Những đóng góp của đề tài
Luận văn đã tổng hợp cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp, cung cấp nền tảng vững chắc cho việc hoàn thiện và bổ sung lý thuyết về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực luân chuyển hàng hóa.
Luận văn nghiên cứu các đặc điểm kiểm soát nội bộ (KSNB) hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam, từ đó đánh giá những ưu điểm và hạn chế cùng nguyên nhân của chúng Dựa trên kết quả nghiên cứu và khảo sát, luận văn đề xuất các phương hướng và giải pháp thiết thực nhằm nâng cao tính hiệu quả của KSNB hàng tồn kho tại công ty.
Kết cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn gồm có 4 chương:
Chương 1: Tổng quan nghiên cứu và cơ sở lý luận về KSNB hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
Chương 2: Phương pháp nghiên cứu
Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty
TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam.
Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiềm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Nhiên liệu Hàng không Việt Nam.
TỎNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ Cơ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIẼM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG
Tổng quan nghiên cứu
1.1.1 Các nghiên cứu nước ngoài
Allegrini và D’Onza (2003) đã nghiên cứu tình trạng kiểm soát nội bộ tại các công ty lớn của Ý, nhấn mạnh vào hoạt động đánh giá rủi ro và phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro Kết quả cho thấy chỉ 25% công ty thực hiện kiểm soát nội bộ theo quy trình truyền thống, thường diễn ra hàng năm Trong khi đó, 67% công ty áp dụng mô hình COSO và quản trị rủi ro Đáng chú ý, chỉ 8% công ty lớn áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro ở cả cấp độ vĩ mô và vi mô.
Nghiên cứu của Spira & Page (2003) tập trung vào việc áp dụng kiểm soát nội bộ theo hướng quản trị rủi ro tại các xí nghiệp thành viên ở Anh Bài báo sử dụng các quan điểm xã hội học về rủi ro để thảo luận về mối liên hệ giữa kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp tại Vương quốc Anh Kết quả nghiên cứu cho thấy sự phát triển trong yêu cầu quản trị doanh nghiệp đã mở ra cơ hội cho việc quản lý rủi ro theo hướng bền vững và liên tục, được minh họa qua những thay đổi trong kiểm soát nội bộ nhằm hướng tới quản trị doanh nghiệp hiệu quả và năng động.
Nghiên cứu của Lembi Noorvee (2006) nhằm đo lường tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình hàng tồn kho, sử dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp bao gồm cả định tính và định lượng Nghiên cứu được thực hiện tại ba công ty sản xuất vừa và nhỏ ở Estonia Tác giả xây dựng thang đo tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ dưới dạng thang đo bậc 2, bao gồm năm thành phần bậc 1: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, cùng với Giám sát.
Nghiên cứu của Annukka Jokipii (2010) tập trung vào kiểm soát nội bộ và tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) thông qua phương pháp nghiên cứu định lượng Dữ liệu được thu thập bằng bảng câu hỏi khảo sát theo thang đo Likert 7 điểm, với thang đo tính hiệu quả của HTKSNB dựa trên khuôn mẫu lý thuyết COSO 2013 Thang đo này bao gồm 8 thành phần bậc 1: Môi trường kiểm soát (5 biến quan sát), Đánh giá rủi ro (5 biến quan sát), Hoạt động kiểm soát (5 biến quan sát), Thông tin và truyền thông (5 biến quan sát), Giám sát (5 biến quan sát), Mục tiêu hoạt động hữu hiệu và hiệu quả (4 biến quan sát), Mục tiêu báo cáo tài chính đáng tin cậy (4 biến quan sát), và Mục tiêu tuân thủ pháp luật và quy định (4 biến quan sát) Nghiên cứu được thực hiện trên 741 công ty có quy mô vừa và lớn tại Phần Lan.
Nghiên cứu của Mahmoud Ibrahim (2017) về "Kiểm soát nội bộ và tạo nguồn thu khu vực công tại Nigeria: phân tích thực nghiệm" cho thấy rằng các yếu tố như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông đều có ảnh hưởng tích cực đến việc tăng cường nguồn thu cho khu vực công Để nâng cao hiệu quả, các lãnh đạo nên thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ (KSBB) trong các tổ chức và thiết kế các biện pháp kiểm soát nội bộ (KSNB) nhằm đảm bảo tính hiệu quả, độ tin cậy của báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định pháp luật Những cải tiến này sẽ góp phần vào việc tạo doanh thu và thúc đẩy tăng trưởng kinh tế bền vững cho Nigeria.
1.1.2 Các nghiên cứu trong nước
Tại Việt Nam, nhiều tác giả đã tiến hành nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, áp dụng vào nhiều lĩnh vực và ngành nghề khác nhau.
Nguyễn Thị Lan Anh (2013) trong nghiên cứu về "Hoàn thiện HTKSNB tại Tập đoàn Hóa chất Việt Nam" đã phân tích thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) của các tập đoàn kinh tế lớn trên thế giới, bao gồm Mỹ, Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc Nghiên cứu này nhằm rút ra những kinh nghiệm quý báu trong việc tổ chức HTKSNB tại các tập đoàn kinh tế, từ đó áp dụng hiệu quả vào Tập đoàn Hóa chất Việt Nam.
Để nâng cao hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB), cần thực hiện các giải pháp cụ thể: (1) Hoàn thiện các yếu tố cấu thành HTKSNB như môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát; (2) Cải tiến quy chế quản lý người đại diện nhằm kiểm soát tốt hơn người đại diện; (3) Tăng cường kiểm soát vốn tại tập đoàn thông qua cơ chế giám sát, nâng cao năng lực quản trị, cải thiện cơ cấu vốn và đảm bảo minh bạch tài chính, đồng thời xây dựng phương án tài chính phù hợp với chủ trương tái cấu trúc; (4) Triển khai các giải pháp tăng cường KSNB theo chủ trương tái cấu trúc, bao gồm kiểm soát đầu tư vào ngành nghề chính, đầu tư sản phẩm mới, xây dựng kế hoạch phát triển thị trường, sắp xếp và đổi mới doanh nghiệp, ứng dụng công nghệ mới, và kiểm soát cạnh tranh nội bộ.
Nghiên cứu của Vũ Thu Phụng (2016) về "Tác động của các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) đến hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Điện lực Việt Nam" đã chỉ ra mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố thuộc hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hiệu quả hoạt động của Tập đoàn Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của các yếu tố này trong việc nâng cao hiệu suất làm việc của Tập đoàn Điện lực Việt Nam.
Hội đồng thành viên đóng vai trò quan trọng nhất trong việc quản lý và điều hành Tập đoàn Điện lực Việt Nam Bên cạnh đó, người quản lý chịu trách nhiệm nhận định và phân tích rủi ro cũng là yếu tố quan trọng, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tập đoàn Hơn nữa, truyền thông bên ngoài của Tập đoàn cũng ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển và hoạt động hiệu quả của tổ chức này.
Phạm Hoàng Yến (2017) trong nghiên cứu về "Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty cổ phần nhiên liệu hàng không 479" đã nhấn mạnh rằng kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình do con người thiết lập và thực hiện trong cùng một phòng ban, nhằm đảm bảo cho nhà quản lý đạt được các mục tiêu về hoạt động, tài chính và tuân thủ Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng KSNB tại công ty này bao gồm năm yếu tố chính: Môi trường kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro.
Hệ thống thông tin và truyền thông đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động kiểm soát và giám sát Hiện nay, quan điểm về kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Công ty chưa thống nhất với mô hình COSO, đặc biệt là trong năm thành phần: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, quy trình đánh giá rủi ro của phòng ban, giám sát các kiểm soát, và các hoạt động kiểm soát Do đó, cần thực hiện nghiên cứu sâu hơn về vấn đề kiểm soát nội bộ để cải thiện hiệu quả quản lý.
6 soát nội bộ theo quan điêm với 5 thành phân [21].
Nghiên cứu của Nguyễn Thị Phương Dung (2019) về "Thực trạng Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại các doanh nghiệp trong khu chế xuất Linh Trung I" nhằm xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp trong khu vực này Tác giả đã áp dụng phương pháp nghiên cứu hỗn hợp, kết hợp giữa định tính và định lượng, dựa trên tài liệu từ các chuyên gia và các nghiên cứu khảo sát trước đó Từ đó, các nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến KSNB được rút ra, và tác giả đã xây dựng bảng câu hỏi khảo sát, điều chỉnh và bổ sung sau khi tham khảo ý kiến của các chuyên gia liên quan Nghiên cứu cũng dựa trên các tiêu chí về tính hữu hiệu của KSNB được quy định bởi COSO.
(2013) và những nghiên cứu thực nghiệm của Amudo & Inanga (2009), Jokipii
Năm 2010, tác giả đã xây dựng thang đo đánh giá tính hữu hiệu của Kiểm soát nội bộ (KSNB) thông qua 4 biến quan sát Thang đo này cho phép đo lường mức độ tán thành của đối tượng khảo sát về ảnh hưởng của từng biến đến KSNB, đồng thời đánh giá mức độ phù hợp của KSNB dựa trên ý kiến cá nhân Tác giả đã tiến hành khảo sát tại 25 doanh nghiệp trong tổng số 29 doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại khu chế xuất Linh Trung I, với kết quả cho thấy tính hữu hiệu của KSNB đạt giá trị trung bình là 3,58 Kết quả cũng chỉ ra rằng tính hữu hiệu của KSNB bị ảnh hưởng bởi năm yếu tố: đánh giá rủi ro, môi trường kiểm soát, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, và giám sát Tuy nhiên, nghiên cứu chưa xác định rõ mức độ ảnh hưởng của các yếu tố này đến tính hữu hiệu của KSNB Khi mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tăng cao, tính hữu hiệu của KSNB tại các công ty có vốn đầu tư nước ngoài trong khu chế xuất Linh Trung I cũng sẽ tăng theo Từ thực trạng này, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao tính hữu hiệu của KSNB.
Vấn đề KSNB đang thu hút sự chú ý của nhiều nhà khoa học, với nhiều nghiên cứu được thực hiện từ các góc độ và lĩnh vực khác nhau Dựa trên phân tích các kết quả nghiên cứu trước đó, tác giả nhận thấy rằng mặc dù có sự đa dạng trong các nghiên cứu về KSNB, nhưng vẫn tồn tại một số giới hạn nhất định.
Khái quát chung về KSNB trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1 Khái niệm, ♦ ’ • mục tiêu và vai trò của KSNB
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) 315, việc xác định và đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu dựa trên sự hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của nó Kiểm soát nội bộ, theo định nghĩa, là quá trình do Ban quản trị và Ban giám đốc cùng các cá nhân trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu, độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, và tuân thủ pháp luật cùng các quy định liên quan.
“kiểm soát” từ đó được hiểu là bất kì khía cạnh nào của một hay nhiều thành phần trong kiểm soát nội bộ”.
Khái niệm về Kiểm soát nội bộ theo định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations) được công nhận rộng rãi, nhấn mạnh rằng "Kiểm soát nội bộ là một quá trình do Hội đồng quản trị, người điều hành và nhân viên chi phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu cụ thể: báo cáo tài chính đáng tin cậy, hoạt động hiệu quả và hiệu quả, cũng như tuân thủ các luật lệ và quy định."
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một tập hợp các chính sách và thủ tục có mối quan hệ tương tác, nhằm mục tiêu bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, thực hiện các quy định pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động của KSNB Mục tiêu của KSNB đang ngày càng được bổ sung và mở rộng, phản ánh sự phát triển toàn diện trong cách tiếp cận và quản lý rủi ro.
1.2 ỉ.2 Mục tiêu của hệ thống kiêm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức bao gồm các thủ tục và chính sách được thiết lập nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu cụ thể.
• Bảo vê tài sản của đơn vỉ:
Tài sản của doanh nghiệp bao gồm tài sản hữu hình và vô hình, trong đó thông tin là một loại tài sản quan trọng Nếu không thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm soát, tài sản có thể bị đánh cắp, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích Do đó, nhà quản lý cần yêu cầu nhân viên thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm thiểu rủi ro Việc bảo vệ tài sản trở nên cấp thiết hơn trong bối cảnh hội nhập và phát triển ngày càng mở rộng.
• Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin:
Thông tin kinh tế và tài chính do bộ máy kế toán cung cấp là yếu tố quan trọng trong việc hỗ trợ quyết định của người quản lý Để đảm bảo tính kịp thời, chính xác và tin cậy, thông tin cần phản ánh đầy đủ thực trạng hoạt động kinh tế một cách khách quan Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát phù hợp giúp đảm bảo các đặc tính này, từ đó cung cấp thông tin khả dụng cho quá trình quản lý Trong quá trình ra quyết định và điều hành, người quản lý cần nhiều loại thông tin khác nhau, bao gồm cả thông tin tài chính, thông tin hoạt động, thông tin chính thức và không chính thức, cũng như thông tin nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp.
• Báo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định:
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong các doanh nghiệp cần được thiết kế để luôn phù hợp với các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt.
• Đám bảo tính hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động:
Quá trình kiểm soát trong doanh nghiệp cần được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết của các nghiệp vụ, từ đó giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực Quản lý cấp cao thường xuyên đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm nâng cao khả năng quản lý và điều hành của bộ máy quản lý.
1.2.1.3 Tầm quan trọng xảy dựng hệ thống kiếm soát nội bộ trong doanh nghiệp thương mại
Việc cần thiết là phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh để có thể mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:
- Hạn chế đồng thời ngăn ngừa những rủi ro không đáng có hoặc những thiệt hại không cần thiết;
Đảm bảo tính liên tục và độ chính xác của số liệu tài chính, kế toán và thống kê là yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư.
Ngăn chặn kịp thời các hành vi gian lận, tham nhũng, trộm cắp và lợi dụng nguồn lực doanh nghiệp không vì mục tiêu chung là rất quan trọng.
- Tạo ra các cơ chế giúp vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả hơn trong công tác quản lý và điều hành;
Để đảm bảo hiệu quả trong quản trị điều hành, cần thiết lập các cơ chế và quy trình hoạt động chuẩn mực, đồng thời quản lý tài chính và dự án một cách chặt chẽ.
Nền tảng này hỗ trợ doanh nghiệp trong việc vận hành và cải tiến hệ thống quản lý, đặc biệt khi doanh nghiệp có dấu hiệu tăng trưởng quy mô hoặc mong muốn mở rộng ngành nghề.
1.2.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) có sự khác biệt trong cách tổ chức giữa các đơn vị, nhưng tất cả đều bao gồm các bộ phận cơ bản Theo mô hình COSO, các yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch của hệ thống.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố tác động đến thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của các kiểm soát nội bộ Những yếu tố này chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ, nhận thức và hành vi của các nhà quản lý doanh nghiệp Các nguyên tắc cơ bản của môi trường kiểm soát là rất quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Sự thành công của KSNB phụ thuộc vào sự trung thực và tôn trọng các giá trị đạo đức của những cá nhân tham gia vào quá trình kiểm soát Hành vi đạo đức và trung thực là nền tảng để xây dựng một hệ thống KSNB vững mạnh và hiệu quả.
Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Khái niệm và yêu cầu kiểm soát hàng tồn kho
1.3.1.1 Khái niệm, đặc điêm hàng tồn kho
Theo chuân mực kê toán quôc tê vê hàng tôn kho (ISA2) và chuân mực kê toán Việt Nam số 02, hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ nhằm bán trong kỳ sản xuất, cũng như kinh doanh bình thường.
- Đang trong quá trình sản xuất, hoặc kinh doanh dở dang.
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp, thể hiện dưới hình thái vật chất và có thể được mua ngoài hoặc tự sản xuất phục vụ cho mục đích sản xuất Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho bao gồm hàng hóa mua về để chờ bán, hàng đang vận chuyển, hàng gửi bán và hàng gửi đi gia công chế biến Đối với doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho có thể bao gồm nguyên, nhiên vật liệu; công cụ dụng cụ; hàng gửi đi gia công chế biến; nhiên liệu dở dang; chi phí dịch vụ dở dang; và thành phẩm hoàn thành chờ bán.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại với vai trò và công dụng khác nhau, phục vụ cho quá trình kinh doanh Do đó, việc tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho trở nên cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
17 có những nét đặc thù riêng Nhin chung, hàng tôn kho của doanh nghiệp bao gôm những đặc điểm cơ bản như sau:
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn và tổng tài sản lưu động Quản lý và sử dụng hiệu quả hàng tồn kho có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành giá gốc đa dạng Việc xác định đầy đủ các yếu tố chi phí này là cần thiết để tính toán và hạch toán giá gốc hàng tồn kho một cách chính xác Điều này góp phần đảm bảo chi phí hàng tồn kho được tính toán hợp lý, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận thực hiện trong kỳ.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại hình khác nhau, với đặc điểm thương phẩm và điều kiện bảo quản đa dạng Việc bảo quản hàng tồn kho thường diễn ra tại nhiều địa điểm có điều kiện tự nhiên và nhân tạo không đồng nhất, dưới sự quản lý của nhiều người khác nhau Điều này dẫn đến nguy cơ mất mát hàng hóa khó tránh khỏi, đồng thời gây ra nhiều khó khăn trong công tác kiểm kê, quản lý và bảo quản, cùng với chi phí cao cho doanh nghiệp.
Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp Trong thực tế, có nhiều loại hàng tồn kho khó phân loại và định giá, chẳng hạn như tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ và kim khí quý.
Hàng tồn kho có những đặc điểm riêng, do đó, yêu cầu quản lý hàng tồn kho sẽ khác nhau tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp.
1.3.1.2 Yêu cầu kiêm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho là một hệ thống bao gồm các cơ chế nghiệp vụ, quy trình và quy chế nghiệp vụ, kết hợp với một cơ cấu tổ chức hợp lý Mục tiêu của hệ thống này là tối ưu hóa hoạt động quản lý hàng tồn kho, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc theo dõi và kiểm soát tài sản.
18 doanh nghiệp được hiệu quả, hạn chê các gian lận và sai sót trong quá trình nhập, xuất và quản lý tồn kho.
Hoạt động kiếm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Phân cấp thẩm quyền phê duyệt cần dựa trên độ tin cậy của cấp có thẩm quyền và năng lực của cá nhân hoặc bộ phận Các tiêu chí thể hiện thẩm quyền phê duyệt bao gồm quy mô giao dịch, hạn mức rủi ro và các giới hạn khác.
Cần thiết lập rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận trong doanh nghiệp từ cấp thấp đến cấp cao để đảm bảo nguyên tắc quản lý hiệu quả Các thành viên Ban Giám Đốc (BGĐ) không được tham gia phê duyệt các quyết định có rủi ro thuộc về Tổng Giám Đốc (TGĐ), trừ khi họ là TGĐ Việc phân tách chức năng và nhiệm vụ trong các giao dịch là rất quan trọng để tránh xung đột lợi ích và kiểm soát rủi ro Một cá nhân không nên đảm nhiệm các công việc có xung đột lợi ích đồng thời và không được chi phối toàn bộ một giao dịch Cần có các cá nhân độc lập trong cùng bộ phận hoặc giữa các bộ phận khác nhau để thực hiện kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất Nếu phát hiện nguy cơ xung đột lợi ích, cần theo dõi và áp dụng biện pháp giảm thiểu rủi ro tối đa.
Việc phân cấp trách nhiệm quản lý tài sản cần phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc các giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ của tổ chức.
Hạch toán kế toán cần tuân thủ các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Việc kiểm tra và đối chiếu thường xuyên là cần thiết để phát hiện và kịp thời xử lý các sai sót trong quá trình hạch toán.
Để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, cần phòng ngừa và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm pháp luật cũng như quy định nội bộ Đồng thời, việc phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động và thực hiện kiểm soát chặt chẽ là rất quan trọng.
1.3.1.3 Quy trình kiêm soát nội bộ hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại
Thứ nhất: Quy trình mua hàng i Yêu cầu mua hàng Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan có thể kể đến như phòng
Phiếu đề nghị mua hàng là tài liệu khởi đầu trong chu trình mua sắm, được lập dựa trên nhu cầu của khách hàng tại các doanh nghiệp, kho hoặc cửa hàng Tài liệu này cung cấp bằng chứng với độ tin cậy vừa phải cho các giao dịch mua hàng và sự tồn tại của hàng hóa Phiếu có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy, nhưng cần đảm bảo các thông tin cơ bản như ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách hàng, người đề nghị và người xét duyệt Để đảm bảo tính hợp lệ, phiếu này phải được phê duyệt đúng quy trình, và một số đơn vị có thể áp dụng chính sách xét duyệt chung cho các đề nghị nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh hàng ngày.
Các thủ tục kiểm soát mua hàng cần tuân thủ quy trình rõ ràng, bao gồm việc lập Đơn đặt hàng có căn cứ, kiểm tra hàng hóa bởi người nhận và đối chiếu với Đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã được phê duyệt Kế toán phải kiểm tra, so sánh các chứng từ để đảm bảo thông tin khớp nhau trước khi ghi sổ Hóa đơn liên quan đến hàng hóa đang vận chuyển cần được quản lý riêng, và cần quy định thời hạn luân chuyển chứng từ lên phòng kế toán để ghi số kịp thời Cần lập bản kê các chi phí tính vào giá gốc hàng mua và đối chiếu số liệu giữa kho và kế toán chi tiết Đối với việc đặt hàng, phiếu đề nghị mua hàng phải được chuyển đến bộ phận phụ trách mua hàng, bộ phận này cần tổ chức độc lập với các phòng ban khác để đảm bảo kiểm soát nội bộ hiệu quả Mặc dù doanh nghiệp nhỏ có thể gặp khó khăn trong việc duy trì bộ phận mua hàng độc lập, nhưng việc giao cho một cá nhân độc lập và được giám sát chặt chẽ vẫn là điều cần thiết.
