NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Hệ quản trị CSDL trong Visual Foxpro hỗ trợ người lập trình tạo báo cáo theo hai cách: Tạo báo cáo bằng:
Report Winzard: Ưu điểm: Đây là công cụ hỗ trợ tạo báo cáo khá thuận lợi và nhanh chóng Cách thức thực hiện đơn giản
Công cụ này cho phép người dùng tạo báo cáo từ đầu theo nhu cầu, thuận tiện cho việc sử dụng và thiết kế theo ý tưởng mong muốn
1.2 NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Những khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc nhóm tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển, cũng như các tài sản giá trị như ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và kim khí quý.
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ quản lý tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu.
Tiền gửi là khoản tiền mà doanh nghiệp gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc các công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc và đá quý.
Tiền đang chuyển là số tiền mặt hoặc séc đã được doanh nghiệp nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi qua bưu điện để thanh toán cho đơn vị khác, nhưng chưa nhận được thông báo từ ngân hàng.
Vốn bằng tiền dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động mua bán và chi tiêu.
Khả năng thanh toán tức thời các khoản nợ của doanh nghiệp được đánh giá thông qua lượng vốn bằng tiền hiện có.
1.2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, bảo vệ tài sản và ngăn ngừa lãng phí cũng như tham ô Vốn bằng tiền, là một phần quan trọng của vốn lưu động, có tính chất vận động liên tục, phức tạp và lưu chuyển cao.
Tài sản của doanh nghiệp được quản lý tốt khi và chỉ khi kế toán vốn bằng tiền thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục quản lý về vốn bằng tiền.
Phản ánh môt cách đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền.
1.2.2 Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng.
Kế toán vốn bằng tiền sử dụng các tài khoản sau:
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Một số tài khoản liên quan: TK 131, TK 511, TK 515, TK 338, TK
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Chứng từ kế toán là các tài liệu và vật phẩm chứa đựng thông tin về các giao dịch kinh tế, tài chính đã diễn ra Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi sổ kế toán và là căn cứ cần thiết để thực hiện công tác kế toán.
Mỗi bản chứng từ kế toán cần bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng của nghiệp vụ kinh tế tài chính, với hai yếu tố chính: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung Yếu tố cơ bản bao gồm tên gọi chứng từ, ngày lập, số hiệu chứng từ, nội dung nghiệp vụ, các đơn vị đo lường cần thiết, cùng với tên, địa chỉ và chữ ký (nếu có) của các bên liên quan Bên cạnh đó, các yếu tố bổ sung như thời gian thanh toán và phương thức thanh toán cũng cần được ghi nhận, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán cho từng loại chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn nội bộ Các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nội dung, phương pháp lập và giá trị pháp lý của các chứng từ này Do đó, hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến vốn bằng tiền là bắt buộc và cần được thực hiện đầy đủ.
Phiếu thu Mấu số 01– TT
Phiếu chi Mẫu số 02 – TT
Giấy báo có Ủy nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 – TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 – TT
Giấy đề nghị thanh toán Mấu số 05 – TT
Biên lai thu tiền Mẫu số 06 – TT
Bảng kê vàng tiền tệ Mấu số 07 – TT
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a – TT và 08b –TT
Bảng kê chi tiền Mẫu số 09 – TT
1.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Kế toán cần duy trì sổ kế toán để ghi chép hàng ngày và liên tục các khoản thu chi, xuất nhập tiền và ngoại tệ Việc này giúp tính toán số dư quỹ và từng tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
Khi thực hiện thu chi, cần lập phiếu thu và phiếu chi theo quy định của chế độ chứng từ kế toán, đảm bảo chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung trên phiếu phải rõ ràng, không tẩy xóa hay viết tắt, và số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số Chứng từ kế toán cần được lập đủ số liên theo quy định và phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định Đối với chứng từ điện tử, cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Kế toán cần theo dõi chi tiết tiền tệ theo nguyên tệ Khi có giao dịch bằng ngoại tệ, việc quy đổi sang Đồng Việt Nam phải tuân theo nguyên tắc quy định Đặc biệt, vào thời điểm lập báo cáo tài chính, cần phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế.
1.2.4 Quy trình hạch toán vốn bằng tiền
Các chứng từ, sổ kế toán sử dụng trong kế toán tiền mặt:
Phiếu thu Mẫu số 01- TT (BB)
Phiếu chi Mẫu số 02 –TT(BB)
Bảng kê vàng bạc đá quý Mẫu số 07 –TT (HD)
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a-TT; 08b- TT (HD)
Các sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
Nợ TK 111-Tiền mặt Có
-Tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
-Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ tăng do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
-Tiền mặt phát hiện thiếu khi kiểm kê
-Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ giảm do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
Số dư Nợ: Tiền mặt hiện có tại quỹ.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ ( Đã được quy đổi ra VND)
Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ, đại diện cho vàng được sử dụng như một phương tiện cất giữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho phục vụ cho sản xuất hoặc hàng hóa để bán.
Hình 0.1 Quy trình hạch toán thu chi tiền mặt
1.2.4.2 Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.
Tài khoản này không phản ánh những Tiền gửi có kỳ hạn nhằm mục đích hưởng lãi (TK1281).
Những khoản thấu chi trên tài khoản ngân hàng không được ghi âm TK
112 mà phải coi đó như một khoản vay (TK 341)
Nếu có chênh lệch giữa số liệu của ngân hàng và doanh nghiệp, kế toán doanh nghiệp phản ánh theo số của ngân hàng
Số chênh lệch giữa số của kế toán > Số chênh lệch của ngân hàng
Số chênh lệch giữa số liệu kế toán và số liệu ngân hàng được ghi nhận bên Có tài khoản 338(8), nhằm phản ánh tình hình tăng giảm và số dư hiện có của các khoản tiền gửi doanh nghiệp tại tài khoản 112.
Nợ TK 112-Tiền gửi ngân hàng Có
-Tiền gửi vào ngân hàng
-Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập
-Chênh lệch vàng tiền tệ tăng do đánh giá lại tại thời điểm lập
-Tiền rút khỏi ngân hàng
-Chênh lệch tỷ giá giảm do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ giảm do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
Số dư Nợ: Tiền mặt hiện có tại ngân hàng.
Tài khoản 112 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1122 - Ngoại tệ ( Đã được quy đổi ra VND)
Tài khoản 1123 – Vàng tiền tệ
Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu:
Hình 0.2: Quy trình hạch toán tiền gửi ngân hàng
1.2.5 Xử lý nghiệp vụ thu chi liên quan đến ngoại tệ Đơn vị tiền tệ kế toán: Là đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (đồng tiền chức năng, đồng tiền báo cáo).
Ngoại tệ: là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp
Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH TMDV QUẢNG CÁO VÀ
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH TMDV Quảng cáo và in Lộc Phát
- Tên công ty: Công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát
- Tên giao dịch: LOC PHAT PRINT AND ADVERTISING TMDV
- Địa chỉ: Xóm Đồng, thôn My Hạ, Xã Thanh Mai, Huyện Thanh Oai,
- Vốn điều lệ: 20.000.000.000 (Hai mươi tỷ đồng)
- Người đại diện: Lê Đình Thắng
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
- Ngành nghề kinh doanh: Quảng cáo và in
Kể từ ngày 12/01/2015, Công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát đã liên tục cải tiến công nghệ và nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Công ty TNHH TMDV Quảng Cáo và In Lộc Phát đã đạt được thành công đáng kể trong lĩnh vực in ấn quảng cáo Chúng tôi chuyên cung cấp các loại máy in phun kỹ thuật số khổ lớn như Infiniti, Aprint, Novajet, Wit-color cùng với các nguyên vật liệu chuyên ngành cho in phun và quảng cáo.
Sứ mệnh và giá trị cốt lõi
+ Phát triển và đáp ứng nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm quảng cáo và in
+ Phát triển nghề nghiệp, phát huy năng lực của mỗi cá nhân, tạo dựng cuộc sống hạnh phúc
+ Đóng góp cho cộng đồng, xã hội, góp phần xây dựng đất nước
+ Chăm chỉ, tập trung và kiên trì
+ Học hỏi, đổi mới và sáng tạo
+ Đồng đội, chung sức và chia sẻ.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Bộ Phận Quản Lý Kho
Hình 1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty
Theo sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như trên, công ty TNHH TMDV quảng cáo và in Lộc Phát chia làm 2 mảng chính:
- Ban giám đốc : Là người đại diện theo Pháp luật của Công ty, chịu trách nhiệm trước Pháp luật để điều hành công việc của Công ty.
Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
Tham mưu xây dựng chính sách bán phần mềm và tiếp cận khách hàng để trình Tổng giám đốc phê duyệt Đề xuất các chính sách cho khách hàng và nhóm khách hàng, sau đó thực hiện theo chính sách đã được phê duyệt.
Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của Công ty
Thực hiện đàm phán hợp đồng với khách hàng.
Phòng marketing có nhiệm vụ xây dựng và triển khai chiến lược marketing cho doanh nghiệp, đồng thời theo dõi, giám sát quá trình thực hiện, điều chỉnh kịp thời và đánh giá kết quả để báo cáo hiệu quả của chiến lược marketing.
Đảm bảo phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời đánh giá đúng đắn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý và năm.
Chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán theo chế độ tài chính hiện hành cho các cơ quan quản lý nhà nước.
Theo dõi và hoàn thành các nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước theo luật định. quan đến nghiệp vụ chuyên môn.
Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ tài sản, quỹ tiền mặt của công ty, kịp thời thanh toán, thu hồi các khoản nợ phải thu, phải trả.
Lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn nhằm đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty.
Quản trị nguồn nhân lực: Tuyển dụng, đào tạo, lao động tiền lương, phúc lợi, thực hiện các chương trình phát triển nhân sự.
Quản trị văn phòng: Quản lý tài sản và thẩm đ định chi phí quản trị văn phòng.
Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ là mục tiêu hàng đầu của công ty, nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng đồng thời tiết kiệm nguyên liệu.
Tổ chức cung cấp tư vấn cho ban lãnh đạo về thiết kế sản phẩm và dự án hợp tác, làm việc với các đối tác, khách hàng và bên tư vấn thiết kế để đảm bảo các nội dung liên quan đến thiết kế được thực hiện hiệu quả.
- Bộ phận quản lý kho:
Quản lý kho là các hoạt động tổ chức và bảo quản hàng hóa, vật tư, nhằm duy trì liên tục quá trình sản xuất và cung cấp Hoạt động này không chỉ đảm bảo phân phối hàng hóa kịp thời mà còn giúp giảm chi phí lưu thông và tối ưu hóa việc sử dụng cơ sở vật chất của kho.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV QUẢNG CÁO VÀ IN LỘC PHÁT
CÔNG TY TNHH TMDV QUẢNG CÁO VÀ IN LỘC PHÁT
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Bộ máy kế toán của công ty có trách nhiệm thực hiện và kiểm tra tất cả các công tác kế toán, phân tích hoạt động kinh tế, và hướng dẫn việc sử dụng nguồn vốn Ngoài ra, bộ phận này còn đảm bảo thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu và hạch toán tài chính, dẫn đến khối lượng công việc lớn.
Phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý và hợp nhất các hoạt động kế toán, tài chính, thống kê và tiền lương Đồng thời, phòng cũng cung cấp thông tin kế toán tài chính cần thiết để hỗ trợ công tác quản lý hiệu quả.
Xử lý các nghiệp vụ kinh tế hàng ngày, thực hiện quyết toán tháng, quý và năm, đồng thời đối chiếu, kiểm kê và chuẩn bị số liệu để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp So sánh với các năm trước để đưa ra những kết luận phù hợp phục vụ công tác quản lý.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công nợ với khách hàng và chuẩn bị nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh Đồng thời, phòng cũng thực hiện kiểm tra và giám sát các giao dịch tài chính, hạch toán chi phí sản xuất một cách chính xác và hiệu quả.
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH TMDV Quảng cáo và In Lộc Phát được hình thành và phát triển song song với sự lớn mạnh của công ty Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty sở hữu con dấu riêng và có quyền quyết định toàn bộ các hoạt động tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện tất cả các nghiệp vụ kế toán trong phạm vi hoạt động của công ty.
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
KT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
Hình 1.5 Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại công ty
Dòng thông tin quyết định:
Dòng thông tin phản hồi:
Dòng thông tin trao đổi:
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng là vị trí quản lý cao cấp, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí.
Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý toàn bộ kế toán viên trong bộ phận kế toán, giám sát quyết toán thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản và dòng tiền vào cuối năm tài chính Họ cần đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong tài liệu, sổ sách kế toán, bảo hiểm, công nợ với ngân hàng, khách hàng và chủ đầu tư Ngoài ra, kế toán trưởng phải lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định, đồng thời tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán nhà nước cho các bộ phận và cá nhân liên quan trong công ty.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán thưởng cho nhân viên, thưởng doanh thu và chiết khấu bán thang máy cho khách hàng Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn có trách nhiệm lập các báo cáo tổng hợp để gửi cho kế toán trưởng khi có yêu cầu.
Kế toán vốn bằng tiền là việc theo dõi dòng tiền thu vào và chi ra từ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Khi có sự chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ của thủ quỹ, kế toán cần tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời Việc kiểm soát chứng từ đầu vào phải hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, đồng thời hướng dẫn các phòng ban về quy định hóa đơn, chứng từ và cách lập báo cáo thu chi hàng ngày theo yêu cầu của Ban giám đốc Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền cũng cần liên hệ với ngân hàng khi cần thiết.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và thực hiện các hợp đồng kinh tế, theo dõi số phát sinh và số dư của khách hàng cũng như đối tác Ngoài ra, công việc này còn bao gồm việc đôn đốc thu hồi công nợ từ khách hàng, lập các chứng từ, bảng kê và báo cáo liên quan theo quy định của chế độ kế toán.
Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc cập nhật hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ, đồng thời theo dõi chi tiết và tổng hợp doanh thu Phân hệ này liên kết chặt chẽ với kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho, giúp theo dõi các khoản phải thu và tình hình thu tiền của khách hàng Qua đó, kế toán công nợ phải thu cũng liên kết với kế toán bán hàng và kế toán tiền mặt, tiền gửi, nhằm tạo ra các báo cáo công nợ chính xác và chuyển dữ liệu sang kế toán tổng hợp một cách hiệu quả.
Kế toán tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi sự biến động về số lượng, chất lượng và địa điểm sử dụng của tài sản cố định trong công ty Nhiệm vụ này bao gồm thực hiện các thủ tục giao nhận, thanh lý tài sản, cũng như lập thẻ tài sản cố định để quản lý hiệu quả.
Kế toán lương và các khoản trích theo lương là quá trình tính toán số tiền lương phải trả cho nhân viên cùng với các khoản trích như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Bên cạnh đó, kế toán cũng cần phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương, nhằm cung cấp thông tin kinh tế quan trọng cho các bộ phận liên quan.
Thủ quỹ có trách nhiệm lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo đầy đủ, kiểm tra tồn quỹ vào cuối ngày để đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ Công việc của thủ quỹ bao gồm thu, chi theo các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ, lập sổ quỹ để ghi chép và theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh, cũng như tiền tồn quỹ Cuối tháng, thủ quỹ cần thực hiện kiểm kê quỹ cùng kế toán trưởng và lập báo cáo tồn quỹ.
ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV QUẢNG CÁO VÀ IN LỘC PHÁT
sổ quỹ tiền mặt Nếu có chênh lệch thì kiểm tra, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
2.3 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV QUẢNG CÁO
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, em có một số đánh giá về tình hình đơn vị như sau:
2.3.1 Một số nhận xét về công tác tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền tại công ty. Ưu điểm:
Bộ máy kế toán của công ty hiện tại đã được tổ chức theo từng phần hành kế toán, giúp đảm bảo rằng số liệu được hạch toán một cách chính xác.
Công ty sở hữu máy chủ chuyên biệt, đảm bảo cài đặt dữ liệu tập trung cho phần mềm kế toán, giúp việc trao đổi thông tin diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và kịp thời.
Cơ sở vật chất: một số máy tính của kế toán viên có tốc độ xử lý tương đối chậm không đáp ứng được yêu cầu của công việc.
Cần nâng cấp hệ thống máy tính hiện có để đáp ứng được việc sử dụng công nghệ của phần mềm mới.
2.3.2 Cơ sở vật chất tại công ty Ưu điểm:
Công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại với hệ thống văn phòng rộng rãi, mỗi bộ phận có khu làm việc riêng biệt Đặc biệt, công ty đã đầu tư vào máy chủ chuyên dụng để đáp ứng yêu cầu cài đặt dữ liệu tập trung cho phần mềm kế toán, giúp việc trao đổi thông tin diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và kịp thời Tất cả máy tính trong công ty đều được kết nối với mạng cục bộ, đảm bảo hiệu suất làm việc tối ưu.
Một vài máy tính của kế toán viên có tốc độ xử lý tương đối chậm khó đáp ứng được yêu cầu của công việc
Công ty cần thay thế hoặc nâng cấp các máy tính không đáp ứng yêu cầu công việc, nhằm cải thiện quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả hoạt động.
2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng.
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tuân thủ quy trình của Bộ Tài chính, giúp kế toán viên thực hiện hạch toán một cách đơn giản và hiệu quả.
2.3.4 Các chứng từ công ty sử dụng Ưu điểm:
Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền của công ty đều được sử dụng hợp lý, tuân thủ các quy định của chuẩn mực kế toán và phương pháp hạch toán vốn bằng tiền.
Các chứng từ cần được đánh số thứ tự liên tục và đầy đủ, đồng thời phải trải qua quá trình kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ, nhằm đảm bảo tính hợp lệ và các yếu tố cần thiết của chứng từ.
Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau
Kế toán vốn bằng tiền hiện đang phải thực hiện ủy nhiệm chi thủ công bên ngoài để gửi đến ngân hàng, dẫn đến việc không thể quản lý hiệu quả các ủy nhiệm chi đã lập trên phần mềm Fast Accounting.
Cho phép lập ủy nhiệm chi trên phần mềm mới và có sự kế thừa đối chiếu với giấy báo nợ của Ngân hàng.
2.3.5 Tổ chức bộ sổ kế toán Ưu điểm:
Phần mềm kế toán Fast Accounting tự động cập nhật các mẫu sổ kế toán mới nhất theo quy định của Thông tư 200, bao gồm cả sổ chi tiết tài khoản, giúp người dùng dễ dàng quản lý và theo dõi tài chính.
1112, sổ cái tài khoản 1112, sổ quỹ tiền măt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng,…
Kế toán vốn bằng tiền hiện đang thực hiện thủ công việc xử lý các báo cáo liên quan đến tồn quỹ tiền mặt và số dư tiền gửi ngân hàng theo yêu cầu của ban giám đốc.
Xây dựng phần mềm mới đáp ứng việc xử lý các báo cáo phân tích vốn bằng tiền được lên tự động , kịp thời, chính xác.
2.3.6 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin tại công ty. Ưu điểm:
Phần mềm kế toán Fast Accounting có tốc độ lọc dữ liệu ổn định và dễ sử dung trong trường hợp số bản ghi không nhiều.
Phần mềm này cho phép in đầy đủ các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định, bao gồm sổ chi tiết tài khoản 1112, sổ cái tài khoản 1112, sổ quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
Phần mềm kế toán Fast Accounting hiện tại không đáp ứng được yêu cầu của ban lãnh đạo và bộ phận kế toán trong việc quản lý vốn bằng tiền Hệ thống chưa thể cung cấp các báo cáo quản trị cần thiết, như báo cáo tồn quỹ tiền mặt và báo cáo số dư tiền gửi ngân hàng.
Do hạn chế của phần mềm kế toán Fast Accounting, công ty cần phát triển một phần mềm kế toán mới nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý vốn bằng tiền Phần mềm này cần xử lý tỷ giá hối đoái một cách tiện lợi, đầy đủ và hợp lý, phù hợp với chế độ kế toán Việt Nam Điều này sẽ giúp giảm thiểu thời gian cho kế toán viên và nâng cao năng suất, chất lượng công việc tại bộ phận kế toán.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẲNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH TMDV
QUẢNG CÁO VÀ IN LỘC PHÁT
3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN 3.1.1 Xác định yêu cầu và mô tả bài toán.
3.1.1.1 Xác định yêu cầu của hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ kinh tế tài chính, cũng như hỗ trợ phân tích, lập kế hoạch và báo cáo kế toán Để quản lý quỹ hiệu quả, cần xây dựng một hệ thống xử lý tự động mọi quy trình liên quan, thay thế cho phương pháp thủ công của kế toán viên Hệ thống này phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu để đảm bảo hiệu quả trong quản lý quỹ.
Tập hợp và tính toán các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ và giấy báo có là cần thiết để tạo ra các sổ kế toán hàng ngày một cách nhanh chóng và chính xác Hệ thống còn cung cấp các tính năng hữu ích như kiểm tra số dư quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng tức thì, cũng như khả năng tìm kiếm chi tiết các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ và giấy báo có theo từng đối tượng.