Giới thiệu
Phần mềm VNPT Pharmacy cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý nhà thuốc và chuỗi đại lý, bao gồm các chức năng quản lý danh mục cửa hàng, hàng hóa, tạo đơn hàng cho nhà cung cấp, và quản lý nhập xuất kho Người dùng có thể dễ dàng theo dõi và thống kê các đơn hàng bán cho khách hàng, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- Kiểm soát date các loại thuốc tại cửa hàng
- Quản lý chặt chẽ các giao dịch bán hàng và nhập kho mỗi ngày.
- Quản lý biến động giá của từng loại thuốc
- Quản lý doanh thu, lợi nhuận mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet
- Quản lý và thống kê số lượng bán hàng của từng nhân viên.
Các chức năng chính của VNPT – Pharmacy
Cấu hình các chương trình khuyến mại
Quản lý bán hàng, xuất kho
Hệ thống các Báo cáo quản trị.
Giao diện đăng nhập hệ thống
Truy cập theo địa chỉ: pharmacy.vnpt.vn
Giao diện hệ thống VNPT Pharmacy sau khi đăng nhập sẽ khác nhau tùy thuộc vào chức năng của người sử dụng Chỉ có người quản lý nhà thuốc mới có quyền truy cập toàn bộ thông tin của cửa hàng, trong khi nhân viên bán hàng chỉ có thể xem thông tin về hàng hóa và thuốc đã bán.
II Các chức năng trong phần quản lý danh mục nhà thuốc
Quản lý danh mục hàng hóa
Cho phép thêm danh mục hàng hóa ( thuốc, vật tư y tế mỹ phẩm…) vào danh mục của nhà thuốc.
Vào Danh mục Quản lý Danh Mục hàng hóa
Các chức năng cơ bản như sau: Để thêm một hoặc nhiều hàng hóa ( thuốc, vật tư y tế, mỹ phẩm…) ta có 2 cách thêm như sau:
Để thêm một loại hàng hóa mới vào danh mục nhà thuốc, bạn cần truy cập giao diện quản lý và nhấn nút "Thêm mới" Sau đó, điền các thông tin bắt buộc như tên hàng hóa, nhóm hàng hóa, giá mua, giá bán, và số đăng ký Ngoài ra, bạn cũng có thể thêm các thông tin khác để hỗ trợ tìm kiếm nhanh hơn trong tab số 1.
Ngoài ra ta cũng có thể thêm những thông tin bổ sung các thuộc tính cho hàng hóa trong các tab 2,3 như hình trên.
Cách 2: Thêm mới danh mục hàng hóa từ file excel soạn sẳn (nhấn vào nút Import)
Trong mục nhập, bạn có thể tải xuống file mẫu và điền các thông tin cần thiết Sau khi hoàn tất, hãy import file vào hệ thống Nếu trong quá trình import xảy ra lỗi, phần mềm sẽ tự động thông báo lỗi cùng với dòng cụ thể trong file để bạn có thể điều chỉnh cho chính xác.
Bước 1: Chọn import từ danh mục ngoài hoặc import từ danh mục danh mục quốc gia.
Bước 2: Tải về file mẫu và điền các thông tin file mẫu yêu cầu
Bước 3: click vào nút chọn file để lấy file đã điền đầy đủ thông tin
Bước 4: nhấn nút thực hiện.
Khi chọn import từ danh mục quốc gia, người dùng chỉ cần cung cấp một số thông tin cơ bản như số đăng ký, giá nhập, giá bán và số lượng Phần mềm sẽ tự động lấy các thông tin còn lại từ danh mục quốc gia về danh mục của nhà thuốc, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình nhập liệu.
Sau khi thêm hàng hóa vào hệ thống thành công, để xem chi tiết của hàng hóa vừa thêm, bạn có thể thực hiện các bước cần thiết để bổ sung, sửa đổi hoặc xóa bỏ thông tin.
Vào Danh mục Quản lý Danh Mục hàng hóa Chọn hàng hóa cần thao tác
Thêm mới một nhóm hàng hóa
Dùng để thêm một nhóm hàng hóa chưa có trong danh mục nhà thuốc chẳng hạn muốn thêm một nhóm hàng hóa là mỹ phẩm ta làm như sau :
Bước 1: Vào menu Danh mục Quản lý Danh Mục hàng hóa Chọn dấu + bên trái như hình
Bước 2: Xuất hiện form giao diện mới Chọn Thêm mới
Bước 3: Nhập tên nhóm và thông tin khác nếu có vào hệ thống sau đó nhấp phím Lưu
Quản lý nhà cung cấp
Có chức năng thêm mới một nhà cung cấp mới vào danh mục nhà cung cấp của nhà thuốc.
Vào Danh mục Quản lý nhà cung cấp Chọn Thêm mới
Cập nhật các thông tin cần thiết Lưu
Sau khi thêm mới thành công 1 nhà cung cấp, để cập nhật lại thông tin ta thao tác như hình:
Quản lý các cửa hàng/ Đại lý phân phối
Dùng để thêm một cửa hàng thuốc thuộc một chuỗi nhà thuốc của một hệ thống ( Nhà thuốc có nhiều cửa hàng bán thuốc tại các nơi khác nhau)
Vào Danh mục Quản lý các cửa hàng/ Đại lý PP Thêm mới
Nhập thông tin cần thiết vào 2 tab Thông tin xác thực và Thông tin khác, Click nút Lưu & Thêm để hoàn tất.
Sau khi thêm nếu có thay đổi thông tin thì làm như sau :
Bước 1: Vào Danh mục Quản lý các cửa hàng/ Đại lý PP
Bước 2 : click vào như hình dưới sẽ hiện màn hình cho phép sửa thông tin :
Quản lý quầy thu/Kho
Dùng để tạo ra các quầy thu hoặc kho cho các nhà thuốc có nhiều hơn 1 quầy thu hoặc kho.
Vào Danh mục Quản lý các quầy thu/kho Thêm mới:
Nhập các thông cần thiết vào hệ thống Lưu & Thêm Để cập nhật, bổ sung thông tin cho quầy thu chọn như hình:
Thêm Nhân viên Thu ngân cho Quầy thu Kho
Dùng để phân quyền cho nhân viên của nhà thuốc có quyền thao tác trong quầy thu đó.
Chọn Quầy thu cần thêm nhân viên Chọn sửa đổi như hình
Chọn loại nhân viên cần thêm, chọn Thêm thu ngân
Sau khi chọn biểu tượng thêm, Chọn các Nhân viên từ danh sách để thêm vào Quầy thu
Xóa nhân viên ra khỏi quầy thu Ở giao diện sửa Quầy thu chọn tab Nhân viên cần xóa,
Các chức năng quản lý kho
Quản lý Đơn đặt hàng tới nhà cung cấp
Cho phép tạo ra các phiếu dự định nhập hàng hóa đến nhà cung cấp
Bước 1: Quản lý kho Quản lý đơn đặt hàng tới NCC
Nhập thông tin cần thiết như cửa hàng đặt hàng, nhà cung cấp và ngày nhận hàng Sau đó, nhấn vào mục hàng hóa trong đơn hàng để chi tiết hóa các mặt hàng bạn muốn đặt.
Bước 2: Thao tác nhập hàng hóa như trong hình.
Trong quá trình nhập phiếu nếu có sai sót sửa như hình sau:
Các trạng thái của đơn đặt hàng theo trình tự:
1 Mới lập: Đơn đặt hàng vừa mới tạo
2 Nhà thuốc duyệt: Đã được nhà thuốc duyệt
3 Gửi tới NCC: Đơn đặt hàng đã gửi đến nhà cung cấp
4 Đã nhận hàng: Đã nhận hàng từ nhà cung cấp
Khi Đơn đặt hàng vừa được tạo thì trạng thái mặc định là Mới lập, để sửa đổi trạng thái đơn hàng ta thao tác như hình sau:
Chọn mục sửa đổi để Cập nhật trạng thái đơn đặt hàng.
Sau khi chọn sửa đổi, nhấn nút Duyệt đơn hàng
Sau đó Nhập ngày ký duyệt và nhấn nút Duyệt Đơn hàng đã được chuyển sang trạng thái CH duyệt
Tương tự để cập nhật trạng thái khác, chọn sửa đổi đơn đặt hàng nhấn các nút Gửi đơn hàng, Đã nhận hàng.
Nhập kho hàng hóa (Nhập thuốc vào kho )
Dùng để nhập thuốc vào kho của nhà thuốc
Bước 1: Vào menu: Quản lý kho Nhập kho hàng hóa Để tạo mới 1 phiếu nhập kho hoặc chỉnh sửa thông tin phiếu ta thao tác như hình:
Tạo 1 phiếu nhập kho mới:
Quản lý kho Nhập kho hàng hóa Nhập kho
Loai phiếu nhập có 3 loại:
Nhập kho từ danh mục hàng hóa là quy trình quan trọng để tiếp nhận hàng hóa chưa được đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc từ phiếu xuất kho của các cửa hàng khác trong chuỗi nhà thuốc.
- Nhập kho từ phiếu xuất kho: dùng để nhận thuốc từ một cửa hàng khác trong chuỗi nhà thuốc.
- Nhập kho từ đơn đặt hàng NCC : nhận thuốc từ đơn đặt hàng đã tạo trước đó gửi nhà cung cấp.
Cập nhật đầy đủ thông tin và nhấn nút Lưu.
Tại đây để chọn hàng hóa thêm vào phiếu Chọn loại phiếu như hình
Nếu chọn “Lưu thông tin phiếu”thì phần thông tin của phiếu sẽ được lưu Nhưng hàng hóa nhập trong phiếu sẽ chưa được nhập vào kho.
Chọn “Lưu thông tin phiếu & nhập kho” để lưu lại phiếu nhập và thông tin hàng hóa Số lượng hàng hóa sẽ được cập nhật vào kho.
Nhập kho hàng hóa sử dụng danh mục dược quốc gia (NEW)
Ở tab Danh sách hàng nhập kho > chọn nút Thêm từ danh mục dược quốc gia
Tiến hành nhập tên thuốc/số đăng ký thuốc cần nhập kho vào ô tìm kiếm , chọn đúng tên loại thuốc cần nhập
Sau khi chọn thuốc, thông tin sẽ hiển thị ở cột bên trái Người dùng cần nhập dữ liệu vào cột bên phải để cập nhật thông tin thuốc nhập kho Để thêm loại thuốc mới, chọn "Thêm & tiếp tục" Khi hoàn tất quá trình nhập, hãy chọn "Thêm & đóng" để kết thúc.
Sau khi thêm các loại thuốc cần nhập kho, hãy nhấn nút Nhập kho để hoàn tất quá trình Khi đó, thông báo Nhập kho thành công sẽ xuất hiện, xác nhận rằng hàng hóa đã được nhập vào kho.
Kiểm tra thông tin phiếu nhập kho và sử dụng nút hủy hoặc dấu x để đóng giao diện Bạn cũng có thể điều chỉnh các hàng đã nhập qua các tab Hàng đã nhập kho hoặc Nhập thêm hàng.
* Bổ sung Đơn vị tính và giá nhập / bán cho thuốc lúc nhập kho
giao diện Thêm từ danh mục dược quốc gia ,
Chọn đơn vị nhập: khác và Nhập tên đơn vị tính mới Ở
Nhập hàng trả lại
Chức năng cho phép nhập lại hàng hóa và thuốc đã bán, trong trường hợp khách hàng không nhận hoặc trả lại một số sản phẩm nhất định.
Quản lý kho Nhập hàng trả lại
Click vào nút nhập kho như hình để hiện danh sách các đơn hàng đã bán.
Nhấn vào nút chọn một đơn hàng nào muốn nhập lại hàng hóa đã bán.
Tiếp tục nhập thông tin cho phiếu nhập kho trả hàng, nhấn nút Lưu
Tiếp tục chọn tab Hàng trong phiếu bán chưa được nhập kho , Check vào những hàng hóa sẽ được trả lại, có thể điều chỉnh ở cột số lượng
Nhấn nút Lưu thông tin phiếu & nhập kho để hoàn tất.
Tiếp tục chọn tab Hàng trong phiếu bán đã được nhập kho để kiểm tra lại hàng đã được nhập kho trong phiếu nhập kho trả hàng
Các chức năng bán thuốc, hàng hóa
Bán hàng đã nhập kho
Chức năng của hệ thống cho phép nhà thuốc bán thuốc và hàng hóa có sẵn trong kho theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời cũng hỗ trợ nhà thuốc tự động bán các loại thuốc và hàng hóa dựa trên triệu chứng mà khách hàng thông báo.
Xuất kho bán hàng Bán hàng đã nhập kho
Nhập các thông tin như hình bên dưới để bán hàng
Cuối cùng bấm vào nút thanh toán để kết thúc bán hàng cho một khách hàng.
Xem, hủy, điều chỉnh phiếu bán hàng. Ở giao diện bán hàng chọn Tra cứu giao dịch bán hàng
Chỉnh sửa, bổ sung các chức năng cần thiết Được hủy những phiếu bán cách 1 ngày trở lại.
Chọn mục Xem/xử lý hàng trong phiếu bán để điều chỉnh xóa hàng hóa trong phiếu bán hàng.
Bán Thuốc theo đơn
Có chức năng dùng để bán các đơn thuốc mà các cơ sơ y tế ( Bệnh viện, phòng khám, trạm y tế ) có liên thông với dữ liệu cổng bộ y tế.
Xuất khoBán hàng Bán thuốc theo đơn
Nhấn phím Enter lúc này thông tin đơn thuốc của khách hàng sẽ được tự động đưa vào hệ thống như hình dưới.
Nhấn vào Bắt đầu bán theo đơn thuốc này để bắt đầu bán thuốc và thực hiện như hình :
Nếu thuốc trong đơn không trùng với thuốc có sẵn tại nhà thuốc, nhân viên bán thuốc có thể thương lượng với khách hàng để tìm kiếm thuốc thay thế phù hợp.
Cuối cùng nhấn vào thanh toán để kết thúc quá trình bán thuốc.
Kê đơn bán thuốc
Nhà thuốc có chức năng bán thuốc theo đơn của khách hàng, tuy nhiên, nếu cơ sở khám chữa bệnh chưa liên thông với cổng dược dùng chung, đơn thuốc sẽ không được cập nhật lên cổng Trong trường hợp này, nhà thuốc có thể sử dụng chức năng bán hàng từ kho đã nhập để thay thế, nếu không cần lưu thông tin khách hàng.
Bước 1: Vào menu : Xuất kho/Bán hàng Kê đơn bán thuốc
Hoặc vào menu như hình dưới nếu đang ở trong giao diện bán thuốc
Bước 2 :Sau khi chọn kê đơn bán thuốc tiếp tục nhấn vào Tạo đơn thuốc
Nhập các thông tin cần thiết sau đó tiếp tục nhấn vào Bắt đầu bán theo đơn này
Bước 3: bán thuốc cho khách hàng giống như hình dưới ( giao diện hoàn toàn giống phần bán hàng đã nhập kho).
Xuất kho
Chức năng này cho phép xuất hàng hóa giữa các nhà thuốc trong cùng một chuỗi, giúp chủ sở hữu có thể dễ dàng điều chuyển thuốc từ cửa hàng này sang cửa hàng khác.
Bước 1: Vào menu: Xuất kho/bán hàng Xuất kho như hình Sau đó nhấn tiếp vào lập phiếu.
Bước 2: Nhập các thông tin kho xuất, kho nhận và các thông tin cần thiết khác như hình và bấm phím Lưu
Bước 3: Nhập các thuốc cần xuất cho nhà thuốc khác như trong hình theo các số thứ tự 1,2,3.
Bán hàng khi không có kết nối internet (Bán hàng Offline)
Bước 1: Đồng bộ dữ liệu vào bộ nhớ tạm của máy tính
Vào menu:Thiết lập đồng bộ dữ liệu bán hàng offline như hình
Bước 2: Click vào đồng bộ tất cả như trong hình
Bước 1 và bước 2 nên được thực hiện khi nhà thuốc có cập nhật danh mục thuốc, hàng hóa mới.
Bước 3: Lưu lại chức năng bán hàng offline lên trình duyệt máy tính ( bước này chỉ thực hiện 1 lần duy nhất )
Để lưu lại link bán hàng offline, bạn vào menu xuất kho/bán hàng, chọn bán hàng offline Khi giao diện bán hàng offline hiện ra, hãy nhấn vào dấu * hoặc đồng thời nhấn 2 phím CTRL + D trên trình duyệt web.
Bước 4 : Đặt tên gợi nhớ cho trang web đã lưu như hình
Bước 5: Bán hàng khi bị mất mạng internet
Trong trường hợp máy tính bán hàng bị mất internet thì anh chị click vào link đã lưu để bán hàng.
Các bước thao tác trong mục này tương tự như mục 4.1 về bán hàng đã nhập kho, nhưng hệ thống sẽ không kiểm tra được tồn kho trong phần mềm Do đó, sau khi sử dụng chức năng này, nhà thuốc cần phải đồng bộ dữ liệu offline khi có kết nối internet để cập nhật lại số liệu vào hệ thống.
Đồng bộ dữ liệu khi bán hàng offline lên hệ thống
Bước 1: vào menu : Thiết lập Đồng bộ dữ liệu bán hàng offline như hình.
Bước 2: chọn dữ liệu cần đồng bộ và nhấn vào nút đồng bộ giao dịch.
Chức năng quản lý công nợ
Cho phép nhà thuốc có thể theo dõi các loại công nợ sau:
- Lịch sử giao dịch với khách hàng.
- Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng.
- Lịch sử giao dịch nhà cung cấp.
- Phải trả nhà cung cấp.
- Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp.
Các chức năng tổng hợp báo cáo
- Báo cáo bàn giao ca
- Báo cáo hàng cận date
- Và rất nhiều báo cáo tổng hợp