Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội
Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Ngành du lịch, được coi là "công nghiệp không khói," đã chứng minh vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận và đóng góp vào tăng trưởng GDP toàn cầu Tại Việt Nam, du lịch ngày càng trở thành nhu cầu thiết yếu trong đời sống, kết nối tình cảm gia đình, bạn bè và người thân Những chuyến du lịch giúp mọi người gắn kết hơn, tạo ra những kỷ niệm đáng nhớ Để tổ chức một chương trình du lịch thành công, sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận là cần thiết, từ việc liên hệ khách hàng đến làm việc với các nhà cung cấp và cung cấp thông tin về điểm đến Một sự không đồng nhất trong quá trình này có thể dẫn đến những trải nghiệm không như mong đợi cho du khách.
Quản trị chương trình du lịch là yếu tố then chốt đối với các doanh nghiệp lữ hành, đặc biệt là trong giai đoạn đánh giá sau khi thực hiện chương trình Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện những điểm yếu và bất hợp lý để cải thiện cho các chương trình du lịch tiếp theo Do đó, việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ du lịch, đa dạng hóa các loại hình sản phẩm, cùng với việc phát triển các sản phẩm truyền thống độc đáo và hấp dẫn là nhiệm vụ cấp thiết mà công ty cần thực hiện.
Sau khi thực tập tại công ty, tôi nhận thấy rằng sản phẩm du lịch của Việt Nam còn thiếu sự đặc sắc và bản sắc riêng, dẫn đến sức cạnh tranh yếu trong khu vực và quốc tế, khó thu hút khách hàng có khả năng chi trả cao Ngoài ra, chưa có thương hiệu du lịch nổi bật nào Để cải thiện tình hình này, công ty cần nâng cao chất lượng chương trình du lịch, đặc biệt chú trọng vào quản trị sau khi thực hiện chương trình Vì lý do đó, tôi đã chọn đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội.”
Tình hình nghiên cứu đề tài
Chương trình du lịch là sản phẩm cốt lõi và nguồn lợi nhuận chính của các doanh nghiệp lữ hành Do đó, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về chủ đề này, trong đó có đề tài “Phát triển chương trình du lịch MICE tại công ty cổ phần đầu tư mở - du lịch Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Dương Luy từ khoa Khách sạn – du lịch.
Năm 2015, tác giả Phạm Mỹ Trang đã trình bày trong bài luận văn về các vấn đề liên quan đến chương trình du lịch và thực trạng sản phẩm du lịch của công ty CP Đầu tư mở - du lịch Việt Nam Từ đó, tác giả đã đề xuất các giải pháp nhằm phát triển các chương trình du lịch của công ty Đề tài của tác giả mang tên “Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch tại CTCP đầu tư du lịch Hà Nội, Hà Nội”.
Bài khóa luận năm 2019 đã tiến hành phân tích chi tiết về quá trình quản trị chương trình du lịch, đặc biệt tập trung vào giai đoạn sau khi thực hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Du lịch Hà Nội.
Từ đó đưa ra những giải pháp nhằm cải thiện chất lượng chương trình du lịch của công ty.
Cuốn sách "Quản trị tác nghiệp doanh nghiệp du lịch" của PGS.TS Nguyễn Doãn Thị Liễu, xuất bản năm 2011 bởi Nxb Thống kê, cung cấp một cái nhìn toàn diện về lý thuyết quản trị trong lĩnh vực doanh nghiệp lữ hành, bao gồm cả quản trị chương trình du lịch.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu: Hoàn thiện quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội.
Nhiệm vụ của đề tài:
- Tìm hiểu một số lý thuyết liên quan đến doanh nghiệp lữ hành và quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành.
Nghiên cứu thực trạng quản trị của CTCP Đầu tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam tại Hà Nội sau khi triển khai chương trình du lịch, nhằm đánh giá những ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình quản trị của công ty.
Để nâng cao chất lượng chương trình du lịch của CTCP Đầu tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam tại Hà Nội, cần đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị sau khi thực hiện chương trình Những giải pháp này sẽ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng trong dịch vụ du lịch.
Phương pháp nghiên cứu đề tài
5.1 Phương pháp thu thập và xử lý số liệu
- Đối với thông tin thứ cấp:
Bài viết này trình bày dữ liệu bên trong của CTCP Dịch vụ Du lịch Việt Nam, bao gồm các báo cáo kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo nghiên cứu chương trình du lịch và nghiên cứu khách hàng trong giai đoạn từ năm 2019 đến 2020.
Dữ liệu bên ngoài được thu thập từ nhiều nguồn tài liệu đáng tin cậy, bao gồm luận văn, bài nghiên cứu của các tác giả trong và ngoài nước, sách, giáo trình, báo, tạp chí, cùng với số liệu thống kê từ các trang web uy tín trong ngành du lịch.
Sau khi thu thập, chúng tôi sẽ tổng hợp và phân tích các số liệu, đồng thời lựa chọn những thông tin chính xác và hữu ích để làm dữ liệu cho đề tài nghiên cứu.
- Đối với thông tin sơ cấp:
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn cá nhân từ các bộ phận trong công ty nhằm đánh giá thực trạng quản trị sau chương trình du lịch Việc này giúp cung cấp số liệu cụ thể và chính xác, từ đó đưa ra giải pháp và định hướng phù hợp cho công ty.
5.2 Phương pháp phân tích số liệu
Từ các dữ liệu và thông tin đã thu thập được, dựa vào các phương pháp phân tích nhằm đưa ra các nhận xét, nhận định, suy luận.
Kết cấu khóa luận
Bài viết được cấu trúc thành ba chương, bao gồm phần mở đầu và kết luận, cùng với các danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ và danh mục từ viết tắt.
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của doanh nghiêp lữ hành
Chương 2: Thực trạng quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của công ty
CP Đầu tư dịch vụ du lịch Việt Nam
Chương 3 trình bày các giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản trị sau khi triển khai chương trình du lịch của CTCP Đầu tư Dịch vụ du lịch Việt Nam tại Hà Nội Những đề xuất này tập trung vào việc cải thiện quy trình quản lý, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng và tăng cường sự hợp tác giữa các bên liên quan trong ngành du lịch Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một môi trường du lịch bền vững và phát triển, góp phần vào sự phát triển chung của ngành du lịch Việt Nam.
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ SAU KHI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH CỦA DOANH NGHIỆP LỮ HÀNH.4 1.1 Khái luậnvề quản trị thực hiện chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành
Doanh nghiệp lữ hành
Doanh nghiệp lữ hành là tổ chức kinh tế có tên riêng, tài sản và trụ sở ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật, nhằm mục đích lợi nhuận thông qua việc tổ chức, xây dựng và thực hiện các chương trình du lịch cho khách Ngoài ra, doanh nghiệp lữ hành còn có thể hoạt động như trung gian bán sản phẩm của các nhà cung cấp dịch vụ du lịch và thực hiện các hoạt động kinh doanh tổng hợp khác, đáp ứng nhu cầu của khách du lịch từ đầu đến cuối.
- Các đặc điểm của sản phẩm lữ hành
Sản phẩm lữ hành là dịch vụ tổng hợp, bao gồm nhiều loại dịch vụ từ nhiều nhà cung cấp khác nhau, với các yếu tố cơ bản như hành trình, thời gian, điều kiện đi lại, chỗ ở và các hoạt động cho du khách Tính kế hoạch của sản phẩm này thể hiện qua việc sắp xếp và dự kiến các yếu tố vật chất và phi vật chất cho chuyến đi, giúp người tổ chức thực hiện và khách du lịch nắm rõ giá trị sử dụng của dịch vụ.
Sản phẩm lữ hành thường là các chương trình du lịch được thiết kế sẵn và chào bán cho nhóm khách hàng cụ thể Tuy nhiên, tính linh hoạt của sản phẩm này cho phép các yếu tố trong chương trình có thể thay đổi dựa trên thỏa thuận giữa khách hàng và nhà cung cấp, hoặc thậm chí tạo ra chương trình mới phù hợp với nhu cầu riêng của khách hàng.
Sự đa dạng trong sản phẩm lữ hành phụ thuộc vào thiết kế và tổ chức chương trình, cũng như sự phối hợp giữa các yếu tố cấu thành, không gian và thời gian Điều này dẫn đến nhiều loại hình du lịch khác nhau, đáp ứng nhu cầu đa dạng của du khách.
- Đặc điểm tính thời vụ
Kinh doanh du lịch và lữ hành có tính chất thời vụ, với nhu cầu du lịch của khách hàng thay đổi theo từng mùa trong năm Vào mùa hè, nhu cầu du lịch nghỉ biển tăng cao, trong khi mùa đông lại giảm sút Do đó, hoạt động kinh doanh lữ hành cũng bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ này.
- Đặc điểm về mối quan hệ sản xuất và tiêu dùng
Quá trình sản xuất và tiêu dùng sản phẩm lữ hành diễn ra đồng thời, vì trong kinh doanh lữ hành, dịch vụ chỉ được cung cấp khi có khách du lịch hiện diện.
Quá trình sản xuất và tiêu dùng sản phẩm lữ hành diễn ra đồng thời trong cùng một không gian Khách du lịch không chỉ là người tiêu dùng mà còn tham gia tích cực vào việc tạo ra sản phẩm lữ hành Sự tương tác này xảy ra trong cùng một thời điểm, làm cho trải nghiệm du lịch trở nên đặc biệt và độc đáo.
Kinh doanh lữ hành phụ thuộc vào nhiều yếu tố như điều kiện tự nhiên, trình độ dân trí và thu nhập của người dân Điều kiện tự nhiên thuận lợi sẽ gia tăng cơ hội du lịch cho khách hàng, từ đó giúp các doanh nghiệp lữ hành nâng cao hiệu quả kinh doanh Trình độ dân trí và thu nhập cao sẽ thúc đẩy nhu cầu đi lại, ảnh hưởng tích cực đến hoạt động của các doanh nghiệp trong ngành này.
Chức năng và vai trò của doanh nghiệp lữ hành
Chức năng của doanh nghiệp lữ hành
- Chức năng cung cấp thông tin
Doanh nghiệp lữ hành đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho cả khách du lịch và các nhà kinh doanh du lịch, giúp họ hiểu rõ hơn về điểm đến và các sản phẩm du lịch Thông qua việc chia sẻ thông tin, doanh nghiệp lữ hành không chỉ phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng mà còn hỗ trợ các nhà cung cấp trong ngành du lịch.
Nội dung thông tin cần cung cấp cho khách hàng bao gồm:
Giá trị tài nguyên, thời tiết, thể chế chính trị, tôn giáo, luật pháp, phong tục tập quán, tiền tệ và giá cả đều là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến trải nghiệm du lịch tại điểm đến Những thông tin này không chỉ giúp du khách hiểu rõ hơn về văn hóa địa phương mà còn hỗ trợ họ trong việc lập kế hoạch chuyến đi một cách hiệu quả Việc nắm bắt những yếu tố này sẽ giúp du khách tận hưởng chuyến đi một cách trọn vẹn và an toàn.
Thông tin về giá, thứ hạng, chủng loại dịch vụ, hệ thống phân phối dịch vụ của nhà cung cấp.
Các nhà kinh doanh lữ hành cung cấp thông tin cho khách du lịch chủ yếu từ nguồn thông tin thứ cấp, sử dụng cả hình thức truyền thông truyền thống và hiện đại Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ thông tin và phối hợp truyền thông marketing là rất quan trọng Nội dung thông tin bao gồm mục đích chuyến đi, quỹ thời gian nhàn rỗi, thời điểm tiêu dùng du lịch, kinh nghiệm tiêu dùng, yêu cầu về chất lượng và thói quen tiêu dùng của khách, cùng các yêu cầu đặc biệt khác.
Các nhà kinh doanh lữ hành sử dụng hai nguồn thông tin chính là thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp để cung cấp cho nhà cung cấp du lịch Trong đó, thông tin sơ cấp đóng vai trò quan trọng hơn cả, vì nó giúp các nhà cung cấp du lịch hiểu rõ nhu cầu của khách hàng Khi có đủ thông tin sơ cấp, họ có thể phát triển các sản phẩm và dịch vụ phù hợp, đáp ứng đúng mong muốn của du khách.
Doanh nghiệp lữ hành phải thực hiện các công việc tổ chức nghiên cứu thị trường và tổ chức sản xuất.
Tổ chức nghiên cứu thị trường du lịch bao gồm việc phân tích cả thị trường cầu và cung Doanh nghiệp lữ hành cần sắp xếp các dịch vụ du lịch và kết nối chúng thành chương trình hoàn chỉnh Sản phẩm chính của họ là các chương trình du lịch trọn gói, do đó, để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, các doanh nghiệp lữ hành phải thực hiện chức năng sản xuất bằng cách ghép nối các dịch vụ từ các nhà cung cấp đơn lẻ.
- Chức năng tổ chức thực hiện
Doanh nghiệp lữ hành đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện quy trình kinh doanh du lịch, bao gồm vận chuyển khách hàng theo hợp đồng, hướng dẫn tham quan và giám sát dịch vụ từ các nhà cung cấp Ngoài ra, họ còn gia tăng giá trị sử dụng và giá trị chương trình du lịch thông qua sự hỗ trợ của hướng dẫn viên Chức năng này thể hiện qua việc tổ chức các chương trình phục vụ khách đã được thỏa thuận, ký kết, đồng thời giúp đỡ khách lẻ bằng cách phân nhóm và định hướng trong quá trình tiêu dùng du lịch.
Vai trò của doanh nghiệp lữ hành Đối với các nhà sản xuất có liên quan
Thông qua các doanh nghiệp lữ hành, các nhà sản xuất như hãng vận chuyển, khách sạn và nhà hàng có thể tiêu thụ một lượng lớn sản phẩm dịch vụ, đảm bảo việc tiêu thụ diễn ra một cách có kế hoạch, thường xuyên và ổn định Khi doanh nghiệp lữ hành duy trì được thị trường khách ổn định, các nhà sản xuất sẽ có khả năng chủ động trong hoạt động kinh doanh, tập trung nguồn lực hiệu quả, giảm thiểu lãng phí và nâng cao chất lượng phục vụ cho khách du lịch.
Chương trình du lịch
Chương trình du lịch trọn gói là mẫu hình tổ chức chuyến đi với mức giá cố định, bao gồm lịch trình chi tiết cho các hoạt động như vận chuyển, lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí và tham quan Giá của chuyến đi bao gồm hầu hết các dịch vụ và hàng hóa phát sinh trong quá trình thực hiện.
Chương trình du lịch là hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện các dịch vụ đã được chuẩn bị sẵn, nhằm đáp ứng nhu cầu của du khách trong quá trình khám phá và trải nghiệm.
Chương trình du lịch cần bao gồm ít nhất hai dịch vụ, với việc sắp xếp tiêu dùng theo một trình tự không gian và thời gian cụ thể.
- Giá cả của chương trình du lịch phải là giá gộp các dịch vụ có trong chương trình.
- Chương trình du lịch phải được bán trước khi khách tiêu dùng.
Chương trình du lịch được phân loại theo thời gian và mức độ sử dụng dịch vụ của khách du lịch thông qua công ty lữ hành Theo tiêu chí thời gian, có các chương trình du lịch dài ngày, ngắn ngày và tham quan trong ngày Về mức độ sử dụng dịch vụ, chương trình du lịch chia thành trọn gói và đặt dịch vụ Chương trình trọn gói bao gồm tất cả dịch vụ cần thiết cho chuyến đi, trong khi chương trình đặt dịch vụ cho phép khách chỉ đặt một phần dịch vụ như thuê xe, vé máy bay hoặc phòng khách sạn.
Quản trị thực hiện chương trình du lịch
Để tổ chức và quản lý hiệu quả một chương trình du lịch, doanh nghiệp lữ hành cần thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng trước tour Việc này bao gồm lập kế hoạch chi tiết, xác định các dịch vụ cần thiết và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên liên quan.
Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp lữ hành cử một nhân viên điều hành làm người dẫn đoàn cho mỗi nhóm khách từ 10 người trở lên, nhằm hướng dẫn và hỗ trợ khách trong suốt hành trình du lịch theo chương trình đã được lên kế hoạch.
Khi mùa du lịch bắt đầu, các doanh nghiệp lữ hành cử đại diện đến các điểm đến du lịch để đón khách Tại đây, đại diện sẽ thực hiện các giao dịch với đối tác và nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời kiểm tra và giám sát chất lượng cũng như số lượng dịch vụ theo hợp đồng Họ cũng sẽ giải quyết mọi nhu cầu phát sinh của đoàn khách trong suốt chuyến đi.
Văn bản và giấy tờ cần thiết cho chuyến đi.
Tài chính và vật dụng cần thiết khác.
Xác nhận lại thông tin với KH và NCC
Tổ chức thực hiện chương trình du lịch
Giao dịch với các đối tác như doanh nghiệp lữ hành và nhà cung cấp dịch vụ theo các hợp đồng đã ký kết là rất quan trọng để đảm bảo thực hiện chương trình du lịch đã được hoạch định.
- Cung cấp thông tin cho khách trong đoàn về tất cả các khía cạnh khách quan tâm tại các điểm đến tham quan.
Giám sát chất lượng dịch vụ mà các đối tác cung cấp cho khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng, nhằm đảm bảo rằng tất cả các tiêu chí đã được thỏa thuận trong hợp đồng được thực hiện đúng cách.
- Thường xuyên liên lạc với nhà quản lý điều hành của doanh nghiệp mình để báo cáo và xin ý kiến giải quyết các vấn đề phát sinh.
Doanh nghiệp lữ hành cần chuẩn bị chu đáo để chào đón đoàn khách, bao gồm việc cung cấp đầy đủ thông tin, tổ chức các hoạt động và giao dịch với nhà cung cấp Họ cũng phải lên kế hoạch sắp xếp chỗ ở cho khách, giám sát chất lượng dịch vụ, giải quyết các vấn đề phát sinh, và thường xuyên báo cáo tình hình chuyến đi Bên cạnh đó, việc phát và thu phiếu ý kiến khách hàng cũng rất quan trọng để cải thiện dịch vụ và tiễn khách một cách chu đáo.
Quản lý sau khi thực hiện chương trình (Quản lý sau tour)
- Thanh quyết toán hợp đồngvới KDL/ DNLH gửi khách và NCC.
- Giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn đọng.
- Làm các báo cáo (theo mẫu).
- Nghiên cứu các báo cáo để điều chỉnh CTDL (nếu có), rút kinh nghiệm trong việc chuẩn bị và tổ chức thực hiện CTDL.
- Thực hiện các hoạt động sau khi khách trở về: điện thoại cảm ơn khách, gửi thiệp cảm ơn,
Quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành
1.2.1 Nội dung các hoạt động sau khi thực hiện chương trình du lịch
Thanh quyết toán hợp đồng với KDL/ DNLH gửi khách và nhà cung cấp
Khi có khối lượng công việc, nhà cung cấp sẽ lập bảng yêu cầu thanh toán theo giai đoạn và điều kiện trong hợp đồng, gửi cho doanh nghiệp lữ hành Doanh nghiệp lữ hành sẽ kiểm tra các dịch vụ và tiến hành quyết toán hợp đồng với nhà cung cấp và khách hàng.
Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng, kèm theo Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành và đề nghị thanh toán, cần có xác nhận của đại diện bên giao thầu và bên nhận thầu Tài liệu này hiện được quy định tại phụ lục số 03.a, nay là biểu mẫu 08b theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP.
Khi phát sinh khối lượng công việc ngoài hợp đồng, chủ đầu tư cần gửi Biên bản nghiệm thu kèm theo Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh để đề nghị thanh toán Tài liệu này phải có sự xác nhận của đại diện bên giao thầu và bên nhận thầu, theo phụ lục số 04 (hiện là biểu mẫu 08b) theo Nghị định số 11/2020/NĐ-CP.
• Chứng từ chuyển tiền ban hành theo quy định hệ thống chứng từ kế toán của
Giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn đọng
Mặc dù đã có quy định nghiêm ngặt trong việc thanh quyết toán hợp đồng, nhưng vẫn có một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình này.
+ Thanh quyết toán ko đúng hạn.
+ Chưa đáp ứng đúng yêu cầu của 1 trong 2 bên.
+ Xảy ra mâu thuẫn trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Vấn đề phát sinh là điều không mong muốn, nhưng khi xảy ra, cả hai bên cần hợp tác để tìm ra giải pháp Trước hết, giải pháp phải đảm bảo sự công bằng cho cả hai bên và giải quyết triệt để vấn đề, nhằm tránh những rắc rối trong tương lai Thứ hai, cần bổ sung vào hợp đồng các điều khoản mà hai bên đồng ý để xử lý các vấn đề phát sinh.
Làm các báo cáo (theo mẫu)
Các nhà quản lý điều hành thường yêu cầu người dẫn đoàn lập báo cáo kết thúc chương trình, trong khi một số doanh nghiệp cũng yêu cầu các nhà cung cấp dịch vụ thực hiện báo cáo tương tự Hầu hết các doanh nghiệp yêu cầu khách hàng hoàn thành phiếu đánh giá chương trình du lịch mà họ vừa tham gia Bên cạnh đó, người dẫn đoàn và người tổ chức cần lập báo cáo quyết toán tài chính Dưới đây là một số loại báo cáo phổ biến trong lĩnh vực này.
Báo cáo chuyến đi của người dẫn đoàn có bản chất và phạm vi khác nhau tùy thuộc vào từng doanh nghiệp lữ hành Các nhà quản lý điều hành mong muốn nhận được đánh giá từ người dẫn đoàn về những sở thích và không thích của khách trong đoàn Báo cáo này thường được soạn theo mẫu với các câu hỏi đa dạng Một yêu cầu chung là các báo cáo này cần được lập và nộp ngay sau khi chuyến đi kết thúc cho nhà quản trị điều hành, sau đó có thể được chuyển đến nhà quản trị cao nhất của doanh nghiệp để xem xét.
Báo cáo về các đối tác cung cấp dịch vụ của người dẫn đoàn là một yêu cầu quan trọng từ các doanh nghiệp lữ hành lớn và lâu năm, nhằm đánh giá tình hình và chất lượng dịch vụ của từng đối tác trong chương trình du lịch Nội dung báo cáo có thể được thiết kế theo mẫu với các câu hỏi phù hợp với đặc điểm của từng loại đối tác, tập trung vào chất lượng dịch vụ, thái độ hợp tác, sự tuân thủ hợp đồng và khả năng giải quyết tình huống phát sinh Đối với nhiều doanh nghiệp lữ hành trong và ngoài nước, các báo cáo này thường được tổng hợp trong một Báo cáo tổng hợp tình hình thực hiện chương trình của người dẫn đoàn, bao gồm hai phần: phần đánh giá khách hàng và phần đánh giá đối tác.
Phiếu đánh giá của khách được phát cho du khách ngay từ khi khởi hành hoặc trước khi kết thúc chương trình, nhằm nhắc nhở họ về những trải nghiệm thú vị trong chuyến đi và khuyến khích tham gia các chương trình du lịch sau này Đồng thời, phiếu cũng thu thập ý kiến đánh giá của khách về chương trình và các yếu tố liên quan Để có thông tin chính xác và giá trị, phiếu đánh giá cần được thiết kế dưới dạng bảng hỏi với các câu hỏi chung về cảm nhận và đánh giá tổng thể, sau đó là các câu hỏi chi tiết về từng loại dịch vụ, từng chặng hành trình, các điểm tham quan, và về hướng dẫn viên.
Nghiên cứu các báo cáo để điều chỉnh chương trình du lịch là bước quan trọng giúp doanh nghiệp lữ hành nắm bắt thị hiếu khách hàng Việc tổng hợp và phân tích các báo cáo từ các chương trình du lịch tương tự cho phép nhà quản lý và người thiết kế chương trình đưa ra những điều chỉnh cần thiết cho các chuyến đi tiếp theo hoặc mùa du lịch sau Danh sách khách hàng sẽ được cập nhật để thực hiện các hoạt động hậu marketing, bao gồm gửi thư cảm ơn nhằm tạo mối liên hệ và tăng cường sự trung thành của khách hàng với các chương trình du lịch trong tương lai.
Thực hiện các hoạt động sau khi khách trở về: điện thoại cảm ơn khách, gửi thiệp cảm ơn, …
Chăm sóc khách hàng sau bán là quy trình quan trọng giúp đảm bảo sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Đây là một phần không thể thiếu trong chiến dịch marketing, góp phần tạo ra khách hàng trung thành Hoạt động này không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn duy trì mối quan hệ lâu dài, từ đó thu hút thêm khách hàng mới và tăng doanh thu cho tổ chức.
Hạch toán chuyến đi là một báo cáo tài chính quan trọng mà người dẫn đoàn cần thiết lập sau chuyến đi Báo cáo này bắt đầu từ khoản tiền doanh nghiệp tạm ứng cho người dẫn đoàn, bao gồm các chi tiêu phát sinh trong hành trình và số tiền hoàn lại cho doanh nghiệp Để báo cáo chi tiêu được hợp lệ, cần kèm theo các chứng từ như vé thắng cảnh và hóa đơn từ các đối tác Khi báo cáo tài chính được nhà quản trị chấp thuận, nó sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán và quản lý theo nghiệp vụ chuyên môn.
1.2.2 Vai trò của nhà quản trị các cấp
Nhà quản trị cấp cao
Lãnh đạo cấp cao của DNLH đưa ra quyết định dựa trên các báo cáo quan trọng sau khi thực hiện CTDL, đồng thời giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn đọng trong thẩm quyền của mình.
Nhà quản trị cấp trung
Nhà quản trị cấp trung, bao gồm trưởng phòng điều hành, thị trường và hướng dẫn, có trách nhiệm phê duyệt các báo cáo và quyết định phương án giải quyết những vấn đề phát sinh còn tồn đọng trong thẩm quyền của mình Họ cũng chỉ đạo việc giải quyết các vấn đề này theo quyết định của cấp trên.
Nhà quản trị cấp cơ sở
Nhà quản trị cấp cơ sở, bao gồm trưởng các bộ phận và nhóm, có trách nhiệm giám sát việc lập báo cáo và đưa ra quyết định về các phương án giải quyết những vấn đề tồn đọng trong thẩm quyền của mình Họ cũng tổ chức giải quyết các vấn đề phát sinh theo chỉ đạo từ cấp trên.
Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành
1.3.1 Các nhân tố môi trường khách quan
Các yếu tố kinh tế
Sức mua trong ngành du lịch phụ thuộc vào thu nhập và giá cả, do đó, các yếu tố như tăng trưởng kinh tế, cơ cấu kinh tế, phân phối thu nhập, cán cân thanh toán, tỷ lệ lạm phát, trượt giá, hệ thống ngân hàng, lãi suất, tiết kiệm và tiêu dùng đều ảnh hưởng trực tiếp đến cầu du lịch.
Biến động kinh tế tạo ra cả cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Để đảm bảo thành công trong bối cảnh này, doanh nghiệp cần theo dõi và phân tích các yếu tố thị trường du lịch và nguồn khách Việc dự báo biến động giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp và chính sách phù hợp theo từng thời điểm, từ đó tận dụng cơ hội và giảm thiểu rủi ro.
Các yếu tố chính trị
Các rào cản chính trị trong việc cấp thị thực đã hạn chế sự phát triển du lịch Tuy nhiên, với sự tiến bộ của công nghệ và kinh tế, nhiều quốc gia đang nới lỏng thủ tục nhập cảnh để khuyến khích du lịch Hộ chiếu điện tử và visa điện tử đang dần thay thế hộ chiếu giấy, giúp việc di chuyển giữa các quốc gia trở nên đơn giản và thuận tiện hơn Xu hướng này không chỉ thúc đẩy sự phát triển của ngành du lịch mà còn tạo ra sự cạnh tranh gay gắt giữa các điểm đến.
Các yếu tố văn hóa – xã hội
Phân tích hành vi tiêu dùng của khách du lịch là yếu tố quan trọng trong việc phát triển sản phẩm du lịch Điều này bao gồm việc xem xét các chuẩn mực và giá trị văn hóa, ngôn ngữ, tôn giáo, sắc tộc, và ảnh hưởng của giao lưu văn hóa đến thói quen tiêu dùng Với lối sống ngày càng bận rộn, con người cần thời gian thư giãn và du lịch trở thành một lựa chọn lý tưởng để đáp ứng nhu cầu này.
Các yếu tố công nghệ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp du lịch thông qua hệ thống cơ sở vật chất như phương tiện di chuyển, hệ thống âm thanh và phương thức liên lạc Hệ thống phần mềm ngày càng hoàn thiện, đáp ứng nhu cầu phát triển trong kinh doanh, hỗ trợ hiệu quả trong quản lý giao dịch với khách hàng và xử lý thông tin.
1.3.2 Các nhân tố môi trường chủ quan
Các nguồn lực hữu hình và vô hình đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ của tổ chức Nguồn lực hữu hình có thể được mua từ bên ngoài, trong khi nguồn lực vô hình thường phát triển từ nội bộ Ngành du lịch đặc biệt có nguồn tài nguyên miễn phí như không khí, biển hồ, rừng, khí hậu và văn hóa, không cần phân bổ cho người sử dụng Tuy nhiên, nhu cầu về sản phẩm du lịch thường theo mùa vụ, phụ thuộc vào khí hậu, thời gian nghỉ dưỡng và các sự kiện Dựa vào nguồn lực hiện có và báo cáo sau khi thực hiện chương trình, các nhà quản trị có thể cải thiện các chương trình du lịch trong tương lai.
Nguồn nhân lực trong một tổ chức bao gồm tất cả các cấp quản trị và nhân viên, không phân biệt vị trí hay mức độ công việc Ngành công nghiệp du lịch hiện đang cần nhiều nhân công, và yếu tố con người là rất quan trọng trong các tổ chức thuộc lĩnh vực này như lữ hành, giải trí và nhà hàng Sự tương tác giữa nhân viên và khách hàng tạo ra trải nghiệm thú vị và ấn tượng, đặc biệt trong ngành du lịch, nơi mà sự nồng nhiệt và thân thiện của nhân viên tuyến đầu tạo nên sự khác biệt khó lặp lại so với các ngành công nghiệp khác.
Tài chính của doanh nghiệp
Quản trị tài chính là quá trình quản lý hiệu quả các nguồn lực tài chính nhằm tối ưu hóa việc sử dụng và nâng cao hiệu quả vốn Điều này bao gồm việc đảm bảo đủ lượng tài chính sẵn có vào thời điểm cần thiết, đạt được chi phí thấp nhất và sử dụng tài chính để tối đa hóa lợi nhuận.
THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ SAU KHI THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH DU LỊCH CỦA CTCP ĐẦU TƯ DỊCH VỤ DU LỊCH VIỆT NAM, HÀ NỘI
Tổng quan tình hình hoạt động kinh doanh của CTCP Đầu tư dịch vụ du lịch Việt Nam
Công ty CP Đầu tư Dịch vụ Du lịch Opentour JSC có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực lữ hành quốc tế và nội địa Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm của chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ chất lượng tốt nhất.
Tên công ty Công ty CP đầu tư dịch vụ Du Lịch Opentour JSC
Tên giao dịch VietNam tourism service investerment joint stock Company Loại hình hoạt động Công ty Cổ Phần
Mã số thuế 0107124230 Đại diện pháp luật Phí Thị Hương Quỳnh
Ngày hoạt động 18/11/2015 Điện thoại 043792129
Website http://www.opentour.vn/
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam là một trong bốn công ty thành viên lớn của Opentour Group, bên cạnh Công ty Cổ phần Lữ Hành Việt, Công ty Cổ phần Vận tải Hoàng Việt và Công ty Cổ phần Đầu tư Mở.
Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, thành lập năm 2015, đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực lữ hành quốc tế và nội địa Đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt tình và giàu kinh nghiệm cam kết cung cấp cho khách hàng các sản phẩm tour và dịch vụ chất lượng cao, đồng bộ với giá cả hợp lý.
Công ty Cổ phần Đầu tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam đã phát triển hệ thống văn phòng rộng khắp trên toàn quốc, bao gồm Hà Nội, Huế, Đà Nẵng, Hải Phòng, và TP HCM, cùng với các văn phòng đại diện tại Nhật Bản, Thái Lan, Singapore, Mỹ, Úc Lĩnh vực kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng, bao gồm du lịch trong và ngoài nước, cung cấp vé máy bay, đặt phòng khách sạn, dịch vụ nhà hàng, cho thuê văn phòng, làm visa, tổ chức sự kiện (MICE), cho thuê ô tô, và vận chuyển khách du lịch.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu bộ máy tổ chức của công ty Opentour
Công ty bao gồm bốn phòng ban chính: phòng kinh doanh, phòng Marketing, phòng điều hành và phòng kế toán, với tổng cộng 10 nhân viên được phân bổ cho các bộ phận này Bên cạnh đó, công ty cũng có thực tập sinh, những người có nhiệm vụ học hỏi và hỗ trợ các nhân viên chính thức trong việc hoàn thành công việc được giao.
Công ty có đội ngũ 3 nhân viên, bao gồm 1 nhân viên sales tour nội địa, 1 nhân viên sales tour quốc tế và 1 nhân viên phụ trách các dịch vụ bổ sung Nhiệm vụ của họ là cung cấp thông tin chi tiết về các tour du lịch, tư vấn và bán sản phẩm của công ty, nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất Đội ngũ này chuyên cung cấp các tour nội địa, tour quốc tế và các dịch vụ bổ sung khác cho khách hàng.
Công ty có 2 nhân viên chuyên trách nhằm nâng cao nhận thức về sản phẩm Đội ngũ Marketing luôn nỗ lực cung cấp hình ảnh, bài viết và video thông tin trên các diễn đàn, trang web và gian hàng trưng bày để quảng bá thương hiệu.
Hành Điều Hành Tour Nội Địa Điều Hành Tour Quốc Tế
Kế toán tài chính hội chợ, kết hợp với các trang mạng xã hội và marketing qua Google Ads, giúp tiếp cận đa dạng và rộng rãi các tập khách hàng.
Phòng điều hành gồm 2 nhân viên, trong đó bao gồm 1 điều hành nội địa và 2 điều hành quốc tế.
Phòng điều hành chịu trách nhiệm xử lý tất cả yêu cầu của khách du lịch theo hợp đồng, bao gồm cả chương trình đã mua và các yêu cầu phát sinh như thay đổi lịch trình, mua thêm dịch vụ, kéo dài tour hoặc gia hạn visa Sau khi nhận thông báo từ phòng kinh doanh, phòng điều hành sẽ tiến hành đặt chỗ tại khách sạn, nhà hàng, mua vé máy bay và thuê xe ô tô để đảm bảo cung cấp dịch vụ theo chương trình, đồng thời nhanh chóng thông báo kết quả chuẩn bị cho khách hàng.
Gồm 2 bộ phận kế toán tài chính và hành chính nhân sự Phòng kế toán với 1 nhân viên kiêm 2 bộ phận kế toán và hành chính.
Bộ phận kế toán có nhiệm vụ lập hóa đơn cho tất cả các dịch vụ trong nước, theo dõi và thanh toán công nợ quốc tế, hạch toán doanh thu, và kê khai thuế cho nhà nước Họ cũng tổng kết thu - chi tài chính hàng năm, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, và tư vấn cho giám đốc về quản lý tài chính của công ty.
Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm thực hiện quy trình tuyển dụng, đào tạo và thải loại nhân viên, đồng thời tư vấn cho lãnh đạo về việc điều động nhân sự giữa các bộ phận nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của tổ chức.
2.1.3 Các lĩnh vực kinh doanh
Công ty Opentour là một trong những đơn vị lữ hành hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ du lịch quốc tế và nội địa Các lĩnh vực kinh doanh của Opentour được thể hiện rõ qua bảng thống kê chi tiết.
Bảng 2.1: Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty CP ĐT Dịch vụ Du Lịch Việt
STT LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
1 CTDL Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của Opentour, đem lại doanh thu chính cho công ty.
2 Visa- hộ chiếu Cung cấp visa cho khách du lịch mua tour tại công ty,
Cung cấp dịch vụ xin visa đối với những người muốn xin visa công tác, visa thăm thân hay visa định cư.
Trong lĩnh vực bán vé máy bay, chủ yếu phục vụ cho việc tổ chức các tour du lịch, đặc biệt là những tour yêu cầu di chuyển bằng máy bay.
4 Phòng khách sạn Chủ yếu cung cấp phòng khách sạn phục vụ cho khách mua các tour du lịch của công ty.
Mặc dù lĩnh vực tổ chức sự kiện của Opentour có thể không nổi bật như các mảng khác, công ty vẫn cam kết đầu tư và phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực này.
Trong các lĩnh vực trên thì kinh doanh dịch vụ lữ hành là lĩnh vực kinh doanh cơ bản của Opentour.
Công ty Opentour cung cấp đa dạng sản phẩm dịch vụ như du lịch trong và ngoài nước, vé máy bay, đặt phòng khách sạn, nhà hàng, văn phòng cho thuê, dịch vụ visa, tổ chức sự kiện (MICE), cho thuê ô tô và vận chuyển khách du lịch Để thỏa mãn nhu cầu đa dạng của khách hàng, công ty cần nâng cao chất lượng dịch vụ và đội ngũ nhân viên, đồng thời các phòng ban liên quan đến CRM phải hiệu quả trong việc tiếp xúc và thu thập thông tin từ khách hàng.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm 2019-2020
Dưới đây là bảng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua hai năm 2019 –
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty CP ĐT Dịch vụ Du Lịch Việt
(Nguồn: phòng kế toán Opentour)
*Nhận xét kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Opentour
Nhìn chung, tình hình hoạt động kinh doanh tại Opentour qua hai năm 2019-
2020 là khá khó khăn Cụ thể như sau:
Kết quả nghiên cứu thực trạng quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu tư dịch vụ du lịch Việt Nam
2.2.1 Phân tích thực trạng quản trị sau khi khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu tư dịch vụ du lịch Việt Nam
Thanh quyết toán hợp đồng với KDL/ DNLH gửi khách và nhà cung cấp
Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhiều nhà cung cấp trong các lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong lĩnh vực vé máy bay Chủ yếu, công ty hợp tác với Vietjet và Bamboo Airways, nhưng cũng có thể bao gồm vé của Vietnam Airlines theo yêu cầu của khách hàng Để tiết kiệm chi phí cho các chương trình du lịch, công ty thường tận dụng các đợt khuyến mại từ các hãng hàng không Quá trình thanh toán cho vé máy bay thường được thực hiện ngay khi khách hàng đặt vé.
Công ty sẽ sắp xếp nhà cung cấp lưu trú và di chuyển tùy thuộc vào điểm đến, hiện có liên kết với hai nhà cung cấp vận tải chính là Công ty Cổ Phần Vận Tải và Du Lịch Hương Sơn cùng Công ty TNHH Vận Tải Hoàng Long Quá trình thanh quyết toán dịch vụ với hai nhà cung cấp này diễn ra vào cuối tháng, trong đó hai bên tổng hợp công nợ và khớp giữa kế toán và thanh toán vào ngày 25 hàng tháng Đối với dịch vụ khách sạn, việc lựa chọn và thanh toán sẽ được thực hiện ngay sau khi kết thúc chương trình du lịch, tùy thuộc vào điểm đến.
Công ty TNHH Đầu tư dịch vụ du lịch Việt Nam sẽ ký hợp đồng với các nhà cung cấp để đảm bảo cung cấp hàng hóa và dịch vụ du lịch đúng yêu cầu Hợp đồng quy định trách nhiệm của nhà cung cấp, mức giá dịch vụ và các khoản phạt nếu không thực hiện đúng cam kết Sau khi kết thúc chương trình, nhà cung cấp sẽ thông báo dịch vụ đã sử dụng và tổng chi phí cho người dẫn đoàn, người này có trách nhiệm tổng hợp chi phí và quyết toán với kế toán Khách hàng thường phải thanh toán một phần hoặc toàn bộ chi phí trước khi thực hiện chuyến đi, và nếu còn nợ, người dẫn đoàn sẽ thu và nộp lại cho kế toán.
Giải quyết các vấn đề phát sinh còn tồn đọng
Trong quá trình tổ chức chương trình du lịch, việc phát sinh vấn đề như mâu thuẫn giữa khách hàng và nhà cung cấp hay các vấn đề chi phí là điều không thể tránh khỏi Phòng Điều hành có trách nhiệm chính trong việc xử lý các vấn đề này và liên hệ với các phòng ban liên quan Mặc dù đã có nhiều sự cố xảy ra trong hoạt động của công ty, nhưng tất cả đều được giải quyết ổn thỏa, và công ty chưa từng gặp phải bất kỳ tin xấu nào.
Trong quá trình hoạt động của công ty, việc tổ chức các chương trình du lịch có thể gặp phải những vấn đề, đặc biệt là sự không khớp công nợ với các nhà cung cấp Để giải quyết tình trạng này, công ty cần rà soát bảng công nợ giữa hai bên để xác định nguyên nhân không khớp, liên quan đến chuyến du lịch nào Sau đó, công ty sẽ tìm lại hóa đơn và thông tin vào thời điểm đó để đối chiếu và thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Làm các báo cáo (theo mẫu)
Các mẫu báo cáo chính của công ty:
Bảng 2.3: Báo cáo chuyến đi của người dẫn đoàn
CTCP ĐẦU TƯ DỊCH VỤ DU LỊCH VIỆT NAM
PHẦN I: CHUẨN BỊ TRƯỚC CHUYẾN ĐI
1 Kế hoạch chuyến đi thực tế
2 Chuẩn bị trước khi đi
PHẦN 2: LỊCH TRÌNH CHI TIẾT CHUYẾN ĐI THỰC TẾ
Khoản mục Ghi chú Giá Số lượng Tổng
Ngoài ra, người dẫn đoàn sẽ lấy ý kiến của khách hàng theo mẫu
Bảng 2.4: Phiếu khảo sát mức độ hài lòng khách hàng
CTCP ĐẦU TƯ DỊCH VỤ DU LỊCH VIỆT NAM PHIẾU KHẢO SÁT MỨC ĐỘ HÀI LÒNG
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn quý khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi Để nâng cao chất lượng phục vụ, chúng tôi rất biết ơn nếu quý khách có thể dành ít phút để hoàn thành phiếu khảo sát dưới đây.
I Đại lý du lịch – nhân viên tư vấn, hỗ trợ
Rất hài lòng Hài lòng Không hài lòng
Dễ dàng trong việc tìm kiếm
Thái độ nhân viên Ý kiến khác:
II PHƯƠNG TIỆN DI CHUYỂN
Rất hài lòng Hài lòng Không hài lòng
Rất không hài lòng Thời gian di chuyển
Rất hài lòng Hài lòng Không hài lòng
Rất không hài lòng Giờ nhận phòng
Chất lượng phòng và trang thiết bị
Thái độ nhân viên Ý kiến khác:
(Nguồn: Phòng điều hành) Bảng 2.5: Bảng báo cáo tài chính sau khi thực hiện chương trình du lịch
CTCP ĐẦU TƯ DỊCH VỤ DU LỊCH VIỆT NAM BÁO CÁO TÀI CHÍNH SAU CHUYẾN ĐI
Chỉ tiêu Số lượng người Đơn giá Thành tiền
2 Lưu trú Địa điểm: ……… Số lượng Đơn giá Thành tiền
(có hóa đơn chi tiết kèm theo)
(có hóa đơn chi tiết kèm theo)
(Nguồn: Opentour) Nghiên cứu các báo cáo để điều chỉnh CTDL (nếu có), rút kinh nghiệm trong việc chuẩn bị và tổ chức thực hiện CTDL
Dựa vào báo cáo tài chính và phiếu khảo sát khách hàng, các nhà quản trị cấp cao sẽ điều chỉnh chương trình du lịch để phù hợp với thị hiếu khách hàng và tình hình công ty Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm diễn ra sau khi kết thúc chương trình du lịch, thường dựa trên phiếu khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng Khi phát hiện điểm chưa hài lòng, công ty sẽ phân tích báo cáo chuyến đi để tìm nguyên nhân và đề xuất phương án cải thiện Đồng thời, việc đánh giá chi phí cho mỗi chuyến đi cũng giúp xác định mức giá tour hợp lý và phát hiện các điểm lãng phí.
Thực hiện các hoạt động sau khi khách trở về: điện thoại cảm ơn khách, gửi thiệp cảm ơn, …
Công ty hiện đang áp dụng hình thức gửi email cảm ơn khách hàng sau khi họ hoàn thành chương trình du lịch Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ nhận danh sách và thông tin liên quan của khách hàng, sau đó sắp xếp gửi email cảm ơn trong vòng 1 đến 2 ngày Mẫu email cảm ơn được thiết kế chuyên nghiệp nhằm thể hiện sự tri ân đến khách hàng.
Công ty CTCP Đầu Tư Dịch vụ Du lịch Việt Nam, Hà Nội xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng đã tin tưởng và hợp tác với chúng tôi trong các chương trình du lịch Sự tin tưởng của Quý vị là yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triển và thành công của khách sạn trong thời gian qua.
Với phương châm "Vì sự hài lòng cao nhất của khách hàng", Công ty chúng tôi không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Chúng tôi coi sự ủng hộ và tin yêu của Quý khách hàng là tài sản vô giá, từ đó nỗ lực hướng tới phát triển bền vững Chúng tôi chú trọng xây dựng các chính sách chăm sóc khách hàng, mang lại giá trị thiết thực nhằm đáp ứng sự hài lòng cao nhất của Quý khách.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn Quý khách hàng đã luôn đồng hành và quan tâm đến công ty trong suốt thời gian qua Hy vọng rằng trong tương lai, chúng tôi sẽ tiếp tục nhận được sự tín nhiệm và ủng hộ từ Quý khách.
Xin chúc quý khách hàng sức khỏe, may mắn và thành công!
Hoạch toán chi phí chuyến đi giúp xác định tổng số tiền đã chi tiêu, từ đó có thể so sánh với các chuyến đi khác để đánh giá hiệu quả Bảng hạch toán chi phí chuyến đi của công ty thường được lập theo một mẫu cụ thể.
Bảng 2.5: Bảng hạch toán chi phí chuyển đổi
Chi phí Hạch toán Chứng từ
Khách hàng đặt cọc Nợ TK 111; 112
Phiếu đặt dịch vụ Hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng
Tạm ứng (nếu có) Nợ TK 141
Bảng dự trù chi phí được trưởng bộ phận và kế toán trưởng/ ban giám đốc duyệt
Giấy đề nghị tạm ứng
Phiếu chi/ ủy nhiệm chi Thuê xe
Vé tham quan, vé qua phà, vé máy bay
Hóa đơn GTGT hợp lý Các phiếu thu (liên 2) của nhà cung cấp/ xác nhận thu tiền
Cuống vé tham quan; máy bay; qua phà Chi phí lương nhân viên các bộ phận: hướng dẫn viên, nhân viên tư vấn, nhân viên kế toán
Hồ sơ xin việc Hợp đồng lao động Cam kết 02/CK-TNCN Bảng chấm công
Bảng thanh toán lương và chứng từ thanh toán lương cần phải có đầy đủ dấu và chữ ký, đồng thời cần đăng ký cho nhân viên để phục vụ quyết toán Chi phí điều hành tour bao gồm các công cụ dụng cụ cần thiết cho hướng dẫn viên và người dẫn đoàn, như trang phục, ba lô và điện thoại.
Quyết định cử người dẫn đoàn/ hướng dẫn viên Nếu là chi phí về công cụ dụng cụ cần có bảng phân bổ chi phí
Chi phí bảo hiểm cho khách du lịch
Hóa đơn GTGT Danh sách khách du lịch
Chứng từ thanh toán Chi phí khác phát sinh Nợ TK 642, 154
Hóa đơn GTGTChứng từ thanh toán
Có TK 111,112,131,141 Tour tổ chức thành công
Có TK 621, 622, 624, 154 Kết chuyển giá vốn
Có TK 154 Ghi nhận doanh thu
Thanh lý hợp đồng Quyết toán giá trị thanh toán
Xuất hóa đơn cho khách hàng
- Tất cả các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký.
- Chi phí ăn uống, tiếp khách cần có thêm bill hoặc bảng kê đi kèm.
- Đối với chi phí về lương hướng dẫn viên cần lưu ý:
+ Nếu thuê ngoài phải có mã số thuế và làm cam kết 02 đế không phải nộp bảo hiểm và không bị giữ lại thuế TNCN.
Bản hạch toán chi phí sau chuyến đi mẫu của công ty thể hiện đầy đủ các chi phí phát sinh trước và trong quá trình thực hiện chương trình du lịch, đồng thời ghi chép rõ ràng trên các tài khoản kế toán Điều này không chỉ giúp minh bạch trong việc hạch toán kế toán mà còn yêu cầu đầy đủ các chứng từ liên quan để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi.
2.2.2 Vai trò của nhà quản trị các cấp
Nhà quản trị cấp cao
Nhà quản trị cấp cao của công ty, bao gồm Giám Đốc và Phó Giám Đốc, có trách nhiệm quản lý và định hướng phát triển công ty trong tương lai Họ cũng đánh giá hoạt động của công ty dựa trên các báo cáo trước đó Bên cạnh đó, các nhà quản trị cấp cao còn giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ và đàm phán để đạt được mức giá tốt nhất.
Nhà quản trị cấp trung
Đánh giá chung về quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch của CTCP Đầu tư dịch vụ du lịch Việt Nam
Quy trình quản trị sau chương trình du lịch đã tạo ra sự nhất quán trong công việc cho toàn bộ nhân viên, giúp mọi người có khả năng thực hiện công việc điều hành tour Mỗi nhân viên đều ý thức về trách nhiệm đối với nhiệm vụ của mình, với công việc của các bộ phận được ghi rõ ràng.
“kế hoạch điều tour” của từng đoàn khách).
Hình ảnh công ty Sao Việt đã được nâng cao rõ rệt trong mắt đối tác và khách hàng Nhờ phong cách làm việc chuyên nghiệp, đội ngũ nhân viên thể hiện kỹ năng cao, tạo cảm giác thoải mái cho khách hàng Dù làm việc với bất kỳ nhân viên nào, khách hàng luôn trải nghiệm sự nhất quán và không bị rối rắm trong quá trình giao dịch.
Quy trình quản trị sau khi thực hiện chương trình du lịch cho phép nhân viên điều hành kiểm soát toàn bộ công việc đang diễn ra và chuẩn bị các phương án hiệu quả để xử lý những vấn đề phát sinh.
Chương trình du lịch của công ty phụ thuộc lớn vào các nhà cung cấp như phương tiện di chuyển, chỗ ở và dịch vụ ăn uống, điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp.
Báo cáo chuyến đi thường thiếu sót ý kiến khảo sát, dẫn đến việc không thể sử dụng làm cơ sở để điều chỉnh chương trình du lịch và đánh giá chất lượng của nhà cung cấp.
Trong báo cáo tài chính của người dẫn đoàn, thiếu hai mẫu form quan trọng là "xác nhận dịch vụ thực hiện với nhà cung cấp" và "xác nhận dịch vụ thực hiện với khách hàng" Những form này là cần thiết để HDV có chứng từ xác nhận từ đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng, giúp họ có cơ sở thanh toán với nhà cung cấp và quyết toán với đoàn sau khi kết thúc chương trình du lịch.
Quá trình chăm sóc khách hàng sau khi kết thúc chương trình của công ty hiện nay còn khá đơn giản, chỉ dừng lại ở việc gửi email Điều này không tạo được ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, dẫn đến khả năng họ sẽ không quay lại khi có nhu cầu du lịch trong tương lai.
Quy trình quản trị sau chương trình du lịch của công ty còn tồn tại nhiều lỗ hổng, đặc biệt trong việc lập và xử lý các mẫu báo cáo Hiện tại, các báo cáo mà công ty áp dụng chưa đầy đủ, thiếu sót thông tin quan trọng về nhà cung cấp và các khía cạnh khác.
Đại dịch Covid-19 đã gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành du lịch Việt Nam và toàn cầu, dẫn đến việc áp dụng lệnh giãn cách xã hội, cấm xuất nhập cảnh và hạn chế đi lại Hệ quả là nhu cầu du lịch của người dân gần như bị triệt tiêu, khiến hoạt động kinh doanh của các công ty du lịch giảm sút mạnh mẽ.
Ngành du lịch Việt Nam sở hữu tiềm năng to lớn nhưng vẫn chưa phát triển đúng mức, điều này dẫn đến những khó khăn trong việc thu hút khách du lịch trong quá trình tham quan và nghỉ dưỡng.
Công ty gặp khó khăn trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng đầy đủ dịch vụ và quản lý quy trình du lịch do hạn chế về tài chính và nhân sự Mặc dù đã triển khai chương trình đào tạo hướng dẫn viên du lịch và sử dụng mẫu báo cáo, nhưng vẫn còn nhiều sai sót trong quá trình thực hiện, dẫn đến việc nhiều báo cáo không có giá trị nghiên cứu Nguyên nhân có thể xuất phát từ sự lơ đễnh của nhân viên, đặc biệt là những người tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và lập báo cáo, đồng thời phản ánh trình độ chuyên môn còn hạn chế của đội ngũ nhân viên.
