KHÁI NIỆM VỀ CÁC CHỈ SỐ
Phân biệt chỉ số đo lường hiệu suất KRI, PI và KPI
Chỉ số đo lường hiệu suất là công cụ quan trọng trong quản trị, giúp đánh giá, báo cáo và cải thiện hiệu suất công việc Việc xây dựng các chỉ số này dựa trên ba loại thông tin chính: thông tin nhân cách, thông tin hành vi và thông tin kết quả Các chỉ số này được phân loại thành ba loại chính trong quá trình đo lường hiệu suất.
KRI, hay Chỉ số Kết quả Cốt yếu (Key Result Indicator), là một chỉ số quan trọng phản ánh kết quả của nhiều hoạt động phối hợp trong toàn công ty hoặc bộ phận KRI thường được đánh giá định kỳ, giúp xác định mức độ hoàn thành các mục tiêu và kết quả mà tổ chức đã đạt được.
Chỉ số hiệu suất (Performance Indicator - PI) là gì? PI tập trung vào các khía cạnh hoạt động của cá nhân hoặc nhóm, thường xuyên được đánh giá để xác định những gì cần thực hiện nhằm cải thiện hiệu quả công việc.
KPI là gì? Chỉ số hiệu suất cốt yếu hay còn gọi là Chỉ số đánh giá hiệu quả
Chỉ số Hiệu suất Chính (KPI) tập trung vào các khía cạnh hoạt động cụ thể, thường liên quan đến cá nhân và được đánh giá định kỳ KPI giúp bạn xác định những hành động cần thiết để cải thiện hiệu suất một cách đáng kể.
Trong thực tế, nhiều chỉ số đo lường hiệu suất được sử dụng trong các tổ chức là hỗn hợp của ba loại chỉ số nêu trên
Phép loại suy theo lối bóc hành giúp mô tả mối quan hệ giữa ba loại chỉ số, trong đó lớp ngoài cùng phản ánh tình trạng tổng thể của củ hành, bao gồm lượng ánh sáng, nước và dưỡng chất mà nó nhận được, cùng với quy trình xử lý từ khi thu hoạch cho đến khi bày bán trong siêu thị.
Khi bóc các lớp của củ hành, chúng ta sẽ thu được thông tin chi tiết hơn Các lớp từ ngoài vào trong đại diện cho các chỉ số hiệu suất khác nhau, trong đó lớp trong cùng là chỉ số hiệu suất chính yếu.
1 Các chỉ số kết quả cốt yếu (KRI)
Các chỉ số kết quả cốt yếu là những chỉ số đo lường quan trọng thường bị nhầm lẫn với các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
- Sự hài lòng của khách hàng
- Lợi nhuận ròng trước thuế
- Lợi ích của khách hàng
- Sự hài lòng của nhân viên
Lợi nhuận thu được từ vốn đã sử dụng là chỉ số quan trọng phản ánh kết quả của nhiều hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp xác định liệu họ đang đi đúng hướng hay không Tuy nhiên, những chỉ số này không cung cấp thông tin cụ thể về các biện pháp cần thực hiện để cải thiện kết quả Do đó, các chỉ số cốt yếu này chủ yếu phục vụ cho Hội đồng Quản trị (HĐQT) và không liên quan đến hoạt động quản trị hàng ngày.
KRI (Key Risk Indicator) thường được theo dõi trong các chu kỳ dài hơn, như hàng tháng hoặc hàng quý, trái ngược với KPI (Key Performance Indicator) được cập nhật hàng ngày hoặc hàng tuần KRI thường chỉ tập trung vào một số yếu tố chung và phổ quát, trong khi KPI cung cấp phân tích chi tiết hơn về hiệu suất.
HĐQT chỉ quan tâm đến tốc độ di chuyển của xe, trong khi ban quản trị điều hành cần hiểu sâu hơn về hiệu suất của xe, bao gồm cả số vòng quay của động cơ và chế độ số Họ cũng chú trọng đến các chỉ số khác như lượng nhiên liệu tiêu thụ (lít xăng trên quãng đường) và nhiệt độ động cơ khi hoạt động Những chỉ số này không chỉ khác biệt mà còn là các chỉ số hiệu suất quan trọng, giúp đánh giá tổng thể hoạt động của xe.
Chỉ số kết quả cốt yếu thường yêu cầu thời gian theo dõi lâu hơn so với các chỉ số hiệu suất cốt yếu, với tần suất báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý Việc phân biệt rõ ràng giữa chỉ số kết quả cốt yếu và các chỉ số đo lường khác ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình báo cáo Tổ chức nên xây dựng báo cáo quản trị với 10 chỉ số đo lường cung cấp thông tin cốt yếu cho ban giám đốc, cùng với thẻ cân bằng (BSC) chứa khoảng 20 chỉ số, bao gồm cả chỉ số hiệu suất cốt yếu và chỉ số hiệu suất, dành cho ban quản trị.
Giữa chỉ số kết quả cốt yếu và chỉ số hiệu suất cốt yếu, có nhiều chỉ số hiệu suất bổ sung Những chỉ số này được trình bày cùng với các chỉ số hiệu suất cốt yếu trên thẻ điểm cân bằng của tổ chức, cũng như của từng bộ phận, phòng ban và tổ nhóm.
Các chỉ số hiệu suất nằm dưới các chỉ số kết quả cốt yếu gồm có:
- Lợi nhuận thu đƣợc từ 10% khách hàng tiềm năng nhất
- Lợi nhuận ròng từ những dòng sản phẩm chủ chốt
- Sự gia tăng doanh số tính bằng tỷ lệ phần trăm với 10% khách hàng tiềm năng nhất
- Số nhân viên tham gia vào kế hoạch đề xuất
2 Các chỉ số đo lường hiệu suất (PI)
Thế nào là các chỉ số đo lường hiệu suất?
Các chỉ số đo lường hiệu suất là tập hợp các chỉ số quan trọng phản ánh các khía cạnh hoạt động của tổ chức, đóng vai trò quyết định cho sự thành công hiện tại và tương lai của tổ chức.
Các chỉ số đo lường hiệu suất đã tồn tại từ lâu trong các tổ chức, và không phải là một khái niệm mới Những chỉ số này chưa bao giờ bị lãng quên hay không được công nhận, mặc dù đội ngũ quản trị hiện tại có thể chưa nhận thức đầy đủ về chúng.
Trong quản lý, không phải tất cả các chỉ số hiệu suất (PI) đều quan trọng, mà chỉ một số chỉ số được coi là chỉ số trọng yếu (KPI) Do đó, các nhà quản trị cần lựa chọn những chỉ số phù hợp để hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
3 Các chỉ số hiệu suất cốt (KPI)
CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Phương pháp thang đo đồ họa
Phương pháp thang đo đồ họa, hay còn gọi là Rating Scales Method, là một phương pháp đánh giá truyền thống và phổ biến Trong phương pháp này, người đánh giá sử dụng một thang đo số để đánh giá hiệu suất làm việc của đối tượng, với các tiêu chí đánh giá có thể liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến công việc Kết quả đánh giá được tổng hợp, giúp người đánh giá có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất làm việc Để xây dựng phương pháp này, cần thực hiện hai bước quan trọng: lựa chọn các tiêu chí và đo lường các tiêu chí đó Tùy thuộc vào từng loại công việc, các tiêu chí có thể bao gồm số lượng công việc, sự hợp tác, nỗ lực, kiến thức, sáng kiến, tính sáng tạo, độ tin cậy, đảm bảo ngày công và khả năng lãnh đạo.
Các thang đo đánh giá có thể được thiết kế dưới dạng liên tục hoặc rời rạc, giúp người đánh giá xác định mức độ thực hiện công việc theo từng tiêu thức Việc kết hợp điểm số có thể thực hiện bằng cách tính bình quân hoặc tổng cộng các điểm Để nâng cao độ chính xác và dễ dàng trong việc chấm điểm, mẫu phiếu đánh giá nên được thiết kế chi tiết, bao gồm mô tả ngắn gọn cho từng tiêu thức và thứ hạng.
Các tiêu thức Xuất sắc
Khả năng và triển vọng hợp tác 5 4 3 2 1
Nguyễn Thị Minh Châu 12 Ưu điểm của phương pháp:
- Kết quả đánh giá đƣợc định lƣợng thành các con số, chỉ số rõ ràng nên việc tổng hợp kết quả nhanh chóng, dễ dàng
Đơn giản và dễ sử dụng, bạn chỉ cần kết nối các tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc với thang đo điểm từ thấp đến cao, chẳng hạn như từ 1 đến 5 hoặc 1 đến 10.
Phương pháp đánh giá này giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức, cho phép áp dụng nhanh chóng mà không cần chuẩn bị phức tạp.
Nhược điểm của phương pháp:
Phương pháp đánh giá công việc dựa trên thang điểm có thể bị ảnh hưởng bởi thành kiến cá nhân của người đánh giá Nếu người đánh giá có mối quan hệ tốt hoặc ấn tượng tích cực về đối tượng, họ thường có xu hướng chấm điểm cao hơn thực tế, và ngược lại.
Phương pháp thang đo đồ họa thường chỉ cung cấp các tiêu chí đánh giá chung chung, dẫn đến khó khăn trong việc phản ánh những đặc thù riêng biệt của từng bộ phận, phòng ban trong thực tế triển khai.
TT Tiêu chí đánh giá Thang điểm Thang điểm Đối tƣợng đƣợc đánh giá tự đánh giá
Người đánh giá đánh giá
1 Khối lƣợng hoàn thành công việc:
- Đánh giá tỷ lệ hoàn thành công việc so với yêu cầu đề ra
2 Đề xuất sáng tạo cải tiến trong công việc:
- Đánh giá khả năng sáng tạo đề xuất cải tiến trong công việc
- Thể hiện đƣợc hiệu quả giá trị mang lại cho công ty nhƣ
Nguyễn Thị Minh Châu 13 kiết kiệm đƣợc: ngày công, chi phí (tiền) và có xác nhận của phòng Tƣ vấn hiệu suất và tổ trưởng tổ cơ chế
- Đƣợc phê duyệt và áp dụng trong công việc
3 Thái độ chăm chỉ chủ động:
- Tích cực, chăm chỉ, sẵn sàng hợp tác, chủ động trong công việc
- Sẵn sàng tuân thủ điều động công việc ngoài giờ, hoặc ngoài chức năng
4 Kỹ năng làm việc nhóm:
- Biết lắng nghe, phối hợp nhịp nhàng với các thành viên, hạn chế mâu thuẫn nảy sinh
Thường xuyên 3 Thỉnh thoảng 2 Không bao giờ 1
5 Tham gia vào các hoạt động của công ty:
- Tham gia tích cực và đầy đủ trong các hoạt động phong trào của công ty khi có yêu cầu
Luôn luôn (tham dự tất cả các hoạt động)
6 Tuân thủ nội quy, quy định:
- Chấp hành nội quy, quy định của Công ty; kỷ luật lao động; quy trình làm việc; chế độ báo cáo với cấp trên v.v…
Khiển trách bằng văn bản 01 lần trở lên hoặc trong chu kỳ đánh giá có 01 tháng vi phạm
Khiển trách bằng văn bản 01 lần trở lên hoặc trong chu kỳ đánh giá có 01 tháng vi phạm
Để tiến hành đánh giá hiệu quả, trước tiên bạn cần tạo một bảng đánh giá mẫu với các tiêu chí cụ thể Những tiêu chí này thường chú trọng vào các yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác và khách quan trong quá trình đánh giá.
- Hành vi, tác phong, thái độ… của nhân viên
Bạn có thể thiết lập nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau, nhưng cần đảm bảo rằng các tiêu chí này có liên quan và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của nhân viên, đồng thời phù hợp với định hướng phát triển và chiến lược hành động của công ty.
Sau khi nhân viên hoàn thành bản đánh giá tự đánh giá về hiệu suất công việc của họ, nhà quản lý và nhân viên sẽ ngồi lại với nhau để thảo luận.
1 - 1 để có thể trao đổi, thống nhất lại mức độ, kết quả đánh giá ở từng tiêu chí
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc theo thang đo đồ họa sẽ khó phản ánh được những điểm đặc thù, riêng biệt ở các bộ phận, phòng ban.
Phương pháp danh mục kiểm tra
Phương pháp danh mục kiểm tra là một kỹ thuật đánh giá hiệu suất công việc thông qua việc sử dụng danh sách các mô tả về hành vi và thái độ của đối tượng được đánh giá Người đánh giá sẽ chọn những mục mà họ cho là phù hợp nhất với thực tế công việc của đối tượng, từ đó cung cấp một cái nhìn chính xác về hiệu quả làm việc của họ.
-✓ - Hợp tác cùng làm việc
-✓ - Giữ gìn nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ
-✓ - Thường hoàn thành công việc đúng thời hạn
- Ghi chép sổ sách cẩn thận
-✓ - Có thái độ miễn cƣỡng khi phải làm việc thêm giờ
- Không tiếp thu phê bình Ưu điểm của phương pháp:
- Phương pháp này giúp người đánh giá tiết kiệm được đáng kể thời gian, chi phí do đơn giản và dễ triển khai
- Kết quả sau đợt đánh giá có thể sử dụng ngay để nhà quản lý đƣa ra quyết định hoạch định, phát triển nguồn nhân lực
Nhược điểm của phương pháp:
- Kết quả đánh giá sẽ bị ảnh hưởng nhiều bởi ý kiến chủ quan, sự thiên vị hay thành kiến của người đánh giá đối với nhân viên
Đối với các công việc phức tạp và có yếu tố đặc thù, việc đánh giá hiệu quả thực hiện công việc trở nên khó khăn khi chỉ sử dụng phương pháp danh mục kiểm tra, do các tiêu chí đánh giá thường mang tính tổng quan và thiếu sự cụ thể cần thiết.
(Tích chọn vào nhận định bạn cho là đúng nhất về nhân viên)
1 Không hoàn thành công việc, không đạt mục tiêu đề ra
2 Hoàn thành công việc, đạt mục tiêu đề ra
3 Hoàn thành xuất sắc công việc, vƣợt mục tiêu kỳ vọng
B - Thái độ với công việc
1 Bị động, thiếu trách nhiệm với công việc
2 Tương đối chủ động, có trách nhiệm với công việc
3 Luôn chủ động, trách nhiệm, nỗ lực cao độ với công việc
C - Kiến thức, kỹ năng chuyên môn
1 Thiếu kiến thức, yếu kém về kỹ năng chuyên môn
2 Đủ kiến thức, kỹ năng chuyên môn để xử lý công việc
3 Có kiến thức, kỹ năng chuyên môn sâu ở mức chuyên gia giàu kinh nghiệm
Trong phương pháp đánh giá này, các người đánh giá sẽ nhận bản chụp mẫu phiếu và đánh dấu những câu phù hợp với đối tượng được đánh giá Mặc dù các câu mô tả có thể được xem là có giá trị tương đương, nhưng thường chúng sẽ được gán trọng số để thể hiện mức độ quan trọng tương đối Điểm số cuối cùng được tính bằng cách cộng tổng các câu hoặc điểm của các câu đã được đánh dấu.
Cách tiến hành đánh giá:
Để áp dụng phương pháp danh mục kiểm tra trong việc đánh giá hiệu quả công việc của đối tượng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định các tiêu chí đánh giá công việc
- Bước 2: Dựa trên các tiêu chí, bạn sẽ thiết lập bảng danh mục với các nhận định tương ứng với các mức độ thực hiện công việc khác nhau
- Bước 3: Người đánh giá sẽ chấm điểm, tích chọn vào các nhận định đúng nhất với thực tế thực hiện công việc của đối tƣợng đƣợc đánh giá
Sau khi hoàn tất việc đánh giá, bước tiếp theo là tổng kết và tính điểm để xác định kết quả đánh giá tổng thể về hiệu quả công việc của đối tượng được đánh giá.
Phương pháp đánh giá ghi chép những sự kiện quan trọng
Phương pháp đánh giá thực hiện công việc thông qua việc ghi chép hành vi xuất sắc hoặc yếu kém của người được đánh giá giúp người đánh giá có một bản thống kê các sự kiện quan trọng liên quan đến hiệu suất công việc Người đánh giá thường ghi chép các sự kiện dựa trên các tiêu chí cụ thể như tuân thủ nội quy, sự sáng tạo trong công việc, và thực hiện quy trình Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm trong việc cải thiện hiệu suất làm việc.
Giúp người đánh giá có cái nhìn toàn diện và chi tiết về tình hình thực hiện công việc của đối tượng được đánh giá, dựa trên các tiêu chí đã được thiết lập.
Nhược điểm của phương pháp:
Việc theo dõi và ghi chép các sự kiện là rất tốn thời gian và nỗ lực, đặc biệt khi người đánh giá cần đánh giá nhiều đối tượng cùng một lúc.
- Bị ảnh hưởng bởi kỹ năng đánh giá của người đánh giá
Vụ việc tích cực Vụ việc tiêu cực
Ngày tháng Mục Vụ việc Ngày tháng Mục Vụ việc
Làm nhiệm vụ thay thế 1 nhân viên khác do người thân bị bệnh
20/5 B Phản ứng thô lỗ, xung đột với khách hàng
20/12 C Dập một đám cháy nhỏ kịp thời 15/7 D Hút thuốc trong kho hóa chất
Cách tiến hành đánh giá:
Người đánh giá sử dụng phương pháp ghi chép để theo dõi các sự kiện quan trọng trong quá trình thực hiện công việc, bao gồm cả những điều tích cực và tiêu cực Việc ghi chép cần tập trung vào những sự kiện quan trọng, tránh những chi tiết nhỏ nhặt không cần thiết Khi đến thời điểm đánh giá, người đánh giá sẽ dựa vào hồ sơ này cùng với các dữ liệu khác để có cái nhìn tổng quát về hiệu suất làm việc của đối tượng được đánh giá.
Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi
Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi kết hợp thang đo đồ họa và ghi chép các sự kiện quan trọng, tạo ra một công cụ hiệu quả để đánh giá hành vi.
Phương pháp đánh giá bằng thang đo dựa trên hành vi là cách thức đánh giá dựa trên việc quan sát hành vi công việc của đối tượng, được sắp xếp từ rất kém đến xuất sắc Người đánh giá cần xác định loại đánh giá dựa trên tần suất, mức độ hoàn thành và thái độ của đối tượng trong quá trình làm việc Điều này yêu cầu người đánh giá mô tả tần suất xảy ra của hành vi để đưa ra quyết định chính xác về hiệu suất công việc.
Thang điểm Nội dung đánh giá quan hệ với khách hàng
Xuất sắc 5 Giúp đỡ khách hàng lúc cần thiết
Tốt 4 Cố gắng kìm nén sự bực tức trước khi xảy ra tranh cãi
Khá 3 Thận trọng suy xét xem có tiếp tục phục vụ người đã say rượu, nhưng có người đi kèm Trung bình 2 Tán chuyện bâng quơ với khách hàng
Yếu, kém 1 Thu dọn đồ uống với một lời thông báo mất lịch sự
Nguyễn Thị Minh Châu 18 Ưu điểm của phương pháp:
- Tiêu thức đánh giá cụ thể
- Kết quả đánh giá khá khách quan, chính xác do việc đánh giá dựa trên hành vi cụ thể của đối tƣợng đƣợc đánh giá
- Cho đối tƣợng đƣợc đánh giá biết đƣợc hành vi nào nên củng cố và hành vi nào nên tránh
Nhược điểm của phương pháp:
- Tốn thời gian thiết kế thang đo
- Chỉ đánh giá đƣợc hành vi của đối tƣợng đƣợc đánh giá chứ chƣa giúp nhà quản lý nhìn nhận đƣợc tổng thể kết quả thực hiện công việc
- Quá trình triển khai đánh giá sẽ phụ thuộc nhiều vào trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm của người đánh giá
- Gây khó khăn cho người đánh giá khi so sánh giữa thực tế và mô tả
Ví dụ nhƣ khi quan sát hành vi của một đầu bếp trong nhà hàng, quản lý có thể quan sát những hành vi nhƣ:
Hành vi Đạt Không đạt
Không để khách hàng phàn nàn về vệ sinh thực phẩm
Không để khách hàng phàn nàn về chất lƣợng đồ ăn
Tạo hình thẩm mỹ cho món ăn đẹp mắt
Không lãng phí nguyên liệu chế biến
Chế biến đồ ăn tráng miệng ngon
Dọn dẹp khu chế biến đồ ăn gọn gàng
Cách tiến hành đánh giá:
Người đánh giá sẽ quan sát và ghi chép hành vi làm việc của đối tượng được đánh giá, chú ý đến những sự kiện quan trọng Kết quả đánh giá sẽ được xác định dựa trên hai yếu tố chính.
- Số lần quan sát hành vi
- Tần số nhắc lại của hành vi
Khi sử dụng phương pháp đánh giá bằng quan sát hành vi, quá trình làm việc của đối tượng được đánh giá sẽ trở nên khách quan hơn nhờ vào việc ghi chép lại những sự kiện quan trọng.
Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh là một tập hợp các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc của từng cá nhân bằng cách so sánh họ với những đồng nghiệp trong cùng bộ phận.
Phương pháp so sánh trong đánh giá hiệu suất có hai hình thức chính: xếp hạng luân phiên và so sánh cặp Người đánh giá sẽ so sánh hiệu quả công việc của đối tượng với các đồng nghiệp trong cùng phòng hoặc bộ phận chuyên môn Phương pháp này chỉ áp dụng cho những đối tượng có cùng nhiệm vụ để đảm bảo tiêu chí đánh giá tương đồng Một trong những ưu điểm nổi bật của phương pháp so sánh là khả năng tạo ra những tiêu chuẩn đánh giá công bằng và chính xác hơn.
- Đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện
- Giúp nhà quản lý xác định nhanh chóng đâu là nhóm hay đối tƣợng đƣợc đánh giá giỏi nhất, tệ nhất của mình
- Kết quả đánh giá hỗ trợ đắc lực để nhà quản lý đƣa ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, tuyển dụng, đào tạo, sa thải…
- Giúp doanh nghiệp liên tục tối ƣu hóa nguồn nhân lực
Nhược điểm của phương pháp:
- Khó thấy rõ khoảng cách khác biệt, dễ phạm các lỗi thiên vị, thành kiến, sự kiện gần nhất
- Không cung cấp các thông tin về ƣu, nhƣợc điểm của từng đối tƣợng đƣợc đánh giá
- Không có tác dụng khuyến khích sự cộng tác và đoàn kết trong tập thể lao động
- Người đánh giá bắt buộc phải là quản lý trực tiếp của bộ phận tiến hành đánh giá
Cách tiến hành đánh giá
So sánh xếp hạng luân phiên là phương pháp lập bảng danh sách tất cả các đối tượng cần đánh giá Sau đó, dựa vào các tiêu chí đã xác định, bạn sẽ tiến hành xếp hạng từng đối tượng theo thứ tự từ 1 đến cuối cùng.
Bảng xếp hạng đánh giá thực hiện công việc
1 Nguyễn Hoài Thương 5 Cao Chiến Thắng
2 Trần Đông Phương 6 Nguyễn Thị Thanh Hương
3 Nguyễn Ngọc Hà 7 Phạm Trọng Khôi
4 Ngô Thị Huệ 8 Mai Thị Phương Hiền
Trong quá trình so sánh, từng cặp đối tượng sẽ được đánh giá để xác định ai có kết quả thực hiện công việc tốt hơn Mỗi cặp sẽ được xem xét dựa trên các yêu cầu chính, trong đó người đạt kết quả tốt hơn sẽ nhận được 4 điểm, trong khi người yếu hơn sẽ nhận 0 điểm Nếu một đối tượng được đánh giá tốt hơn, họ sẽ nhận 3 điểm, còn đối tượng yếu hơn sẽ nhận 1 điểm Trường hợp hai đối tượng có kết quả tương đương, mỗi người sẽ nhận 2 điểm.
So sánh với Tên nhân viên đƣợc đánh giá Tổng hợp
Ngoài ra còn có các phương pháp:
- Phương pháp phân phối bắt buộc: Người đánh giá phân loại đối tượng được đánh giá trong nhóm theo tỷ lệ nhất định
10% số nhân viên phải đƣợc đánh giá “tốt”
10% số nhân viên phải đƣợc đánh giá “kém”
20% số nhân viên phải đƣợc đánh giá “khá”
20% số nhân viên phải đƣợc đánh giá “yếu”
40% số nhân viên phải đƣợc đánh giá “trung bình”
Phương pháp cho điểm yêu cầu người đánh giá liệt kê từng đối tượng cần đánh giá và phân phối điểm số cho mỗi đối tượng trong tổng số điểm của các đối tượng trong từng bộ phận.
Phạm Thị Ngọc Diệp 11 Đào Thu Hằng 10
Nguyễn Thị Thu Hằng 6 Đỗ Thúy Liễu 5
Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật
Phương pháp đánh giá bằng văn bản tường thuật là cách thức mà người đánh giá viết một bài tường thuật ngắn để mô tả quá trình thực hiện công việc của đối tượng được đánh giá Phương pháp này giúp chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu, tiềm năng của đối tượng, đồng thời đưa ra gợi ý về các biện pháp cải thiện hiệu suất công việc.
Bản tường thuật có thể được xây dựng dựa trên nhiều chủ đề khác nhau, bao gồm tình hình thực hiện công việc, khả năng thăng tiến, những điểm mạnh và điểm yếu của đối tượng được đánh giá, cũng như nhu cầu đào tạo cần thiết.
Thông qua tường thuật, người đánh giá có thể xác định một cách cụ thể và chính xác mức độ hoàn thành công việc của đối tượng được đánh giá, từ đó đưa ra nhận định về việc đạt hay không đạt, cũng như những điểm cần cải thiện hoặc phát huy Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm trong quá trình đánh giá hiệu quả công việc.
Việc đánh giá trở nên dễ dàng nhờ vào khả năng của người đánh giá trong việc quan sát và ghi lại những điểm ấn tượng nhất trong quá trình làm việc của đối tượng được đánh giá.
Đánh giá hiệu quả công việc không tốn quá nhiều thời gian và công sức, vì người đánh giá chỉ cần viết một bản tường thuật ngắn gọn để phản ánh quá trình thực hiện nhiệm vụ của đối tượng được đánh giá.
Nhược điểm của phương pháp:
Quá trình áp dụng phương pháp đánh giá thực hiện công việc phụ thuộc nhiều vào khả năng và kỹ năng viết tường thuật của người đánh giá Nếu người đánh giá có khả năng viết tường thuật kém, điều này có thể dẫn đến hiểu nhầm và kết quả đánh giá không chính xác.
Đánh giá bằng văn bản tường thuật thường bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, sự chủ quan và thiên kiến của người đánh giá đối với từng đối tượng.
Tường trình về việc thực hiện công việc của: Ngày tường trình:
1 Nhân viên đã đạt được những điểm nổi bật gì so với lần đánh giá trước, cả về chất lƣợng và khối lƣợng công việc?
2 Quá trình thực hiện công việc của nhân viên?
3 Khả năng phối hợp, làm việc nhóm của nhân viên?
4 Các thế mạnh giúp nhân viên hoàn thành tốt công việc?
5 Những điểm hạn chế khiến nhân viên suy giảm khả năng hoàn thành công việc?
Cách tiến hành đánh giá:
Người đánh giá cần viết một bài tường thuật ngắn gọn, nêu rõ những điểm mạnh, điểm yếu và những dấu ấn nổi bật trong quá trình làm việc của đối tượng được đánh giá Khi thực hiện bài tường thuật, nên tập trung vào các hành vi và công việc nổi bật, thay vì các nhiệm vụ hàng ngày thông thường.
Phương pháp quản trị theo mục tiêu
Phương pháp quản trị mục tiêu là cách đánh giá hiệu quả công việc thông qua việc thiết lập và đồng thuận các mục tiêu giữa người đánh giá và đối tượng được đánh giá Sau khi kết thúc chu kỳ thời gian đã định, cả hai bên sẽ xem xét kết quả thực hiện công việc để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu, tập trung vào kết quả thay vì hành vi Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm trong việc cải thiện hiệu suất làm việc.
- Đối tượng được đánh giá có định hướng sẽ tập trung cao độ, nỗ lực hoàn thành mục tiêu chung hơn
- Đối tƣợng đƣợc đánh giá hiểu rõ, chủ động hơn trong công việc vì mục tiêu do chính họ và người đánh giá cùng xây dựng
- Phát triển các quan hệ giao tiếp, phối hợp làm việc
- Cải thiện khả năng minh bạch, phối hợp, làm việc nhóm cũng nhƣ động lực làm việc của đối tƣợng đƣợc đánh giá
- Việc đánh giá thực hiện công việc rất rõ ràng, dễ hiểu, hạn chế đƣợc các vướng mắc phát sinh
- Tạo động lực cho đối tƣợng đƣợc đánh giá
- Thấy rõ nhu cầu đào tạo và phát triển nghề nghiệp
Nhược điểm của phương pháp:
- Nếu mục tiêu không phù hợp, quản trị theo mục tiêu sẽ mang tính độc đoán, tốn thời gian
- Chú trọng quá nhiều vào mục tiêu đo lường được có thể làm giảm chất lượng hoặc trách nhiệm
Để giảm thiểu rủi ro bị đánh giá kém trong công việc, những người được đánh giá thường có xu hướng thiết lập các mục tiêu dễ dàng hơn khả năng của họ.
Quản trị theo mục tiêu tập trung vào việc đạt được các mục tiêu đã đề ra, dẫn đến việc đối tượng được đánh giá chỉ chú trọng vào các mục tiêu này Điều này có thể khiến cho các yếu tố như sự sáng tạo, đổi mới và khả năng phá cách bị hạn chế, ảnh hưởng đến sự phát triển toàn diện.
Mục tiêu Kết quả đạt đƣợc Đánh giá công việc Đạt doanh thu ít nhất 300 triệu đồng/quý
Doanh thu đạt 280 triệu đồng/quý Chƣa đạt
Tiếp cận và demo sản phẩm đƣợc cho ít nhất 10 khách hàng / quý
Tiếp cận và demo đƣợc cho
Hoàn thiện cập nhật bộ tài liệu kinh doanh trước quý I-
2021 Đã hoàn thành bộ tài liệu kinh doanh trước quý I-2021 Đạt
Cách tiến hành đánh giá:
Phương pháp quản trị mục tiêu giúp nhà quản lý đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên bằng cách so sánh kết quả đạt được với các mục tiêu đã đề ra ban đầu.
Quy trình tiến hành đánh giá bằng phương pháp quản trị mục tiêu có thể theo các bước như sau:
Phương pháp đánh giá 360 độ
Phương pháp đánh giá 360 độ (360 Degree Feedback) là công cụ hữu ích giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện về hiệu suất làm việc của nhân viên Hệ thống này cho phép nhân viên nhận phản hồi bí mật từ nhiều nguồn khác nhau, giúp họ điều chỉnh và cải thiện cách làm việc một cách hiệu quả hơn Đánh giá 360 độ không chỉ cung cấp thông tin về điểm mạnh mà còn chỉ ra những lĩnh vực cần phát triển, từ đó hỗ trợ quá trình phát triển nghề nghiệp.
Xác định những vấn đề cơ bản trong công việc
Thực hiện đánh giá hàng năm
Phát triển kế hoạch thực hiện
Xác định các mục tiêu trong thời gian xác định
Xem xét sự tiến bộ, điều chỉnh kế hoạch và mục tiêu
Nguyễn Thị Minh Châu 24 thực hiện khảo sát phản hồi ẩn danh từ những người làm việc xung quanh, bao gồm quản lý, đồng nghiệp và các báo cáo trực tiếp Khoảng từ tám đến mười hai người tham gia điền vào biểu mẫu phản hồi trực tuyến, với các câu hỏi đo lường năng lực tại nơi làm việc Biểu mẫu này không chỉ có thang điểm đánh giá mà còn yêu cầu nhận xét bằng văn bản Người nhận phản hồi cũng thực hiện khảo sát tự đánh giá với các câu hỏi tương tự Phương pháp này mang lại nhiều ưu điểm trong việc thu thập thông tin chính xác và khách quan về hiệu suất làm việc.
- Tham khảo được nhiều nhân viên trước khi quyết định
- Đánh giá 360 độ nhƣ một công cụ phát triển để giúp đối tƣợng đƣợc đánh giá nhận ra điểm mạnh và điểm yếu và trở nên hiệu quả hơn
- Đánh giá 360 cung cấp phản hồi về cách người khác nhìn nhận một nhân viên, giúp phát hiện đƣợc các tiềm năng cá nhân
Khi được thực hiện đúng cách, đánh giá 360 độ trở thành công cụ phát triển hiệu quả, giúp mọi người cung cấp phản hồi ẩn danh cho đồng nghiệp một cách thoải mái hơn Quá trình này mang lại cái nhìn sâu sắc cho người nhận phản hồi về cách mà người khác nhìn nhận họ, từ đó tạo cơ hội điều chỉnh hành vi và phát triển các kỹ năng quan trọng như lắng nghe, lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu.
Phương pháp đánh giá 360 độ yêu cầu sự tham gia của đa dạng đối tượng, bao gồm quản lý bộ phận, đồng nghiệp cùng cấp bậc, nhân viên dưới quyền, và thậm chí cả khách hàng và nhà cung cấp.
- Nó có thể tạo ra một bức tranh toàn cảnh về việc nhân viên thực thi công việc nhƣ thế nào
Nhược điểm của phương pháp:
- Tốn nhiều thời gian và chi phí
- Cần đƣợc thực hiện một cách thận trọng
- Đánh giá 360 độ không phải là cách để xác định xem một nhân viên có đáp ứng các yêu cầu công việc cơ bản hay không
- Đánh giá 360 độ không tập trung vào các kỹ năng kỹ thuật cơ bản hoặc kỹ năng cụ thể cho công việc
- Đánh giá 360 độ không nên được sử dụng để đo lường những điều khách quan nghiêm ngặt nhƣ sự tham dự, hạn ngạch bán hàng, v.v
Cách tiến hành đánh giá
Các nhà quản lý và lãnh đạo trong tổ chức sử dụng khảo sát phản hồi 360 để đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của bản thân Quá trình này cho phép bất kỳ ai đáng tin cậy và hiểu rõ về công việc của cá nhân tham gia đánh giá Hệ thống phản hồi 360 tự động tổng hợp và trình bày kết quả trong một định dạng dễ hiểu.
Nguyễn Thị Minh Châu 25 hỗ trợ người nhận phản hồi trong việc lập kế hoạch phát triển Câu trả lời của từng cá nhân được kết hợp với phản hồi từ những người khác trong cùng một danh mục đánh giá, như đồng nghiệp và báo cáo trực tiếp, nhằm bảo vệ tính ẩn danh Điều này giúp nhân viên có cái nhìn rõ ràng về những điểm mạnh và điểm yếu tổng thể của họ.
HƯỚNG DẪN PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG KPI
Các yếu tố chính để xây dựng Hệ thống KPI
- Xây dựng mục tiêu: Quyết định điều lãnh đạo mong muốn từ nhân viên của mình và thống nhất đƣợc những mục tiêu tới họ
Quản lý thực thi công việc là việc cung cấp cho nhân viên những công cụ, nguồn lực và chương trình đào tạo cần thiết, nhằm giúp họ thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả tốt nhất.
Tiến hành đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thông qua giám sát và thảo luận, từ đó thống nhất các mục tiêu phát triển cho tương lai.
Xem xét các chương trình trao thưởng cho nhân viên, bao gồm việc thưởng lương và thăng chức dựa trên kết quả đánh giá hiệu suất Đồng thời, cần quyết định và xử lý những nhân viên không đạt yêu cầu công việc.
Cơ sở để xây dựng hệ thống KPI
- Bản mô tả công việc
- Tiêu chí hoàn thành công việc (KPI cá nhân)
- Yêu cầu năng lực Áp dụng KPIs đánh giá hiệu quả công việc
Các bước xây dựng và áp dụng KPI
1 Bước 1: Xây dựng KPI chiến lược
Chỉ số KPI chiến lƣợc
Thiết lập chỉ số đo lường các phòng
Các bản mô tả công việc
Thiết lập KPIs cá nhân Bản yêu cầu năng lực
Thiết lập Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc
Thiết lập Hệ thống thưởng hiệu quả
Thực hiện và duy trì
Nguyễn Thị Minh Châu 27 a) Tóm tắt các khái niệm:
- Khái niệm “Những yếu tố thành công” trước tiên được phát triển bởi D
Ronald Daniel của McKinsey cùng với các thực tập sinh trong thập niên 60 đã đóng góp quan trọng cho lĩnh vực quản trị, nhưng ý tưởng nổi bật nhất về quản lý thông tin đã được Jack F Rockart từ trường quản trị Sloan phổ biến vào cuối thập niên 80.
Theo Rockart, có bốn loại yếu tố thành công then chốt (CSFs): Công nghệ, Chiến lược, Môi trường thiên nhiên và Thời gian, tất cả đều cần được xem xét từ góc độ chiến lược mà tổ chức phải đối mặt Ban đầu, CSF được phân loại thành hai mức: Chiến lược kinh doanh và mục tiêu chiến lược Tuy nhiên, CSF đã chứng minh tính hữu ích khi được áp dụng ở các cấp độ thấp hơn trong tổ chức, từ phòng ban cho đến từng cá nhân Thuật ngữ "Critical" nhấn mạnh nguy cơ gặp phải sai lầm nghiêm trọng nếu tổ chức không xác định rõ các mục tiêu cần thiết.
Yếu tố thành công then chốt (CSF) là những yếu tố quan trọng giúp tổ chức đạt được mục tiêu, trong khi chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) được sử dụng để xây dựng mục tiêu và đo lường, phân tích khả năng hoàn thành những mục tiêu đó Việc xác định và theo dõi CSF và KPI là cần thiết để đảm bảo sự phát triển bền vững và hiệu quả của tổ chức.
- Các chỉ số đo lường hiệu quả hoạt động
KRI (Chỉ số kết quả cốt yếu): Sự hài lòng của khách hàng, lợi nhuận, sự hài lòng của nhân viên…KRI cho biết bạn đã làm đƣợc gì
Chỉ số hiệu suất (PI) phản ánh lợi nhuận từ 10% khách hàng tiềm năng hàng đầu, đồng thời đánh giá lợi nhuận từ các dòng sản phẩm chủ chốt và sự gia tăng doanh số với nhóm khách hàng này PI cung cấp thông tin cần thiết để xác định các hành động cần thực hiện nhằm tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển doanh thu.
KPI (Chỉ số hiệu suất cốt yếu) là tập hợp các chỉ số quan trọng giúp đo lường hiệu quả hoạt động của tổ chức Những chỉ số này không chỉ xác định các khía cạnh then chốt cho sự thành công hiện tại và tương lai, mà còn hỗ trợ giám sát và theo dõi việc thực thi chiến lược Bằng cách sử dụng KPI, tổ chức có thể nhận diện các hành động cần thiết để tăng cường hiệu quả hoạt động một cách đáng kể.
Thẻ điểm cân bằng (BSC) là một hệ thống quản trị chiến lược giúp tổ chức định hướng hoạt động kinh doanh theo tầm nhìn và chiến lược đã đề ra BSC nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ và bên ngoài, đồng thời theo dõi hiệu suất hoạt động so với các mục tiêu đã đặt Hệ thống này mang lại cho các nhà quản lý và quan chức cấp cao cái nhìn toàn diện và cân bằng về hoạt động của tổ chức.
Thẻ điểm cân bằng là công cụ giúp chuyển đổi tầm nhìn và chiến lược của tổ chức thành các mục tiêu cụ thể Hệ thống này thiết lập các thước đo cho hiệu quả hoạt động, tập trung vào bốn khía cạnh chính: tài chính, khách hàng, hoạt động nội bộ và học tập, phát triển.
Thẻ điểm cân bằng là công cụ quan trọng trong việc phát triển chiến lược của tổ chức, cung cấp khung mẫu giúp chuyển đổi chiến lược thành các tiêu chí hoạt động cụ thể.
Bảng thẻ điểm cân bằng với 4 triển vọng
Sự cân bằng giữa các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, cũng như giữa các chỉ số tài chính và phi tài chính, là rất quan trọng Điều này bao gồm việc kết hợp các chỉ số kết quả với các chỉ số thúc đẩy hiệu quả hoạt động, đồng thời xem xét cả hiệu quả hoạt động nội tại lẫn ngoại vi.
David Paramenter đã thêm vào thẻ điểm cân bằng hai khía cạnh là sự hài lòng của nhân viên và khía cạnh về môi trường/cộng đồng
Thẻ điểm cân bằng với 6 triển vọng
Tính hữu dụng của tài sản, tối ưu hóa nguồn vốn lưu động
Làm tăng sự hài lòng của khách hàng, nhắm vào đối tƣợng khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận nhất
Hỗ trợ các đơn vị kinh doanh địa phương, tạo quan hệ với những nhân
Nguyễn Thị Minh Châu 29 viên trong tương lai có khả năng lãnh đạo cộng đồng
Giao hàng đầy đủ đúng thời gian, tối ƣu hóa công nghệ, có các mối quan hệ hiệu quả với các bên liên quan chính
SỰ HÀI LÒNG CỦA NHÂN VIÊN
Văn hóa công ty tích cực, duy trì những nhân viên chủ chốt, trân trọng đóng góp của họ
Trao quyền, tăng khả năng chuyên môn và sự thích ứng
- Các yếu tố quyết định thành công phải được xác định trước khi xác định các phép đo hiệu suất
- Phương pháp thẻ điểm cân bằng phải được hiểu rõ
Các chỉ số hiệu suất cốt yếu cần phải được kết nối chặt chẽ với nhau trong tổ chức Việc này đòi hỏi một mạch chung rõ ràng, được minh họa qua tài liệu và báo cáo cho ban quản trị, đồng thời thông tin cũng phải được truyền đạt đến nhân viên qua bảng tin và các trang web nội bộ.
Ví dụ Thẻ điểm cân bằng:
(Mục tiêu chính nâng cao lợi nhuận, doanh thu và năng suất)
2 Doanh thu gia công đạt
3 Năng suất lao động đạt
(Duy trì và lựa chọn khách hàng)
1 Mở rộng ít nhất 02 khách hàng mới; Đánh giá thành công của khách hàng Nike và Spido
2 Duy trì 8 khách hàng cũ
3 80% doanh thu từ khách hàng cũ và 20% doanh thu từ khách hàng mới
4 90% xuất khẩu vào thị trường Mỹ
5 Đƣợc khách hàng đánh giá là công ty số 1 của khu vực phía Bắc về sản xuất quần áo bơi
MÔI TRƯỜNG/ CỘNG ĐỒNG (Đảm bảo môi trường)
1 Tuân thủ 100% yêu cầu về môi trường lao động
2 Đáp ứng 100% các quy chuẩn nước thải, môi trường, không khí
3 Đảm bảo chất lượng nước uống đáp ứng yêu cầu của Bộ
4 Diễn tập phối hợp PCCC và ứng phó các tình huống khẩn cấp về môi trường 1 lần/tháng
5 100% CBCNV đƣợc đào tạo về an toàn sức khỏe, môi trường và ứng phó với các tình huống khẩn cấp về môi trường
6 Trách nhiệm xã hội đạt tốp đầu do khách hàng đánh giá
(Đảm bảo năng suất và chất lƣợng)
1 Sản lƣợng tăng 6,5% năm, đạt 3.300.000 sản phẩm
2 Giảm tỷ lệ thành phẩm sai lỗi xuống còn
