Khởi động với G9 Accounting 2014
Khởi động G9 Accounting 2014
Đây là thao tác NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tình và làm việc với phần mềm G9 Accounting 2014
Cách khởi động phần mềm: Vào Start/Programs/ G9VIETNAM/ G9
Sau khi cài đặt phần mềm G9 Accounting 2014, biểu tượng chương trình sẽ tự động xuất hiện trên màn hình Desktop Người sử dụng có thể dễ dàng khởi động phần mềm bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng này.
Tạo dữ liệu kế toán
Có 2 cách để tạo dữ liệu kế toán:
Người sử dụng có thể tạo mới dữ liệu từ đầu, bao gồm các danh mục tích hợp sẵn như Hệ thống tài khoản, tài khoản kết chuyển, tài khoản ngầm định và Kho Quy trình tạo dữ liệu này cho phép xây dựng một hệ thống hoàn toàn mới mà không cần sử dụng số liệu có sẵn.
- Trên giao diện chương trình chọn tệp, chọn tạo mới dữ liệu
- Sau đó chọn máy chủ mà bạn muốn tạo dữ liệu kế toán, khi đã chọn máy chủ xong ấn đồng ý Màn hình sẽ hiện ra :
Trong bảng này, bạn cần nhập tên dữ liệu kế toán, ngày bắt đầu năm tài chính và phương pháp tính giá vốn Sau khi hoàn tất các lựa chọn, hãy nhấn nút thực hiện để tạo dữ liệu kế toán Phần mềm sẽ thông báo khi quá trình tạo dữ liệu thành công.
Để tạo dữ liệu từ năm trước, người sử dụng (NSD) có thể tạo mới một cơ sở dữ liệu (CSDL) từ CSDL cũ, tận dụng các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư hàng hóa và công cụ dụng cụ, cùng với số dư đầu kỳ Quy trình này tương tự như việc tạo CSDL mới từ đầu, chỉ khác ở chỗ NSD chọn mục “tạo mới từ năm trước” và sử dụng dữ liệu của năm trước làm cơ sở cho việc tạo mới.
NSD chọn thực hiện để tạo mới CSDL.
Để cập nhật số liệu kế toán, người sử dụng cần mở cơ sở dữ liệu đã được tạo Sau khi hoàn tất việc tạo mới, người sử dụng chọn “Tệp” và sau đó chọn “Mở dữ liệu” để đăng nhập vào dữ liệu cần thiết.
Sau khi đăng nhập vào CSDL, sẽ xuất hiện màn hình chính của chương trình:
Phần mềm G9 Accounting 2014 được tích hợp từ 12 phân hệ tương ứng với 12 phần hành kế toán bao gồm:
- Kế toán tiền mặt tại quỹ (Phân hệ Tiền mặt)
- Kế toán tiền gửi ngân hàng (Phân hệ Tiền gủi Ngân hàng)
- Kế toán mua hàng (Phân hệ Mua hàng)
- Kế toán bán hàng (Phân hệ Bán hàng)
- Kế toán vật tư, hàng hóa (Phân hệ Kho)
- Kế toán thuế (Phân hệ Thuế)
- Kế toán TSCĐ (Phân hệ TSCĐ)
- Kế toán CCDC (Phân hệ CCDC)
- Kế toán giá thành công trình, vụ việc (Phân hệ Giá thành công trình, vụ việc)
- Kế toán giá thành đơn hàng (Phân hệ giá thành đơn hàng)
- Kế toán giá thành sản xuất liên tục (Phân hệ giá thành sản xuất liên tục)
- Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Phân hệ Tổng hợp)
Các tiện ích thường dùng
Sao chép chứng từ
Chức năng sao chép chứng từ trong hệ thống giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập liệu, cho phép sao chép hàng loạt dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Vào ngày 30/12/2013, Công ty X đã ghi nhận 5 nghiệp vụ thu tiền mặt Kế toán chỉ cần truy cập vào phân hệ Tiền mặt để lập một phiếu thu Đối với 4 phiếu thu còn lại, chỉ cần chọn “ ” và chỉnh sửa các chứng từ đã sao chép để tạo ra chứng từ mới phù hợp.
Tại hộp thoại chi tiết của chứng từ được sao chép, chọn đến để thực hiện tính năng copy chứng từ.
Chương trình sẽ tạo ra một chứng từ mới tương tự như chứng từ cũ, người sử dụng chỉ cần điều chỉnh các thông tin như diễn giải và số tiền cho phù hợp Sau khi hoàn tất, nhấn nút “Cất” để lưu lại chứng từ mới.
Thêm nhanh danh mục
Phần mềm G9 Accounting 2014 cho phép người sử dụng thêm nhanh một danh mục mới ngay tại màn hình nhập liệu chứng từ mà không cần phải quay lại danh mục chính để thực hiện việc thêm mới.
Ví dụ: Khi Thêm mới một phiếu Bán hàng, Kế toán tại doanh nghiệp N phát hiện
Khi khách hàng Y chưa được khai báo thông tin, kế toán có thể sử dụng tính năng Thêm nhanh khách hàng ngay trên màn hình chứng từ bán hàng mà không cần thoát khỏi giao diện bán hàng.
Trên màn hình chi tiết chứng từ, người sử dụng chỉ cần nhấn chuột vào biểu tượng “ ” hoặc sử dụng phím F2 để thao tác, mà không cần phải nhấp vào biểu tượng “ ” trước đó.
- Nhập thông tin cần thiết vào hộp thoại Thêm mới…
- Nhấn nút Cất để lưu và chọn danh mục đó cho chứng từ hiện tại
Tại màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, G9 Accounting 2014 cho phép NSD tìm kiếm nhanh đối tượng bằng cách lọc dữ liệu.
Tại màn hình Bán hàng, người sử dụng có thể lọc dữ liệu của công ty CP Kiến trúc Phục Hưng, giúp kế toán nhanh chóng truy cập các phiếu bán hàng liên quan đến công ty này.
Tại giao diện lọc dữ liệu trong danh sách chứng từ hoặc danh mục, người dùng có thể chọn cột để thiết lập điều kiện lọc Chẳng hạn, trong màn hình bán hàng, bạn có thể lọc đối tượng theo tên công ty Phục Hưng như hình minh họa dưới đây.
Nhập từ khóa để tìm kiếm, chẳng hạn như "Phục Hưng" (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường) Màn hình danh sách sẽ chỉ hiển thị các chứng từ có tên lọc là "Phục Hưng", và kết quả trả về sẽ như hình minh họa.
Với màn hình danh sách khác, NSD có thể thao tác lọc dữ liệu với các cột bất kỳ như trên.
G9 Accounting 2014 cho phép NSD tìm nhanh chứng từ nào đó đã được nhập vào một phân hệ bất kỳ trong hệ thống.
Vào menu Tiện ích/ Tìm kiếm hoặc nhấn chuột vào biểu tượng “ ” trên thanh công cụ.
Trên hộp thoại tìm kiếm, chọn các điều kiện tìm kiếm thích hợp
- Nhấn chuột xuống dòng dưới để Thêm các điều kiện tìm kiếm
- Nhấn Xóa dòng để xóa dòng tìm kiếm cần bỏ đi
Nhấn nút “Đồng ý” để tìm kiếm chứng từ theo các điều kiện đã chọn Kết quả sẽ hiển thị trên màn hình chính của mục tìm kiếm Từ kết quả này, người sử dụng có thể truy ngược đến chứng từ gốc để xem chi tiết hoặc sửa đổi bằng cách nhấp đúp chuột vào dòng chứng từ đã tìm thấy.
5.Truy xuất ngược chứng từ:
G9 Accounting 2014 cho phép người sử dụng dễ dàng truy xuất chứng từ có sai sót hoặc kiểm tra chứng từ nghi vấn mà không cần phải truy cập vào phân hệ hạch toán.
Khi mở báo cáo từ các phân hệ kế toán, như phân hệ tiền mặt, kế toán tại doanh nghiệp X có thể truy cập vào “Sổ quỹ tiền mặt” Để kiểm tra chứng từ có nghi vấn lỗi, người sử dụng chỉ cần nhấn chuột vào Số hiệu chứng từ của dòng hạch toán tương ứng Chương trình sẽ tự động hiển thị chứng từ cần kiểm tra, ví dụ như khi nhấn vào số hiệu chứng từ PC00002, phần mềm sẽ hiện lên chứng từ cần xem xét lại.
Tự động cập nhật
Khi nhận phần mềm, một hộp thoại cập nhật sẽ xuất hiện Người sử dụng chỉ cần nhấn nút "Cập nhật" và chờ đợi quá trình cập nhật phiên bản mới Sau khi hoàn tất, phần mềm sẽ thông báo "Cập nhật phiên bản mới thành công" Cuối cùng, hãy mở lại phần mềm và nâng cấp dữ liệu lên phiên bản mới.
- Lưu ý: Các bạn nên sao lưu dữ liệu trước khi thực hiện cập nhật phần mềm.
Khóa sổ kỳ kế toán
Khi ngày khóa sổ mới là 31/12/2014, tất cả các nghiệp vụ hạch toán trước ngày này sẽ không thể chỉnh sửa Để thực hiện việc chỉnh sửa các nghiệp vụ đã bị khóa sổ, bạn cần truy cập vào mục Hệ thống / Khóa sổ kỳ kế toán và nhập ngày khóa sổ mới, đảm bảo rằng ngày này phải trước ngày phát sinh của nghiệp vụ cần sửa.
- Ví dụ: bạn cần sửa lại nghiệp vụ Chi tiền phát sinh ngày 24/04/2014 trong khi phần
Để bỏ khóa sổ kỳ kế toán trong hệ thống, người sử dụng cần truy cập vào mục "Khóa sổ kỳ kế toán", nhập ngày khóa sổ mới trước ngày 24/04/2014 và nhấn đồng ý Sau khi thực hiện, người dùng sẽ có thể chỉnh sửa các nghiệp vụ đã phát sinh trước thời điểm đó.
Khai báo danh mục và nhập số dư ban đầu
Khai báo danh mục
1 Khai báo Khách hàng, Nhà cung cấp
Để thêm khách hàng hoặc nhà cung cấp, bạn cần chọn mục khai báo và điền đầy đủ thông tin bắt buộc được đánh dấu bằng dấu * cùng với các thông tin bổ sung để làm rõ đối tượng Sau khi hoàn tất, bạn có thể chọn “Cất và đóng” để hoàn thành hoặc “Cất và Thêm” để tiếp tục thêm thông tin.
* Lưu ý: Các mã đối tượng do kế toán tự đặt sao cho tiện trong việc quản lý các đối tượng đó.
Khai báo này được thực hiện để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh tại từng phòng ban trong công ty Để thêm mới kế toán, người dùng cần thực hiện theo hướng dẫn đã nêu, chọn mục Khai báo/Phòng ban.
23 Điền thông tin từng phòng rồi “Cất”.
Khai báo này giúp quản lý hoạt động của nhân viên trong từng phòng ban của công ty Để thêm mới nhân viên, hãy điền đầy đủ thông tin vào mục khai báo như hình dưới đây.
Khai báo Kho giúp kế toán nắm rõ tình hình số lượng hàng hóa trong từng kho và lượng tồn kho cụ thể Để tạo các Kho trên phần mềm, kế toán cần thực hiện theo hướng dẫn đã được cung cấp.
5 Khai báo vật tư, hàng hóa
Dùng cho việc quản lý chi tiết từng loại vật tư hàng hóa trong doanh nghiệp.Để tiến hành khai báo mới ta làm như sau:
2.5.1 Khai báo Loại vật tư, hàng hóa; Dùng cho mô hình quản lý nhiều chủng loại mặt hàng khác nhau, mỗi một chủng loại gồm các mặt hàng hóa, vật tư Để Thêm mới loại vật tư hàng hóa , trong mục khai báo vật tư hàng hóa phần tên loại VTHH bấm chuột phải vào chữ
“ tất cả” và làm như hình dưới
Khai báo tên loại xong rồi “ Cất”.
2.5.2 Khai báo vật tư, hàng hóa
Sau khi khai báo loại vật tư, hàng hóa, kế toán cần tiếp tục khai báo các vật tư, hàng hóa thuộc từng loại khác nhau Để thực hiện, chọn "Thêm mới" và điền thông tin cần thiết về vật tư hàng hóa Trong mục "loại VT HH", chọn loại tương ứng Nếu vật tư hàng hóa có đơn vị tính khác, hãy điền vào đơn vị chuyển đổi và tỷ lệ chuyển đổi so với đơn vị tính ban đầu Cuối cùng, sau khi hoàn tất khai báo, chọn "Cất" để lưu lại.
Khi khai báo hàng hóa là dịch vụ, kế toán cần thực hiện tương tự như phần trước, nhưng cần điều chỉnh trong phần “ ” của VTHH để chọn lại là “ ” Sau đó, thực hiện các bước khai báo như bình thường.
6 Khai báo Công cụ dụng cụ
Sử dụng và quản lý công cụ dụng cụ cho các phòng ban trong công ty là rất quan trọng Để thực hiện việc khai báo mới, bạn cần truy cập vào mục Khai báo và làm theo hướng dẫn.
Khai báo xong chọn Cất.
7 Khai báo Tài sản cố định
Quản lý tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động là rất quan trọng Để tiến hành khai báo tài sản cố định, kế toán cần chọn "Thêm mới" và xác định loại tài sản cố định tương ứng.
Khai báo xong phần “thông tin chung”, kế toán chuyển sang mục “Tính khấu hao” Điền thông tin như hướng dẫn
Đối với tài sản cố định (TSCĐ) hình thành từ các năm trước, cần khai báo đầy đủ thông tin trong ô “Ngày tháng” từ ngày mua đến ngày tính khấu hao Còn đối với TSCĐ hình thành trong năm tài chính hiện tại, kế toán chỉ cần điền thông tin ở ô ngày tháng và bỏ qua dòng “ngày ghi tăng”.
Các ô khác cần được thiết lập theo hình vẽ, và thời gian sử dụng sẽ được chuyển đổi từ năm sang tháng Kế toán cần chú ý khi khai báo tài sản cố định này để tránh nhầm lẫn.
8 Khai báo tài khoản ngân hàng
Dùng cho việc theo dõi số tiền hiện có của doanh nghiệp trong từng tài khoản ngân hàng.
Tiến hành Thêm mới và điền đầy đủ thông tin như hình dưới
Cất khi đã hoàn thành khai báo.
9 Khai báo Mã thống kê
Mã thống kê giúp theo dõi tình hình lãi/lỗ cho từng lô hàng hoặc đối tượng mà kế toán muốn kiểm tra Nó cũng cho phép theo dõi chi phí sản xuất theo từng đối tượng cần thống kê Để thêm mới mã thống kê, kế toán thực hiện các bước cụ thể.
Khai báo như hình trên và Cất để hoàn thành.
10 Khai báo mẫu số hóa đơn
Sử dụng để khai báo hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng tại doanh nghiệp, giúp quản lý thuế GTGT đầu ra trong tháng một cách dễ dàng Khai báo theo hướng dẫn dưới đây:
Khi hoàn thành việc khai báo mẫu số hóa đơn, kế toán cần di chuyển chuột sang bên cạnh phần khai báo để sử dụng số hóa đơn đã khai báo.
Nghiệp vụ/ Quản lý phát hành hóa đơn/ Thông báo phát hành hóa đơn và làm như hướng dẫn:
Bắt đầu từ năm nay, người dùng cần điền số hóa đơn sử dụng từ số bắt đầu cho đến hết số hóa đơn đã đặt in hoặc tự in Hãy chắc chắn điền đầy đủ các thông tin cần thiết như ký hiệu hóa đơn và ngày bắt đầu sử dụng, sau đó lưu lại khi đã hoàn tất.
Nhập số dư ban đầu
2.1 Nhập số dư ban đầu – Vật tư hàng hóa
Trong phần này, kế toán cần nhập số dư chi tiết cho từng mã đối tượng vật tư hàng hóa đã được khai báo trước đó Để thực hiện việc này, hãy truy cập vào mục Khai báo, sau đó chọn số dư ban đầu và chọn Vật tư, hàng hóa như hình minh họa bên dưới.
Hoàn thành quá trình khai báo số dư ban đầu cho vật tư hàng hóa xong thì chọn “Cất” để lưu lại số liệu đã làm.
2.2 Khai báo Công cụ dụng cụ Để khai báo số dư đầu năm của công cụ dụng cụ , kế toán làm tương tự như khai báo đầu kì cho vật tư hàng hóa, theo hình dưới đây
“Cất” để lưu lại và hoàn thành khai báo số dư cho công cụ dụng cụ.
Khai báo số dư ban đầu của công nợ là cần thiết để theo dõi chi tiết tình hình công nợ của doanh nghiệp đối với từng khách hàng, nhà cung cấp và các khoản tạm ứng của nhân viên Để thực hiện việc khai báo công nợ, kế toán cần thực hiện theo hướng dẫn như hình bên dưới.
Nhập số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có cho từng đối tượng Đối với tài khoản chi tiết theo cả đối tượng và ngoại tệ, cần chọn Loại tiền, sau đó nhập tỷ giá và số dư tương ứng Cuối cùng, nhấn nút để lưu lại số dư.
2.4 Khai báo số dư ban đầu phần Tài khoản
Khai báo số dư ban đầu của tài khoản là quá trình kê khai số dư đầu kỳ cho các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản, trừ những tài khoản không thuộc phạm vi khai báo này.
3 phần trên Việc khai báo được thực hiện như hình dưới đấy
Khai báo xong, kế toán “Cất” để hoàn thành khai báo.
1 Khai báo số dư cho tài khoản ngân hàng:
Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản 112 có theo dõi chi tiết theo từng tài khoản được mở tại các ngân hàng khác nhau.
Nhập số dư ban đầu cho tài khoản ngân hàng: Nhập số dư trong phần số dư ban đầu của mục Tài khoản trong chương trình
2 Số dư tài khoản theo dõi chi tiết theo đối tượng tập hợp chi phí
Khai báo danh mục Đối tượng tập hợp chi phí: Để Thêm mới đối tượng tập hợp chi phí,
Để thêm Đối tượng tập hợp chi phí trong NSD, hãy vào menu Danh mục\Đối tượng tập hợp chi phí, nhấn nút trên thanh công cụ, sau đó nhập thông tin cần thiết và nhấn để lưu lại.
Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho tài khoản theo dõi chi tiết theo Đối tượng tập hợp chi phí, VD: TK 154
Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\ Tài khoản để nhập số dư chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí
Nhập số tiền vào cột Dư Nợ chọn đối tượng tập hợp chi phí tương ứng, nhấn nút “Cất” để lưu số dư đầu kỳ.
3 Số dư tài khoản chi tiết theo Ngoại tệ
Cho phép NSD nhập số dư ban đầu cho các tài khoản có số dư theo đồng ngoại tệ như: USD, EUR,… (VD: TK 1112, 1122,341…)
Vào menu Nghiệp vụ\Nhập số dư ban đầu\ Tài khoản
NSD lựa chọn loại tiền, sau đó nhập tỷ giá và số tiền vào cột Dư Nợ hoặc Dư Có tương ứng với từng tài khoản Cuối cùng, nhấn nút “Cất” để lưu lại số dư.
Hướng dẫn hạch toán trên G9 Accounting 2014
Phân hệ Tiền mặt
Phân hệ tiền mặt phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến số tiền mặt hiện có của doanh nghiệp.
- Thu : Thể hiện các nghiệp vụ liên quan đến bên Nợ của tài khoản tiền mặt, làm tăng số tiền mà doanh nghiệp đang nắm giữ
- Chi: Tất cả các nghiệp liên quan được thanh toán bằng tiền mặt thì được phản ảnh vào mục này
Khi lập phiếu thu hoặc phiếu chi, kế toán cần chọn mục “Thu” hoặc “Chi” trong phân hệ tiền mặt Sau đó, người sử dụng (NSD) nhấn “Thêm” và thực hiện theo hướng dẫn để hoàn tất quy trình.
Trường hợp hóa đơn có thuế GTGT, từ dòng hạch toán, kế toán nhấp chuột chọn sang dòng
“Thuế”, điền đầy đủ các thông tin cần thiết mà phần mềm yêu cầu.
Khi hoàn thành hạch toán, bạn hãy chọn “Cất” hoặc nhấn “Ctrl + S” để lưu lại Để in phiếu Thu hoặc Chi, trên giao diện lập chứng từ, bạn có thể chọn “In” hoặc sử dụng tổ hợp phím “Ctrl + P” Để theo dõi quỹ tiền mặt, hãy chọn một trong các mẫu biểu ở cột bên phải trong phân hệ “Tiền mặt” để xem lượng tồn quỹ tại thời điểm mong muốn.
Phân hệ tiền gửi ngân hàng (TGNH)
Phân hệ TGNH cho phép kế toán theo dõi và quản lý số tiền hiện có trong tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mọi lúc Dưới đây là giao diện của chương trình.
Mục “Nộp tiền” phản ánh các hoạt động kinh tế làm tăng số tiền hiện có của doanh nghiệp, ghi Nợ tài khoản 112 Để hạch toán nghiệp vụ trong mục này, kế toán cần thực hiện thao tác “Thêm” theo hướng dẫn minh họa dưới đây.
Mục “Ủy nhiệm chi” ghi nhận các giao dịch làm giảm số dư tài khoản doanh nghiệp, cụ thể là các nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 112 Để thực hiện hạch toán trong mục này, kế toán cần sử dụng chức năng “Thêm” và thực hiện các bước hạch toán tương ứng.
Để theo dõi tình hình tài chính tại TGNH, bạn hãy chọn một trong các mẫu biểu ở cột bên phải trong phân hệ “Tiền gửi ngân hàng” nhằm kiểm tra số lượng tồn quỹ tại thời điểm bạn muốn xem.
Phân hệ Mua hàng
Giao diện của chương trình như sau:
Phân hệ mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán các giao dịch liên quan đến mua sắm vật tư, hàng hóa và dịch vụ cho doanh nghiệp Nó giúp ghi nhận các khoản nợ vào các tài khoản vật tư hàng hóa như 152, 153, 155, 156, cũng như các chi phí liên quan đến việc mua dịch vụ.
Khi thực hiện hoạt động mua sắm hàng hóa trong phân hệ mua hàng, kế toán cần truy cập vào mục “Mua hàng” và chọn “Thêm” để tiến hành các bước tiếp theo, giống như hình minh họa đã cung cấp.
Khi mua hàng hóa phát sinh chi phí, kế toán cần chuyển từ dòng “tiền hàng” sang phần “Chi phí” Để thực hiện điều này, hãy điền số chi phí phát sinh, chọn tiêu thức phân bổ là “Số tiền” hoặc “Số lượng”, sau đó ấn “phần bổ chi phí” để hệ thống tự động phân bổ chi phí cho các loại hàng hóa trong hóa đơn Để hạch toán thuế giá trị gia tăng, kế toán chuyển sang phần “Hóa đơn” và điền thông tin tương ứng vào phần mềm theo yêu cầu.
Hoàn thành xong tất cả việc hạch toán, chọn “Cất” hoặc tổ hợp “Ctrl+S” để hoàn thành việc hạch toán phần Mua hàng.
3.2 Mua hàng hóa là dịch vụ: Đối với hàng hóa là dịch vụ, khi phát sinh nghiệp vụ mua hàng, kế toán vào phân hệ Mua hàng =>> “ ” =>> “ ”, điền các thông tin về nhà cung cấp, mã dịch vụ trong phần hạch toán:
Sang “ ” điền thuế suất của dịch vụ đó
3.3 Hạch toán trả lại hàng mua
Khi có phát sinh việc trả lại số hàng đã mua, kế toán vào phần “Trả lại hàng mua”
=>> “Thêm” màn hình sẽ hiện bảng như sau:
Trong bảng này, bạn có thể chọn một trong ba hình thức thanh toán và nhà cung cấp để tiến hành trả lại hàng đã mua Sau đó, hãy chọn hóa đơn mua, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các hóa đơn đã mua hàng của nhà cung cấp đó.
Để chuyển hóa đơn có hàng hóa được trả lại, hãy chọn hóa đơn đó và tích vào ô “ ” để chuyển hóa đơn đã chọn sang ô bên phải Nếu bạn muốn chuyển tất cả hóa đơn của nhà cung cấp đó sang bên phải bảng, hãy chọn ô “ ”.
Khi đã xác định hóa đơn cần trả lại hàng, kế toán nhấn vào nút “ ”, sau đó nhập số lượng hàng hóa cần trả lại vào mục “Tiền hàng” Tiếp theo, chuyển sang tab “Thuế” để chọn thuế suất phù hợp với mặt hàng, hoàn tất quy trình hạch toán trả lại hàng mua.
Dùng cho việc hạch toán số hàng hóa mua về được giảm giá Khi hạch toán giảm giá hàng mua sẽ có giao diện sau:
Trong hình vẽ trên, chọn hình thức thanh toán, tiếp đến chọn “ ” đồng ý giảm giá bán =>> Chọn hóa đơn mua như hình minh họa
“ ” khi đã chọn xong hóa đơn được giảm giá hàng mua.
Trong hạch toán, kế toán sẽ ghi nhận số tiền giảm tương ứng với số lượng hàng hóa được giảm giá Tiếp theo, cần xác định thuế suất áp dụng cho mặt hàng đã giảm giá, nhằm hoàn tất quy trình hạch toán cho việc giảm giá hàng mua.
3.5 Trả tiền nhà cung cấp
Hỗ trợ kế toán trong việc quản lý thanh toán công nợ với nhà cung cấp, khi phát sinh thanh toán cho người bán, kế toán cần hạch toán trên phần mềm một cách chính xác.
“Trả tiền nhà cung cấp” =>> “Thêm” , chương trình sẽ có giao diện như sau:
Chọn “Đối tượng” là nhà cung cấp và tích vào hóa đơn, phần mềm sẽ hiển thị tất cả các hóa đơn chưa thanh toán của nhà cung cấp đó Hướng dẫn thực hiện theo các bước như hình dưới đây.
“ ” thì giao diện phần mềm hiện hình ảnh như sau:
Chọn hóa đơn cần thanh toán và nhấn “ ” để xác nhận lựa chọn Nhập số tiền thanh toán vào mục “ ” để hoàn tất hạch toán, sau đó nhấn “ ” như hình minh họa dưới đây.
Kế toán có thể chuyển sang phần hạch toán để kiểm tra lại phần định khoản kế toán:
Lưu ý rằng phần "Trả tiền nhà cung cấp" chỉ nên sử dụng khi thanh toán đúng với số tiền trên hóa đơn mua hàng Nếu thanh toán cho nhà cung cấp khác với số trên hóa đơn, kế toán nên sử dụng phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng để hạch toán Đối với các doanh nghiệp cần phân bổ chi phí theo tháng cho tất cả các phiếu mua hàng, người sử dụng chỉ cần nhấn để thực hiện phân bổ chi phí mua hàng theo tháng.
“Nghiệp vụ” =>> “Mua hàng” =>> “Phân bổ chi phí mua” chương trình sẽ đi đến màn hình phân bổ chi phí mua theo tháng
NSD chọn khoảng thời gian mua hàng theo tháng và nhấn nút “ ”, chọn các hóa đơn trong tháng cần phân bổ chi phí mua hàng
Phân hệ Bán hàng
Phân hệ bán hàng là công cụ quan trọng để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ Nó cũng giúp quản lý các khoản giảm trừ, chiết khấu và thanh toán với khách hàng một cách hiệu quả.
Phân hệ Bán hàng có hình ảnh như sau:
Tất cả các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ đều được ghi nhận trong phần “Bán hàng” để phục vụ cho công tác hạch toán Khi có giao dịch bán hàng xảy ra, kế toán sẽ truy cập vào phân hệ bán hàng và thực hiện các bước cần thiết trong mục “Bán hàng”.
Từ bảng trên, kế toán điền các thông tin cần có như “Loại hóa đơn”, “hình thức thanh toán”, cách làm tương tư như hình dưới đây
Khi hoàn thành xong hạch toán phần “ ” kế toán chuyển sang phần
“ ”để hạch toán giá vốn Điền các thông tin cần thiết cho phần này như “ ”, “ ”, “ ”
Khi thực hiện tính giá vốn, kế toán cần lưu ý bỏ qua phần “ ” và “ ” Để tính giá vốn, kế toán vào “ ” ở giao diện hệ thống, chọn “ ” trong phần “Kho”, sau đó chọn “ ” và thời điểm tính giá xuất kho Sau khi nhấn vào “ ”, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “ ” Nhờ đó, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn cho các loại hàng hóa bán ra theo phương pháp xuất kho đã được chọn trước đó.
Hạch toán doanh thu từ cung cấp dịch vụ là một phần quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ Khi phát sinh doanh thu, kế toán cần ghi nhận thông tin này trong phần Bán hàng của phân hệ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
“ ” và làm như hướng dẫn trong phần bán hàng hóa thông thường nhưng lưu ý bỏ đi phần chọn “ ” còn lại hạch toán như phần trên.
Khi có phát sinh trường hợp khách hàng trả lại hàng hóa đã mua, kế toán hạch toán trên phần mềm như sau:
Trong phân hệ “ ” kế toán chọn đến phần “ ” và “ ” màn
47 hình sẽ có giao diện mới như hình minh họa
Kế toán chọn “ ” , “ ” là khách hàng trả lại hàng hóa, sau đó
“ ” mà hàng hóa bị trả lại Khi ấn vào mục “ ” màn hình sẽ có hình ảnh:
Chọn hóa đơn có mặt hàng bị trả lại, sau đó sử dụng biểu tượng “ ” để chuyển một mặt hàng đã chọn hoặc “ ” để chuyển tất cả mặt hàng trong hóa đơn sang bên phải của hình trên.
Để hoàn tất việc chọn hóa đơn có hàng bị trả lại, màn hình sẽ trở về giao diện hạch toán hàng trả lại Trong mục “ ” của phần “ ”, bạn cần điền số lượng hàng hóa bị trả lại Sau đó, chuyển sang “ ” để chọn thuế suất áp dụng cho hàng bị trả lại, và cuối cùng nhấn “ ” để hoàn thành quá trình hạch toán.
Khi phát sinh việc giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán cần thực hiện hạch toán trên phần mềm bằng cách truy cập vào phần “ ” trong phân hệ “ ” và chọn “ ” Quy trình này tương tự như hạch toán hàng bán trả lại đã được hướng dẫn ở phần trước.
“hàng bán giảm giá” kế toán điền số tiền được giảm giá vào mục “ ” sau đó “ ” để hoàn thành hạch toán./
Khi tiến hành thu hồi công nợ đối với khách hàng, kế toán vào phần “ ” trong phân hệ “ ” =>> “ ”
Trong giao diện hạch toán, chọn các mục để thu tiền và nhấn vào nút hoàn thành để chọn hóa đơn Sau khi hoàn tất, màn hình sẽ trở lại giao diện hạch toán và phần mềm tự động chuyển số tiền từ hóa đơn sang mục tương ứng.
Trong trường hợp số tiền thu không khớp với hóa đơn, kế toán có thể điều chỉnh lại số tiền thu cho chính xác Để hoàn tất hạch toán sau khi sửa đổi số tiền thu của khách hàng, hãy chọn “ ”.
Lưu ý: Phần “Thu tiền khách hàng” thích hợp với việc hạch toán thu đúng số tiền trên hóa
Trong trường hợp có 49 đơn và các lần thu tiền không trùng với hóa đơn, cần sử dụng phân hệ Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, tùy thuộc vào hình thức thanh toán mà khách hàng đã chọn.
Phân hệ Kho
Phân hệ Kho giúp quản lý hiệu quả hoạt động nhập xuất và tồn kho của vật tư hàng hóa, đồng thời kiểm kê số lượng vật tư hàng hóa một cách chính xác tại mọi thời điểm.
Hệ thống phân hệ Kho đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại, giúp kiểm kê và theo dõi số lượng hàng hóa tồn kho một cách chính xác Khi có hoạt động mua bán, các phiếu "Nhập kho" và "Xuất kho" sẽ được tự động tạo ra từ các chứng từ hạch toán trong phân hệ "Mua hàng" và "Bán hàng", do đó doanh nghiệp không cần thực hiện hạch toán riêng cho hoạt động này Đối với doanh nghiệp sản xuất, phân hệ Kho cũng hỗ trợ quản lý hiệu quả hàng hóa và nguyên liệu trong quá trình sản xuất.
_ Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán vào phần “Xuất kho”=>>
“Thêm” theo hình minh họa
Khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho mà không cần nhập đơn giá Để tính giá xuất kho, hãy truy cập vào mục “nghiệp vụ” và chọn “Kho”.
=>> “Tính giá xuất kho” như đã hướng dẫn ở phân hệ Bán hàng.
_Khi nhập kho thành phẩm hoàn thành trong sản xuất, kế toán hạch toán trong phần
“Nhập kho”, cách thực hiện tương tự hình bên dưới:
Kế toán nhập số lượng thành phẩm nhập kho, về phần đơn giá sẽ tự động cập nhật trong phần tính giá thành sẽ giới thiệu ở phần dưới.
Khi doanh nghiệp sở hữu nhiều kho hàng hóa ở các địa điểm khác nhau, việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho cần được ghi chép chính xác Kế toán sẽ thực hiện hạch toán trong phần “Chuyển kho” để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý hàng tồn kho.
Chọn “ ” để hoàn thành hạch toán Khi tính giá hàng hóa chuyển kho, vào phần tính giá xuất kho như đã hướng dẫn ở các phần trên
5.2 Kiểm kê: Khi muốn xác định lại số tồn kho của vật tư hàng hóa, kế toán vào phần Kiểm Kê.
Khi chọn vào phần “Kiểm kê” màn hình sẽ có giao diện:
Chọn thời điểm muốn kiểm kê hàng hóa =>> “ ”, từ đó sẽ hiện lên tất cả các loại vật tư hàng hóa trong thời gian tiến hành kiểm kê
Kế toán bắt đầu quá trình kiểm kê bằng cách chọn “ ” từ hình trên Nếu không có sai sót, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “ ” Trong trường hợp có sự khác biệt giữa số liệu thực tế và số liệu trên phần mềm, người sử dụng cần điền số lượng thực tế vào cột số lượng thực tế, và phần mềm sẽ tự động điều chỉnh các tài khoản tương ứng.
Phân hệ Thuế
Hình ảnh phân hệ Thuế:
Phân hệ Thuế hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập bảng kê mua vào và bán ra cho tờ khai thuế giá trị gia tăng, giúp người nộp thuế tiết kiệm thời gian bằng cách không cần nhập lại hóa đơn Để lập bảng kê thuế giá trị gia tăng, kế toán cần điền đầy đủ thông tin hóa đơn mua vào và bán ra khi hạch toán trên phần mềm Việc hạch toán đầy đủ thông tin hóa đơn mua vào là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác trong khai báo thuế.
Để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế, việc sử dụng hóa đơn GTGT là cần thiết Hàng hóa và dịch vụ bán ra phải được lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp để hiển thị số liệu trên bảng kê.
Hàng tháng đến kì kê khai thuế giá trị gia tăng, trong phân hệ Thuế chọn đối tượng lập bảng kê:
Bảng kê thuế đầu ra: Trong phân hệ Thuế chọn “ ” =>> “ ” =>>
“ ” =>> Tích chọn các hóa đơn cần kê khai trong tháng =>> “ ” để hoàn thành./
Bảng kê thuế đầu vào: Trong phân hệ Thuế =>> “ ” =>> “ ” =>>
“ ” =>> Tích chọn các hóa đơn kê khai trong kỳ tính thuế =>> “ ” để hoàn thành, hình minh họa:
Từ đó lập tờ khai thuế giá trị gia tăng kỳ tính thuế:
Phân hệ Thuế =>> “Tờ khai thuế” =>> “ ” =>> “ ” =>>
Phần mềm sẽ tự động sử dụng bảng kê đã lập trong kỳ tính thuế để điền số liệu vào tờ khai thuế giá trị gia tăng, giúp quá trình hoàn thành trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Trên tờ khai thuế GTGT, mục “Xuất khẩu HTKK” cho phép người dùng xuất khẩu trực tiếp bảng kê và tờ khai thuế vào ứng dụng HTKK của tổng cục thuế Để thực hiện việc này, người sử dụng chỉ cần nhấn vào biểu tượng “ ”, sau đó một hộp thoại sẽ xuất hiện để hướng dẫn.
Người sử dụng chỉ cần chọn bảng kê phụ lục và nhấn “Đồng ý”, phần mềm sẽ tự động xuất khẩu file dữ liệu vào ứng dụng HTKK, giúp người dùng nộp thuế mà không cần nhập lại thông tin trên phần mềm HTKK.
Hàng kỳ tính thuế, NSD tiến hành khấu trừ thuế GTGT, trong phân hệ Thuế =>>
“ ” màn hình sẽ có bảng sau:
Chọn kỳ tính thuế có phát sinh nghĩa vụ nộp thuế sau đó chọn “ ” sẽ có hình sau:
Kế toán chọn “ ” phần mềm sẽ thông báo “ ” như vậy đã hạch toán xong phần khấu trừ thuế.
Khi có phát sinh thuế GTGT phải nộp, kế toán vào phần “ ” màn hình sẽ hiện như sau:
56 Điền thông tin vào bảng hạch toán như hình dưới đây:
Kế toán chọn “ ” phần mềm sẽ tự động hạch toán và hiện thông báo
“ ”./ Để kết xuất các bảng kê thuế GTGT ra excel, ở góc dưới của các hộp thoại bảng kê
NSD nhấn “ ”, chương trình sẽ hiện ra hộp thoại mới, NSD chọn nơi lưu fil và đặt tên file cho bảng kê xuất khẩu ra excel
Nhấn “Save” để lưu file bảng kê excel
Phân hệ Tài sản cố định
Hình ảnh phân hệ Tài sản cố định:
Phân hệ tài sản cố định giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các tài sản đầu tư, bao gồm việc mua sắm và xây dựng Hệ thống này cũng theo dõi tình hình sử dụng tài sản tại các phòng ban và tình trạng khấu hao trong quá trình sử dụng.
Phần ghi tăng được sử dụng để ghi nhận việc mua sắm tài sản cố định trong năm tài chính hiện tại Khi có hoạt động mua sắm tài sản cố định hoặc tài sản cố định hình thành từ xây dựng cơ bản được bàn giao, kế toán sẽ ghi vào phần "Ghi tăng" trong phân hệ tài sản cố định.
Kế toán hạch toán cho các chi phí liên quan đến việc đưa TSCĐ vào sử dụng được thực hiện theo hướng dẫn trong hình Người sử dụng cần nhập tổng chi phí vào cột tương ứng trong tab.
Tiền hàng được hạch toán từng chi phí vào các phân hệ Tiền mặt hoặc Tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hình thức thanh toán của người sử dụng Sau khi hoàn tất hạch toán, kế toán sẽ nhập các thông tin từ hóa đơn để lập bảng kê thuế GTGT.
Chọn “ ” để hoàn thành phần hạch toán.
7.2 Khấu hao tài sản cố định Định kỳ hàng tháng, kế toán trích khấu hao cho tài sản cố định đang sử dụng Hạch toán trên phần mềm, trong phân hệ tài sản cố định, kế toán vào phần “Khấu hao” =>>
“Thêm” =>> “Kỳ tính khấu hao”, cách làm như hướng dẫn dưới đây.
Chọn “Cất” để hoàn thành hạch toán.
Khi doanh nghiệp thực hiện thanh lý tài sản cố định, kế toán cần ghi giảm giá trị tài sản dựa trên giá trị còn lại và mức hao mòn lũy kế Để thực hiện hạch toán trên phần mềm kế toán, người dùng vào phân hệ TSCĐ, chọn mục “Ghi giảm”, sau đó nhấn “Thêm”, nhập “ngày hạch toán” và “Mã tài sản” để định khoản bút toán ghi giảm tài sản cố định.
Chọn “ Cất” để hoàn thành việc hạch toán ghi giảm TSCĐ.
Phân hệ Công cụ dụng cụ
Phân hệ Công cụ dụng cụ có giao diện màn hình như sau:
8.1 Ghi tăng Đối với việc ghi tang CCDC trên phần mềm, trước hết NSD cần lập phiếu Mua hàng trên phân hệ Mua hàng để nhập kho CCDC đó trước, Việc hạch toán CCDC trên phân hệ Mua hàng hoàn toàn giống với mua VTHH Sau khi hoàn thành việc Nhập kho CCDC trên phần hệ Mua hàng, NSD dùng chức năng Ghi tăng trên phân hệ CCDC
NSD vào phần Ghi tang trên phân hệ CCDC, nhấn nút “Thêm” chương trình sẽ hiện ra màn hình của chức năng ghi tăng CCDC
Trong màn hình này, NSD nhấn vào “ ” chương trình sẽ có màn hình mới
NSD chọn khoảng thời gian là thời gian lập phiếu mua hàng của CCDC, nhấn “Lấy số liệu”
Sau đó chọn các phiếu nhập CCDC cần xuất dùng để ghi tăng rồi nhấn “ ”
NSD chọn phòng ban, số lần phân bổ trên phiếu Ghi tăng CCDC rồi “Cất” để lưu lại
Hàng tháng, người sử dụng (NSD) thực hiện việc phân bổ giá trị của công cụ dụng cụ (CCDC) vào chi phí sản xuất kinh doanh bằng cách truy cập vào phân hệ CCDC, chọn “Phân bổ” và nhấn “Thêm” để chọn kỳ tính phân bổ Sau khi chương trình hiển thị màn hình tình phân bổ giá trị CCDC, NSD cần nhấn “Cất” để lưu dữ liệu Để xem các báo cáo liên quan, NSD có thể mở các báo cáo nằm bên phải giao diện của phân hệ CCDC.
Phân hệ tổng hợp
Hình ảnh phân hệ tổng hợp:
Tổng hợp dùng cho việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế không nằm trong các phân hệ trong phần mềm kế toán.
Mục “ Chứng từ khác” hỗ trợ hạch toán các nghiệp vụ khác ngoài 8 phân hệ trên:
Khi hạch toán nghiệp vụ trong phân hệ Tổng hợp, kế toán vào “Chứng từ chung” =>>
“Thêm” hạch toán tương tự như hình minh họa
Trường hợp có hóa đơn thuế, kế toán chuyển sang phần thuế và hạch toán tương tự như hướng dẫn về thuế của các phần trên.
Phần "Kết chuyển số liệu" cho phép kế toán xác định kết quả kinh doanh tại bất kỳ thời điểm nào Để kiểm tra doanh nghiệp có lãi hay lỗ, kế toán chỉ cần truy cập vào "Kết chuyển số liệu", chọn "Thêm" và lựa chọn thời gian kết chuyển phù hợp.
62 cách thực hiện như hình vẽ dưới đây
Chọn “Cất” để hoàn thành khai báo.
Các nghiệp vụ cần lưu ý
Mua hàng
3.4 Trả tiền nhà cung cấp D
9.1 Đánh giá sản phẩm dở dang A
9.4 Đối tượng tập hợp chi phí D
III Phím tắt áp dụng tại màn hình chứng từ/danh mục
1 Thêm mới chứng từ/danh mục Ctrl + N
2 Xem hoặc sửa chứng từ/danh mục Ctrl + E
3 Xóa chứng từ/danh mục Ctrl + D
5 Hoãn thao tác với chứng từ Ctrl + U
6 Ghi sổ chứng từ Ctrl + G
7 Bỏ ghi sổ chứng từ Ctrl + B
8 In chứng từ/danh mục Ctrl + P
IV Một số phím tắt đặc biệt khác
1 Trong giao diện hộp thoại nhập chứng từ, các phím tắt từ
F2 đến F10 cho phép người dùng thêm nhanh chóng các đối tượng như kho, mặt hàng, phòng ban, nhân viên, tài khoản ngân hàng, công cụ dụng cụ, mã thống kê và tài sản cố định.
Chương 1: Khởi động với G9 Accounting 2014
1.Khởi động G9 Accounting 2014 Đây là thao tác NSD phải thực hiện hàng ngày khi bật máy tình và làm việc với phần mềm G9 Accounting 2014
Cách khởi động phần mềm: Vào Start/Programs/ G9VIETNAM/ G9
Sau khi cài đặt phần mềm G9 Accounting 2014, biểu tượng của chương trình sẽ tự động xuất hiện trên màn hình Desktop Người sử dụng có thể dễ dàng khởi động chương trình bằng cách nhấp đúp chuột vào biểu tượng này.
2.Tạo dữ liệu kế toán
Có 2 cách để tạo dữ liệu kế toán:
Người sử dụng có thể tạo mới dữ liệu hoàn toàn từ đầu, không cần số liệu, chỉ cần sử dụng các danh mục đã được tích hợp sẵn như Hệ thống tài khoản, tài khoản kết chuyển, tài khoản ngầm định, và Kho Cách thức tạo dữ liệu này rất đơn giản và thuận tiện cho người dùng.
- Trên giao diện chương trình chọn tệp, chọn tạo mới dữ liệu
- Sau đó chọn máy chủ mà bạn muốn tạo dữ liệu kế toán, khi đã chọn máy chủ xong ấn đồng ý Màn hình sẽ hiện ra :
Trong bảng này, người dùng sẽ nhập tên dữ liệu kế toán, ngày bắt đầu năm tài chính và phương pháp tính giá vốn Sau khi hoàn tất các lựa chọn, nhấn nút thực hiện để tạo dữ liệu kế toán Phần mềm sẽ thông báo khi quá trình tạo dữ liệu thành công.
Để tạo dữ liệu từ năm trước, người sử dụng (NSD) có thể tạo một cơ sở dữ liệu (CSDL) mới dựa trên CSDL cũ, tận dụng các danh mục như khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, vật tư hàng hóa, và công cụ dụng cụ cùng với số dư đầu kỳ Quy trình tạo CSDL mới từ năm trước tương tự như việc tạo CSDL mới từ đầu, chỉ khác ở chỗ NSD chọn mục “ ” và sử dụng dữ liệu của năm trước làm cơ sở để thực hiện.
NSD chọn thực hiện để tạo mới CSDL.
Để cập nhật số liệu kế toán, người sử dụng cần mở cơ sở dữ liệu đã được tạo Sau khi tạo mới thành công, hãy chọn "Tệp" và sau đó chọn "Mở dữ liệu" để đăng nhập vào dữ liệu cần thiết.
Sau khi đăng nhập vào CSDL, sẽ xuất hiện màn hình chính của chương trình:
Phần mềm G9 Accounting 2014 được tích hợp từ 12 phân hệ tương ứng với 12 phần hành kế toán bao gồm:
- Kế toán tiền mặt tại quỹ (Phân hệ Tiền mặt)
- Kế toán tiền gửi ngân hàng (Phân hệ Tiền gủi Ngân hàng)
- Kế toán mua hàng (Phân hệ Mua hàng)
- Kế toán bán hàng (Phân hệ Bán hàng)
- Kế toán vật tư, hàng hóa (Phân hệ Kho)
- Kế toán thuế (Phân hệ Thuế)
- Kế toán TSCĐ (Phân hệ TSCĐ)
- Kế toán CCDC (Phân hệ CCDC)
- Kế toán giá thành công trình, vụ việc (Phân hệ Giá thành công trình, vụ việc)
- Kế toán giá thành đơn hàng (Phân hệ giá thành đơn hàng)
- Kế toán giá thành sản xuất liên tục (Phân hệ giá thành sản xuất liên tục)
- Kế toán tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính (Phân hệ Tổng hợp)
Chương 2: Các tiện ích thường dùng
1 Sao chép chứng từ: G9 Accounting 2014 cho phép NSD Thêm nhanh một chứng từ mới với các nội dung tương tự một chứng từ khác đã có sẵn trong dữ liệu hệ thống Chức năng này phát huy tác dụng lớn khi NSD cần sao chép một loạt chứng từ vào dữ liệu mà không cần nhiều thời gian nhập đi nhập lại.
Vào ngày 30/12/2013, Công ty X ghi nhận 5 nghiệp vụ thu tiền mặt Kế toán chỉ cần truy cập vào phân hệ Tiền mặt và lập một phiếu thu Đối với 4 phiếu thu còn lại, họ có thể chọn “ ” và chỉnh sửa chứng từ đã sao chép để tạo thành các chứng từ mới phù hợp.
Tại hộp thoại chi tiết của chứng từ được sao chép, chọn đến để thực hiện tính năng copy chứng từ.
Chương trình sẽ tạo ra một chứng từ mới tương tự như chứng từ cũ, người sử dụng chỉ cần điều chỉnh các thông tin như diễn giải và số tiền cho phù hợp Sau khi hoàn tất, hãy nhấn nút “Cất” để lưu chứng từ mới.
Phần mềm G9 Accounting 2014 cho phép người sử dụng thêm nhanh một danh mục mới trực tiếp trên màn hình nhập liệu chứng từ, giúp tiết kiệm thời gian mà không cần quay lại danh mục chính để thực hiện thao tác thêm mới.
Ví dụ: Khi Thêm mới một phiếu Bán hàng, Kế toán tại doanh nghiệp N phát hiện
Khi khách hàng Y chưa được khai báo thông tin, kế toán có thể sử dụng tính năng Thêm nhanh khách hàng ngay trên màn hình chứng từ bán hàng mà không cần phải thoát khỏi giao diện bán hàng.
Trên màn hình chi tiết của chứng từ, người sử dụng chỉ cần nhấn chuột vào biểu tượng “ ” hoặc sử dụng phím F2 tại các ô như ô Đối tượng trên màn hình bán hàng mà không cần phải nhấn chuột vào biểu tượng “ ” trước đó.
- Nhập thông tin cần thiết vào hộp thoại Thêm mới…
- Nhấn nút Cất để lưu và chọn danh mục đó cho chứng từ hiện tại
Tại màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, G9 Accounting 2014 cho phép NSD tìm kiếm nhanh đối tượng bằng cách lọc dữ liệu.
Tại màn hình Bán hàng, người sử dụng có thể dễ dàng lọc dữ liệu cho công ty Cp kiến trúc Phục Hưng Chỉ cần thực hiện chức năng Lọc dữ liệu, kế toán sẽ nhanh chóng tìm thấy các phiếu bán hàng liên quan đến công ty này.
Tại màn hình danh sách chứng từ hoặc danh mục, bạn có thể thực hiện thanh lọc dữ liệu bằng cách chọn cột để nhập điều kiện lọc Ví dụ, trong màn hình bán hàng, bạn có thể lọc đối tượng là công ty Phục Hưng để hiển thị các kết quả liên quan.
Nhập từ khóa để tìm kiếm, chẳng hạn như "Phục Hưng" (không phân biệt chữ hoa hay chữ thường) Màn hình danh sách sẽ hiển thị chỉ các chứng từ có tên lọc là "Phục Hưng" Kết quả sẽ được trả về như hình minh họa.
Với màn hình danh sách khác, NSD có thể thao tác lọc dữ liệu với các cột bất kỳ như trên.
G9 Accounting 2014 cho phép NSD tìm nhanh chứng từ nào đó đã được nhập vào một phân hệ bất kỳ trong hệ thống.
Vào menu Tiện ích/ Tìm kiếm hoặc nhấn chuột vào biểu tượng “ ” trên thanh công cụ.
Trên hộp thoại tìm kiếm, chọn các điều kiện tìm kiếm thích hợp
- Nhấn chuột xuống dòng dưới để Thêm các điều kiện tìm kiếm
- Nhấn Xóa dòng để xóa dòng tìm kiếm cần bỏ đi
Thu tiền khách hàng
Khi thu tiền từ khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi, các nghiệp vụ này liên quan đến kế toán bán hàng, kế toán quỹ và kế toán ngân hàng Để đảm bảo tính nhất quán và tránh sự trùng lặp trong các bút toán ghi sổ giữa kế toán quỹ và kế toán bán hàng, cũng như giữa kế toán ngân hàng và kế toán bán hàng, các tổ chức nên quy định rõ ràng về phân hệ thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng Điều này sẽ giúp thuận tiện hơn cho công tác ghi sổ kế toán.
NSD nên thực hiện nghiệp vụ thu tiền khách hàng trên phân hệ Bán hàng
5 Trả tiền nhà cung cấp
Việc trả tiền cho nhà cung cấp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi liên quan đến các lĩnh vực kế toán mua hàng, kế toán quỹ và kế toán ngân hàng Để tránh sự trùng lặp và đảm bảo tính thống nhất trong việc ghi sổ, người sử dụng nên quy định rõ ràng phân hệ thực hiện nghiệp vụ trả tiền nhà cung cấp Để thuận tiện cho công tác ghi sổ kế toán, nên thực hiện nghiệp vụ này trên phân hệ Mua hàng.
Mua tài sản cố định
Khi mua TSCĐ và thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, chương trình cho phép lập chứng từ Ghi tăng TSCĐ cùng lúc với chứng từ thanh toán và hóa đơn ngay trên màn hình nhập liệu Điều này giúp kế toán quỹ và ngân hàng không cần phải lập thêm chứng từ thanh toán trên các phân hệ Quỹ và Ngân hàng.
Thanh lý, nhượng bán tài sản cố định
Trong trường hợp nhượng bán hoặc thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), việc ghi giảm TSCĐ sẽ được thực hiện trên phân hệ TSCĐ Tuy nhiên, cần lập chứng từ thu tiền từ hoạt động thanh lý hoặc nhượng bán TSCĐ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán.
(Phiếu thu, Nộp tiền vào tài khoản) sẽ được kế toán quỹ, kế toán ngân hàng thực hiện trên phân hệ Quỹ, phân hệ Ngân hàng
Tính khấu hao tài sản cố định
Việc tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) chỉ được thực hiện một lần vào cuối tháng Nếu doanh nghiệp phát hiện sai sót trong quá trình tính khấu hao, cần phải hủy bỏ và xóa các chứng từ đã tính khấu hao trước khi thực hiện lại Sau đó, doanh nghiệp cần sửa các thông tin sai liên quan đến TSCĐ và tiến hành tính khấu hao một cách chính xác.
Kết chuyễn lãi, lỗ
Việc lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ diễn ra vào cuối kỳ, tuy nhiên trước khi thực hiện, cần hoàn tất các bút toán cuối kỳ như tính giá xuất kho, khấu trừ thuế và tính khấu hao tài sản cố định Để đảm bảo kết quả kinh doanh chính xác, nếu doanh nghiệp đã lập chứng từ kết chuyển lãi lỗ nhưng chưa thực hiện một trong các bút toán cuối kỳ, hoặc cần chỉnh sửa các chứng từ phát sinh, cần phải xóa chứng từ kết chuyển lãi lỗ đã lập Sau đó, doanh nghiệp phải thực hiện các bút toán cuối kỳ còn thiếu hoặc chỉnh sửa các chứng từ phát sinh trước khi tiến hành kết chuyển lãi lỗ lại.