ĐĂNG NHẬP CHƯƠNG TRÌNH
Địa chỉ truy cập
Để sử dụng chương trình, dùng trình duyệt Google Chrome, Cốc Cốc truy cập vào địa chỉ phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ
Giao diện đăng nhập chương trình hiển thị:
Tại hộp thoại Đăng nhập người sử dụng đăng nhập theo Tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp
Tuỳ vào từng đối tượng truy nhập, chương trình sẽ ẩn hiện một số chức năng theo nhóm và theo một số quyền do người quản trị cấp.
Sử dụng font UNICODE làm việc với chương trình.
Các phần chính của màn hình làm việc
Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:
Theo dõi công việc UBND tỉnh: Những công việc do UBND tỉnh giao
Theo dõi công việc: Những công việc đang thực hiện.
Công việc hoàn thành: Công việc đã kết thúc.
Thống kê báo cáo: Thống kê công việc đã kết thúc, chưa kết thúc, tổng hợp.
Phần chức năng: Có bộ đếm số lượng các công việc theo tình trạng xử lý.
Văn bản chỉ đạo: Bao gồm các văn bản chờ phân công hoặc đã phân công của cá nhân
Nhiệm vụ chung chính bao gồm các nhiệm vụ được phân công cho các đơn vị thực hiện, được mô tả trong bảng phân công chỉ đạo Các nhiệm vụ này bao gồm nhiệm vụ trong ngày, nhiệm vụ cần xử lý gấp trong 2 ngày, nhiệm vụ không ấn định thời hạn, nhiệm vụ hủy kết thúc, nhiệm vụ trả lại và nhiệm vụ quan trọng Nhiệm vụ trong ngày là những nhiệm vụ giao/nhận trong ngày, trong khi nhiệm vụ cần xử lý gấp là những văn bản có thời hạn 2 ngày Nhiệm vụ không ấn định thời hạn là những văn bản không có thời gian xử lý cụ thể, và nhiệm vụ hủy kết thúc cho phép cán bộ theo dõi việc hủy kết quả xử lý Danh sách nhiệm vụ trả lại hiển thị những văn bản đã được trả lại cho đơn vị để tiếp tục xử lý, trong khi nhiệm vụ quan trọng được đánh dấu bằng dấu * Cuối cùng, toàn bộ nhiệm vụ đang xử lý bao gồm tất cả các nhiệm vụ chưa hoàn thành.
Nhiệm vụ theo hạn được phân loại thành bốn nhóm chính: Thứ nhất, nhiệm vụ chưa xử lý trong hạn, là những nhiệm vụ đã được giao nhưng chưa được thực hiện và vẫn còn thời gian hoàn thành Thứ hai, nhiệm vụ chưa xử lý quá hạn, là những nhiệm vụ đã quá thời gian hoàn thành nhưng vẫn chưa được xử lý Thứ ba, nhiệm vụ đang xử lý trong hạn, là những nhiệm vụ đang trong quá trình thực hiện và chưa đến hạn Cuối cùng, nhiệm vụ đang xử lý quá hạn, là những nhiệm vụ đang được cập nhật nhưng đã vượt quá thời gian quy định.
Nhiệm vụ theo định kỳ cho phép người dùng thiết lập thời hạn tự động cho các công việc Ví dụ, nếu hạn xử lý được đặt là 10-9-2013, thì sau một tháng, hạn sẽ tự động chuyển sang 10-10-2013 Tương tự, với nhiệm vụ theo quý, nếu hạn xử lý được chọn là 9-7-2013 (tháng 7 thuộc quý 3), thì khi chuyển sang quý 4, hạn sẽ tự động thay đổi thành 9-10-2013.
2013) Nhiệm vụ theo năm: sẽ tự động gia hạn theo năm Nếu văn bản có hạn là 1-1-2013 thì 1 năm sau: hạn xl sẽ là 1-1-2014.
Bài viết này đề cập đến các loại nhiệm vụ trong quản lý công việc Đầu tiên, có nhiệm vụ chưa xử lý trong hạn, tức là các nhiệm vụ đã được giao nhưng chưa được thực hiện và vẫn còn thời gian hoàn thành Tiếp theo là nhiệm vụ chưa xử lý quá hạn, là những nhiệm vụ đã quá thời gian hoàn thành mà vẫn chưa được xử lý Thứ ba, nhiệm vụ đang xử lý trong hạn là những nhiệm vụ đang trong quá trình thực hiện, chưa kết thúc và chưa quá hạn Cuối cùng, nhiệm vụ đang xử lý quá hạn là các nhiệm vụ hiện tại đang được cập nhật nhưng đã vượt quá thời gian hoàn thành.
Tra cứu văn bản: tra cứu chung, bao gồm các nhiệm vụ đang xử lý, đã kết thúc.
VĂN THƯ
Công việc 1: Tạo mới Văn bản chỉ đạo điều hành của đơn vị từ Văn bản đến
a) Vào sổ văn bản đến
Vào phần mềm QLVB&HSCV chọn Văn bản đến/Thêm mới
Nhập các thông tin cơ bản, đính kèm tệp nội dung: Sổ văn bản, ký hiệu văn bản, loại văn bản, trích yếu, người ký, người soạn thảo.
Sau đó ấn Ghi lại (F8) để lưu văn bản. a) Chuyển thành văn bản chỉ đạo điều hành
Sau khi lưu văn bản, chọn nút Chuyển sang CĐĐH
Sau khi nhấn nút Chuyển CĐĐH, hệ thống sẽ tự động chuyển văn bản sang hệ thống Theo dõi thực hiện nhiệm vụ Cán bộ Tổng hợp của Văn phòng HĐND – UBND sẽ truy cập vào hệ thống này để tạo bảng phân công Giao diện sẽ hiển thị như sau:
Cán bộ Tổng hợp sẽ đảm nhiệm chức năng VBCĐ chưa phân công của cơ quan Để phân công giải quyết văn bản, cán bộ này sẽ tích chọn từng văn bản và tạo bảng phân công.
Công việc 2: Tạo mới Văn bản chỉ đạo điều hành của đơn vị từ Văn bản đi
a) Vào sổ văn bản đi
Vào phần mềm QLVB&HSCV chọn Văn bản đi/Thêm mới
Nhập các thông tin cơ bản, đính kèm tệp nội dung: Sổ văn bản, ký hiệu văn bản, loại văn bản, trích yếu, người ký, người soạn thảo
Với các Văn bản cần theo dõi nhiệm vụ/ Văn thư chọn nút Chuyển CĐĐH,
Sau khi nhấn nút Chuyển CĐĐH, hệ thống sẽ tự động chuyển văn bản sang hệ thống Theo dõi thực hiện nhiệm vụ Cán bộ Tổng hợp của Văn phòng HĐND – UBND sẽ truy cập vào hệ thống này để tạo bảng phân công Giao diện của phần mềm sẽ hỗ trợ quá trình chuyển văn bản và theo dõi nhiệm vụ một cách hiệu quả.
CHUYÊN VIÊN THEO DÕI
Công việc 1: Thêm mới nhiệm vụ
Mục đích: Chức năng này cho phép chuyên viên Tổng hợp Văn phòng
HĐND và UBND huyện sẽ trực tiếp bổ sung nhiệm vụ và lập bảng phân công cho các đơn vị liên quan Quy trình thực hiện bao gồm việc đăng nhập vào phần mềm theo dõi nhiệm vụ và chọn mục Nhập mới.
Văn bản chỉ đạo để thực hiện việc lập bảng phân công nhiệm vụ giao cho các đơn vị thực hiện:
Tại giao diện này, người dùng có thể nhập các thông tin liên quan: Số văn bản, Trích yếu,….Nhấn Lưu (F8) để lưu các thông tin đã thực hiện
Sau khi lưu lại các thông tin liên quan, chọn Tạo/ Hiệu chỉnh bảng phân công để phân công nhiệm vụ tới các đơn vị
Tại trường Đơn vị thực hiện, chỏ chuột vào mũi tên và chọn các đơn vị thực hiện nhiệm vụ
Nhập thời hạn hoàn thành với văn bản chỉ đạo có hạn hoặc không có hạn thì đánh dấu Không ấn định hạn trả lời.
Tại trường, nội dung công việc yêu cầu nhập thông tin cho từng đơn vị thực hiện Sau mỗi lần phân công, hãy ấn nút Cập nhật để lưu nhiệm vụ và gửi đến các đơn vị đã chọn.
Nhiệm vụ sẽ được lưu lại như hình dưới:
2 Công việc 2: Phân công các VBCĐ chưa phân công của cá nhân (Đối với các nhiệm vụ giao cho các đơn vị xử lý do cán bộ Tổng hợp tự Nhập mới)
Chức năng này cho phép chuyên viên Văn phòng UBND huyện cập nhật thông tin bảng phân công công việc cho các văn bản được giao theo dõi Để thực hiện, chuyên viên cần đăng nhập vào phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ và chọn mục VBCĐ chưa phân công của cá nhân (n) để lập bảng phân công nhiệm vụ cho các đơn vị.
Chọn văn bản để phân công bằng cách chỏ chuột vào trích yếu văn bản
Giao diện tạo bảng phân công hiển thị
Chọn Tạo/ Hiệu chỉnh bảng phân công để phân công nhiệm vụ tới các đơn vị
Tại trường Đơn vị thực hiện, chỏ chuột vào mũi tên và chọn các đơn vị thực hiện nhiệm vụ
Nhập thời hạn hoàn thành với văn bản chỉ đạo có hạn hoặc không có hạn thì đánh dấu Không ấn định hạn trả lời.
Tại trường, công việc yêu cầu nhập thông tin cho từng đơn vị thực hiện Sau mỗi lần phân công, hãy ấn nút Cập nhật để lưu nhiệm vụ và gửi đến các đơn vị đã được chọn.
Nhiệm vụ sẽ được lưu lại như hình dưới:
3 Công việc 3: Phân công các văn bản giao nhiệm vụ chưa phân công của cơ quan (Các văn bản được Văn thư chuyển từ hệ thống Quản lý hồ sơ công việc sang hệ thống Theo dõi thực hiện nhiệm vụ)
Chức năng này cho phép chuyên viên Văn phòng HĐND-UBND huyện cập nhật trực tiếp thông tin bảng phân công công việc cho các văn bản cần theo dõi nhiệm vụ Để thực hiện, người dùng cần đăng nhập vào phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ và chọn mục VBCĐ chưa phân công của cơ quan (n) để lập bảng phân công nhiệm vụ cho các đơn vị.
Chọn văn bản để phân công bằng cách chỏ chuột vào bất kỳ chỗ nào trong dòng chứa nội dung tóm tắt của văn bản
Giao diện tạo bảng phân công hiển thị
Chọn Tạo/ Hiệu chỉnh bảng phân công để phân công nhiệm vụ tới các đơn vị
Tại trường Đơn vị thực hiện, chỏ chuột vào mũi tên và chọn các đơn vị thực hiện nhiệm vụ
Nhập thời hạn hoàn thành với văn bản chỉ đạo có hạn hoặc không có hạn thì đánh dấu Không ấn định hạn trả lời.
Tại trường, nhiệm vụ của bạn là nhập yêu cầu cho từng đơn vị thực hiện Sau mỗi lần phân công, hãy ấn nút Cập nhật để lưu nhiệm vụ và gửi đến các đơn vị đã chọn.
Nhiệm vụ sẽ được lưu lại như hình dưới:
4 Công việc 4: Theo dõi tình hình xử lý của đơn vị
Chuyên viên có khả năng theo dõi tiến độ xử lý của đơn vị thông qua tình trạng các nhiệm vụ được cập nhật Thông tin này được sắp xếp một cách rõ ràng tại Tab Theo dõi công việc, giúp dễ dàng quản lý và nắm bắt tình hình thực hiện nhiệm vụ.
Công việc 3: Theo dõi tình hình xử lý của đơn vị
Mỗi đơn vị được phân công quyền xem, tra cứu, trao đổi và kết thúc công việc của mình, đồng thời có quyền thống kê và báo cáo kết quả công việc mà đơn vị đó thực hiện.
Phần việc của đơn vị gồm có 3 mục chính:
1 Công việc 1: Cập nhật xử lý và kết thúc xử lý nhiệm vụ công việc do UBND huyện giao Đơn vị vào nhận nhiệm vụ và tiến hành cập nhật xử lý nhiệm vụ
Chọn Tab Theo dõi công việc\ Nhiệm vụ trong ngày hoặc các thông báo nhắc việc khác
ĐƠN VỊ THỰC HIỆN
Công việc 1: Cập nhật xử lý và kết thúc xử lý nhiệm vụ công việc do UBND huyện giao
Đơn vị vào nhận nhiệm vụ và tiến hành cập nhật xử lý nhiệm vụ
Chọn Tab Theo dõi công việc\ Nhiệm vụ trong ngày hoặc các thông báo nhắc việc khác
Chọn văn bản và ấn nút Cập nhật kết quả hoặc Cập nhật xử lý
Có 2 hướng xử lý: Xử lý bằng văn bản hoặc tóm tắt quá trình xử lý
TH1: Cập nhật tiến độ, nút cập nhật tiến độ có 2 ý nghĩa như sau:
Để đảm bảo hiệu quả trong việc giải quyết nhiệm vụ, cần thiết phải trao đổi thông tin giữa đơn vị thực hiện và Văn phòng HĐND-UBND huyện Trong trường hợp thiếu thông tin, các bên nên làm rõ nội dung cần thiết và đề nghị cung cấp mẫu báo cáo phù hợp để hỗ trợ quá trình làm việc.
Cập nhật tiến độ công việc là yếu tố quan trọng để theo dõi quá trình giải quyết nhiệm vụ của đơn vị Đối với các công việc cần báo cáo theo tuần, quý hoặc tháng, nút Cập nhật tiến độ cho phép đơn vị thực hiện nhiệm vụ cập nhật thông tin theo từng giai đoạn thời gian cụ thể.
Giao diện sau khi chọn nút Cập nhật
Tóm tắt nội dung xử lý, đính kèm file xử lý (nếu có) và ấn Cập nhật để lưu quá trình xử lý
TH2: Chọn Cập nhật kết quả
Cập nhật thông tin văn bản báo cáo và ấn nút Kết thúc
Kết quả xử lý của đơn vị cho thấy rằng đơn vị có quyền kết thúc công việc bằng cách nhập thông tin xử lý, kèm theo văn bản đính kèm Thông tin này sẽ được lưu vết, và nhiệm vụ sẽ được chuyển sang phần Công việc hoàn thành.
Lưu vết quá trình xử lý:
Công việc 2: Cập nhật xử lý văn bản hủy kết thúc
Đối với các văn bản bị hủy kết thúc xử lý bởi cán bộ theo dõi, có thể do nhiều nguyên nhân như: lãnh đạo chưa đồng ý kết thúc, đơn vị kết thúc nhầm văn bản hoặc cần tiếp tục xử lý khi phát sinh công việc Trong những trường hợp này, đơn vị có thể xem lại các văn bản để cập nhật và hoàn tất xử lý.
Các bước thao tác như sau:
Vào Theo dõi công việc/Nhiệm vụ hủy kết thúc
Mở văn bản để cập nhật và kết thúc xử lý Ấn nút Cập nhật kết quả để tiếp tục xử lý nhiệm vụ của đơn vị
Theo dõi thông tin yêu cầu thực hiện lại nhiệm vụ của đơn vị:
Công việc 3: Tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ của đơn vị
Các đơn vị chỉ có quyền tra cứu và tìm kiếm các văn bản mà họ được phân công, không được phép truy cập hay tìm kiếm văn bản của các đơn vị khác.
Để xem chi tiết các nhiệm vụ theo trạng thái như quá hạn, đúng hạn và không hạn, bạn cần chọn chức năng Thống kê báo cáo theo đơn vị và thời gian Sau đó, nhấp vào các mục tương ứng để hiển thị thông tin chi tiết trên màn hình.
Đơn vị cũng có thể tra cứu theo các tiêu chí:
Sau khi lựa chọn tiêu chí tra cứu, kết quả sẽ như sau:
Chú thích các nút lệnh:
(1): Trang đầu(2): Trang trước(3): Trang sau(4): Trang cuối(5): Thu gọn(6): Mở rộng
LÃNH ĐẠO CHỈ ĐẠO
Công việc 1: Chỉ đạo, đôn đốc công việc đã được phân công
Lãnh đạo chỉ đạo có quyền theo dõi, đôn đốc đơn vị thực hiện các công viêc được giao
Lãnh đạo có quyền trên đối với những văn bản được phân quyền chỉ đạo.
Lãnh đạo không có quyền kết thúc công việc.
Các bước cụ thể như sau:
Tại mục “Theo dõi công việc” lãnh đạo có thể theo dõi tình hình xử lý của các đơn vị thực hiện chỉ đạo.
Xem quá trình giải quyết và kết quả xử lý của đơn vị.
Xem danh sách nhiệm vụ mà đơn vị thực hiện với kết quả mới được cập nhật qua mục Nhiệm vụ có kết quả mới; kiểm tra danh sách nhiệm vụ trả lại qua mục Nhiệm vụ trả lại; và theo dõi danh sách nhiệm vụ mà chuyên viên đã hủy kết quả xử lý của đơn vị thông qua mục tương ứng.
Nhiệm vụ hủy kết thúc
Tra cứu các nhiệm vụ đã kết thúc xử lý – Hoàn thành.
Công việc 2: Tra cứu, tìm kiếm nhiệm vụ
Lãnh đạo có thể dễ dàng tra cứu và tìm kiếm các nhiệm vụ mà mình phụ trách Để thực hiện, hãy chọn chức năng Thống kê báo cáo theo đơn vị và chọn khoảng thời gian phù hợp Để xem chi tiết từng nhiệm vụ theo các trạng thái như quá hạn, đúng hạn hay không hạn, chỉ cần nhấp chuột vào các mục tương ứng, màn hình sẽ hiển thị thông tin cần thiết.
QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Cấu hình hệ thống
Chọn Quản trị/ Tham số hệ thống
Tên CSDL Ý kiến chỉ đạo: tendonvi/tudien.nsf, Có sử dụng phần mềm YKCĐ: tích chọn là có
Cho phép cấu hình nhắc việc:
Số ngày nhắc việc chưa phân công là khoảng thời gian tính từ ngày nhận văn bản, sau đó chương trình sẽ tự động hiển thị nhắc nhở cho chuyên viên theo dõi Ví dụ, nếu bạn nhập số 1, chương trình sẽ hiển thị nhắc việc cho các VBCĐ chưa được phân công sau một ngày kể từ ngày nhận văn bản.
Sau khi nhận văn bản, các VBCĐ có thời gian quy định để trả lại công việc phân công Cụ thể, nếu điền số 2, chuyên viên theo dõi có thể trả lại phân công trong vòng 2 ngày Sau thời gian này, nếu chuyên viên không đủ thẩm quyền xử lý, việc trả lại sẽ không còn hiệu lực.
Số ngày nhắc nhiệm vụ sắp hết hạn: Căn cứ vào thời hạn xử lý của
VBCĐ, chương trình sẽ hiển thị nhắc nhở trước đó một số ngày để thông báo cho đơn vị thực hiện biết.
Thời gian quy định để đơn vị thực hiện trả lại nhiệm vụ cho chuyên viên theo dõi được xác định rõ ràng, nhằm đảm bảo rằng trong trường hợp đơn vị không đủ thẩm quyền xử lý, họ có thể hoàn trả nhiệm vụ một cách hợp lý và kịp thời.
Cập nhật người dùng
Chọn Tab Quản trị/ Danh sách người sử dụng Ấn nút Cập nhật tự động: Để cập nhật tự động người dùng từ phần mềm
QLVB & HSCV sang phần mềm Theo dõi thực hiện nhiệm vụ
Quản trị banner
Cho phép quản trị cập nhật thay đổi banner chương trình.
VàoTab Quản trị/ Quản lý banner
Nhấn Nhập mới để cập nhật thông tin banner/ Nhấn Ghi lại để lưu thông tin đã thực hiện
Hủy kết thúc
Quản trị hệ thống được quyền hủy kết quả xử lý của các đơn vị thực hiện trong các trường hợp sau:
- Đơn vị kết thúc nhầm văn bản
- Đơn vị đã kết thúc văn bản mà lãnh đạo không đồng ý kết thúc.
- Đơn vị muốn xử lý lại công việc khi có phát sinh.
Để xem chi tiết nhiệm vụ, bạn cần đăng nhập vào chương trình và chọn Tab Công việc hoàn thành Sau đó, di chuột vào trích yếu và ấn nút Hủy kết quả để thực hiện thao tác.
Nhập lý do và đính kèm tệp liên quan nếu cần Sau đó ấn nút Thực hiện để hoàn tất.
LẬP BÁO CÁO
Văn thư và quản trị hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc lập các báo cáo chức năng, bao gồm báo cáo theo đơn vị, theo người chỉ đạo, theo người theo dõi, và theo người phụ trách Các báo cáo này không chỉ giúp tổng hợp thông tin mà còn phản ánh công việc đã thực hiện và công việc chưa thực hiện, từ đó hỗ trợ lãnh đạo trong việc chỉ đạo và quản lý hiệu quả.
Chọn Tab Thống kê báo cáo để thực hiện
Chọn khoảng thời gian cần in báo cáo tổng hợp, sau đó ấn nút Báo cáo,giao diện tạo báo cáo Tổng hợp:
Báo cáo công việc theo đơn vị:
Báo cáo công việc theo người chỉ đạo:
Báo cáo tổng hợp tình hình giải quyết nhiệm vụ chung toàn cơ quan
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ THÁNG 09, NĂM 2016 CỦA
(Tài liệu báo cáo Ủy ban nhân dân, phiên họp thường kỳ tháng 09 năm 2016)
Tổng số công việc được giao Đã thực hiện và báo cáo Đang thực hiện Tỷ lệ so sánh
Tổng số Chậm Đúng thời gian quy định
Tổng số Đang thực hiện trong hạn Đang thực hiện đã quá hạn
Công việc đã thực hiện (%) Đã thực hiện đúng hạn (%)
1 Ban Quản lý KBTTN Pù
3 Bệnh viện đa khoa Quan
4 Chi cục thuế Quan Hóa 2 1 1 0 0 0 0 2 0 1 1 0 0
6 Hạt Kiểm lâm Quan Hóa 2 2 0 1 0 1 0 1 1 0 0 50 100
25 Trung tâm Dân số Kế hoạch hóa Gia đình 3 3 0 0 0 0 0 3 0 3 0 0 0
Tổng số công việc được giao Đã thực hiện và báo cáo Đang thực hiện Tỷ lệ so sánh
Tổng số Chậm Đúng thời gian quy định
Tổng số Đang thực hiện trong hạn Đang thực hiện đã quá hạn
Công việc đã thực hiện (%) Đã thực hiện đúng hạn (%)
30 Trạm Bảo vệ thực vật 2 2 0 2 0 2 0 0 0 0 0 100 100
53 Đội quản lý tt số 11 2 2 0 2 0 2 0 0 0 0 0 100 100
Ghi chú: 1 Toàn bộ công việc được theo dõi trên phần mềm "Hệ thống theo dõi thực hiện nhiệm vụ của UBND" (http://theodoinhiemvu.thanhhoa.gov.vn)
2 Cách tính tỷ lệ: Cột 14 = cột 6 x 100 : cột 3; Cột 15 = Cột 8 x 100 : (cột 7 + cột 8 + cột 12 )