MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ
1.1.1 Quy trình thu học phí của sinh viên
Thủ quỹ Kế toán Sinh viên Ban lãnh đạo
Thông báo mức thu học phí nhận thông báo nhận thông báo thống kê số tiền phải nộp của sinh viên
Yêu cầu nộp tiền kiểm tra thông tin sinh viên hợp lệ không hợp lệ lập biên lai thu tiền nộp tiền
Kí nhận và nhận tiền
1.1.2 Quy trình thu các khoản khác của sinh viên
Thủ quỹ Kế toán Sinh viên
Hình 1.2 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động thu các khoản khác của sinh viên”
Kiểm tra thông tin tiền nộp Đưa ra lý do nộp tiền
Ký nhận và nhận tiền
Lập phiếu thu hợp lệ không hợp lệ
1.1.3 Quy trình chi tiền cho sinh viên
Thủ quỹ Kế toán Sinh viên
Hình 1.3 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động chi tiền cho sinh viên”
Kiểm tra thông tin tiền chi Đưa ra lý do cần chi tiền
Ký nhận và chi tiền
Lập phiếu chi hợp lệ không hợp lệ
1.1.4 Quy trình thu tiền của khách
Thủ quỹ Kế toán Khách
Hình 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động thu tiền của khách”
Kiểm tra thông tin tiền nộp Đưa ra lý do nộp tiền
Ký nhận và nhận tiền
Lập phiếu thu hợp lệ không hợp lệ
1.1.5 Quy trình chi tiền cho khách
Thủ quỹ Kế toán Khách
Hình 1.5 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Hoạt động chi tiền cho khách”
Kiểm tra thông tin tiền chi Đưa ra lý do cần chi tiền
Ký nhận và chi tiền
Lập phiếu chi hợp lệ không hợp lệ
1.1.6 Quy trình báo cáo thống kê
Bộ phận tài vụ Ban lãnh đạo
Hình 1.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ “Báo cáo thống kê”
Yêu cầu báo cáo tổng hợp các giấy tờ liên quan lập các báo cáo
MÔ HÌNH NGHIỆP VỤ
2.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh a) Biểu đồ
Hệ thống quản lý thu chi thông báo số tiền phải nộp và lý do liên quan Nó cung cấp các biên lai thu tiền, phản hồi từ người dùng, phiếu thu và phiếu chi Ngoài ra, hệ thống cũng tạo báo cáo yêu cầu để phục vụ cho việc quản lý tài chính hiệu quả hơn.
2.1.2 Sơ đồ phân rã chức năng a) Sơ đồ b) Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.1 thông báo đóng học phí: vào năm học, các sinh viên đều nhận được thông báo đóng học phí của nhà trường Dựa vào các thông báo đó nhân viên phòng tài vụ sẽ tính được số tiền phải nộp trong mỗi học kỳ của mỗi sinh viên.
1.2 đưa ra số tiền phải nộp: khi sinh viên đến đóng học phí, kế toán tra danh sách đưa ra số tiền phải nộp của sinh viên đó.
1.3 lập biên lai thu tiền: sau khi sinh viên cho biết số tiền nộp của mình, kế toán lập biên lai thu tiền.
1.4 kí và nhận tiền: sinh viên nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ kí, nhận tiền và giao cho sinh viên 1 bản.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THU CHI
1 Thu học phí 2 Thu tiền các khoản khác của sinh viên
3 Chi tiền cho sinh viên 4 Thu tiền của khách
5 Chi tiền của khách 6.Báo cáo
1.2 đưa ra số tiền phải nộp
1.3 lập biên lai thu tiền
2.1.kiểm tra lý do nộp tiền
2.2.lập phiếu thu cho sinh viên
3.1.kiểm tra lý do cần chi tiền
3.2.lập phiếu chi cho sinh viên
4.1.kiểm tra lý do nộp tiền
4.2.lập phiếu thu cho khách
5.1.kiểm tra lý do cần chi tiền
5.2.lập phiếu chi cho khách
6.2.báo cáo tình hình nộp học phí
3.3 chi tiền 4.3 nhận tiền 5.3 chi tiền
2.1 kiểm tra lý do nộp tiền: sinh viên đến nộp tiền với lý do mà sinh viên muốn nộp, kế toán kiểm tra lý do có hợp lý hay không.
2.2 lập phiếu thu cho sinh viên: nếu lý do hợp lý, kế toán lập phiếu thu để thu tiền của sinh viên.
2.3 kí và nhận tiền: sinh viên nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ kí, nhận tiền và giao cho sinh viên 1 bản.
3.1 kiểm tra lý do cần chi tiền: sinh viên đến yêu cầu chi 1 khoản tiền với lý do được cho phép của nhà trường, kế toán kiểm tra lý do có hợp lý hay không.
3.2 lập phiếu chi cho sinh viên: nếu lý do hợp lý, kế toán lập phiếu chi để chi tiền cho sinh viên.
3.3 kí và chi tiền: thủ quỹ kí, chi tiền và giao cho sinh viên 1 bản.
4.1 kiểm tra lý do nộp tiền: khách đến nộp tiền với lý do mà khách muốn nộp, kế toán kiểm tra lý do có hợp lý hay không.
4.2 lập phiếu thu cho khách: nếu lý do hợp lý, kế toán lập phiếu thu để thu tiền của khách.
4.3 kí và nhận tiền: khách nộp tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ kí, nhận tiền và giao cho khách
5.1 kiểm tra lý do cần chi tiền: khách đến yêu cầu chi 1 khoản tiền với lý do được cho phép của nhà trường, kế toán kiểm tra lý do có hợp lý hay không.
5.2 lập phiếu chi cho khách: nếu lý do hợp lý, kế toán lập phiếu chi để chi tiền cho khách.
5.3 kí và chi tiền: thủ quỹ kí, chi tiền và giao cho khách 1 bản.
6.1 báo cáo thu chi: theo định kỳ nhân viên phòng tài vụ báo cáo tinh hình thu chi toàn trường.
6.2 báo cáo tình hình nộp học phí: theo định kỳ nhân viên phòng tài vụ báo cáo tình hình thu học phí toàn trường.
2.1.3 Danh sách hồ sơ dữ liệu
D3 Phiếu thu cho sinh viên
D4 Phiếu chi cho sinh viên
D8 Báo cáo tình hình nộp học phí
2.1.4 Ma trận thực thể chức năng
D3 Phiếu thu cho sinh viên
D4 Phiểu chi cho sinh viên
D8 Báo cáo tình hình nộp học phí
Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8
2 Thu tiền các khoản khác của sinh viên C
3 Chi tiền cho sinh viên C
SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU
2.2.1.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
SINH VIÊN thông báo t.t số tiền nộp biên lai thu tiền lý do thu chi lý do thu chi
“không hợp lý” lý do thu chi lý do thu chi
“hợp lý” phiếu thu phiếu thu phiếu chi phiếu chi
2.0 thu tiền các khoản khác của sinh viên
3.0 chi tiền cho sinh viên
D3 phiếu thu cho sinh viên
D4 phiếu chi cho sinh viên
D6 phiếu chi cho khách báo cáo quỹ D7
BAN LÃNH ĐẠO y/c báo cáo báo cáo
2.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a) Biểu đồ của tiến trình “1.0 thu học phí”
1.1 thông báo đóng học phí
1.2 đưa ra số tiền nộp
1.3 lập biên lai thu tiền
Thông báo biên lai thu tiền
D1 thông báo b) Biểu đồ của tiến trình “2.0 thu tiền các khoản khác của sinh viên” c) Biểu đồ của tiến trình “3.0 chi tiền cho sinh viên”
2.1 kiểm tra lý do nộp tiền
2.2 lập phiếu thu cho sinh viên
Sinh viên lý do thu chi
“không hợp lý” phiếu thu cho sv
D3 phiếu thu cho sinh viên
3.1 kiểm tra lý do chi tiền
Sinh viên lý do thu chi
“không hợp lý” phiếu chi cho sv
D4 phiếu chi cho sinh viên d) Biểu đồ của tiến trình “4.0 thu tiền của khách” e) Biểu đồ của tiến trình “5.0 chi tiền cho khách”
4.1 kiểm tra lý do nộp tiền
4.2 lập phiếu chi cho khách khách lý do thu chi
“không hợp lý” phiếu thu cho khách
5.1 kiểm tra lý do chi tiền
5.2 lập phiếu chi cho khách khách lý do thu chi
“không hợp lý” phiếu chi cho khách
D6 phiếu chi cho khách f) Biểu đồ của tiến trình “6.0 Báo cáo”
D3 phiếu thu cho sv D4 phiếu chi cho sv
D8 BC tình hình nộp học phí của sv
BC tình hình nộp học phí
D3 biên lai thu tiền y/c báo cáo báo cáo y/c báo cáo báo cáo
THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU
2.3.1 Mô hình liên kết thực thể (E-R) a) Các kiểu thực thể
SINH VIÊN họtênsv Ngày sinh địa chỉ
Mã khách họ tên khách
Mã nhóm tk Tên nhóm tk
THÔNG BÁO HỌC PHÍ sốthôngbáo nộidungtb họ tên người ký duyệt Ngày lập chức vụ họ tên nv
Mãsin hviên b) Các kiểu liên kết
SINH VIÊN thu học NHÂN VIÊN phí số biên lai
Ngày nộp tiền học phí
Các khoản khác tiền bảo hiểm tiền xây dựng n m thuộ c
SINH VIÊN n m nhậ n Ngày tb thuộ c
NHÂN VIÊN n Thu SINH VIÊN tiền1
LÝ DO THU CHI sốphiếuthu Ngày thu số tiền thu nội dung chứng từ p m
NHÂN VIÊN n Chi KHÁCH tiền2 sốphiếuchi
Ngày chi số tiền chi
LÝ DO THU CHI nội dung chứng từ p m
NHÂN VIÊN n Thu KHÁCH tiền2
LÝ DO THU CHI sốphiếuthu Ngày thu số tiền thu nội dung chứng từ p m
NHÂN VIÊN n Chi SINH VIÊN tiền1 sốphiếuchi
Ngày chi số tiền chi
LÝ DO THU CHI nội dung chứng từ c) Mô hình E-R
2.3.2 Mô hình quan hệ a) Các quan hệ n m
Thu tiền2 n số phiếu thu
Ngày thu số tiền thu số lượng chứng từ chức vụ họ tên nv
Mã nhóm tk Tên nhóm tk thuộ c số phiếu thu
Ngày thu số tiền thu số lượng chứng từ
Thu tiền1 chi tiền 2 số phiếu chi
Ngày chi số tiền chi số lượng chứng từ
Mã khách họ tên khác h địa chỉ m
Chi tiền 1 số phiếu chi
Ngày chi số tiền chi số lượng chứng từ thu hoc phí sốbiênlai
Ngày nộp tiềnhọ cphí cáckhoảnkhác tiềnbả ohiểm tiềnxâ ydựng số thông báo nội dung tb họ tên người ký duyệt
NHÓM T.K p p p p LÝDOTHUCHI n m n n NHÂN VIÊN m KHÁCH m n n SINH VIÊN m
Biểu diễn các thực thể:
THÔNG BÁO HỌC PHÍ (số thông báo, nội dung tb, ngày lập, họ tên người ký duyệt) SINH VIÊN (mã sinh viên, họ tên sv, ngày sinh, địa chỉ)
LỚP (mã lớp, tên lớp, khoá, ngành học)
NHÂN VIÊN (mã nhân viên, họ tên nv, chức vụ)
KHÁCH (mã khách, họ tên khách, địa chỉ)
LÝ DO THU CHI (mã lý do, tên lý do thu chi)
NHÓM TÀI KHOẢN (mã nhóm tk, tên nhóm tk)
Biểu diễn các mối quan hệ:
“nhận” => THÔNG BÁO (số thông báo, mã sinh viên, ngày tb)
Để thực hiện việc "đóng học phí", bạn cần chú ý đến biên lai thu tiền, bao gồm các thông tin quan trọng như số biên lai, ngày nộp, số tiền học phí, tiền xây dựng, tiền bảo hiểm, các khoản khác, mã sinh viên và mã nhân viên.
“thuộc” => SINH VIÊN (mã sinh viên, mã lớp, họtênsv, ngày sinh, địa chỉ)
“thuộc” => LÝ DO THU CHI (mã lý do, mã nhóm tk, tênlýdothuchi)
“thu tiền1” => PHIẾU THU CHO SINH VIÊN (số phiếu thu, ngày thu, số tiền thu, nội dung chứng từ, mã sinh viên, mã nhân viên, mã lý do)
“chi tiền1” => PHIẾU CHI CHO SINH VIÊN (số phiếu chi, ngày chi, số tiền chi, nội dung chứng từ, mã sinh viên, mã nhân viên, mã lý do)
“thu tiền2” => PHIẾU THU CHO KHÁCH (số phiếu thu, ngày thu, số tiền thu, nội dung chứng từ, mã khách, mã nhân viên, mã lý do)
“chi tiền2” => PHIẾU CHI CHO KHÁCH (số phiếu chi, ngày chi, số tiền chi, nội dung chứng từ, mã khách, mã nhân viên, mã lý do)
2.3.3 Các bảng dữ liệu vật lý
1 Bảng NHANVIEN dùng để cập nhật thông tin nhân viên, có cấu trúc như sau
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú
1 manhanvien nvarchar 50 mã nhân viên, khoá chính
2 hotennv ntext 16 họ tên nhân viên
2 Bảng SINHVIEN dùng để cập nhật thông tin sinh viên, có cấu trúc như sau
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú
1 masinhvien nvarchar 50 Mã sinh viên, khoá chính
2 malop nvarchar 50 Mã lớp, khoá ngoài
3 hotensv ntext 16 họ tên sinh viên
3 Bảng KHACH dùng để cập nhật thông tin khách, có cấu trúc như sau
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú
1 makhach nvarchar 50 Mã khách, khoá chính
2 hotenkhach ntext 16 họ tên khách
4 Bảng LOP dùng để cập nhật thông tin lớp, có cấu trúc như sau
STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích cỡ Ghi chú
1 malop nvarchar 50 Mã lớp, khoá chính
THIÊT KẾ GIAO DIỆN
Cập nhật Báo cáo Tìm kiếm Trợ giúp Thoát
2.4.2 Các giao diện cập nhật dữ liệu
CẬP NHẬT THÔNG TIN KHÁCH
Họ tên khách: Địa chỉ:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
CẬP NHẬT THÔNG TIN LỚP
CẬP NHẬT THÔNG TIN NHÂN VIÊN
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
CẬP NHẬT THÔNG TIN SINH VIÊN
Họ tên sinh viên: Địa chỉ:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
CẬP NHẬT THÔNG BÁO HỌC PHÍ
Họ tên người ký duyệt:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
CẬP NHẬT NHÓM TÀI KHOẢN
CẬP NHẬT LÝ DO THU CHI
Tên lý do thu chi:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
PHIẾU THU CHO SINH VIÊN
Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
PHIẾU CHI CHO SINH VIÊN
Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết
Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết thúc
Số chứng từ gốc kèm theo:
Nhập Sửa Xoá Ghi Tìm kiếm Kết
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SINH VIÊN NỘP HỌC PHÍ KHOÁ …
Stt Lớp Sĩ số Nộp đủ Nộp thiếu Chưa nộp Ghi chú
DANH SÁCH NỘP HỌC PHÍ ….KỲ… NĂM HỌC
Tính đến ngày …tháng….nămStt MãSV Họ tên Ngày sinh Phải nộp Đã nộp Còn thiêú
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI
Stt Ngày tháng ghi sổ CHỨNG TỪ GHI NỢ TK…
Số hiệu Ngày tháng Ghi có các TK…
Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ
CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH
MỘT SỐ GIAO DIỆN CHÍNH
4.1.1 Hệ thống giao diện tương tác toàn hệ thống
1.1 cập nhật thông tin nhân viên 1
4.1 lập biên lai thu tiền 4
1.2 cập nhật thông tin sinh viên 1
4.1.3 Một số giao diện cập nhật dữ liệu
4.1.4 Một số giao diện xử lý dữ liệu