Giới thiệu tổng quan
Giới thiệu
Hệ thống phần mềm ECUS5VNACCS được phát triển theo tiêu chuẩn của Hệ thống Hải quan điện tử hiện đại, đáp ứng đầy đủ quy trình nghiệp vụ của VNACCS/VCIS do Hải quan Nhật Bản tài trợ, đồng thời vẫn giữ được thiết kế truyền thống mà doanh nghiệp đã quen thuộc Hệ thống mở rộng các thủ tục đăng ký, bao gồm danh mục miễn thuế, áp dụng chung cho hàng mậu dịch và phi mậu dịch, thủ tục đơn giản cho hàng hóa trị giá thấp, và quản lý hàng hóa tạm nhập, tái xuất.
Các tiện ích đăng ký Giấy phép, chứng từ một cửa quốc gia, khai vận tải cho các hãng tàu, đại lý hãng tàu.
Chương trình tích hợp sẵn các mã nghiệp vụ, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn theo quy trình Hệ thống bao gồm đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ, được thể hiện rõ ràng qua các menu cụ thể.
- Menu “Tờ khai xuất nhập khẩu” có các nghiệp vụ thông quan hàng hóa tự động e- Declaration bao gồm tờ khai nhập khẩu, tờ khai xuất khẩu.
- Menu “Hóa đơn” là nghiệp vụ khai báo hóa đơn điện tử IVA.
- Menu “Một cửa” là các nghiệp vụ đăng ký tới hệ thống một cửa quốc Single Window.
- Menu “Tờ khai vận chuyển” là nghiệp vụ khai vận chuyển bảo thuế, chuyển cửa khẩu OLA.
- Menu “e-Manifest” là nghiệp vụ khai vận tải đơn cho các tàu biển xuất cảnh, nhập cảnh.
- Menu “Nghiệp vụ khác” bao gồm các chức năng khai báo danh mục miễn thuế, đăng ký trước file đính kèm.
- Menu “Loại hình” các chức năng khai báo cho loại hình đặc thù về Gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất.
Các tính năng nghiệp vụ của hệ thống VNACCS/VCIS đã được thiết kế sẵn để đáp ứng nhu cầu thực tế Tuy nhiên, để phù hợp với thông tư mới nhất khi hệ thống VNACCS/VCIS bắt đầu vận hành, doanh nghiệp sẽ chủ yếu thực hiện các chức năng nghiệp vụ cụ thể.
(1) “Tờ khai xuất nhập khẩu”: Bao gồm tờ khai nhập khẩu và tờ khai xuất khẩu cho các loại hình.
(2) “Tờ khai vận chuyển”: Sử dụng khai tờ khai vận chuyển bảo thuế, chuyển cửa khẩu.
Loại hình khai báo được sử dụng để xử lý các nghiệp vụ đặc thù như gia công, sản xuất xuất khẩu và chế xuất Cần lưu ý rằng chỉ tờ khai xuất nhập khẩu phải khai theo chuẩn VNACCS, trong khi các nghiệp vụ khác như khai hợp đồng gia công, danh mục nguyên phụ liệu, danh mục sản phẩm, định mức, và thanh lý thanh khoản vẫn thực hiện theo phiên bản 4 Các chức năng này đã được sắp xếp lại trong mục "Loại hình" theo từng loại hình tương ứng.
Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp về ba nội dung chính để thực hiện khai Hải quan theo nghiệp vụ VNACCS Các nghiệp vụ khác chưa được áp dụng hoặc ít sử dụng sẽ được hướng dẫn trong các tài liệu sau Đối với các nghiệp vụ riêng biệt liên quan đến Gia công, sản xuất xuất khẩu và chế xuất, chúng tôi chỉ cung cấp thông tin tổng quát, vì các nghiệp vụ này tương tự như phiên bản ECUS4 mà doanh nghiệp đang sử dụng.
Phần mềm ECUS5VNACCS được thiết kế tích hợp để khai Hải quan cho tất cả các loại hình trên một phiên bản duy nhất Doanh nghiệp có thể nâng cấp tự động từ phiên bản ECUS4 hoặc tải bản cài đặt mới từ trang web www.thaison.vn Sau khi nâng cấp hoặc cài đặt mới, chương trình sẽ tích hợp và chuyển đổi dữ liệu từ phiên bản ECUS4 lên phiên bản ECUS5VNACCS Doanh nghiệp có thể tham khảo tài liệu hướng dẫn cài đặt và nâng cấp phần mềm trên trang web để được hỗ trợ thêm.
Yêu cầu để tham gia hệ thống khai báo dữ liệu Hải quan điện tử
- Các thủ tục đăng ký tham gia Hệ thống VNACCS với cơ quan Hải quan.
- Máy tính có kết nối internet khi truyền dữ liệu tới Hải quan.
- Có chữ ký số và tài khoản khai báo VNACCS.
- Hệ điều hành Windows XP Server Pack 1 trở lên.
Đăng ký và sử dụng chương trình
Khi lần đầu tiên sử dụng chương trình, bạn cần đăng ký thông tin doanh nghiệp Hãy đảm bảo điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết, sau đó nhấn nút “Đồng ý” để hoàn tất quá trình đăng ký.
Thiết lập hệ thống trước khi khai báo
Trước khi tiến hành khai báo, bạn cần tiến hành thiết lập các thông số cần thiết để kết nối đến hệ thống Hải quan.
Bạn truy cập chức năng từ menu “Hệ thống / Thiết lập thông số khai báo VNACCS”
Để khai báo tài khoản, bạn cần nhập đầy đủ các thông số được cung cấp bởi cơ quan Hải quan hoặc do doanh nghiệp đã đăng ký tham gia hệ thống VNACCS tại trang web tổng cục www.customs.gov.vn.
Các thông số như Mã người dùng, Mật khẩu, ID thiết bị và khóa truy cập thiết bị sẽ được cấp trùng khớp với thông tin chữ ký số, từ đó nâng cao tính bảo mật trong quá trình tham gia Hải quan điện tử Doanh nghiệp cần tham khảo tài liệu hướng dẫn để hiểu rõ và đăng ký các thông số này trong hệ thống VNACCS Địa chỉ khai báo VNACCS là nơi kết nối để truyền dữ liệu đến cơ quan Hải quan; nếu bạn chọn mục “Tự động lấy địa chỉ IP”, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ khai báo dựa trên đơn vị Hải quan đã chọn trước đó.
Doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo thử bằng cách chọn mục “Khai giả lập” trong phần mềm giả lập hệ thống Hải quan Chức năng này hỗ trợ doanh nghiệp mô phỏng quy trình khai báo thực tế theo hệ thống VNACCS, giúp người khai dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về quy trình khai báo.
Danh sách khách hàng với đại lý
Trên cùng một phần mềm được cài đặt bạn có thể khai báo cho nhiều doanh nghiệp khác nhau bằng cách thêm vào danh sách khách hàng như sau :
Từ menu “ Hệ thống / 5.Danh sách khách hàng (với đại lý)”
Bạn có thể thêm thông tin doanh nghiệp cần khai báo, bao gồm cả thông tin tài khoản, để khi chuyển đổi doanh nghiệp, các thông tin này sẽ tự động được thiết lập Để chuyển đổi khai báo cho doanh nghiệp khác, hãy truy cập vào menu “Hệ thống / 2 Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu”.
Thực hiện quy trình tờ khai thông quan hàng hóa
Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA)
Để thực hiện đăng ký một tờ khai nhập khẩu mới bạn thực hiện theo các bước sau đây:
- Bước1: Từ giao diện chính của chương trình, vào menu: “Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” như hình ảnh sau đây.
- Khi đó màn hình tờ khai nhập khẩu hiện ra như sau:
Nhập thông tin chung của tờ khai tại tab “Thông tin chung”:
Khi nhập dữ liệu khai báo, bạn cần chú ý đến các loại hình khai báo và mã hải quan Các tiêu chí có dấu (*) màu đỏ là bắt buộc phải nhập Những ô màu xám là thông tin do hệ thống tự động trả về hoặc được tính toán bởi chương trình, doanh nghiệp không cần nhập vào những chỉ tiêu này.
Khi nhập liệu, nhấn chuột vào tiêu chí nào, bạn sẽ thấy “Hướng dẫn nhập liệu” ở góc trái màn hình tờ khai, nơi cung cấp chi tiết hướng dẫn để bạn điền thông tin cho các chỉ tiêu cần thiết Ví dụ, khi bạn click vào ô Mã loại hình, hướng dẫn sẽ hiện ra để hỗ trợ bạn.
(1) Nhập thông tin cơ bản của tờ khai:
Trên hệ thống VNACCS, mã loại hình đã được rút gọn còn 40 loại hình cơ bản Ví dụ, mã NKD01 - Nhập kinh doanh hiện nay tương ứng với A11, mã NSX01 - Nhập nguyên phụ liệu sản xuất xuất khẩu tương ứng với E31, và mã NGC01 - Nhập gia công tương ứng với E21.
Khi bạn không xác định đúng loại hình, hãy nhập mã của loại hình cũ và nhấn phím tab; chương trình sẽ tự động chuyển đổi mã hoặc hiển thị bảng gợi ý loại hình để bạn lựa chọn.
Ngoài ra bạn có thể nhấn vào nút có dấu (…) hoặc nhấn phím F3 để tìm và chọn loại hình cụ thể
Cách chọn này sẽ áp dụng tượng tự đối với các danh mục khác từ hệ thống danh mục cũ như: Mã cảng địa điểm, cơ quan hải quan
Cơ quan hải quan yêu cầu người dùng chọn đơn vị hải quan để khai báo, trong đó mã đơn vị hải quan đã được cập nhật Chẳng hạn, mã đơn vị hải quan Đầu tư gia công Hải Phòng trên hệ thống điện tử hiện tại là P03A, trong khi trên hệ thống VNACCS là 03PA Người dùng có thể lựa chọn các đơn vị hải quan khác từ danh mục đã được chương trình chuyển đổi sẵn.
Mã phân loại hàng hóa được chọn dựa trên tính chất của hàng hóa nhập khẩu Người khai cần lưu ý rằng mã ‘J – Hàng khác theo quy định của chính phủ’ chỉ được sử dụng khi có văn bản từ Chính phủ hoặc cơ quan nhà nước Nếu hàng hóa không thuộc bất kỳ loại nào trong danh sách, người khai có thể để trống chỉ tiêu này.
Mã bộ phận xử lý là chỉ tiêu quan trọng giúp xác định tờ khai của bạn được gửi đến đội thủ tục nào tại chi cục Hải quan mà bạn đã lựa chọn, đặc biệt trong trường hợp chi cục có nhiều đội khác nhau Chẳng hạn, chi cục Hải quan sân bay Nội Bài (01AB) có hai đội chuyên trách cho thủ tục nhập khẩu.
Người khai chỉ cần nhập số tờ khai tạm nhập tái xuất khi tờ khai được nhập Cụ thể, bạn phải nhập số tờ khai tạm xuất đã được thông quan trước đó cho lô hàng tái nhập trong tờ khai hiện tại Đồng thời, khi nhập chi tiết hàng tái xuất, cần chỉ rõ số dòng hàng tương ứng trên tờ khai tạm xuất đã chọn.
Thứ nhất : tại ô mã loại hình bạn chọn loại hình tái nhập, ví dụ G11 – Tái nhập hàng kinh doanh TNTX.
Để khai báo tờ khai tạm nhập tái xuất, bạn cần nhấn vào nút có dấu (…) tại ô số tờ khai Tiếp theo, chọn số tờ khai tạm xuất ở cửa sổ bên trái, danh sách hàng hóa sẽ hiển thị ở cửa sổ bên phải Bạn đánh dấu các dòng hàng cần tái nhập, chọn tùy chọn copy và nhấn “Chọn” Chương trình sẽ tự động điền thông tin vào ô “Số tờ khai tạm nhập tái xuất” và “Số thứ tự của dòng hàng tương ứng” Nếu không sử dụng dấu (…), bạn sẽ phải nhập thủ công hai chỉ tiêu này khi khai báo.
- Mã hiệu phương thức vận chuyển, chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường không…
(2) Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu
Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.
Người nhập khẩu là thông tin của đơn vị khai tờ khai nhập khẩu, được tự động lấy khi bạn đăng ký thông tin doanh nghiệp lần đầu Bạn chỉ cần nhập Mã số thuế, các thông tin như tên và địa chỉ sẽ được hệ thống tự động cung cấp.
Người xuất khẩu cần nhập thông tin đối tác bằng cách chọn từ danh mục có sẵn hoặc nhập trực tiếp Lưu ý rằng thông tin phải được nhập bằng chữ in HOA không dấu, ví dụ như "SAMSUNG ELECTRIC CO.,LTD VIETNAM" Nếu nhập sai định dạng, như "Công ty TNHH Điện tử SamSung Việt Nam", hệ thống sẽ không chấp nhận và sẽ thông báo lỗi.
Mã đại lý hải quan là thông tin quan trọng khi người khai chỉ thực hiện nghiệp vụ IDA, trong khi các nghiệp vụ khai báo khác do đại lý hoặc đơn vị khác thực hiện Bắt buộc phải nhập mã này vào ô tương ứng, với thông tin là User code, bao gồm 5 ký tự đầu tiên trong User ID tài khoản khai báo VNACCS của đơn vị sẽ tiếp tục thực hiện thông quan cho tờ khai sau khi hoàn tất IDA, ví dụ như ‘F6861’.
Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm dỡ / xếp hàng.
Thông tin vận đơn yêu cầu nhập theo định dạng: Mã Scac code + số vận đơn, trong đó mã Scac code là mã của nhà vận chuyển (tham khảo tại www.customs.gov.vn), ví dụ: CMF902014 Đối với vận đơn gom hàng hàng không, người dùng có thể nhập tối đa 5 số vận đơn, với ô số vận đơn đầu tiên được hiển thị mặc định và các ô tiếp theo tự động hiện ra để tránh nhập sai thứ tự Cách hiển thị này cũng áp dụng cho các chỉ tiêu khác có nhiều ô nhập liệu Để khai chi tiết danh sách container và số Seal, người khai cần thực hiện khai đính kèm bằng nghiệp vụ HYS (tại menu “Nghiệp vụ khác / Đăng ký file đính kèm HYS”) và sau đó nhập vào tờ khai tại mục “Thông tin đính kèm” trên tab “Thông tin chung 2” của tờ khai nhập khẩu.
Tổng trọng lượng hàng hóa cần nhập theo đơn vị Kilogame (KGM), Tấn (TNE) hoặc Pound (LBR), với tối đa 06 ký tự cho phần nguyên và 03 ký tự cho phần lẻ thập phân, ví dụ như 950000.525 Đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không, phần lẻ thập phân chỉ được nhập tối đa 01 ký tự, như 950000.5 Nếu chọn đơn vị trọng lượng là LBR, hệ thống sẽ tự động quy đổi và hiển thị trọng lượng dưới dạng KGM sau khi khai báo IDA.
Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan là mã được nhập vào để xác định vị trí lưu trữ hàng hóa đang chờ thông quan Mã này có thể là địa điểm dưới sự giám sát của hải quan, các kho hàng, hoặc các công ty dịch vụ kho bãi đã được đăng ký trong hệ thống Ví dụ, nếu hàng hóa được lưu kho tại ‘Công ty DV hàng không sân bay nội bài’ dưới sự giám sát của Hải quan nội bài, mã địa điểm lưu kho sẽ là ‘01ABD01’.
Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới (EDA)
Để đăng ký mới tờ khai xuất khẩu, bạn truy cập menu “Tờ khai xuất nhập khẩu/ Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”
Màn hình nhập dữ liệu cho tờ khai xuất khẩu hiện ra như sau:
So với tờ khai nhập khẩu, tờ khai xuất khẩu VNACCS có sự thay đổi trong bố cục trình bày phần nhập liệu Tất cả thông tin liên quan đến tờ khai và chứng từ đính kèm được cập nhật rõ ràng hơn.
Tab “Thông tin container” được bổ sung để nhập thông tin về danh sách container hàng hóa, địa điểm xếp hàng.
Khi bạn nhập liệu, hãy chú ý đến góc dưới bên trái màn hình, nơi sẽ hiển thị “Hướng dẫn nhập liệu” chi tiết mỗi khi bạn click vào tiêu chí nào đó Bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn để nhập thông tin cho các chỉ tiêu cần thiết, chẳng hạn như khi bạn kích chuột vào ô Mã loại hình.
(1) Nhập thông tin cơ bản của tờ khai:
Trên hệ thống VNACCS, mã loại hình đã được rút gọn còn 40 loại hình cơ bản Ví dụ, mã XKD01 - Xuất kinh doanh hiện tương ứng với B11; mã XSX01 - Xuất sản xuất xuất khẩu tương ứng với E62; và mã XGC01 - Xuất gia công tương ứng với E52.
Khi chưa xác định loại hình chính xác, bạn có thể nhập mã của loại hình cũ và nhấn phím tab; chương trình sẽ tự động chuyển mã hoặc hiển thị bảng gợi ý loại hình để bạn lựa chọn.
Ngoài ra bạn có thể nhấn vào nút có dấu (…) hoặc nhấn phím F3 để tìm và chọn loại hình cụ thể
Cách chọn này sẽ áp dụng tượng tự đối với các danh mục khác từ hệ thống danh mục cũ như: Mã cảng địa điểm, cơ quan hải quan…
Cơ quan hải quan yêu cầu người khai báo chọn đơn vị hải quan phù hợp, với mã đơn vị hải quan được cập nhật Ví dụ, mã đơn vị hải quan cho đầu tư gia công tại Hải Phòng trên hệ thống điện tử hiện tại là P03A, trong khi trên hệ thống VNACCS là 03PA Bạn có thể lựa chọn các đơn vị hải quan khác từ danh sách có sẵn.
Mã bộ phận xử lý là thông tin quan trọng giúp xác định tờ khai của bạn được gửi đến đội thủ tục nào của chi cục Hải quan mà bạn đã chọn, đặc biệt trong trường hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau Chẳng hạn, chi cục Hải quan sân bay Nội Bài (01AB) có hai đội chuyên xử lý thủ tục nhập khẩu.
Khi khai báo tờ khai tái xuất, người khai chỉ được nhập số tờ khai tạm nhập tương ứng nếu mã loại hình được chọn là tái xuất Đối với các loại hình khác, không được phép nhập thông tin này Bạn cần ghi rõ số tờ khai tạm nhập đã được thông quan trước đó của lô hàng tái xuất trên tờ khai hiện tại Ngoài ra, khi nhập chi tiết hàng tái xuất, cần chỉ rõ số dòng hàng tương ứng trên tờ khai tạm nhập và tạm xuất đã chọn.
Thứ nhất : tại ô mã loại hình bạn chọn loại hình tái xuất, ví dụ G21 – Tái xuất hàng kinh doanh TNTX.
Để khai báo tờ khai tạm nhập tái xuất, bạn cần nhấn vào nút có dấu (…) tại ô số tờ khai Sau đó, chọn số tờ khai tạm nhập ở cửa sổ bên trái, danh sách hàng hóa sẽ xuất hiện ở bên phải Hãy đánh dấu các mặt hàng cần tái xuất và chọn tùy chọn copy, rồi nhấn “Chọn” Chương trình sẽ tự động điền thông tin vào ô “Số tờ khai tạm nhập tái xuất” và “Số thứ tự của dòng hàng trên tờ khai tạm nhập tái xuất tương ứng” Nếu không chọn từ dấu (…), bạn sẽ phải nhập thủ công thông tin này khi khai báo tờ khai tái xuất.
Mã phân loại hàng hóa phải được chọn theo tính chất của hàng hóa nhập khẩu Người khai cần lưu ý rằng mã phân loại 'J – Hàng khác theo quy định của chính phủ' chỉ được sử dụng khi có văn bản chấp thuận từ Chính phủ hoặc cơ quan nhà nước Nếu hàng hóa không thuộc bất kỳ loại nào trong danh sách, người khai có thể để trống chỉ tiêu này.
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường không…
(4) Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu
Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác
Người xuất khẩu là thông tin của đơn vị khai tờ khai nhập khẩu, được chương trình tự động lấy khi bạn đăng ký thông tin doanh nghiệp lần đầu Bạn chỉ cần nhập Mã số thuế, và hệ thống sẽ tự động cung cấp các thông tin về tên và địa chỉ.
Khi nhập thông tin đối tác, người nhập khẩu cần lưu ý rằng hệ thống không chấp nhận các tên công ty như "Công ty TNHH Điện tử SamSung Việt Nam" nếu đó là đối tác thường xuyên Nếu thông tin không chính xác, hệ thống sẽ trả về thông báo lỗi.
Mã đại lý hải quan là thông tin bắt buộc phải nhập vào ô khi người khai chỉ thực hiện nghiệp vụ EDA, trong khi các nghiệp vụ khai báo khác do đại lý hoặc đơn vị khác thực hiện Thông tin cần nhập là User code, bao gồm 5 ký tự đầu tiên trong User ID tài khoản khai báo VNACCS của đơn vị sẽ tiếp tục thực hiện việc thông quan cho tờ khai sau khi hoàn tất EDA, ví dụ như 'F2352'.
Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa như số vận đơn, phương tiện vận chuyển, cảng địa điểm dỡ / xếp hàng.
Thông tin vận đơn yêu cầu nhập theo định dạng: Mã Scac code + số vận đơn, trong đó mã Scac code là mã của nhà vận chuyển, có thể tham khảo tại website www.customs.gov.vn, ví dụ số vận đơn: CMF902014 Đối với tờ khai xuất, chỉ tiêu này không bắt buộc Để khai chi tiết danh sách container và số Seal, người khai cần thực hiện khai đính kèm bằng nghiệp vụ HYS tại menu “Nghiệp vụ khác / Đăng ký file đính kèm HYS”, sau đó nhập vào tờ khai tại mục “Thông tin đính kèm” trên tab “Thông tin chung” của tờ khai xuất khẩu.
Khi nhập tổng trọng lượng hàng hóa, bạn cần xác định đơn vị tính là Kilogame (KGM), Tấn (TNE) hoặc Pound (LBR) Tổng trọng lượng có thể nhập tối đa 06 ký tự cho phần nguyên và 03 ký tự cho phần lẻ thập phân, ví dụ như 950000.525 Đối với hàng vận chuyển bằng đường hàng không, phần lẻ thập phân chỉ được nhập tối đa 01 ký tự, ví dụ 950000.5 Nếu bạn chọn đơn vị trọng lượng là LBR, sau khi khai báo EDA, hệ thống sẽ tự động quy đổi và hiển thị trọng lượng dưới dạng KGM.
Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan là mã được nhập vào để xác định vị trí lưu kho cho hàng hóa đang chờ thông quan Địa điểm này có thể là kho hàng, công ty dịch vụ kho bãi hoặc kho của công ty đã được đăng ký trong hệ thống và chịu sự giám sát của hải quan Ví dụ, nếu hàng hóa được lưu kho tại ‘Công ty DV hàng không sân bay Nội Bài’, bạn sẽ chọn mã tương ứng với địa điểm này để đảm bảo tuân thủ quy định hải quan.