xây dựng phần mềm quản lý nhà trọ

TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

Xác định vấn đề

Phần mềm quản lý nhà trọ là giải pháp toàn diện giúp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm chi phí Nó nhanh chóng khắc phục các vấn đề trong vận hành nhà trọ, bao gồm tiếp nhận yêu cầu, xử lý khiếu nại, quản lý khách hàng và nhân viên, lập hợp đồng, thanh toán, cũng như tính toán chi phí điện nước, gas, internet và doanh thu.

Xác định phạm vi bài toán

Phần mềm quản lý nhà trọ mang lại sự chuyên nghiệp và tự động hóa cho quy trình vận hành Với công cụ này, ban quản lý có thể dễ dàng theo dõi thông tin chi tiết về khách hàng, hợp đồng, tình trạng từng phòng trọ và các dịch vụ liên quan, giúp tối ưu hóa quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Hiện nay, có nhiều ứng dụng quản lý nhà trọ với giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng Người dùng có thể trải nghiệm phần mềm này để tận hưởng những tính năng tối ưu và tiện ích mà giải pháp mang lại cho việc quản lý nhà trọ.

Vấn đề liên quan

1.3.1 Chức năng phần mềm quản lý nhà trọ

❖ Quản lý khách thuê phòng trọ

Hệ thống phần mềm quản lý nhà trọ giúp chủ nhà trọ và quản lý theo dõi thông tin chi tiết của từng khách hàng, phân loại khách hàng theo từng phòng và nhà trọ khác nhau Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ quản lý thông tin xe máy và thẻ xe máy của từng khách hàng, mang lại sự tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý.

❖ Quản lý dịch vụ trong dãy nhà trọ

Các dịch vụ trong nhà trọ bao gồm điện, nước, internet, bãi gửi xe và gas (nếu có) Phần mềm hỗ trợ người dùng tính toán hóa đơn từ chỉ số điện, nước và internet bằng cách nhập chỉ số trên đồng hồ Hệ thống sẽ tự động lập hóa đơn thanh toán cho các dịch vụ này, đồng thời tính toán tiền phòng và tiền gửi xe cho từng khách hàng.

Phần mềm quản lý nhà trọ hỗ trợ định hợp đồng linh hoạt với các điều kiện về giá điện nước và dịch vụ kèm theo, giúp thống kê doanh thu hiệu quả Ngoài ra, phần mềm còn giúp quản lý các yêu cầu và phản hồi từ khách hàng một cách dễ dàng.

Các chuỗi nhà trọ và chung cư mini hiện nay cung cấp nhiều dịch vụ tiện ích như máy lạnh, máy nước nóng và máy giặt Để nâng cao hiệu quả quản lý, phần mềm quản lý toàn diện giúp theo dõi và quản lý khách hàng đăng ký sử dụng các sản phẩm này một cách dễ dàng và hiệu quả.

Phần mềm quản lý nhà trọ cao cấp và chung cư mini cung cấp tính năng quản lý nhân viên linh hoạt, nhanh chóng và chuyên nghiệp Hệ thống ban quản lý cho phép doanh nghiệp theo dõi thông tin và hoạt động của từng nhân viên, bao gồm tên, ngày sinh, CMND, phân loại nhân viên, cấp bậc, phòng ban và cơ chế phân quyền.

❖ Quản lý hợp đồng cho thuê phòng trọ

Phần mềm quản lý tòa nhà cung cấp chức năng tự động lập hợp đồng cho thuê, giúp truy xuất nhanh chóng dữ liệu khách hàng và thông tin về mặt bằng cho thuê.

Quản lý hợp đồng hiệu quả là chìa khóa để duy trì mối quan hệ khách hàng và đảm bảo tuân thủ các điều khoản hợp đồng Để đạt được điều này, việc quản lý các hợp đồng, biên bản bàn giao mặt bằng và biên bản thanh lý là vô cùng quan trọng Ngoài ra, chức năng gửi email và SMS tự động cũng giúp nhắc nhở sắp hết hạn hợp đồng và sắp đến hạn thanh toán, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý và gia hạn hợp đồng.

Quản lý hiệu quả hiện trạng mặt bằng và giá thuê, bao gồm ghi chú chi tiết cho từng hợp đồng cho thuê, diện tích và ngày bàn giao Cung cấp thông tin rõ ràng về biểu mẫu và phụ lục của từng hợp đồng thuê nhà trọ Theo dõi tất cả các hợp đồng, thời gian ký kết và hết hạn, cùng với lịch thu tiền cọc và lịch thanh toán, đồng thời đáp ứng các nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.

❖ Quản lý công nợ khách hàng

Hệ thống cho phép người dùng tạo bảng thống kê chi phí hàng tháng và lập phiếu thanh toán cho từng loại hợp đồng cũng như từng khách hàng Ngoài ra, người dùng có thể gửi phiếu đề nghị thanh toán qua email hoặc tin nhắn điện thoại một cách thuận tiện.

Phần mềm quản lý nhà trọ và chung cư mini giúp theo dõi trạng thái công nợ và cho phép khách hàng gia hạn công nợ trong hợp đồng Khi quá hạn, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo ngừng cung cấp dịch vụ qua SMS và email.

Hệ thống kế toán tích hợp cho phép lập và in phiếu thu, chi một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ tạo báo cáo thu chi tiền mặt hàng ngày, giúp dễ dàng lập sổ quỹ.

1.3.2 Vấn đề về phương tiện, con người

❖ Đối tượng sử dụng: chủ nhà trọ

❖ Nền tảng: Mobile app, Web, Mac, Windows

1.3.3 Vấn đề về quản lý:

- Thông tin liên quan đến khách thuê:

Xác định các bên liên quan

Xác định không gian địa lý hoạt động và các thuộc tính của không gian

- Người dùng có thể sử dụng phần mềm trên các nền tảng: - Web, Mobile

Xác định mối quan hệ giữa sự vật và sự việc trong không gian bài toán

- Mô tả các nghiệp vụ bằng các view: UML

- Thông tin khai thác từ bản mô tả và bản mô tả chi tiết

- Sơ đồ cơ cấu tổ chức

- Các loại mẫu biểu, tài liệu

Phạm vi (chuyên môn, nghiệp vụ)

Lợi ích ứng dụng phần mềm quản lý kinh doanh nhà trọ

❖ Quản lý các tiện ích, dịch vụ cộng đồng

Phần mềm quản lý nhà trọ cho phép chủ nhà thực hiện mọi công việc quản lý như tiếp nhận yêu cầu, xử lý khiếu nại, quản lý khách hàng và nhân viên, lập hợp đồng, thanh toán, cũng như tính toán chi phí điện nước, gas, internet và doanh thu Với hệ thống tự động hóa, phần mềm này giúp giảm thiểu sai sót và cải thiện hiệu quả quản lý so với các phương pháp truyền thống.

Phần mềm quản lý nhà trọ không chỉ giúp tiết kiệm thời gian làm việc mà còn đảm bảo tiến độ và độ chính xác cao, thay thế cho các hoạt động quản lý truyền thông truyền thống.

Thời gian tương tác giữa nhân viên và khách hàng với ban quản lý rất quan trọng Việc rút ngắn thời gian xử lý không chỉ mang lại hiệu quả cao hơn mà còn đảm bảo độ chính xác tốt hơn trong công việc.

❖ Quản lý toàn diện dịch vụ

Các dịch vụ tiện ích tại nhà trọ và phòng trọ, bao gồm điện, nước, thang máy, thẻ xe, máy lạnh và máy giặt, được quản lý chặt chẽ thông qua một hệ thống khép kín và toàn diện.

Bên cạnh đó, thông tin khách hàng thuê hay mua nhà cũng được quản lý trên hệ thống với độ bảo mật đáng tin cậy

❖ Nhân bản hệ thống quản trị

Phần mềm quản lý khu phức hợp hiện đại tích hợp toàn bộ quy trình quản lý, từ lịch làm việc đến bảo trì thiết bị, giúp ban quản lý theo dõi mọi hoạt động một cách chặt chẽ Hệ thống này không chỉ cho phép nhân bản quy trình quản trị mà còn cung cấp cái nhìn tổng thể và toàn diện cho người quản lý Đặc biệt, phần mềm dễ dàng sử dụng trên các thiết bị di động, cho phép cập nhật thông tin trực tuyến mọi lúc, mọi nơi.

❖ Gia tăng chất lượng dịch vụ, giảm thiểu rủi ro tối đa

Phần mềm quản lý nhà trọ giúp ban quản lý nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu rủi ro Với khả năng quản lý trang thiết bị, tài sản và hàng hóa hiệu quả, ban quản lý có thể theo dõi quá trình sửa chữa và bảo trì, đảm bảo công việc diễn ra nhanh chóng và đúng tiến độ Nhờ đó, chất lượng dịch vụ của khu phức hợp được cải thiện, đảm bảo an sinh xã hội và mang đến cho khách hàng không gian sống và làm việc lý tưởng.

❖ Hỗ trợ thực hiện báo cáo, thống kê tình hình hoạt động kinh doanh

Phần mềm cung cấp tính năng trích xuất báo cáo và thống kê, giúp quản lý nhà trọ dễ dàng theo dõi hoạt động và nhanh chóng giải quyết các vấn đề tồn đọng Các báo cáo và thống kê được hệ thống truy xuất đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và minh bạch, hỗ trợ chủ nhà trọ lập kế hoạch cho giai đoạn mới.

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Yêu cầu chức năng

Phần mềm quản lý nhà trọ giúp chủ nhà thực hiện tất cả các công việc quản lý trên một nền tảng duy nhất, bao gồm tiếp nhận yêu cầu, xử lý khiếu nại, quản lý khách hàng, lập hợp đồng và thanh toán Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ tính toán chi phí điện, nước, gas, internet và doanh thu, tự động hóa các quy trình để giảm thiểu sai sót so với phương pháp quản lý truyền thống.

2.1.2 Mô hình quản lý nhà trọ

Hình 2.1 - Sơ đồ domain quản lý nhà trọ

STT Đối tượng Mô tả

1 Khách hàng Khách hàng sử dụng dịch vụ

2 Chủ nhà trọ Chủ của khu trọ cho thuê phòng

3 Quản trị hệ thống Quản lý hệ thống nhà trọ về dịch vụ cho thuê phòng ở, điện, nước, giá phòng…

Bảng 2.1 - Mô tả các đối tượng nhà trọ

Khách hàng Chủ nhà trọ Quản trị hệ thống Đăng ký x x x Đăng nhập x x x

Thêm mới tiền tiền cọc x

Quản lý chỉ số điện x x

Quản lý chỉ số nước x x

Bảng 2.2 - Mô tả các tác nhân

STT Tên mục Mô tả

1 Thay đổi mật khẩu Khách hàng muốn thay đổi mật khẩu khi ko còn bảo mật về mật khẩu

2 Quản lý sửa phòng Khách hàng gửi phản hồi khi phòng gặp sự cố

3 Dịch vụ Khách hàng gửi phản hồi khi có sai sót về hóa đơn, chỉ số điện, nước các vấn đề liên quan

Bảng 2.3 - Mô tả các yêu cầu thay đổi

Yêu cầu phi chức năng

Đảm bảo tính bảo mật là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ dữ liệu người dùng, ngăn chặn các cuộc tấn công từ bên ngoài và kiểm soát hoạt động của hệ thống Cần giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn rò rỉ thông tin thông qua các chức năng xác thực người dùng như đăng nhập, đăng ký và khôi phục mật khẩu.

- Tính tiện dụng: Phần mềm dễ sử dụng, tiện lợi trong việc sử dụng cho người mới bắt đầu

- Tính hiệu quả: Đảm bảo tốc độ xử lý ổn định, có thể lưu một lượng lớn dữ liệu, tránh xảy ra lỗi ngoại lệ

- Tính tương thích: Ứng dụng có thể chạy ổn định và tương thích với nhiều nền tảng hệ điều hành khác nhau

2.2.2 Bảng phân quyền hệ thống

Chức năng Khách hàng Quản trị hệ thống Chủ nhà trọ Đăng ký X** x x Đăng nhập X** x x

Thêm mới tiền tiền cọc X**

Quản lý chỉ số điện x x

Quản lý chỉ số nước x x

Bảng 2.4 - Mô tả phân quyền hệ thống x: Người dùng có đầy đủ khả năng để thực hiện hành động này

X(*): Người dùng chỉ có thể thực hiện trên item của tài khoản mình

X(**): Người dùng có thể thực hiện trên item được gửi/chia sẻ với tài khoản mình

- Số lượng người dùng tối đa: 150

- Số lượng người dùng đồng thời: 20

Hệ thống thường xuyên hoạt động, với dữ liệu được trao đổi giữa chủ nhà trọ và nhà cung cấp mỗi giờ Do đó, cần thiết lập hệ thống trên máy chủ có khả năng hoạt động liên tục Các cuộc nâng cấp, bảo trì và sửa chữa chỉ nên thực hiện ngoài giờ làm việc.

2.2.4 Yêu cầu triển khai ứng dụng

- Thiết bị: máy tính, điện thoại

- Hệ điều hành: Window, IOS, Android

Chu kỳ bảo trì và sao lưu dữ liệu được thực hiện hàng tuần vào lúc 23 giờ tối chủ nhật, kéo dài từ 1 đến 2 tiếng Trong khoảng thời gian này, lập trình viên có thể sử dụng để chỉnh sửa và cập nhật mã nguồn mới.

- Phương pháp bảo mật: SQL Injection, XSS, File Inclusion

Kiến trúc hệ thống

2.3.1 Các tác nhân ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống

Các yếu tố Mô tả

Quá nhiều người dùng cùng một thời điểm

Gây nghẽn hệ thống, dễ xảy ra tình trạng các người dùng khác không thể đăng nhập vào tài khoản

Cơ sở dữ liệu được tải lên quá lớn Ảnh hưởng đến quá trình tải trang, một số object trên giao diện không thể tải được

Bị tấn công mạng Thất thoát dữ liệu kinh doanh, hệ thống bị đình trệ, gây ảnh hưởng đến kinh tế

Tích hợp với các nền tảng/ ứng dụng khác

Sự sai lệch về cơ sở dữ liệu khi tích hợp quá nhiều thành phần vào một hệ thống

Bảng 2.5 - Mô tả các tác nhân ảnh hưởng

Hình 2.2 - Sơ đồ kiến trúc hệ thống

Presentation Layer Giao diện người dùng, sử dụng Visual Studio Code

Business Logic Layer Xử lý logic tính toán giữa dữ liệu với giao diện

Data Access Layer Thao tác với dữ liệu trong database

Database Hệ quản trị cơ sở dữ liệu mongoDB

Bảng 2.6 - Mô tả các thành phần kiến trúc hệ thống

HIỆN THỰC HỆ THỐNG

Thiết kế dữ liệu

STT Tên bảng dữ liệu Diễn giải

3 ThayDoiMatKhau Thay đổi mật khẩu

14 ThemMoiTienCoc Thêm mới tiền tiền cọc

18 NhanVienQuanLy Nhân viên quản lý

Bảng 3.1- Mô tả sơ đồ lớp

3.1.2 Đặc tả từng phần trong sơ đồ logic

STT Tên thuộc tính Kiểu Ràng buộc Ý nghĩa/ghi chú

1 TaiKhoan string Khóa chính Tài khoản

3 NhapLaiMatKhau string Nhập lại mật khẩu

6 SDT string Số điện thoại

Bảng 3.2 - Mô tả đăng ký

1 TaiKhoan string Khóa ngoại Tài khoản

2 MatKhau string Khóa chính Mật khẩu

Bảng 3.3 - Mô tả đăng nhập

1 MatKhau string Khóa ngoại Mã tham số

2 MaKhauMoi string Tên tham số

3 NhapLaiMatkhauMoi string Giá trị của tham số

Bảng 3.4- Mô tả thay đổi mật khẩu

1 TrangThaiphong string Khóa chính Trạng thái phòng

2 TrangThaiPhi string Trang thái phí

1 KhuVuc string Khóa ngoại Khu vực

Bảng 3.6 - Mô tả danh sách phòng

Bảng 3.7 - Mô tả thêm phòng

Bảng 3.8 - Mô tả sủa phòng

5 NgayBatDau string Ngày bắt đầu

8 KiThanhToan string Kì thanh toán

Bảng 3.9 - Mô tả khách thuê

2 SoCMND string Khóa chính Số chứng minh nhân dân

Bảng 3.10 - Mô tả khách hàng

2 TrangThaiPhong string Khóa ngoại Trạng thái phòng

7 SoCMND string Khóa ngoại Số chứng minh nhân dân

Bảng 3.11- Mô tả phiếu thu

11 LoaiDichVu string Khóa ngoại Loại dịch vụ

Bảng 3.12 - Mô tả chi tiết phiếu thu

1 LoaiDichVu string Khóa chính Loại dịch vụ

2 TenDichVu string Tên dịch vụ

Bảng 3.13 - Mô tả thêm dịch vụ

1 NgayDatCoc timestamp Khóa chính Ngày đặt cọc

7 NgayDuKienHetHan timestamp Ngày dự kiến hết hạn

8 SoTienDatCoc number Số tiền đặt cọc

Bảng 3.14 - Mô tả cọc dữ phòng

4 STD string Số điện thoại

5 NgayDatCoc timestamp Khóa ngoại Ngày đặt cọc

6 NgayDuKienHetHan timestamp Ngày dự kiến hết hạn

Bảng 3.15 - Mô tả thêm mới tiền cọc

7 LoaiDichVu string Loại dịch vụ

Bảng 3.16 - Mô tả phát sinh

8 ChiSoDau number Chỉ số đầu

9 ChiSoCuoi number Chỉ số cuối

Bảng 3.17 - Mô tả chỉ số điện

8 ChiSoDau number Chỉ số đầu

9 ChiSoCuoi number Chỉ số cuối

Bảng 3.18 - Mô tả chỉ số nước

1 TaiKhoan string Khóa ngoại Tài khoản

2 MatKhau string Khóa ngoại Mật khẩu

Bảng 3.19- Mô tả nhân viên quản lý

Thiết kế giao diện

3.2.1 Danh sách các màn hình

Chức năng Tên màn hình Ý nghĩa, ghi chú

Trang chủ Hiển thị thông tin nhà trọ

Xác thực người dùng Đăng nhập Nơi đăng nhập tài khoản người dùng Đăng ký Nơi đăng ký tài khoản

Thay đổi mật khẩu Cho người dùng lấy lại mật khẩu dựa trên email đã đăng ký

Chi tiết phòng Hiển thị thông tin chi tiết từng phòng Sửa phòng Gửi thông tin sửa chữa

Thêm phòng Hiển thị nội dung của một ngữ pháp Xóa phòng Xóa phòng khi yêu cầu chỉnh sửa Chỉ số điện Tính tiền chỉ số điện

Chỉ số nước Tính tiền chỉ số nước

Dịch vụ Dịch vụ ở phòng

Tính tiền Tính tiền của từng phòng

Bảng 3.20- Danh sách các màn hình chức năng

3.2.2 Giao diện các màn hình chức năng xác thực người dùng

Hình 3.2 - Giao diện màn hình đăng nhập

- Mô tả: Màn hình đăng nhập gồm có tài khoản, mât khẩu Người dùng đăng nhập vào hệ thống

Hình 3.3 - Giao diện màn hình đăng ký

- Mô tả: Màn hình đăng ký gồm có tài khoản, mât khẩu, email Người dùng đăng ký vào hệ thống và thông báo tạo thành công

Hình 3.4 - Giao diện màn hình trang chủ

- Mô tả: Màn hình trang chủ là giao diện đầu của hệ thống và các thông tin chức năng

3.2.4 Giao diện các màn hình chức năng phòng

Hình 3.5 - Giao diện màn hình phòng

Màn hình phòng bao gồm các chức năng như chi tiết phòng, thêm phòng và tìm kiếm Sau khi đăng nhập vào hệ thống, người dùng có thể thực hiện các thao tác để tìm kiếm theo số phòng và xem tình trạng hiện tại của từng phòng.

❖ Màn hình danh sách phòng

Hình 3.6 - Giao diện màn hình danh sách phòng

Màn hình danh sách phòng hiển thị các chi tiết về phòng, cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác xem thông tin Quản trị hệ thống có quyền sửa đổi và xóa phòng khi cần thiết.

Hình 3.7- Giao diện màn hình thêm phòng

Màn hình danh sách thêm phòng cho phép quản trị hệ thống đăng nhập và thực hiện các thao tác cần thiết Sau khi thực hiện thay đổi, quản trị viên có thể lưu lại các thay đổi và nhận thông báo thành công.

Hình 3.8 - Giao diện màn hình thêm khách thuê

Màn hình dành cho khách thuê cho phép quản trị hệ thống đăng nhập và thực hiện các thao tác cần thiết Sau khi thực hiện các thay đổi, quản trị viên sẽ lưu lại và nhận thông báo thành công.

Hình 3.9 - Giao diện màn hình dịch vụ

Màn hình dịch vụ cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác cần thiết Người dùng có thể xem thông tin liên quan đến dịch vụ, trong khi quản trị hệ thống có khả năng thêm, xóa hoặc sửa đổi các dịch vụ một cách dễ dàng.

3.2.6 Giao diện liên quan đến hóa đơn

Hình 3.10 - Giao diện màn hình phiếu thu

Màn hình phiếu thu cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác cần thiết Người dùng có thể xem thông tin liên quan, trong khi quản trị hệ thống có quyền xem chi tiết, xóa, sửa và thêm phiếu thu một cách dễ dàng.

Hình 3.11 - Giao diện màn hình tính tiền

Màn hình tính tiền cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác cần thiết Người dùng có thể xem thông tin và tiến hành tính tiền để kiểm tra hóa đơn Đồng thời, quản trị hệ thống có khả năng thực hiện các thao tác như thu tiền, xóa, sửa và thêm phiếu thu một cách dễ dàng.

❖ Màn hình chỉ số điện

Hình 3.12 - Giao diện màn hình chỉ số điện

Màn hình chỉ số điện cung cấp cho người dùng khả năng đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các thao tác cần thiết Người dùng có thể xem thông tin chỉ số điện một cách dễ dàng Đồng thời, quản trị hệ thống có quyền thực hiện các thao tác cập nhật và xóa thông tin chỉ số khi cần thiết.

❖ Màn hình chỉ số nước

Hình 3.13- Giao diện màn hình chỉ số nước

Màn hình chỉ số nước cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và thực hiện các thao tác để xem thông tin liên quan Quản trị viên có quyền cập nhật và xóa thông tin chỉ số nước khi cần thiết.

Hình 3.14- Giao diện màn hình báo cáo

- Mô tả: Màn hình báo cáo Người dùng đăng nhập vào hệ thống sau đó thực hiện các thao tác Người dùng xem các thông tin

Định dạng
Số trang	39
Dung lượng	1,33 MB