Nhu cầu khách hàng của công ty
Yếu tố khách hàng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động đào tạo nhân lực của doanh nghiệp Với nhu cầu ngày càng phong phú và đa dạng, doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các mong muốn của khách hàng để phát triển sản phẩm và nâng cao chất lượng dịch vụ Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đào tạo nhân viên bài bản, giúp họ sáng tạo và chuyên nghiệp hơn trong từng vị trí, từ đó đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Mục tiêu chiến lược của công ty
Mỗi doanh nghiệp đều đặt ra mục tiêu và chiến lược để phát triển bền vững, trong đó việc xác định mục tiêu đào tạo nhân sự là rất quan trọng Khi doanh nghiệp mở rộng hoặc phát triển nhánh mới, việc đào tạo nhân viên trở nên cần thiết để họ có đủ kiến thức, kỹ năng và thông tin cần thiết nhằm thích ứng với sự thay đổi.
Quan điểm của nhà quản trị của công ty
Trong các doanh nghiệp lớn như tập đoàn hay tổng công ty, công tác đào tạo thường phức tạp và trang trọng do bộ máy quản lý cồng kềnh, gây khó khăn trong việc đồng bộ hóa Sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức cũng ảnh hưởng đến nhu cầu đào tạo Ngược lại, Greenoffice là một doanh nghiệp nhỏ với tuổi đời chưa lâu, nên cơ cấu tổ chức của họ đơn giản và quá trình đào tạo diễn ra nhanh chóng hơn.
Khả năng tài chính của công ty
Chi phí đào tạo nhân lực của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng tài chính của họ Doanh nghiệp có đủ khả năng chi trả cho hoạt động đào tạo hay không và mức chi phí này cao hay thấp đều liên quan đến tình hình tài chính Đầu tư vào đào tạo nhân lực là một chiến lược dài hạn, giúp doanh nghiệp sở hữu nguồn lực chất lượng, đáp ứng tốt yêu cầu công việc Ngược lại, nếu doanh nghiệp không đầu tư hoặc chỉ chi ít cho đào tạo, nhân lực sẽ không đủ năng lực, dẫn đến sự chán nản và có thể rời bỏ công ty để tìm kiếm môi trường làm việc tốt hơn, nơi họ có thể học hỏi và phát triển.
Yếu tố người lao động trong công ty
Yếu tố người lao động đóng vai trò quan trọng trong kết quả đào tạo, bởi khả năng tiếp nhận và xử lý thông tin của họ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả học tập Tính cách, ý thức, cùng với môi trường sống, gia đình, bạn bè và người thân cũng góp phần không nhỏ vào kết quả đào tạo và quá trình hội nhập của người học.
Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban là yếu tố then chốt đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp Đào tạo nhân sự chịu ảnh hưởng từ nhiều yếu tố nội bộ như cơ sở vật chất, quản lý, con người và các hoạt động nhân sự khác, bao gồm kế hoạch hóa, tuyển dụng và đánh giá hiệu suất công việc.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG ĐÀO TẠO NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TƢ VẤN VÀ GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG VIỆT
Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Tên công ty: Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
Người đại diện pháp luật: Ông Trần Quốc Tuấn
Website: http://greenoffice.com.vn/ Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Việt Á, Số 9 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Công ty bao gồm 6 cơ sở tại các Quận lớn trên Hà Nội:
Cơ sở 1: Tầng 6, Tòa nhà Việt Á, Số 9 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Cơ sở 2: Tầng 6, Tòa nhà MD Complex, số 68 Nguyễn Cơ Thạch, Phường Mỹ Đình, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
Cơ sở 3: Tầng 12, Tòa nhà Licogi 13, số 164 Khuất Duy Tiến, Quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Cơ sở 4: Tầng 9, Tòa nhà 3D Center, số 3 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Cơ sở 5: Tầng 1 và Tầng 2, Tòa nhà Kim Ánh, số 1/78 Duy Tân, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội.
Cơ sở 6: Tầng 8, Tòa nhà Hoa Đào, số 713 Lạc Long Quân, Phường Phú Thượng, Quận Tây Hồ, Hà Nội.
2.1.1.2 Sự hình thành và phát triển của công ty
Khởi nguồn Greenoffice là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc kinh doanh chính, đồng thời là đối tác đồng hành từ khởi đầu đến khi phát triển mạnh mẽ Greenoffice cung cấp các dịch vụ chia sẻ nhằm tối ưu hóa chi phí và nguồn lực, đảm bảo sự bền vững cho doanh nghiệp Với sự hiểu biết sâu sắc về tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của doanh nghiệp, Greenoffice cam kết xây dựng giải pháp hoàn hảo phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Greenoffice sở hữu các văn phòng hạng A-B sang trọng tại vị trí đắc địa ở trung tâm Hà Nội, bao gồm quận Cầu Giấy, Thanh Xuân, Nam Từ Liêm và Tây Hồ Khu vực này nổi bật với nhiều tòa nhà văn phòng cao cấp và hạ tầng dịch vụ phong phú, phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp và cá nhân Greenoffice còn cung cấp các dịch vụ tư vấn pháp lý, kế toán, giải pháp tài chính, tái cấu trúc doanh nghiệp, công nghệ thông tin, và xúc tiến đầu tư, thương mại, giúp doanh nghiệp phát triển hiệu quả.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty
2.1.2.1 Chức năng của công ty
Greenoffice cung cấp giải pháp văn phòng trọn gói, bao gồm văn phòng ảo và văn phòng chia sẻ, cùng với dịch vụ kế toán, pháp chế và lễ tân Đây là những giải pháp làm việc thông minh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hiệu quả nhất.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty
Thứ nhất, cung cấp dịch vụ văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, phòng họp theo ngày.
Hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp từ giai đoạn khởi đầu cho đến khi đi vào hoạt động là điều cần thiết, đồng thời cung cấp dịch vụ kế toán và lễ tân chuyên nghiệp cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành của doanh nghiệp.
2.1.2.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty
Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty
Hội đồng quản trị Giám đốc
Phòng pháp chế Phòng hành chính - kế toán Phòng kinh doanh Phòng quản lý đào tạo
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán)
Giám đốc: Ông Trần Quốc Tuấn
Ông Tuấn, với vai trò là người đại diện hợp pháp của công ty, nắm giữ quyền hạn cao nhất và có trách nhiệm quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến hoạt động của công ty Ông chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ quan quản lý và pháp luật Việt Nam về các hoạt động kinh doanh Ngoài ra, ông sẽ quản lý các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh cũng như phương án đầu tư của công ty.
Sau khi nhận thông tin từ khách hàng, chuyên viên tư vấn sẽ liên hệ để cung cấp thông tin chi tiết về các quy định của luật doanh nghiệp và thuế hiện hành Bên cạnh đó, chuyên viên cũng sẽ tư vấn về cách đặt tên doanh nghiệp, lựa chọn ngành nghề kinh doanh và các loại hình kinh doanh phù hợp Ngoài ra, khách hàng sẽ được hướng dẫn về vốn điều lệ, địa chỉ trụ sở kinh doanh cũng như về cổ đông và thành viên góp vốn.
Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về công tác bán các sản phẩm
Công ty tập trung vào dịch vụ, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, cũng như xây dựng và phát triển mối quan hệ với khách hàng Người phụ trách sẽ chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tất cả các hoạt động này trong khuôn khổ nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Phòng hành chính - kế toán
Thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo quy định của nhà nước về chuẩn mực và nguyên tắc kế toán, đồng thời theo dõi sự vận động vốn kinh doanh của công ty Cung cấp tư vấn cho ban lãnh đạo về các vấn đề liên quan và tham mưu cho Giám đốc về chế độ kế toán cũng như những thay đổi trong từng giai đoạn hoạt động kinh doanh Hợp tác với các bộ phận khác để xây dựng một mạng lưới quản lý năng động và hiệu quả.
Phòng quản lý đào tạo
Để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản trị nhân sự, công ty cần xây dựng và triển khai các chế độ chính sách một cách đồng bộ Phòng hành chính - kế toán sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện công tác hành chính tổng hợp Chức năng quản trị nhân sự sẽ bao gồm hoạch định nguồn nhân lực, lập kế hoạch tuyển dụng, tổ chức đào tạo, theo dõi và quản lý chế độ nhân sự, cũng như đánh giá hiệu suất làm việc Ngoài ra, cần tham mưu cho ban lãnh đạo về các vấn đề chuyên môn và thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu.
2.1.3 Lĩnh vực và đặc điểm hoạt động của công ty
Greenoffice cung cấp giải pháp văn phòng chia sẻ và sàn văn phòng trọn gói, cùng với nguồn lực kế toán cho các doanh nghiệp Xu hướng sử dụng văn phòng trọn gói đang ngày càng phổ biến tại nhiều nước phát triển như Mỹ, Canada, Anh và Đức Tại Việt Nam, dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói giá rẻ đang mở rộng để hỗ trợ các bạn trẻ khởi nghiệp, doanh nghiệp mới và văn phòng đại diện công ty nước ngoài Văn phòng trọn gói được thiết kế và trang bị chuyên nghiệp với đầy đủ tiện nghi như phòng khách, phòng họp, khu trà café và khu giải lao Dịch vụ này giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời cung cấp một không gian làm việc riêng biệt và hiện đại.
So với văn phòng cho thuê truyền thống, thuê văn phòng trọn gói mang lại lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, bao gồm một không gian làm việc thực tế để giao dịch và giảm thiểu chi phí cũng như nhân lực cho các bộ phận không thuộc hoạt động cốt lõi Giải pháp này thường được lựa chọn bởi các giám đốc doanh nghiệp nhỏ, cá nhân mới thành lập hoặc các nhóm dự án, giúp các doanh nghiệp mới tiết kiệm tối đa chi phí và nhanh chóng đi vào hoạt động.
Greenoffice cung cấp mô hình văn phòng trọn gói cùng với các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp, bao gồm thủ tục đăng ký kinh doanh, dịch vụ kế toán thuế, báo cáo tài chính hàng tháng và dịch vụ phòng họp với lễ tân chuyên nghiệp.
Greenoffice sở hữu các sàn văn phòng tại các tuyến phố trung tâm Hà Nội, với 6 cơ sở có vị trí lý tưởng, sạch sẽ và đầy ánh sáng Mỗi cơ sở đều được bao quanh bởi cây xanh bóng mát và cảnh quan đẹp, đồng thời thuận lợi cho giao thông Môi trường xung quanh và các dịch vụ ăn uống, giải trí gần kề cũng rất quan trọng Hơn nữa, chi phí thuê, trang thiết bị và địa điểm pháp lý của Greenoffice đều được đánh giá cao.
2.1.4 Khái quát về các nguồn lực chủ yếu của công ty
Bảng 2.1 Cơ cấu lao động của công ty giai đoạn 2018 - 2020
Trình độ đại học và trên đại học Cao đẳng và trung cấp
(Nguồn: Phòng Hành chính – Kế toán)
Cơ cấu lao động tại Greenoffice chủ yếu là nữ, do công ty chuyên cung cấp dịch vụ văn phòng cùng với các dịch vụ kế toán và lễ tân Tuy nhiên, điều này cũng tạo ra những thách thức cho Ban lãnh đạo trong việc đào tạo nguồn nhân lực.
Cơ cấu lao động tại công ty đang chuyển biến tích cực với việc nhân sự ngày càng nâng cao trình độ chuyên môn, đặc biệt là từ bậc Thạc sĩ trở lên Tỷ lệ nhân viên có trình độ từ Đại học đến Cao học chiếm gần 90%, cho thấy sự chú trọng vào việc phát triển năng lực chuyên môn Đáng chú ý, công ty không có lao động phổ thông chưa qua đào tạo, điều này khẳng định cam kết của công ty trong việc xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao.
Phân tích sự ảnh hưởng nhân tố môi trường quản trị nhân lực đến đào tạo nhân lực của Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
Ảnh hưởng của các nhân tố khách quan:
2.2.1 Ảnh hưởng của chính sách pháp luật về đào tạo nhân lực trong công ty Đào tạo là một quá trình hướng đến đạt được trình độ về năng lực, chuyên môn nhất định Trong quá trình sử dụng lao động, để người lao động đáp ứng được yêu cầu công việc, doanh nghiệp phải tổ chức đào tạo phát triển nhân sự, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề cho người lao động hoặc tổ chức đào tạo nghề để tuyển nhân sự làm việc cho mình.
Chính trị ổn định và sự cải thiện pháp luật lao động đang tạo điều kiện thuận lợi cho Greenoffice phát triển nhân lực một cách toàn diện Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra thách thức cho Greenoffice trong việc hoạch định các chính sách đúng pháp luật và phù hợp với giai đoạn hội nhập hiện nay.
Theo Điều 60 Bộ luật lao động 2012, hệ thống pháp luật yêu cầu các doanh nghiệp phải chú trọng hơn đến quyền lợi của nhân viên Do đó, công ty cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định liên quan đến quyền lợi của người lao động.
Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt cam kết hỗ trợ chi phí đào tạo cho nhân viên tham gia các khóa học, cả trong và ngoài công ty Nhân viên không chỉ được hoàn trả chi phí đi lại và khoản chi phí đào tạo cố định, mà còn nhận 100% lương trong ngày đào tạo cùng các phụ cấp như thường lệ Điều này giúp nhân viên yên tâm tham gia đào tạo mà không lo lắng về việc bỏ công việc.
2.2.2 Ảnh hưởng của thị trường lao động đến đào tạo nhân lực trong công ty
Hiện nay, thị trường lao động đang đối mặt với tình trạng thừa số lượng nhưng thiếu chất lượng, đặc biệt là trong các công ty startup, nơi chủ yếu tuyển dụng người trẻ Điều này đặt ra thách thức lớn cho công tác quản trị và đào tạo nhân lực, yêu cầu công ty phải có chính sách đào tạo hấp dẫn để thu hút và giữ chân nhân tài, tránh tình trạng chảy máu chất xám Việc dự báo cung cầu nhân lực cần diễn ra thường xuyên và chính xác để xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty Bên cạnh đó, sự cạnh tranh từ các công ty khác cũng khiến việc giữ chân lao động trở nên khó khăn, đòi hỏi công ty cần triển khai các chính sách mạnh mẽ hơn để bảo đảm giữ chân các vị trí quan trọng và đào tạo đội ngũ kế cận.
Ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan:
2.2.3 Ảnh hưởng của đối thủ cạnh tranh đến đào tạo nhân lực trong công ty
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ cạnh tranh về cơ sở vật chất và nguồn vốn mà còn về đội ngũ nhân viên, điều này tạo nên năng lực cạnh tranh cốt lõi Các công ty bất động sản văn phòng như Mpro, Hanoioffice và Soffice đều nằm ở khu vực trọng điểm và việc nắm bắt hành động của đối thủ sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng cạnh tranh Chất lượng nhân lực là yếu tố then chốt, và một hệ thống đào tạo tốt sẽ thu hút được nhiều nhân tài, từ đó nâng cao vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
Hanoioffice hiện đang dẫn đầu trong ngành với nguồn nhân lực chất lượng cao và công nghệ tiên tiến, tạo ra thách thức cạnh tranh cho các công ty khác Tuy nhiên, điều này cũng mở ra cơ hội cho Greenoffice học hỏi và phát triển, từ đó nâng cao năng lực nhân lực của mình.
2.2.4 Ảnh hưởng của yếu tố khách hàng của công ty
Yếu tố khách hàng ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp, vì nhu cầu ngày càng đa dạng đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật để đáp ứng Greenoffice phục vụ hai nhóm khách hàng: doanh nghiệp mới cần các tiện ích văn phòng và doanh nghiệp lâu năm muốn cải thiện không gian làm việc Do đó, việc tìm hiểu nhu cầu của cả hai đối tượng này là rất quan trọng Để đáp ứng tốt nhất, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đào tạo nhân viên bài bản, giúp họ sáng tạo và chuyên nghiệp hơn trong từng vị trí, từ đó đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả và cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu khách hàng.
Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, Greenoffice đã mô phỏng các kiến thức và kỹ năng cần thiết mà một nhân viên phải có.
Bảng 2.4 Yếu tố nhân viên cần có để đáp ứng nhu cầu khách hàng
Kiến thức về các gói dịch vụ
1 văn phòng (văn phòng chia sẻ, văn phòng trọn gói, văn phòng nhỏ lẻ,…)
Kiến thức về thủ tục thành lập 2 doanh nghiệp, thay đổi trụ sở,… toàn bộ kiến thức về pháp lý kinh doanh
Kiến thức sơ bộ về thủ tục kế
(Nguồn: Phòng Quản lý đào tạo)
2.2.5 Ảnh hưởng của mục tiêu chiến lược của công ty
Chiến lược phát triển nguồn nhân lực tại Công ty bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu và mục đích đào tạo, đây là bước quan trọng ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động đào tạo tiếp theo Dựa trên mục tiêu và kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn, công ty đánh giá các yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu, trong đó nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt Phòng hành chính nhân sự sẽ hướng dẫn các bộ phận khác xác định nhu cầu đào tạo phù hợp, nhằm phục vụ cho các chiến lược và mục tiêu cuối cùng là nâng cao sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Chiến lược kinh doanh rõ ràng và hiệu quả có ảnh hưởng tích cực đến quy trình đào tạo nhân lực, từ việc xác định định hướng đến triển khai và hoàn thành khóa học Mục tiêu và chiến lược tốt giúp đánh giá đúng tiêu chuẩn chất lượng đào tạo, đảm bảo đạt được hiệu quả mong muốn Greenoffice cam kết xây dựng bản sắc riêng với giá trị cốt lõi là sự chuyên nghiệp, uy tín và thân thiện.
2.2.6 Ảnh hưởng của quan điểm của nhà quản trị công ty đến đào tạo
Phong cách và quan điểm của nhà quản trị đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị nhân lực và đào tạo nhân lực tại doanh nghiệp Nếu nhà quản trị chỉ sử dụng nhân lực theo kiểu "mì ăn liền" mà không đầu tư vào đào tạo, chất lượng nhân lực sẽ giảm sút, dẫn đến việc không đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, làm suy yếu năng lực cạnh tranh Ngược lại, khi nhà quản trị chú trọng đến đào tạo ngay từ đầu, như tổ chức khóa đào tạo định hướng cho nhân viên mới và xây dựng văn hóa doanh nghiệp, chất lượng nhân lực sẽ được nâng cao Tại Greenoffice, Giám đốc Trần Quốc Tuấn luôn quan tâm đến cảm nhận của nhân viên và chất lượng lao động, từ đó giúp công ty phát triển bền vững và nâng cao năng lực cạnh tranh cốt lõi.
2.2.7 Ảnh hưởng của khả năng tài chính của công ty
Tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt là kinh phí đầu tư cho đào tạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng công tác đào tạo nhân lực Nếu doanh nghiệp có tài chính ổn định, việc đầu tư cho đào tạo sẽ cho phép xây dựng chương trình chất lượng với giảng viên và trang thiết bị tốt hơn Ngược lại, nếu kinh phí hạn chế, quá trình đào tạo sẽ bị trì hoãn, dẫn đến nhân viên không theo kịp xu hướng phát triển, đặc biệt trong ngành công nghệ đòi hỏi cơ sở vật chất hiện đại Do đó, tài chính quyết định số lượng, chương trình và phương pháp đào tạo Qua phân tích tình hình hoạt động của Greenoffice, có thể thấy công ty có nguồn vốn, doanh thu và lợi nhuận ổn định, đồng thời đầu tư mạnh mẽ cho hoạt động đào tạo nhân lực, tạo động lực và điều kiện cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác đào tạo.
2.2.8 Ảnh hưởng của yếu tố người lao động trong công ty
Trình độ của người lao động là yếu tố quan trọng trong công tác đào tạo tại Greenoffice, nơi có gần 30 nhân viên với trình độ học vấn đa dạng từ cao đẳng đến thạc sĩ Do đặc thù ngành dịch vụ văn phòng và số lượng khách hàng lớn, việc đào tạo cho khối chăm sóc khách hàng và kinh doanh là rất cần thiết để tạo sự hài lòng và giữ chân khách hàng Cơ cấu lao động tại công ty phân bổ đồng đều về lứa tuổi và giới tính, với xu hướng trẻ hóa, giúp việc đào tạo trở nên dễ dàng hơn nhờ tinh thần kỷ luật và khả năng tiếp thu nhanh Tuy nhiên, một số nhân viên vẫn chưa phát huy hết tiềm năng, thể hiện qua việc thiếu sự mềm mỏng với khách hàng, kiến thức chuyên môn hạn chế, và kỹ năng ngoại ngữ cũng như tin học văn phòng chưa đủ Thêm vào đó, phẩm chất công việc chưa toàn diện, nhân viên thường thu mình và thiếu sự hợp tác với các phòng ban khác, cũng như chưa linh hoạt trong các tình huống phát sinh Đây là những điểm cần cải thiện cho cán bộ nhân viên của Greenoffice.
Kết quả phân tích thực trạng về đào tạo nhân lực tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
Tƣ vấn và Giải pháp Văn phòng Việt
2.3.1 Khái quát về kết quả đào tạo
Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt, thành lập từ năm 2015, đã trải qua 7 năm phát triển, nhưng công tác đào tạo nhân lực vẫn đang trong quá trình hoàn thiện Trong giai đoạn đầu, công ty tập trung vào đào tạo nhân lực cốt cán do số lượng nhân sự hạn chế và cấu trúc bộ phận chưa rõ ràng Tuy nhiên, trong 3 năm gần đây, Greenoffice đã có sự khởi sắc với việc hoàn thiện các bộ phận, tăng cường số lượng nhân viên và đào tạo trưởng bộ phận theo quy trình cụ thể, tạo nền tảng vững chắc cho việc đào tạo nhân viên mới.
Công ty chú trọng đào tạo nhân viên từ cấp quản lý đến cán bộ, với số lượng nhân viên được đào tạo lớn và phương pháp đa dạng, đảm bảo chất lượng tốt Chính sách đào tạo đang dần hoàn thiện, bao gồm việc triển khai kế hoạch, lập kế hoạch và đánh giá sau đào tạo Tuy nhiên, vẫn còn những khía cạnh cần cải thiện trong chính sách đào tạo để đạt hiệu quả tối ưu.
Greenoffice vẫn đang tiếp tục thay đổi để gửi tới từng cán bộ nhân viên.
Bảng 2.5 Tỷ lệ học viên hoàn thành khoá đào tạo theo nội dung đào tạo từ năm 2018 – 2020
STT Nội dung đào tạo
(Nguồn: Phòng Quản lý đào tạo)
Theo bảng 2.5, tỷ lệ học viên hoàn thành khóa đào tạo theo nội dung đã tăng lên qua các năm, cho thấy công ty đã chú trọng hơn đến công tác đào tạo.
Tuy nhiên, tỷ lệ học viên hoàn thành khóa đào tạo theo nội dung đào tạo chưa đạt
Mỗi chương trình đào tạo trong công ty cần có các yêu cầu và mục tiêu cụ thể tương ứng với từng loại hình đào tạo để nâng cao hiệu quả tổ chức và đánh giá Tuy nhiên, hiện tại, các mục tiêu đào tạo của công ty vẫn chưa rõ ràng, chủ yếu dựa vào nhu cầu đào tạo nhân lực định kỳ hàng năm và ý kiến chủ quan của các trưởng bộ phận Do đó, công ty cần xây dựng một chiến lược dài hạn để phát triển nguồn nhân lực một cách bền vững.
Các phương pháp đào tạo của công ty còn hạn chế và thiếu đa dạng, dẫn đến việc các chương trình bồi dưỡng không đạt được độ sâu kiến thức cần thiết Hiện tại, phương pháp trao đổi thông tin chủ yếu chỉ dừng lại ở việc phát tài liệu và giảng dạy thụ động, chưa khuyến khích sự tham gia tích cực của học viên.
+ Trình độ chuyên môn của một số nhân viên còn hạn chế, ngoại ngữ và tin học là điểm yếu của nhiều người.
Nguồn nhân sự từ 30 tuổi trở lên thường thiếu năng động và không thích thay đổi, trong khi nguồn nhân sự trẻ lại chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của các khóa học đào tạo.
2.3.2 Thực trạng thực hiện quy trình đào tạo
Qua nghiên cứu tình hình đào tạo tại Công ty Cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt, tôi nhận thấy quy trình đào tạo nhân lực của công ty được thực hiện qua các bước cụ thể và rõ ràng.
Xác định nhu cầu đào tạo
Xây dựng kế hoạch đào tạo
Triển khai kế hoạch đào tạo Đánh giá kết quả đào tạo
(Nguồn: Phòng Quản lý đào tạo) 2.3.2.1 Thực trạng xác định nhu cầu đào tạo nhân lực tại công ty a Đánh giá nhu cầu đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo là bước quan trọng đầu tiên, ảnh hưởng lớn đến các hoạt động đào tạo tiếp theo Dựa vào mục tiêu kinh doanh và tình hình thực tế, công ty cần đánh giá các yếu tố cần thiết để đạt được mục tiêu, trong đó nguồn nhân lực là yếu tố không thể thiếu Phòng quản lý đào tạo sẽ thực hiện việc xác định nhu cầu đào tạo và hướng dẫn các bộ phận khác trong công ty thực hiện quy trình này.
Việc xác định nhu cầu đào tạo trong công ty là một phần quan trọng của quản lý nhân lực, với các phòng ban tự đánh giá nhu cầu dựa trên chức danh và chuyên môn cụ thể Công ty áp dụng phương pháp xác định nhu cầu đào tạo dựa trên phản hồi từ các đơn vị gửi đến phòng hành chính kế toán Ban lãnh đạo công ty nhận thấy cần thiết phải phát triển nguồn nhân lực và đã yêu cầu phòng quản lý đào tạo xác định nhu cầu cũng như xây dựng chương trình đào tạo phù hợp Sau khi thu thập thông tin đầy đủ, phòng quản lý đào tạo sẽ trình bày kế hoạch lên Ban lãnh đạo để được phê duyệt.
Cán bộ nhân viên là yếu tố quan trọng nhất trong công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhiệm vụ công việc Họ cần tự đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban và tình trạng nhân lực hiện tại, từ đó đưa ra đề xuất lên Ban lãnh đạo để tìm kiếm phương án cải thiện phù hợp.
Greenoffice đã đề ra chiến lược trong năm 2021 sẽ mở thêm 3 cơ sở mới, gồm
Hiện tại, công ty có 2 cơ sở tại Hà Nội và 1 cơ sở tại Thành phố Hồ Chí Minh, với mỗi cơ sở trung bình 5-6 nhân sự phụ trách các công việc như lễ tân, kế toán, hành chính và hỗ trợ văn phòng Dự kiến, để mở rộng thêm 3 cơ sở, công ty cần tuyển thêm 15 nhân viên Để đạt được chiến lược kinh doanh này, công ty cần thực hiện các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững Mục tiêu của các chương trình đào tạo là nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, đáp ứng yêu cầu công việc và phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty.
Bảng 2.6 Nhu cầu đào tạo của nhân viên trên trên khía cạnh kiến thức, kỹ năng và phẩm chất trong năm 2020
Theo điều tra của tác giả, Công ty cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt trong năm 2020 đã xác định nhu cầu đào tạo chủ yếu tập trung vào kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống, với 90% nhân viên khẳng định cần cải thiện kỹ năng này Bên cạnh đó, kiến thức về các gói dịch vụ tư vấn khách hàng cũng được 20/25 nhân viên nhấn mạnh là cần thiết Tuy nhiên, nhu cầu đào tạo về thủ tục pháp lý và kế toán chỉ được 8-10 nhân viên đồng ý, cho thấy sự đặc thù chuyên môn của từng phòng ban Đặc biệt, phẩm chất như tính trách nhiệm, cẩn thận và chính xác được coi là yếu tố quan trọng trong công việc, cho thấy nhân viên đã nhận thức rõ về nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó xác định những điểm cần cải thiện thông qua đào tạo.
Từ khi thành lập cho đến nay, các mục tiêu đào tạo nhân lực được công ty nêu lên một cách khái quát như:
● Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong công ty.
● Thỏa mãn nhu cầu học tập, thăng tiến của NLĐ.
Nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty là rất cần thiết, đặc biệt trong bối cảnh thay đổi và tác động từ bên ngoài.
● Nâng cao hiệu quả quản lý, nâng cao hiệu quả làm việc cho công ty.
Để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch từ cấp trên và mở rộng kinh doanh, việc đánh giá các mục tiêu đào tạo của công ty là rất quan trọng Mục tiêu đào tạo không chỉ mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp mà còn cho các học viên Tuy nhiên, Greenoffice chưa xác định rõ ràng mục tiêu đào tạo cụ thể cho từng loại hình và khóa đào tạo, chỉ dừng lại ở mục tiêu chung cho toàn bộ giai đoạn phát triển Do đó, công ty cần cụ thể hóa mục tiêu đào tạo bằng cách xác định số lượng và chất lượng cần đạt, vị trí cần đào tạo, số lượng học viên và thời gian để đạt được kết quả mong đợi.
Cụ thể, để xác định được nhu cầu đào tạo, Công ty cổ phần Tư vấn và Giải pháp Văn phòng Việt đã thực hiện quy trình như sau:
Bước 1: Căn cứ vào tiêu chuẩn chức danh công việc và báo cáo thống kê tình hình lao động hàng năm
Hàng năm, dựa trên tiêu chuẩn chức danh công việc và thống kê trình độ người lao động, nhu cầu đào tạo được xác định Phòng hành chính sẽ thông báo về chủ trương, định hướng công tác đào tạo và lập kế hoạch đào tạo phù hợp.
