Các khái niệm chung
Các khái niệm
1.1 Khái niệm về giao tiếp
Có nhiều cách phát biểu khác nhau về giao tiếp:
Theo các nhà tâm lý học xã hội, giao tiếp được hiểu là quá trình trao đổi thông tin, trong đó việc thiết lập và duy trì mối liên hệ giữa các cá nhân đóng vai trò quan trọng.
Giao tiếp, theo từ điển Tâm lý học, là quá trình thiết lập và phát triển mối liên hệ giữa các cá nhân nhằm phối hợp hành động Quá trình này bao gồm việc trao đổi thông tin, xây dựng chiến lược hoạt động thống nhất và tìm hiểu về người khác Giao tiếp có ba khía cạnh chính: giao lưu, tác động tương hỗ và tri giác, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng mối quan hệ và hiểu biết lẫn nhau.
Giao tiếp, theo Phạm Minh Hạc, là hoạt động thiết lập và duy trì các mối quan hệ giữa con người, nhằm hiện thực hóa các quan hệ xã hội.
Bác sĩ Nguyễn Khắc Viện định nghĩa giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin giữa con người thông qua ngôn ngữ nói, viết và cử chỉ Hiện nay, giao tiếp còn được hiểu là việc sử dụng một bộ giải mã, trong đó người phát tin mã hóa tín hiệu và người tiếp nhận sẽ giải mã để hiểu được ý nghĩa mà bên gửi muốn truyền đạt.
Giao tiếp là quá trình tương tác tâm lý giữa các cá nhân, cho phép họ trao đổi thông tin, cảm xúc và tri giác, đồng thời ảnh hưởng lẫn nhau.
1.2 Mô hình của giao tiếp
Có thể nói ở một góc độ nhất định thì giao tiếp là một hành vi truyền thông
Lẽ đương nhiên, dưới góc độ Tâm lý học thi hành vi truyền thông nay là truyền
10 thông mang tính chất tâm lý Có thể nhìn nhận về hành vi giao tiếp như một quá trình truyền thông phong phú và phức tạp
Mô hình truyền thông một chiều là một trong những cấu trúc cơ bản giúp chúng ta hiểu về hành vi giao tiếp Trong mô hình này, thông tin được truyền tải từ người gửi đến người nhận mà không có sự phản hồi từ người nhận, tạo nên một luồng thông tin đơn chiều Điều này có thể dẫn đến việc người nhận không có cơ hội để đặt câu hỏi hoặc bày tỏ ý kiến, gây hạn chế trong việc hiểu biết và tương tác.
Mô hình truyền thông một chiều cho phép truyền tải thông tin đến nhiều người mà không có phản hồi, thường được áp dụng trong hoạt động tuyên truyền qua các phương tiện truyền thông đại chúng như đài, báo, hoặc trong các báo cáo và thuyết trình Ngược lại, mô hình truyền thông hai chiều tạo điều kiện cho sự tương tác và phản hồi giữa người gửi và người nhận thông tin.
Mô hình giao tiếp đa chiều cho phép người gửi truyền đạt thông điệp đến người nhận qua nhiều kênh giác quan khác nhau Người nhận sẽ tiếp nhận, giải mã thông điệp và phản hồi lại, tạo nên một quá trình giao tiếp tương tác và hiệu quả.
Trong quá trình giao tiếp, sự mã hóa và giải mã có thể diễn ra liên tục, khi cả hai bên đều gửi và nhận thông điệp đồng thời Điều này cho thấy mỗi người đều đóng vai trò là người gửi và người nhận, chuyển đổi vai trò một cách linh hoạt.
Các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp
2.1.Hiểu về chính mình và hiểu về người khác
Sự tự nhận thức đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp và xây dựng mối quan hệ Nó giúp con người trả lời câu hỏi “tôi là ai”, từ đó tạo điều kiện cho việc giao tiếp hiệu quả và phù hợp với các quy chuẩn xã hội Việc nhận thức bản thân liên quan đến ngoại hình, cảm xúc, khả năng, động cơ và giá trị cá nhân, cũng như các mối quan hệ tương tác với người khác Tóm lại, tự nhận thức là quá trình xác định cái tôi của mỗi cá nhân trong bối cảnh giao tiếp.
11 quan hệ tương tác Việc xác định cái tôi của mình càng chính xác thì việc nhận ra bản thân mình càng chính xác
Trước khi giao tiếp, con người chưa hiểu rõ về nhau; do đó, việc hiểu bản thân và người khác là rất quan trọng Mối quan hệ giao tiếp cần được thiết lập với sự tin tưởng và mong muốn tạo ra sự hiểu biết chân thành Giao tiếp không chỉ là trao đổi thông tin mà còn là chia sẻ quan điểm, ý kiến và cảm xúc Sự hiểu biết lẫn nhau sẽ giúp nâng cao chất lượng giao tiếp Trong quá trình này, mỗi người sẽ dần tiết lộ những thông tin cá nhân, nhưng cũng có những điều họ chọn giữ kín, tùy thuộc vào quan niệm cá nhân Một số người cảm thấy thoải mái khi bộc lộ bản thân, trong khi những người khác lại giữ bí mật về cuộc sống riêng tư của mình.
Giao tiếp với người khác trở nên khó khăn khi chúng ta thiếu thông tin về họ, khiến cho việc tương tác trở nên không thoải mái Ngược lại, ngay cả khi có sự bộc lộ, chúng ta cũng không thể hiểu đúng về họ Đặc điểm của một người không chỉ phụ thuộc vào bản thân họ mà còn vào cách nhìn nhận của chúng ta Những điều mà người khác nhận ra có thể khác biệt với những gì chúng ta hiểu, tạo ra rào cản trong giao tiếp Trong quá trình tương tác đa chiều, việc chú ý đến những phát hiện thú vị về người khác là cần thiết, nhưng cũng cần nhận thức rằng chính họ có thể không hoàn toàn hiểu được bản thân mình.
12 tự nhận biết mình Điều này cũng dễ dẫn đến những tương tác rất phức tạp vì sự đồng điệu không diễn ra.
Mối quan hệ phức tạp giữa việc tự nhận thức và cách người khác nhìn nhận về bản thân tạo ra các tầng bậc trong cửa sổ Johari Sự tương tác này không chỉ giúp chúng ta hiểu rõ hơn về chính mình mà còn mở rộng hiểu biết về cách mà người khác đánh giá chúng ta, từ đó hình thành nên những ô cửa khác nhau trong mô hình này.
Có thể phân tích khái quát từng khu vực trên như sau:
Khu vực 1: hay khu vực tự do khu vực mở
Khu vực này phản ánh sự hiểu biết về bản thân và cách mà người khác nhìn nhận chúng ta Khi chúng ta nhận thức và xây dựng chân dung tâm lý của mình, điều này có thể khớp với hình ảnh mà người khác có về chúng ta, tạo ra hiệu ứng tích cực khi áp dụng nguyên tắc cởi mở Cởi mở đơn giản là chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc và nguyện vọng của mình với người khác Khi chủ động bộc lộ nội tâm, chúng ta giúp người khác hiểu rõ hơn về mình, đồng thời cảm thấy thoải mái và hạnh phúc Nguyên tắc giao tiếp hiện đại cho thấy sự cởi mở sẽ tạo cầu nối để người khác cũng trở nên cởi mở, từ đó thúc đẩy giao tiếp thẳng thắn và hiệu quả Sự hiểu biết lẫn nhau sẽ giúp con người xích lại gần nhau và phát triển mối quan hệ giao tiếp.
Khu vực 2, hay còn gọi là khu vực mù, đại diện cho những thông tin mà người khác biết về chúng ta nhưng bản thân chúng ta lại không nhận thức được Khu vực này chứa đựng những đặc điểm mà có thể chúng ta chưa từng nghĩ đến hoặc không nhận ra về chính mình.
Sự tương tác giữa con người có thể tạo ra ô mù, khiến chúng ta dễ dàng chủ quan về bản thân trong giao tiếp Thực tế cho thấy, con người thường bỏ sót việc tìm hiểu chính mình do những điều kiện và rào cản nhất định Một số đặc điểm tâm lý có thể tồn tại nhưng chúng ta lại không nhận ra, trong khi người khác lại thấy rõ điều đó Điều này dẫn đến việc giao tiếp có thể rơi vào khoảng không của yếu tố mù, ảnh hưởng đến sự hiểu biết lẫn nhau.
Khu vực 3, hay còn gọi là khu vực bí mật, là nơi chúng ta cất giấu những bí ẩn mà chỉ bản thân biết, trong khi người khác chưa thể hiểu được Nhu cầu che giấu và tạo dựng sự bí ẩn về bản thân có thể khiến chúng ta trở nên thận trọng Ô riêng này là tài sản của mỗi người, nhưng nếu ô riêng quá lớn, giao tiếp sẽ trở nên khó khăn hơn Việc giữ kín ô riêng mà không cho người khác tiếp cận có thể gây cản trở trong giao tiếp, vì vậy, sự cởi mở trong giao tiếp là một yêu cầu quan trọng và cần thiết.
Khu vực 4, hay còn gọi là khu vực không nhận biết, đại diện cho những khía cạnh mà cả bản thân chúng ta lẫn người khác đều không hay biết Đây là "vùng hoang" trong giao tiếp, nơi mà cảm xúc được khai thác tối đa, khiến cho việc phán đoán về diễn tiến và thông tin trong giao tiếp trở nên khó khăn và vô hình.
Khu vực mở trong cửa sổ Johari càng được nới rộng, cơ hội thành công trong giao tiếp càng cao, nhờ vào sự thẳng thắn, cởi mở và niềm tin từ cả hai phía Kỹ thuật giao tiếp hiện đại cho thấy rằng sự hết lòng sẽ tạo ra sự thoải mái và tin tưởng Để đạt được điều này, mỗi người cần mạnh dạn bộc lộ bản thân, trong khi người khác lắng nghe và phản hồi tích cực Khi nhận phản hồi, người nghe cần nghiêm túc đánh giá và trân trọng, thay vì bảo thủ hay phủ nhận Việc này giúp tạo ra sự tương tác tích cực và xây dựng mối quan hệ giao tiếp công bằng, tôn trọng lẫn nhau.
2.2.Tạo ấn tượng ban đầu trong giao tiếp Ấn tượng ban đầu trong giao tiếp là hình ảnh về đối tượng giao tiếp được hình thành trong thời gian đầu của cuộc gặp gỡ hoặc lần gặp gỡ đầu tiên Ấn tượng đầu tiên con được hiểu là những nhận xét đầu tiên của chúng ta về đối tượng khi mới gặp gỡ hoặc trong một thời gian ngắn tiếp xúc Ấn tượng đầu tiên bao gồm: thành phần cảm tình với những phán đoán về đặc điểm bên ngoài của đối tượng, thành phần lýtính với những phán đoán nhanh chống vềtính cách, khảnăng thông qua một vai dấu hiệu nhất định được tư duy “hoạt hoá” và thành phần cảm xúc với những rung cảm trực tiếp nảy sinh một cách trực khởi bằng sự tương tác ban đầu
Cảm xúc là yếu tố quyết định độ bền vững của ấn tượng ban đầu trong giao tiếp Khi cảm xúc mạnh mẽ, ấn tượng này trở nên khó phai mờ, góp phần quan trọng vào sự thành công của cuộc giao tiếp Một ấn tượng tích cực giúp cuộc trò chuyện diễn ra thuận lợi, trong khi ấn tượng xấu có thể tạo ra rào cản tâm lý, làm giảm khả năng cởi mở và dẫn đến phản ứng phòng thủ Ấn tượng ban đầu không chỉ đến từ một phía mà còn từ sự tương tác giữa hai bên, cùng những thay đổi trong cảm xúc của mỗi người Các yếu tố như trang phục, diện mạo, thần thái và cách mở đầu câu chuyện đều góp phần tạo nên cảm xúc và tín hiệu đầu tiên trong nhận thức Những hành vi ứng xử và các yếu tố cá nhân như trang sức, trang điểm cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành ấn tượng ban đầu.
Ấn tượng ban đầu rất quan trọng và dễ dàng hình thành trong những giây phút tiếp xúc đầu tiên Những gì chúng ta nghe, nhìn và cảm nhận trong khoảnh khắc này là dữ liệu thiết yếu để tạo nên ấn tượng đầu tiên Người giao tiếp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố ảnh hưởng đến cảm quan của người khác để tạo ấn tượng tích cực Đồng thời, người tham gia giao tiếp cũng nên cẩn trọng không để ấn tượng đầu tiên chi phối hay đánh giá chủ quan Khi giải quyết được vấn đề này, giao tiếp sẽ trở nên hiệu quả và thuận lợi hơn.
Nguyên tắc giao tiếp
Nguyên tắc giao tiếp là những quy tắc cơ bản mà con người thiết lập trong quá trình tương tác, nhằm mục đích trao đổi thông tin, cảm nhận và tác động lẫn nhau.
Những “điều luật” nay được đặt ra nhằm đảm bảo cho mọi hành vi và hoạt động của con người khi giao tiếp đạt được hiệu quả cao nhất
3.1.Những nguyên tắc cơ bản khi truyền đạt thông tin
Truyền đạt thông tin là chức năng cốt lõi của giao tiếp Để đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả, cần tuân thủ nguyên tắc ABC.
A: Acucuracy (chính xác): Giao tiếp thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào độ an toàn và tin cậy của thông điệp phát đi, vì vậy thông điệp phải đảm bảo chính xác cả về hình thức và nội dung Thực tiễn cho thấy rằng thông điệp càng
Hiệu quả giao tiếp tăng cao khi thông tin được truyền đạt chính xác Sự chính xác này không chỉ tạo dựng niềm tin từ người đối thoại mà còn thúc đẩy sự tín nhiệm và khả năng hợp tác giữa các bên.
B: Brevity (ngắn gọn): Thông tin truyền đạt cần ngắn gọn, súc tícch, vừa đủ Khi chọn lọc thông tin cần phải cân nhắc kỹ, chọn lựa những thông tin chứa nhiều gia trị nội dung, tránh những câu chữrườm rà, thừa thãi dễlàm rối trí người nhận
C: Clarity (rõ ràng): Thông tin truyền đạt cần rõ ràng, chuẩn xác, tránh những từ ngữ mập mờ dễ làm người nhận hiểu theo nhiều cách khác nhau Thông điệp càng rõ ràng, người nghe càng nắm bắt vấn đề một cách nhanh chóng dẫn đến hiệu quả giao tiếp càng cao. b Nguyên tắc 5C
Concise (ngắn gọn, súc tích)
Clear (rõ ràng): Thông điệp phát đi cần rõ ràng, phù hợp với trình độ và tâm thếngười nhận, giúp họ hiểu nhanh, hiểu đúng thông tin.
Thông điệp hoàn chỉnh cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để người nhận có thể giảm thiểu tối đa việc yêu cầu bổ sung thông tin Điều này giúp rút ngắn thời gian trong quá trình thu thập và truyền đạt thông tin.
Thông điệp cần được trình bày một cách ngắn gọn và súc tích, đi thẳng vào vấn đề chính Việc làm nổi bật các điểm quan trọng giúp người nhận nhanh chóng nắm bắt thông tin và hiểu rõ nội dung một cách hiệu quả.
Thông điệp cần phải chính xác cả về hình thức lẫn nội dung, không được có lỗi chính tả, sai số, ngày tháng hay sự kiện Điều này giúp người nhận tiếp thu thông tin một cách dễ dàng và tạo dựng niềm tin, sự yên tâm vào đối tác.
Lịch sự là việc truyền đạt thông điệp với nội dung cần thiết và văn phong nhã nhặn Sử dụng lời lẽ lịch thiệp và phương pháp truyền tải thông tin tôn trọng sẽ giúp người nhận cảm thấy được coi trọng.
Trong quá trình truyền đạt thông tin, việc tuân thủ các nguyên tắc ABC hoặc 5C là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả giao tiếp Những nguyên tắc này được áp dụng rộng rãi trong truyền thông, giao tiếp qua email, thư từ, điện thoại, và trong mọi khía cạnh của đời sống Thực hiện đầy đủ các nguyên tắc này không chỉ cải thiện hiệu quả giao tiếp mà còn tạo ra những hiệu ứng tích cực trong quá trình tương tác.
3.2 Một sốnguyên tắc cơ bản trong giao tiếp xã hội a Hiểu rõ đối tượng giao tiếp
Để giao tiếp hiệu quả, người giao tiếp cần xác định rõ đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp, đồng thời nhận diện những đặc điểm nổi bật của đối tượng cũng như những yếu tố khác biệt của hoàn cảnh đó.
Mỗi cá nhân trong giao tiếp đều có khung quy chiếu riêng về sinh vật, xã hội và tâm lý Việc hiểu rõ đối tác giúp người giao tiếp ứng xử hợp lý, tránh hiểu nhầm và rủi ro không đáng có Nguyên tắc này liên quan chặt chẽ đến các yếu tố tác động trong quá trình giao tiếp Do đó, để giao tiếp hiệu quả, cần hiểu rõ người đối diện, từ đó tạo ra sự tương tác tích cực và tránh sự chủ quan trong giao tiếp Bên cạnh đó, việc tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp cũng rất quan trọng.
Cuộc gặp gỡ đầu tiên luôn để lại ấn tượng sâu sắc Nếu trong năm phút đầu tiên, bạn có thể tạo được những dấu ấn tích cực và tình cảm tốt đẹp trong lòng đối phương, thì đây sẽ là nền tảng lý tưởng cho việc phát triển mối quan hệ lâu dài và hợp tác hiệu quả trong tương lai.
Danh ngôn nói rằng “Gặp nhau nhìn quần áo Tiễn nhau nhìn tâm hồn”, cho thấy việc tạo ấn tượng ban đầu đẹp đẽ cần sự kết hợp giữa hình thức và nội dung Đặc biệt, ấn tượng đầu tiên tích cực là yếu tố quan trọng giúp xây dựng mối quan hệ và dẫn đến thành công trong giao tiếp.
Phong cách giao tiế p
Theo các nhà tâm lý học Xô Viết, phong cách giao tiếp bao gồm hệ thống các phương pháp và thủ thuật mà mỗi cá nhân sử dụng để tiếp nhận và phản ứng trong các tình huống giao tiếp Những phong cách này không chỉ thể hiện sự khác biệt cá nhân mà còn giúp họ thích ứng với môi trường sống, đặc biệt là trong các mối quan hệ xã hội.
Theo Huỳnh Văn Sơn, phong cách giao tiếp được định nghĩa là một hệ thống bao gồm lời nói, cử chỉ, điệu bộ và các hành động ứng xử tương đối ổn định của mỗi cá nhân hoặc nhóm người trong quá trình giao tiếp.
Tóm lại: Phong cách giao tiếp là hệ thống phương thức ứng xử bằng:
“CỬ CHỈ, LỜI NÓI, HÀNH VI”
4.1 Đặc trưng của phong cách giao tiếp
Tính ổn định của phong cách giao tiếp thể hiện qua sự tương đồng trong cách giao tiếp của từng cá nhân hoặc nhóm người, bất kể các tình huống giao tiếp khác nhau.
Một giáo viên có phong cách giảng bài chậm rãi, ung dung và thư thái thường thể hiện cách giao tiếp tương tự trong mọi tình huống, từ bục giảng đến giao tiếp với đồng nghiệp và gia đình.
Tính ổn định của phong cách giao tiếp được quy định bởi nhiều yếu tố, trong đó cơ bản là:
- Đặc điểm thể chất cá nhân
- Đặc trưng của thời đại
Tính chuẩn mực Được quy định các chuẩn mực xã hội như:
- Đạo đức, pháp luật, lễ giáo, phong tục tập quán
- Các quy định mang tính đặc thù củacơ quan, tập đoàn, tổ chức,….
Ví dụ: Một học sinh muốn trả lời câu hỏi của thầy giáo thì câu mở đầu phải là: “ Em thưa thầy ”;
Trong giao tiếp, việc tuân thủ các chuẩn mực và quy tắc là rất quan trọng; nếu không, chúng ta có thể bị đánh giá là thiếu văn hóa, thiếu giáo dục, hỗn láo và không lịch sự.
Trong mỗi phong cách giao tiếp, bên cạnh những yếu tố cố định, còn có những yếu tố linh hoạt có thể thay đổi theo từng tình huống Những yếu tố này giúp con người điều chỉnh lời nói, cử chỉ và hành vi để phù hợp hơn với các bối cảnh giao tiếp cụ thể.
Tính linh hoạt trong phong cách giao tiếp thể hiện sự khéo léo và mềm dẻo của mỗi cá nhân, giúp họ tương tác và ứng xử hiệu quả với người khác, từ đó nâng cao chất lượng của quá trình giao tiếp.
4.2 Các loại phong cách giao tiếp a Phong cách giao tiếp độc đoán
Phong cách giao tiếp độc đoán thường dẫn đến việc các thành viên không quan tâm đến đặc điểm riêng của đối tượng, gây ra thiếu thiện chí và căng thẳng Điều này khiến người giao tiếp khó tạo dựng mối quan hệ hợp tác và chiếm được cảm tình của đối tác Mặc dù phong cách này có ưu điểm trong việc đưa ra quyết định nhanh chóng và giải quyết vấn đề kịp thời, nhưng nhược điểm lớn nhất là làm mất đi sự tự do và dân chủ trong giao tiếp, kiềm chế sức sáng tạo và giảm tính giáo dục cũng như tính thuyết phục.
Phong cách “tự do” trong giao tiếp thể hiện sự linh hoạt cao, cho phép các thành viên dễ dàng thay đổi mục đích và điều chỉnh theo ý muốn của đối tác Mặc dù phong cách này giúp thiết lập mối quan hệ nhanh chóng, nhưng cũng dễ dẫn đến việc mất đi các mối quan hệ đó do thiếu sự sâu sắc và lập trường vững vàng.
Phong cách tự do là một kiểu phong cách linh hoạt và dễ thay đổi, phù hợp với từng đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp Điểm mạnh của phong cách này là khuyến khích tính tích cực của con người, đồng thời kích thích tư duy độc lập và sáng tạo.
Nhược điểm của phong cách giao tiếp dân chủ là khó kiểm soát cảm xúc cá nhân, dễ bị ảnh hưởng hoặc bắt chước người khác, và có thể dẫn đến sự tự do thái quá trong hành vi.
Phong cách “dân chủ” trong giao tiếp khuyến khích sự nhiệt tình, thiện ý và tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên Các thành viên không chỉ biết lắng nghe mà còn quan tâm đến tâm tư của nhau, từ đó dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt đẹp Phương pháp này không chỉ tăng cường khả năng sáng tạo mà còn tạo ra sự thân thiện, gần gũi, giúp mọi người hiểu nhau hơn và xây dựng mối quan hệ hiệu quả trong công việc.
Phương pháp giao tiếp dân chủ mang lại nhiều lợi ích, nhưng nếu quá mức có thể dẫn đến việc làm mất đi sự gần gũi và thân thiện giữa các thành viên trong nhóm Điều này có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ làm việc và sự hiểu biết lẫn nhau Vì vậy, chúng ta cần rèn luyện phong cách giao tiếp dân chủ một cách hợp lý, tránh thái quá để duy trì sự kết nối tốt đẹp trong công việc.
Các phương tiện giao tiếp
Giao tiếp ngôn ngữ
Ngôn ngữ là hệ thống ký hiệu, bao gồm âm thanh và chữ viết, với ý nghĩa tượng trưng cho sự vật, hiện tượng, thuộc tính và mối quan hệ của chúng, được quy ước bởi con người để giao tiếp Nó hoạt động như một công cụ tư duy và giao tiếp xã hội, bao gồm cả ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết Để giao tiếp hiệu quả, cần chú ý đến một số vấn đề quan trọng trong việc sử dụng ngôn ngữ.
Nội dung ngôn ngữ là phương tiện để truyền đạt ý tưởng đến người nghe, giúp họ hiểu thông điệp của chúng ta Nó có hai khía cạnh: khía cạnh chủ quan, thể hiện quan điểm cá nhân, và khía cạnh khách quan, liên quan đến thông tin chung Để giao tiếp hiệu quả, chúng ta cần chú trọng đến việc làm rõ ý nghĩa mà mình muốn truyền tải.
Hiểu rõ thông điệp mà mình muốn truyền đạt là yếu tố then chốt để đạt được sự hiểu biết và thông cảm giữa các cá nhân Từ ngữ mang ý nghĩa xác định và không phụ thuộc vào ý muốn cá nhân, vì vậy việc sử dụng từ ngữ chính xác và phù hợp với bối cảnh giao tiếp là rất quan trọng.
Phát âm, giọng nói và tốc độ nói là yếu tố quan trọng giúp người nghe tiếp nhận thông tin hiệu quả trong giao tiếp Giọng nói không chỉ phản ánh nhóm xã hội và nguồn gốc địa phương của người nói mà còn bộc lộ đặc điểm nhân cách, vai trò và vị trí xã hội thông qua cách nói và giọng điệu Do đó, giọng nói còn chuyển tải thông tin về cảm xúc và thái độ trong quá trình giao tiếp.
Phong cách ngôn ngữ là cách sử dụng từ ngữ để diễn đạt ý trong giao tiếp, bao gồm lối nói thẳng, lịch sự, ẩn ý, và mỉa mai Mỗi cá nhân cần nhận thức rõ yêu cầu của từng phong cách và khéo léo áp dụng chúng trong các hoàn cảnh khác nhau để giao tiếp hiệu quả.
Có thể đề cập đến những yêu cầu cơ bản về ngôn ngữ khi muốn rèn luyện về kỹ năng giao tiếp:
+ Giọng nói phải to, rõ, dễ nghe và nếu đạt đến mức tròn vành, rõ chữ nhưng mang tính biểu cảm thì thực sự đạt yêu cầu cao
+ Phát âm cần chuẩn xác và bộc lộ được sự thiện cảm khi nói
+ Cần tuân thủ việc sử dụng ngôn từ phù hợp, sáng trong và thể hiện tính chuẩn mực, thích ứng với môi trường giao tiếp
+ Ngôn ngữ nói cần đảm bảo sự lưu loát, diễn đạt cụ thể, dễ hiểu và tạo hiệu ứng giao tiếp tích cực với đối tượng
+ Chú ý đến các yêu cầu về kỹ thuật nói trong giao tiếp như: nói hiển ngôn hàm ngôn, nói giảm, nói quá
Giao tiếp phi ngôn ngữ
Trong giao tiếp, phương tiện phi ngôn ngữ đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin và thể hiện tâm trạng, xúc cảm, tình cảm, và thái độ của người giao tiếp Các yếu tố phi ngôn ngữ thường được sử dụng bao gồm ngôn ngữ cơ thể như ánh mắt, nét mặt, nụ cười, dáng vẻ, cử động đầu, cử chỉ, tư thế, tiếp xúc thân thể, giọng nói, cùng với bối cảnh giao tiếp như khoảng cách và vị trí bàn ghế.
Nét mặt của con người thể hiện cảm xúc và theo các nhà tâm lý học, có sáu cảm xúc chính: vui, buồn, ngạc nhiên, tức giận, sợ hãi và ghê tởm Trong giao tiếp, nét mặt đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng với người khác Sử dụng đúng kiểu nét mặt có thể tạo hiệu ứng tích cực trong giao tiếp, đặc biệt là trong môi trường hàng ngày và văn phòng Nét mặt thân thiện, với nụ cười tươi và sự dễ gần, được khuyến khích để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Ánh mắt là phương tiện giao tiếp không lời quan trọng, phản ánh tâm trạng và cảm xúc của con người, đồng thời tiếp nhận thông tin từ môi trường Mỗi cái nhìn thể hiện một phần tính cách, vì vậy việc giao tiếp bằng mắt hiệu quả là rất cần thiết Để giao tiếp bằng mắt thành công, cần giữ ánh mắt nhẹ nhàng, thân thiện và nhìn thẳng vào mắt đối tượng Sử dụng đỉnh tam giác từ giữa chân mày xuống hai mắt sẽ tạo sự thiện cảm Tránh những ánh mắt cấm kỵ như soi mói, dò xét, lạnh lùng hay xem thường Yêu cầu cơ bản là duy trì ánh nhìn lâu nhất có thể trong suốt cuộc giao tiếp và hạn chế việc nhìn không đúng chỗ Ánh mắt thiện cảm thường có đồng tử nở to, trong khi ánh mắt không thiện cảm có đồng tử thu nhỏ.
Nụ cười là một phương tiện giao tiếp không lời quan trọng, thể hiện cảm xúc và tình cảm của con người Nó không chỉ phản ánh tâm trạng và tính cách của người cười mà còn có thể được sử dụng như một tín hiệu âm thanh trong giao tiếp Để hiểu đúng ý nghĩa của nụ cười, cần chú ý quan sát cả đôi mắt và khóe miệng Nụ cười chữ A thường được coi là nụ cười mang lại hiệu ứng tích cực trong giao tiếp.
Nụ cười hoàn hảo không chỉ tươi sáng mà còn thể hiện sự chuyển động của mắt, tạo cảm giác "cười bằng mắt", cùng với biểu cảm khuôn mặt hài hòa Nụ cười này phản ánh những cảm xúc tích cực như vui vẻ, ngạc nhiên và hạnh phúc, thường được thể hiện qua khẩu hình miệng chữ "a" và âm thanh vui tươi Các nghiên cứu tâm lý cho thấy khi chúng ta cười với người khác, phản ứng nhận lại thường là một nụ cười rạng rỡ Chính vì vậy, có câu ngạn ngữ Trung Hoa: “Kẻ nào không biết cười thì đừng nên mở tiệm” Tuy nhiên, nụ cười cũng cần phải phù hợp với từng tình huống, đảm bảo tính thích ứng và đúng mực.
Các kiểu cười khác nhau và kiểu cười chữ a
Dáng vẻ bề ngoài đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp phi ngôn ngữ, bao gồm hình dáng thân thể, cung cách đi đứng, trang phục và hành vi ứng xử Hình dáng thân thể, đặc biệt là chiều cao, có ảnh hưởng mạnh mẽ đến cách người khác tiếp nhận thông điệp giao tiếp Cung cách đi đứng của một người phản ánh nhiều khía cạnh như vị thế, tâm trạng, văn hóa và nhận thức bản thân Trang phục không chỉ làm nổi bật diện mạo mà còn thể hiện cá tính thông qua sự phối hợp màu sắc và kiểu dáng.
Trang phục và trang sức không chỉ phản ánh lứa tuổi, nghề nghiệp, vị trí xã hội và gu thẩm mỹ của con người mà còn đóng vai trò quan trọng trong giao tiếp, đặc biệt là trong môi trường công sở Một bộ trang phục đẹp, được phối màu hài hòa theo nguyên tắc “tông tương tông” hoặc tương phản, sẽ tạo ấn tượng tích cực Ngoài ra, việc lựa chọn trang sức và phụ kiện phù hợp cũng góp phần nâng cao hình ảnh cá nhân Đồng phục cơ quan và các biểu trưng liên quan không chỉ tạo sự đồng nhất mà còn mang lại hiệu ứng độc đáo, giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ.
Cử chỉ là sự vận động của tay chân và thân thể, thường được sử dụng để minh họa, nhấn mạnh hoặc thay thế lời nói Chúng cũng giúp con người biểu lộ cảm xúc và thái độ, nhưng đôi khi lại trở thành thói quen cá nhân Việc khéo léo sử dụng cử chỉ cần phải xem xét hiệu ứng của tư thế, thể hiện qua cách đứng, ngồi và đi lại trong giao tiếp Tư thế không chỉ phản ánh thái độ và vị thế xã hội mà còn mang đặc trưng văn hóa Người giao tiếp cần tuân thủ một số cử chỉ cấm kỵ như chỉ trỏ hoặc búng tay liên tục, cũng như những tư thế đứng chuẩn mực như đứng chân rộng gần bằng vai hoặc kiểu đứng 10h và 2h với tay xếp đều trước bụng.
31 được điều chỉnh phù hợp với từng giới tính dù rằng những yêu cầu cơ bản là nhất quán.
Tiếp xúc thân thể bao gồm nhiều hình thức như bắt tay, ôm, vỗ vai, hôn má và đẩy, và sự thể hiện này phụ thuộc vào đặc trưng văn hóa của từng quốc gia.
Cái bắt tay là một hành động xã giao phổ biến, thể hiện sự chào đón và tôn trọng Kiểu bắt tay quốc tế thường là bằng tay phải, với khoảng cách giữa hai người khoảng một cánh tay Khi bắt tay, bàn tay nên chạm sâu vào bàn tay đối phương, đồng thời giữ tư thế đỡ tay đối tượng và duy trì giao tiếp bằng mắt Phụ nữ thường có quyền chủ động trong việc bắt tay, và người quản lý cũng được phép chủ động hơn trong tình huống này.
Ôm hôn xã giao nên thực hiện bằng cách ôm hôn má chạm má, tránh việc dùng môi chạm vào má của người khác Sự chạm vai cũng chỉ nên ở mức độ tương đối để đảm bảo tính lịch sự và phù hợp trong giao tiếp.
Khoảng cách giữa các bên trong giao tiếp là yếu tố quan trọng phản ánh mối quan hệ đặc biệt giữa họ Khoảng cách này không chỉ đơn thuần là vật lý mà còn mang ý nghĩa sâu sắc trong cách thức giao tiếp với người khác.
+ Khoảng cách công cộng (>3,5m) trong tiếp xúc với người lạ
+ Khoảng cách xã giao (>1m - < 3,5m), phù hợp với tiếp xúc ở đám đông tụ tập theo nhóm
+ Khoảng cách thân mật (>0,5m -