Trong thời gian thực tập được tiếp xúc với thực tế về công việc Văn thư – Lưu trữ, giúp em tiếp thu được những kiến thức mới cũng như va chạm với nhiều công việc giúp em nắm vững hơn về kiến thức đã học ở trường.
PHẦN NỘI DUNG: I Khảo sát về tình hình công tác lưu trữ của UBND huyện Nhơn Trạch 1) Giới thiệu vài nét về quá trình hình thành, hoạt động của cơ quan
Tổ chức lưu trữ của cơ quan
Bộ phận lưu trữ của UBND huyện Nhơn Trạch đã được thành lập từ năm 1997 và trong suốt quá trình hoạt động, cơ quan này đã tạo ra một lượng tài liệu đáng kể Tuy nhiên, đến nay, UBND huyện Nhơn Trạch vẫn chưa thành lập kho lưu trữ chính thức, mà chỉ tạm thời sử dụng một phòng riêng để bảo quản các tài liệu này.
Cơ sở vật chất của UBND huyện Nhơn Trạch được trang bị đầy đủ, phục vụ hiệu quả cho công tác bảo quản tài liệu Hiện tại, công tác lưu trữ chủ yếu do cán bộ Văn phòng kiêm nhiệm, do thiếu nhân sự chuyên trách Dưới sự quan tâm của Ban lãnh đạo Văn phòng UBND & HĐND huyện Nhơn Trạch, công tác lưu trữ tài liệu đã được cải thiện và thực hiện theo phương thức khoa học hơn.
Tình hình tài liệu của cơ quan
Tài liệu của UBND huyện chủ yếu là các tài liệu quản lý Nhà nước, phản ánh các hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội, nội chính, xây dựng cơ bản, quản lý nhà đất, giao thông vận tải, nông ngư diêm nghiệp Các tài liệu kỹ thuật và hồ sơ thiết kế quy hoạch được lưu trữ riêng tại các phòng ban chuyên môn Kho tài liệu lưu trữ từ năm 1994 đến 2010, với 1200 đơn vị bảo quản đã được chỉnh lý và sắp xếp gọn gàng Hơn 40m tài liệu thu hồi từ các phòng ban và lãnh đạo UBND huyện vẫn chưa được chỉnh lý và phân loại, hiện đang trong tình trạng bó gói.
Tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ tại cơ quan khá tốt, với một số ít tài liệu từ năm 1994 sử dụng giấy mỏng hoặc chất liệu nhám, khiến chữ bị mờ và khó đọc Tuy nhiên, tài liệu từ năm 1995 trở đi được in trên giấy chất lượng cao và đánh máy vi tính rõ ràng Tổng thể, tài liệu không bị mối mọt và không có trang nào bị mất đầu hoặc mất cuối.
Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ
4.1.Công tác thu thập bổ sung tài liệu:
UBND huyện Nhơn Trạch là cơ quan hành chính nhà nước địa phương, theo Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998, lưu trữ tại đây được coi là lưu trữ cố định Do đó, các tài liệu không cần phải nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ của UBND huyện Nhơn Trạch được thành lập theo Quyết định số 25/QĐ-UB ngày 15/7/1997 và hiện đang sắp xếp hồ sơ theo từng đơn vị bảo quản trong hộp tài liệu trên giá kệ Công tác này được thực hiện bởi cán bộ văn thư - lưu trữ nhằm phục vụ khai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu cho lãnh đạo và các ngành liên quan Tuy nhiên, các phòng ban chuyên môn vẫn chưa nộp tài liệu vào kho lưu trữ do chưa có kho lưu trữ chuyên dụng.
4.2 Công tác xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu dựa trên nguyên tắc và phương pháp lưu trữ học, nhằm quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan Việc này giúp lựa chọn và thu thập những tài liệu có giá trị, đồng thời loại bỏ những tài liệu không còn giá trị Để đạt hiệu quả cao trong công tác xác định giá trị tài liệu, cần quán triệt sâu sắc các nguyên tắc liên quan.
Hiện nay, cơ quan đang tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ năm 2004 đến năm
2010 việc xác định giá trị tài liệu được kết hợp khi chỉnh lý
Các văn bản do UBND huyện sản sinh trong quá trình hoạt động được sắp xếp theo cặp ba dây và sau một năm sẽ được lưu trữ trong hộp tại kho lưu trữ Hiện tại, UBND huyện chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, dẫn đến hầu hết tài liệu được phân loại là cần bảo quản lâu dài và vĩnh viễn.
Mặc dù Hội đồng Xét Duyệt Giá Trị Tài Liệu Lưu Trữ chưa được thành lập, công tác phân loại và lựa chọn tài liệu vẫn diễn ra thường xuyên Hằng năm, cán bộ Lưu trữ tiến hành đánh giá để xác định tài liệu nào cần được lưu trữ và loại bỏ những tài liệu không còn giá trị.
UBND Huyện chưa xây dựng bản thời hạn bảo quản tài liệu, dẫn đến việc cán bộ lưu trữ chỉ có thể xác định thời hạn bảo quản dựa trên cảm nhận cá nhân.
4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là một bước quan trọng trong công tác lưu trữ, giúp bảo quản và tổ chức tài liệu một cách khoa học Cán bộ lưu trữ cần phân loại và hệ thống hóa từng hồ sơ dựa trên tình hình thực tế, từ đó nâng cao khả năng tra cứu và sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tài liệu của UBND huyện Nhơn Trạch từ khi thành lập cho đến năm 2003 đã được chỉnh lý vào năm 2003
Việc xác định giá trị tài liệu hành chính là một bước quan trọng trong quá trình chỉnh lý, nhằm đảm bảo tài liệu được đưa vào bảo quản an toàn tại kho lưu trữ của cơ quan.
Phương án cơ quan chọn để chính lý là: Thời gian - cơ cấu tổ chức.
4.4 Công tác thống kê tài liệu:
UBND huyện Nhơn Trạch thống kê tài liệu hành chính chủ yếu theo năm. Đơn vị thống kê chủ yếu là theo hộp và theo hồ sơ.
Hàng năm, UBND huyện Nhơn Trạch thực hiện thống kê tài liệu và kiểm tra tình trạng vật lý của chúng Nếu phát hiện tài liệu bị hư hỏng, sẽ có biện pháp xử lý phù hợp Nhìn chung, công tác thống kê tài liệu tại đây đã được cán bộ lưu trữ thực hiện hiệu quả.
4.5 Công tác bảo quản tài liệu:
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi thọ tài liệu Việc bảo quản tốt không chỉ đảm bảo an toàn cho tài liệu mà còn phục vụ nhu cầu của Đảng, Nhà nước và xã hội trong hiện tại và tương lai.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của UBND huyện Nhơn Trạch được thực hiện trong một phòng riêng với diện tích 65m² Mặc dù chỉ có một phòng lưu giữ, nhưng trang thiết bị bảo quản tài liệu khá đầy đủ, bao gồm giá kim loại cao 2m, dài 1m, rộng 0,4m với 4 khoang, giúp tránh tác động của côn trùng và ẩm mốc Hộp đựng tài liệu được làm bằng bìa giấy cát tông cứng, kích thước 360mm x 260mm x 120mm, có khả năng chứa 0,1m tài liệu Ngoài ra, cơ quan còn trang bị máy điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió và các loại thuốc phòng chống ẩm, chống mối để bảo vệ tài liệu hiệu quả.
- Tài liệu hành chính, bảo quản trong các bìa hồ sơ, được đưa vào hộp, sắp xếp bảo quản trên các giá kệ.
- Hồ sơ mật được lưu giữ riêng, việc khai thác tra cứu hồ sơ mật phải được Lãnh đạo phê duyệt.
Hàng năm, cán bộ lưu trữ phối hợp với các cơ quan để phun thuốc trừ mối và tiêu diệt các loại côn trùng khác nhằm bảo vệ tài liệu trong kho Trước khi rời kho, cán bộ phải kiểm tra tắt tất cả các thiết bị điện và khóa kho cẩn thận Kho lưu trữ được bố trí khu làm việc riêng biệt, chỉ có cán bộ chuyên trách mới được vào, điều này giúp giữ bí mật tài liệu và đảm bảo an toàn, ngăn ngừa mất mát hay thất lạc tài liệu.
4.6 Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu:
UBND huyện Nhơn Trạch là cơ quan hành chính nhà nước, nơi lưu trữ các tài liệu quan trọng về kinh tế, văn hóa, xã hội và an ninh quốc phòng Những tài liệu này phục vụ cho lãnh đạo và cán bộ công chức trong hoạt động quản lý nhà nước, đồng thời đáp ứng nhu cầu hợp pháp của công dân.
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Nhơn Trạch được bảo quản an toàn và giữ bí mật, không cho phép khai thác tự do Việc sử dụng tài liệu chỉ được phép thông qua photocopy hoặc công chứng khi cần thiết, và tài liệu chỉ được sao y khi có sự ký xác nhận của lãnh đạo, nhằm đảm bảo không bị thất lạc.
Văn phòng UBND huyện Nhơn Trạch hiện chưa có công cụ tra cứu hồ sơ, chủ yếu dựa vào sổ công văn đến và đi Khi cần tìm tài liệu, cán bộ lưu trữ phải xem xét ngày tháng, tác giả và nội dung để tra cứu theo mục tài liệu trong hồ sơ.
Nhận xét
Qua khảo sát tình hình thực tế về nghiệp vụ lưu trữ tại UBND huyện Nhơn Trạch, nhận thấy rằng công tác Văn thư Lưu trữ được lãnh đạo đánh giá cao và coi trọng trong hoạt động của cơ quan Lãnh đạo chú trọng đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ, nhằm cải thiện công tác lưu trữ, khai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước.
Cán bộ lưu trữ tại UBND huyện Nhơn Trạch, dù là kiêm nhiệm, vẫn thực hiện tốt công tác bảo quản tài liệu Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm đó, công tác lưu trữ tại đây vẫn gặp một số hạn chế cần khắc phục.
- UBND huyện chưa thành lập được kho lưu trữ hoàn chỉnh.
- Các khâu nghiệp vụ chưa thực hiện đúng theo quy định của ngành lưu trữ.
Cần thiết phải ban hành các văn bản quy định rõ ràng về chế độ nộp lưu tài liệu cho các phòng ban và đơn vị, nhằm đảm bảo việc nộp tài liệu về kho lưu trữ huyện được thực hiện một cách hiệu quả và đồng bộ.
Để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, em xin đề xuất một số ý kiến với lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND nhằm cải thiện quy trình và tổ chức hoạt động lưu trữ.
- Cơ quan nên bố trí hệ thống phòng cháy chữa cháy ở kho lưu trữ.
- Công tác chỉnh lý tài liệu cần được quan tâm nhiều hơn.
- Tiến hành thành lập các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.
Để tối ưu hóa việc khai thác tài liệu lưu trữ, cơ quan nên thiết lập phòng đọc tài liệu tiện lợi nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng và bảo vệ an toàn cho tài liệu.
PHẦN PHỤ LỤC: Phụ lục 1: Phương án phân loại tài liệu
Lần đầu tiếp xúc với công việc, em cảm thấy lúng túng và không tránh khỏi những sai sót do chưa quen với cách tổ chức làm việc của cơ quan Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương cùng các anh chị, cô chú trong cơ quan đã hỗ trợ em trong quá trình thực tập, giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ Đồng Nai, ngày 13 tháng 7 năm 2011.
Học sinh thực tập Đinh Thị Tịnh
Trong thời gian thực tập, em đã có cơ hội tiếp xúc với công việc Văn thư – Lưu trữ, từ đó tiếp thu nhiều kiến thức mới và củng cố những gì đã học ở trường Kết quả này có được là nhờ sự giảng dạy tận tình của thầy cô tại Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương, giúp em trang bị hành trang vững chắc cho cuộc sống sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu và các thầy cô Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương vì đã tận tình dạy bảo và truyền đạt những kiến thức chuyên môn quý giá Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Vũ Thị Kim Cúc, người đã hướng dẫn em hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Qua thời gian thực tập tại Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn Trạch, em đã hiểu và yêu mến thêm ngành học mà mình đã chọn.
Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh đạo cùng các cô chú, anh chị tại cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học hỏi và thực tập Sự hỗ trợ và cung cấp thông tin cần thiết của các anh chị đã giúp tôi hoàn thành tốt bài báo cáo của mình.
Em xin chân thành cảm ơn! Đồng nai, ngày 13 tháng 7 năm 2011
Học sinh thực tập Đinh Thị Tịnh
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
- Ban lãnh đạo Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn Trạch.
- Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương.
- Giáo viên khoa lưu trữ.
Em tên là: Đinh Thị Tịnh
Học sinh lớp: Lưu trữ 15.
Giáo viên chủ nhiệm:Cô Phạm Thị Thu Trang
Theo kế hoạch đào tạo được nhà trường giới thiệu và sự đồng ý của Uỷ ban Nhân dân huyện Nhơn Trạch, em đã thực tập tại cơ quan này Trong suốt quá trình thực tập, em luôn nỗ lực tuân thủ nội quy và quy trình làm việc, đồng thời tiếp thu yêu cầu từ cán bộ chuyên môn Em cũng cố gắng bám sát kế hoạch đề ra, tìm hiểu các hoạt động của cơ quan để học hỏi và bổ sung kiến thức, kết hợp lý thuyết với thực tế nhằm đạt kết quả tốt trong công việc.
Tuy nhiên trong quá trình thực tập, em có những thuận lợi và khó khăn sau: Thuận lợi:
- Những khó khăn trong quá trình thực tập tại cơ quan đều được chỉ dẫn thỏa đáng.
- Được học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm của cán bộ chuyên môn trong cơ quan.
- Được làm việc với thực tế và tiếp xúc với các khâu nghiệp vụ của mình, giúp em nắm vững hơn về chuyên môn và nghiệp vụ lưu trữ.
- Được sự giúp đỡ tận tình của các cô, chú anh chị trong cơ quan.
Mặc dù đã nỗ lực hết mình trong thời gian thực tập, nhưng do thời gian có hạn và khả năng tiếp thu còn hạn chế, tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm trong công việc được giao.
Lần đầu làm việc trong môi trường thực tế, tôi cảm thấy lúng túng và bỡ ngỡ do thiếu kinh nghiệm cả trong công việc lẫn giao tiếp.
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN
XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN
I Khảo sát tình hình công tác Lưu trữ của UBND huyện Nhơn Trạch:
1) Giới thiệu vài nét về quá trình hình thành, hoạt động của UBND huyện Nhơn Trạch:
Huyện Nhơn Trạch, được tách ra từ huyện Long Thành theo Nghị định số 51/CP ngày 23/6/1994 của Chính phủ, nằm ở phía Tây Nam tỉnh Đồng Nai Huyện có tọa độ địa lý từ 106045’16” - 107001’55” Kinh độ Đông và 10031’33” - 10046’59” Vĩ độ Bắc.
- Phía Bắc: giáp TP.Hồ Chí Minh và huyện Long Thành.
- Phía Nam: giáp TP.Hồ Chí Minh.
- Phía Đông: giáp huyện Long Thành và tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu
- Phía Tây: giáp TP Hồ Chí Minh.
Là huyện thuộc vùng đồng bằng Đông Nam bộ.
Diện tích tự nhiên của huyện là 41.083,68 ha, chiếm 6,96% diện tích tự nhiên của tỉnh, trong đó:
- Đất nông nghiệp : 27.364,30 ha chiếm 66,61% tổng diện tích.
- Đất phi nông nghiệp : 13.662,38 ha chiếm 33,26% tổng diện tích, trong đó phân ra:
+ Đất tôn giáo, tín ngưỡng : 49,49 ha.
+ Đất sông suối và mặt nước chuyên dùng : 6.871,25 ha.
- Đất chưa sử dụng : 57,01 ha chiếm 0,14% tổng diện tích.
+ Đặc điểm dân số-nhân lực:
- Tổng dân số của huyện là: 121.372 người.
- Số người trong độ tuổi lao động là: 72.986 người.
- Số người đang làm việc là: 59.825 người trong đó:
+ Lao động nông, lâm nghiệp là: 26.360 người.
+ Lao động công nghiệp là: 15.135 người.
+ Lao động dịch vụ là: 16.810 người.
+ Tổng quan về kinh tế:
Huyện Nhơn Trạch, thành lập năm 1994 theo Nghị định số 51/CP, có tổng diện tích tự nhiên 41.089 ha Từ năm 1996, huyện được quy hoạch phát triển thành thành phố công nghiệp trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, với diện tích các khu công nghiệp đã được phê duyệt lên tới 3.500 ha Cơ cấu kinh tế đang chuyển dịch tích cực, với GDP ngành nông-lâm-thủy sản giảm 3,1% mỗi năm, trong khi GDP ngành công nghiệp và xây dựng tăng 7,5% và tốc độ tăng trưởng bình quân đạt 24,1% hàng năm Đồng thời, khu vực dịch vụ cũng ghi nhận mức tăng trưởng bình quân hàng năm là 18,4%.
* Công nghiệp – tiểu thủ công nghiệp:
Trong 6 tháng đầu năm 2006, KCN Nhơn Trạch đã thu hút 162 dự án, 13 chi nhánh sản xuất và 6 cơ sở khác, với tổng vốn đăng ký lên tới 2.468.044.000 USD KCN này đã tạo ra 37.019 việc làm và tổng diện tích giao cho các dự án đạt 1.985 ha, trong đó diện tích cho thuê là 1.413 ha.
- Khu công nghiệp Ông Kèo thu hút được 18 dự án đang triển khai xây dựng với tổng diện tích 476 ha.
- Khu công nghiệp địa phương (Phú Thạnh – Vĩnh Thanh):
+ Khu công nghiệp giai đoạn I 50 ha có 11 dự án được UBND tỉnh giới thiệu địa điểm, với tổng diện tích 35,55 ha.
+ Khu công nghiệp giai đoạn II 44 ha có 16 dự án được UBND tỉnh giới thiệu địa điểm, với tổng diện tích 23,33 ha.
Hiện nay có 3 nhà máy đang đi vào hoạt động.
Ngành tiểu thủ công nghiệp (TTCN) tại huyện đã có sự phát triển mạnh mẽ trong những năm qua, với 980 cơ sở hoạt động vào cuối năm 2005 Các ngành nghề chủ yếu bao gồm gia công cơ khí, hàn tiện, xay xát, làm bún, sản xuất bánh mì và vật liệu xây dựng Giá trị sản xuất TTCN năm 2005 đạt 102 tỷ đồng, không chỉ hoàn thành kế hoạch mà còn tăng 135,3% so với cùng kỳ năm trước.
Chiến lược phát triển kinh tế đến năm 2010 nhằm thu hút và tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước đầu tư vào khu công nghiệp tập trung và khu công nghiệp địa phương.
Trong những năm qua, dịch vụ tại huyện chủ yếu do các hộ kinh doanh cá thể đảm nhiệm, với 2.932 hộ đăng ký kinh doanh trên nhiều lĩnh vực Tổng số vốn đăng ký đạt 83.412.000.000 đồng, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động kinh doanh tại địa phương.
- Tiếp tục đầu tư vào các trung tâm thương mại đã được phê duyệt quy hoạch gồm:
+ Khu trung tâm ngã tư Hiệp Phước do công ty TNHH dịch vụ kinh doanh thương mại Dân Xuân đầu tư xây dựng trên diện tích 20 ha.
+ Khu thương mại du lịch chợ đầu mối tại xã Long Thọ trên diện tích 6,98 ha, do công ty quản lý và phát triển nhà Quận 5.
+ Khu trung tâm thương mại phục vụ công nghiệp tại khu công nghiệp III xã Phú Hội trên diện tích 16 ha do công ty Tín Nghĩa đầu tư.
Theo quyết định số 1867/QĐ.CT.UBT ngày 27/6/2003 của UBND tỉnh, quy hoạch phát triển mạng lưới kinh doanh xăng dầu tại huyện Nhơn Trạch đã được phê duyệt với 34 điểm kinh doanh Hiện tại, trong lĩnh vực này, đã có 15 doanh nghiệp chính thức hoạt động.
Trong những năm qua, lĩnh vực nông nghiệp đã có sự phát triển mạnh mẽ, đồng thời góp phần vào việc xây dựng nông thôn mới Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt mức tăng trưởng bình quân hàng năm 4,2%, và nếu tính cả nông – lâm – thủy sản, con số này lên tới 7% Đặc biệt, tỷ trọng chăn nuôi trong giá trị sản xuất nông nghiệp đã tăng từ 30,4% vào năm 2000 lên 37,68% vào năm 2005.