Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Tính cấp thiết của đề tài
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng là rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh hiện đại Kiểm soát hoạt động bán hàng tốt không chỉ giúp tạo ra doanh thu và lợi nhuận mà còn đáp ứng nhu cầu khách hàng, nâng cao uy tín và thương hiệu, cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường Ngược lại, nếu công tác này không được thực hiện tốt, doanh nghiệp có thể đối mặt với thất bại hoặc thậm chí là phá sản.
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT, từ khi thành lập, đã đạt được nhiều kết quả kinh doanh đáng ghi nhận nhưng vẫn đối mặt với nhiều khó khăn và khuyết điểm cần cải tiến Qua quá trình thực tập và phỏng vấn, vấn đề kiểm soát hoạt động bán hàng được xác định là một trong những trở ngại lớn Các quản lý cấp cao cho biết công ty chưa chú trọng đến công tác này và cần triển khai hệ thống phần mềm kiểm soát bán hàng để nâng cao hiệu quả Ngoài ra, việc xử lý đơn đặt hàng và chăm sóc khách hàng cũng cần được cải thiện Mặc dù công ty đã thiết lập quy trình kiểm soát bán hàng và áp dụng tiêu chuẩn doanh số cho lực lượng bán hàng, nhưng vẫn cần nỗ lực hơn nữa để phát triển.
Dưới tác động mạnh mẽ từ môi trường bên ngoài, xu thế công nghệ hóa và hội nhập toàn cầu, các công ty cần tăng cường kiểm soát hoạt động bán hàng để đạt được mục tiêu phát triển và lợi nhuận Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty" để nghiên cứu và đưa ra giải pháp phù hợp.
TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT”.
Tổng quan nghiên cứu
Hoàn thiện công tác kiểm soát hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp là một đề tài cấp thiết, thu hút nhiều học giả nghiên cứu Trong khóa luận tốt nghiệp, tác giả đã trích dẫn một số nghiên cứu tiêu biểu liên quan Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH KNiC-Shoptretho.com.vn” của Phạm Thị Thu Thảo (2015) cung cấp lý thuyết cơ bản về kiểm soát bán hàng nhưng chưa đi sâu vào quy trình và công cụ kiểm soát Nghiên cứu của Nguyễn Minh Đồng (2017) về Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Lan Kim nêu ra thực trạng kiểm soát bán hàng nhưng chỉ tập trung vào tiêu chuẩn mà chưa đánh giá kết quả thực tế so với mục tiêu Cuối cùng, đề tài của Trần Thị Thủy (2018) về Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Long Khánh phân tích thực trạng công tác bán hàng và cung cấp lý luận cơ bản về kiểm soát bán hàng.
Các công trình nghiên cứu đã hệ thống hóa lý luận và phân tích thực trạng kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp Dựa trên những thành công từ các nghiên cứu trước, tác giả tiến hành nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT” nhằm khắc phục những hạn chế mà các đề tài trước chưa giải quyết Nội dung nghiên cứu này hoàn toàn mới và không trùng lặp với các công trình trước đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Ba mục tiêu nghiên cứu của tác giả là:
- Hệ thống hóa và tổng hợp các vấn đề lý luận cơ bản về công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT đang đối mặt với nhiều thách thức trong công tác kiểm soát bán hàng Việc phân tích và đánh giá thực trạng hiện tại cho thấy cần cải thiện quy trình kiểm soát để nâng cao hiệu quả kinh doanh Các vấn đề như thiếu sót trong quản lý dữ liệu khách hàng và quy trình bán hàng không đồng nhất đã ảnh hưởng đến doanh thu Để tối ưu hóa hoạt động, công ty cần áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại và đào tạo nhân viên nhằm nâng cao kỹ năng quản lý bán hàng.
Để nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT, cần đề xuất một số giải pháp như cải tiến quy trình bán hàng, tăng cường đào tạo nhân viên về kỹ năng bán hàng và quản lý khách hàng, áp dụng công nghệ thông tin trong việc theo dõi và phân tích dữ liệu bán hàng Bên cạnh đó, công ty cũng nên xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả bán hàng định kỳ và khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng cải tiến quy trình làm việc Những kiến nghị này sẽ giúp công ty tối ưu hóa hoạt động bán hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng trưởng doanh thu bền vững.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
5.1.1.1 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp được thực hiện trong 30 phút với Thư ký giám đốc và 35 phút phỏng vấn qua điện thoại với 2 nhân viên bán hàng của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Thông tin được thu thập thông qua việc hỏi trực tiếp về công tác kiểm soát bán hàng, nhằm làm rõ quan điểm của ban lãnh đạo công ty về thực trạng hiện tại của công tác này.
Phương pháp điều tra được thực hiện đối với các đối tượng như khách hàng lẻ, khách hàng đại lý, nhân viên và Ban giám đốc của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Tác giả đã phát hành 20 phiếu điều tra, bao gồm 1 phiếu cho Thư ký giám đốc, 1 phiếu cho Giám đốc kinh doanh, 10 phiếu cho nhân viên bán hàng, 2 phiếu cho nhân viên thị trường, 2 phiếu cho khách hàng lẻ và 4 phiếu cho đại lý khu vực Hà Nội Nội dung các phiếu điều tra chủ yếu tập trung vào việc kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT với vai trò nhân viên bán hàng, tôi đã quan sát và phân tích quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức cũng như các công cụ kiểm soát bán hàng Bên cạnh đó, tôi cũng xem xét các nhân tố ảnh hưởng đến công tác kiểm soát bán hàng Những thông tin này là cơ sở quan trọng để đánh giá thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại công ty.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập thông qua nghiên cứu tài liệu, bao gồm số liệu và báo cáo thường niên của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT, được lưu trữ tại các phòng Kinh doanh và Hành chính – Nhân sự Những thông tin này liên quan đến báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh, quản trị nhân sự, và việc thực hiện các mục tiêu, chiến lược bán hàng Bài khóa luận cũng sử dụng báo cáo bán hàng và báo cáo sản phẩm trong ba năm 2018, 2019, và 2020 của công ty.
5.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu được thực hiện thông qua phiếu điều tra, với việc tổng hợp và phân tích dữ liệu sử dụng phần mềm SPSS Trong quá trình khảo sát, đã thu về 20 phiếu, trong đó 20 phiếu được xác nhận là hợp lệ.
Đối với dữ liệu thứ cấp, việc sử dụng phương pháp so sánh đối chiếu số liệu là rất quan trọng Trước tiên, cần so sánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giữa kỳ thực hiện và kỳ kế hoạch, cũng như so sánh giữa các năm để đánh giá hiệu quả và xu hướng phát triển.
Vào thứ hai, thông qua việc so sánh và đối chiếu các chỉ tiêu, chúng ta tiến hành đánh giá những điểm mạnh và yếu, cũng như hiệu quả và không hiệu quả trong công tác kiểm soát bán hàng của công ty, nhằm tìm ra các biện pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động này.
Để đạt được mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, bài viết bao gồm các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, tài liệu tham khảo và phụ lục Phần mở đầu sẽ trình bày nội dung chính của đề tài nghiên cứu "Hoàn thiện công tác kiểm soát bán hàng của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ".
Kỹ Thuật Máy Tính MVT” gồm 3 chương chính sau:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP
Các khái niệm có liên quan đến công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp
Bán hàng là một hoạt động kinh tế cơ bản trong nền kinh tế hàng hóa, nhằm thực hiện giá trị sản phẩm bằng cách chuyển đổi hàng hóa thành tiền, đồng thời đáp ứng nhu cầu sử dụng của người tiêu dùng Trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và thu về doanh thu.
Quản trị bán hàng là một phần quan trọng trong hệ thống quản trị tác nghiệp của doanh nghiệp, bao gồm các hoạt động như sản xuất, marketing, bán hàng, mua hàng, dự trữ hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
Quản trị bán hàng theo cách tiếp cận thương vụ bao gồm việc tổ chức và thực hiện các hoạt động cần thiết trước khi tiến hành giao dịch, triển khai thương vụ một cách hiệu quả và cung cấp dịch vụ hậu mãi để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
Quản trị bán hàng theo quy trình bán hàng là việc tổ chức và thực hiện các bước nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh Quy trình này bao gồm việc khám phá nhu cầu, đánh giá tiềm năng khách hàng cho đến khi kết thúc giao dịch bán hàng.
Kiểm soát là quá trình đánh giá kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn để phát hiện sai lệch và nguyên nhân, từ đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết nhằm đảm bảo kết quả cuối cùng đạt được mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát bán hàng là quá trình thiết lập tiêu chuẩn cho hoạt động bán hàng, phân tích và đo lường hiệu suất của đội ngũ bán hàng, so sánh với tiêu chuẩn đã đề ra, nhận diện và chỉ ra các độ lệch, xác định nguyên nhân, và thực hiện các biện pháp khắc phục phù hợp để giải quyết các vấn đề phát sinh.
1.1.5 Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng
Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng là các chỉ tiêu dùng để đánh giá kết quả bán hàng và so sánh với mục tiêu đề ra Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn này là cần thiết, vì nếu không có tiêu chuẩn, sẽ không có cơ sở để kiểm soát hoạt động bán hàng, dẫn đến việc kiểm soát không thể thực hiện được.
Đo lường kết quả hoạt động bán hàng là quá trình thu thập và tổng hợp dữ liệu phản ánh hiệu quả kinh doanh Các chỉ tiêu định lượng thường được sử dụng để đánh giá, bao gồm doanh thu, số lượng khách hàng, số đơn đặt hàng và số lượng khách hàng mới.
1.1.7 Đánh giá kết quả bán hàng
Đánh giá kết quả bán hàng là quá trình so sánh kết quả đo lường với các tiêu chuẩn kiểm soát nhằm phát hiện sai lệch và xác định nguyên nhân của những sai lệch đó.
1.1.8 Công cụ kiểm soát bán hàng
Công cụ kiểm soát bán hàng là các phương pháp và hình thức nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động kiểm soát bán hàng.
Vũ Huy Thông, Quản trị bán hàng (2018), NXB Đại đọc Kinh tế quốc dân).
Nội dung của công tác kiểm soát bán hàng trong doanh nghiệp
1.2.1 Kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp
Quy trình kiểm soát bán hàng
Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng là một phương pháp hệ thống nhằm xác định tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch Quá trình này bao gồm việc thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh thực hiện với các tiêu chuẩn đã đề ra, xác định và đo lường độ sai lệch, cùng với việc thực hiện điều chỉnh cần thiết Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo rằng tất cả nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
- Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như sau:
Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng bắt đầu bằng việc xác định tiêu chuẩn kiểm soát và lựa chọn phương pháp đánh giá Tiêu chuẩn kiểm soát đóng vai trò quan trọng, giúp đo lường thành quả đạt được và tạo ra các mốc cần thiết để đánh giá tính hợp lý của các công việc diễn ra Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kiểm soát, các tiêu chuẩn này cần phải hợp lý và khả thi trong thực tế.
Bước 2 trong quá trình đánh giá hiệu quả làm việc là đo lường kết quả bằng cách so sánh với các tiêu chuẩn đã được thiết lập Khi các tiêu chuẩn này được xác định một cách hợp lý và có phương pháp rõ ràng để xác định chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như nhân viên, các nhà quản trị sẽ có khả năng đánh giá chính xác thành quả thực tế của nhân viên dưới quyền.
Bước 3: Điều chỉnh hoạt động bán hàng là quá trình can thiệp cần thiết trong quản trị nhằm khắc phục những sai lệch giữa kế hoạch và thực tế Việc điều chỉnh này giúp tối ưu hóa hiệu suất bán hàng và đảm bảo các mục tiêu kinh doanh được thực hiện hiệu quả.
2 Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập
1 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát và lựa chọn phương pháp đánh giá
3 Tiến hành điều chỉnh hoạt động bán hàng động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn.
1.2.1.1 Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng
Hoạt động bán hàng đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp, liên quan chặt chẽ đến hoạt động mua hàng và dự trữ Để đánh giá đóng góp của hoạt động bán hàng vào việc đạt được các mục tiêu chung, cần thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát Những tiêu chuẩn này là cơ sở để đo lường hiệu quả hoạt động bán hàng.
Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng được chia thành hai nhóm chính: tiêu chuẩn đầu ra và tiêu chuẩn nền tảng Tiêu chuẩn đầu ra tập trung vào kết quả bán hàng, bao gồm doanh thu, số lượng khách hàng, lãi gộp, chi phí bán hàng và lợi nhuận hoạt động Trong khi đó, tiêu chuẩn nền tảng đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra hiệu quả, bao gồm các yếu tố như số cuộc tiếp xúc, số lần gọi điện và thăm khách hàng, kỹ năng bán hàng của nhân viên, cũng như mức độ trình bày cửa hàng.
Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng cung cấp nguồn thông tin phong phú cho việc đánh giá hiệu quả Chúng cho phép so sánh giữa các năm, đối chiếu với tiêu chuẩn hạn ngạch đã thiết lập, cũng như so sánh với số liệu trung bình của ngành và dữ liệu từ đối thủ cạnh tranh Việc sử dụng tương quan so sánh trong đánh giá giúp phát hiện sai lệch và nguyên nhân của chúng, từ đó làm cơ sở quan trọng cho các hoạt động điều chỉnh cần thiết.
1.2.1.2 Các công cụ sử dụng để kiểm soát hoạt động bán hàng Để kiểm soát hoạt động bán hàng nhà quản trị bán hàng thường sử dụng các công cụ kiểm soát bàn hàng sau:
Báo cáo kết quả hoạt động bán hàng là công cụ quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh, thể hiện qua các số liệu chi tiết về doanh số Để có cái nhìn toàn diện về hoạt động bán hàng, các chỉ tiêu doanh số được phân tích theo nhiều tiêu thức khác nhau, bao gồm kết quả bán hàng theo mặt hàng, thị trường, thời gian và phương thức bán Những số liệu này không chỉ giúp so sánh theo thời gian mà còn theo đơn vị kinh doanh và tỷ lệ phần trăm thực hiện kế hoạch.
…kết quả kinh doanh là cơ sở để xây dựng những luận cứ sự thành bại của doanh nghiệp.
Hóa đơn bán hàng được chia thành hai liên: một liên được giao cho khách hàng và một liên được giữ lại bởi doanh nghiệp Cách quản lý này giúp cả hai bên theo dõi và kiểm soát hoạt động bán hàng một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Doanh nghiệp thực hiện kiểm soát hoạt động bán hàng hàng ngày thông qua hệ thống thu ngân và liên hoá đơn giá trị gia tăng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình bán hàng.
- Phản hồi của khách hàng:
Thư khiếu nại của khách hàng là chỉ báo quan trọng về hiệu quả hoạt động bán hàng, với số lượng thư khiếu nại tỷ lệ nghịch với doanh thu và tỷ lệ thuận với nỗ lực cải tiến Những khiếu nại thường gặp bao gồm chậm giao hàng và hàng hóa kém chất lượng Qua các thư khiếu nại, doanh nghiệp có thể đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng và điều chỉnh các hoạt động kinh doanh để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Thư góp ý và phiếu thăm dò khách hàng là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thu thập ý kiến từ khách hàng Chúng thường được thiết kế theo mẫu sẵn và đặt ở vị trí dễ thấy, gần cửa ra vào để thuận tiện cho việc sử dụng Doanh nghiệp có thể thiết lập hộp thư góp ý hoặc bộ phận chuyên tiếp nhận phản hồi từ khách hàng Qua đó, doanh nghiệp đánh giá kết quả hoạt động bán hàng dựa trên thái độ và sự hài lòng của khách hàng, đồng thời nắm bắt được kỳ vọng của họ Việc này giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh các hoạt động nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Biên bản kiểm tra là tài liệu quan trọng trong quy trình kiểm soát bán hàng không thường xuyên, bao gồm các loại biên bản như kiểm tra cửa hàng, kiểm tra trưng bày sản phẩm tại đại lý, và kiểm tra hiệu quả của các chương trình khuyến mãi.
Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kiểm soát bán hàng
1.3.1 Các nhân tố bên trong
1.3.1.1 Con người ( nguồn nhân lực)
Con người đóng vai trò quyết định trong sự tồn tại và phát triển của công ty, đặc biệt là ảnh hưởng đến công tác kiểm soát bán hàng Nhóm yếu tố con người bao gồm nhà quản trị và nhân viên Nhà quản trị bán hàng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kiểm soát bán hàng thông qua việc xây dựng chương trình tuyển dụng, huấn luyện và đãi ngộ cho đội ngũ bán hàng Họ cũng thiết lập các tiêu chuẩn đánh giá để đảm bảo đội ngũ này đáp ứng yêu cầu đề ra Đối với nhân viên bán hàng, những người có khả năng tiếp thu nhanh và ý thức trách nhiệm cao sẽ góp phần vào sự thành công của công tác kiểm soát bán hàng Ngược lại, nhân viên thiếu trách nhiệm và khả năng tiếp thu chậm sẽ làm cho công tác này trở nên khó khăn hơn.
1.3.1.2 Nguồn lực tài chính của doanh nghiệp
Khả năng tài chính của doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát bán hàng, bao gồm đào tạo và đãi ngộ lực lượng bán hàng Doanh nghiệp có khả năng tài chính tốt sẽ dễ dàng cải tiến các biện pháp kiểm soát bán hàng, từ đó nâng cao hiệu quả và lợi nhuận Ngược lại, nếu công tác kiểm soát không phù hợp, quá trình bán hàng sẽ không đạt được hiệu quả cao, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty.
Văn hoá doanh nghiệp là giá trị tinh thần cốt lõi của tập thể, định hình nếp sống và quy tắc cho nhân viên Nó đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tinh thần, thái độ và sự gắn kết của cán bộ nhân viên Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chuẩn và công cụ kiểm soát bán hàng phù hợp với văn hoá doanh nghiệp của mình.
1.3.1.4 Máy móc, công nghệ của doanh nghiệp
Máy móc và công nghệ trong doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ lãnh đạo và nhân viên, giúp đơn giản hóa quy trình kiểm soát bán hàng Những công cụ này cho phép các nhà quản trị xây dựng hệ thống kiểm soát bán hàng hiệu quả, đảm bảo tính kinh tế và nâng cao hiệu suất công việc.
1.3.1.5 Hệ thống mạng lưới phân phối của doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có những hình thức phân phối riêng, đặc biệt là trong mô hình mở đại lý và ủy quyền, nơi đại lý chịu trách nhiệm đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng Mạng lưới phân phối không chỉ tập trung vào độ phủ mà còn cả chất lượng, ảnh hưởng lớn đến việc kiểm soát bán hàng Các nhà quản trị thường lo lắng về việc kiểm soát hiệu quả tại các đại lý có vị trí địa lý khác nhau Do đó, việc xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát là cần thiết để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của từng đại lý và xác định các điểm cần cải thiện Doanh nghiệp sẽ thành công khi từng đơn vị nhỏ nhất hoạt động một cách hiệu quả.
1.3.2 Các nhân tố bên ngoài
Để xây dựng sự tín nhiệm với khách hàng, doanh nghiệp cần xem khách hàng là thượng đế và đáp ứng nhu cầu của họ tốt hơn đối thủ Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định rõ khách hàng mục tiêu và tiềm năng, cũng như hiểu rõ nhu cầu và hành vi mua sắm của họ Việc phân tích các đặc tính của khách hàng dựa trên các yếu tố như địa lý, xã hội, dân số và thái độ sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra chiến lược phù hợp nhằm thu hút và giữ chân khách hàng hiệu quả.
Trong nền kinh tế thị trường, cạnh tranh là yếu tố không thể tránh khỏi mà mọi doanh nghiệp phải đối mặt Sự hiện diện của đối thủ cạnh tranh ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình bán hàng, dẫn đến sự cần thiết phải điều chỉnh công tác kiểm soát bán hàng Do đó, các doanh nghiệp cần thường xuyên nghiên cứu và áp dụng các hình thức bán hàng hiệu quả, cũng như các tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
Các yếu tố chính trị và pháp luật ngày càng ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động doanh nghiệp, bao gồm quan điểm và chính sách của chính phủ, hệ thống luật pháp, xu hướng ngoại giao, và các diễn biến chính trị trong nước và quốc tế Doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về thuê mướn, thuế, cho vay, an toàn, vật giá, quảng cáo, địa điểm đặt nhà máy và bảo vệ môi trường, đồng thời đảm bảo các hoạt động kiểm soát bán hàng không vi phạm quy định của Nhà nước.
Các yếu tố kinh tế chủ yếu như lãi suất ngân hàng, chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, và chính sách tài chính, tiền tệ có ảnh hưởng lớn đến hoạt động kiểm soát bán hàng tại doanh nghiệp Trong bối cảnh Việt Nam mở cửa và hội nhập kinh tế toàn cầu, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gia tăng, đòi hỏi hoạt động bán hàng và kiểm soát bán hàng phải được cải tiến theo tiêu chuẩn cao nhất để đạt hiệu quả tối ưu Sự thay đổi trong nền kinh tế buộc các doanh nghiệp phải điều chỉnh hình thức bán hàng, từ đó, công tác kiểm soát bán hàng cũng cần được cập nhật và điều chỉnh phù hợp.
Yếu tố văn hoá-xã hội bao gồm các chuẩn mực và giá trị được xã hội hoặc nền văn hoá cụ thể chấp nhận và tôn trọng Sự thay đổi của những yếu tố này thường diễn ra chậm, do ảnh hưởng lâu dài từ các yếu tố vĩ mô khác Do đó, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố văn hoá xã hội để nhận diện cơ hội và mối đe dọa tiềm tàng, từ đó điều chỉnh chiến lược kiểm soát bán hàng phù hợp với văn hoá xã hội của từng vùng miền.
1.3.2.6 Sự phát triển của khoa học kỹ thuật
Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật đang ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực trong xã hội Cuộc cách mạng công nghệ này đã làm thay đổi cách thức kiểm soát bán hàng tại các doanh nghiệp, giúp nâng cao tính linh hoạt, hiệu quả và thuận lợi trong quy trình này Để đạt được hiệu quả tối ưu, mỗi doanh nghiệp cần thống nhất hình thức hoạt động và áp dụng các công cụ cần thiết trong quản lý bán hàng.
Các yếu tố đầu vào của doanh nghiệp phụ thuộc vào các nhà cung cấp, và để đảm bảo hoạt động diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần có nguồn cung ổn định với giá cả hợp lý Do đó, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng hoặc tìm hiểu các nhà cung ứng khác nhau cho cùng một loại nguồn lực là rất quan trọng.
Sức ép từ các sản phẩm thay thế có thể hạn chế tiềm năng lợi nhuận của ngành, vì mức giá cao nhất bị kiểm soát Nhiều sản phẩm thay thế xuất phát từ cuộc cách mạng công nghệ, vì vậy doanh nghiệp cần chú ý và phân tích các sản phẩm này để có những biện pháp dự phòng hiệu quả.
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ
Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Kỹ Thuật Máy Tính MVT
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
- Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT.
- Tên tiếng Anh: Mvt Computer Technical Services Trading Production Company
- Trụ sở: Thôn Lực Canh, Xã Xuân Canh, Huyện Đông Anh, Thành phố Hà Nội.
- Email: Mvt.hddt@gmail.com
- Đại diện pháp luật: Phạm Đức Mạnh
- Ngành nghề chính: Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm.
- Loại doanh nghiệp: Công ty TNHH.
- Chi cục thuế: Chi cục Thuế Huyện Đông Anh.
- Thị trường chính: Việt Nam.
- Quá trình hình thành và phát triển:
+ Năm thành lập: Được thành lập 12/12/2016 có tên là Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT.
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch
Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
2.1.2.1 Chức năng của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT chuyên cung cấp máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm đa dạng Với phương thức bán hàng trực tiếp, công ty xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng, từ đó nâng cao uy tín và thu hút nhiều đối tác.
Công ty hoạt động trong các lĩnh vực sau:
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi.
- Hàng điện tử và điện tử tiêu dùng.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Nhiệm vụ và mục tiêu của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc xác định phương hướng phát triển của toàn bộ tổ chức trong nhiều năm tới, từ đó hình thành các mục tiêu cấp công ty và phòng ban.
- Mở rộng liên doanh liên kết với các cơ sở kinh tế trong nước, tăng cường hợp tác kinh tế.
Công ty cần xây dựng và thực hiện kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn và sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng Điều này bao gồm việc tự bù đắp chi phí, trang trải các khoản nợ và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước Để đạt được mục tiêu này, công ty cần vận dụng tối đa năng lực buôn bán và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ mới trong kinh doanh.
- Kinh doanh theo ngành nghề đã đăng kí, đúng mục đích thành lập doanh nghiệp và thực hiện những nhiệm vụ mà Nhà nước giao.
- Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ nhằm tạo ra sản phẩm mới phục vụ tốt các nhu cầu của khách hàng.
Chúng tôi cam kết đào tạo và bồi dưỡng nhân viên, thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách của Nhà nước như thưởng, phạt và phúc lợi Chúng tôi đảm bảo phân phối công bằng theo lao động, chăm lo đời sống cho công nhân viên, đồng thời không ngừng nâng cao trình độ văn hóa và nghề nghiệp của đội ngũ nhân sự trong công ty.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Sơ đồ 4: Bộ máy cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ
Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT có cơ cấu tổ chức bao gồm Ban giám đốc, phòng Kinh doanh, phòng Hỗ trợ kinh doanh, phòng Chứng từ và phòng Tài chính kế toán.
Ban giám đốc doanh nghiệp bao gồm một Tổng giám đốc và một Phó giám đốc, có nhiệm vụ chính là quản trị và điều hành hoạt động của công ty Họ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát và thiết lập các mục tiêu cụ thể cho từng tháng nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ
PHÒNG KIỂM SOÁT VÀ CHẤT LƯỢNG
Là người đứng đầu công ty, giám đốc điều hành quản lý toàn bộ hoạt động và chịu trách nhiệm pháp lý về các hoạt động thương mại và dịch vụ của tổ chức.
Công ty có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày, bao gồm việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý.
Phó Giám đốc là người đại diện và hỗ trợ Giám đốc trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc điều hành giao nhận hàng hóa và có nghĩa vụ báo cáo về hoạt động kinh doanh của công ty trước Giám đốc Trong trường hợp Giám đốc vắng mặt, Phó Giám đốc sẽ đảm nhận vai trò điều hành công ty.
Bộ phận kinh doanh và nhân viên kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tiếp cận và nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng tiềm năng, cũng như thu thập thông tin từ họ Họ tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, tính toán giá cả và lập hợp đồng với khách hàng để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
- Phòng hỗ trợ kinh doanh
Phòng Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng văn bản hoạt động công ty, phát triển chiến lược nguồn nhân lực và quản lý nhân sự Phòng tổ chức sắp xếp hoạt động nhân viên, bố trí cán bộ theo chỉ đạo của Giám đốc, thực hiện trả lương và đề nghị khen thưởng cho nhân viên xuất sắc hàng quý Ngoài ra, phòng cũng xây dựng kế hoạch tuyển dụng khi có nhu cầu, dựa trên đề xuất từ các trưởng phòng khác Cuối cùng, phòng quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng và thực hiện lưu trữ hồ sơ theo quy định.
Phòng Đào tạo có trách nhiệm giảng dạy và kiểm tra nhân viên phòng Kinh doanh trong thời gian thử việc, nhằm giúp họ nắm vững kiến thức về sản phẩm.
Phòng Kiểm soát và Chất lượng có nhiệm vụ đảm bảo chất lượng sản phẩm tại công ty Đồng thời, Phòng Hỗ trợ Kinh doanh thực hiện việc báo giá vận chuyển hàng hóa cho khách hàng dựa trên thông tin từ Phòng Kinh doanh Sau khi hoàn thành báo giá, phòng này sẽ liên hệ và chăm sóc khách hàng trong suốt quá trình cung ứng dịch vụ, đồng thời trao đổi và cung cấp thông tin cần thiết, gặp gỡ trực tiếp khi cần thiết.
Phòng chứng từ có vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận hồ sơ từ phòng hỗ trợ kinh doanh để kiểm tra và yêu cầu khách hàng sửa chữa khi phát hiện sai sót Sau khi nhận đầy đủ giấy tờ của khách hàng cùng các công văn liên quan, phòng sẽ tiến hành xin giấy đăng ký kiểm dịch, giấy chứng nhận xuất xứ do Bộ Công Thương cấp phép, và kê khai các đơn giá trị gia tăng cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
- Phòng Tài chính kế toán:
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho Giám đốc về các quyết định kinh doanh, đặc biệt trong việc quản lý dòng vốn và điều tiết vốn linh hoạt để tối ưu hóa hiệu quả sử dụng vốn Nhiệm vụ của phòng kế toán bao gồm lập kế hoạch nguồn vốn, phân phối chi phí và lợi nhuận, cũng như thực hiện báo cáo quyết toán và kê khai thuế cho nhà nước Họ còn quản lý thu chi, xây dựng kế hoạch kinh doanh dựa trên báo cáo thống kê định kỳ và kết quả hoạt động thực tế, đồng thời hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty.
2.1.4 Nghành nghề, lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Phân tích thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
2.2.1 Thực trạng kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty
2.2.1.1 Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty
Sơ đồ 5: Quy trình kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại
Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Bước 1: Xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng được sử dụng tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT:
Hàng năm, công ty thiết lập các tiêu chuẩn đầu ra bao gồm chỉ tiêu doanh thu, chi phí và lợi nhuận Đặc biệt, công ty còn xác định mức sản lượng mua vào và bán ra nhằm tạo ra mục tiêu và động lực cho hoạt động bán hàng, đồng thời cung cấp cơ sở để kiểm tra và giám sát hiệu quả công việc bán hàng.
Tiêu chuẩn nền tảng tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch là yếu tố quan trọng đảm bảo hoạt động bán hàng diễn ra hiệu quả Những tiêu chuẩn này được thiết lập nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT ghi nhận các chỉ tiêu quan trọng như chi phí bán hàng, số lượng đơn đặt hàng tiếp nhận, tỷ lệ thành công của các đơn đặt hàng và số lượng đơn hàng bị hủy Những chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
Bước 2 trong quy trình kiểm soát là đo lường kết quả hoạt động, trong đó việc so sánh các kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra là rất quan trọng.
Công ty thực hiện đánh giá tiêu chuẩn đầu ra bằng cách so sánh kết quả kinh doanh với các mục tiêu đã đề ra theo định kỳ hàng tháng và hàng quý, đồng thời có thể tiến hành đánh giá đột xuất khi cần thiết.
1 XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN KIỂM
2 ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
3 ĐIỀU CHỈNH HOẠT ĐỘNG BÁN
HÀNG theo yêu cầu lãnh đạo, do đó các thông tin từ hoạt động bán hàng luôn được giám sát, điều chỉnh kịp thời.
Đánh giá các tiêu chuẩn đầu vào là quá trình tổng kết các chỉ tiêu như chi phí bán hàng, số lần gọi điện cho khách hàng, số lượng đơn đặt hàng và số đơn hàng bị hủy Việc này được thực hiện định kỳ, hàng tuần và hàng tháng, nhằm so sánh với các chỉ tiêu đã đề ra, từ đó kịp thời điều chỉnh các hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Đánh giá, điều chỉnh hoạt động bán hàng
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT sử dụng công cụ kiểm soát hoạt động bán hàng hiệu quả, bao gồm quản lý đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, và báo cáo kết quả hoạt động bán hàng Ngoài ra, công ty cũng chú trọng đến việc xử lý thư khiếu nại và phàn nàn của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT áp dụng nhiều phương pháp đánh giá hoạt động bàn hàng, bao gồm phân tích dữ liệu thống kê, sử dụng thang điểm, quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân Những phương pháp này giúp công ty nắm bắt hiệu quả hoạt động kinh doanh và cải thiện chiến lược bán hàng.
Sau khi thu thập và so sánh các kết quả, chúng tôi tiến hành đánh giá để xác định những điểm chưa phù hợp cũng như những điểm mạnh và yếu Đồng thời, phân tích nguyên nhân của những vấn đề này và đưa ra quyết định hành động nhằm khắc phục, điều chỉnh và phòng ngừa trong tương lai.
2.2.1.2 Các tiêu chuẩn kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty
Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT đang phát triển các hình thức phân phối cho khách hàng mua sỉ và cung cấp sản phẩm chủ yếu cho các cửa hàng bán lẻ điện tử Với sự đa dạng sản phẩm, khách hàng của công ty cũng rất phong phú Để quản lý hiệu quả, công ty cần xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát theo quy trình nhất định, giúp dễ dàng theo dõi số lượng hàng bán, giá bán và doanh thu cho từng loại hình phân phối Mặc dù vậy, công ty vẫn tiếp tục nỗ lực hoàn thiện quy trình kiểm soát bán hàng của mình.
Doanh thu từ hoạt động kinh doanh bán hàng là tiêu chuẩn đầu tiên để đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty và từng nhóm sản phẩm Hàng năm, công ty đặt ra các chỉ tiêu doanh thu bán hàng cùng với định mức số lượng sản phẩm bán ra, nhằm tạo động lực cho công tác bán hàng và làm cơ sở để kiểm tra, giám sát hoạt động này.
Bảng 2: Bảng tiêu chuẩn bán hàng từ doanh thu năm 2018- 2020 của công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT Đơn vị: VN đồng
STT Nhóm hàng Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
1 Nhóm máy vi tính, thiết bị ngoại vi
3 Nhóm thiết bị viễn thông 252.951.354 100.258.375 120.621.259
4 Nhóm hàng điện tử và điện tử tiêu dùng
5 Nhóm bộ điều khiển trò chơi video
( Nguồn: Kế toán tài chính)
Dựa vào kết quả báo cáo kinh doanh hàng năm, công ty đã thiết lập các mục tiêu cam kết cụ thể cho từng nhóm hàng Điều này giúp công ty dễ dàng chỉ đạo và kiểm soát hiệu quả hơn.
Khách hàng đóng vai trò quyết định trong sự sống còn của công ty, là trung tâm của mọi hoạt động kinh doanh Số lượng khách hàng đến với công ty không chỉ ảnh hưởng đến kết quả bán hàng mà còn tác động trực tiếp đến doanh thu và thương hiệu.
Bảng 3: Tiêu chuẩn về số lượng khách hàng đến với công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT tại thị trường Hà Nội
Tiêu chuẩn đầu ra Cụ thể
Tiêu chuẩn kết quả bán hàng
Doanh số bán hàng 1.520.200.000/ tháng
Doanh số bán hàng cho khách hàng mới 564.000.000/ tháng
Số lượng khách hàng mới 500/ tháng
Số lượng khách hàng mất đi 75 khách/ tháng
Số lượng đơn đặt hàng 2638 đơn/ tháng
Chi phí bán hàng 302.000.000/ tháng
Số lượng sản phẩm tiêu thụ trong một kỳ là chỉ số quan trọng để đánh giá tốc độ tiêu thụ nhanh hay chậm của hàng hóa Dựa vào đó, các nhà quản trị có thể áp dụng các biện pháp hiệu quả để thúc đẩy tiêu thụ cho những mặt hàng có doanh số thấp, nhằm tăng cường hiệu quả kinh doanh.
- Kỹ năng bán hàng của nhân viên
Trong thời gian thử việc, nhân viên bán hàng cần nắm vững kiến thức về sản phẩm của công ty và liên tục cải thiện các kỹ năng thiết yếu như giao tiếp với khách hàng, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, và xử lý khiếu nại Việc này giúp tạo ra những phương án điều chỉnh phù hợp cho từng vị trí nhân viên, đảm bảo hiệu quả trong công việc.
Bảng 4: Tiêu chuẩn kiểm soát bán hàng tại công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại
Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
Các kết luận về thực trạng công tác kiểm soát bán hàng tại Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Dịch Vụ Kỹ Thuật Máy Tính MVT
- Về lực lượng bán hàng :
Đội ngũ bán hàng của công ty được đào tạo bài bản về kiến thức sản phẩm và kỹ năng bán hàng, nhờ vào sự chú trọng trong công tác huấn luyện thông qua các lớp học Mục tiêu của chương trình đào tạo không chỉ giới hạn trong một lĩnh vực chuyên môn mà còn mở rộng sang các sản phẩm thuộc các phòng kinh doanh khác Điều này giúp nhân viên bán hàng có khả năng linh hoạt chuyển đổi giữa các phòng ban, đảm bảo công việc vẫn được thực hiện hiệu quả ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự.
Lực lượng quản lý bán hàng được phân chia công việc rõ ràng, giúp các bộ phận kiểm soát bán hàng thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc Họ đang nỗ lực khắc phục những điểm yếu trong công tác bán hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Về quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty:
Công ty đã thiết lập một quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng chi tiết, bao gồm việc xác định tiêu chí, xử lý và đánh giá kết quả kiểm soát, đồng thời điều chỉnh các hoạt động bán hàng để phù hợp với điều kiện và khả năng của công ty.
Các tiêu chuẩn đã được thiết lập một cách cụ thể và dễ áp dụng, tuy nhiên cần điều chỉnh để phù hợp với năng lực quản lý và cơ sở vật chất của từng công ty.
+ Đã có những phương án điều chỉnh hoạt động bán hàng kịp thời và nhanh chóng.
+ Lượng khách hàng tới công ty ngày càng gia tăng và mở rộng, chất lượng phục vụ đang dần được cải thiện và nâng cao.
- Về quy trình kiểm soát lực lượng bán hàng của công ty
Công ty thực hiện đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên hàng tháng và theo quý, đồng thời xây dựng mục tiêu doanh số để đo lường mức độ hoàn thành của nhân viên bán hàng và quản lý nhóm hàng Nhà quản trị bán hàng linh hoạt đặt mục tiêu cho từng nhân viên dựa trên năng lực cá nhân, giúp họ cảm thấy thoải mái và không bị áp lực, từ đó tạo động lực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ Kết quả đánh giá sẽ được sử dụng để xác định cơ hội thăng tiến, đào tạo lại, và khắc phục những thiếu sót của nhân viên.
2.3.2 Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù công ty đã nỗ lực trong hoạt động bán hàng, nhưng sự phát triển liên tục cũng dẫn đến một số sai sót và kết quả chưa đạt yêu cầu Do đó, việc kiểm soát hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu chiến lược của công ty trong thời gian tới.
- Về quy trình kiểm soát bán hàng:
Phương pháp đào tạo lực lượng bán hàng của công ty hiện tại chưa linh hoạt, chủ yếu tập trung vào hình thức đào tạo tại lớp học với ít tính thực tiễn Quá trình này chủ yếu thiên về lý thuyết, khiến cho nhân viên bán hàng không có đủ cơ hội thực hành các kỹ năng quan trọng như kỹ năng bán hàng, xử lý tình huống và tư vấn.
Lực lượng lao động của công ty còn thiếu hụt một số kỹ năng quan trọng, với đội ngũ nhân viên trẻ và phổ thông, dẫn đến hạn chế trong kiến thức nghiệp vụ Một số nhân viên thiếu tính chuyên nghiệp và chưa chú trọng đến hoạt động chăm sóc khách hàng, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Nhiều nhân viên bán hàng mới bắt đầu cảm thấy bỡ ngỡ và chưa quen với công việc do thiếu thực hành, dẫn đến khó khăn trong việc tư vấn khách hàng.
Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng và lực lượng bán hàng của công ty hiện chưa được thực hiện một cách chặt chẽ, với một số tiêu chí không phù hợp với thực tế và trình độ chuyên môn của bộ phận kiểm soát Nguyên nhân chính là do công ty chưa thiết lập một bộ phận cụ thể để xây dựng quy trình kiểm soát rõ ràng, dẫn đến hoạt động chủ yếu phụ thuộc vào sự tự phát của trưởng phòng kinh doanh, và thiếu sự đồng nhất trong quy trình kiểm soát giữa các trưởng phòng.
Quy trình kiểm soát hoạt động bán hàng của công ty hiện đang thiếu các công cụ hiệu quả để điều chỉnh nhanh chóng và tránh chậm trễ Công ty chỉ tập trung vào doanh số và quan hệ khách hàng mà chưa chú trọng đến sự hỗ trợ giữa các đồng nghiệp và hiểu biết về thị trường Sự mở rộng mạng lưới bán hàng đã dẫn đến các vấn đề phát sinh, gây ra phàn nàn từ khách hàng Dịch vụ khách hàng cần nâng cao chất lượng và thái độ phục vụ, trong khi đội ngũ nhân viên chưa kịp nắm bắt nhu cầu thị trường Các phương án điều chỉnh không đạt hiệu quả mong muốn do ban lãnh đạo chỉ dựa vào báo cáo mà không tham gia trực tiếp vào quá trình kiểm soát, dẫn đến việc thiếu hiểu biết về các vấn đề tồn tại Hơn nữa, công ty chưa đầu tư đủ vào nghiên cứu thị trường, khiến thông tin thu thập không đáng tin cậy, làm chậm trễ và giảm hiệu quả trong việc điều chỉnh hoạt động bán hàng.
Ban lãnh đạo không nắm bắt đầy đủ tình hình kinh doanh của công ty do việc đánh giá hoạt động bán hàng chủ yếu dựa vào kết quả định kỳ hàng tuần và hàng tháng, cùng với đánh giá từ bộ phận kiểm soát.
Mặc dù bộ phận kiểm soát thực hiện công việc thường xuyên và định kỳ, nhưng do sự đa dạng và phong phú của sản phẩm, công tác kiểm soát gặp nhiều khó khăn Công ty chưa có danh sách chuyên gia đánh giá cho việc đánh giá nhân viên, dẫn đến việc cán bộ quản lý thường kiêm nhiệm vai trò chuyên gia, làm giảm chất lượng đánh giá Hệ quả là hoạt động điều chỉnh phòng ngừa không đạt hiệu quả như mong đợi.
Tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên cần dựa trên cả báo cáo thống kê và quan sát trực tiếp Nhiều nhân viên bán hàng không đạt được mục tiêu trong thời gian dài do nhà quản trị chỉ thực hiện đào tạo lại hoặc điều chỉnh sai sót mà không tạo áp lực công việc Điều này không khuyến khích nhân viên nỗ lực hoàn thành mục tiêu trong các tháng tiếp theo.