Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản Báo cáo quản lý chi phí dự án biểu mẫu văn bản“Báo cáo chính là kết quả” và “các con số thường không biết nói dối”“Khi bạn làm việc mà không biết mục tiêu hay kết quả mong muốn cũng giống như đá bóng mà không có cầu môn, bạn sẽ không có động lực và chẳng muốn làm việc nữa – BÁO CÁO CHÍNH LÀ KẾT QUẢ”“Khi quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo thì công việc sẽ mang lại HIỆU QUẢ Nếu không quản lý tốt tiến trình bằng các báo cáo mà chỉ báo cáo sau khi hoàn thành thì sẽ để lại HẬU QUẢ”Báo cáo là bằng chứng rõ ràng nhất về kết quả của một tiến trình. Kết quả báo cáo là để truyền cảm hứng và tạo ra những bài học kinh nghiệm đắt giá để công việc của bạn ngày càng cải thiện tốt hơn.
Câu chuyện nghề nghiệp
Báo cáo là cái gì vậy, sao nghe xa lạ quá?
Ngày mới ra trường tôi đi thi công ở Dự án Nâng cấp cải tạo Quốc Lộ 6 tại Sơn
Tại một công ty nhà nước chuyên thi công cầu, tôi chưa từng nghe đến khái niệm báo cáo Trong ba năm tiếp theo làm việc tại các dự án hạ tầng, cấp thoát nước và dân dụng tại các công ty tư nhân, yêu cầu báo cáo cũng không xuất hiện Thậm chí, khi làm việc tại công ty thiết kế với vai trò lập dự toán, tôi vẫn không gặp phải yêu cầu này.
Tập tành làm quen với báo cáo?
Năm 2006, khi tôi gia nhập tập đoàn Hòa Bình với vai trò Kỹ sư QS, tôi lần đầu tiên tiếp xúc với các báo cáo mẫu theo tiêu chuẩn ISO Thời gian này, mỗi kỳ báo cáo trở thành một thử thách lớn, khi mọi người từ cấp trên đến cấp dưới đều hoảng loạn Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn mà kỹ năng 'đoán số' của tôi được phát huy mạnh mẽ nhất.
Hiện tại, các báo cáo chỉ được hoàn thành mà không ghi nhận số liệu nào để làm bài học cho tương lai Mặc dù công tác kế hoạch đã được chú trọng, nhưng chất lượng báo cáo vẫn chưa được đề cập nhiều Có thể do tôi chưa đủ tầm nhìn để quan sát toàn bộ hoạt động quản trị của Công ty nên chưa có ấn tượng sâu sắc.
Những báo cáo có giá trị?
Mặc dù không có yêu cầu từ tập đoàn, sếp tôi là người đặc biệt và nhận thức rõ tầm quan trọng của các báo cáo Anh luôn đặt ra những yêu cầu riêng biệt mà sau này tập đoàn mới áp dụng, đặc biệt là yêu cầu tôi và mọi người phải báo cáo những thông tin cụ thể.
• Báo cáo quản lý hao hụt vật tư (đặc biệt là thép, bê tông, gạch ốp lát, đá granite)
• Báo cáo năng suất lao động của công nhân để tính năng suất lao động
• Báo cáo lời lỗ của các tổ đội (để biết họ làm có lời không, đủ nuôi quân không?)
• Báo cáo tiến độ tổng và chi tiết các hạng mục
• Báo cáo kinh nghiệm quản lý hợp đồng Nhà thầu
• Báo cáo lợi nhuận các gói thầu và tổng thể
Mặc dù các báo cáo cung cấp số liệu chính xác, nhưng tôi gặp khó khăn trong việc liên kết thông tin vì dữ liệu khá rời rạc Số liệu dường như không thể tái sử dụng khi cần thiết Mỗi khi Anh đọc xong các báo cáo, đôi khi Anh gật gù, đôi khi lại trầm ngâm Tôi không rõ Anh đang nghĩ gì, nhưng miễn Anh cảm thấy vui là đủ.
Sau này, tôi đã phát hiện ra yêu cầu báo cáo từ tập đoàn, và nhận ra rằng một số báo cáo mà Anh đã yêu cầu tôi thực hiện trước đó thực sự rất ấn tượng Tôi phải công nhận rằng Anh thật sự tài giỏi.
Đẳng cấp của một nhà quản lý dự án
Khi đến kỳ báo cáo, không khí trong Dự án trở nên nhộn nhịp với áp lực deadline, nhưng kết quả thường là báo cáo bị trễ Ngoài báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, còn có các báo cáo nội bộ và báo cáo cho các bên liên quan, khiến tình hình trở nên quá tải Mọi người cảm thấy ngán ngẩm khi nghe đến báo cáo, và trong thời điểm này, tất cả thông tin đều được trao đổi qua điện thoại.
Nhà quản lý giỏi thể hiện đẳng cấp của mình qua khả năng khai thác thông tin và lập báo cáo hiệu quả Trong bối cảnh các nền tảng như Facebook, Zalo và Viber chưa phổ biến, việc sử dụng công nghệ thông tin trong giao tiếp qua điện thoại và nhắn tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
• Một nhà quản lý Dự án tồi là làm mà không có báo cáo hoặc không biết báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án trung bình là mất hơn 1 tuần để lập báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án tốt là mất 1-2 ngày để lập báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án giỏi là mất 1-2 giờ để lập báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án xuất sắc là không cần thời gian để lập báo cáo
Tôi đã hỏi Anh về nhóm mà Anh thuộc về và mong muốn gia nhập, Anh trả lời rằng Anh phụ thuộc vào tôi vì tôi là người chủ trì báo cáo Anh cho rằng việc trở thành một nhà quản lý dự án giỏi là điều tốt, nhưng việc xuất sắc chỉ có trong mơ Lúc đó, tôi cũng đồng ý với quan điểm đó, nhưng không ngờ sau này tôi lại có thể đạt được điều mà Anh đã nói Mặc dù các báo cáo lúc đó chỉ dừng lại ở việc tính toán lợi nhuận, thanh toán và nghiệm thu, nhưng những báo cáo về ngân sách, hao hụt vật tư hay tiến độ vẫn cần phải làm một cách thủ công, mặc dù không tốn quá nhiều thời gian.
Quản lý thông tin, phối hợp, sử dụng dữ liệu chung là từ khóa
Vào năm 2014, khi tham gia dự án Sân bay với vai trò Quản lý tổng thể mảng văn phòng, tôi đã có những thay đổi đáng kể, đặc biệt là trong cách nhìn nhận về quản lý dự án và quản lý thông tin.
Trong lĩnh vực bất động sản, vị trí là yếu tố then chốt quyết định giá trị của tài sản Đối với ngành xây dựng, khả năng giao tiếp và quản lý thông tin là rất quan trọng; người nào nắm giữ thông tin sẽ có lợi thế hơn trong quá trình quản lý dự án.
Thi công nhưng thiết kế chưa được duyệt – do thiếu thông tin
Thi công bản vẽ lỗi thời – do thiếu thông tin
Thi công gặp khó khăn do biện pháp thi công và mẫu chưa được phê duyệt, dẫn đến thiếu thông tin cần thiết Nhiều hạng mục thi công đã kéo dài thời gian nhưng vẫn chưa được thanh toán do tình trạng thiếu thông tin Hơn nữa, việc thanh toán có thể gặp sai sót, thừa hoặc thiếu so với khối lượng thi công thực tế, cũng do nguyên nhân thiếu thông tin.
Thanh toán chậm mà không kịp thời can thiệp - do thiếu thông tin
Hao hụt, mất mát vật tư - do thiếu thông tin
Lập báo cáo chậm, sai sót - do thiếu thông tin
Các sự cố công trường - do thiếu thông tin
Thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án, là cầu nối giữa các lĩnh vực khác Để thông tin phát huy ý nghĩa, cần được kết nối và tổ chức một cách hiệu quả, giúp các bên liên quan tham gia và quản lý tốt hơn.
6 “Búng tay” có ngay báo cáo
Là người quản lý khối văn phòng, tôi chịu trách nhiệm chính về các báo cáo cho Dự án Trước đây, mỗi người tự lập báo cáo mà không phải ai cũng thành thạo công cụ hay hiểu rõ ý nghĩa của chúng, dẫn đến tình trạng làm đối phó Nhận thấy sự thiếu hiệu quả này, tôi quyết tâm tìm cách cải thiện quy trình Tôi không thể tiếp tục vật lộn với những báo cáo vô nghĩa và cần một giải pháp nhanh chóng hơn Sau khi tìm hiểu, tôi nhận ra rằng việc phối hợp giữa các bộ phận là rất quan trọng và không thể chỉ dựa vào gọi điện hay nhắn tin Trong lúc khó khăn, thư ký của tôi đã giới thiệu Google Sheets, và tôi nhận ra đây chính là giải pháp mà tôi cần để tối ưu hóa quy trình báo cáo.
NHẤT NGHỆ - HUẤN LUYỆN KỸ SƯ QLS được cập nhật liên tục, giúp công việc trở nên nhẹ nhàng hơn và tôi làm chủ được công việc của mình Năm 2016, tôi chuyển sang Dự án mới nhưng gặp tai nạn phải tạm ngưng công việc Là người phụ trách quản lý thông tin, tôi được Sếp hỗ trợ sắp xếp chỗ ở và tài xế đưa đón Cảm động trước sự ân cần của Sếp, tôi quyết định đào tạo nhân viên về tổ chức dữ liệu và sử dụng Google Sheet để quản lý và báo cáo May mắn, tôi hồi phục sớm và chỉ sau 2 tháng đã có thể trở lại làm việc Trước đây, báo cáo cần người trực tiếp thực hiện nhưng nhờ vào việc đào tạo và ứng dụng Google Sheet, mọi thứ đã thay đổi Tôi vẫn có thời gian đi uống café cùng các đồng nghiệp nhưng vẫn hoàn thành công việc Tôi cũng tiến hành đào tạo cho đồng nghiệp về kỹ năng này, và giờ đây, tôi chỉ cần kiểm tra công việc qua điện thoại.
Đỉnh cao của quản lý thông tin và báo cáo
Sau khi thành công với công cụ của Google trong báo cáo, tôi nhận thấy cần cải thiện hơn nữa Trong dự án trước, tôi đã sử dụng Google Sheet để quản lý và đánh giá một số báo cáo Tuy nhiên, vẫn còn nhiều báo cáo cần tốn thời gian để tập hợp dữ liệu, đặc biệt là các báo cáo tài chính và thanh toán Vì vậy, tôi tiếp tục nghiên cứu và phát triển trong suốt 2 tháng.
Trong quá trình huấn luyện kỹ sư QLS, tôi đã nghiên cứu cách tổ chức dữ liệu và tập trung vào nhu cầu của dự án Một ngày đẹp trời, tôi nhận ra rằng mình đã giúp Sếp trở thành Nhà quản lý Dự án xuất sắc Không cần phải búng tay, chỉ cần đưa ra yêu cầu là có ngay các báo cáo cần thiết Dù đã 2 giờ khuya, tôi vẫn vui mừng gửi email cho Sếp để giải trình Từ đó, mỗi khi cần số liệu, Anh chỉ cần hỏi “Linh ơi” là xong.
Nhờ vào cách tổ chức dữ liệu và quản lý thông tin hiệu quả, tôi đã có cơ hội trình bày một chuyên đề trước ban điều hành Tập đoàn Điều này đã dẫn đến việc Tổng Giám đốc trực tiếp đề nghị tôi giữ vị trí trưởng phòng QS của tập đoàn.
Trong thời gian đảm nhiệm vị trí trưởng phòng QS tại tập đoàn, tôi đã có cơ hội làm việc với các bộ phận công nghệ thông tin, tài chính, kế toán và PMO Qua đó, tôi học hỏi được nhiều phương pháp tổ chức và sắp xếp dữ liệu, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc đào tạo và huấn luyện kỹ sư QS trong tương lai.
Sau gần 2 năm làm công tác huấn luyện và đào tạo, tôi nhận thấy một điểm yếu nghiêm trọng của các kỹ sư trong ngành xây dựng là họ không biết cách lập báo cáo Điều này có nghĩa là họ thiếu hiểu biết về mục đích và mong muốn của bản thân cũng như của các cấp quản lý trong việc quản lý chi phí dự án Sau khi tham gia một số chương trình đào tạo, nhiều kỹ sư đã nhận ra những vấn đề này và áp dụng thành công kiến thức vào công việc của mình.
Quy trình thực hiện
Bước 1: Xác định mục đích, kết quả mong muốn OUT-PUT
Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quản lý, đặc biệt là trong báo cáo, là xác định rõ mục tiêu Như ngạn ngữ Đức đã nói: “Không biết mình muốn gì thì không có gì cũng được.” Việc hiểu rõ điều mình muốn sẽ quyết định những gì bạn có thể đạt được.
Kết quả mong muốn thường sẽ chứa những thông tin sau:
Để theo dõi tiến trình hiệu quả, thông tin thời gian là yếu tố quan trọng Các nhu cầu về thời gian trong báo cáo thường được phân loại theo các khoảng thời gian như ngay lập tức, giờ, ngày, tuần, tháng, quý và năm.
Con số và tỷ lệ phần trăm luôn chính xác và có sức thuyết phục mạnh mẽ, giúp người nhận nhanh chóng đưa ra kết luận Từ những kết luận này, chúng ta có thể tiến hành phân tích sâu hơn để tìm ra nguyên nhân và đề xuất các giải pháp khắc phục hiệu quả.
Để tạo ra một báo cáo chất lượng và ấn tượng, việc sử dụng biểu đồ, hình ảnh và màu sắc là rất quan trọng Những yếu tố này không chỉ thu hút sự chú ý mà còn dễ dàng ghi lại trong tâm trí người xem, giúp truyền tải thông điệp một cách hiệu quả hơn.
Để đánh giá tính chất tốt hay không tốt của một báo cáo, cần có cơ sở để so sánh và đối chiếu Các số liệu trong báo cáo phải được xem xét trong bối cảnh cụ thể; nếu thiếu cơ sở đánh giá, báo cáo chỉ mang tính chất thông tin mà không có giá trị phân tích thực sự.
Khi báo cáo kết quả, việc xác định nguyên nhân của sự việc là rất quan trọng để có hướng khắc phục hiệu quả Cần tập trung vào việc tìm hiểu nguyên nhân gốc để giải quyết triệt để vấn đề Một phương pháp hữu ích trong trường hợp này là đặt ra 5 câu hỏi "tại sao?" để tiếp cận gần hơn với nguyên nhân cốt lõi Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tham khảo phương pháp 5M 1E để xác định nguyên nhân của vấn đề một cách chi tiết hơn.
Nếu tình trạng này tiếp tục diễn ra, sẽ có những hậu quả nghiêm trọng và câu hỏi đặt ra là ai sẽ là người gánh chịu chi phí Việc làm rõ hai vấn đề này sẽ giúp Báo cáo của bạn trở nên có ý nghĩa và chất lượng hơn.
Để đạt được hiệu quả trong quản lý tiến trình, việc phân tích nguyên nhân là bước dễ dàng, nhưng đưa ra giải pháp khắc phục lại thường khó khăn hơn Quản lý tốt báo cáo tiến trình sẽ mang lại hiệu quả cao, trong khi việc chỉ báo cáo sau khi hoàn thành sẽ để lại hậu quả tiêu cực Do đó, cần thiết phải có các giải pháp đề xuất xuyên suốt trong toàn bộ quá trình.
• Rút ra bài học kinh nghiệm:
Thành công nhờ kinh nghiệm Kinh nghiệm nhờ những sai lầm
Học hỏi từ những sai lầm tạm thời là cách hiệu quả để tích lũy kinh nghiệm Nếu không chú ý quan sát và rút ra bài học từ những sai lầm, chúng ta sẽ tiếp tục mắc phải những lỗi tương tự Điều đáng sợ nhất không phải là sai lầm, mà là việc không nhận ra và không biết cách rút kinh nghiệm để sửa chữa.
Tất cả các kết quả đầu ra cần phải được hỗ trợ bởi các số liệu chi tiết, vì vậy việc thu thập chứng cứ và dữ liệu là cực kỳ quan trọng Điều cốt yếu là con số không biết nói dối, mang lại sức mạnh thuyết phục cao Trong mọi tình huống, số liệu được chứng minh bằng con số là điều không thể thiếu.
Bước 2: Xác định Dữ liệu đầu vào: INPUT
Dữ liệu Input thường được chia làm 2 loại:
C ố định: Tần suất lặp đi lặp lại nhiều và thường theo các quy định của Doanh nghiệp
Dữ liệu biến thiên không cố định thường liên quan đến thời gian và các thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện Một số dữ liệu có thể được tạo ra trong quá trình này, vì vậy không cần thiết phải đưa vào ngay từ đầu.
Trong một hệ thống quản trị, dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất, thường là dữ liệu cố định, mặc dù có thể được cập nhật trong quá trình thực hiện Nếu không có dữ liệu đầu vào, sẽ không có gì để xuất ra Điều này nhấn mạnh rằng bạn cần nhập đúng dữ liệu để đạt được kết quả mong muốn; nếu nhập dữ liệu không chính xác, đầu ra cũng sẽ bị ảnh hưởng Sức mạnh của dữ liệu nằm ở việc đảm bảo chất lượng thông tin đầu vào.
Bước 3: Thông tin tiến trình: PROCESSSING
Trong các báo cáo thiếu tổ chức, thông tin về tiến trình thường là phần phong phú nhất Tất cả dữ liệu cần thiết để thực hiện báo cáo đều tập trung tại đây.
Đối với nhiều người, INPUT-PROCESSING-OUTPUT thường bị xem là một khái niệm đơn giản, dẫn đến việc tổ chức dữ liệu trở nên khó khăn Họ thường chỉ biết tổng hợp dữ liệu theo cách lập bảng hoặc lọc, tìm kiếm và trích xuất thông tin, gây ra nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc thực hiện các báo cáo định kỳ Điều này khiến cho việc hoàn thành một báo cáo trở nên tốn thời gian và công sức đáng kể.
Tiến trình là kho lưu trữ dữ liệu sống động, chứa đựng mọi thông tin và bài học kinh nghiệm quý giá, giúp cải tiến và hạn chế sai sót trong các công việc tương lai.
Trong tiến trình thường chứa 3 thông tin:
• Dữ liệu kết xuất từ Input
• Dữ liệu cập nhật thông tin liên tục để tạo ra kết quả
• Dữ liệu phục vụ cho kết quả đầu ra
Tổ chức dữ liệu một cách hợp lý chỉ cần một bảng chứa thông tin tiến trình, từ đó có thể sử dụng các công cụ trung gian như Pivot Table, Power BI và nhiều công cụ khác để tạo ra những báo cáo sinh động và dễ dàng.
Phần khó chịu nhất trong tiến trình là sự kết hợp giữa dữ liệu “cũ” và dữ liệu mới Để nắm bắt và hiểu rõ về nó, việc trải nghiệm thực tế qua các bài tập hoặc bài tập minh họa sẽ giúp bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
NH Ấ T N G H Ệ - HU Ấ N L U Y Ệ N K Ỹ S Ư Q S 4 Bước 4: Liên kết dữ liệu theo tiến trình
Tiến trình cập nhật số liệu thường không chỉ diễn ra trên một bảng duy nhất mà cần phải từ nhiều bảng biểu khác nhau Sự liên kết thông tin giữa các bảng biểu là rất quan trọng; nếu không có sự kết nối này, việc quản lý dữ liệu sẽ trở nên khó khăn, khiến bạn khó có thể quản trị thông tin của tiến trình và bảng kết quả một cách hiệu quả.
5 Bước 5: Thiết lập đặt các thông số cảnh báo
Báo cáo cần truyền tải những thông điệp cảnh báo hoặc thông tin hữu ích từ kết quả để tạo ra sự hứng thú cho người đọc Để đạt được hiệu quả, các cảnh báo phải đảm bảo cung cấp thông tin rõ ràng và có giá trị.
Mức độ: Tốt, bình thường, xấu
Số liệu cụ thể: Số cụ thể hoặc tỷ lệ % chênh lệch
So sánh – đánh giá: So với Kế hoạch, sự cho phép, Định mức, kinh nghiệm
Quy tắc đánh giá: giống như cơ sở đánh giá
Sự Nổi bật: Màu sắc, hình ảnh, biểu đồ
6 Bước 6: Chuyển thể dữ liệu báo cáo từ dạng data sang dạng BIỂU ĐỒ
Hãy đọc báo cáo này, câu hỏi đặt ra cho bạn là: Bạn thích số hay biểu đồ?
Nếu bạn thích số: Rất ổn nhưng có lẻ bạn sẽ thuộc số rất ít người có cách tiếp cận tương tự
Nhưng nếu bạn thích số + biểu đồ nghĩa là chúng ta giống nhau rồi, và chúng ta đang giống hơn
Một báo cáo chỉ thực sự có ý nghĩa khi được nhiều người đón nhận Nếu bạn hiểu điều này, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để thu hút sự chú ý và tạo ảnh hưởng tích cực.
Trong khóa Huấn luyện của tôi, người tham gia chỉ mất 5 phút hoặc ít hơn để hoàn thành nhiệm vụ, với nhiều người ngạc nhiên về sức mạnh của tri thức Tôi tin rằng bạn cũng có thể làm được sau khi đọc các hướng dẫn chi tiết cho từng báo cáo, đặc biệt là báo cáo tỷ lệ chuyển đổi Nếu bạn muốn tìm hiểu các kỹ năng này ngay, hãy tìm kiếm "HUỲNH NHẤT LINH" trên Internet, Facebook, Youtube hoặc Google, nơi tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện.
7 Bước 7: Kiểm soát tiến trình thực hiện/ in ấn báo cáo định kỳ
Quản lý tiến trình hiệu quả thông qua các báo cáo sẽ mang lại hiệu quả cao trong công việc Ngược lại, nếu chỉ báo cáo sau khi hoàn thành mà không quản lý chặt chẽ, sẽ dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
Kiểm soát tiến trình thực hiện thông qua các báo cáo giúp bạn nắm rõ vị trí hiện tại của công việc và hướng đi tiếp theo Từ đó, bạn có thể xác định các biện pháp cần thiết để cải thiện kết quả, đưa công việc tiến gần hơn đến mục tiêu mong muốn.
Các báo cáo cần được thực hiện và đánh giá định kỳ dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng của công việc Khi hiểu rõ các quy định, bạn sẽ biết cách thực hiện đúng và tuân thủ các quy tắc, từ đó tạo động lực làm việc hiệu quả hơn.
Bước 5: Thiết lập đặt các thông số cảnh báo
Báo cáo cần truyền tải những thông điệp cảnh báo hoặc thông tin hữu ích được rút ra từ kết quả, nhằm tạo sự hứng thú và hiệu quả cho người đọc Để đạt được điều này, các cảnh báo phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
Mức độ: Tốt, bình thường, xấu
Số liệu cụ thể: Số cụ thể hoặc tỷ lệ % chênh lệch
So sánh – đánh giá: So với Kế hoạch, sự cho phép, Định mức, kinh nghiệm
Quy tắc đánh giá: giống như cơ sở đánh giá
Sự Nổi bật: Màu sắc, hình ảnh, biểu đồ
Bước 6: Chuyển thể dữ liệu báo cáo từ dạng data sang dạng BIỂU ĐỒ
Hãy đọc báo cáo này, câu hỏi đặt ra cho bạn là: Bạn thích số hay biểu đồ?
Nếu bạn thích số: Rất ổn nhưng có lẻ bạn sẽ thuộc số rất ít người có cách tiếp cận tương tự
Nhưng nếu bạn thích số + biểu đồ nghĩa là chúng ta giống nhau rồi, và chúng ta đang giống hơn
Một báo cáo chỉ thực sự có giá trị khi nó được nhiều người tiếp nhận Nếu bạn hiểu điều này, bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để thu hút sự chú ý của độc giả.
Trong khóa Huấn luyện của tôi, mọi người chỉ cần 5 phút hoặc ít hơn để thực hiện các bước Nhiều người đã ngạc nhiên với sức mạnh của kiến thức mà tôi chia sẻ Tôi tin rằng bạn cũng có thể làm được sau khi tham khảo hướng dẫn chi tiết cho từng báo cáo, đặc biệt là báo cáo tỷ lệ chuyển đổi Nếu bạn muốn tìm hiểu ngay, hãy tìm kiếm “HUỲNH NHẤT LINH” trên Internet, Facebook, Youtube hoặc Google, nơi tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện.
Bước 7: Kiểm soát tiến trình thực hiện/ in ấn báo cáo định kỳ
Quản lý hiệu quả tiến trình thông qua các báo cáo sẽ mang lại kết quả tích cực, trong khi việc chỉ báo cáo sau khi hoàn thành mà không quản lý tốt sẽ dẫn đến những hậu quả không mong muốn.
Kiểm soát tiến trình thực hiện thông qua các báo cáo giúp bạn nắm rõ vị trí hiện tại của công việc và định hướng tương lai Từ đó, bạn có thể xác định các biện pháp cần thiết để cải thiện kết quả, đưa công việc tiến gần hơn tới mục tiêu mong muốn.
Các báo cáo cần được thực hiện và đánh giá định kỳ dựa trên nhu cầu và mức độ quan trọng của công việc Khi đã hiểu rõ các quy tắc, bạn sẽ biết cách tuân thủ và có động lực để làm việc hiệu quả.
Các báo cáo thực sự cần thiết để quản lý chi phí Dự án
Báo cáo tài chính – dòng tiền, doanh thu, chi phí
Quản lý dòng tiền là yếu tố quyết định sự giàu có hay nghèo khó trong bất kỳ ngành nghề nào, không chỉ riêng ngành Xây dựng Hãy cẩn thận để kế toán và sếp của bạn không biết điều này.
Tôi đã từng được rất nhiều những
Nhà quản lý và Chủ doanh nghiệp than phiền với mình theo kiểu:
• Dự án báo lời nhưng cuối cùng lỗ
• Dự án báo lỗ nhưng sau lại lời rất nhiều
• Báo cáo toàn là những con số không biết từ đâu
• Những báo cáo dòng tiền này khó làm lắm, cao siêu lắm (thật ra là chưa ai nói với họ nó dễ như thế nào?)
Kế toán thường phải đối mặt với áp lực lớn từ việc quản lý các kế hoạch thanh toán và thu chi Họ thường làm việc một mình hoặc chỉ nhận được sự hỗ trợ hạn chế từ các Dự án, dẫn đến việc sử dụng các con số không có cơ sở và thiếu tính logic Đáng chú ý, có những con số hoàn toàn không liên quan đến thực tế.
Khi được yêu cầu giải trình, thường có lý do như nhà bao việc, dự án gấp gáp hay công việc áp lực Tuy nhiên, việc tạo ra kế hoạch tài chính dòng tiền không hề khó khăn Chỉ cần 5 phút, tôi sẽ giúp bạn giải quyết bài toán này một cách dễ dàng, thậm chí chỉ với một cái búng tay Việc đưa ra một kế hoạch dòng tiền chất lượng mang lại ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý tài chính hiệu quả.
• Ghi nhận chi phí đúng hơn, tránh trường hợp ghi nhận các chi phí chung hoặc chi phí thuê bị thiếu dẫn đến lời ảo, lỗ ảo
• Mạnh dạn đầu tư khi biết được kế hoạch chi tiêu của Dự án
• Chuẩn bị sẵn nguồn tiền khi biết được tương lai mình cần bao nhiêu tiền
• Phần bí mật (Bạn sẽ biết nên ký hợp đồng thế nào?)
Công thức mua nhà với giá 0 đồng có thể đạt được chỉ bằng cách quản lý hiệu quả dòng tiền Điều này chứng tỏ rằng việc nắm bắt và tối ưu hóa tài chính cá nhân là yếu tố quan trọng giúp bạn trở nên nổi bật trong lĩnh vực bất động sản.
Lưu ý: Đừng tiết lộ cho Sếp và kế toán về điều này, vì họ vẫn nghĩ rằng công việc này rất phức tạp Hãy hoàn thành nó trước, sau đó bạn có thể bán ý tưởng cho họ, vì họ đang rất cần giải pháp này.
Nếu nói về kỹ năng, đây là điều rất rất dễ, các học viên trong khóa Huấn luyện
Kỹ sư QS của tôi chỉ mất chưa đầy 5 phút để thực hiện công việc này, nhưng điều quan trọng nhất vẫn là tư duy và kiến thức về tài chính, đặc biệt là dòng tiền Để hiểu rõ ý nghĩa thực sự của kế hoạch tài chính, bạn cần bắt đầu từ gốc rễ, vì có rất nhiều câu chuyện thú vị ẩn chứa phía sau.
Khi bạn nắm vững cách quản lý dòng tiền, bạn sẽ nhận ra lý do vì sao cuộc sống của mình chưa đạt như mong muốn Trước đây, tôi từng nghĩ rằng những người làm công tác tài chính kế toán có cuộc sống tốt chỉ vì họ "kiếm chác" Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu về dòng tiền, tôi nhận ra suy nghĩ đó không hoàn toàn đúng.
NH Ấ T N G H Ệ - HU Ấ N L U Y Ệ N K Ỹ S Ư Q S b Câu hỏi chất lượng
Tiền có vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các dự án lớn, chẳng hạn như dự án trị giá 1.000 tỷ đồng Để thi công thành công dự án này, việc huy động đủ nguồn vốn là điều cần thiết Do đó, hiểu rõ về dòng tiền và khả năng tài chính là yếu tố quyết định cho sự thành công của bất kỳ dự án nào.
Nếu bạn chưa trả lời được thì bạn phải học cách tự mình thực hiện các bài tập để bạn tự mình tìm được câu trả lời
Kỹ sư QS, câu hỏi tôi thường đặt ra ngay từ lúc bắt đầu: “Là một nhà Quản lý
Dự án, theo bạn cần quản lý bao nhiêu dòng tiền?
Hầu hết mọi người thường nhầm lẫn khi trả lời câu hỏi về dòng tiền, nhiều người chỉ đơn giản cho rằng dòng tiền chỉ bao gồm thu và chi, trong khi đó có những câu trả lời khác còn thiếu logic hơn.
Để quản lý dòng tiền hiệu quả trong một dự án xây dựng, bạn cần hiểu rõ các loại dòng tiền và cách phân biệt chúng Có nhiều loại dòng tiền mà người quản lý dự án cần chú ý, bao gồm dòng tiền vào, dòng tiền ra, và dòng tiền ròng Việc nắm bắt và phân tích các loại dòng tiền này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tài chính chính xác và tối ưu hóa hiệu suất dự án.
Stt Tên gọi Kế hoạch Thực tế Ghi chú
Các tên gọi trên chỉ là tạm thời để phân biệt các loại dòng tiền
Không chỉ học viên trong các Khóa Huấn luyện mà ngay cả các cấp quản lý và Chủ doanh nghiệp cũng chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của việc quản lý dòng tiền Việc này thường bị xem nhẹ, mặc dù nó đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Nhiều cá nhân không thực hiện được việc quản lý dòng tiền vì thiếu kiến thức và hiểu biết về nó Vì vậy, việc hiểu rõ ý nghĩa của các dòng tiền là rất cần thiết.
Dòng tiền Kinh doanh sẽ quyết định bạn sống hay chết trong tương lai – tầm nhìn doanh nghiệp, đánh giá được năng lực hoạt động của Doanh nghiệp
Dòng tiền tài chính sẽ quyết định năng lực và sự tồn tại trong ngắn hạn Nó đánh giá được năng lực tài chính của Doanh nghiệp
Những khác biệt khác, cùng xem trong bảng so sánh sau:
Nội dung Dòng tiền kinh doanh Dòng tiền tài chính
Ghi chú Ý nghĩa Dài hạn Ngắn hạn Đánh giá doanh nghiệp Năng lực cạnh tranh Năng lực tài chính, công nợ
Giá trị nhận được Trong tương lai Ngay tức thì
Yếu tố quan trọng Đánh giá lợi nhuận Dự án Huy động vốn
Sự ảnh hưởng Lâu dài Ngắn hạn
Cách tính Sản lượng/ Chi phí Thực thu/ Thực chi Đối tượng quan tâm
Quản lý Dự án/ Giám đốc
Với 4 loại dòng tiền trên dễ dàng để giải thích được rằng: Tại sao Doanh nghiệp nhận dự án “lỗ” vẫn làm được và nhiều Doanh nghiệp thi công dự án có lời nhưng vẫn phá sản Khi biết được 4 loại dòng tiền này, các Doanh nghiệp hoàn toàn chủ động về huy động vốn và đánh giá được hiệu quả Dự án một cách rõ rệt Và đặc biệt là bạn sẽ có số liệu để kiểm soát tỷ lệ chuyển đổi giữa: Thực hiện, nghiệm thu, thanh toán (xem thêm ở phần báo cáo t ỷ lệ chuyển đổi)
Từ 4 loại dòng tiền trên, tổng hợp lại tất cả các tình huống, ta sẽ có được rất nhiều những trường hợp dùng để đối chiếu, so sánh và phục vụ cho công tác quản trị theo bảng
Hãy xem xét kỹ lưỡng nội dung để có diễn giải cho từng loại dòng tiền quan trọng mà bạn cần chú ý Đồng thời, tìm hiểu về các loại biểu đồ trong báo cáo dòng tiền để nắm bắt thông tin một cách hiệu quả.
Trong báo cáo về dòng tiền các thông số chủ yếu cần xác định như sau:
• Thông tin về thời gian: Ngày, tuần, tháng, năm
• Thông tin về giá trị: Giá trị đạt được
• Kết quả: Lợi nhuận hoặc giá trị thực thu
• Các thông số đối chiếu: Kế hoạch, thực tế hoặc tỷ lệ chuyển đổi
• Các dữ liệu gốc tham chiếu: Các dữ liệu kế hoạch, thực tế
• Các cảnh báo: Các chỉ số sức khỏe dự án như CPI & SPI
• 1 – Biểu đồ báo cáo thực hiện sản lượng Dự án:
Trong biểu đồ trên chỉ cần lướt nhìn cũng có thể dễ dàng nhận dạng tình trạng của Dự án:
Thời gian Thông tin Màu sắc Kết luận
T1 – T5 Không đạt kế hoạch Đỏ Dự án bắt đầu chậm
Vượt kế hoạch Xanh Dự án đang nhanh dần
Dự án T 9 đang gặp khó khăn khi không đạt kế hoạch, với sự khởi đầu chậm chạp Nếu bạn nhận thấy sản lượng hiện tại không đạt yêu cầu, vai trò của nhà Quản lý dự án là cần thiết để ngay lập tức triển khai các biện pháp đẩy nhanh tiến độ Việc này không chỉ là cảm tính mà phải dựa trên các căn cứ vững chắc để đảm bảo sản lượng kế hoạch được hoàn thành kịp thời.
Các thông tin trên biểu đồ có thể biểu thị dưới dạng con số hoặc tỷ lệ % tùy theo nhu cầu của người lập
• 2 – Biểu đồ báo cáo kế hoạch thu tiền
Báo cáo về Ngân sách/ Chi phí dự án
Người quản lý dự án giỏi chủ yếu là người có khả năng quản lý dự án trong khuôn khổ ngân sách được giao, thay vì chỉ tập trung vào giá trị hợp đồng Để đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án, cần xem xét chi phí thực tế so với ngân sách được phê duyệt Một số sai lầm thường gặp trong quản lý dự án có thể ảnh hưởng đến kết quả này.
Trong quá trình làm việc tại các Dự án, tôi đã gặp nhiều tình huống đặc biệt khi đảm nhiệm vai trò quản lý chi phí Những khó khăn thường gặp bao gồm việc thiếu kế hoạch chi phí, kế hoạch bị giảm tỷ lệ từ dự toán, và sự không phù hợp giữa kế hoạch chi phí với thực tế Nhiều khi, kế hoạch chỉ được lập ra cho có mà không thực sự phục vụ cho công tác quản lý Thêm vào đó, số liệu thường rời rạc và không liên kết với các kế hoạch khác, khiến cho việc xác định những yếu tố quan trọng trong Dự án trở nên khó khăn Cuối cùng, công tác quản lý chi phí thường thiếu sự liên kết với các bộ phận liên quan, dẫn đến những thách thức trong quản lý ngân sách Dự án.
Nhiều sai lầm trong quản lý ngân sách xuất phát từ việc người lập không có chuyên môn và kinh nghiệm thực tiễn Điều này dẫn đến việc họ không hiểu rõ cách quản lý ngân sách hiệu quả Hơn nữa, những người nhận trách nhiệm quản lý thường thiếu đào tạo bài bản, gây ra tình trạng mất kiểm soát trong quá trình quản lý tài chính.
Trước khi triển khai dự án, việc lập khái toán, dự toán và đấu thầu đã được nhiều nơi đào tạo, tuy nhiên, công tác quản lý chi phí và ngân sách trong quá trình thi công vẫn chưa được đề cập nhiều Hiện tại, ngoài các tập đoàn có chương trình đào tạo nội bộ, chỉ có Trung tâm Nhất Nghệ là đơn vị duy nhất cung cấp đào tạo về nội dung này.
Trong cuốn sách sắp ra mắt mang tên “Lập kế hoạch chi phí Quản lý dự án Xây dựng”, chúng ta sẽ tìm hiểu cách khắc phục các vấn đề liên quan Bên cạnh đó, cần phân biệt rõ ràng giữa dự án hiệu quả và quản lý hiệu quả, vì chúng hoàn toàn khác nhau.
Hơn 95% nhà quản lý dự án và người phụ trách quản lý chi phí chưa hiểu đúng về sự khác nhau giữa các khái niệm liên quan Điều này có thể dẫn đến những sai lầm trong việc lập kế hoạch và kiểm soát ngân sách Việc nắm rõ sự khác biệt sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản lý và tối ưu hóa chi phí dự án.
Dự án hiệu quả và người thực thi hiệu quả là kết quả từ quá trình khảo sát cá nhân trong quá trình huấn luyện, đào tạo và tư vấn cho các doanh nghiệp.
Hai năm trước, tôi gặp lại một người bạn cũ, hiện là giám đốc dự án của một doanh nghiệp vừa Sau khi trò chuyện về cuộc sống cá nhân và gia đình, chúng tôi chuyển sang đề tài nghề nghiệp Anh chia sẻ rằng anh đang có ý định xin nghỉ việc vì mặc dù đã cống hiến và mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty, nhưng anh cảm thấy chế độ thưởng không công bằng.
Dự án mà Anh phụ trách chỉ chiếm 15% lợi nhuận, trong khi dự án khác đạt 5% nhưng lại có mức thưởng cao hơn nhiều cho nhân viên Khi nhân viên hỏi về ngân sách, Anh không có câu trả lời Tôi thắc mắc về ngân sách thì Anh chỉ nhìn với vẻ ngơ ngác, cho rằng chỉ cần mang lại lợi nhuận cho công ty là đủ Từ đó, tôi nhận ra điều quan trọng và quyết định đưa ra một ví dụ để cùng Anh hiểu rõ hơn.
NH Ấ T N G H Ệ - HU Ấ N L U Y Ệ N K Ỹ S Ư Q S Đây là đề bài mà tôi đưa ra một cách đơn giản nhất
Sau khi xem xong, tôi hỏi Anh, theo Anh thì c Dự án nào lợi nhuận cao hơn? d Giám đốc Dự án nào làm việc hiệu quả hơn?
Anh hơi thắc mắc, tôi tiếp lời “Anh biết giá vốn chứ?” Anh trả lời “có biết”, vậy thì ngân sách cũng giống vậy thôi, tôi đáp
Hợp đồng là giá trị tổng thể của dự án mà công ty nhận được, bao gồm nhiều loại chi phí khác nhau Trong khi đó, ngân sách là kế hoạch tài chính chi tiết cho dự án, xác định các khoản chi tiêu cần thiết để hoàn thành công việc theo hợp đồng Sự khác biệt giữa hợp đồng và ngân sách là rất quan trọng để quản lý tài chính hiệu quả trong các dự án.
➢ Chi phí nội tại của Doanh nghiệp
Ngoài các chi phí thông thường, chi phí cơ hội cũng đóng vai trò quan trọng trong các dự án Đôi khi, doanh nghiệp phải chấp nhận giá thấp để xây dựng hoặc mở rộng mối quan hệ, làm quen với khách hàng, hoặc để vượt qua những tình huống khó khăn và bất lợi.
HỢP ĐỒNG NGÂN SÁCH CHI PHÍ THỰC TẾ
DỰ ÁN B GIÁM ĐỐC B 1.000 950 960 Đơn vị tính: 1 tỷ đồng
Nhằm giảm thiểu chi phí thi công, NHẤT NGHỆ cung cấp dịch vụ huấn luyện kỹ sư chất lượng Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bao gồm cả yếu tố may mắn, ngân sách cho dự án có thể cao hơn so với mức bình thường.
Để đánh giá năng lực quản lý của một cá nhân qua lợi nhuận của Dự án, việc so sánh với Ngân sách Dự án là cần thiết hơn Anh đã đồng ý với quan điểm này.
Mà công ty Anh có lập kế hoạch Ngân sách hay giá vốn không? Tôi hỏi tiếp
Tôi chưa bao giờ nghe về ngân sách trong quá trình làm việc, thường thì công ty tôi chỉ sử dụng dự toán để giao cho các đơn vị thi công.
Vậy bên Anh quản lý chi phí và lợi nhuận thế nào? Tôi lại hỏi
Chi phí trong kế toán quản lý thường được xác định sau khi đã tính toán lợi nhuận, và quá trình này có thể mất thời gian vì kế toán cần thu thập đầy đủ dữ liệu từ công trường để có kết quả chính xác.
Vậy, dự án đang chạy Anh không xác định được lợi nhuận à?
Làm sao mà làm cho được? Anh trả lời
Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi trong dự án
Với 7 báo cáo chủ chốt này, bạn không những nắm tình hình thi công, tài chính, vật tư, cung ứng, tiến độ dự án trong tầm tay mà bạn sẽ hoàn toàn chủ động để điều động nguồn lực cho các Dự án Đồng thời tự tin hơn vì biết mình “LỜI hay LỖ”
Quy trình tổ chức và quản lý dữ liệu trong dự án xây dựng thường gặp khó khăn, đặc biệt đối với Kỹ sư Xây dựng Để cải thiện hiệu quả, quá trình này cần được chia thành ba giai đoạn rõ ràng: Nhập Liệu, Tiến trình và Báo cáo Ngoài ra, việc thu thập phản hồi và lưu vết hoạt động là rất quan trọng để tạo ra số liệu và bài học kinh nghiệm cho các dự án sau Tuy nhiên, thực tế cho thấy hầu hết các chuyên gia trong ngành xây dựng thường không phân chia ba tiến trình này mà để chung trong một bộ dữ liệu, dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong quản lý.
ONE REPORT là một công cụ quan trọng giúp quản lý thông tin hiệu quả Đừng thắc mắc vì sao việc quản lý gặp khó khăn, bởi lẽ chúng ta thường không tuân thủ quy trình, thiếu phản hồi và không rút ra bài học từ kinh nghiệm.
II Câu chuyện nghề nghiệp
Tình hình dự án thế nào rồi em? Dạ ổn Anh Đó là mẫu trò chuyện thường gặp ở rất nhiều Dự án?
Tình hình là tình hình gì? Tiến độ, chất lượng, chi phí, thanh toán, cung ứng, hợp đồng, vật tư hay là gì?
Ổn là như thế nào: tốt, bình thường hay khó khăn? Tốt hay tệ so với cái gì? Khi trao đổi thông tin mà không rõ ràng, chúng ta không thể xác định được vị trí của mình Sự rõ ràng mang lại sức mạnh, và thiếu nó, chúng ta sẽ lạc lối Trong những năm làm việc tại các dự án, tôi thường gặp những tình huống như vậy Còn bạn thì sao?
1 Báo cáo là cái gì vậy, sao nghe xa lạ quá?
Ngày mới ra trường tôi đi thi công ở Dự án Nâng cấp cải tạo Quốc Lộ 6 tại Sơn
Tại một công ty nhà nước chuyên thi công cầu, tôi chưa từng nghe đến khái niệm báo cáo Trong ba năm tiếp theo làm việc tại các dự án hạ tầng, cấp thoát nước và dân dụng ở các công ty tư nhân, tôi cũng không bao giờ được yêu cầu báo cáo Đến khi làm việc tại công ty thiết kế với vai trò lập dự toán, tình trạng này vẫn không thay đổi.
2 Tập tành làm quen với báo cáo?
Năm 2006, khi làm Kỹ sư QS tại tập đoàn Hòa Bình, tôi lần đầu tiếp xúc với các báo cáo mẫu theo tiêu chuẩn ISO Mỗi kỳ báo cáo trở thành một thử thách lớn, khiến mọi người trong công ty đều hoang mang và chạy đôn chạy đáo Tuy nhiên, giai đoạn này cũng là thời điểm tôi phát huy kỹ năng "đoán số" một cách hiệu quả nhất.
Hiện tại, các báo cáo chỉ được thực hiện để hoàn thành mà không có số liệu nào được ghi nhận để làm bài học cho tương lai Mặc dù công tác kế hoạch đã được chú trọng, nhưng chất lượng của báo cáo vẫn chưa được đề cập nhiều Có thể do tôi chưa đủ khả năng để quan sát toàn bộ hoạt động quản trị của Công ty nên chưa có ấn tượng sâu sắc.
3 Những báo cáo có giá trị?
Mặc dù trong thời điểm này, tập đoàn không yêu cầu báo cáo cụ thể, Sếp tôi lại là một người đặc biệt, nhận thức rõ tầm quan trọng của các báo cáo Anh luôn có những yêu cầu riêng biệt mà sau này tập đoàn mới áp dụng, và thường xuyên yêu cầu tôi cùng mọi người cung cấp các báo cáo độc đáo.
• Báo cáo quản lý hao hụt vật tư (đặc biệt là thép, bê tông, gạch ốp lát, đá granite)
• Báo cáo năng suất lao động của công nhân để tính năng suất lao động
• Báo cáo lời lỗ của các tổ đội (để biết họ làm có lời không, đủ nuôi quân không?)
• Báo cáo tiến độ tổng và chi tiết các hạng mục
• Báo cáo kinh nghiệm quản lý hợp đồng Nhà thầu
• Báo cáo lợi nhuận các gói thầu và tổng thể
Mặc dù các báo cáo cung cấp số liệu chính xác, nhưng thông tin và dữ liệu lại khá rời rạc, khiến việc liên kết chúng trở nên khó khăn Số liệu dường như không thể sử dụng lại khi cần thiết Mỗi khi đọc xong các báo cáo, Anh thường gật gù hoặc trầm ngâm, và tôi không rõ Anh đang nghĩ gì, nhưng miễn Anh cảm thấy hài lòng thì đó là điều quan trọng.
Sau này, tôi phát hiện ra yêu cầu báo cáo từ tập đoàn, và nhận ra rằng một số báo cáo mà Anh đã yêu cầu tôi thực hiện trước đó thực sự rất ấn tượng Anh quả là một người tài giỏi.
4 Đẳng cấp của một nhà quản lý dự án:
Mỗi khi đến kỳ báo cáo, không khí trong Dự án trở nên nhộn nhịp, mọi người đều bị áp lực bởi deadline, nhưng kết quả thường là báo cáo bị trễ Ngoài các báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, còn có báo cáo nội bộ và báo cáo cho các bên liên quan Tình trạng báo cáo chồng chéo khiến ai cũng cảm thấy ngán ngẩm, và trong giai đoạn này, thông tin chủ yếu được trao đổi qua email.
Nhà quản lý giỏi cần khai thác thông tin và lập báo cáo một cách hiệu quả, đặc biệt trong bối cảnh các nền tảng như Facebook, Zalo, và Viber chưa phổ biến như hiện nay Thời gian và cách thức xử lý thông tin là yếu tố quan trọng để nâng cao đẳng cấp của một nhà quản lý.
• Một nhà quản lý Dự án tồi là làm mà không có báo cáo hoặc không biết báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án trung bình là mất hơn 1 tuần để lập báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án tốt là mất 1-2 ngày để lập báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án giỏi là mất 1-2 giờ để lập báo cáo
• Một nhà quản lý Dự án xuất sắc là không cần thời gian để lập báo cáo
Tôi đã hỏi Anh về nhóm mà Anh thuộc về và mong muốn gia nhập, Anh trả lời rằng Anh phụ thuộc vào tôi vì tôi là người chủ trì báo cáo Anh cho rằng việc trở thành một nhà quản lý dự án giỏi là điều tuyệt vời nhưng còn lâu mới đạt được, và sự xuất sắc chỉ tồn tại trong tranh vẽ Tôi cũng từng nghĩ như vậy, nhưng không ngờ sau này lại có thể thực hiện được điều mà Anh đã nói Những báo cáo lúc đó chủ yếu chỉ tập trung vào các tính toán tức thì như lợi nhuận, thanh toán và nghiệm thu, trong khi các báo cáo về ngân sách, hao hụt vật tư hay tiến độ vẫn cần phải thực hiện thủ công, dù không tốn nhiều thời gian.
5 Quản lý thông tin, phối hợp, sử dụng dữ liệu chung là từ khóa
Năm 2014, trong vai trò Quản lý tổng thể mảng văn phòng của một dự án Sân bay, tôi đã có sự thay đổi lớn trong cách nhìn nhận về quản lý dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý thông tin.
Bất động sản luôn gắn liền với vị trí, vì vị trí quyết định giá trị của tài sản Trong lĩnh vực xây dựng, giao tiếp là yếu tố then chốt; người quản lý nào nắm bắt thông tin tốt nhất sẽ có lợi thế hơn.
Thi công nhưng thiết kế chưa được duyệt – do thiếu thông tin
Thi công bản vẽ lỗi thời – do thiếu thông tin
