Bài tập lớn Những sai lầm trong xác định muc tiêu của tổ chức

Cấu trúc bài tập lớn gồm 3 chương: Chương 1 Cơ sở lý luận về việc xác định mục tiêu trong tổ chức Chương này chủ yếu phân tích các khái niệm về mục tiêu và phân loại mục tiêu cũng như quá trình hình thành và xác định mục tiêu. Từ đó giúp người đọc nắm được hệ thống lý thuyết của việc xác định mục tiêu trong tổ chức. Chương 2 Thực trạng việc xác định mục tiêu trong các tổ chức hiện nay Nghiên cứu tìm ra những sai lầm thường gặp phải trong việc xác định mục tiêu của tổ chức, liên hệ với thực tế hiện nay trong các tổ chức từ đó tìm ra các ưu điểm nhược điểm, nguyên nhân dẫn đến các nhược điểm đó. Chương 3 Biện pháp khắc phục những sai lầm trong việc xác định mục tiêu trong tổ chức Từ thực trạng vấn đề nghiên cứu ở chương 2 chúng ta xây dựng các giải pháp để việc xác định mục tiêu được đúng đắn, tránh những sai lầm không đáng có.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG & LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI

NHỮNG SAI LẦM THƯỜNG GẶP PHẢI TRONG XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA TỔ

CHỨC, NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Tổ chức học

Mã phách:

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – 2021

2 Đối tượng nghiên cứu

Bài tập lớn kết thúc học phần chú trọng nghiên cứu cơ sở lý luận trong việcxây dựng mục tiêu trong tổ chức, tìm ra sai lầm trong xác định mục tiêucủa các tổchức hiện nay Từ đó xây dựng giải pháp khắc phục

3 Cấu trúc của bài tập lớn

Cấu trúc bài tập lớn gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về việc xác định mục tiêu trong tổ chức

Chương này chủ yếu phân tích các khái niệm về mục tiêu và phân loại mụctiêu cũng như quá trình hình thành và xác định mục tiêu Từ đó giúp người đọcnắm được hệ thống lý thuyết của việc xác định mục tiêu trong tổ chức

Chương 2 Thực trạng việc xác định mục tiêu trong các tổ chức hiện nay

Nghiên cứu tìm ra những sai lầm thường gặp phải trong việc xác định mục tiêu của tổ chức, liên hệ với thực tế hiện nay trong các tổ chức từ đó tìm ra các ưu điểm nhược điểm, nguyên nhân dẫn đến các nhược điểm đó

Chương 3 Biện pháp khắc phục những sai lầm trong việc xác định mục tiêu trong tổ chức

Từ thực trạng vấn đề nghiên cứu ở chương 2 chúng ta xây dựng các giải pháp để việc xác định mục tiêu được đúng đắn, tránh những sai lầm không đáng có

PHẦN NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VIỆC XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU TRONG TỔ CHỨC

1.1 Khái niệm mục tiêu

Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạt được trong tương laicho tổ chức của họ Không có mục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch

sẽ mất phương hướng Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tới mộtmục tiêu, mà thường là một hệ thống các mục tiêu phụ thuộc và ràng buộc lẫnnhau Hiện nay, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về mục tiêu, cụ thể:

Theo cuốn Sổ tay nghiệp vụ cán bộ làm công tác tổ chức nhà nước thì: Mụctiêu được định nghĩa là ý tưởng của tương lai hay kết quả mong muốn mà một haymột nhóm người đã hình dung ra, kế hoạch và cam kết để đạt được [1]

Theo Peter Drucker trong tác phẩm những vấn đề cốt yếu của quản lý thì:Mục tiêu của tổ chức là các chuẩn đích mà mọi hoạt động của bất kỳ một bộ phậnnào cũng đều phải hướng tới

Mục tiêu theo Giáo trình tổ chức học thì được định nghĩa như sau: “Mục tiêucủa tổ chức là những mục đích mà vì chúng một tổ chức được thành lập và tổ chứccần phải đạt được những mục đích đó”.[2]

Ngoài ra, mục tiêu cũng có thể hiểu là kết quả mà nhà quản lý muốn hướngđến, muốn đạt được trong tương lai tổ chức của họ Cũng có thể hiểu mục tiêu làcái đích cuối cùng cần đạt được trong một khoảng thời gian nhất định.[5]

Thiết lập mục tiêu của tổ chức nhằm xác định những thành quả cần đạt đượccủa tổ chức Trong hoạt động, mục tiêu là điều kiện cơ bản để có thể thiết kế vàvận hành tổ chức, mỗi tổ chức đều theo đuổi những mục tiêu nhất định, trên cơ sở

đó thiết kế cấu trúc của tổ chúc, xác định chức năng và nhiệm vụ của các bộ phậnhợp thành tổ chức và mối quan hệ giữa chúng để định hướng hoạt động của tổchức Mục tiêu còn là cơ sở để đánh giá tổ chức, là cơ sở để tạo sự cạnh tranh giữacác bộ phận hợp thành tổ chức và chủ động trong hoạt động của mình, là cơ sở đểxác định và điều chỉnh mục tiêu của những nhóm lợi ích trong tổ chức cho phù hợpmục tiêu của tổ chức, và là cơ sở để các cá nhân nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ củamình Mục tiêu đảm bảo hợp tác lâu dài của các thành viên tổ chức và đảm bảo sựthừa nhận tổ chức qua môi trường xã hội

Trên cơ sở các quan điểm khác nhau, có thể thống nhất cách hiểu mục tiêucủa tổ chức như sau:

“Mục tiêu của tổ chức là cái đích cần đạt tới của tổ chức Mục tiêu chi phốitoàn bộ các hoạt động của tổ chức”

Ví dụ: mục tiêu truyền thông của Starbucks: “Đưa thương hiệu StarbucksCoffee xâm nhập thì trường Việt Nam, giành phân đoạn thị trường và thu về lợinhuận.”

1.2 Phân loại mục tiêu

Hiện nay, việc phân loại mục tiêu có rất nhiều cách khác nhau Tuy nhiên,đối với tổ chức người ta thường dựa vào các tiêu chí sau:

1.2.1 Theo tiêu chí thời gian

Phân loại theo tiêu chí thời gian mục tiêu được chia thành 2 loại đó là mụctiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn

- Mục tiêu dài hạn (chiến lược) được hiểu là những mục tiêu dài hơn 1 năm,

nó có ý nghĩa lớn đối với sự thành công của tổ chức, bởi chúng chỉ ra phươnghướng, hỗ trợ cho việc đánh giá, chỉ ra những ưu tiên cần thiết, cho phép có sựphối hợp và là cơ sở cho những kế hoạch tốt

Những mục tiêu cần phải ở tầm cao, có thể đo lường được, nhất quán, hợp lí,

rõ ràng Trong những tổ chức lớn, những mục tiêu dài hạn cần được lập cho toàn tổchức và cho từng bộ phận Mục tiêu dài hạn mang tính chiến lược và là đích đếncuối cùng cho mọi hoạt động của tổ chức

Ví dụ 1: Vinamilk đặt mục tiêu doanh thu cho năm 2023 là 62.160 tỷ đồng

và lợi nhuận sau thuế là 11.240 tỷ đồng, tương ứng mức tăng trưởng doanh thu4,1% và lợi nhuận giữ ổn định so với cùng kỳ

Ví dụ 2: Tại Lucent Technologies khi mới tách khỏi tập đoàn AT&T, RichardMcGinn đã đặt 6 mục tiêu chủ yếu mag tổ chức cần đạt trong vòng ba năm tới:

1 Đạt được sự tăng trưởng hàng năm từ hai con số trở nên (10% hoặc hơn)

2 Duy trì trong nhóm chất lượng tốt nhất

3 Giảm chi phí bán hàng, chi phí quản lý và chi phí kinh doanh

4 Đầu tư vào việc nghiên cứu và phát triển ở mức độ cao với 11% doanhthu

5 Giảm tỷ suất thuế

6 Gia tăng thu nhập trên tài sản từ 5% đến 10%.

- Mục tiêu ngắn hạn, tổ chức thiết lập nên các mục tiêu ngắn hạn dựa theonguyên lý xây dựng cây mục tiêu Từ mục tiêu lâu dài, người ta soạn thảo ra cácmục tiêu ngắn hạn theo nguyên lý xây dựng cây mục tiêu, các mục tiêu ngắn hạnnày được sắp xếp thứ tự và từ đó soạn thảo ra các định hướng ưu tiên cho hoạtđộng của tổ chức ở từng lĩnh vực, từng giai đoạn

Trong hệ thống, những mục tiêu ngắn hạn của hệ thống sẽ được soạn thảothành những mục tiêu của các tổ chức hợp thành hệ thống để từ đó triển khai thànhcác nhiệm vụ thực hiện mục tiêu Trong một tổ chức không loại trừ khả năngnhững mục tiêu khác nhau có thể dẫn đến xung đột và cần quyết định những mụctiêu nào trong những điều kiện nào được ưu tiên, còn mục tiêu nào cùng trongnhững điều kiện như vậy có thể bị bỏ qua hoặc để chậm lại Đây là một cách phânloại mục tiêu theo mức độ ưu tiên mà tổ chức cần lựa chọn Dù là mục tiêu dài hạnhay ngắn hạn cũng cần đến sự chọn lựa ưu tiên

Ví dụ: mục tiêu doanh thu và lợi nhuận sau thuế của Vinamilk trong QuýI/2022 phải đạt 13.241 tỷ VNĐ và 2.597 tỷ VNĐ, tương ứng đạt 21,3% và 23,2%

kế hoạch năm

1.2.2 Theo tiêu chí tuyên bố công khai

Theo tiêu chí tuyên bố công khai thì mục tiêu cũng được chia thành 2 loại,

đó là:

- Mục tiêu chính thức là mục tiêu được công bố chính thức ra ngoài, mụctiêu này thường tuyên bố dưới dạng văn bản một cách chính thức

- Mục tiêu ngầm định hay mục tiêu không được tuyên bố, là những mục tiêu

mà các nhà quản lý không công bố công khai, chính thức Mục tiêu ngầm định sẽđược ẩn chứa trong các mục tiêu tuyên bố Mục tiêu này nếu không chú ý sẽ khôngnhận ra

Mục tiêu chính thức thì thường bao quát và đôi khi khá trừu tượng, còn mụctiêu ngầm định là những mục tiêu cụ thể hoá nhằm triển khai thực hiện trong tổchức Hai loại mục tiêu này phải phù hợp với nhau, nhưng cuộc sống đa dạng của

tổ chức khiến cho hai mục tiêu này có khi lệch nhau Mục tiêu chính thức cũngthường là mục tiêu lâu dài, còn mục tiêu thực hành thường là mục tiêu ngắn hạn

Quá trình phát triển của tổ chức thưởng làm mục tiêu thực hành có những biếnđộng phụ thuộc vào sự cạnh tranh các nhóm lợi ích trong tổ chức.

Ví dụ: mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng, với những thành viêntrong tổ chức, hoặc với cả các đối thủ cạnh tranh… thường không giống nhau Mụctiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu không được tuyên bố nhưng chúng đều chứađựng sự thật Nếu không như vậy tất nhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục

1.2.3 Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng

+ Mục tiêu định tính là những mục tiêu không thể đo lường được hoặc rấtkhó đo lường rõ ràng chính xác

+ Mục tiêu định lượng là những mục tiêu trong đó chỉ ra rõ ràng những kếtquả có thể đo lường được một cách chính xác

Ngày nay những nhà quản lý cho rằng mục tiêu định tính vẫn có thể đolường được hay lượng hóa được thông qua việc gán các chỉ số về lượng

Trong thực tế các tổ chức có thể thường gặp phải vấn đề đạt được mục tiêunày thì lại làm hỏng hay chí ít cũng làm phương hại đến mục tiêu khác

Ví dụ: như một số nhà quản lý chỉ ra rằng việc nhấn mạnh các mục tiêutrước mắt chẳng hạn như giành thị phần có thể làm giảm đi sự tập trung những nỗlực để thực hiện mục tiêu dài hạn là lợi nhuận Sự mâu thuẫn giữa các mục tiêucũng có thể đến từ các nhóm có quyền lợi khác nhau đối với tổ chức bao gồm cổđông, công nhân viên, nhà cung ứng, chủ nợ … Nhà quản lý cần phải xem xétnhằm đảm bảo hệ thống các mục tiêu phải hài hòa nhau

- Cấp trên và những nhà quản lý trực tiếp

- Những người tài trợ chính cho tổ chức

- Những người tham gia tổ chức hoặc đại biểu của họ

Việc xác lập mục tiêu là xây dựng một tập hợp các phương án hoạt động cóthể và đánh giá các phương án đó theo một thứ tự ưu tiên nào đó

Khi xác định mục tiêu phải

+ Tổng kết được thực tiễn, dự báo được xu thế phát triển chính xác

+ Xác định được tính khả thi của mục tiêu

+ Trả lời một số câu hỏi: Thời điểm xác định mục tiêu đã thích hợp haychưa? Những yêu cầu cạnh tranh có gây ra sự trì hoãn không? Mục tiêu ngắn hạn

có phù hợp với mục tiêu dài hạn không? Các nguồn lực để thực hiện mục tiêu?

Xác định mục tiêu theo SMART

R: Relevant – thích hợp:

T: Trackable – theo dõi được

Do nhiều nguyên nhân như sức ép của các nhóm lợi ích, tham vọng của tổchức và của người xác lập mục tiêu, do năng lực và bản lĩnh của nhà quản lý và

lãnh đạo mà tổ chức thường xác lập nhiều mục tiêu và rất nạn giải trong xắp xếpthứ tự ưu tiên Điều này ta có thể gặp ở bất kỳ tổ chức nào, nhất là ở nước ta hiệnnay Lúc nào các nhà quản lý cũng "tự phê bình" là đầu tư dàn trải và người ta cũngthường phê phán giới quản lý là đầu tư không tập trung Đó là biểu hiện của việc tổchức có nhiều mục tiêu mà nhà quản lý bất lực không sắp xếp được thủ tự ưu tiêncác mục tiêu

Ngoài ra, văn hoá tổ chức ảnh hưởng không nhỏ đến việc xác lập mục tiêu

và thiết lập thứ tự ưu tiên mục tiêu Mỗi tổ chức trong những trong những thờiđiểm nhất định không nên có quá nhiều mục tiêu, thường nên có trên dưới 3 mụctiêu là vừa phải, quy mô tổ chức càng nhỏ càng cần xác lập ít mục tiêu thậm chíđơn mục tiêu

Tóm lại mục tiêu tốt là một mục tiêu phải thật cụ thể, theo dõi được, thíchhợp và có thể thực hiện được trong mọi hoàn cảnh của tổ chức

Chương 2 THỰC TRẠNG VIỆC XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU TRONG CÁC TỔ CHỨC HIỆN NAY

2.1 Những sai lầm thường gặp phải trong xác định mục tiêu của tổ chức

Để xây dựng được được một tổ chức thì cần phải có mục tiêu, vì vậy việcxác lập mục tiêu cho tổ chức ngay từ ban đầu là một việc làm vô cùng quan trọng

và cũng không kém phần khó khăn đối với nhà lãnh đạo và quản lý Do đó, các nhàlãnh đạo, quản lý khi xác lập mục tiêu thường không tránh khỏi những sai lầm vàmột số sai lầm thường gặp và khá phổ biến ở các tổ chức được đề cập sau đây:

2.1.1 Xây dựng mục tiêu cao hơn khả năng thực hiện của tổ chức

Khi xây dựng mục tiêu thường người ta thường phạm sai lầm là đặt ra mụctiêu cao hơn khả năng đạt tới mục tiêu của tổ chức Sai lầm này thường do có hoàibão lớn và đưa hoài bão ấy vào tổ chức và xác lập cho nó một mục tiêu mà khôngbao giờ nó thực hiện được cuối cùng chi tiêu phí nguồn lực của tổ chức một cách

vô ích Sai lầm này không chỉ đến với những tổ chức nhỏ, không ít các quốc giacũng từng phạm sai lầm này Cuộc đại nhảy vọt của Trung Quốc vào thập niên nămmươi của thế kỷ trước là một minh chứng Có nhiều thí dụ tìm được trong nước tahơn nửa thế kỷ qua để thấy rõ hơn nữa Điều này cũng dễ hiểu vì người xác lập

mục tiêu có nhiều mơ ước lại thiếu hiểu biết thực tế và nhất là con người luôn mắccác tật là đánh giá mình cao hơn cái mình có được.

2.1.2 Xác lập đa mục tiêu cùng lúc

Sai lầm thường mắc phải là xác lập đa mục tiêu do cái gì cũng muốn mànguồn lực thì có hạn nên không làm được cái gì đến nơi đến chốn Khi có nhiềumục tiêu thì lại không sắp xếp được thứ tự ưu tiên của các mục tiêu đó Sai lầm này

do người xác lập mục tiêu thiếu năng lực và bản lĩnh hoặc thiếu thực tiễn Cũng cókhi người lãnh đạo có năng lực nhưng không đủ quyền lực cá nhân để thể hiện bảnlĩnh của mình và chịu sự chi phối của một tập thể kém hiểu biết hoặc cố tình duytrì lợi ích nhóm trong tổ chức

2.1.3 Xác lập hoặc lựa chọn sai mục tiêu

Sai lầm này thể hiện rõ năng lực của người lãnh đạo tổ chức Sự lựa chọn sai

có khi do lấy mục tiêu trước mắt thay thế cho mục tiêu lâu dài

Ví dụ: việc thành lập một phòng nghiên cứu của một Viện khoa học nhằmphát triển một hướng khoa học là mục tiêu lâu dài, nhưng để giải quyết mâu thuẫnnội bộ do một số cá nhân gây ra, Viện trưởng quyết định hình thành 2 phòng đó làmục tiêu trước mắt Lấy mục tiêu trước mắt này thay thế cho mục tiêu lâu dài nóitrên để thành lập phòng mới là một sai lầm tưởng rằng nhờ đó mà xung đột đượcgiải quyết, trái lại làm cho xung đột ngày càng lớn hơn

2.1.4 Lẫn lộn mục tiêu và phương tiện

Đây là một sai lần khi nhìn vào thực tế thì vô cùng phi lý, thế nhưng cuộcsống đa dạng và phức tạp có nhiều ví dụ về sai lầm này lắm, sai lầm nhưng lại rấtkhó nhận ra là mình đang sai lầm

Ví dụ: mục tiêu của bạn là đem đến sản phẩm chất lượng cho người tiêudùng trong và ngoài nước nhưng khát khao của bạn lại muốn tổ chức phát triểnnhanh doanh thu hàng tháng và lãi xuất cao

Sự xác lập mục tiêu như trên (hay nói cách khác những lỗi thường mắc phảikhi xác lập mục tiêu như trên ) thường có do:

+ Sức ép của các nhóm lợi ích

+ Tham vọng của tổ chức và người xác lập mục tiêu

+ Người lãnh đạo không đủ năng lực hay có đủ năng lực nhưng không đủquyền lực cá nhân để thể hiện bản lĩnh cá nhân và chịu sự chi phối của tập thể kémhiểu biết hoặc cố tình suy trì lợi ích nhóm trong tổ chức

+ Do ảnh hưởng từ văn hóa tổ chức

Do vậy, Khi xác định mục tiêu cần đảm bảo mục tiêu phải được làm rõ vềnội hàm khái niệm, cần chỉ rõ các đặc tính của mục tiêu, các loại mục tiêu Việcxác định rõ ràng mục tiêu đặt ra của tổ chức giúp cho nhà quản lý tránh được cácsai sót khi thực hiện mục tiêu

Mục tiêu rõ ràng chính là nền tàng để những người thực hiện từ nhà quản lýđến nhân viên không bị nhầm lẫn mục tiêu, không bị bóp méo mục tiêu, khôngcảm thấy khó hiểu với những mục tiêu đặt ra

Bên cạnh đó việc xác lập mục tiêu cụ thể và rõ ràng giúp cho nhà quản lý dễdàng đo lường được các mục tiêu và cụ thể hóa các mục tiêu, trành được những sailầm thường mặc phải khi xác lập mục tiêu

Ngoài những sai lầm khi đặt mục tiêu trong tổ chức trên thì vẫn còn một sốsai lầm khác như:

- Không đánh giá cao thất bại: Nếu mục tiêu bạn đặt ra quá đơn giản để đạtđược thì không còn gì là thú vị cả Tuy nhiên, thất bại là điều xác định lại nhân vậtcuối cùng Chúng cũng chứa những bài học có thể thay đổi cuộc sống của bạn theomột chiều hướng tốt hơn, nếu bạn có đủ can đảm để học hỏi từ chúng Vì vậy, đừngquá khó chịu nếu bạn không đạt được mục tiêu của mình – chỉ cần lưu ý về nơi bạn

đã đi sai và sử dụng kiến thức đó để đạt được mục tiêu lần sau

- Xác định sai động lực: Ngày nay, có khá nhiều người xem tiền bạc là độnglực làm việc duy nhất của họ Tuy nhiên, theo nhà sáng lập của BridgewaterAssociates, động lực thúc đẩy một cá nhân hoàn thành mục tiêu không nên chỉdừng ở mức tiền bạc Trên thực tế, rất nhiều doanh nhân thành công đều bày tỏquan điểm rằng, động lực làm việc của họ đến từ sự hài lòng, chứ không phải tiềnbạc CEO của Apple - Tim Cook, tỷ phú người Anh - Richard Branson hay kể cảhuyền thoại đầu tư Warren Buffett đều là những cá nhân điển hình cho số đông ủng

hộ việc tìm kiếm ý nghĩa của cuộc sống mà không phải sự giàu sang

2.2 Thực tiễn việc xác định mục tiêu trong tổ chức