BÀI TẬP HỌC PHẦN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG ĐỀ TÀI HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO HÀNG SIÊU THỊ

Khảo sát hệ thống

Mô tả hệ thống

1.1.1 Nhiệm vụ cơ bản của hệ thống

- Lấy hàng hóa của nhà cung cấp, đáp ứng hàng hóa cho các chi nhánh của siêu thị

+ Nếu số lượng trong kho còn đủ so với số lượng yêu cầu thì kho xuất hàng cho chi nhánh yêu cầu.

Nếu kho không đủ hàng đáp ứng yêu cầu, cần liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng Sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp, kho sẽ chuyển hàng đến chi nhánh đã yêu cầu.

- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp khi mua hàng.

Quản lý hàng hóa trong kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi số lượng tồn kho và số lượng xuất kho Các báo cáo thống kê này sẽ cung cấp thông tin cần thiết để định hướng chiến lược nhập hàng trong tương lai, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý kho và đáp ứng nhu cầu thị trường hiệu quả hơn.

Cơ cấu tổ chức kho hàng gồm các bộ phận: bộ phận quản lý kho, bộ phận nhận/ phát hàng, bộ phận tài vụ.

- Bộ phận quản lý kho có nhiệm vụ:

+ Tiếp nhận các yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh của siêu thị.

+ Lập danh sách hàng hóa cần nhập, liên hệ với các nhà cung cấp để nhập hàng. + Báo cáo thống kê hàng hóa trong kho.

+ Lập hóa đơn đặt hàng.

+ Tiến hành đặt hàng từ nhà cung cấp.

- Bộ phận nhập/ phát hàng có nhiệm vụ:

+ Nhận phiếu xuất hàng từ bộ phận quản lý kho và xuất hàng cho các chi nhánh Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến.

+ Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa.

+ Khiếu nại đến nhà cung cấp( nếu hàng không đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng).

Yêu cầu QL kho hàng Đặt hàng Nhà cung cấp Chi nhánh

Giao hàng Đáp ứng hàng

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho.

- Sau khi bộ phận nhập/ phát hàng kiểm tra, nhập hàng, bộ phận tài vụ có chức năng:

+ Nhận, kiểm tra hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp.

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn( hóa đơn đặt hàng, hóa đơn nhập hàng với hóa đơn của nhà cung cấp giao).

+ Trả tiền cho nhà cung cấp.

1.1.3 Quy trình quản lý và quy tắc quản lý

- Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

+ Khi cần nhập thêm hàng hóa, nhân viên siêu thị lập phiếu yêu cầu nhập hàng

(MB02) gửi đến cho bộ phận quản lý kho hàng của siêu thị.

Bộ phận quản lý kho hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập và chuyển cho bộ phận nhận, phát hàng Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa, nếu đủ, lập phiếu xuất hàng (MB08) để phát đến chi nhánh yêu cầu Ngược lại, nếu số lượng không đủ, bộ phận quản lý kho sẽ lập danh sách hàng cần nhập (MB09) và gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt.

- Đặt hàng từ nhà cung cấp

Sau khi nhận danh sách hàng cần nhập (MB09), bộ phận quản lý tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp từ danh sách đã lưu trữ (MB01) và liên hệ để đàm phán.

Bộ phận quản lý kho hàng lập đơn đặt hàng (MB03) và in thành hai bản: một bản gửi cho nhà cung cấp để thực hiện đơn hàng và một bản lưu lại để theo dõi tiến độ Sau khi hoàn tất, đơn hàng sẽ được chuyển đến phòng tài vụ để tiến hành đối chiếu và thanh toán cho nhà cung cấp.

Sau khi nhận đơn hàng, nhà cung cấp sẽ liên hệ để xác nhận Khi đơn hàng được xác nhận, nhà cung cấp sẽ tiến hành chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển đến kho của siêu thị.

- Nhận hàng từ nhà cung cấp

+ Nhà cung cấp căn cứ theo đơn đặt hàng để vận chuyển hàng đến kho kèm theo phiếu giao hàng( MB05)

+ Bộ phận nhận/ phát hàng nhận hàng, phiếu giao hàng và thực hiện kiểm tra hàng hóa.

Nếu mặt hàng không đạt yêu cầu, tổ nhận hàng sẽ khiếu nại với nhà cung cấp để yêu cầu điều chỉnh Ngược lại, nếu các mặt hàng đã đạt yêu cầu, tổ sẽ lập phiếu nhận hàng (MB06).

Hàng hóa được chuyển đến và sắp xếp trong kho, nơi bộ phận kho hàng tiếp nhận và xác nhận việc giao nhận hàng Sau khi hoàn tất, phiếu nhận hàng cùng hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ được chuyển đến phòng tài vụ để xử lý.

+ Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận quản lý và tiếp nhận phiếu nhận hàng, đơn hàng của nhà cung cấp từ bộ phận giao nhận.

Dựa vào phiếu nhận từ bộ phận nhận/phát hàng, bộ phận tài vụ sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp Nếu thông tin không khớp, bộ phận tài vụ sẽ thông báo cho bộ phận nhận/phát hàng kiểm tra lại Ngược lại, nếu mọi thông tin trùng khớp, bộ phận tài vụ sẽ in phiếu trả tiền hàng (MB07) và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Sau khi hoàn tất thanh toán, bộ phận tài vụ sẽ gửi cho bộ phận quản lý kho một bản ghi trả tiền để xác nhận rằng đơn hàng đã được hoàn thành.

- Xuất hàng cho các chi nhánh

Sau khi nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh, bộ phận quản lý kho sẽ chuyển thông tin cho bộ phận nhận và phát hàng, đồng thời tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa có sẵn trong kho.

Nếu hàng trong kho đủ để đáp ứng nhu cầu, lập phiếu xuất hàng (MB08) và gửi hàng cho các chi nhánh yêu cầu Ngược lại, nếu số lượng không đủ, cần thực hiện yêu cầu nhập hàng.

- Kiểm tra hàng hóa trong kho, báo cáo thống kê

Mỗi tháng, bộ phận nhận và phát hàng thực hiện kiểm tra hàng hóa trong kho và lập phiếu hàng hóa (MB04) để đánh giá tình trạng tồn kho Đồng thời, bộ phận quản lý tổng hợp sẽ kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập và phiếu xuất, sau đó lập báo cáo nhập xuất (MB10) Cuối cùng, báo cáo này được gửi đến ban lãnh đạo để theo dõi và kiểm soát tình trạng kho hàng.

Mỗi đơn hàng phải giải quyết hoàn toàn một yêu cầu hàng hóa cụ thể trong phiếu yêu cầu, không được tách rời hoặc gộp các khoản đặt hàng.

- Tuy nhiên một đơn hàng, gồm nhiều khoản, có thể đáp ứng yêu cầu của nhiều yêu cầu khác nhau

Ngược lại, các yêu cầu trên một phiếu yêu cầu có thể được phân bổ cho nhiều đơn hàng khác nhau và gửi đến nhiều nhà cung cấp khác nhau.

- Khi thanh toán một đơn hàng, bộ phận tài vụ cần gửi một bản phiếu chi cho bộ phận quản lý để xác nhận hoàn tất đơn hàng.

- Các loại hàng hóa sẽ được xếp vào các khu vực riêng, được lưu trữ lại.

1.1.4.1 Danh sách các nhà cung cấp( MB01)

Tên nhà cung cấp: … Địa chỉ: …

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn giá

1.1.4.2 Phiếu yêu cầu nhập hàng( MB02)

Số phiếu yêu cầu … Ngày… tháng… năm…

Người lập phiếu (Ký và ghi rõ họ tên)

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Ghi chú

Số phiếu đặt hàng … Ngày … tháng … năm … ĐƠN ĐẶT HÀNG Đơn vị cung cấp: … Địa chỉ: …

Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng tiền: … Thời gian giao hàng: …

Thông tin giao hàng: … Đại diện mua hàng (Ký và đóng dấu)

Số phiếu: … Ngày … tháng … năm

(Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.4.5 Phiếu giao hàng của nhà cung cấp( MB05)

(Thông tin nhà cung cấp…)

Số phiếu đặt hàng … Ngày … tháng … năm … Người nhận: … SDT: …

Công ty: … Chức vụ: … Địa chỉ: …

Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Ghi chú

Người lập phiếu Người giao Người nhận

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

Số phiếu nhận hàng … Ngày … tháng … năm …

Số phiếu giao hàng … Nhà cung cấp: … Địa chỉ: …

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

1.1.4.7 Phiếu trả tiền hàng( MB07)

Mã phiếu trả tiền hàng … Ngày … tháng … năm …

Số phiếu nhận hàng: … Tên nhà cung cấp: … Địa chỉ: …

Mã hàng hóa Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú

Tổng tiền: … Người thanh toán Người nhận (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)

Số phiếu: … Ngày … tháng … năm

Số phiếu yêu cầu: … Chi nhánh: … Địa chỉ: …

1.1.4.9 Danh sách các mặt hàng cần nhập( MB09)

DANH SÁCH HÀNG CẦN NHẬP

STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa

NCC Số lượng còn Ghi chú

1.1.4.10 Báo cáo nhập, xuất( MB10)

Tên hàng hóa NCC SL nhập SL xuất Ghi chú

Mô hình hóa hệ thống

1.2.1 Mô hình tiến trình nghiệp vụ

+ Bộ phận trong hệ thống

+ Tác nhân tác động vào hệ thống

+ Tiếp nhận các yêu cầu nhập hàng.

+ Lập danh sách hàng hóa cần nhập, liên hệ với các nhà cung cấp để nhập hàng.

+ Báo cáo thống kê hàng hóa trong kho.

Báo cáo nhập, xuất(MB10)

BC số lượng tồn kho(MB04)DS hàng cần nhập(MB09)Phê duyệt Lãnh đạo

+ Nhận phiếu xuất hàng hàng từ và xuất hàng cho các chi nhánh + Nhận phiếu giao hàng.

+ Khiếu nại đến nhà cung cấp.

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn.

Liên hệ Thông tin phản hồi

Gửi hóa đơn đặt hàng(MB03)

Phiếu xuất hàng(MB08) Hàng, phiếu giao hàng(MB05)

DS hàng cần nhập(MB02)

Phiếu trả tiền hàng(MB07) Chi nhánh Xuất hàng

Tiền + phiếu trả tiền hàng(MB07) Đơn đặt hàng(MB03)

+ Luồng công việc/ luồng dữ liệu

1.2.2.1 Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

BP quản lý Lãnh đạo

Lập DS hàng cần mua Điều kiện ddjfdfddĐkiện

1.2.2.2 Đặt hàng, nhận hàng từ nhà cung cấp

BP quản lý BP nhập/ phát hàng NCC

Phiếu YC, Báo cáo,NCC

DS hàng cần nhập(MB09)

Phê duyệt Lập danh sách hàng cần nhập Đơn hàng(MB03)

Lập đơn đặt hàng Tiếp nhận đơn hàng

BP quản lý BP nhập/ phát hàng BP Tài vụ NCC

Giao hàng và hóa đơn Nhận phản hồi

Nhận phản hồi Kiểm tra hàng và hóa đơn

Giao hàng và hóa đơn Đủ

1.2.2.4 Xuất hàng cho các chi nhánh

Chi nhánh BP quản lý BP nhận/phát hàng

Gửi phiếu nhận hàng Gửi đơn mua hàng Đơn hàng(MB03)

Kiểm tra lại Đối chiếu

Phiếu trả tiền(MB07) Khớp

Nhận phiếu trả tiền + tiền

Lập phiếu trả tiền, Thanh toán tiền

Nhận nhận yêu cầu Tiếp nhận yêu cầu

Gửi yêu cầu lấy hàng

BP quản lý Lãnh đạo

Nhận phản hồi P ih ế u ux ấ t

Thiếu Kiểm tra hàng trong kho Nhập hàng

Xây dựng dự án

+ Phiếu yêu cầu nhập hàng (từ các chi nhánh)

+ Danh sách nhà cung cấp

+ Danh sách hàng hóa cần nhập

+ Phiếu thanh toán tiền hàng

+ Báo cáo, thống kê hàng tồn kho

Nhận báo cáo Lập báo cáo tồn kho

Yêu cầu báo cáo nhập xuất Tổng hợp phiếu nhập xuất

Lập báo cáo nhập, xuất Nhận báo cáo

- Tài nguyên của hệ thống

+ Danh sách trang thiết bị trong kho

* Bộ phận quản lý kho:

+ Tiếp nhận các yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh của siêu thị.

+ Lập danh sách hàng hóa cần nhập, liên hệ với các nhà cung cấp để nhập hàng.

+ Báo cáo thống kê hàng hóa trong kho.

+ Tiến hành đặt hàng từ NCC

* Bộ phận nhập/ phát hàng:

+ Nhận phiếu xuất hàng từ bộ phận quản lý kho và xuất hàng cho các chi nhánh

+ Khiếu nại đến nhà cung cấp( nếu hàng không đạt yêu cầu về chất lượng, số lượng).

+ Sắp xếp hàng hóa trong kho.

* Bộ phận tài vụ có chức năng:

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn( hóa đơn đặt hàng, hóa đơn nhập hàng với hóa đơn của nhà cung cấp giao).

• 2 PC cho bộ phận quản lý, được phân quyền là quản trị viên, xem được toàn bộ hệ thống và có quyền chỉnh sửa.

• 2 máy in cho bộ phận quản lý để in phiếu đặt hàng, phiếu xuất hàng, các báo cáo thống kê về hàng hóa trong kho.

• 2 PC cho bộ phận nhận/ phát hàng để lưu trữ dữ liệu, lập phiếu nhận hàng.

• 1 máy in cho bộ phận nhận/phát hàng để in phiếu nhận hàng.

• 2 máy quét mã vạch cho bộ phận nhận/ phát hàng để kiểm tra hàng hóa nhanh chóng.

• 2 PC cho bộ phận tài vụ để lập phiếu trả tiền hàng.

• 1 máy in cho bộ phận tài vụ để in phiếu trả tiền hàng.

• 2 điện thoại bàn cho mỗi bộ phận để liên lạc.

• Hệ thống mạng LAN kết nối các PC và máy in với nhau đồng bộ, thống nhất.

 Hệ điều hành Microsoft Window 7 trở lên

 Bộ phần mềm công cụ văn phòng Office 2010 trở lên

 Bộ công cụ gõ Tiếng Việt Unikey

 Bộ cài đặt phần mềm quản lý

• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL server

• Phần mềm quản lý kho

Phân tích hệ thống

Phân tích chức năng nghiệp vụ

2.1.1 Mô hình hóa chức năng nghiệp vụ

2.1.1.1 Xác định chức năng chi tiết

Bước 1 Liệt kê các chức năng chi tiết

 Dựa vào quy trình xử lý > chức năng chi tiết

+ Khi cần nhập thêm hàng hóa, nhân viên siêu thị lập phiếu yêu cầu nhập hàng gửi đến cho bộ phận quản lý kho hàng của siêu thị.

Bộ phận quản lý kho hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập và chuyển đến bộ phận nhận, phát hàng Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, nếu đủ, sẽ lập phiếu xuất hàng và gửi đến chi nhánh yêu cầu Ngược lại, nếu số lượng không đủ, bộ phận quản lý kho sẽ lập danh sách hàng cần nhập và gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt.

- Đặt hàng từ nhà cung cấp

Sau khi nhận danh sách mặt hàng cần nhập, bộ phận quản lý sẽ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp từ danh sách đã lưu trữ và liên hệ để tiến hành đàm phán.

Bộ phận quản lý kho hàng lập đơn đặt hàng và in thành hai bản: một bản gửi cho nhà cung cấp để thực hiện đơn hàng, và một bản lưu lại để theo dõi quá trình hoàn thiện Sau đó, đơn hàng được chuyển đến phòng tài vụ để đối chiếu và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp.

Sau khi nhận đơn hàng, nhà cung cấp sẽ liên hệ và xác nhận thông tin đơn hàng Khi đơn hàng đã được xác nhận, nhà cung cấp tiến hành chuẩn bị hàng hóa để chuyển đến kho của siêu thị.

+ Nhà cung cấp căn cứ theo đơn đặt hàng để vận chuyển hàng đến kho kèm theo phiếu giao hàng

+ Bộ phận nhận/ phát hàng nhận hàng, phiếu giao hàng(12) và thực hiện kiểm tra hàng hóa(13).

Nếu mặt hàng không đạt yêu cầu, tổ nhận hàng sẽ khiếu nại với nhà cung cấp để yêu cầu điều chỉnh Ngược lại, nếu các mặt hàng đã đạt yêu cầu, tổ nhận hàng sẽ lập phiếu nhận hàng.

Hàng hóa được chuyển và sắp xếp vào kho, sau đó bộ phận kho hàng sẽ nhận hàng và xác nhận việc chuyển hàng đã hoàn tất Phiếu nhận hàng cùng hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ được gửi đến phòng tài vụ để xử lý.

+ Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận quản lý(18) và tiếp nhận phiếu nhận hàng, đơn hàng của nhà cung cấp từ bộ phận giao nhận(19)

Dựa vào phiếu nhận từ bộ phận nhận/phát hàng, bộ phận tài vụ sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp Nếu thông tin không khớp, bộ phận tài vụ sẽ thông báo cho bộ phận nhận/phát hàng để kiểm tra lại Ngược lại, nếu mọi thông tin trùng khớp, bộ phận tài vụ sẽ lập phiếu trả tiền và tiến hành thanh toán, sau đó gửi phiếu trả tiền cho nhà cung cấp.

Sau khi nhận yêu cầu nhập hàng từ 25 chi nhánh, bộ phận quản lý kho sẽ chuyển thông tin cho bộ phận nhận và phát hàng, đồng thời tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho.

Nếu kho hàng đáp ứng đủ nhu cầu, hãy lập phiếu xuất và gửi hàng cho các chi nhánh yêu cầu Ngược lại, nếu số lượng không đủ, cần yêu cầu nhập hàng.

Hàng tháng, bộ phận nhận và phát hàng tiến hành kiểm tra hàng hóa trong kho và lập phiếu hàng hóa để theo dõi tình trạng tồn kho Đồng thời, bộ phận quản lý tổng hợp kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất và lập báo cáo Báo cáo này sau đó được gửi đến ban lãnh đạo để kiểm soát tình trạng kho hàng hiệu quả.

 Ta được các chức năng chi tiết như sau:

(1) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh

(2) Kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho

(3) Lập danh sách các mặt hàng cần nhập

(4) Gửi ban lãnh đạo phê duyệt

(5) Tiếp nhận danh sách mặt hàng cần nhập

(6) Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp từ danh sách nhà cung cấp

(7) Liên hệ với nhà cung cấp

(9) Gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp

(10) Theo dõi quá trình hoàn thiện đơn hàng

(11) Gửi hóa đơn đặt hàng đến bộ phận tài vụ

(12) Nhận hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp

(14) Khiếu nại với nhà cung cấp về tình trạng hàng hóa

(16) Sắp xếp hàng hóa vào kho

(17) Gửi phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận tài vụ

(18) Tiếp nhận hóa đơn đặt hàng

(19) Tiếp nhận phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp

(21) Thông báo cho bộ phận nhận, phát nếu đối chiếu không khớp

(22) Lập phiếu trả tiền hàng

(23) Thực hiện thanh toán tiền hàng và gửi phiếu trả tiền hàng cho NCC

(24) Gửi phiếu trả tiền hàng cho bộ phận quản lý

(28) Xuất hàng cho các chi nhánh

(31) Kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, xuất

(33) Gửi báo cáo cho ban lãnh đạo

Bước 2 Loại bỏ các chức năng trùng lặp

 Các chức năng trùng lặp

 Sau khi loại các chức năng trùng lặp ta còn các chức năng sau:

(10) Theo dõi quá trình hoàn thiện đơn hàng

(11) Gửi hóa đơn đặt hàng đến bộ phận tài vụ

(12) Nhận phiếu hàng, giao hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp

(14) Khiếu nại với nhà cung cấp về tình trạng hàng hóa

(17) Gửi phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận tài vụ

(21) Thông báo cho bộ phận giao nhận nếu đối chiếu không khớp

(24) Gửi phiếu trả tiền hàng cho bộ phận quản lý

(28) Kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, xuất

Bước 3 Gom nhóm chức năng đơn giản

Các chức năng do một bộ phận, một nhóm người thuộc một bộ phận thực hiện được gom thành một nhóm.

(1) Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

(2) Tìm kiếm nhà cung cấp

(10) Kiểm tra tình trạng đơn hàng

(11) Gửi hóa đơn đặt hàng đến bộ phận tài vụ (5) Gửi hóa đơn

(12) Nhận phiếu giao hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp

(14) Khiếu nại với nhà cung cấp về tình trạng hàng hóa (7) Khiếu nại

(17) Gửi phiếu nhận hàng, hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận tài vụ (5) Gửi hóa đơn

(10) Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu

(21) Thông báo cho bộ phận giao nhận nếu đối chiếu không khớp

(24) Gửi phiếu trả tiền hàng cho bộ phận quản lý (5) Gửi hóa đơn

(25) Lập phiếu xuất kho (12) Xuất hàng

(28) Kiểm tra các hóa đơn, phiếu nhập, xuất (14) Kiểm tra hóa đơn,phiếu

Bước 4 Loại bỏ chức năng vô nghĩa

Sau khi loại bỏ các chức năng vô nghĩa mà không làm thay đổi dữ liệu của hệ thống, các chức năng còn lại là:

(7) Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng

(8) Kiểm tra hàng trong kho

(10) Kiểm tra hóa đơn,phiếu

Các chức năng của hệ thống quản lý kho hàng siêu thị bao gồm:

(8) Kiểm tra hàng trong kho

(1) Lập danh sách mặt hàng cần nhập Đặt hàng, báo cáo

Quản lý kho hàng siêu thị

(8)Kiểm tra hàng trong kho

 Chức năng (1) Lập danh sách hàng cần nhập, (2) Đặt hàng, (10)

Kiểm tra hóa đơn,phiếu, (11) Lập báo cáo do bộ phận Quản lý thực hiện, nên ta gom 4 chức năng này thành chức năng Đặt hàng, báo cáo.

 Chức năng thanh toán tiền hàng do bộ phận tài vụ xử lý, thực hiện

(5) Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu được gửi từ các bên liên quan và

(6) Thanh toán tiền hàng nên ta gom 2 chức năng này với nhau.

Chức năng nhận hàng bao gồm việc lập phiếu nhận hàng, tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ bộ phận quản lý, kiểm tra hàng trong kho và lập phiếu xuất để nhận hàng từ nhà cung cấp cũng như phát hàng cho các chi nhánh Do đó, chúng ta có thể gộp ba chức năng này thành một chức năng tổng thể.

2.1.1.3 Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý kho hàng siêu thị

2.1.2 Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ và đặc tả tiến trình nghiệp vụ

Tiến trình Đặt hàng, báo cáo Nhập, xuất hàng Thanh toán

Lập DS hàng cần nhập

Tổng hợp hóa đơn,đối chiếu Nhận hàng

Lập phiếu nhận hàng Đặt hàng

Tiếp nhận yêu cầu Kiểm tra hóa đơn, phiếu

Kiểm tra hàng trong kho Lập báo cáo

Kho dữ liệu Vào Ra Cập nhật

2.1.2.1 DFD mức khung cảnh( mức 0)

Quản lý kho hàng Đơn hàng

Giao dịch Phiếu yêu cầu

Hóa đơn Hàng + phiếu xuất

DS hàng cần nhập Nhà cung cấp

2.1.2.3 DFD mức dưới đỉnh( mức 2)

 Đặt hàng, báo cáo Đặt hàng, BC

Lập DS hàng cần Nhà cung cấp

Hàng + phiếu gh Tiền + phiếu trả tiền Báo cáo, thống kê

Tiền + phiếu trả tiền Nhà cung cấp Báo cáo, thống kêHàng + phiếu xuấtDS hàng cần nhậpPhê duyệt

Phiếu trả tiền Phiếu nhập

Lãnh đạo Hàng+ Phiếu GH

Số lượng Chi nhánh Đơn hàngGiao dịch

 Nhập, xuất hàng Đặt hàng

Kiểm tra hóa đơn, phiếu

Tiếp nhận yêu cầu DS hàng nhập

DS hàng cần nhập Nhà cung cấp

Phiếu xuất Lãnh đạo

Lập BC Báo cáo, thống kê

Lập phiếu xuất Phiếu xuất

Tổng hợp HĐ, đối chiếu Hóa đơn

Lập phiếu nhận Phiếu nhập hàng

Khiếu nại Lập phiếu nhận

Tổng hợp HĐ Đối chiếu

2.1.3 Đặc tả tiến trình nghiệp vụ

 Tiến trình “ Lặp danh sách mặt hàng cần nhập”

- Tên chức năng: Lặp danh sách mặt hàng cần nhập

- Đầu vào: Phiếu yêu cầu nhập từ các chi nhánh, số lượng hàng còn trong kho.

- Đầu ra: Danh sách mặt hàng cần nhập

+ Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh + Kiểm tra số lượng hàng trong kho

+ Nếu thiếu thì lập danh sách hàng cần nhập + Nếu đủ thì không lập danh sách

 Tiến trình “ Đặt hàng”

- Đầu vào: Danh sách mặt hàng cần nhập, danh sách nhà cung cấp

- Đầu ra: Hóa đơn đặt hàng

Để đảm bảo quy trình đặt hàng hiệu quả, trước tiên, bạn cần tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp Nếu tìm được nhà cung cấp, hãy lập hóa đơn đặt hàng và tiến hành đặt hàng Ngược lại, nếu không tìm thấy nhà cung cấp nào thích hợp, bạn cần quay lại và tiếp tục tìm kiếm.

+ Đến khi : tìm được nhà cung cấp phù hợp + Thì : lập đơn đặt hàng và đặt hàng

 Tiến trình “ Nhận hàng”

- Đầu vào: Phiếu giao hàng, hóa đơn, hàng

- Đầu ra: Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn

+ Nhận hàng , phiếu giao hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp + Nếu : hàng đạt tiêu chuẩn

+ Thì : nhận hàng + Không thì : khiếu nại với nhà cung cấp

 Tiến trình “ Lập phiếu nhận hàng”

- Đầu vào: Các mặt hàng đạt tiêu chuẩn, phiếu giao hàng, hóa đơn

- Đầu ra: Phiếu nhận hàng

+ Nếu : có hóa đơn, phiếu giao hàng và hàng đạt tiêu chuẩn

Phiếu trả tiền Tiền + phiếu trả tiền

+ Thì : lập phiếu nhận hàng cho các mặt hàng đó

+ Không thì : không lập phiếu

 Tiến trình “ Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu”

- Tên chức năng: Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu

- Đầu vào: Hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu nhận hàng

- Đầu ra: Danh sách phiếu, hóa đơn trùng khớp

+ Tiếp nhận phiếu, hóa đơn từ các bên

+ Nếu : nội dung trùng khớp

+ Thì : các hóa đơn được xác nhận

+ Không thì : thông báo các bên kiểm tra lại, không xác nhận

 Tiến trình “ Lập phiếu trả tiền”

- Tên chức năng: Lập phiếu trả tiền

- Đầu vào: Danh sách phiếu, hóa đơn trùng khớp

- Đầu ra: Phiếu trả tiền, tiền hàng

+ Nếu : có danh sách các hóa đơn được xác nhận

+ Thì : lập phiếu trả tiền và thanh toán

+ Không thì : báo các bên kiểm tra lại, không trả tiền

 Tiến trình “ Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng”

- Tên chức năng: Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng

- Đầu vào: Phiếu yêu cầu từ các chi nhánh

- Đầu ra: Danh sách phiếu yêu cầu

+ Nếu: có danh sách yêu cầu nhập hàng của các chi nhánh + Thì : tiếp nhận và tiến hành kiểm tra hàng hóa

 Tiến trình “ Kiểm tra hàng trong kho”

- Tên chức năng: Kiểm tra hàng trong kho

- Đầu vào: Danh sách phiếu yêu cầu

- Đầu ra: Báo cáo số lượng hàng trong kho

+ Nếu : số lượng hàng trong kho đủ

+ Thì : xác nhận yêu cầu, báo cáo số lượng hàng

+ Không thì : lập danh sách hàng cần nhập

 Tiến trình “ Lập phiếu xuất”

- Tên chức năng: Lập phiếu xuất

- Đầu vào: Báo cáo số lượng hàng trong kho

- Đầu ra: Hàng, phiếu xuất hàng

+ Nếu : có báo cáo số lượng hàng được xác nhận

+ Thì : lập phiếu xuất hàng và xuất hàng

+ Không thì : không xuất hàng

 Tiến trình “ Lập phiếu hàng hóa”

- Tên chức năng: Lập phiếu hàng hóa

- Đầu vào: Hàng hóa trong kho

- Đầu ra: phiếu hàng hóa

+ Bộ phận nhận, phát hàng tiến hành kiểm tra số lượng hàng trong kho

+ Lập phiếu hàng hóa, số lượng hàng tồn trong kho

 Tiến trình “ Lập báo cáo”

- Tên chức năng: Lập báo cáo

- Đầu vào: Phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, phiếu trả tiền

- Đầu ra: Báo cáo nhập xuất

+ Bộ phận quản lý tổng hợp các hóa đơn, phiếu+ Lập báo cáo về tình trạng nhập xuất của kho trong tháng gửi cho ban lãnh đạo

Phân tích dữ liệu nghiệp vụ

2.2.1 Mô hình dữ liệu ban đầu

2.2.1.1 Xác định kiểu thực thể, kiểu thuộc tính

 Dựa vào Mẫu biểu ta xác định được các kiểu thực thể: PHIẾU DS HÀNG CẦN NHẬP, HÓA ĐƠN ĐẶT HÀNG, PHIẾU GIAO HÀNG, PHIẾU NHẬN

HÀNG, PHIẾU XUẤT HÀNG, PHIẾU TRẢ TIỀN HÀNG, PHIẾU YÊU CẦU NHẬP HÀNG, PHIẾU HÀNG HÓA, PHIẾU BÁO CÁO.

 Dựa vào thông tin tài nguyên của hệ thống: HÀNG, NCC, CHI NHÁNH siêu thị

 Dựa vào quy trình xử lý: Gạch chân những danh từ xác định xem đó có phải là kiểu thực thể không:

+ Khi cần nhập thêm hàng hóa, nhân viên siêu thị lập phiếu yêu cầu nhập hàng gửi đến cho bộ phận quản lý kho hàng của siêu thị.

Bộ phận quản lý kho hàng tiếp nhận phiếu yêu cầu nhập và chuyển xuống bộ phận nhận, phát hàng Sau khi kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho, nếu đủ, sẽ lập phiếu xuất hàng và phát đến chi nhánh yêu cầu Ngược lại, nếu số lượng không đủ, bộ phận quản lý kho sẽ lập danh sách hàng cần nhập và gửi cho ban lãnh đạo phê duyệt.

- Đặt hàng từ nhà cung cấp

Sau khi nhận danh sách mặt hàng cần nhập, bộ phận quản lý tiến hành tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp phù hợp từ danh sách đã lưu trữ để thực hiện đàm phán.

Bộ phận quản lý kho hàng tạo đơn đặt hàng và in thành hai bản: một bản gửi cho nhà cung cấp và một bản lưu lại để theo dõi tiến trình hoàn thiện đơn hàng Sau đó, đơn hàng được chuyển đến phòng tài vụ để tiến hành đối chiếu và thanh toán cho nhà cung cấp.

Sau khi nhận đơn hàng, nhà cung cấp sẽ liên hệ để xác nhận Khi đơn hàng được xác nhận, họ sẽ chuẩn bị hàng hóa để chuyển đến kho của siêu thị.

+ Nhà cung cấp căn cứ theo đơn đặt hàng để vận chuyển hàng đến kho kèm theo phiếu giao hàng

+ Bộ phận nhận/ phát hàng nhận hàng, phiếu giao hàng và thực hiện kiểm tra hàng hóa.

Nếu mặt hàng không đạt yêu cầu, tổ nhận hàng sẽ khiếu nại với nhà cung cấp để điều chỉnh Ngược lại, nếu mặt hàng đạt yêu cầu, tổ sẽ lập phiếu nhận hàng.

Hàng hóa được chuyển và sắp xếp vào kho, nơi bộ phận kho hàng tiếp nhận và xác nhận hàng đã được chuyển đến Sau đó, phiếu nhận hàng cùng hóa đơn từ nhà cung cấp sẽ được gửi đến phòng tài vụ để xử lý.

+ Tiếp nhận đơn hàng từ bộ phận quản lý và tiếp nhận phiếu nhận hàng, đơn hàng của nhà cung cấp từ bộ phận giao nhận.

Dựa vào phiếu nhận từ bộ phận nhận/phát hàng, bộ phận tài vụ sẽ đối chiếu với đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp Nếu thông tin không khớp, tài vụ sẽ thông báo cho bộ phận nhận/phát hàng kiểm tra lại Ngược lại, nếu mọi thông tin trùng khớp, bộ phận tài vụ sẽ lập phiếu trả tiền, thực hiện thanh toán và gửi phiếu này cho nhà cung cấp.

Sau khi nhận yêu cầu nhập hàng từ các chi nhánh, bộ phận quản lý kho sẽ chuyển thông tin cho bộ phận nhận và phát hàng, đồng thời tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa hiện có trong kho.

Khi số lượng hàng tồn kho đủ đáp ứng nhu cầu, cần lập phiếu xuất và gửi hàng đến các chi nhánh yêu cầu Ngược lại, nếu số lượng không đủ, cần yêu cầu nhập hàng bổ sung.

Hàng tháng, bộ phận nhận và phát hàng thực hiện kiểm tra hàng hóa trong kho, lập phiếu hàng hóa để đánh giá tình trạng tồn kho Bộ phận quản lý tổng hợp các hóa đơn, phiếu nhập và phiếu xuất, sau đó lập báo cáo gửi đến ban lãnh đạo nhằm kiểm soát hiệu quả tình trạng kho hàng.

 Qua trên ta tiến hành bỏ đi một số kiểu thực thể không cần thiết ta thu được những thực thể và thuộc tính sau

1 NCC(Tên NCC, Địa chỉ ncc, Số điện thoại ncc, Email ncc, Mã hàng hóa , Tên hàng hóa, Đơn giá )

2 CHI NHÁNH( Tên chi nhánh, Địa chỉ cn, Số điện thoại cn )

3 HÀNG( Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Ghi chú )

4 PHIẾU DS HÀNG CẦN NHẬP( Số phiếu, Ngày lập, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Tên NCC, Số lượng còn, Ghi chú, Người lập phiếu )

5 HÓA ĐƠN ĐẶT HÀNG( Số phiếu đặt hàng, Ngày lập, Tên NCC, Địa chỉ,

Số điện thoại, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng đặt, Đơn giá, Thành tiền, Tổng tiền, Thời gian giao hàng, Thông tin giao hàng, Người lập phiếu )

6 PHIẾU GIAO HÀNG( Số phiếu giao hàng, Tên NCC, Ngày giao hàng, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng giao, Đơn giá, Ghi chú, Người lập phiếu, Người nhận, Người giao, Số phiếu đặt hàng )

7 PHIẾU NHẬN HÀNG( Số phiếu nhận hàng, Ngày nhận hàng, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng nhận, Ghi chú, Người nhận, Người giao, Số phiếu giao hàng )

8 PHIẾU XUẤT HÀNG( Số phiếu xuất, Ngày lập, Tên chi nhành, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng xuất, Ghi chú, Người lập phiếu, Số phiếu yêu cầu )

9 PHIẾU TRẢ TIỀN HÀNG( Mã phiếu trả tiền hàng, Ngày lập, Số phiếu đặt hàng, Số phiếu nhận hàng, Tên NCC, Địa chỉ, Số điện thoại, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng tt, Đơn giá, Thành tiền, Ghi chú, Tổng tiền, Người thanh toán, Người nhận )

10 PHIẾU YÊU CẦU NHẬP HÀNG( Số phiếu yêu cầu, Ngày lập, Tên chi nhánh, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng yc, Ghi chú, Người lập phiếu )

11 PHIẾU HÀNG HÓA( Số phiếu HH, Ngày lập, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng hh, Ghi chú, Người lập phiếu )

12 PHIẾU BÁO CÁO( Số phiếu BC, Ngày lập, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Tên NCC, Số lượng nhập, Số lượng xuất, Ghi chú, Người lập)

2.2.1.2 Xác định kiểu liên kết, giải thích ký hiệu

2.2.1.2.1 Xác định kiểu liên kết

Kiểu thực thể Kiểu liên kết Kiểu thực thể

PHIẾU GIAO HÀNG PHIẾU NHẬN HÀNG

CHI NHÁNH PHIẾU YÊU CẦU

CHI NHÁNH PHIẾU XUẤT HÀNG

PHIẾU XUẤT HÀNG HÀNG Để lập Có

Có Nhận Gửi Nhận Có Để lập

PHIẾU BÁO CÁO PHIẾU HÀNG HÓA

PHIẾU BÁO CÁO PHIẾU NHẬN HÀNG

PHIẾU BÁO CÁO PHIẾU XUẤT HÀNG

2.2.1.3 Mô hình thực thể liên kết mở rộng( ERD mở rộng)

2.2.2.1 Chuyển đổi từ ERD mở rộng về ERD kinh điển

Do bảng PHIẾU BÁO CÁO có thể được truy xuất từ các bảng PHIẾU HÀNG HÓA, PHIẾU XUẤT HÀNG, và PHIẾU NHẬN HÀNG, nên việc giữ lại bảng PHIẾU BÁO CÁO là không cần thiết.

 Xử lý thuộc tính đa trị:

Hợp nhất khía cạnh chức năng và dữ liệu

2.3.1 Ma trận kho - kiểu thực thể

TT PHIẾU DS HÀNG CẦN NHẬP

TT HÓA ĐƠN ĐẶT HÀNG

TT PHIẾU TRẢ TIỀN HÀNG

TT PHIẾU YÊU CẦU NHẬP HÀNG

2.3.2 Ma trận chức năng – kiểu thực thể

Lập danh sách mặt hàng cần nhập Đặt hàng

Kiểm tra hóa đơn,phiếu

Tiếp nhận yêu cầu nhập hàng

Kiểm tra hàng trong kho

Tiếp nhận hóa đơn, đối chiếu

Thiết kế hệ thống

Định dạng
Số trang	121
Dung lượng	3,22 MB