Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty thời trang Nam Linh
Tổng quan về tình hình nghiên cứu
Trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, các tổ chức đang nỗ lực tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ thông qua việc áp dụng phần mềm phù hợp Mức độ hoàn thiện của các hoạt động này phụ thuộc vào quy trình phân tích và thiết kế hiệu quả.
Quản lý bán hàng là một yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin của các doanh nghiệp thương mại Tuy nhiên, việc quản lý và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả là một thách thức không nhỏ Quá trình này thường tốn thời gian và công sức, dẫn đến hiệu suất công việc không cao, cùng với nguy cơ mất mát và sai lệch thông tin Do đó, doanh nghiệp cần có sự đầu tư đúng đắn vào việc phân tích và thiết kế phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý.
Phần mềm quản lý ngày càng trở nên quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp tổ chức thông tin một cách hệ thống và nâng cao hiệu quả sản xuất-kinh doanh Nhu cầu quản lý thông tin không chỉ ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh mà còn quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã được thực hiện để tìm ra những giải pháp mới trong quản lý quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Phần mềm quản lý bán hàng đã trở thành một công cụ thiết yếu cho các doanh nghiệp tại Việt Nam, dẫn đến nhiều nghiên cứu sâu sắc về lĩnh vực này Một trong những nghiên cứu đáng chú ý là của Đàm Thị Thu Hiền tại Viện Đại học Mở Hà Nội, với đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhập khẩu mặt hàng thực phẩm khô tại siêu thị BigC” Nghiên cứu này đã khảo sát thực trạng tại siêu thị và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập khẩu, tuy nhiên, phương pháp phân tích chức năng gặp khó khăn trong việc thể hiện rõ sự chuyển trạng thái và tính khả dụng Tương tự, Vũ Thị Dương từ Đại học Công nghiệp Hà Nội đã thực hiện đề tài “Phân tích thiết kế hướng đối tượng quản lý khách sạn”, nhưng vẫn chưa làm rõ mối quan hệ giữa phân tích và thiết kế, đặc biệt trong việc thiết kế cơ sở dữ liệu Cuối cùng, Đoàn Thị Nhung tại Đại học Thương Mại đã nghiên cứu “Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH TM và kỹ thuật Siêu Thanh”, tuy nhiên, phần mềm này còn thiếu các mô-đun và chưa cụ thể trong chức năng.
2.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu về phần mềm quản lý bán hàng trên thế giới
Hiện nay, có nhiều phương pháp luận, công cụ và kỹ thuật hỗ trợ phân tích và thiết kế phần mềm quản lý bán hàng trên toàn cầu Những mô hình này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng, nâng cao hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của thị trường.
Bài báo "Information System Design Methodology" của tác giả Anthony I Wasserman nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phân tích, thiết kế và phát triển hệ thống thông tin Tác giả đưa ra lý do cần thiết cho việc khảo sát và áp dụng các công cụ kỹ thuật kết hợp với phương pháp để tổ chức, quản lý và hỗ trợ trong thiết kế phần mềm Bài viết cũng đề xuất cách thức tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công việc.
Tác giả Samuil Angelov Et All với bài báo được công bố và tháng 4, năm
In 2012, the article titled "A Framework for Analysis and Design of Software Reference Architectures" introduced a tool aimed at enhancing the analysis and design processes in software development This framework supports software architects and researchers in effectively designing and implementing knowledge to create suitable software solutions.
In her 2012 article for Chron online, Vicki A Benge highlights the significant benefits that system analysis and design can offer to businesses, particularly small and medium-sized enterprises (SMEs) By implementing effective information system management, these companies can enhance their operational quality and efficiency, ultimately leading to improved business performance.
Raul Sidnei Wazlawick (2014) trong tác phẩm "Phân tích và thiết kế hướng đối tượng cho hệ thống thông tin" đã làm rõ về lập trình hướng đối tượng trong thực tế Tác giả giải thích chi tiết các khái niệm như trách nhiệm đối tượng, khả năng hiển thị và nhu cầu ủy quyền Mã nguồn hướng đối tượng được phát triển dựa trên những khái niệm này một cách có hệ thống, đảm bảo tính ngắn gọn, tổ chức và khả năng tái sử dụng Các mô hình và giải pháp được xây dựng dựa trên nghiên cứu và ứng dụng công nghiệp Bài viết cũng chỉ ra rằng việc xây dựng mô hình lớp học không chỉ đơn thuần là sắp xếp các lớp mà còn liên quan đến các mô hình tổ chức cần thiết để đảm bảo kiến thức phần mềm được duy trì.
Trong bối cảnh kinh tế đang phát triển tại Việt Nam, công ty thiết kế Nam Linh sẽ ưu tiên ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng cùng các công cụ và mô hình nghiên cứu Việc này không chỉ đáp ứng nhu cầu thực tiễn mà còn góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong tương lai.
Phương pháp nghiên cứu
Trong khóa luận này, tác giả áp dụng phương pháp nghiên cứu kết hợp, bao gồm cả nghiên cứu định tính và định lượng Phương pháp định tính được sử dụng để làm rõ nhu cầu và tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống thông tin tại công ty Nam Linh Đồng thời, phương pháp định lượng giúp phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và thương mại điện tử tại công ty, cũng như xác định chức năng và quy trình nhiệm vụ trong hoạt động quản lý.
Tác giả áp dụng phương pháp nghiên cứu phân tích hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm phân tích hướng chức năng, phân tích hướng đối tượng và mô hình hóa để phát triển phần mềm quản lý bán hàng.
3.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp nghiên cứu định tính là một cách tiếp cận nhằm mô tả và phân tích đặc điểm văn hóa, hành vi của đối tượng từ góc nhìn của nhà nghiên cứu Phương pháp này cung cấp thông tin toàn diện về các đặc điểm của môi trường xã hội nơi nghiên cứu được thực hiện.
Trong bài khóa luận này, tôi áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính để thu thập thông tin về quy trình quản lý bán hàng của công ty thời trang Nam Linh Thông tin được lấy từ các buổi phỏng vấn ngắn với nhân viên và chủ công ty, tập trung vào các câu hỏi liên quan đến nghiệp vụ bán hàng và tầm quan trọng của quản lý bán hàng Dữ liệu thu thập được coi là đáng tin cậy vì những người phỏng vấn đều có sự gắn bó và hiểu biết sâu sắc về quá trình phát triển cũng như định hướng tương lai của cửa hàng.
Bộ phận kinh doanh của Nam Linh cung cấp các hệ thống báo cáo tài chính và quy trình nghiệp vụ, từ đó tác giả phân tích dữ liệu thu thập được để đưa ra nhận định và kết luận hợp lý Để có được thông tin hữu ích, tác giả quan sát quy trình bán hàng, quản lý cửa hàng và hành vi của khách hàng đến Nam Linh mua sắm, qua đó ghi lại những hoạt động nổi bật nhằm tăng tính khách quan cho bài khóa luận.
Tác giả mô tả, giải thích giúp cho những thông tin thêm phần dễ tiếp cận đối với người đọc.
Phương pháp nghiên cứu định lượng là một phương pháp điều tra hệ thống và thực nghiệm, dựa trên số liệu, thống kê, toán học hoặc kỹ thuật vi tính Theo Wikipedia Việt Nam, nghiên cứu định lượng thường đối lập với nghiên cứu định tính, vốn tập trung vào việc phân tích và giải thích các quan sát để khám phá ý nghĩa cơ bản và mô hình của các mối quan hệ, mà không sử dụng mô hình toán học để phân loại các hiện tượng và thực thể.
Tác giả áp dụng phương pháp định lượng thông qua khảo sát nhân viên công ty, nhằm khám phá các mối quan hệ quan trọng như thái độ của nhân viên đối với khách hàng và ảnh hưởng của cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đến sự phát triển thương mại điện tử Các dữ liệu thu thập được phân tích và thống kê bằng các công cụ hỗ trợ chính xác, giúp làm nổi bật những vấn đề mà tác giả muốn truyền tải.
3.2 Phương pháp xử lý số liệu
Tiến hành chọn lọc và phân tích thông tin cần thiết cho đề tài khóa luận thông qua phỏng vấn ngẫu nhiên các nhân viên và cán bộ trong công ty Các câu hỏi phỏng vấn sẽ tập trung sâu vào đề tài nghiên cứu, được điều chỉnh theo ngữ cảnh cụ thể Mức độ hài lòng sẽ được khảo sát theo một thang điểm, nhằm đưa ra những đáp án phản ánh thực tế nhất Qua đó, thông tin thu thập được sẽ phục vụ cho mục đích phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng.
Sau khi phân tích dữ liệu thu thập được về quản lý bán hàng tại Công ty thời trang Nam Linh, bài viết sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan và đánh giá thực trạng các vấn đề hiện tại trong quản lý bán hàng Từ đó, nhấn mạnh tính cấp thiết của việc thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng cho công ty Cuối cùng, sẽ đề xuất các giải pháp khả thi nhằm cải thiện hiệu quả quản lý bán hàng.
Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu sơ cấp
Sử dụng phiếu điều tra là một phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin chính xác thông qua các câu hỏi và phương án trả lời có sẵn Phiếu điều tra có thể bao gồm nhiều loại câu hỏi như câu hỏi đóng, câu hỏi lựa chọn, câu hỏi mở và câu hỏi hỗn hợp, giúp tăng cường độ chính xác của dữ liệu thu thập được Đối tượng điều tra trong nghiên cứu này bao gồm 10 nhân viên từ phòng kỹ thuật và các trưởng phòng của các phòng ban như kế toán – tài chính, hành chính – nhân sự, kinh doanh và kỹ thuật.
Trong nghiên cứu này, chúng tôi phát hành 10 phiếu khảo sát, mỗi phiếu gồm 20 câu hỏi Các câu hỏi tập trung vào việc đánh giá hoạt động bán hàng tại công ty, xác định nhu cầu và sự cần thiết của phần mềm quản lý bán hàng, cũng như đánh giá hiệu quả kinh doanh khi áp dụng phần mềm này.
Phỏng vấn là phương pháp quan trọng giúp thu thập và làm rõ thông tin bổ sung chưa có trong phiếu điều tra Đối tượng phỏng vấn bao gồm giám đốc và trưởng phòng các phòng ban, với các câu hỏi tập trung vào nhu cầu và sự cần thiết của phần mềm quản lý bán hàng, định hướng và mục đích của phần mềm, quy trình bán hàng tại công ty, các yếu tố liên quan sẽ có trong phần mềm, cũng như những yêu cầu của công ty đối với phần mềm quản lý bán hàng Phiếu phỏng vấn sẽ được thiết kế để thu thập những thông tin này một cách hiệu quả.
Để hiểu rõ hơn về các yếu tố liên quan đến quá trình phát triển phần mềm quản lý bán hàng, bạn cần đặt ra 5 câu hỏi quan trọng Việc phỏng vấn giúp làm rõ các yêu cầu đối với phần mềm, từ đó nâng cao hiệu quả của quá trình phát triển.
Thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập từ phòng nhân sự, hành chính, kinh doanh và kế toán của công ty, cùng với các báo cáo kinh doanh và tài chính liên quan đến quy trình bán hàng, thanh toán, quản lý đơn hàng và tồn kho qua các năm Những thông tin này sẽ được sử dụng để đánh giá thực trạng và hiệu quả của hệ thống thông tin bán hàng của công ty.
Ngoài ra, thông tin được thu thập từ sách báo, tài liệu và website liên quan đến công ty cùng các phần mềm quản lý bán hàng nhằm đảm bảo có được dữ liệu tốt nhất cho quá trình nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu
-Mục tiêu chung: phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty thiết kế Nam Linh.
+ Nghiên cứu tổng quan của phần mềm quản lý bán hàng.
+ Nghiên cứu cơ sở lý luận về phân tích thiết kế.
+ Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT và TMĐT tại công ty thiết kế Nam Linh.
+ Phân tích quy trình nhiệm vụ quản lý bán hàng tại công ty thiết kế Nam linh.+ Phân tích thiết kế phần mềm.
Kết cấu
Khóa luận bao gồm nhiều phần quan trọng như mục lục, danh mục từ viết tắt, danh mục bảng biểu, danh mục hình vẽ, phần mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, cùng với các chương nội dung chính.
Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng.
Chương II: Phân tích, đánh giá thực trạng về nhu cầu ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng của công ty thiết kế Nam Linh.
Chương III: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp về phân thích thiết kế phần mềm quản lý bán hàng cho công ty thiết kế Nam Linh
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG
Những khái niệm cơ bản
Theo [1] “Hệ thống là một tập hợp các phần tử tương tác được tổ chức nhằm thực hiện một mục đích xác định”.
1.1.2.Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm con người, thiết bị phần cứng, phần mềm và dữ liệu, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin Nó hỗ trợ quyết định, phân tích vấn đề và hiển thị các khía cạnh phức tạp trong tổ chức.
Hệ thống thông tin ra đời để đáp ứng nhu cầu của con người, đã và đang phục vụ nhiều mục đích khác nhau trong quản trị và quản lý bán hàng Nó không ngừng hoàn thiện để cải thiện sự truyền đạt thông tin, thống nhất hành động và duy trì sức mạnh tổ chức Đồng thời, hệ thống thông tin giúp nắm bắt thông tin khách hàng, cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh và tạo đà cho sự phát triển.
Các thành phần của HTTT:
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phận chính là phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
Hình 1 Sơ đồ Các thành phần của hệ thống thông tin.
Phần cứng là các bộ phận cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, cũng như hệ thống mạng, được sử dụng như thiết bị kỹ thuật hỗ trợ cho hoạt động trong hệ thống thông tin Trong hệ thống thông tin, phần cứng đóng vai trò là công cụ kỹ thuật quan trọng để thu thập, xử lý và truyền thông tin.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ, sắp xếp theo trật tự nhất định để tự động hóa các chức năng hoặc giải quyết các vấn đề cụ thể.
Dữ liệu là tài nguyên quan trọng bao gồm các cơ sở dữ liệu, được cấu thành từ các bảng liên quan và được lưu trữ trên thiết bị tin học Những cơ sở dữ liệu này được quản lý bởi hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau Để đảm bảo người dùng có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng, cơ sở dữ liệu cần được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học.
Mạng máy tính là một hệ thống bao gồm nhiều máy tính độc lập, được kết nối với nhau qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước thông tin nhất định.
Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên và trao đổi thông tin giữa người dùng ở các vị trí khác nhau thông qua các phương tiện điện tử, từ đó đảm bảo quản lý tài nguyên một cách thống nhất và tập trung.
Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng
Hệ thống thông tin (HTTT) là yếu tố then chốt trong mọi tổ chức, trong đó phần cứng và phần mềm đóng vai trò trung tâm, nhưng con người mới là yếu tố quyết định Con người không chỉ là chủ thể mà còn là trung tâm của quá trình thu thập và xử lý dữ liệu, thông tin để máy tính có thể hoạt động hiệu quả Do đó, công tác quản trị nhân sự trong HTTT tại doanh nghiệp là một nhiệm vụ lâu dài và đầy thách thức.
Các thành phần của hệ thống thông tin (HTTT) có mối quan hệ chặt chẽ, trong đó con người đóng vai trò quan trọng nhất, quyết định đến hiệu quả của quá trình phân tích, thiết kế và vận hành hệ thống.
1.1.3.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống tích hợp bao gồm con người, thủ tục, cơ sở dữ liệu và thiết bị, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý và hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Hệ thống HTTT quản lý hỗ trợ các hoạt động quản lý của tổ chức, bao gồm điều khiển tác nghiệp, quản lý, lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo và ra quyết định cho các cấp quản lý bậc trung.
Dữ liệu MIS lấy ra từ hai nguồn: từ HTTT xử lý giao dịch (TPS) và từ các nhà quản lý kế hoạch.”
Một số lý thuyết về phần mềm quản lý bán hàng
Bán hàng là quá trình trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ giữa người bán và người mua, trong đó người bán cung cấp hàng hóa và nhận lại tiền hoặc giá trị đã thỏa thuận từ người mua.
Có nhiều khái niệm khác nhau về quản lý nhưng theo J.W.Forsester thì
Quản lý được định nghĩa là quá trình chuyển đổi thông tin thành hành động, tương tự như việc ra quyết định Theo F Kasat và J Rosenweig, quản lý còn bao gồm việc điều phối các nguồn tài nguyên, cả nhân lực lẫn vật chất, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
1.2.3.Khái niệm quản lý bán hàng
Quản lý bán hàng là quá trình lập kế hoạch, hướng dẫn và kiểm soát đội ngũ bán hàng, bao gồm các hoạt động như tuyển dụng, chọn lựa, huấn luyện, giám sát và xây dựng chế độ lương thưởng Mục tiêu của quản lý bán hàng là tạo động lực cho đội ngũ nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh của công ty.
1.2.4.Khái niệm hệ thống thông tin quản lý bán hàng
Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp, từ lớn đến nhỏ, quản lý hiệu quả các hoạt động bán hàng như nhập hàng, quản lý hàng hóa, kho, đơn hàng và nhân viên Hệ thống này không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh mà còn cải thiện mối quan hệ với khách hàng Ngoài ra, nó còn hỗ trợ việc lưu trữ thông tin một cách tập trung và dễ dàng truy xuất dữ liệu liên quan đến khách hàng và hàng hóa.
1.2.5.Vai trò của phần mềm quản lý bán hàng trong doanh nghiệp
Công nghệ tiên tiến cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả Phần mềm quản lý bán hàng tập trung vào việc quản lý hàng hóa và nhân sự, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược marketing và lợi nhuận Việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Khách hàng có thể truy cập trang web bán hàng mọi lúc, mọi nơi nhờ vào internet, cho phép quản lý bán hàng diễn ra liên tục 24/7 Họ có thể mua sắm từ văn phòng, nhà riêng hoặc bất kỳ đâu có kết nối internet, vào thời gian thuận tiện nhất, giúp họ thực hiện giao dịch ngay cả ngoài giờ bán hàng.
Quản lý đội ngũ bán hàng rải rác ở các vùng miền khác nhau trở nên dễ dàng hơn với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại Việc theo dõi tiến độ công việc của nhân viên bán hàng tại nhiều địa điểm không còn là thách thức Nhờ hệ thống báo cáo cơ sở dữ liệu, người quản lý có thể nắm bắt hiệu suất và năng suất bán hàng từ bất kỳ đâu trên thế giới.
Cập nhật thông tin về các sản phẩm mới một cách nhanh chóng và liên tục là yếu tố quan trọng giúp các công ty giải quyết nỗi lo về thời gian chậm trễ giữa việc hoàn thành sản phẩm và cung cấp thông tin cho đội ngũ bán hàng Sử dụng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp có thể dễ dàng trang bị cho nhân viên những kiến thức cần thiết để chủ động trong việc bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Quản lý khách hàng hiệu quả là yếu tố quyết định đến doanh số bán hàng và sự tồn tại của doanh nghiệp Sự hỗ trợ của công nghệ giúp việc quản lý danh sách và thông tin khách hàng trở nên dễ dàng hơn Công nghệ không chỉ giúp xác định khách hàng tiềm năng mà còn tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Sử dụng công nghệ trong quản lý cửa hàng giúp thống kê số liệu một cách chính xác và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và công sức so với việc ghi chép sổ sách và tính toán thủ công Phần mềm quản lý hiệu quả doanh số bán hàng, doanh thu và chi phí là giải pháp tối ưu để nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Công nghệ mang lại nhiều lợi ích cho việc quản lý bán hàng, cho thấy vai trò quan trọng của nó trong cuộc sống hiện đại Tuy nhiên, việc lạm dụng và phụ thuộc quá mức vào công nghệ có thể làm giảm sự chủ động trong công việc Do đó, cần kết hợp hài hòa giữa việc sử dụng công nghệ, các công cụ hiện đại và sự năng động trong tư duy cá nhân để đạt hiệu quả tối ưu trong công việc.
1.2.5.Quy trình quản lý bán hàng
Theo [4] quy trình bán hàng gồm 7 bước:
Bước đầu tiên trong quá trình kinh doanh là lập kế hoạch và xác định chỉ tiêu rõ ràng Bạn cần phải xác định mục tiêu kinh doanh cụ thể cũng như đối tượng khách hàng mà bạn muốn hướng đến Dựa vào đó, hãy xây dựng một kế hoạch kinh doanh chi tiết nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Bước 2: Lựa chọn khách hàng mục tiêu là rất quan trọng, hãy xây dựng danh sách khách hàng tiềm năng và chọn ra những khách hàng triển vọng để tiếp cận, nhằm tối ưu hóa thời gian và công sức của bạn.
Bước 3: Tiếp cận khách hàng: Muốn thuyết phục được khách hàng, bạn phải tìm hiểu kỹ thông tin khách hàng.
Bước 4: Giới thiệu sản phẩm là bước quan trọng nhằm nêu bật những ưu điểm và ưu đãi hấp dẫn, từ đó thu hút sự quan tâm của khách hàng Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng sản phẩm được giới thiệu phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng để tạo ra sự kết nối hiệu quả.
Bước 5: Tiếp nhận phản hồi từ khách hàng là điều quan trọng, bất kể phản hồi đó tích cực hay tiêu cực Việc ghi chú và phân tích những ý kiến này sẽ giúp bạn cải thiện dịch vụ và sản phẩm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
1.3.1 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Theo [5] quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin gồm 6 giai đoạn:
Giai đoạn 1 của quá trình phát triển hệ thống thông tin là khảo sát dự án, trong đó nhiệm vụ chính là thu thập và tìm hiểu thông tin cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của dự án.
Giai đoạn 2 của quy trình phát triển hệ thống là phân tích thiết kế, với mục tiêu xác định thông tin và chức năng xử lý cần thiết Tại giai đoạn này, các chuyên gia sẽ tiến hành đặc tả sơ bộ các bảng dữ liệu trên giấy, nhằm có cái nhìn khách quan về hệ thống Qua đó, họ sẽ xác định các giải pháp tối ưu để đảm bảo hệ thống đáp ứng đúng các yêu cầu đã khảo sát trước khi triển khai trên phần mềm chuyên dụng.
Giai đoạn 3 trong quy trình thiết kế hệ thống là bước chuyển đổi thông tin từ khảo sát và phân tích thành các thông số chi tiết Các chuyên gia sẽ sử dụng phần mềm và công cụ chuyên dụng để xây dựng thiết kế hệ thống một cách chính xác và hiệu quả.
Giai đoạn 4: Thực hiện: Đây là giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo các thiết kế đã xác định Giai đoạn này bao gồm các công việc sau:
Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp và tiến hành cài đặt để đảm bảo hiệu suất tối ưu cho hệ thống Đồng thời, chọn công cụ lập trình thích hợp để phát triển các module chương trình, giúp nâng cao tính năng và khả năng mở rộng của hệ thống.
Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống
Giai đoạn 5: Kiểm thử bao gồm việc lựa chọn công cụ kiểm thử phù hợp, xác minh các module chức năng của hệ thống thông tin, và chuyển đổi thiết kế thành các chương trình phần mềm Tiến hành thử nghiệm hệ thống thông tin và khắc phục các lỗi phát sinh Việc viết test case theo yêu cầu là rất quan trọng, nhằm đảm bảo kết quả cuối cùng là một hệ thống thông tin đáp ứng đầy đủ yêu cầu đã đề ra.
Giai đoạn 6 bao gồm việc triển khai và bảo trì hệ thống thông tin, bắt đầu bằng lắp đặt phần cứng và cài đặt phần mềm Quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới bao gồm chuyển đổi dữ liệu, sắp xếp nhân sự, và tổ chức quản lý hệ thống Trong giai đoạn này, cần phát hiện các sai sót và khuyết điểm, đồng thời đào tạo người dùng để đảm bảo họ hiểu cách sử dụng hệ thống Cuối cùng, việc cải tiến và chỉnh sửa hệ thống thông tin, cũng như bảo hành, là rất quan trọng để duy trì hiệu quả hoạt động.
Hình 3 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin
1.3.2 Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Phương pháp thiết kế hệ thống cổ điển, hay còn gọi là thiết kế phi cấu trúc, bao gồm các pha khảo sát, thiết kế, viết lệnh, kiểm thử đơn lẻ, kiểm thử trong hệ con và kiểm thử toàn hệ thống Quá trình hoàn thiện hệ thống diễn ra theo hướng "bottom-up" (từ dưới lên trên) và tuân thủ nguyên tắc thực hiện tuần tự từ pha này sang pha khác.
Nhược điểm của phương pháp này là việc gỡ rối và sửa chữa rất khó khăn và phức tạp Do nguyên tắc tuần tự, sau khi kết thúc một pha, người ta có thể không cần quan tâm đến nó nữa, dẫn đến việc lỗi ở pha trước có thể ảnh hưởng đến các pha sau Thêm vào đó, hầu hết các dự án thường phải tuân thủ một kế hoạch chung đã được ấn định từ trước, khiến cho việc đạt được kết quả theo kế hoạch trong thời gian quy định trở nên khó khăn.
Phương pháp thiết kế bán cấu trúc thay thế quy trình hoàn thiện "top-down" bằng các bước "bottom-up", trong đó các module cao cấp được viết lệnh và kiểm thử trước, sau đó mới đến các module chi tiết ở mức thấp nhất Thiết kế cổ điển được thay thế bằng thiết kế có cấu trúc, tạo ra một quy trình phát triển phần mềm hiệu quả hơn.
Một trong những nhược điểm của quy trình thiết kế là sự giao tiếp hạn chế giữa người thiết kế và phân tích viên hệ thống Điều này dẫn đến việc cả hai bên đều thiếu liên hệ với người sử dụng, khiến cho quá trình phân tích và thiết kế trở nên tách biệt, diễn ra như hai pha độc lập.
Phân tích thiết kế có cấu trúc bao gồm 9 hoạt động có thể thực hiện song song, cho phép cung cấp các sửa đổi phù hợp cho những hoạt động trước đó Phương pháp này giúp tối ưu hóa quy trình thiết kế và nâng cao hiệu quả làm việc Một số phương pháp phân tích có cấu trúc thường được áp dụng trong thực tiễn.
- Phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng
+ Đặt trọng tâm vào dữ liệu.
+ Xem hệ thống như là tập các thực thể, đối tượng.
+ Các lớp trao đổi với nhau bằng thông điệp.
+ Tính mở và thích nghi của hệ thống cao hơn.
+ Hỗ trợ sử dụng lại và cơ chế kế thừa.
- Phân tích thiết kế hệ thống hướng chức năng
+ Dựa vào chức năng là chính.
Phân rã chức năng được thực hiện theo hướng từ trên xuống, giúp làm mịn dần các thành phần Các đơn thể chức năng tương tác với nhau thông qua việc truyền tham số hoặc sử dụng dữ liệu chung.
+ Tính mở và thích nghi của hệ thống bị hạn chế.
+ Khả năng tái sử dụng bị hạn chế và không hỗ trợ cơ chế kế thừa.
So sánh 2 phương pháp phân tích thiết kế:
Bảng 1 So sánh 2 phương pháp phân tích thiết kế
Phương pháp phân tích hướng chức năng
Phương pháp phân tích hướng đối tượng Ưu điểm
- Tư duy phân tích thiết kế rõ ràng
- Chương trình sáng sủa, dễ hiểu
- Phân tích được các chức năng của hệ thống
- Dễ theo dõi luồng dữ liệu
- Gần gũi với thế giới thực.
- Tái sử dụng dễ dàng.
- Đóng gói che giấu thông tin làm cho hệ thống tin cậy hơn.
- Thừa kế làm giảm chi phí, hệ thống có tính mở cao hơn
- Xây dựng hệ thống phức tạp.
Chương trình không cho phép tái sử dụng các module do cấu trúc phụ thuộc chặt chẽ vào dữ liệu và bài toán cụ thể Vì vậy, không thể áp dụng lại bất kỳ thành phần nào của phần mềm này cho phần mềm khác có yêu cầu dữ liệu khác.
- Không phù hợp cho phát triển các phần mềm lớn
- Khó quản lý mối quan hệ giữa các module
- Dễ gây ra lỗi trong phân tích cũng như khó kiểm thử và bảo trì
Phương pháp này có độ phức tạp cao, khiến việc theo dõi luồng dữ liệu trở nên khó khăn do sự đa dạng của các luồng dữ liệu đầu vào Bên cạnh đó, giải thuật không phải là yếu tố chính trong phương pháp này.
Phương pháp hướng cấu trúc là lựa chọn phù hợp cho các bài toán nhỏ với luồng dữ liệu rõ ràng Phương pháp này đòi hỏi tư duy giải thuật mạch lạc và khả năng tự quản lý truy cập đến dữ liệu trong chương trình của lập trình viên.
PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ NHU CẦU ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY THIẾT KẾ NAM LINH
Tổng quan về công ty thiết kế Nam Linh
Thời trang Nam Linh là công ty nổi tiếng tại Hà Nội, chuyên cung cấp các sản phẩm quần áo chất lượng Chúng tôi chuyên sản xuất và phân phối các mặt hàng thời trang trên toàn quốc, bao gồm quần jean, quần tây, áo sơmi, áo thun, áo khoác và thời trang công sở, cũng như đồng phục công ty.
Công ty TNHH Thời trang Nam Linh
Mã số thuế: 0108024493 Địa chỉ:Ngõ 18 Mạc Thái Tổ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
Công ty thời trang Nam Linh luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu, coi đó là yếu tố quyết định cho thương hiệu và uy tín của mình trong ngành sản xuất và kinh doanh thời trang xuất khẩu Chúng tôi cam kết xây dựng các chính sách chất lượng dịch vụ, bao gồm chăm sóc khách hàng, tư vấn và thiết kế, nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm của mình.
Mục tiêu của công ty
Nâng cao chất lượng các sản phẩm may mặc trong nước và góp phần phát triển ngành may mặc tại Việt Nam.
Hình 6 Cơ cấu tổ chức công ty
Nguồn: Tài liệu phỏng vấn
Bảng 6 Chức năng nghiệp vụ của từng phòng ban tại doanh nghiệp
STT Tên phòng ban Chức năng nghiệp vụ của mỗi phòng
1 Ban giám đốc Điều hành toàn bộ hoạt động của công ty
Phòng kinh doanh hàng năm lập kế hoạch và báo cáo thực hiện, đánh giá các chỉ tiêu hoạt động, đồng thời đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho giám đốc Ngoài ra, phòng cũng phối hợp với phòng kỹ thuật để thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty.
Phối hợp triển khai và giám sát hoạt động kinh doanh là yếu tố quan trọng để xây dựng kế hoạch hiệu quả Cần tìm kiếm cơ hội phát triển thị trường và duy trì hồ sơ đánh giá để đưa ra các biện pháp nâng cao hoạt động Điều này giúp giữ vững và tăng thị phần cho công ty.
3 Phòng sản xuất Dựa vào kế hoạch công ty, sản xuất ra những trang phục đúng theo thiết kế mà công ty đề ra.
4 Phòng kế toán Tổ chức toàn bộ công tác tài chính kế toán, tín dụng theo đúng luật kế toán của Nhà nước.
Dựa trên kế hoạch kinh doanh, xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng, 5 phòng kỹ thuật sẽ phát triển những thiết kế mới và sáng tạo nhằm nâng cao sản phẩm.
Nguồn: Tài liệu phỏng vấn
2.1.2.Quá trình thành lập và phát triển của Công ty trách nhiệm hữu hạn thời trang Nam Linh
Công ty TNHH Thời trang Nam Linh, được thành lập vào ngày 16/10/2017, đã khẳng định vị thế vững chắc trong ngành thời trang Hiện tại, công ty có trụ sở chính tại TP Hà Nội và đang tích cực mở rộng thị trường sang các tỉnh lân cận.
Sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có những bước phát triển vượt bậc và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong ngành thiết kế may mặc, mặc dù còn non trẻ.
2.1.3.Các lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Công trách nhiệm hữu hạn thời trang Nam Linh
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0108024493 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, Công ty được đăng ký lần đầu vào ngày 16/10/2017 và có các chức năng nhiệm vụ cụ thể.
- Đại lý, môi giới, đấu giá.
- Buôn bán vải, hàng may sẵn, giày dép.
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình.
- Bán buôn tơ, sợi dệt – Bán buôn phụ kiện may mặc và giày dép.
- Bán lẻ thảm, đệm, chăn, màn, rèm, vật liệu phủ tường và sàn trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Bán lẻ hàng may mặc trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ.
- Kho bãi và lưu trữ hàng hóa.
Công ty hiện đang hoạt động trong lĩnh vực buôn bán vải, hàng may sẵn và giày dép, với các ngành nghề kinh doanh đã được đăng ký và triển khai hiệu quả.
2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh và định hướng phát triển 2019 – 2021
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2017 – 2019.
Bảng 7 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2017-2019
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
4.Thuế thu nhập doanh nghiệp 163,8 332,6 421,8
(Nguồn: Tác giả thống kê) Định hướng cho tương lai
Công ty thời trang Nam Linh cam kết mang đến giải pháp thiết kế và sản xuất đồng phục chất lượng cao, phù hợp với bản sắc riêng của từng khách hàng Với tham vọng dẫn đầu trong ngành, Nam Linh không ngừng thách thức giới hạn để tạo ra những mẫu đồng phục độc đáo và hoàn hảo, từ thiết kế đến chất liệu, nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Công ty thời trang Nam Linh cam kết mang đến sản phẩm chất lượng cao và tính thẩm mỹ vượt trội Đội ngũ chuyên nghiệp với kỹ năng tinh thông luôn cải tiến mẫu mã và quy trình sản xuất để theo kịp xu hướng thị trường Chúng tôi tập trung vào việc đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với nhu cầu của khách hàng, đồng thời cung cấp sự tư vấn tận tình về chọn vải, kiểu dáng và giá cả, đảm bảo sự hài lòng tối đa cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ may đồng phục tại đây.
Sản phẩm tạo ra có chất lượng, tính thẩm mỹ cao Kỹ thật cắt, in và may chuyên nghiệp.
Sản phẩm có giá thành cạnh tranh với các sản phẩm cùng chất lượng khác trên thị trường
Phân tích thực trạng hoạt động quản lý nghiệp vụ bán hàng
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng phương thức quản lý bán hàng hiện tại đã không còn phù hợp với sự phát triển nhanh chóng của sản phẩm và dịch vụ Sự gia tăng tập khách hàng đòi hỏi công ty cần cải thiện cách thức quản lý và lưu trữ thông tin Việc sử dụng phương pháp truyền thống đang gặp khó khăn, thể hiện qua tốc độ xử lý thông tin chậm, độ chính xác thông tin thấp và khả năng bảo mật thông tin chưa đảm bảo.
2.2.1 Phân tích thực trạng phần cứng
Trang thiết bị phần cứng của công ty bao gồm:
Bảng 8 Trang thiết bị phần cứng
STT Tên phần cứng Số lượng
Nguồn: Phiếu khảo sát tại công ty thời trang Nam Linh
Nhiều phòng ban trong công ty chưa được trang bị máy tính chất lượng cao, dẫn đến hiệu suất xử lý kém Số lượng máy tính được cung cấp cho các phòng ban vẫn còn hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
2.2.2 Phân tích thực trạng phần mềm
Trang thiết bị phần mềm
Cài đặt hệ điều hành Windows
Phần mềm văn phòng: bộ phần mềm Microsoft Office 2010 luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phòng:
+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey
+ Các trình duyệt web: Chrome, firefox , Cốc Cốc
+ Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar
+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey
+ Các trình duyệt web: Chrome, Firefox , Cốc Cốc
Công ty thời trang Nam Linh hiện đang gặp khó khăn trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh do ít sử dụng phần mềm, chủ yếu vẫn dựa vào giấy tờ phức tạp Điều này dẫn đến độ tin học hóa thấp, gây ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin, từ đó cản trở việc mở rộng quy mô công ty.
2.2.6 Quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng
Tại công ty TNHH thời trang Nam Linh, hoạt động quản lý bán hàng hiện vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công, chủ yếu do phòng kế toán đảm nhiệm Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm 4 khâu chính, đảm bảo tính hiệu quả trong từng bước thực hiện.
Trước khi đưa ra quyết định bán hàng, bộ phận kinh doanh sẽ cung cấp bảng báo giá cho khách hàng Bảng báo giá này chứa thông tin cơ bản về hàng hóa và dịch vụ mà công ty cung cấp.
Khâu thứ 2: Hóa đơn của khách hàng sẽ được xử lý nhân viên bán hàng tiếp nhận và sẽ tiến hàng đến kho để kiểm tra kho.
Khi một hóa đơn được ký kết, việc thanh toán với công ty sẽ dựa trên các thông tin ghi trong hóa đơn Hóa đơn bao gồm các mục như số hóa đơn, mã hóa đơn, mã khách hàng, mã sản phẩm, tên sản phẩm, số lượng, giá sản phẩm và ngày lập.
Khâu thứ 4 trong quy trình quản lý thông tin bao gồm việc lưu trữ và quản lý dữ liệu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ, nhân viên và khách hàng Nhân viên sử dụng các phương pháp lưu trữ truyền thống như Word và Excel kết hợp với ghi chép để tìm kiếm thông tin khách hàng theo mã khách hàng và vị trí hồ sơ, được sắp xếp theo thứ tự thời gian giao dịch.
Cuối mỗi tháng, bộ phận kinh doanh sẽ tổng hợp các mặt hàng bán chạy nhất, xác định những sản phẩm sắp hết hàng và những mặt hàng bị lỗi Đồng thời, bộ phận kế toán sẽ quản lý toàn bộ tình hình tài chính liên quan đến xuất nhập khẩu của công ty.
Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động quản lý bán hàng tại công ty Nam Linh
lý bán hàng tại công ty Nam Linh
2.3.1 Phương pháp nghiên cứu và đối tượng điều tra
Tác giả đã thực hiện khảo sát và phỏng vấn trực tiếp nhân viên của Công ty TNHH Thời trang Nam Linh, kết hợp với quan sát và tự tìm hiểu, nhằm thu thập thông tin cần thiết về công ty, thực trạng công nghệ thông tin (CNTT) và ứng dụng hệ thống thông tin (HTTT) tại đây.
Tổng số phiếu phát ra: 10 phiếu
Tổng số phiếu thu về: 10 phiếu
Danh sách cán bộ nhân viên điền phiếu điều tra và trả lời phỏng vấn như sau:
Bảng 9 Danh sách nhân viên điền phiếu điều tra
STT Họ và tên Chức vụ
1 Phạm Thị Hà Kế toán
2 Bùi Lan Hương Nhân viên bán hàng
3 Phạm Thanh Thảo Nhân viên bán hàng
4 Trần Thùy Trâm Nhân viên phòng kỹ thuật
5 Nguyễn Văn Chiến Trưởng phòng kỹ thuật
6 Nguyễn Thế Hào Nhân viên bán hàng
7 Lê Thị Hạnh Nhân viên bán hàng
8 Đỗ Thị Trang Nhân viên phòng kỹ thuật
9 Nguyễn Thị Hải Nhân viên phòng sản xuất
10 Trần Thị Thắm Trưởng phòng kinh doanh
Nguồn: Phiếu khảo sát HTTT tại Công ty TNHH thời trang Nam Linh
Sau khi tiến hành phỏng vấn 10 nhân viên trong Công ty thông qua phiếu khảo sát, chúng tôi đã thu thập được kết quả điều tra về cơ sở hạ tầng và hoạt động thương mại điện tử (TMĐT) cũng như công nghệ thông tin (CNTT) tại Công ty.
2.3.2.1 Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin tại công ty thời trạng Nam Linh
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin tại công ty thời trang Nam Linh đã được khảo sát và đánh giá một cách chi tiết, với các kết quả được trình bày rõ ràng qua bảng biểu, sơ đồ và hình ảnh.
Thực trạng cung cấp máy tính
Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Thực trạng cung cấp máy tính tại công ty thiết kế Nam Linh
Hình 7 Thực trạng cung cấp máy tính tại công ty thiết kế Nam Linh
Theo khảo sát hệ thống thông tin tại công ty, hầu hết nhân viên chưa được trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết cho công việc, với một số máy tính hoạt động chậm Do đó, công ty cần đầu tư thêm máy tính để đảm bảo mọi nhân viên có đủ trang thiết bị hoàn thành công việc hiệu quả.
Tốc độ xử lý máy tính
Bảng 10 Kết quả khảo sát tốc độ xử lý máy tính
Mức độ Số phiếu chọn % tương ứng
Nguồn: Phiếu khảo sát hệ thống thông tin công ty thiết kế Nam Linh
Dựa trên khảo sát, tốc độ xử lý máy tính tại công ty Nam Linh hiện vẫn chậm, không đáp ứng nhu cầu phát triển hệ thống Để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả, công ty cần lắp đặt lại thiết bị mạng nhằm cải thiện tốc độ xử lý, giúp hệ thống hoạt động nhanh chóng và mạnh mẽ hơn.
Thực trạng sử dụng phần mềm
Hình 8 Thực trạng sử dụng phần mềm tại công ty thời trang Nam Linh
Nguồn: Phiếu khảo sát hệ thống thông tin tại công ty
Công ty hiện nay cũng sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau Phần mềm công ty đang sử dụng nhiều nhất là phần mềm văn phòng.
Mức độ tiếp cận thông tin, tài liệu
Mức độ tiếp cận thông tin, tài liệu của công ty thời trang Nam Linh
Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Hình 9 Mức độ tiếp cận thông tin, tài liệu của công ty thời trang Nam Linh
Nguồn: Phiếu khảo sát hệ thống thông tin công ty
Hiện nay, thông tin được lưu trữ trên cơ sở dữ liệu (CSDL) của công ty và máy tính cá nhân của nhân viên Tùy thuộc vào từng vấn đề, thông tin có thể được công khai hoặc không Hầu hết các thông tin quan trọng đều được bảo mật trên máy chủ và chỉ có những người trong bộ phận văn phòng có quyền truy cập thông tin liên quan đến công việc của họ Việc tiếp cận thông tin này từ bên ngoài công ty gặp nhiều khó khăn do hệ thống phân quyền người dùng.
Mức độ hài lòng khi sử dụng phần mềm
Rất hài lòng Hài lòng Bình thường Không hài lòng
Mức độ hài lòng khi sử dụng phần mềm tại công ty thời trang Nam Linh
Hình 10 Mức độ hài lòng khi sử dụng phần mềm tại công ty thời trang Nam Linh
(Nguồn: Phiếu khảo sát hệ thống thông tin công ty)
Hầu hết nhân viên trong công ty không hài lòng với các phần mềm như Microsoft Office Word, Excel, Skype, Zalo Thay vào đó, nhiều người sử dụng các phiên bản crack hoặc bản dùng thử mà không chú ý đến việc sử dụng phần mềm bản quyền Việc này tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn thông tin cho công ty, do các phần mềm bẻ khóa và miễn phí trên mạng có thể gây ra rủi ro lớn.
Sự cố về an toàn bảo mật thông tin
Hệ thống gặp sự cố Thông tin bị thất lạc
Hệ thống bị tấn công Nguyên nhân khác
Sự cố nào về an toàn bảo mật thông tin thường xảy ra
Hình 11.Sự cố thường gặp về an toàn bảo mật thông tin tại công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty)
Tất cả thông tin và dữ liệu của công ty được lưu trữ trên server riêng, với đội ngũ bảo mật luôn cập nhật các phương pháp để đảm bảo an toàn thông tin Các tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu (CSDL) của công ty đều được phân quyền rõ ràng Việc bảo mật CSDL là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong hoạt động của công ty.
2.2.2 Thực trạng quản lý bán hàng tại công ty thời trang Nam Linh
Quy trình về hoạt động quản lý bán hàng tại công ty
Khi khách hàng đến mua sắm, mỗi gian hàng sẽ có nhân viên đứng trực để đảm bảo an toàn cho hàng hóa Dù sản phẩm đã được dán giá rõ ràng, nhân viên vẫn sẵn sàng hỗ trợ khách lựa chọn và hướng dẫn cách sử dụng từng loại sản phẩm.
Khi khách hàng có nhu cầu về một sản phẩm, nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho Nếu sản phẩm còn hàng và khách hàng đồng ý mua, nhân viên sẽ thu thập thông tin cần thiết và lập hóa đơn Hóa đơn này cũng đồng thời là phiếu bảo hành cho sản phẩm sau này.
Khách hàng quen thuộc và những người mua với số lượng lớn sẽ nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn, bao gồm khả năng giảm giá theo từng loại sản phẩm và phương thức thanh toán linh hoạt qua thẻ.
Quá trình bán hàng bắt đầu khi khách hàng đến mua sản phẩm và tiến đến quầy thanh toán Nhân viên kinh doanh sẽ kiểm tra kho hàng và lập hóa đơn cho khách Nếu mặt hàng không có sẵn, đặc biệt là những sản phẩm mới hoặc đang có nhu cầu cao, nhân viên sẽ đề xuất với giám đốc để lên kế hoạch kinh doanh cho mặt hàng đó.
Khi hóa đơn được lập, khách hàng sẽ đến gặp nhân viên kế toán để thực hiện thanh toán Sau đó, nhân viên kinh doanh sẽ nhận hàng từ nhân viên kế toán và chuyển giao cho khách hàng.
Cuối tháng, nhân viên kinh doanh sẽ tổng hợp và thống kê các mặt hàng bán chạy, mặt hàng sắp hết hàng và mặt hàng thua lỗ Họ cần báo cáo lại tình hình tồn kho của công ty để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp.
Sau mỗi hóa đơn khách hàng thanh toán đầy đủ thì nhân viên kế toán sẽ lưu trữ để thống kê lại.
Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tình hình tài chính của công ty, bao gồm việc thống kê doanh thu và công nợ để báo cáo cho giám đốc Trong quá trình kinh doanh, doanh thu hàng hóa thường không theo một tiến trình cố định mà biến động theo yếu tố cung cầu của thị trường, do đó, việc truy xuất dữ liệu cần đảm bảo tính nhanh nhạy của hệ thống.
Thực trạng về hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty
Hình 12 Thực trạng nhân viên sử dụng các phần mềm tại công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin tại công ty)