KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP
Khái niệm giao tiếp
1.1 Định nghĩa và bản chất của giao tiếp
Giao tiếp xã hội là một hiện tượng quan trọng trong cuộc sống, đóng vai trò là nền tảng cho các hoạt động và mối quan hệ giữa con người Nó không chỉ là một dạng thức hành vi cơ bản mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả hoạt động của con người Nhiều ngành khoa học như tâm lý học, điều khiển học, ngôn ngữ học và văn hóa học đều nghiên cứu về giao tiếp, trong đó tâm lý học xã hội là lĩnh vực nghiên cứu sâu nhất Sự đa dạng trong các định nghĩa về giao tiếp phản ánh những khía cạnh khác nhau mà mỗi ngành khoa học nhấn mạnh.
Nhà tâm lý học người Mỹ Cooley định nghĩa: Giao tiếp như là một cơ chế cho các mối liên hệ của con người tồn tại và phát triển.
Giao tiếp, theo định nghĩa của nhà tâm lý học Xô viết A A Leonchiev, là một hệ thống các quá trình có mục đích và động cơ nhằm đảm bảo sự tương tác giữa cá nhân trong hoạt động tập thể Nó đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các mối quan hệ xã hội, nhân cách và tâm lý, đồng thời sử dụng các phương tiện đặc thù, chủ yếu là ngôn ngữ.
Bác sĩ Nguyễn Khắc Viện định nghĩa giao tiếp trong cuốn từ điển tâm lý học là quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua ngôn ngữ nói, viết và cử chỉ.
Ts PGS Ngô Công Hoàn định nghĩa trong cuốn Giao tiếp sư phạm rằng giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa con người, qua đó hình thành sự tiếp xúc tâm lý Giao tiếp được thể hiện qua việc trao đổi thông tin, hiểu biết, rung cảm, cũng như sự ảnh hưởng và tác động qua lại giữa các cá nhân.
Mỗi định nghĩa về giao tiếp xã hội đều phản ánh các quan điểm và mối quan tâm khác nhau, nhưng chúng đều chỉ ra những đặc điểm chung và cơ bản của giao tiếp.
- Nói đến giao tiếp là nói tới sự tiếp xúc, quan hệ tương tác giữa người với người bị quy định bởi xã hội.
- Nói tới giao tiếp là nói đến sự trao đổi, chia sẻ thong tin, tư tưởng, tình cảm bằng các phương tiện ngôn ngữ, phi ngôn ngữ.
Giao tiếp là quá trình trao đổi thông tin, suy nghĩ và cảm xúc giữa con người thông qua ngôn ngữ, cử chỉ và điệu bộ.
Giao tiếp là một quá trình phức tạp, bao gồm sự tương tác giữa các cá nhân và việc trao đổi thông tin, thái độ Nó không chỉ là sự ảnh hưởng lẫn nhau mà còn tạo ra cảm xúc và sự hiểu biết giữa mọi người.
1.2 Mục đích, yếu tố trong giao tiếp
1.3 Chức năng của giao tiếp
Chức năng giao tiếp bao gồm tất cả các quá trình truyền và nhận thông tin, nhằm thực hiện mục đích giao tiếp giữa các chủ thể Nội dung thông báo có thể liên quan đến các hiện tượng trong đời sống hàng ngày, vấn đề thời sự, hoặc tri thức mới trong các lĩnh vực khoa học Ngoài ra, thông tin còn có thể phản ánh suy nghĩ, tâm trạng, cảm xúc và thái độ của người giao tiếp.
Trong giao tiếp, mỗi người không chỉ thông báo cho nhau về một vấn đề mà còn thể hiện thái độ và quan điểm của bản thân Đồng thời, họ cũng tiếp nhận và hiểu được thái độ, quan điểm và phản ứng của người đối thoại về vấn đề đó.
Sự thông báo truyền thông tin diễn ra qua các phương tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ như cử chỉ, điệu bộ, nét mặt và tư thế Để giao tiếp hiệu quả, cả người phát và người nhận cần có chung hệ thống mã hoá và giải mã thông tin Hai bên đều là những chủ thể tích cực, thường xuyên đổi vai trò, tạo nên mối liên hệ tương tác liên tục.
Giao tiếp là quá trình quan trọng giúp cá nhân nhận thức được mục đích, nhiệm vụ và nội dung của cuộc trao đổi Nó không chỉ bao gồm việc sử dụng các phương tiện giao tiếp mà còn thể hiện khả năng hiểu biết lẫn nhau giữa các chủ thể Nhờ vào giao tiếp, tâm lý và ý thức của con người được phát triển liên tục Nếu trẻ em không giao tiếp với những người xung quanh, chúng sẽ không thể nhận thức được thế giới xung quanh mình.
Giao tiếp là quá trình quan trọng giúp con người nhận thức về thế giới xung quanh, bao gồm sự vật, hiện tượng và mối quan hệ với người khác cũng như với chính bản thân Thông qua việc tiếp nhận và xử lý thông tin, con người có thể hiểu rõ hơn về môi trường và bản thân mình.
Giao tiếp giúp con người mở rộng tầm hiểu biết, nâng cao kiến thức, kỹ năng của mình trong mọi lĩnh vực khoa học.
Khả năng nhận thức trong giao tiếp phụ thuộc vào việc huy động các giác quan để phản ánh thông tin, cũng như vào khả năng phán đoán và suy nghĩ khái quát, trừu tượng hóa các dữ liệu đã thu thập Đặc biệt, trình độ và kinh nghiệm thực tiễn của cá nhân cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
1.3.3 Chức năng điều khiển, điều chỉnh hành động
Giao tiếp không chỉ giúp cá nhân điều chỉnh hành vi của mình mà còn tác động đến hành vi của người khác thông qua quá trình nhận thức, ý chí và tình cảm Trong quá trình trao đổi thông tin, các chủ thể giao tiếp nhận thức rõ mục đích và nội dung giao tiếp, đồng thời có khả năng dự đoán kết quả Để đạt được mục tiêu mong muốn, họ thường linh hoạt điều chỉnh phương thức giao tiếp phù hợp với tình huống Điều này thể hiện khả năng thích nghi và tính linh hoạt trong phẩm chất tâm lý cá nhân, đồng thời nhấn mạnh vai trò tích cực của các chủ thể trong giao tiếp xã hội.
Giao tiếp là một quá trình có mục đích, bao gồm nội dung, đối tượng và nhiệm vụ cụ thể Trong giao tiếp cá nhân, việc lựa chọn phương thức và công cụ giao tiếp phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh là rất quan trọng Mục tiêu chính của giao tiếp là thay đổi nhận thức, thái độ và hành vi của con người, do đó, giao tiếp có thể được xem như một quá trình điều khiển.
Nguyên tắc của giao tiếp
2.1 Chấp nhận thế giới quan của người khác
Khiêm tốn không đồng nghĩa với sự tự cao tự đại; nó tạo ra sự bình đẳng và khuyến khích mọi người thể hiện nhu cầu, mong muốn và thái độ của họ Việc không áp đặt hay lấn át người khác là rất quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.
Lắng nghe họ, không cắt ngang, không tỏ thái độ chống đối, thù địch ngay cả khi họ có ý kiến trái ngược với ý kiến của mình.
Trang phục lịch sự và hài hòa là yếu tố quan trọng trong việc tạo ấn tượng ban đầu và xây dựng mối quan hệ Nó thể hiện sự tôn trọng đối với người giao tiếp Câu nói "Gặp nhau nhìn quần áo, tiễn nhau nhìn tâm hồn" nhấn mạnh rằng vẻ bề ngoài có thể ảnh hưởng đến cách nhìn nhận của người khác về chúng ta.
Cách sử dụng ngôn ngữ mang tính văn hoá, nhẹ nhàng từ tốn, không xúc phạm, không mỉa mai cạnh khoé hách dịch.
Hành vi và cử chỉ lịch thiệp thể hiện văn hóa giao tiếp tốt Cần tránh những hành động thô lỗ như liếc mắt, không chú ý đến người đối diện, hay nhìn đi chỗ khác Việc không để ý đến người nói, liên tục nhìn đồng hồ, hoặc thể hiện sự khó chịu qua nét mặt cũng là điều không nên.
Kính trọng và thừa nhận điểm mạnh của người khác, đồng thời chấp nhận những khuyết điểm của họ là điều cần thiết Nhu cầu được tôn trọng là một trong những nhu cầu cơ bản của con người, và không ai muốn bị xúc phạm Chúng ta cần tôn trọng mọi người, ngay cả khi họ có những sai sót Đối với những lỗi lầm nhỏ, hãy giữ tâm trạng hài hước, còn với những sai lầm nghiêm trọng, cần có sự tỉnh táo và thấu hiểu.
Biết kiềm chế cảm xúc Chỉ rõ khuyết điểm của con người nhưng luôn giữ thái độ tôn trong người đó.
* Nguyên tắc này còn thể hiện ở sự chấp nhận nhau, chấp nhận hoàn cảnh của nhau
Chấp nhận cả những điểm mạnh cũng như điểm tồn tại của đối tác
Mỗi người đều trải qua những hoàn cảnh khác nhau, từ hạnh phúc đến đau khổ, từ may mắn đến khó khăn Việc chấp nhận nhau trong cả những lúc vui vẻ lẫn lúc gian nan là điều cần thiết để xây dựng mối quan hệ sâu sắc và bền vững Sự đồng cảm và thấu hiểu giữa những lúc khỏe mạnh và yếu đuối sẽ giúp chúng ta gắn bó hơn.
"Sống vì mọi người, mọi người vì mình" thể hiện một cách sống và giao tiếp biết tôn trọng lẫn nhau Điều này không chỉ giúp chúng ta tránh xa sự ích kỷ mà còn khuyến khích sự quan tâm đến người khác Chúng ta cần từ bỏ tư duy cá lớn nuốt cá bé, không áp chế hay vi phạm quyền lợi của người khác, mà thay vào đó, hãy biết sống hòa nhập và hỗ trợ trong tập thể.
Các nguyên tắc giao tiếp như tôn trọng, chấp nhận và lắng nghe là những yếu tố quan trọng trong hoạt động của nhân viên xã hội Khi thực hiện tốt những nguyên tắc này, nhân viên xã hội không chỉ nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn hỗ trợ tốt hơn cho đối tượng trong việc giải quyết vấn đề.
*Kiên nhẫn và biết chờ đợi:
Sự chờ đợi trong giao tiếp giúp cả hai bên hiểu nhau hơn và nhận thức chính xác về vấn đề cần trao đổi Việc nôn nóng hay vội vàng đưa ra kết luận về một khía cạnh nào đó của đối tượng khi chưa có đủ thông tin có thể dẫn đến những đánh giá tiêu cực, ảnh hưởng xấu đến quá trình giao tiếp sau này.
Sự chờ đợi chính là tạo ra thời gian để các bên hiểu nhau và hoà nhập với nhau. 2.2 Nói rõ ràng, chính xác
Thông tin cần được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác, tránh sử dụng từ ngữ hoặc cách diễn đạt mơ hồ, có thể gây hiểu nhầm theo nhiều cách khác nhau.
Thông tin truyền đạt càng rõ ràng, dễ hiểu thì càng giảm thiểu được những rủi ro trong giao tiếp, hiệu quả giao tiếp càng cao.
Thông tin truyền đạt chính xác là nguyên tắc then chốt để đạt được giao tiếp hiệu quả Nghiên cứu cho thấy rằng, độ chính xác của thông điệp tỉ lệ thuận với mức độ thành công trong giao tiếp.
"Chính xác" không chỉ liên quan đến việc sử dụng từ ngữ đúng đắn, mà còn bao gồm việc nêu rõ sự kiện, cung cấp con số chính xác và đảm bảo khả năng thực hiện các cam kết đã đưa ra.
2.3 Vui vẻ trong giao tiếp
Cởi mở là sự bộc lộ bản thân mình với người khác.
Theo Sidney: cởi mở nghĩa là vén màn bí mật, làm cho rõ ràng, hoặc bộc lộ mình.
Tự cởi mở là hành động bộc lộ mình để người khác có thể hiểu được mình.
Cá nhân có thể chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc và kinh nghiệm của mình với người khác, bao gồm cả những cảm xúc tiêu cực như tức giận và nỗi đau Tuy nhiên, việc cởi mở không phải lúc nào cũng dễ dàng; nhiều người lo sợ bị chê cười hoặc từ chối, dẫn đến việc họ che giấu cảm xúc và tránh đối thoại Họ thường tạo ra mối quan hệ hình thức, điều này chỉ làm tăng cảm giác cô đơn và tách biệt với thế giới xung quanh.
Sự cởi mở bản thân là khả năng chia sẻ thông tin về chính mình một cách trung thực và đầy đủ, điều này rất quan trọng cho giao tiếp hiệu quả Để có thể hiểu và giao tiếp với người khác một cách chân thật, mỗi cá nhân cần phát triển khả năng cởi mở bản thân.
Cửa sổ Johari, được phát triển bởi Joseph Luft và Harry Ingham, là một công cụ hữu ích giúp hiểu rõ mối quan hệ giữa sự tự cởi mở và phản hồi xây dựng Khái niệm này cho phép xác định mức độ cởi mở của cá nhân, từ đó thúc đẩy sự giao tiếp hiệu quả và phát triển bản thân.
Cửa sổ gồm 4 ô, tượng trưng cho 4 vùng:
Mình biết Mình không biết
Vùng không biết (4)Người khác biết
Vùng 1: vùng mở, là vùng chứa đựng những thông tin về cá nhân mà bản thân họ và ngườI khác cùng biết ( ví dụ : tên tuổi, học vị, vị trí xã hội…)
Các hình thức và phong cách giao tiếp
Có nhiều cách phân loại giao tiếp và dựa vào các tiêu chí khác nhau:
3.1.1 Căn cứ vào tính chất tiếp xúc
Trong giao tiếp trực tiếp, các cá nhân tương tác với nhau mặt đối mặt trong cùng một không gian và thời gian Quá trình này bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ nói và viết, cùng với các yếu tố biểu cảm như nét mặt, giọng nói và ánh mắt, tạo nên một sự kết nối sâu sắc giữa người tham gia.
Giao tiếp trực tiếp bao gồm hai hình thức chính: đối thoại và độc thoại Đối thoại diễn ra khi các cá nhân trò chuyện, phỏng vấn hoặc bàn luận trực tiếp với nhau, tạo ra sự thay đổi trong mối quan hệ giữa các chủ thể Ngược lại, độc thoại là hình thức giao tiếp mà chỉ có một người phát biểu mà không có sự phản hồi từ người khác, như trong các buổi diễn thuyết hoặc giảng bài.
Giao tiếp gián tiếp là giao tiếp được thực hiện thông qua các phương tiện trung gian như điện thoại, thư tín, sách báo, tivi.
Trong thời đại số hiện nay, giao tiếp gián tiếp mang lại sự thuận lợi và tiết kiệm thời gian hơn so với giao tiếp trực tiếp Tuy nhiên, hình thức này lại thiếu sự sinh động và cần tuân thủ các quy tắc ngôn ngữ nói và viết, đồng thời phụ thuộc vào công nghệ Đặc biệt, trong giao tiếp gián tiếp, vai trò của các kênh phi ngôn ngữ không được phát huy đầy đủ.
3.1.2 Căn cứ vào mục đích của giao tiếp
Giao tiếp chính thức là hình thức tương tác giữa các cá nhân hoặc nhóm đại diện cho tổ chức, diễn ra theo các nghi lễ và quy định xã hội hoặc pháp luật Nội dung trong giao tiếp chính thức phải rõ ràng và súc tích, với ngôn ngữ đóng vai trò quan trọng Hình thức giao tiếp này thường được thể hiện qua các cuộc họp, thảo luận và ký kết văn bản.
Giao tiếp không chính thức là hình thức trao đổi thường được sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiếp xúc và giải trí Bầu không khí trong loại hình giao tiếp này thường thân mật và gần gũi, tạo ra sự hiểu biết lẫn nhau giữa các bên tham gia.
3.1.3 Căn cứ vào các thành phần tham gia vào giao tiếp
Giao tiếp song đôi là hình thức giao tiếp cơ bản giữa hai cá nhân, thể hiện rõ trong các mối quan hệ như gia đình, bạn bè và tình yêu Đây là loại hình giao tiếp quan trọng trong cuộc sống hàng ngày, giúp gắn kết các mối quan hệ và thể hiện sự tương tác giữa các thành viên.
Giao tiếp song đôi thường diễn ra nhanh chóng và hiệu quả nhờ vào sự tham gia của nhiều kênh thông tin cùng phản hồi tức thì Nghi thức giao tiếp trong những trường hợp này thường giản dị, gần gũi và thân thiện.
Giao tiếp nhóm là giao tiếp giữa cá nhân với nhóm hoặc giữa các thành viên trong nhóm và ngoài nhóm với nhau.
Giao tiếp nhóm yêu cầu sự tham gia của nhiều người, do đó cần có những quy định về thời gian, địa điểm và nguyên tắc cụ thể Tại trung tâm của giao tiếp nhóm là việc xây dựng mối liên kết nhằm tìm kiếm tiếng nói chung giữa các thành viên.
Giao tiếp xã hội ở quy mô quốc gia và quốc tế là một hình thức giao tiếp nhóm lớn, bao gồm sự tương tác giữa các quốc gia và tổ chức quốc tế.
3.1.4 Căn cứ vào đặc điểm nghề nghiệp:
Các loại giao tiếp này mang tính đặc trưng của một nghề nhất định
Trong giao tiếp nghề nghiệp, đặc điểm nghề nghiệp chi phối phong cách ứng xử của người tham gia, ảnh hưởng đến tính cách, hành vi, cử chỉ, tư thế và trang phục Nội dung thông tin và cách sử dụng ngôn từ trong giao tiếp cũng bị tác động bởi những đặc trưng nghề nghiệp cụ thể.
3.2 Các phong cách giao tiếp
Phong cách giao tiếp “dân chủ” thể hiện sự nhiệt tình và thiện ý của các thành viên, đồng thời tôn trọng nhân cách của đối tượng giao tiếp Các thành viên trong nhóm biết lắng nghe và quan tâm đến nhau, từ đó dễ dàng thiết lập mối quan hệ tốt đẹp dựa trên sự hiểu biết về tâm tư của từng bên.
Phong cách giao tiếp này nhấn mạnh sự bình đẳng và tôn trọng đối tượng giao tiếp, khuyến khích lắng nghe và tin tưởng lẫn nhau Nhà quản lý không chỉ nêu nhiệm vụ mà còn cung cấp kiến thức cần thiết và giải thích ý tưởng của mình, tạo cơ hội cho mọi người tham gia bàn bạc để đưa ra quyết định chính xác và khả thi Sự giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới diễn ra một cách tế nhị, lịch sự, tạo ra bầu không khí thân mật và gần gũi Phong cách này giúp giải phóng con người khỏi áp lực, kích thích tư duy sáng tạo, từ đó thúc đẩy sự phát triển văn minh trong xã hội Tuy nhiên, phong cách này có thể tiêu tốn thời gian và đôi khi làm cho quá trình bàn bạc trở nên phức tạp, đặc biệt nếu nhà quản lý thiếu quyết đoán.
Phong cách giao tiếp hiện nay đang được hình thành và phát triển, được nhân dân ủng hộ và mong muốn, đặc biệt trong bối cảnh đất nước còn nghèo nàn và lạc hậu sau nhiều năm phong kiến và thực dân Những tàn dư phong kiến vẫn còn ảnh hưởng đến tư tưởng của người dân, gây cản trở cho tự do và sức sáng tạo, nhất là trong các gia đình với tư tưởng trọng nam khinh nữ và quan hệ vợ chồng chưa bình đẳng Để hòa nhập vào thế giới văn minh, chúng ta cần khắc phục những hạn chế này bằng cách thực hiện tốt các nguyên tắc giao tiếp Phương pháp giao tiếp này có ưu điểm là tăng cường khả năng sáng tạo, tạo sự thân thiện và mối quan hệ tốt trong công việc, nhưng cũng có nhược điểm là nếu quá dân chủ có thể làm xa rời lợi ích của tập thể.
Chúng ta cố gắng rèn luyện để theo phong cách giao tiếp “dân chủ” nhưng tránh dân chủ quá trớn
Phong cách giao tiếp “độc đoán” thể hiện sự thiếu quan tâm đến đặc điểm riêng của người đối diện, dẫn đến sự thiếu thiện chí và có thể gây ra va chạm, căng thẳng trong cuộc trò chuyện Những người giao tiếp theo phong cách này thường khó tạo được thiện cảm và thiết lập mối quan hệ hợp tác, từ đó khó chiếm được cảm tình của đối tác.
Phong cách giao tiếp độc đoán tập trung vào việc hoàn thành công việc mà không chú ý đến đặc điểm cá nhân hay hoàn cảnh của người khác, thường sử dụng phương pháp cưỡng chế và ra lệnh Mặc dù phương pháp này có thể giúp đưa ra quyết định nhanh chóng và giải quyết vấn đề kịp thời, nhưng nó cũng dễ gây ra căng thẳng cho những người tham gia.
Truyền thông trong giao tiếp
4.1 Quá trình truyền thông giữa hai cá nhân
Quá trình trao đổi thông tin bao gồm nhiều thành tố quan trọng như người gửi, người nhận, thông điệp, các kênh truyền đạt thông tin, thông tin phản hồi và các yếu tố cản trở Những yếu tố này đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo sự hiệu quả của việc giao tiếp và truyền tải thông tin.
•Mã hóa là quá trình biểu đạt ý nghĩ thành lời nói, chữ viết hay đấu hiệu, ký hiệu, các phương tiện phi ngôn ngữ khác
•Kênh là phương tiện qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người người nhận
•Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi người nhận
Sau khi giải mã và hiểu rõ thông điệp, người nhận sẽ phản hồi lại người gửi, thể hiện hiệu quả của việc truyền tải thông tin.
• Trong việc truyền thông điệp và nhận sự phản hồi, thông điệp có thể bị nhiễu
4.1.2 Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân:
Hiệu quả của truyền thông phụ thuộc vào chất lượng từng khâu trong quá trình này Để thông tin được truyền đạt và tiếp nhận một cách hiệu quả, cần phải cải thiện các bước phát và nhận thông tin.
Yêu cầu đối với người phát
Muốn truyền thông có hiệu quả, trước hết người phát nhằm vào các vấn đề bằng cách trả lời câu hỏi: How? Wh- Question? (What ?, Why?, Who?, When?, Where?)
Để truyền thông hiệu quả, cần xác định rõ nội dung thông tin cần truyền, lý do tại sao phải truyền đạt, và đối tượng giao tiếp bao gồm trình độ hiểu biết, văn hóa, tuổi tác và địa vị Thời điểm bắt đầu truyền thông cũng rất quan trọng, cùng với việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp Nếu các yếu tố này không được làm rõ, quá trình truyền thông sẽ không đạt hiệu quả, khiến đối tượng không nhận được thông điệp đúng như mong đợi.
Khi thực hiện truyền thông, việc nghiên cứu kỹ nhu cầu, quyền lợi và trình độ của người nhận là rất quan trọng Nếu không xem xét ba yếu tố này, thông điệp truyền thông sẽ trở nên không cần thiết, không đáp ứng được mong đợi của đối tượng và họ sẽ không hiểu rõ nội dung mà chúng ta muốn truyền tải.
Thông tin truyền đi cần phải rõ ràng, dứt khoát và dễ hiểu để tạo ra tâm lý thoải mái, hứng thú cho người nhận Việc lặp lại thông tin bằng nhiều cách khác nhau cũng rất quan trọng để đảm bảo sự tiếp nhận hiệu quả.
Để đảm bảo hiệu quả trong việc truyền thông, người phát phải đánh giá sự tiếp nhận thông điệp thông qua việc theo dõi phản hồi từ đối tượng Trong truyền thông trực tiếp, phản hồi thể hiện qua lời nói, ánh mắt, cử chỉ và sắc diện Ngược lại, trong truyền thông gián tiếp, phản hồi được thu thập qua các cấp trung gian, bao gồm thư phúc đáp, khiếu nại và sự chấp hành từ người nhận thông điệp.
Yêu cầu đối với người nhận
Trong giao tiếp điều quan trọng là biết nghe hơn là biết nói, phải biết tiếp nhận những gì đối tác đang nói để phản ứng cho đúng đắn
Khi nhận tin chúng ta cũng nên áp dụng những vấn đề trong 6 chữ :
- Cái gì (What) (họ đang nói cái gì ? vấn đề gì ?)
- Tại sao họ nói (Why) (vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào?)
- Ai, người nào (Who) (đối tượng giao tiếp là ai, thành phần giai cấp, địa vị )
Khi nào họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối hoặc xây dựng? Thời điểm này thường xảy ra ngay sau khi nhận thông tin hoặc trong một khoảng thời gian nhất định sau đó Việc xác định thời gian phản ứng giúp đo lường mức độ quan trọng của ý kiến và phản hồi từ người dân.
- Nơi nào, ở đâu (Where) (Phản ứng của họ phát xuất ở đâu, họ nói ở đâu?)
- Bằng cách nào (How) (họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào, phương cách nào?)
Khi tiếp nhận thông tin, cần chú ý đến thái độ và tình cảm của đối tượng Việc đặt mình vào vị trí của họ giúp hiểu rõ hơn về cách họ diễn đạt, liệu có mang tính xây dựng hay phá hoại Đồng thời, cần xem xét mức độ quan tâm và cảm xúc của họ đối với vấn đề để có cái nhìn toàn diện hơn.
Để hiểu và tiếp nhận thông tin một cách chính xác, chúng ta cần gạt bỏ những mặc cảm và thành kiến cá nhân Việc làm chủ và kiềm chế cảm xúc khi lắng nghe là rất quan trọng, vì cảm xúc có thể dẫn đến việc hiểu sai hoặc tiếp nhận thông tin lệch lạc.
Để đảm bảo thông tin truyền đạt hiệu quả, ngoài việc chú trọng đến yêu cầu của người phát và người nhận, cần tập trung vào chất lượng của các kênh truyền thông và loại bỏ các yếu tố gây nhiễu.
4.2.1 Khái niệm về tổ chức nhóm:
Tổ chức là tập hợp người có cơ cấu nhất định, cùng tiến hành một hoạt động nào đó vì lợi ích chung
4.2.2 Các hình thức truyền thông trong tổ chức nhóm:
Truyền thông chính thức là hình thức truyền thông được quy định và thường là một phần của quy trình công việc trong tổ chức Các hình thức truyền thông chính thức phổ biến bao gồm báo cáo, tờ trình, thông báo và biên bản, giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và chính xác.
- Truyền thông không chính thức: người phát đi bản thông điệp đó chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt ai hay đại diện cho ai chính thức
+ Thông tin từ trên xuống
+ Thông tin từ dưới lên
+ Thông tin theo chiều ngang
•Mạng truyền thông có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của tổ chức vì chính nó là mạch máu của tổ chức Có 5 loại mạng
Mạng dây chuyền cho phép trưởng nhóm giao tiếp chỉ với một người gần nhất, đảm bảo tính chính xác cao của thông tin Tuy nhiên, phương pháp này hạn chế việc tạo ra nhiều mối quan hệ và có tốc độ truyền thông chậm.
•Mạng chữ Y: Thông tin chỉ truyền theo chiều dọc , không có trao đổi thông tin theo chiều ngang
Mạng bánh xe là một cấu trúc giao tiếp trong đó một người giữ vai trò trưởng nhóm, đảm nhận trách nhiệm liên lạc với tất cả các thành viên khác Tuy nhiên, các thành viên này không thể giao tiếp trực tiếp với nhau, mà chỉ tương tác thông qua trưởng nhóm.
•Mạng vòng tròn: Một thành viên có thể giao tiếp với hai người gần mình.
•Mạng đan chéo: tất cả thành viên đều giao tiếp được với nhau , quan hệ không bị hạn chế, tốc độ truyền thông nhanh
THỰC HÀNH CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN
Kỹ năng lắng nghe
1.1 Khái niệm, lợi ích của việc lắng nghe
Giao tiếp không chỉ đơn thuần là nói, mà còn đòi hỏi khả năng lắng nghe Để đạt được thành công trong giao tiếp, bạn cần dành hơn một nửa thời gian để lắng nghe người khác Hoạt động nghe không chỉ là một hành động vật lý mà còn là một phần tự nhiên trong cuộc sống, giúp bạn tiếp nhận mọi âm thanh và thông điệp từ người đối diện.
Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng trong giao tiếp Theo Paul Tory Rankin
Theo nghiên cứu năm 1930, trong giao tiếp bằng ngôn ngữ, con người dành 42,1% thời gian cho việc lắng nghe, 32,9% cho việc nói, 15% cho việc đọc và 11% cho việc viết Điều này cho thấy lắng nghe chiếm gần một nửa thời gian giao tiếp ngôn ngữ.
1.1.2 Lợi ích của việc lắng nghe
Trong giao tiếp, việc lắng nghe đem lại nhiều lợi ích:
Để thỏa mãn nhu cầu của người nói, việc lắng nghe là rất quan trọng, vì ai cũng mong muốn được tôn trọng Khi bạn lắng nghe, bạn không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn tạo ấn tượng tốt với người đối thoại Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và giao tiếp hiệu quả hơn.
Lắng nghe là chìa khóa để thu thập thông tin hiệu quả, vì mọi người thường có xu hướng chia sẻ nhiều hơn với những người biết lắng nghe Khi chúng ta chú ý lắng nghe người đối thoại, không chỉ giúp hiểu rõ nội dung họ truyền đạt mà còn khuyến khích họ chia sẻ nhiều thông tin hơn.
Lắng nghe người đối thoại giúp bạn hạn chế sai lầm trong giao tiếp, bởi vì khi bạn chú ý, bạn sẽ hiểu rõ những gì họ nói và mong muốn Điều này cũng cho bạn thời gian để suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi phản hồi, từ đó tránh được những sai sót do sự hấp tấp hay vội vàng.
- Tạo không khí lắng nghe nhau trong giao tiếp: điều này sẽ tạo nên không khí tôn trọng, biết lắng nghe nhau trong giao tiếp.
Lắng nghe và tôn trọng lẫn nhau là chìa khóa để giải quyết nhiều vấn đề và mâu thuẫn Khi các bên chủ động lắng nghe, họ sẽ hiểu rõ hơn về quan điểm và lập trường của nhau, từ đó xác định được nguyên nhân gây ra mâu thuẫn Việc này giúp tạo ra môi trường thuận lợi để cùng nhau đưa ra giải pháp hiệu quả nhằm xóa bỏ xung đột.
Lắng nghe mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về người khác và tình huống xung quanh Những người khôn ngoan thường là những người biết lắng nghe nhiều hơn nói, họ chỉ phát biểu khi cần thiết, điều này cho thấy sự thận trọng và hiểu biết của họ.
1.2 Các bước lắng nghe hiệu quả Để lắng nghe có hiệu quả, chúng ta phải nghe ở mức độ nghe chăm chú và đặc biệt là nghe thấu carm Muốn làm được điều đó, chúng ta cần chú ý rèn luyện một số kỹ năng sau
Để xây dựng một không khí bình đẳng và cởi mở trong giao tiếp, cần chú ý đến khoảng cách giữa bạn và người đối thoại, vị trí ngồi, tư thế cơ thể và các cử chỉ động tác của mình Những yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự thoải mái và tin tưởng trong cuộc trò chuyện.
+ Khoảng cách không quá xa (tùy vào mối quan hệ)
Tư thế giao tiếp ngang tầm đối diện rất quan trọng, bao gồm việc đứng hoặc ngồi cùng chiều cao và hướng về nhau Cần tránh tình huống một người đứng ở vị trí cao hơn hoặc thấp hơn, cũng như việc sử dụng ghế có độ cao khác nhau Ngoài ra, nên tránh khoanh tay trước ngực hoặc đút tay vào túi quần, vì những cử chỉ này thể hiện sự khép kín và không muốn tham gia vào cuộc trò chuyện.
- Kỹ năng bộc lộ sự quan tâm:
Thể hiện sự quan tâm đến người đối thoại và lời nói của họ thông qua tư thế, điệu bộ, cử chỉ và ánh mắt là rất quan trọng.
+ Tư thế dấn than: nghiêng người về phía người đối thoại;
Tiếp xúc bằng mắt là yếu tố quan trọng trong giao tiếp, giúp tạo sự chân thành và kết nối với người đối thoại Hãy nhìn vào họ một cách nhẹ nhàng, không nên tập trung vào một điểm cụ thể nào đó, mà nên bao quát toàn bộ hình ảnh của họ để thể hiện sự quan tâm và tôn trọng.
Các động tác đáp ứng như gật đầu và sử dụng tay cần được thực hiện một cách chú ý, trong khi các hành động biểu lộ sự không chú ý như bẻ tay hay mân mê một vật nào đó nên được tránh.
Nghe là một hành động tích cực, muốn nghe nhiều bạn cần biết khuyến khích người đối thoại trút bầu tâm sự bằng một số thủ thuật sau:
Để thể hiện sự am hiểu và thông cảm trong giao tiếp, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể và lời nói tích cực như: "Tôi hiểu" hay "Tôi hiểu tại sao anh nói như vậy." Những biểu hiện như ánh mắt, nét mặt, nụ cười và gật đầu cũng góp phần quan trọng trong việc tạo dựng mối liên kết và thể hiện sự đồng cảm với người đối thoại.
+ Chú ý lắng nghe và phản hồi một cách thích hợp bằng lời nói và cả điệu bộ, cử chỉ,…
Đặt câu hỏi như “Rồi sau đó ra sao?” hay “Chắc lúc đó anh giận lắm nhỉ?” không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề mà còn thể hiện sự quan tâm sâu sắc đến câu chuyện của người đối thoại.
Kỹ năng thuyết trình
2.1 Khái niệm và lưu ý khi thuyết trình
Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể: hiểu, tạo dựng quan hệ và thực hiện.
+ Trình bày : Một nhận định, quan điểm, chiến lược phát triển, lĩnh vực chuyên môn…
+ Thuyết phục: Người nghe nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, cùng suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn của mình.
2.1.2 Những lưu ý khi thuyết trình Đứng trước đám đông, thuyết trình viên phải bình tĩnh, tự tin trong ứng xử. Khi thuyết trình cần lưu ý những nguyên tắc sau:
- Nói chứ không phải là đọc bài
- Đứng thuyết trình trừ khi bị bắt buộc phảỉ ngồi nói
- Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không nên đứng một chỗ
- Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm
- Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ
- Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết
- Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn thành bài thuyết trình đúng giờ
- Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình
2.2 Phương pháp tiến hành Để có một bài thuyết trình hiệu quả trước đám đông, chúng ta nên thực hiện theo các giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: Xác định rõ mục tiêu của baì thuyết trình
- Thông qua bài thuyết trình này chúng ta muốn cung cấp thông tin gì đến khan thính giả
- Sự thay đổi nào ở khán thính giả chúng ta muốn đạt được qua bài thuyết trình (thay đổi nhận thức, thái độ hay hành vi)
Giai đoạn 2: Tìm hiểu về khán thính giả
- Cần xác định rõ khán thính giả là ai, họ có đặc điểm gì
- Họ muốn nghe gì khi đến với buổi thuyết trình
Giai đoạn 3: Xác định chủ đề và nội dung thuyết trình Để làm việc này cần sử dụng quy tắc ABC, trong đó
- Analyse – phân tích để xác định rõ chủ đề và nội dung chính của bài thuyết trình
Động não là bước quan trọng để xác định nội dung cần thuyết trình, những điểm nhấn chính trong bài thuyết trình và tìm kiếm nguồn tài liệu phù hợp.
- Choose – lựa chọn những tài liệu tốt nhất, phù hợp nhất cho bài thuyết trình và những nội dung, điểm nhấn quan trọng cần đặc biệt lưu ý
Giai đoạn 4: Phác thảo bài thuyết trình.
- Viết đề cương chi tiết cho bài thuyết trình.
- Hãy đầu tư cho phần mở đầu và phần kết thúc
Giai đoạn 5: Hoàn chỉnh bài thuyết trình
Để cải thiện bài thuyết trình, hãy đọc lại nội dung đã phác thảo và tự kiểm tra thời gian xem có phù hợp không Sau đó, hãy trình bày trước người khác và lắng nghe phản hồi của họ Đặc biệt, chú ý đến những ý kiến về chất lượng bài thuyết trình: liệu nó có hấp dẫn không? Có dễ hiểu không? Có khả năng thu hút người nghe không? Hãy ghi nhận những điểm yếu cần khắc phục để nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình.
- Trên cơ sở đó tiến hành sửa chữa, bổ sung, hoàn thiện lại bài thuyết trình
- Sử dụng những phương tiện nghe nhìn thích hợp để làm cho bài thuyết trình đạt hiệu quả cao hơn
Giai đoạn 6: Thuyết trình thử
- Hãy đọc to, truyền cảm bài diễn văn như đang diễn thuyết trước công chúng.
- Hãy chèn thêm những từ ngữ, câu chuyển ý, chuyển đoạn cho bài diễn văn sinh động, thể hiện logic chặt chẽ và có sức thuyết phục cao.
Sử dụng thẻ giấy nhỏ để ghi lại những điểm chính trong bài thuyết trình là một phương pháp hiệu quả, đặc biệt cho những người có trí nhớ không tốt Những thẻ này giúp nhấn mạnh các nội dung quan trọng và hỗ trợ người thuyết trình trong việc truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và mạch lạc.
- Thuyết trình thử kết hợp với các thẻ gợi ý (nếu có) Và những side đã được chuẩn bị
- Hãy suy nghĩ chúng ta sẽ mặc gì, trang điểm ra sao khi thuyết trình và chuẩn bị trang phục cho buổi thuyết trình đó;
- Tổng hợp lại tất cả Hãy tưởng tượng chúng ta đang diễn thuyết trước đám đông và tập dượt lại một lần nữa
Kỹ năng giải quyết xung đột
3.1 Nguyên nhân gây ra xung đột và cách quản lý xung đột
Hầu hết xung đột giữa các cá nhân xuất phát từ sự va chạm về tính cách, giao tiếp không hiệu quả và sự khác biệt trong các giá trị.
- Có thể xảy ra khi người ta không thích nhau, khi niềm tin không tồn tại và khác nhau trong suy nghĩ và diễn cảnh
- Họ có thể mẫu thuẫn khi ganh đua một chức vụ hay quyền lợi Giận dữ là trung tâm của mỗi cuộc xung đột cá nhân
3.2 Tiến trình giải quyết xung đột
Phân tích xung đột giúp làm rõ những vấn đề quan trọng đang tồn tại Mặc dù một số mâu thuẫn có thể phức tạp và liên quan đến nhiều vấn đề, nhưng nếu xem xét kỹ lưỡng, bạn sẽ nhận ra một hoặc hai điểm then chốt dẫn đến xung đột Điều này giúp bạn tập trung vào vai trò của mình và bày tỏ mối bận tâm một cách rõ ràng hơn.
Khi suy ngẫm về xung đột, hãy xem xét sự kiện hoặc thời điểm nào đã khởi nguồn cho nó Đồng thời, tự hỏi điều bạn mong muốn nhưng chưa đạt được là gì và nỗi lo mất mát nào đang ám ảnh bạn Cuối cùng, cần đánh giá xem sự giận dữ hay thất vọng của bạn có hợp lý hay không, hay có thể bạn đã phóng đại tình huống.
Trong quá trình suy ngẫm, hãy lập danh sách các vấn đề cần nhận diện và ghi chú những mục có điểm chung hoặc mối liên hệ với nhau Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xác định vấn đề cốt lõi, những điểm trùng lặp sẽ giúp bạn phát hiện ra nó một cách nhanh chóng.
3.2.2 Xác định các bên tham gia
Để giải quyết xung đột hiệu quả, việc xác định những cá nhân liên quan là rất quan trọng Hãy tự hỏi ai là người khiến bạn cảm thấy tức giận hoặc thất vọng, và liệu bạn đã bộc lộ cảm xúc đó trước mặt họ hay không Việc biết rõ đối tượng cần giao tiếp cũng quan trọng không kém so với việc xác định nội dung cần trao đổi để đạt được kết quả tích cực.
Để giải quyết mâu thuẫn hiệu quả, hãy nhìn nhận vấn đề một cách khách quan, xem xét nó như một hành vi cụ thể thay vì quy chụp cho đặc điểm cá nhân Cách tiếp cận này không chỉ giúp bạn dễ dàng xử lý tình huống mà còn bảo vệ mối quan hệ giữa hai bên Nếu không thể duy trì giao tiếp, bạn có thể quyết định không tiếp tục tương tác với người đó trong tương lai.
3.2.3 Bày tỏ băn khoăn trong lòng
Hãy chia sẻ cảm xúc và vấn đề cụ thể của bạn với đối phương, điều này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về tác động của tình huống đến bạn Việc này không chỉ giúp bạn kiểm soát cuộc trò chuyện mà còn hướng nó theo nhu cầu và cảm xúc của bản thân, thay vì sử dụng lời lẽ gây hấn có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hành vi của người khác.
Tôi cảm thấy rằng việc giao tiếp hiệu quả là rất quan trọng trong mọi mối quan hệ Tôi nghĩ rằng khi bạn chia sẻ cảm xúc và suy nghĩ của mình một cách rõ ràng, bạn sẽ giúp đối phương hiểu rõ hơn về quan điểm của mình Khi bạn mô tả có chủ đích về vấn đề, tôi thấy rằng điều này không chỉ tạo ra sự đồng cảm mà còn thúc đẩy giải pháp tích cực Tôi muốn mọi người cùng nhau lắng nghe và thảo luận để ngăn chặn những hiểu lầm không mong muốn trong tương lai.
Ví dụ: “ Tôi thấy chúng ta chưa dành đủ thời gian cho nhau” Cau này có hiệu quả tốt hơn “ Bạn lúc nào cũng không quan tâm tôi”
Khi đối diện với mâu thuẫn, việc sử dụng ngôn ngữ trung lập là rất quan trọng Thay vì sử dụng những lời lẽ kích động hay sỉ nhục, hãy chọn từ ngữ có tính chất trung lập để giữ cho cuộc trò chuyện không bị lạc đề và hướng về giải pháp Sử dụng ngôn từ phù hợp với vị trí của bạn sẽ giúp không khí buổi nói chuyện trở nên nhẹ nhàng hơn và dễ dàng tìm ra hướng giải quyết.
- Hãy thật chi tiết, cụ thể Đưa ra 2 hay 3 tình huống cụ thể để giải thích cho quan điểm điều bạn muốn đối phương hiểu
3.2.4 Hãy là người nghe chủ động
Nghe chủ động là một công cụ quan trọng trong giao tiếp hàng ngày, giúp bạn duy trì sự cởi mở và tránh xung đột Mục tiêu chính của phương pháp này là đảm bảo bạn hiểu rõ vấn đề đang được thảo luận Dưới đây là một số mẹo để trở thành người nghe chủ động và tích cực.
Tập trung vào người đối diện là rất quan trọng; hãy gạt bỏ mọi điều làm bạn phân tâm và nhắc nhở bản thân rằng những gì họ nói có giá trị Bằng cách lắng nghe cẩn thận, bạn không chỉ thu thập thông tin cần thiết mà còn tìm ra cách để giải quyết mâu thuẫn một cách hiệu quả.
- Duy trì sự kiên định (nhưng tránh thể hiện ánh mắt hung dữ).
Tránh sử dụng ngôn ngữ cơ thể thể hiện sự dò xét hay tức giận, như đảo mắt, khoanh tay, ngồi bắt chéo chân hay cười nhếch mép Hãy thể hiện rằng bạn có mặt để thu thập thông tin, không phải để phán xét, và tạo cảm giác tin cậy cho đối phương.
Để giao tiếp hiệu quả, hãy dành cho đối phương thời gian và không gian thích hợp để bày tỏ ý kiến Tránh việc cắt lời khi họ đang nói; thay vào đó, hãy ghi nhớ những nhận xét hoặc câu hỏi của bạn cho đến khi họ hoàn thành ý kiến của mình.
Để động viên đối phương, hãy sử dụng hành động và nhận xét tích cực như gật đầu nhẹ nhàng hoặc nói: “Tôi hiểu điều này gây khó khăn” Một tiếng ‘ừm’ đơn giản cũng giúp họ cảm nhận được sự ủng hộ của bạn Những lời nói và cử chỉ này không chỉ thể hiện sự thấu hiểu mà còn khuyến khích cuộc trò chuyện tiếp tục.
Thể hiện sự đồng cảm là rất quan trọng, vì nó cho thấy bạn hiểu và chia sẻ cảm xúc với người khác Điều này không chỉ thể hiện sự quan tâm mà còn nhấn mạnh rằng cả hai bên đều là những con người có cảm xúc, không phải là những cỗ máy vô tri Sự đồng cảm giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và tạo ra một môi trường giao tiếp thân thiện hơn.
Kỹ năng đặt câu hỏi
4.1 Ý nghĩa và phân loại câu hỏi
Hỏi trong giao tiếp là cách nêu vấn đề và khuyến khích thân chủ chia sẻ, giúp khám phá thông tin và nâng cao nhận thức về bản thân cũng như hoàn cảnh, từ đó tạo điều kiện cho sự thay đổi tích cực.
Hỏi trong giao tiếp là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin chi tiết về các vấn đề, mối quan hệ xã hội và mong muốn của người khác Việc tổng hợp các câu trả lời sẽ giúp cả người giao tiếp và thân chủ hình dung rõ ràng hơn về những mối quan tâm cũng như vấn đề cần giải quyết.
Hỏi trong giao tiếp là một hình thức gợi mở, không áp đặt, và được sử dụng liên tục để khuyến khích phản hồi và tự nhận thức Phương pháp này không chỉ giúp thân chủ tự thay đổi mà còn tạo ra mối quan hệ tương tác tích cực trong quá trình giao tiếp.
Tác giả C Zastrow nhấn mạnh rằng vai trò của việc hỏi rất quan trọng trong toàn bộ quá trình trợ giúp Nó không chỉ liên quan đến việc thu thập thông tin mà còn bao gồm việc khích lệ, chia sẻ và thiết lập mối quan hệ Hơn nữa, việc đặt câu hỏi giúp thân chủ xem xét và lựa chọn giải pháp phù hợp cho vấn đề của họ.
Hỏi trong giao tiếp là một hoạt động đa chức năng, không chỉ giúp thu thập và làm rõ thông tin mà còn hỗ trợ thân chủ nhận thức về cảm xúc, suy nghĩ và tiềm năng của bản thân Hành động hỏi còn giúp giao tiếp viên và thân chủ hiểu rõ hơn về mong muốn và định hướng giải quyết vấn đề Tóm lại, việc hỏi không chỉ nhằm tìm hiểu các khía cạnh mà còn khơi dậy và khám phá, giúp thân chủ suy xét hành động của mình Do đó, kỹ năng hỏi được coi là một trong những yếu tố quan trọng trong giao tiếp.
Là loại câu hỏi thường có nhiều phương án trả lời
Câu hỏi mở thường bắt đầu bằng từ hỏi như “Điều gì”, “Vì sao” hoặc kết thúc bằng “Như thế nào?”
Ví dụ:+ Điều gì làm bạn cảm thấy lo lắng?
+ Vì sao chị lại nghĩ điều đó là tốt với cháu?
+ Việc học tập của em ở trường như thế nào?
Câu hỏi mở trong giao tiếp đóng vai trò quan trọng với nhiều mục đích khác nhau Chúng thường được sử dụng để khởi đầu cuộc trò chuyện, tạo cảm giác thoải mái và khuyến khích sự chia sẻ tự do Nhờ vào việc khai thác những trải nghiệm cảm xúc và suy nghĩ của người đối diện, câu hỏi mở mang lại nhiều thông điệp phong phú hơn cả mong đợi.
Câu hỏi đóng là câu hỏi có phương án trả lời là có hoặc không hay chỉ có một phương án trả lời.
Câu hỏi đóng thường được sử dụng để thu thập thông tin cụ thể và xác định phạm vi thảo luận Ngoài ra, nó còn là một kỹ thuật hữu ích để kiểm soát những khách hàng nói nhiều, hoặc giúp khách hàng bình tĩnh trong những tình huống căng thẳng.
- Câu hỏi hướng tới cảm xúc; suy nghĩ; hành vi
Ví dụ như chị cảm thấy thế nào? Em nghĩ gì về điều đó?
Việc sử dụng các câu hỏi trong giao tiếp không chỉ giúp người tham gia tìm kiếm thông tin mong muốn mà còn tăng cường nhận thức về những diễn biến tâm lý hiện tại Các câu hỏi liên quan đến cảm xúc giúp họ phân biệt những cảm xúc lẫn lộn, trong khi những câu hỏi về suy nghĩ giúp bộc lộ những tư duy khó diễn đạt Hơn nữa, việc hỏi về hành vi giúp thân chủ nhận thức rõ hơn về ảnh hưởng và hậu quả của những hành động của mình.
Câu hỏi khai thác vấn đề giúp xác định nguyên nhân và hậu quả, trong khi câu hỏi tuyến tính khám phá vấn đề một cách toàn diện Bên cạnh đó, câu hỏi thăm dò tập trung vào một khía cạnh cụ thể, đồng thời làm rõ mối liên hệ giữa vấn đề và cách mà thân chủ đối phó với nó.
Câu hỏi tăng cường năng lực giúp khích lệ thân chủ tư duy về tiềm năng của bản thân, đồng thời xác định hướng đi rõ ràng và nhận diện những rào cản cần phải vượt qua.
Trong giao tiếp, câu hỏi có thể được chia thành hai loại chính: câu hỏi trực tiếp và câu hỏi gián tiếp, mỗi loại phục vụ cho những mục đích khác nhau như khẳng định thông tin hoặc thăm dò ý kiến Việc lựa chọn loại câu hỏi phù hợp phụ thuộc vào mục đích cụ thể của người hỏi và loại thông tin mà họ muốn làm rõ.
- Biểu hiện cụ thể của sử dụng câu hỏi kỹ năng:
Sử dụng linh hoạt các loại câu hỏi như câu hỏi mở bắt đầu bằng các từ như "cái gì", "điều gì", hoặc kết thúc bằng "như thế nào", "ra sao", cùng với câu hỏi trực tiếp nhằm khai thác cảm xúc và bản thân đối tượng là rất quan trọng.
+ Không nên sử dụng nhiều câu hỏi đóng
+ Tránh sử dụng nhiều câu hỏi bắt đầu bằng tại sao / vì sao.
+ Tránh sử dụng câu hỏi đa nghĩa, câu hỏi có nhiều từ hỏi dễ tạo cảm giác bị hỏi dồn dập.
4.2 Các bước chuẩn bị và thực hiện
Hỏi là một công cụ quan trọng để làm rõ vấn đề, và việc tạo ra một môi trường an toàn cho việc hỏi là điều cần thiết Khi đặt câu hỏi, cần chú ý đến loại câu hỏi, thái độ, nội dung và cách thức hỏi, tất cả những yếu tố này góp phần hình thành kỹ năng hỏi hiệu quả Hiệu quả của việc hỏi được đánh giá qua khả năng khám phá những khía cạnh sâu xa mà người được hỏi có thể không muốn đề cập hoặc chưa nhận thức được.
Những thông tin cần lưu ý khi hỏi:
- Hỏi về cảm xúc, suy nghĩ, hành vi của đối tượng, không chỉ hỏi về diễn biến nguyên nhân vấn đề.
- Hỏi về thông tin liên quan hiện tại chứ không chỉ về quá khứ.
- Không né tránh hỏi về cảm xúc, hay vấn đề “tế nhị”.
- Hỏi về suy nghĩ, mong muốn, nhu cầu và hướng giải pháp của chính đối tượng.
- Chú ý hỏi những điều đối tượng quan tâm.
Tần suất hỏi là yếu tố quan trọng cần xem xét; hỏi quá nhiều không nhất thiết là tốt Việc đặt nhiều câu hỏi liên tiếp có thể khiến thân chủ cảm thấy choáng ngợp và khó khăn trong việc trả lời Nếu thân chủ có phản hồi, thông tin thu được có thể không đáng giá Do đó, nên hỏi một cách vừa phải, từng câu một, và chú ý đến phản ứng của họ khi đặt câu hỏi.
Thời điểm và loại hình câu hỏi cần được điều chỉnh phù hợp với từng giai đoạn trong quá trình tham vấn, nhằm hỗ trợ thân chủ từ việc mô tả vấn đề đến việc khám phá và thực hiện các giải pháp hiệu quả.