KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện
Năm 1807, Thomas Teffer Son đã lần đầu tiên kết hợp thuật ngữ Public Relations (PR) Edward L Bernays và Ivy Lee được coi là cha đẻ của ngành PR Ngành PR đã trải qua tiến trình phát triển và được chia thành 05 giai đoạn cơ bản.
- Từ 1600 – 1799: giai đoạn manh nha tại Mỹ: là kỷ nguyên của kênh truyền thông và các kỷ thuật PR: tuyên truyền, tạp chí…
- 1800 – 1899: giai đoạn truyền thông nền tảng, báo chí và truyền thông phát triển mạnh
- 1900 – 1939: giai đoạn phản ứng, hồi đáp, báo chí gắn liền với chiến tranh TG I
- 1940 – 1979: giai đoạn lập kế hoạch, đề phòng giai đoạn trưởng thành của PR
- 1980 – nay: giai đoạn chuyên nghiệp hoá kỷ nguyên PR trên toàn cầu
Ngành PR tại Việt Nam đang phát triển nhanh chóng trong những năm gần đây, đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Nhu cầu quảng bá thương hiệu và sản phẩm mới của các doanh nghiệp ngày càng gia tăng, dẫn đến việc tổ chức nhiều loại sự kiện như hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, lễ động thổ, lễ khánh thành, các cuộc thi lớn, hội thảo và triển lãm Điều này cho thấy vai trò quan trọng của nghề tổ chức sự kiện đối với các tổ chức và doanh nghiệp.
2 Khái niệm Tổ chức sự kiện:
Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa với đời sống xã hội
Sự kiện, theo nghĩa phổ biến trong xã hội, được hiểu là những hiện tượng hoặc sự cố bất thường xuất hiện trong đời sống Ví dụ, các sự kiện kinh tế tiêu biểu của Việt Nam trong năm có thể bao gồm việc tăng giá xăng dầu, khủng hoảng kinh tế và sự giảm giá chứng khoán.
Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam, sự kiện được hiểu là các hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo và hội nghị Tuy nhiên, khái niệm về "sự kiện" còn có nhiều cách hiểu khác nhau, phản ánh sự đa dạng trong cách tổ chức và tham gia các hoạt động này.
Sự kiện thường được hiểu là những hoạt động có quy mô lớn và tính chất xã hội cao, mang ý nghĩa quan trọng trong đời sống kinh tế - xã hội, được sự quan tâm và đưa tin của các phương tiện truyền thông Ví dụ điển hình cho các sự kiện này bao gồm hội nghị các nước nói tiếng Pháp, SEGAMES 23 và cuộc thi hoa hậu toàn quốc.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 2
Sự kiện không chỉ đơn thuần là những sự việc hiển nhiên mà còn bao gồm các hoạt động mang tính cá nhân, gia đình hoặc cộng đồng, như tang lễ, đám cưới, sinh nhật và các buổi tiệc mời Những hoạt động này thể hiện ý nghĩa sâu sắc trong đời sống xã hội hàng ngày.
Sự kiện chủ yếu liên quan đến các hoạt động thương mại và marketing của doanh nghiệp, bao gồm hội thảo, hội nghị, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ và triển lãm Nhiều công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam hiện nay thường chỉ tập trung vào những nội dung này trong phần giới thiệu sản phẩm của họ, mà ít đề cập đến các lĩnh vực xã hội và đời sống thường ngày khác.
Trong ba cách hiểu về “sự kiện”, việc tiếp cận chỉ ở một số lĩnh vực và phạm vi nhất định là không đủ Sự phát triển của nghề “tổ chức sự kiện” đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện hơn, vượt ra ngoài những hướng hiểu hạn chế.
Theo Nguyễn Vũ Hà, để hiểu về "sự kiện" trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cần dựa vào những đặc trưng mô tả của nghề và các hoạt động cơ bản đã được công nhận toàn cầu Quan điểm này cho thấy "sự kiện" nên được hiểu tương ứng với khái niệm "tổ chức sự kiện" (event management) trong tiếng Anh, nơi mà thuật ngữ "sự kiện" (event) bao hàm nhiều lĩnh vực đa dạng.
+ Bussiness event: Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
+ Corporate events: Các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, ví dụ: lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, hội nghị khách hàng…
+ Fundraising events: Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
+ Trade fairs: Hội chợ thương mại
+ Entertainment events: Sự kiện mang tính chất giải trí
+ Concerts/live performances: Hoà nhạc, biểu diễn trực tiếp
+ Festive events: Lễ hội, liên hoan
+ Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước
+ Meetings: Họp hành, gặp giao lưu
+ Seminars: Hội thảo chuyên đề
+ Social and cultural events: Sự kiện về văn hoá, xã hội
+ Sporting events: Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
+ Marketing events: Sự kiện liên quan tới marketing
+ Promotional events: Sự kiện kết hợp khuyến mãi, xúc tiến thương mại
Sự kiện liên quan đến thương hiệu và sản phẩm bao gồm các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội và các trò chơi cộng đồng Những sự kiện này cũng có thể liên quan đến các hoạt động văn hóa, lễ hội, phong tục và tập quán, tạo ra cơ hội kết nối và tương tác giữa các thương hiệu và khách hàng.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 3
2.2 Tổ chức sự kiện là gì?
Theo quan điểm về hoạt động: tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện
Theo quan điểm kinh doanh, tổ chức sự kiện bao gồm các hoạt động thiết kế, triển khai và kiểm soát nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra cho sự kiện.
Nghiên cứu về hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam cho thấy quy trình này bao gồm nhiều bước quan trọng như nghiên cứu sự kiện, lập kế hoạch và chương trình, điều hành các diễn biến trong sự kiện, cũng như kết thúc sự kiện.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm nhiều công việc như nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị các yếu tố cần thiết và thực hiện sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể Mục tiêu của tổ chức sự kiện là truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội, đồng thời đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể liên quan.
3.1 Theo quy mô, lãnh thổ
Quy mô của sự kiện không chỉ được xác định bằng số lượng người tham gia hay không gian tổ chức, mà còn phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của sự kiện đó Có những sự kiện thu hút đông đảo người tham gia và được tổ chức tại sân vận động lớn, nhưng vẫn không thể coi là sự kiện lớn nếu không có tác động đáng kể đến cộng đồng.
Sự kiện lớn là những hoạt động có ảnh hưởng sâu rộng ở cả cấp quốc gia và quốc tế, thường thu hút đông đảo người tham gia Thời gian tổ chức của các sự kiện này thường kéo dài và nội dung hoạt động rất đa dạng và phong phú Ví dụ tiêu biểu bao gồm Lễ hội chùa Hương, SEAGAMES 23, và Hội nghị thượng đỉnh các nước nói tiếng Pháp.
CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN
Thu thập thông tin
Thông tin bao gồm các thông báo hoặc mô tả về sự vật, quá trình hoặc con người, giúp người nhận tiếp cận kiến thức chuyên môn và có được hiểu biết mới, từ đó hình thành thái độ rõ ràng hơn.
1.2 Vai trò của thông tin
Để xây dựng chương trình cho sự kiện, việc tiếp nhận yêu cầu từ nhà đầu tư sự kiện là rất quan trọng Những yêu cầu này sẽ được ghi nhận trong hợp đồng giữa nhà đầu tư và nhà tổ chức, nhưng hợp đồng thường chỉ được soạn thảo sau khi đã có chương trình và dự toán cho sự kiện Do đó, việc thu thập thông tin từ nhà đầu tư là cơ sở thiết yếu cho việc lập kế hoạch và dự toán cho sự kiện.
Trước khi hình thành chủ đề và lập chương trình cho sự kiện, nhà đầu tư cần nắm rõ các thông tin cơ bản như mục tiêu sự kiện, đối tượng tham dự, ngân sách dự kiến và các yêu cầu đặc biệt Việc lập dự toán cho sự kiện cũng cần dựa trên những thông tin này để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả cho toàn bộ quá trình tổ chức.
- Mục tiêu của sự kiện (target event)
- Các ý tưởng mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền đạt (event ideas)
- Thời gian thực hiện sự kiện (time)
- Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)
- Cách thức phục vụ (catering)
- Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)
- Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)
- Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…
Trong sự kiện, các nội dung cơ bản bao gồm việc đón tiếp và phục vụ khách mời, khai mạc, diễn biến chính của sự kiện và kết thúc Những hoạt động này không chỉ tạo nên không khí chào đón mà còn đảm bảo sự suôn sẻ và thành công cho toàn bộ chương trình.
- Các hoạt động bổ trợ sự kiện (tham quan, triển lãm, bán hàng…)
- Cách thức lập dự toán, tính giá sự kiện
Các thông tin chi tiết và đầy đủ sẽ hỗ trợ tích cực trong việc hình thành chủ đề, lập kế hoạch cho sự kiện và xây dựng dự toán.
Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường có người chủ trì lập kế hoạch và xây dựng chương trình, người này sẽ trực tiếp tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Trong quá trình tổ chức sự kiện, việc tiếp nhận thông tin từ nhà đầu tư là rất quan trọng Cần kết hợp trao đổi và bàn bạc để bổ sung các yếu tố cần thiết, từ đó xây dựng một chương trình khả thi cho sự kiện Để hạn chế thiếu sót, việc sử dụng các mẫu thông tin có sẵn sẽ giúp nâng cao hiệu quả trong việc tiếp nhận thông tin.
Hình thành chủ đề
2.1 Chủ đề sự kiện là gì?
Chủ đề sự kiện là một nội dung ngắn gọn và khái quát, thể hiện các ý tưởng, mục đích, nội dung và hình thức của sự kiện.
Ví dụ: Hội nghị khách hàng của công ty IVE quý II năm 2008
- Lễ khai trương siêu thị Việt…
Chủ đề sự kiện không chỉ là một cụm từ cố định mà còn phản ánh mục đích, ý tưởng và sự sáng tạo độc đáo của nhà đầu tư và tổ chức Tùy thuộc vào từng sự kiện, cách diễn đạt chủ đề có thể đa dạng và phong phú, mang lại dấu ấn riêng biệt cho mỗi chương trình.
Chủ đề của sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển ý tưởng và xây dựng chương trình tổ chức Nó cần phải bao gồm các thông tin cơ bản như hình thức tổ chức, tên chủ đầu tư, nội dung sự kiện và thời gian diễn ra Ví dụ như: Lễ khai trương chợ Bình Tây, Lễ khởi công, Gặp gỡ khách hàng cuối năm, và Hội thảo du học Anh.
Cần phân biệt chủ đề sự kiện và tên của sự kiện
Trong nhiều trường hợp, tên của sự kiện thường được rút gọn hoặc khái quát từ chính chủ đề của nó, dẫn đến việc nhiều người đồng nghĩa tên sự kiện với chủ đề sự kiện.
Trong một số trường hợp, tên của chủ đề sự kiện có thể mang tính biểu tượng cao hoặc nhằm mục đích gây ấn tượng và thu hút sự chú ý, như các sự kiện mang tên "Duyên dáng Việt Nam" hay "Ngày vui của bé" Tuy nhiên, những tên gọi này không đủ thông tin để xác định hình thức tổ chức, xây dựng chương trình hay phát triển ý tưởng cho sự kiện.
Khi xây dựng chủ đề cho sự kiện, cần phát triển các ý tưởng tổ chức và tạo ra tên gọi phù hợp cho sự kiện đó.
2.2 Hình thành chủ đề cho sự kiện
Thông thường chủ đề của sự kiện thường được các nhà đầu tư xác định từ trước và yêu cầu các nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo
Trong tổ chức sự kiện tại các quốc gia phát triển, nhà đầu tư sự kiện thường xác định rõ mục tiêu đầu tư của mình Chủ đề sự kiện thường được giao cho nhà tổ chức, nhằm tận dụng kiến thức và kinh nghiệm của họ trong việc thực hiện sự kiện Ví dụ, một doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà tổ chức phát triển một chủ đề phù hợp với mục tiêu của mình.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng tại Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tổ chức sự kiện nhằm giới thiệu sản phẩm mới của doanh nghiệp Để đạt được mục tiêu này, nhà tổ chức sự kiện có thể lựa chọn nhiều chủ đề và hình thức khác nhau, như hội thảo, hội nghị hoặc gặp mặt đại lý Thông thường, sự phối hợp giữa nhà đầu tư sự kiện và các chuyên gia marketing sẽ giúp thống nhất chủ đề dựa trên các yếu tố liên quan, đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và hiệu quả.
2.3 Các ý tưởng cho sự kiện
Từ chủ đề, mục đích, hình thức… của sự kiện, nhà tổ chức sẽ xây dựng chương trình tổng thể cho sự kiện
Các sự kiện như hội thảo chuyên đề, tổng kết cuối năm, khai trương và khai mạc thường chịu sự chi phối của các quy định chặt chẽ, đặc biệt khi liên quan đến doanh nghiệp nhà nước Chủ đề của các sự kiện này thường được xác định rõ ràng, và nội dung chương trình thường được xây dựng theo quy trình có sẵn, dẫn đến việc hạn chế ý tưởng sáng tạo cho loại sự kiện này.
Các sự kiện xã hội như đám cưới, đám ma, và mừng thọ thường bị ảnh hưởng bởi phong tục, văn hóa địa phương và tín ngưỡng tôn giáo Nội dung của các sự kiện này thường được xây dựng theo trình tự phổ biến trong cộng đồng, với các ý tưởng xuất hiện dưới dạng đơn lẻ cho từng hoạt động cụ thể, chẳng hạn như trang trí sân khấu, đón cô dâu và lịch trình Nhìn chung, các sự kiện này không yêu cầu những ý tưởng hệ thống mà thường cần những đột phá nhỏ trong việc xây dựng chương trình.
Đối với các sự kiện thương mại, sự sáng tạo và tính mới mẻ là yếu tố then chốt, mặc dù vẫn phải tuân theo những quy định nhất định Các chương trình cần phải mang lại sự thích thú cho người tham dự và hiệu quả thực tiễn cho tổ chức sự kiện Do đó, việc xây dựng chương trình cần dựa trên những ý tưởng sáng tạo độc đáo.
Sơ đồ về sự hình thành các ý tưởng và chủ đề sự kiện
Các yếu tố ảnh hưởng Nhà tổ chức sự kiện Cơ sở phát triển ý tưởng
(xâu chuỗi những hoạt động liên quan)
Hình thành các ý tưởng sơ phát
(Có kiểm tra và thẩm định từng phần)
Phát triển ý tưởng thành chủ đề của sự kiện
(hoàn tất quá trình tư duy)
Nhà đầu tư sự kiện Mục đích của sự kiện
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 17
III Xây dựng chương trình
A proposal is a document that outlines a company's designs and estimates for a specific project or construction It can be presented using various formats such as Word, Excel, or PowerPoint.
Viết chương trình (proposal) là bước quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm sự kiện, tương tự như kịch bản cho một bộ phim hoặc chương trình du lịch Chương trình tổng thể sẽ làm cơ sở cho việc lập kế hoạch, tổ chức và xác định các dịch vụ cần thiết, đồng thời giúp ước lượng giá thành của sự kiện Sau khi hoàn thiện, chương trình sẽ được gửi đến nhà đầu tư kèm theo bảng báo giá để chờ phản hồi Giai đoạn này có ý nghĩa quyết định, tạo nên sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện và ảnh hưởng đến việc ký kết hợp đồng với nhà đầu tư Tuy nhiên, một ý tưởng hay chưa đủ để đảm bảo thành công cho sự kiện, mà còn phụ thuộc vào khả năng lập kế hoạch và tổ chức thực hiện.
Trong một số tình huống, nhà tổ chức sự kiện có thể cung cấp nhiều chương trình và kế hoạch khác nhau cho nhà đầu tư sự kiện lựa chọn Ngược lại, khi nhà đầu tư thông báo đấu thầu cho một sự kiện, họ có thể nhận được nhiều đề xuất từ các nhà tổ chức sự kiện khác nhau.
3.3Các căn cứ xây dựng chương trình
Quy trình xây dựng chương trình cho sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chủ đề, mục tiêu, nguồn lực của chủ đầu tư, ý tưởng và khả năng của nhà tổ chức Ngoài ra, hình thức lập dự toán và việc ký kết hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà tổ chức cũng ảnh hưởng đến quy trình này.
Thông thường chương trình được xây dựng theo quy trình sau:
Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý tưởng cho sự kiện
Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách (kế hoạch) cho sự kiện
Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự kiện
Bước 5: Hoàn thiện chương trình
Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây dựng chương trình, kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết)
Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức sự kiện
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 18
Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước giờ khai mạc sự kiện
Tiếp xúc – đàm phán
Khi nhà đầu tư sự kiện chưa chính thức chọn nhà tổ chức, họ chỉ cung cấp mục tiêu, ý tưởng, ngân sách và các điều kiện khác cho nhiều nhà tổ chức tham gia xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách Điều này tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà tổ chức sự kiện trong việc thuyết phục nhà đầu tư lựa chọn chương trình, dự toán ngân sách và ý tưởng của họ, nhằm được giao phó nhiệm vụ tổ chức sự kiện.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, mỗi nhà tổ chức sự kiện cần phát huy những thế mạnh riêng của mình Việc trình bày rõ ràng và thuyết phục về các điểm mạnh trong chương trình là điều thiết yếu để thu hút sự quan tâm của nhà đầu tư và thuyết phục họ lựa chọn ý tưởng của mình.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 21
Dù nhà đầu tư đã chọn một nhà tổ chức sự kiện cụ thể, việc thuyết phục vẫn cần thiết trong quá trình xây dựng chương trình và ý tưởng cho sự kiện Mục tiêu không phải là thuyết phục nhà đầu tư chọn mình, mà là thuyết phục họ chấp nhận chương trình và dự toán ngân sách mà mình đã đề xuất.
Việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện không có một hướng dẫn cụ thể nào áp dụng chung Dưới đây là một số hướng dẫn định hướng có thể giúp bạn trong quá trình này.
Để tổ chức sự kiện thành công, cần hiểu rõ mục tiêu mà chủ đầu tư mong muốn đạt được Các quyết định và chiến lược cần dựa trên những mong muốn và yêu cầu cụ thể của chủ đầu tư, đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng tới việc hiện thực hóa những mục tiêu đó.
Để thuyết phục chủ đầu tư sự kiện, bạn cần nắm vững chương trình và dự toán ngân sách, đồng thời phát triển các ý tưởng sáng tạo của riêng mình.
- Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh
Để thuyết phục chủ đầu tư trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần phát huy các lợi thế cạnh tranh như thành công của các sự kiện đã tổ chức, uy tín trên thị trường và mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác.
Khi tham gia vào các sự kiện, việc nhận diện và nêu rõ những lợi thế của bản thân là rất quan trọng Tuy nhiên, nếu chủ đầu tư chỉ ra những hạn chế, không cần phải biện minh hay tranh cãi; thay vào đó, cần có cách ứng xử khéo léo Ví dụ, khi được nhắc đến kinh nghiệm tổ chức sự kiện còn hạn chế, có thể phản hồi rằng: "Vâng, đúng là chúng tôi là doanh nghiệp mới thành lập, nhưng đội ngũ của chúng tôi bao gồm nhiều chuyên gia dày dạn kinh nghiệm từ các công ty tổ chức sự kiện khác, cùng với sự năng động và sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ."
Tại Việt Nam, mối quan hệ với người ra quyết định trong việc lựa chọn nhà tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng Những sự kiện mà người ra quyết định có ảnh hưởng lớn đến việc chọn lựa nhà tổ chức thường mang lại lợi ích cá nhân không đồng nhất với lợi ích của nhà đầu tư sự kiện Quyết định này có thể bị tác động bởi các mối quan hệ khác nhau.
V Một số kinh nghiệm thực tế trong việc thuyết phục nhà đầu tư sự kiện ở Việt Nam
VI (Nguồn: sưu tầm từ Internet)
1 Mọi người có ai có kinh nghiệm deal (cò kè giá cả) thì chia sẻ cho bà con với nhé, bên tớ hay bị hớ ba cái vụ này với mấy vị suppliers quá
2 Tớ thì ít khi deal nhưng tớ hay bị deal (vì là event agency mà) Thường họ hay nói thế này với agency bọn tớ:
- Thôi chịu khó làm giá này lần này, bên chị còn nhiều event lắm, sẽ còn hợp tác lâu dài mà, bớt nha, bớt nha
- Thôi free cho anh khoản A, B, C đi, làm nguyên chương trình mấy trăm triệu mà
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 22
Bên A đang niêm yết giá 100k cho mỗi sản phẩm, nhưng chị muốn hợp tác trực tiếp với em để đơn giản hóa quy trình Chị đề nghị giá 120k, liệu em có thể chấp nhận không? Nếu được, chị sẽ quyết định làm việc với em ngay lập tức, mặc dù giá của em có thể là 150k.
Khi làm với supplier tớ cũng hay áp dụng các cách này, bạn xài thử xem!
3 Cám ơn …nhiều nhé, cái vụ này tớ thấy cũng hay xài mà không biết có được bớt thiệt không, tóm lại thì chỉ mấy anh chị hay làm event mới nắm rõ giá cả mà deal thôi, dân amateur thì không hớ ít cũng hớ nhiều à
4 Cũng tùy nữa Có mấy bác khi đấu thầu thì vô tư lắm, nhưng cứ "nhắc khéo" mình mấy chuyện commission, khi ukie thì còn báo cả giá của đối thủ cho mình và "làm giá" cho bác í mới được
Khi làm việc với nhiều nhà cung cấp, bạn sẽ nắm rõ hơn về giá cả và nguồn hàng Tuy nhiên, giá có thể thay đổi tùy thuộc vào thời điểm, chương trình khuyến mãi, hoặc cách bạn muốn tạo lợi nhuận cho Agency Việc nắm bắt giá cả là rất quan trọng.
5 Đứng về phương diện của nhà cung cấp tớ đồng ý với bạn … (trong mục 2) là chuyên gia bị như thế, nào là mình còn làm ăn lâu dài, đơn hàng lớn, cũng có bên báo chị giá đó Và cũng như các bạn đã đề cập, tớ thấy việc commission cực kỳ hiệu quả, nhanh gọn lẹ đối với những người có thẩm quyền mà họ đã nhắm sẵn một số % khi mà họ làm hợp đồng này Nhưng sẽ phản tác dụng nếu mình đề cập không đúng đối tượng đấy nhé Nằm về phương diện của khách hàng tớ cũng hay xài mấy chiêu đó bla bla…cũng hên xui nhưng dẻo miệng và tỏ ra rành rõi một tí tớ nghĩ cách gì cũng được bớt chút đỉnh à
Ký kết hợp đồng
Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên để thực hiện hoặc không thực hiện một hành động nào đó theo quy định của pháp luật Hợp đồng thường liên quan đến các dự án, trong đó một bên cam kết thực hiện dự án hoặc một phần của dự án cho bên khác Tương tự như dự án, hợp đồng có thể thuộc về lĩnh vực chính trị xã hội hoặc sản xuất kinh doanh, bao gồm các thỏa ước dân sự về kinh tế (hợp đồng kinh tế) hay xã hội.
Hợp đồng có thể được lập bằng văn bản hoặc lời nói, có thể có người làm chứng Khi có vi phạm hợp đồng, hai bên sẽ cùng nhau ra tòa, và bên thua sẽ phải chịu mọi chi phí phát sinh Nội dung cơ bản của hợp đồng được trình bày chi tiết trong phần phụ lục.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 27
Chương 3: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN
Để trang bị cho người học những kiến thức cần thiết, bài viết này tập trung vào các hoạt động cơ bản trong giai đoạn chuẩn bị sự kiện, bao gồm xây dựng chương trình, chuẩn bị tài chính, cơ sở vật chất và nhân sự.
1.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện là gì?
Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện là quá trình liệt kê và tính toán các khoản chi phí dự kiến sẽ phát sinh trong suốt quá trình tổ chức sự kiện Việc lập kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh tài chính của sự kiện được quản lý hiệu quả, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra.
Cần phân biệt giữa lập dự toán ngân sách và tính giá thành thực tế của sự kiện Tính giá thành thực tế là tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình tổ chức, trong khi dự toán ngân sách là ước lượng các khoản chi phí theo kế hoạch Ngân sách tổ chức sự kiện do nhà đầu tư quyết định, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chương trình, nội dung và chất lượng dịch vụ, đồng thời là cơ sở cho việc tổ chức sự kiện thành công.
1.2 Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự toán ngân sách
Khi lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần:
- Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư sự kiện
Dự kiến và tính toán một cách chính xác các chi phí cần thiết cho hàng hóa và dịch vụ để thực hiện chương trình là rất quan trọng.
Chúng tôi sẽ đưa ra những đề xuất và điều chỉnh cần thiết theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra cho sự kiện.
Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm trong lập chương trình và kế hoạch sự kiện là rất quan trọng Nên cân nhắc giao nhiệm vụ này cho một nhóm chuyên gia có chuyên môn, dưới sự điều hành của một trưởng nhóm có năng lực và kinh nghiệm cao nhất.
Tại các nước phát triển như Anh và Mỹ, đã có nhiều phần mềm quản lý tổ chức sự kiện, bao gồm cả chức năng lập dự toán Tuy nhiên, do sự đa dạng của các loại hình sự kiện và nhiều chi tiết thay đổi theo từng sự kiện cụ thể, việc áp dụng các phần mềm này không thực sự thuận tiện Thay vào đó, việc lập dự toán có thể thực hiện hiệu quả bằng cách sử dụng bảng tính Microsoft Office Excel, vì tính toán không quá phức tạp Đối với nhà đầu tư sự kiện, việc xác định các yêu cầu cụ thể là rất quan trọng.
- Xem xét, thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự toán kinh phí
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 28
- Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
- Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện
1.3 Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện
Trong tổ chức sự kiện, có nhiều khoản mục chi phí phát sinh, thường được phân chia thành 4 nhóm cơ bản.
- Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện
- Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện
- Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước
Khi lập dự toán chi tiết cho các chi phí dự phòng và chi phí thay đổi chương trình, nhà đầu tư sự kiện có thể hình dung rõ ràng về hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho sự kiện Điều này giúp họ dễ dàng chấp nhận việc điều chỉnh ngân sách dựa trên giá thực tế, đặc biệt khi có các khoản chi phí phát sinh Chẳng hạn, nếu chi phí cho mỗi khách mời là 1 triệu và dự kiến có 100 người, nhưng thực tế số khách mời lên đến 150, nhà đầu tư sẽ dễ dàng bổ sung kinh phí ngoài dự toán để đáp ứng nhu cầu.
Dưới đây chúng ta sẽ xem xét phương pháp lập dự toán chi tiết cho từng nhóm chi phí nói trên
1.3.1 Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện
Để tổ chức một sự kiện thành công, nhà tổ chức cần hình dung rõ ràng tất cả các hạng mục liên quan không chỉ trong quá trình thực hiện mà còn trong khâu chuẩn bị Chẳng hạn, khi có phần biểu diễn trực tiếp của diễn viên, cần tính toán không chỉ chi phí cho buổi biểu diễn mà còn các khoản chi khác như chi phí cho buổi diễn tập, thuê chuyên gia nghệ thuật để đánh giá và góp ý, cùng với chi phí vận chuyển diễn viên Để đảm bảo không bỏ sót các hạng mục chi phí, việc liệt kê chi phí cần được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết.
Mọi hạng mục cần chú ý đến tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc lập kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện công việc.
- Thứ hai, chi phí dự phòng để hoàn tất công việc
Để đảm bảo tính chính xác trong việc lập dự toán cho các sự kiện, cần thiết phải có các biểu mẫu thống kê chi phí sẵn có cho từng công việc và hạng mục cụ thể Những biểu mẫu này sẽ giúp nhắc nhở người lập dự toán không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý ngân sách sự kiện.
- Thứ tư, cần có sự kiểm tra đánh giá của một người khác có chuyên môn về lập Dự toán ngân sách (độc lập với người lập dự toán)
Thống kê các chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện có thể tiến hành theo các phương pháp sau:
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 29
Để tính toán chi phí cho sự kiện, cần xác định danh mục các hàng hóa và dịch vụ thiết yếu như lao động, trang thiết bị và dịch vụ hỗ trợ Ví dụ, trong chương trình hội thảo đã nêu, các khoản mục chi phí có thể được liệt kê chi tiết trong bảng sau.
BẢNG THỐNG KÊ CHI PHÍ (DỰ TOÁN)
Stt Khoản mục chi phí Đơn vị tính Số lượng Đơn giá
2 Dẫn chương trình theo hợp đồng
II Chi phí thuê trang thiết bị
Các thiết bị văn phòng… chiếc