến và bấm đúp vào tệp đó để nhập đường dẫn và tên tệp vào hộp Address
Để tạo và liên kết đến một sổ làm việc Excel (create and link to an Excel workbook)
1 Chọn ô hoặc đối tượng bạn muốn nối kết từ đó, sau đó mở hộp thoại Insert
2 Trong danh sách Insert Hyperlink, bấm vào Create New Document Sau đó xem lại vị trí hiển thị trong phần Full path
Tạo đồng thời một tệp và một liên kết đến tệp đó
3 Nếu bạn muốn tạo sổ làm việc mới trong thư mục được hiển thị trong phần Full path, hãy nhập tên cho sổ làm việc trong hộp Name of new document Không cần thiết phải thêm phần mở rộng loại tệp
Để tạo sổ làm việc mới trong một thư mục khác, bạn cần thực hiện các bước sau: Nhấp vào nút "Change", sau đó trong hộp thoại "Create New Document", hãy duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp Tiếp theo, trong ô "File Name", nhập tên cho sổ làm việc và thêm đuôi xlsx để chỉ rõ loại tệp Cuối cùng, nhấn OK để hoàn tất.
4 Trong khu vực When to edit, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Để tạo một sổ làm việc trống, hãy bấm vào Edit the new document later
Để tạo một sổ làm việc và mở nó để chỉnh sửa, hãy bấm Edit the new document now
5 Trong hộp thoại Insert Hyperlink, bấm OK
6 Nếu bạn đã chọn tùy chọn để chỉnh sửa sổ làm việc ngay lập tức, nó sẽ mở ra ngay bây giờ Sửa đổi nội dung tệp sao cho phù hợp với mục đích của siêu kết nối, sau đó lưu và đóng tệp
Để tạo và liên kết đến một tệp thuộc loại khác (create and link to a file of another type)
1 Chọn ô hoặc đối tượng bạn muốn liên kết, sau đó mở hộp thoại Insert Hyperlink
2 Trong danh sách Link to, bấm vào Create New Document
3 Trong phần Full path, nhấp vào nút Change
4 Trong hộp thoại Create New Document, hãy thực hiện như sau, rồi bấm OK: a Duyệt đến thư mục mà bạn muốn tạo tệp b Trong danh sách Save as type, bấm vào loại tệp bạn muốn tạo
Bạn có thể tạo và liên kết đến nhiều loại tệp c Trong hộp File Name box, nhập tên và phần mở rộng tệp cho tệp mới
5 Trong khu vực When to edit, hãy bấm vào Edit the new document later hoặc Edit the new document now
6 Trong hộp thoại Insert Hyperlink, bấm OK
7 Nếu bạn đã chọn tùy chọn chỉnh sửa tệp ngay lập tức, nó sẽ mở ra ngay bây giờ Sửa đổi nội dung tệp sao cho phù hợp với mục đích của siêu kết nối, sau đó lưu và đóng tệp
Để liên kết đến một ô, trang tính hoặc đối tượng được đặt tên trong sổ làm việc (link to a cell, worksheet, or named object in the workbook)
1 Chọn ô hoặc đối tượng bạn muốn nối kết từ đó, sau đó mở hộp thoại Insert
2 Trong danh sách Link to, bấm Place in This Document
Danh sách Defined Names bao gồm các đối tượng như bảng và phạm vi dữ liệu mà bạn đã đặt tên cụ thể
3 Thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây, sau đó bấm OK:
Trong hộp Type the cell reference, hãy nhập một ô trên trang tính hiện tại hoặc đường dẫn đến một ô trên một trang tính khác ở định dạng 'WorksheetName '! A1
Trong hộp Or select a place in this document này, hãy mở rộng danh sách Cell Reference và bấm vào trang tính bạn muốn liên kết đến
Định dạng trang tính và sổ làm việc (Navigate in worksheets and workbooks)
a) Quản lý thuộc tính trang tính (Search for data within a workbook)
Khi tạo trang tính mới, Excel đặt tên chúng là Sheet1, Sheet2, v.v Bạn có thể (và nên) đổi tên trang tính vì những lý do sau:
Người dùng sổ làm việc có thể dễ dàng định vị và xác định ngữ cảnh của thông tin
Bạn có thể tham chiếu các trang tính trong công thức theo tên logic
Bạn có thể gán màu cho các tab trang tính để dễ phân biệt hoặc phân loại chúng
Để đổi tên một trang tính (rename a worksheet)
Bấm đúp vào tab trang tính, nhập tên trang tính mới, rồi nhấn Enter
1 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Bấm chuột phải vào tab trang tính, sau đó bấm Rename
Trên tab Home, trong nhóm Cells, bấm Format, sau đó trong phần Organize Sheets, bấm Rename Sheet
2 Nhập tên trang tính mới, sau đó nhấn Enter
Để thay đổi màu của tab trang tính (change the color of a worksheet tab)
Bấm chuột phải vào tab, trỏ đến Tab Color trong menu lối tắt, sau đó thực hiện một trong các thao tác sau:
Bấm vào một màu trong vùng Theme Colors hoặc Standard Colors
Bấm More Colors để mở hộp thoại Colors, sử dụng điều khiển màu để xác định màu mới, sau đó bấm OK
Facebook.com/daotinhocmos Page 30 b) Quản lý hàng và cột (Manage rows and columns)
Trong Excel 2016, một trang tính có khả năng chứa tối đa 1.048.576 hàng và 16.384 cột dữ liệu Khi thực hiện thao tác chèn hoặc xóa hàng và cột, bạn chỉ thay đổi cấu trúc dữ liệu mà không làm thay đổi chính trang tính Việc chèn hàng hoặc cột sẽ làm dịch chuyển nội dung hiện có xuống hoặc sang phải, trong khi xóa hàng hoặc cột sẽ di chuyển nội dung lên trên hoặc sang trái Excel tự động cập nhật mọi tham chiếu ô trong công thức để phản ánh những thay đổi này, giúp bạn dễ dàng quản lý dữ liệu Hãy định cấu hình các hàng và cột sao cho phù hợp với nội dung của chúng để tối ưu hóa trang tính.
Trong Excel 2016, chiều cao mặc định của hàng là 15 điểm (0,21 inch) và có thể điều chỉnh tự động theo số dòng trong mục nhập dài nhất, với giới hạn tối đa là 409 điểm Mặc dù bạn có thể thay đổi chiều cao hàng một cách thủ công, nhưng tốt nhất nên giữ chế độ tự động để phù hợp với các thay đổi trong tương lai, trừ khi bạn có lý do cụ thể để chỉ định chiều cao Ví dụ, việc chỉ định chiều cao hàng hẹp có thể tạo ra khoảng ngắt trực quan giữa các khối dữ liệu, và bạn có thể khôi phục chế độ điều chỉnh chiều cao tự động nếu cần thiết.
Chiều rộng tiêu chuẩn của các cột trong trang tính Excel là 8,38 ký tự (0,71 inch) và không thay đổi Thông thường, người dùng muốn điều chỉnh chiều rộng cột hơn là chiều cao hàng để chứa các mục nhập dài Excel cho phép bạn tự động điều chỉnh chiều rộng cột theo mục nhập dài nhất hoặc điều chỉnh thủ công lên đến 255 ký tự Việc gói văn bản và điều chỉnh độ rộng cột là kỹ thuật quan trọng để tối ưu hóa hiển thị dữ liệu trên màn hình hoặc trang in.
Trong chế độ xem Normal, chiều cao hàng được xác định bằng điểm và chiều rộng cột bằng ký tự, trong khi ở chế độ xem Page Layout, cả chiều cao hàng và chiều rộng cột đều được tính bằng inch hoặc đơn vị đo lường mặc định của người dùng.
Để điều chỉnh chiều cao và chiều rộng trong bảng, việc chọn một ô tương đương với việc chọn toàn bộ hàng hoặc cột Bạn có thể thay đổi kích thước của nhiều hàng hoặc cột cùng lúc bằng cách chọn chúng và thực hiện thao tác thay đổi kích thước.
Xem thêm Để biết thông tin về cách chèn các ô riêng lẻ, hãy xem “Mục tiêu 2.1:
Chèn dữ liệu vào ô và phạm vi.”
Để chèn hàng hoặc cột (insert rows or columns)
1 Chọn số hàng bạn muốn chèn, bắt đầu với hàng phía trên mà bạn muốn các hàng được chèn xuất hiện hoặc chọn số cột bạn muốn chèn, bắt đầu với cột ở bên trái mà bạn muốn các cột được chèn vào xuất hiện
2 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Trên tab Home , trong nhóm Cells, bấm vào nút Insert
Bấm chuột phải vào vùng chọn, sau đó bấm Insert
Để xóa các hàng hoặc cột đã chọn (delete selected rows or columns)
Trên tab Home , trong nhóm Cells, hãy nhấp vào nút Delete
Bấm chuột phải vào vùng chọn, sau đó bấm Delete
Để thay đổi chiều cao của một hoặc nhiều hàng (change the height of one or more rows)
Kéo đường viền dưới cùng của bộ chọn hàng lên hoặc xuống
Mẹo Khi bạn kéo đường viền, ScreenTip hiển thị chiều cao hàng hiện tại theo điểm hoặc inch và tính bằng pixel
1 Chọn hàng hoặc các hàng bạn muốn thay đổi
2 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Bấm chuột phải vào vùng chọn, rồi bấm Row Height
Trên tab Home, trong nhóm Cells, hiển thị danh sách Format, rồi nhấp vào Row Height
3 Trong hộp thoại Row Height, chỉ định chiều cao bạn muốn, sau đó bấm OK
Để thay đổi chiều rộng của một cột (change the width of a column)
Kéo đường viền bên phải của bộ chọn cột sang trái hoặc phải
Mẹo Khi bạn kéo đường viền, ScreenTip hiển thị chiều rộng cột hiện tại theo ký tự hoặc inch và tính bằng pixel
1 Chọn cột hoặc các cột có chiều rộng bạn muốn thay đổi
2 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Bấm chuột phải vào vùng chọn, sau đó bấm Column Width
Trên tab Home, trong nhóm Cells , hiển thị danh sách Format, sau đó bấm Column Width Đặt chiều cao hàng cụ thể lên đến 409 điểm
3 Trong hộp thoại Column Width, chỉ định chiều rộng bạn muốn, sau đó bấm OK
Để định kích thước cột hoặc hàng cho vừa với nội dung của nó (size a column or row to fit its contents)
Nhấp đúp vào đường viền bên phải của tiêu đề cột hoặc đường viền dưới cùng của tiêu đề hàng
Chọn cột Trên tab Home, trong nhóm Cells, hiển thị danh sách Format, sau đó bấm AutoFit Column Width
Chọn hàng Trên tab Home, trong nhóm Cells, hiển thị danh sách Format, sau đó bấm AutoFit Row Height
Bạn có thể điều chỉnh độ rộng của tất cả các cột trong trang tính cùng một lúc bằng cách nhấn vào bộ chọn trang tính để chọn toàn bộ trang tính, sau đó bấm đúp vào đường viền giữa hai cột bất kỳ Mỗi cột sẽ tự động thay đổi kích thước để phù hợp với nội dung của nó, trong khi các cột trống vẫn giữ nguyên kích thước.
Nâng cao giao diện sổ làm việc của bạn bằng cách áp dụng chủ đề đã được xác định trước, bao gồm màu sắc, phông chữ và hiệu ứng Thư viện Themes cho phép bạn xem trước trực tiếp hiệu ứng của chủ đề trên các phần tử sổ làm việc trước khi áp dụng, giúp bạn dễ dàng lựa chọn phong cách phù hợp.
Phần Office của thư viện hiển thị hình thu nhỏ của các chủ đề cài sẵn
Chủ đề trong sổ làm việc giúp kiểm soát phông chữ và màu tô của văn bản cũng như các đối tượng hiện có và nội dung mới Lưu ý rằng chỉ có thể áp dụng một chủ đề duy nhất cho toàn bộ sổ làm việc, các trang tính riêng lẻ không thể sử dụng các chủ đề khác nhau.
Nếu bạn yêu thích các yếu tố khác nhau từ nhiều chủ đề, như màu sắc và phông chữ, bạn có thể kết hợp chúng để tạo ra một thiết kế độc đáo Bằng cách lưu lại các phần tử mà bạn đã chọn, bạn có thể tạo ra một chủ đề tùy chỉnh cho các sổ làm việc khác nhau.
Chiến lược ôn thi cho Bài kiểm tra 77-727 yêu cầu bạn chứng minh khả năng áp dụng các chủ đề đã được cài sẵn vào sổ làm việc Việc sửa đổi các chủ đề và tạo ra các chủ đề tùy chỉnh là một yếu tố quan trọng trong Bài kiểm tra 77-728: Chuyên gia Microsoft Excel 2016.
Để áp dụng một chủ đề cho một sổ làm việc (apply a theme to a workbook)
1 Trên tab Page Layout, trong nhóm Themes, hãy bấm vào nút Themes
2 Trong thư viện Themes, hãy bấm vào chủ đề bạn muốn áp dụng d) Sửa đổi thiết lập trang (Modify page setup)
Bạn có thể quản lý các yếu tố cơ bản của trang in bằng cách điều chỉnh kích thước và hướng giấy, thay đổi lề trang, cũng như phân bổ không gian cho phần đầu của trang.
Bằng cách cấu hình các tùy chọn thiết lập trang trên Facebook.com/daotinhocmos, bạn có thể xác định không gian cho nội dung trên mỗi trang khi in hoặc hiển thị ở chế độ Print Layout.
Nếu nội dung của bạn không vừa với khu vực được phân bổ, hãy điều chỉnh cách phù hợp bằng cách chia tỷ lệ Để biết thêm chi tiết, bạn có thể tham khảo “Mục tiêu 1.5: Định cấu hình trang tính và sách công việc để phân phối.”
Để thay đổi lề trang (change the page margins)
1 Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, bấm vào nút Margins
2 Trên menu Margins, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:
Nhấp vào cài đặt ký quỹ tiêu chuẩn mà bạn muốn
Nhấp vào lệnh Custom Margins Sau đó trên tab Margins của hộp thoại Page Setup, chỉ định các lề Top, Bottom, Left, và Right và nhấp OK
Để thay đổi hướng trang (change the page orientation)
Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, hãy nhấp vào nút Orientation, 1 rồi nhấp vào Portrait hoặc Landscape
Để đặt khổ giấy tiêu chuẩn (set a standard paper size)
Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, hãy nhấp vào nút Size, sau đó nhấp vào khổ giấy bạn muốn
Để đặt khổ giấy tùy chỉnh (set a custom paper size)
1 Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, bấm vào nút Size, sau đó bấm More Paper Sizes
2 Trên tab Page của hộp thoại Page Setup, bấm vào Options
3 Trên tab Paper/Quality của hộp thoại Printer Properties, trong vùng Paper Options, bấm Custom
4 Trong hộp thoại Custom Paper Size, nhập tên cho kích thước tùy chỉnh, nhập chiều rộng và chiều dài của giấy, chỉ định đơn vị đo, bấm Save , sau đó bấm Close
5 Bấm OK trong mỗi hộp thoại đang mở
Mẹo Các cài đặt in khả dụng tùy thuộc vào máy in hiện được chọn e) Chèn đầu trang và chân trang (Insert headers and footers)
Tùy chỉnh các tùy chọn và dạng xem cho trang tính và sổ làm việc (Customize options
a) Ẩn hoặc hiện nội dung (Hide or unhide content)
Một sổ làm việc, đặc biệt là những sổ chứa phép tính dữ liệu, PivotTables hoặc PivotCharts, có thể bao gồm các dữ liệu tham chiếu không cần thiết Để bảo mật thông tin hoặc tối ưu hóa không gian làm việc, bạn có thể ẩn các hàng, cột hoặc toàn bộ trang tính mà không cần sử dụng hoặc không muốn chia sẻ với người khác.
Khi ẩn hàng hoặc cột trong sổ làm việc, người khác có thể nhận thấy sự thiếu hụt trong chữ cái cột hoặc số hàng trừ khi bạn thực hiện bảo vệ Nếu không muốn gặp rắc rối với việc bảo vệ, bạn có thể ẩn tiêu đề hàng và cột để thông tin ẩn không bị phát hiện rõ ràng, chỉ để lại một khoảng trống nhỏ Để che giấu hoàn toàn, bạn cũng có thể ẩn các đường lưới, giúp ẩn các cột, hàng hoặc toàn bộ trang tính một cách hiệu quả.
Để ẩn các hàng hoặc cột đã chọn (hide selected rows or columns)
Bấm chuột phải vào vùng chọn, sau đó bấm Ẩn
1 Trên tab Home , trong nhóm Cells, hãy hiển thị danh sách Format
2 Trong phần Visibility của danh sách Format, hãy trỏ đến Hide & Unhide, sau đó nhấp vào Hide Rows để ẩn (các) hàng đã chọn hoặc Hide Column để ẩn (các) cột đã chọn
Để tìm các hàng hoặc cột ẩn trong một trang tính (find hidden rows or columns in a worksheet)
Để mở hộp thoại Go To Special, bạn chọn "Visible cells only" và nhấn OK Trong vùng nội dung được đánh dấu, các ô liền kề với ô ẩn sẽ hiển thị một đường viền mỏng màu trắng.
Để hiện các hàng hoặc cột (unhide rows or columns)
1 Chọn các cột hoặc hàng ở cả hai bên của (các) cột hoặc (các) hàng ẩn
2 Bấm chuột phải vào vùng chọn, sau đó bấm Unhide
1 Chọn các hàng hoặc cột ở cả hai bên của các hàng hoặc cột ẩn
2 Trên tab Home , trong nhóm Cells, hãy hiển thị danh sách Format
3 Trong phần Visibility của danh sách Format , hãy trỏ tới Hide & Unhide, sau đó bấm Unhide Rows để hiển thị (các) hàng bị ẩn hoặc Unhide Columns để hiển thị (các) cột bị ẩn
Để hiện hàng hoặc cột đầu tiên của trang tính (unhide the first row or column of a worksheet)
1 Trong hộp Name ở bên trái của thanh công thức, nhập A1 , rồi nhấn Enter
2 Trên tab Home , trong nhóm Cells, hãy hiển thị danh sách Format
3 Trong phần Visibility của danh sách Format , hãy trỏ đến Hide & Unhide, sau đó bấm Unhide Rows để hiển thị hàng 1 hoặc Unhide Columns để hiển thị cột A
Để ẩn một trang tính (hide a worksheet)
Bấm chuột phải vào tab trang tính, rồi bấm Hide
Để hiển thị một trang tính ẩn (display a hidden worksheet)
1 Bấm chuột phải vào bất kỳ tab trang tính hiển thị nào, rồi bấm Unhide
2 Trong hộp thoại Unhide, chọn trang tính bạn muốn hiển thị, sau đó bấm OK b) Tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh (Customize the Quick Access Toolbar)
Trong Excel, Quick Access Toolbar mặc định có các nút lệnh Save, Undo, Redo và Touch/Mouse Mode cho thiết bị màn hình cảm ứng Để tiết kiệm thời gian và không phải chuyển đổi giữa các tab trên ribbon, bạn có thể thêm các lệnh thường sử dụng vào Quick Access Toolbar Việc thêm lệnh có thể thực hiện từ menu Customize Quick Access Toolbar, từ ribbon hoặc qua hộp thoại Excel Options Bạn có thể tùy ý thêm bất kỳ loại lệnh nào, bao gồm danh sách tùy chọn và thư viện hình thu nhỏ thả xuống, vào Quick Access Toolbar để dễ dàng truy cập.
Thanh công cụ Truy nhập Nhanh với các lệnh tùy chỉnh, bên dưới ribbon
Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh với các lệnh thường dùng Để tối ưu hóa hơn nữa, hãy di chuyển Thanh công cụ này từ vị trí mặc định trên ribbon xuống dưới, giúp giảm khoảng cách di chuyển của chuột giữa các nội dung và lệnh Nếu bạn thêm tất cả các nút sử dụng thường xuyên nhất, bạn có thể ẩn ribbon để tạo thêm không gian màn hình.
Bạn có thể tùy chỉnh Thanh công cụ Truy nhập Nhanh bằng cách thêm, di chuyển, tách hoặc xóa các lệnh Để thêm lệnh, có nhiều phương pháp khác nhau, nhưng việc sửa đổi và chia tỷ lệ lệnh chỉ có thể thực hiện qua hộp thoại Excel Options Từ hộp thoại này, bạn có khả năng thay đổi Thanh công cụ Truy nhập Nhanh hiển thị trong cửa sổ chương trình hoặc tạo một Thanh công cụ Truy nhập Nhanh tùy chỉnh chỉ xuất hiện trong sổ làm việc hiện tại.
Để hiển thị trang Thanh công cụ Truy nhập Nhanh của hộp thoại Tùy chọn Excel (display the Quick Access Toolbar page of the Excel Options dialog box)
Bấm chuột phải vào vùng trống của ribbon, rồi bấm Customize Quick Access
Nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar, sau đó nhấp vào More Commands
Bạn có thể tùy chỉnh Quick Access Toolbar cho tất cả các sổ làm việc hoặc tạo một thanh duy nhất cho sổ làm việc hiện tại
Để thêm lệnh vào Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (add commands to the Quick Access Toolbar)
Nhấp vào nút Customize Quick Access Toolbar, sau đó nhấp vào một trong các lệnh phổ biến được hiển thị trên menu
Bấm chuột phải vào lệnh trên ribbon, rồi bấm Add to Quick Access
1 Hiển thị trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options
2 Trong danh sách Choose commands from, hãy bấm vào nhóm lệnh mà bạn muốn chọn
3 Trong ngăn Choose commands, tìm lệnh bạn muốn thêm, sau đó bấm vào nút Add
4 Trong hộp thoại Excel Options, bấm OK
Để xóa một lệnh khỏi Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (remove a command from the Quick Access Toolbar)
Bấm chuột phải vào lệnh trên Quick Access Toolbar, rồi Remove from
Trên menu Customize Quick Access Toolbar, hãy nhấp vào bất kỳ lệnh nào đang hoạt động (được biểu thị bằng dấu kiểm) để xóa lệnh đó
Trên trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options, trong ngăn Customize Quick Access Toolbar, hãy nhấp vào lệnh Sau đó nhấp vào nút Remove
Để thay đổi thứ tự các lệnh trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (change the order of commands on the Quick Access Toolbar)
Trên trang Quick Access Toolbar trong hộp thoại Excel Options, bạn có thể tùy chỉnh Quick Access Toolbar bằng cách chọn lệnh muốn di chuyển Nhấn vào Move Up để di chuyển lệnh sang bên trái hoặc Move Down để di chuyển lệnh sang bên phải.
Để tách các lệnh trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (separate commands on the Quick Access Toolbar)
Trên trang Quick Access Toolbar trong hộp thoại Excel Options, bạn cần chọn lệnh mà bạn muốn chèn dấu phân tách trong ngăn Customize Quick Access Toolbar Để thực hiện điều này, hãy nhấp vào biểu tượng ở đầu ngăn Choose commands.
Separator > Sau đó nhấp vào Add
Để tạo Thanh công cụ Truy nhập Nhanh dành riêng cho sổ làm việc hiện tại (create a Quick Access Toolbar that is specific to the current workbook)
Trên trang Quick Access Toolbar trong hộp thoại Excel Options, bạn có thể tìm thấy danh sách Customize Quick Access Toolbar Để thêm nút cho tên tài liệu, hãy nhấn vào For document name và thực hiện thao tác thêm nút vào thanh công cụ như bình thường.
Để thay đổi vị trí của Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (change the location of the Quick Access Toolbar)
Trên menu Customize Quick Access Toolbar, nhấp vào Show Below the
Ribbon hoặc Show Above the Ribbon
Bấm chuột phải vào Quick Access Toolbar, sau đó bấm Show Quick
Access Toolbar Below the Ribbon hoặc Show Quick Access Toolbar
Trên trang Quick Access Toolbar của hộp thoại Excel Options, hãy chọn hoặc xóa Show Quick Access Toolbar below the Ribbon bên dưới hộp kiểm ribbon
Để đặt lại Thanh công cụ Truy nhập Nhanh về nội dung mặc định của nó (reset the Quick Access Toolbar to its default content)
To reset the Quick Access Toolbar in Excel, go to the Quick Access Toolbar section in the Excel Options dialog, click the Reset button, and choose either "Reset only Quick Access Toolbar" to restore it to default settings or "Reset all customizations" to revert all personalized settings.
Mẹo Đặt lại Thanh công cụ Truy nhập Nhanh sẽ không thay đổi vị trí của nó c) Sửa đổi cách hiển thị trang tính (Modify the display of worksheets)
Chuyển đổi giữa các chế độ xem (Switch among views)
Từ thanh công cụ View ở cuối cửa sổ chương trình hoặc từ tab View, bạn có thể chuyển đổi giữa ba dạng xem của trang tính:
Normal (Bình thường) Trang tính được hiển thị trong cửa sổ ở độ phóng đại
100 phần trăm hoặc mức thu phóng bạn chọn Ngắt trang được biểu thị bằng các đường đứt nét màu đen
Bố cục trang trong bảng tính hiển thị chính xác cách thức trang sẽ được in, với khoảng cách rõ ràng giữa các trang Khi chế độ hiển thị thước kẻ được bật, thước kẻ sẽ xuất hiện ở các cạnh trên cùng và bên trái của cửa sổ Người dùng có thể dễ dàng chỉnh sửa đầu trang và chân trang để phù hợp với nhu cầu của mình.
Chế độ Xem trước Ngắt trang trong Excel cho phép hiển thị toàn bộ trang tính trong cửa sổ, với các dấu ngắt trang được thể hiện bằng đường đứt nét màu xanh đậm và số trang ở giữa mỗi trang Người dùng có thể dễ dàng điều chỉnh ngắt trang bằng cách kéo các đường màu xanh lam.
Các nút để thay đổi chế độ xem nằm trên tab View của ribbon và trên thanh công View Shortcuts gần cuối bên phải của thanh trạng thái
Các lệnh View và Zoom trên thanh công cụ và thanh trạng thái
Để hiển thị dạng xem trang tính tiêu chuẩn (display a standard worksheet view)
Trên tab View, trong nhóm Workbook Views, bấm vào nút Normal, Page
Layout, hoặc Page Break Preview
Trên thanh công cụ View Shortcuts gần cuối bên phải của thanh trạng thái, nhấp vào nút Normal, Page Layout, hoặc Page Break Preview
Phóng đại trang tính (Magnify the worksheet)
Bạn có thể thay đổi mức thu phóng của trang tính trong Excel từ 10% đến 400% thông qua thanh công cụ Zoom ở cuối cửa sổ chương trình hoặc từ nhóm Zoom trên tab View Bạn có khả năng thu phóng toàn bộ trang tính hoặc chọn một dải ô, và Excel sẽ tự động xác định mức thu phóng phù hợp với lựa chọn của bạn.
Để phóng to hoặc thu nhỏ với gia số 10 phần trăm (zoom in or out in 10- percent increments)
Trên thanh trạng thái, nhấp vào nút Zoom In ( + ) hoặc Zoom Out ( - )
Để thay đổi mức thu phóng động (change the zoom level dynamically)
Kéo thanh trượt Zoom sang trái để thu nhỏ hoặc sang phải để phóng to
Để thu phóng đến một độ phóng đại cụ thể (zoom to a specific magnification)
1 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Trên tab View, trong nhóm Zoom, hãy bấm vào nút Zoom
Trên thanh trạng thái, nhấp vào nút Zoom level
2 Trong hộp thoại Zoom, bấm vào một mức độ phóng đại cụ thể hoặc bấm Custom rồi nhập giá trị từ 10 đến 400 Sau đó bấm OK
Để phóng to các ô đã chọn (zoom in on selected cells)
1 Chọn ô hoặc dải ô bạn muốn phóng to
2 Thực hiện một trong các thao tác sau:
Trên tab View, trong nhóm Zoom, bấm vào nút Zoom to Selection
Mở hộp thoại Zoom , bấm Fit selection, sau đó bấm OK
Hiển thị công thức (Display formulas)
Định cấu hình trang tính và sổ làm việc để phân phối (Configure worksheets and
a) In tất cả hoặc một phần của sổ làm việc (Print all or part of a workbook)
Một sổ làm việc Excel có khả năng chứa nhiều trang tính dữ liệu khác nhau Bạn có thể in một phần hoặc toàn bộ trang tính, chọn in một trang tính cụ thể hoặc in tất cả các trang tính cùng lúc một cách dễ dàng.
Theo mặc định, Excel chỉ in các trang tính hoặc nhóm trang tính đang hoạt động Tuy nhiên, bạn có thể chọn một phạm vi in cụ thể thông qua trang Print trong chế độ xem Backstage.
Để in tất cả các trang tính đã phổ biến trong một sổ làm việc (Print all or part of a workbook)
Trên trang Print của dạng xem Backstage, trong danh sách đầu tiên trong khu vực Settings , hãy Print Entire Workbook
Để in một trang tính (print a single worksheet)
1 Hiển thị trang tính bạn muốn in
2 Trên trang In của dạng xem Backstage, trong khu vực Cài đặt , bấm In Trang tính Hoạt động trong danh sách đầu tiên
Để in các trang tính cụ thể (print specific worksheets)
1 Nhóm các trang tính mà bạn muốn in
2 Trên trang Print của dạng xem Backstage, trong khu vực Setting bấm Print
Active Sheets trong danh sách đầu tiên
Để in một phần của trang tính (print a portion of a worksheet)
1 Trên trang tính, hãy chọn khối ô bạn muốn in
2 Trên trang Print của dạng xem Backstage, trong khu vực Setting, bấm Print Selection trong danh sách đầu tiên
Xác định vùng in (Define a print area)
Nếu bạn muốn in một phần cụ thể của trang tính, hãy sử dụng trang Print trong chế độ xem Backstage Ngoài ra, nếu bạn thường xuyên in cùng một khu vực, bạn có thể thiết lập khu vực đó làm vùng in.
Sau khi xác định vùng in của sổ làm việc, bạn có thể thêm các phạm vi đã chọn vào đó Các ô tiếp giáp với ô gốc sẽ trở thành một phần của vùng in chính, trong khi các phạm vi không liền kề hoặc hình dạng khác sẽ được in trên trang riêng biệt Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa phạm vi khỏi khu vực in khi cần thiết.
Nếu bạn không muốn giới hạn vùng in, bạn có thể xóa vĩnh viễn vùng in hoặc bạn có thể tạm thời bỏ qua nó khi in trang tính
Để xác định một phạm vi đã chọn làm vùng in (define a selected range as the print area)
Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, hãy bấm vào nút Print Area, rồi bấm Set Print Area
Để thêm một dải ô đã chọn vào một vùng in đã xác định
Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, hãy nhấp vào nút Print
Area, sau đó bấm Add to Print Area
Mẹo Tùy chọn Add To Print Area không được hiển thị khi vùng được chọn của trang tính đã là một phần của vùng in được chỉ định
Để loại bỏ một dải ô khỏi vùng in
1 Trên tab Page Layout, bấm vào trình khởi chạy hộp thoại Page Setup
2 Trên tab Sheet của hộp thoại Page Setup, thay đổi phạm vi tham chiếu trong hộp Print area, và sau đó nhấn OK
Để xóa vùng in (clear the print area)
Trên tab Page Layout, trong nhóm Page Setup, hãy nhấp vào nút Print
Area, rồi nhấp vào Clear Print Area
Để bỏ qua vùng in (ignore the print area)
Trên trang Print của dạng xem Backstage, trong khu vực Setting, hãy nhấp vào Ignore Print Area trong danh sách đầu tiên
Mẹo về việc bỏ qua khu vực in vẫn sẽ hoạt động (được biểu thị bằng dấu kiểm) cho đến khi bạn tắt cài đặt này bằng cách nhấp lại vào nó Ngoài ra, hãy lưu sổ làm việc ở các định dạng tệp thay thế để đảm bảo tính tương thích và linh hoạt khi chia sẻ tài liệu.
Bạn có thể lưu sổ làm việc ở nhiều vị trí và ở nhiều định dạng
Trước đây, người dùng thường lưu trữ tệp cục bộ trên máy tính, nhưng hiện nay nhiều người đã chuyển sang sử dụng các vị trí chia sẻ như Microsoft SharePoint, OneDrive và OneDrive for Business Việc này không chỉ giúp họ cộng tác hiệu quả với người khác mà còn cho phép truy cập tệp từ nhiều máy tính và thiết bị khác nhau.
Hệ thống Microsoft Office 2007 đã giới thiệu định dạng tệp mới dựa trên XML, gọi là Microsoft Office Open XML Formats Mặc định, sổ làm việc Excel 2016 được lưu ở định dạng xlsx, là định dạng Open XML dành riêng cho Excel Định dạng xlsx mang lại nhiều lợi ích cho người dùng.
Kích thước tệp nhỏ hơn so với các định dạng tệp trước đó
Việc khôi phục nội dung bị hỏng sẽ đơn giản hơn vì các tệp XML có thể được mở bằng nhiều trình soạn thảo văn bản khác nhau
Bảo mật cao hơn vì tệp xlsx không thể chứa macro và dữ liệu cá nhân có thể dễ dàng được xác định và xóa khỏi tệp
Các tệp sổ làm việc định dạng xlsx có thể được mở bằng các phiên bản Excel 2007, 2010, 2013 và 2016 Người dùng các phiên bản Excel cũ hơn có thể tải trình chuyển đổi để mở tệp xlsx trong phiên bản của họ.
Ngoài việc lưu sổ làm việc để sử dụng với Excel 2016, bạn có thể lưu sổ làm việc đó trong các for-chiếu khác, bao gồm các mục sau:
Excel Macro-Enabled Workbook Để có thể lưu trữ mã macro VBA, hãy sử dụng định dạng xlsm dựa trên XML
Nếu bạn muốn chia sẻ một sổ làm việc Excel với người dùng Excel 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, hãy lưu tệp ở định dạng xls Việc này sẽ đảm bảo tính tương thích, nhưng lưu ý rằng các tính năng không được hỗ trợ sẽ bị xóa.
Single File Web Page or Web Page Bạn có thể chuyển đổi sổ làm việc thành
Để xem nội dung trong trình duyệt web, bạn có thể lưu sổ làm việc ở định dạng Trang Web Tệp Đơn, tạo ra tệp mht hoặc mhtml chứa nội dung và thông tin hỗ trợ Nếu lưu ở định dạng Trang Web, bạn sẽ nhận được tệp htm hoặc html để thiết lập cấu trúc hiển thị, kèm theo một thư mục chứa nội dung và các tệp thông tin hỗ trợ riêng biệt.
Excel Template Để có thể sử dụng sổ làm việc làm điểm bắt đầu cho các
sổ làm việc, bạn có thể lưu tệp dưới dạng mẫu
Để chia sẻ dữ liệu từ sổ làm việc Excel với các ứng dụng khác, bạn có thể lưu nó dưới dạng tệp văn bản phân tách bằng tab hoặc dấu phẩy Tuy nhiên, khi lưu sổ làm việc ở định dạng này, tất cả các đối tượng định dạng sẽ bị xóa và không được chuyển đổi.
Nếu bạn muốn người khác xem sổ làm việc của bạn giống như trên màn hình, hãy sử dụng một trong hai định dạng sau đây.
Định dạng PDF (.pdf) là lựa chọn phổ biến của các cơ sở in ấn thương mại, cho phép người nhận dễ dàng hiển thị tệp bằng các chương trình miễn phí như Microsoft Reader hoặc Adobe Reader Ngoài ra, người dùng cũng có thể mở và chỉnh sửa tệp PDF trong Word 2016 hoặc Adobe Acrobat.
Định dạng XPS (.xps) đảm bảo hiển thị chính xác tất cả các phông chữ, hình ảnh và màu sắc Người dùng có thể mở tệp này bằng chương trình Microsoft Reader miễn phí hoặc XPS Viewer miễn phí.
Các định dạng PDF và XPS được tạo ra nhằm cung cấp sổ làm việc dưới dạng bản sửa đổi điện tử, hiển thị giống như khi in Cả hai loại tệp này dễ dàng gửi qua email cho nhiều người nhận và có thể được tải xuống từ trang web Tuy nhiên, chúng không còn là sổ làm việc Excel và không thể mở hoặc chỉnh sửa trong Excel.
