Tính cấp thiết của đề tài
Sự bùng nổ của công nghệ thông tin và truyền thông đã dẫn đến sự gia tăng nhanh chóng về khối lượng thông tin trong thời gian gần đây Các loại hình tài liệu và ấn phẩm văn hóa đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu trong đời sống hàng ngày của con người.
Xuất bản phẩm dân tộc phản ánh toàn diện cuộc sống xã hội của đất nước qua các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục và khoa học - kỹ thuật Do đó, Đảng và Nhà nước luôn coi trọng việc thu nhận và bảo quản lâu dài các giá trị văn hóa, nhằm giúp các thế hệ mai sau nghiên cứu, học tập và kế thừa những tinh hoa từ sách vở và báo chí.
Thu nhận xuất bản phẩm lưu chiểu là cơ sở quan trọng để xây dựng bộ tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc, phục vụ cho các thế hệ mai sau Nó giúp thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, biên soạn thư mục quốc gia và cung cấp thông tin kịp thời về sản phẩm trí tuệ của dân tộc, từ đó phản ánh tình hình xuất bản phẩm của đất nước Điều này hỗ trợ các thư viện trong việc bổ sung tài liệu đầy đủ và phù hợp, đồng thời tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin với các quốc gia khác Tại Việt Nam, nhiệm vụ thu nhận xuất bản phẩm được giao cho Thư viện Quốc gia Việt Nam, nơi lưu trữ và bảo quản lâu dài toàn bộ xuất bản phẩm của đất nước, đồng thời là trung tâm cung cấp tài liệu phong phú nhất, đáp ứng nhu cầu người dùng tin và thể hiện văn hóa dân tộc Việt Nam Công tác này đã được thực hiện thông qua chế độ lưu chiểu với gần một thế kỷ lịch sử, bắt đầu từ Nghị định năm
Năm 1922, chính quyền Pháp tại Đông Dương đã ban hành luật lưu chiểu, yêu cầu các nhà xuất bản nộp các ấn phẩm văn hóa phẩm như sách, báo, và tạp chí về Thư viện Mục đích của luật này là nhằm quản lý và kiểm soát thông tin trong các lĩnh vực kinh tế xã hội tại Đông Dương Sau đó, nhiều quốc gia trên thế giới cũng đã áp dụng các quy định tương tự về lưu chiểu xuất bản phẩm để quản lý hoạt động xuất bản.
Mặc dù Thư viện Quốc gia Việt Nam đã đạt được nhiều thành tựu trong thời gian hoạt động, công tác lưu chiểu vẫn còn nhiều hạn chế cần khắc phục để đáp ứng yêu cầu của xã hội hiện nay Việc tàng trữ xuất bản phẩm dân tộc là rất quan trọng, vì vậy tôi đã chọn đề tài “Công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam - Thực trạng và giải pháp” làm đề tài Khóa luận tốt nghiệp của mình để nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này.
Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu
Khảo sát hoạt động lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) giúp nhận diện những ưu điểm và hạn chế trong công tác này Dựa trên kết quả khảo sát, cần đề xuất các phương hướng và giải pháp mới nhằm nâng cao hiệu quả lưu chiểu xuất bản phẩm, từ đó cải thiện chất lượng phục vụ thông tin cho người dùng.
2.2 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: công tác lưu chiểu xuất bản phẩm, thực trạng và giải pháp
- Phạm vi nghiên cứu: vấn đề tổ chức công tác lưu chiểu tại TVQGVN
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn
- Phương pháp thống kê, so sánh và đánh giá
- Phương pháp quan sát thực tế
- Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia
2.4 Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn
- Giới thiệu khái quát về TVQGVN
- Phản ánh một cách khách quan về thực trạng hoạt động công tác lưu chiểu tài liệu tại TVQGVN
- Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu chiểu tại Thư viện
2.5 Cấu trúc của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo Khóa luận gồm 3 phần chính sau:
Chương 1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm
Chương 2 Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương 3 Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn
- Phương pháp thống kê, so sánh và đánh giá
- Phương pháp quan sát thực tế
- Phương pháp hỏi ý kiến chuyên gia
Đóng góp về mặt lý luận và thực tiễn…
- Giới thiệu khái quát về TVQGVN
- Phản ánh một cách khách quan về thực trạng hoạt động công tác lưu chiểu tài liệu tại TVQGVN
- Đưa ra những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác lưu chiểu tại Thư viện.
Cấu trúc của khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo Khóa luận gồm 3 phần chính sau:
Chương 1 Khái quát về Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm
Chương 2 Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chương 3 Nhận xét, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu chiểu xuất bản phẩm tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Thư viện Quốc gia Việt Nam với công tác lưu chiểu xuất bản phẩm
Những vấn đề về lý luận và cơ sở pháp lý của công tác lưu chiểu xuất bản phẩm
1.2.1 Lịch sử hình thành và các văn bản pháp lý về công tác lưu chiểu
Từ xa xưa, con người đã lưu giữ thông tin qua các vật liệu như đất sét, mai rùa, lá cây và gỗ, với phát minh quan trọng nhất là chữ viết trên giấy dó của Ấn Độ Trong lịch sử, các Hoàng đế đã coi trọng việc ghi chép, với kho tàng của họ không chỉ có vàng bạc mà còn chứa đựng các tấm đất sét khắc chữ theo các môn khoa học Một ví dụ tiêu biểu là Thư viện Alexandria của vua Ptoleme II, được xem là thư viện lớn nhất thời cổ đại.
Qua các thời kỳ phát triển của nền văn minh nhân loại, sự đa dạng và phong phú của tài liệu ngày càng gia tăng, điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc xây dựng kho tàng văn hóa dân tộc để bảo tồn và truyền lại cho thế hệ sau Do đó, chế độ lưu chiểu đã được thiết lập nhằm phục vụ cho mục đích này.
- Các văn bản hình thành luật lưu chiểu sớm nhất trên thế giới:
Năm 1957, Pháp trở thành quốc gia đầu tiên áp dụng chế độ lưu chiểu nhằm thu thập các xuất bản phẩm trên lãnh thổ cho thư viện nhà Vua Đạo luật lưu chiểu do Hoàng đế Frăngxoa Đệ Nhất ban hành yêu cầu các nhà xuất bản nộp 5 bản cho mỗi tên sách, trong đó 1 bản gửi cho cơ quan thống kê xuất bản phẩm và 4 bản cho Thư viện Quốc gia Bên cạnh đó, các nhà in cũng phải nộp 2 bản cho thư viện tỉnh, trong đó một bản được giữ lại tại thư viện.
1 bản nộp lại cho Thư viện quốc gia, ngoài ra nhà vua còn quy định mức phạt đối với các cơ quan không thực hiện đúng nghĩa vụ
Năm 1624, Đức ban hành luật lưu chiểu, quy định rằng các nhà xuất bản phải nộp bản sao xuất bản phẩm cho Thư viện Quốc gia Đức Luật này nhằm đảm bảo việc lưu trữ và bảo tồn các tác phẩm văn học, khoa học và nghệ thuật quan trọng.
Vào năm 1783, Liên bang Nga đã triển khai chế độ lưu chiểu đối với các ấn phẩm xuất bản Ban đầu, các cơ quan xuất bản phải nộp 13 bản lưu chiểu cho mỗi tên sách, nhưng sau đó số lượng này đã được giảm xuống còn 11 bản.
Sau Cách mạng tháng 10 Nga, Lênin đã chú trọng đến việc bảo tồn di sản văn hóa dân tộc Trong Sắc lệnh về công tác thư viện, ông quy định rằng các xuất bản phẩm không chỉ phải nộp lưu chiểu cho Thư viện Quốc gia mà còn phải được đưa về các thư viện tỉnh Điều này nhằm xây dựng nguồn tài liệu địa chí phục vụ cho nghiên cứu và phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
Chế độ lưu chiểu tài liệu đã xuất hiện sớm trên thế giới, giúp Thư viện Quốc gia thu thập đầy đủ các xuất bản phẩm văn hóa của từng địa phương trong cả nước Để xây dựng một xã hội phát triển, việc gìn giữ những tinh hoa văn hóa dân tộc là rất quan trọng, vì các tài liệu này chứa đựng thành quả của quá trình lao động lâu dài và sáng tạo của con người, được truyền lại cho các thế hệ sau học tập và làm theo.
- Các văn bản pháp lý hình thành công tác lưu chiểu ở Việt Nam:
Lưu chiểu (legal deposit) là quy trình nộp bản để xin bản quyền tác giả, bao gồm việc gửi một hoặc nhiều bản của ấn phẩm tới cơ quan quản lý bản quyền, như sở nạp bản (sổ lưu chiểu) hoặc các thư viện được chỉ định.
Bản lưu chiểu (deposit copy) là bản miễn phí của ấn phẩm mới, bắt buộc phải nộp cho cơ quan quản lý bản quyền và xuất bản tại Việt Nam Thư viện Quốc gia Việt Nam nhận bản lưu chiểu miễn phí để thống kê toàn bộ xuất bản phẩm, biên soạn thư mục Quốc gia và bảo quản kho tàng văn hóa dân tộc Nghị định 79/CP, Điều 13, quy định rõ chế độ nộp lưu chiểu.
Nộp lưu chiểu cho các cơ quan quản lý xuất bản như Bộ Văn hóa Thông tin và Sở Văn hóa Thông tin là quy trình quan trọng nhằm đảm bảo trật tự pháp luật và quyền tự do ngôn luận Bộ Văn hóa Thông tin có trách nhiệm lưu chiểu và kiểm tra nội dung xuất bản phẩm trên toàn quốc, trong khi Sở Văn hóa Thông tin đảm nhận việc này đối với các xuất bản phẩm của nhà xuất bản và tổ chức địa phương Mục tiêu chính của việc kiểm tra là bảo vệ bản quyền tác giả và duy trì sự tuân thủ các quy định pháp luật trong lĩnh vực xuất bản.
Nộp lưu chiểu cho Thư Viện Quốc gia Việt Nam là một hoạt động quan trọng nhằm thống kê xuất bản phẩm Quốc gia, biên soạn thư mục Quốc gia và các bản thông tin thư mục chuyên đề Hoạt động này không chỉ giúp tàng trữ di sản văn hóa chữ viết của dân tộc và đất nước cho các thế hệ sau, mà còn bổ sung và hoàn chỉnh nguồn tài liệu cho các thư viện.
Nộp lưu chiểu theo phạm vi địa lý:
Các Nhà xuất bản thuộc Trung ương, như NXB Âm nhạc, NXB Thông Tin và Truyền Thông, NXB Chính Trị Quốc Gia, và NXB Công An Nhân dân, thực hiện việc nộp xuất bản phẩm của mình đến Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) qua nhiều hình thức khác nhau, bao gồm gửi qua bưu điện và mang trực tiếp đến.
Lưu chiểu địa phương yêu cầu các nhà xuất bản tại từng tỉnh nộp bản sao về Thư viện Tỉnh Thư viện Tỉnh có trách nhiệm lưu trữ và chuyển nộp đúng số lượng và thời gian quy định cho Thư viện Quốc gia Ví dụ về các nhà xuất bản địa phương bao gồm NXB Đà Nẵng, NXB Đồng Nai, NXB Hà Nội và NXB Hải Phòng.
Lưu chiểu nội bộ là quyết định của các trường đại học nhằm lưu trữ các xuất bản phẩm và công trình nghiên cứu của giảng viên, sinh viên tại thư viện trường Ví dụ, Trường ĐHKH Xã hội và Nhân văn đã quyết định nộp lưu chiểu các bản nghiên cứu khoa học của giảng viên và sinh viên đạt giải để bảo quản và phục vụ nhu cầu nghiên cứu Tại Việt Nam, lưu chiểu văn hóa phẩm đã có mặt từ lâu, nhưng hình thức và cách thức thực hiện đã thay đổi theo từng giai đoạn lịch sử.
Thời kỳ phong kiến, mặc dù chưa có văn bản pháp luật quy định về chế độ nộp lưu chiểu, nhưng việc gìn giữ thư tịch cổ đã được coi trọng Các vua đã nhiều lần hạ chiếu để sưu tầm sách vở cho thư viện Hoàng gia, đặc biệt là dưới triều đại Vua Lê Thánh Tông và Vua Minh Mạng, khi các chiếu, dụ được ban hành nhằm thu thập sách vở trong nhân dân để bảo tồn cho thế hệ sau Nhờ vào chủ trương này, phần lớn sách vở Hán Nôm hiện còn được coi là quốc bảo ngày nay đã được lưu giữ.
- Thời kỳ thực dân Pháp xâm lược
Thực trạng công tác lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia Việt Nam
Chức năng, nhiệm vụ và nhân sự của phòng lưu chiểu
Thư viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan độc nhất chịu trách nhiệm thu nhận các xuất bản phẩm lưu chiểu trên toàn quốc Phòng lưu chiểu của thư viện đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và bảo quản các tài liệu này.
Chức năng chính là thu thập, bảo tồn và phát triển vốn tài liệu dân tộc thông qua việc theo dõi và đôn đốc các nhà xuất bản, cơ quan thông tấn báo chí, cũng như các cơ quan liên quan nộp đầy đủ xuất bản phẩm và luận án tiến sĩ của người Việt Nam bảo vệ trong và ngoài nước, cùng với các luận án của người nước ngoài bảo vệ tại Việt Nam trên toàn quốc.
Chúng tôi thu nhận các xuất bản phẩm nộp lưu chiểu theo quy định của pháp luật về công tác lưu chiểu, đồng thời cũng tiếp nhận các luận án Tiến sĩ theo các qui định của Nhà nước.
Phối hợp chặt chẽ với các cơ quan quản lý xuất bản, nhà xuất bản và đơn vị phát hành sách báo để nắm rõ kế hoạch xuất bản và số lượng ấn phẩm hàng năm, từ đó tìm ra giải pháp thu thập đầy đủ thông tin về các sản phẩm xuất bản trong nước.
- Tổ chức, sắp xếp, bảo quản và quản lý kho Lưu chiểu
- Thực hiện chế độ theo dõi, kiểm kê, đối chiếu số lượng ấn phẩm nộp lưu chiểu
- Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia tháng, Thư mục Quốc gia năm
- Đúc rút kinh nghiệm, xây dựng lý luận và hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác được phân công
2.1.2 Nhân sự của phòng lưu chiểu
Theo cơ cấu tổ chức mới, phòng lưu chiểu hiện có 8 biên chế, bao gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 6 cán bộ chuyên môn, phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng.
Phòng được chia làm 2 bộ phận chính:
* Bộ phận thu nhận sách và ấn phẩm đặc biệt: gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 2 cán bộ có nhiệm vụ:
- Kiểm tra thu nhận ấn phẩm: có đủ số đủ bản nộp hay không, điều phối kế hoạch công tác trong phòng……
- Viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu
- Đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho
- Nhập dữ liệu sách lưu chiểu vào máy tính Nhập dữ liệu theo 8 trường của phần mềm CDS/SIS
- Sau khi xử lý xong hình thức tài liệu, chuyển sách sang phòng phân loại biên mục để xử lý nội dung
- Nhận sách về và sắp xếp sách lên kho
Nhập dữ liệu biên mục sách từ phòng Phân loại – Biên mục, sắp xếp và hoàn thiện bản TMQG tháng, sau đó chuyển file Word cho phòng tin học để giới thiệu lên trang web thư viện phục vụ bạn đọc tra cứu thông tin Tập hợp và thống kê toàn bộ dữ liệu biên mục sách trong năm, hoàn thành bản TMQG năm đúng thời hạn 6 tháng, và chuyển dữ liệu cho phòng tin học cùng nhà in để xuất bản TMQG năm.
- Làm báo cáo tháng số lượng sách mà phòng nhận được, chịu trách nhiệm về số sách, ấn phẩm đặc biệt mà nhóm thu nhận
Để đảm bảo việc quản lý sách lưu chiểu hiệu quả, cần đối chiếu sách đã nhận với danh mục sách nộp lưu chiểu của Cục Xuất bản Nếu phát hiện thiếu sót, hãy gọi điện hoặc gửi công văn yêu cầu các nhà xuất bản nộp đủ số bản còn thiếu Cuối cùng, cần báo cáo tình hình này lên cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời.
* Bộ phận thu nhận báo, tạp chí và luận án tiến sĩ: gồm 4 cán bộ
- Một cán bộ trong tổ báo có nhiệm vụ mở hộp Thông tác xã để đưa báo, tạp chí vào phòng và phân phối kịp thời các bộ phận
Khi nhận bưu kiện báo và tạp chí, cán bộ phòng lưu chiểu sẽ phân chia và xử lý các tờ báo mới xuất hiện mà chưa có sẵn dữ liệu Công việc bao gồm việc nhập tên báo, số bản, nhà xuất bản và gửi thông tin này sang phòng báo để đảm bảo việc quản lý và lưu trữ được thực hiện hiệu quả.
- Giao báo, bản tin hàng ngày cho phòng Báo
- Tiếp nhận luận án tiến sỹ, in , cắt, dán nhãn và nhập CSDL cho luận án tiến sĩ bằng phần mềm CDS/ISIS
- Nhập CSDL báo, tạp chí TW, địa phương và tiếng nước ngoài bằng phần mềm ILIB
- Sắp xếp toàn bộ báo, tạp chí, bản tin lên kho lưu chiểu
- Quản lý kho báo, tạp chí lưu chiểu
- Vệ sinh, làm mới kho
- Thống kê số bản báo, tạp chí thiếu, gửi công văn hoặc gọi điện trực tiếp tới NXB đòi
* Kế hoạch làm việc của phòng Lưu chiểu:
Công tác thu nhận xuất bản phẩm dân tộc là yếu tố quan trọng trong việc lưu trữ và bảo vệ di sản Quốc gia Nhận thức được tầm quan trọng này, phòng Lưu chiểu TVQGVN luôn chủ động thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn Để đạt được kết quả xuất sắc, phòng đã lập kế hoạch cụ thể và rõ ràng cho từng nhiệm vụ.
Tiến hành thu nhận đầy đủ và kịp thời các xuất bản phẩm lưu chiểu từ các nhà xuất bản trong nước, theo quy định của luật xuất bản và luật lưu chiểu.
Việc giao nộp các ấn phẩm lưu chiểu cần tuân thủ quy trình kỹ thuật và đảm bảo đủ số lượng bản sao mà phòng nhận được Đồng thời, việc phân công công việc giữa các thành viên cũng phải được thực hiện một cách cân đối để đạt hiệu quả cao nhất.
Tất cả các xuất bản phẩm cần được đóng dấu TVQG, ghi số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt, đồng thời dán mã vạch theo đúng quy chuẩn.
Để đảm bảo chu trình đường đi của tài liệu, các xuất bản phẩm nộp về TVQGVN sẽ được lưu chiểu trong thời hạn một tuần để tiến hành xử lý hình thức Sau đó, tài liệu sẽ được chuyển sang phòng Phân loại – biên mục để xử lý nội dung.
- Thường xuyên làm vệ sinh, sắp xếp kho sách báo lưu chiểu
- Bố trí sắp xếp kho tàng hợp lý để lấy diện tích phát triển sách mới
- Đầu tư thêm trang thiết bị hiện đại như: quạt thông gió, điều hòa và máy khử mùi ….để bảo quản tài liệu lâu dài
- Ngoài ra có kế hoạch tu bổ lại kho tàng nhằm mở rộng diện tích lưu trữ tài liệu trình lên các cấp lãnh đạo xem xét
- Giữa các thành viên trong phòng phải đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc
Vào năm 2012, phòng lưu chiểu đã đạt nhiều thành công nổi bật trong việc thu nhận văn hóa phẩm, với tổng số tài liệu được xử lý lên đến 81.736 bản, bao gồm 76.979 bản sách, 1.612 bộ luận án và 3.145 bản ấn phẩm đặc biệt Tất cả các xuất bản phẩm được phân chia một cách khoa học, giúp quá trình xử lý diễn ra dễ dàng và thuận tiện hơn.
Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu
Xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu là công việc yêu cầu độ chính xác cao, vì bất kỳ sai sót nào, như số lưu chiểu không liên tục hoặc bị thiếu, có thể dẫn đến nhầm lẫn trong quá trình nhập dữ liệu hoặc gây khó khăn cho việc thống kê sách hàng năm.
Các nhà xuất bản phải nộp 5 bản sách cho Thư viện Quốc gia sau khi hoàn tất in ấn, và nếu số lượng dưới 300 bản, chỉ cần nộp 2 bản Việc nộp lưu chiểu có thể thực hiện trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
Hiện nay, Việt Nam có tổng cộng 59 nhà xuất bản thực hiện nghĩa vụ lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, bao gồm 43 nhà xuất bản thuộc Trung ương và 16 nhà xuất bản địa phương.
Các nhà xuất bản trung ương tại Việt Nam bao gồm: NXB Âm nhạc, NXB Thông Tin và Truyền Thông, NXB Chính Trị Quốc Gia, NXB Công An Nhân dân, NXB Giáo dục, NXB Giao thông vận tải, NXB Hội Nhà văn, NXB Khoa học kỹ thuật, NXB Khoa học Tự nhiên và Công nghệ, NXB Khoa học xã hội, NXB Kim Đồng, NXB Lao Động, NXB Lao Động Xã hội, NXB Chính trị Hành chính, NXB Mỹ Thuật, NXB Nông nghiệp, NXB Phụ Nữ, NXB Quân Đội Nhân Dân, NXB Sân Khấu, NXB Tài Chính, NXB Thanh Niên, NXB Thế Giới, NXB Thể Dục Thể Thao, NXB Thống Kê, NXB Thông Tấn, NXB Tôn Giáo, NXB Tư Pháp, NXB Từ Điển Bách Khoa, NXB Tri Thức, NXB Văn Hóa Dân Tộc, NXB Văn Hóa Thông Tin, NXB Văn Học, NXB Xây Dựng, NXB Y Học, NXB Giao Thông Vận Tải, NXB Thời Đại, NXB Công Thương, NXB Dân Trí, NXB Đại Học Quốc Gia Hà Nội, NXB Đại Học Sư Phạm, NXB Đại Học Bách Khoa, và NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân.
Các nhà xuất bản Địa phương bao gồm: NXB Đà Nẵng, NXB Đồng Nai, NXB
Hà Nội và các nhà xuất bản nổi bật như NXB Hải Phòng, NXB Phương Đông, NXB Nghệ An, NXB Thanh Hóa, NXB TP Hồ Chí Minh, NXB Thuận Hóa, NXB Văn Nghệ TP Hồ Chí Minh, NXB Văn Hóa Sài Gòn, NXB Đại Học Thái Nguyên, NXB Hồng Đức, NXB Đại Học Huế, NXB Cần Thơ, và NXB Quốc Gia TP Hồ Chí Minh, đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển văn hóa và giáo dục tại Việt Nam.
Các nhà xuất bản thường xuyên nộp sách lưu chiểu về Thư viện bao gồm nhiều đơn vị khác nhau, trong khi còn có một số cơ quan xuất bản không thường xuyên như các Ban, Ngành, Bộ, Cục, Vụ, và Viện.
Ví dụ: Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ Ngoại giao, Vụ báo chí, Viện Thông tin khoa học xã hội, Cục văn hóa thông tin cơ sở……
Các nhà xuất bản thường phải nộp 5 bản sách, nhưng những NXB dưới 300 bản chỉ cần nộp 2 bản cho TVQGVN Tuy nhiên, một số nhà xuất bản cố tình không nộp đủ số lượng hoặc chỉ nộp 1 đến 3 bản Ở phía Nam, nhiều NXB không gửi nộp lưu chiểu ngay sau khi phát hành, mà thường dồn lại hàng tháng, hàng quý hoặc thậm chí hàng năm, gây khó khăn cho việc cập nhật thông tin trong Thư mục Quốc gia Để khắc phục tình trạng này, cán bộ phòng lưu chiểu theo dõi sát sao số lượng sách nộp và sẽ liên lạc để yêu cầu bổ sung nếu thiếu.
Nhờ vào nỗ lực tuyên truyền vai trò của lưu chiểu văn hóa phẩm và sự quan tâm chỉ đạo từ Đảng và Nhà nước thông qua hệ thống văn bản pháp luật, các nhà xuất bản (NXB) hiện đã tự giác nộp xuất bản phẩm về Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQGVN) Trong năm 2012, tỷ lệ sách xuất bản ở cấp Trung ương nộp về TVQGVN đạt 13.027 tên, chiếm 83%, trong khi NXB địa phương có 2.598 tên, chiếm 16,5%, và các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức khác chỉ có 58 tên, chiếm 0,5%.
2.2.1 Xử lý kỹ thuật đối với sách lưu chiểu:
Quy trình xử lý sách lưu chiểu bao gồm các công đoạn sau:
+ Thu nhận sách lưu chiểu
+ Viết ký hiệu xếp kho (viết số đăng ký cá biệt, số lưu chiểu)
+ Đóng dấu TVQG trên trang thứ 17 và trang tên sách
+ Nhập thông tin xử lý vào máy tính, trên phần mềm CDS/ISIS
+ Chuyển sang phòng biên mục xử lý nội dung
Quy trình xử lý chi tiết như sau:
Sau khi tiếp nhận, sách sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý của phòng Tại đây, cán bộ sẽ ký hiệu để xếp kho, bao gồm số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt Đồng thời, sách sẽ được dán nhãn, phân chia vào các kho và nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu trên CDS/ISIS.
Mỗi bản sao của một cuốn sách cần được đánh dấu và phân loại theo quy định của người đăng ký lưu chiểu, với ký hiệu khác nhau tùy thuộc vào kích thước sách Sách khổ nhỏ và khổ lớn sẽ có ký hiệu riêng biệt Tất cả các cuốn sách đều phải có dấu của Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG) trên trang tên sách và trang 17, ngoại trừ một cuốn không có dấu để đưa vào kho lưu chiểu.
Việc phân chia sách cho các phòng như sau:
- Một bản vào kho lưu chiểu
- Còn lại cho vào tổng kho
Kho lưu chiểu là nơi ưu tiên hàng đầu trong việc lưu trữ sách, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập và bảo quản xuất bản phẩm của Việt Nam Đây là kho tàng văn hóa của dân tộc, nơi gìn giữ những tinh hoa văn hóa mà không phục vụ trực tiếp cho độc giả Nhiệm vụ cơ bản của kho lưu chiểu và Thư viện Quốc gia là bảo tồn những giá trị văn hóa quý báu cho thế hệ mai sau.
Quy định về việc đưa sách vào kho lưu chiểu yêu cầu tất cả sách, kể cả sách chỉ có một bản, phải được lưu trữ Đối với sách giáo khoa và sách truyện tranh thiếu nhi, quy trình xử lý bao gồm việc đưa một bản vào phòng đọc tổng hợp, một bản vào kho lưu chiểu, trong khi bản còn lại sẽ được giao cho phòng bổ sung Phòng bổ sung có trách nhiệm lưu giữ cuốn sách để cung cấp cho phòng đọc khi cần thiết hoặc để biếu tặng cho các thư viện tỉnh và địa phương.
Khi đăng ký sổ lưu chiểu sẽ phải có đầy đủ các ký hiệu sau:
+ Số ký hiệu đăng ký cá biệt
Số lưu chiểu được ghi bên mép trái của trang tên sách, số ký hiệu đăng ký cá biệt ghi ở bên dưới trang tên sách
Sách trong kho lưu chiểu được đánh dấu đầy đủ các ký hiệu từ các kho khác, nhằm đảm bảo rằng nếu sách ở phòng đọc bị mất, hỏng hoặc thất lạc, chúng sẽ được bổ sung và đăng ký lại với ký hiệu cũ Điều này giúp tránh tình trạng có chỗ trống trên giá sách.
Hình 1: minh họa trang tên sách của sách lưu chiểu
Mỗi tên sách đều có số lưu chiểu và số đăng ký cá biệt riêng Ví dụ, cuốn giáo trình “Kỹ thuật lắp ráp mạch điện: sách dùng cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng” của nhà xuất bản Khoa học có những thông tin đăng ký đặc thù.
Một bản vào kho lưu chiểu có ký hiệu VV10.15644% VV10.15645
Hai bản vào kho bảo quản có ký hiệu VV10.15644 và VV10.15645
Các ký hiệu được ghi trong sách cũng có ý nghĩa riêng biệt
Ví dụ: cuốn “thực hành window 7: tin học và đời sống” do NXB Phương Đông xuất bản
Cuốn đưa vào kho lưu chiểu có ký hiệu: VV10.15611 % VV10.15612 % VV1.15613
Trong đó : VV là ký hiệu về ngôn ngữ và khổ sách
10 là ký hiệu năm xử lý cuốn sách
15611, 15612, 15613 là ký hiệu thứ tự sếp giá
Hiện nay, việc phân loại ký hiệu cho sách lưu chiểu được chia thành nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào kích thước và thể loại sách, chẳng hạn như bách khoa toàn thư, từ điển bỏ túi và tác phẩm văn học.
VN: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 19cm trở xuống
Kỹ thuật lắp ráp mạch điện (dùng cho sinh viên hệ đại học và cao đẳng)
Tái bản lần thứ nhất VV10.15644%VV10.15645
Nhà xuất bản khoa học Năm 2010
VV: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 20 – 29 cm
VL: dùng cho sách tiếng Việt Nam và khổ sách từ 30cm trở nên
Biên soạn và xuất bản Thư mục Quốc gia
Thư mục quốc gia là danh sách các thư viện có chức năng nhận lưu chiểu, nhằm thống kê và đánh giá toàn bộ các ngành in ấn, xuất bản của quốc gia Thường thì, thư mục này được biên soạn và phát hành bởi các thư viện quốc gia, dựa trên tài liệu nhận lưu chiểu theo luật định Tuy nhiên, có một số ngoại lệ; ví dụ, ở Anh, thư mục quốc gia do Hội đồng gồm đại diện của các thư viện, nhà xuất bản và cửa hàng sách biên soạn Trong khi đó, tại Mỹ và Hà Lan, thư mục quốc gia được xuất bản với mục đích thương mại.
Dựa trên các ấn phẩm thu nhận từ chế độ lưu chiểu, phòng lưu chiểu của TVQG đã biên soạn và xuất bản TMQG, tạo ra một sản phẩm có giá trị cao cho hoạt động lưu chiểu xuất bản phẩm tại TVQG.
Lịch sử hình thành Biên soạn thư mục Quốc gia:
+ TMQGVN được ấn hành lần đầu tiên vào năm 1923, do Thư viện TW Đông Dương biên soạn
Vào năm 1955, TVQG đã biên soạn và xuất bản TMQG với tên gọi ban đầu là “Danh sách lưu chiểu văn hóa phẩm” Sau đó, tên gọi này đã được thay đổi thành “Mục lục sách”, rồi “Mục lục xuất bản phẩm” và cuối cùng là “Mục lục xuất bản phẩm lưu chiểu”, được cập nhật định kỳ mỗi 6 tháng.
+ Năm 1974, Thư mục chính thức mang tên Thư mục Quốc gia Việt Nam, đánh dấu một bước phát triển mới trong công tác lưu chiểu văn hóa phẩm
Từ năm 1986, TVQGVN đã ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quy trình ghi chép, cho phép nhập trực tiếp các biểu ghi TMQG vào máy tính, loại bỏ việc ghi chép bằng tay Điều này đã giúp xây dựng một cơ sở dữ liệu vững chắc cho việc biên soạn và xuất bản TMQGVN, dẫn đến việc các bản TMQG hàng tháng và hàng năm được biên soạn kịp thời và có chất lượng cao hơn.
Quy trình để biên soạn, xuất bản TMQG được thực hiện như sau:
Tất cả các ấn phẩm lưu chiểu sau khi thu nhận sẽ được xử lý kỹ thuật về mặt hình thức tại phòng lưu chiểu, sau đó chuyển sang phòng biên mục để xử lý nội dung Khi công việc xử lý nội dung hoàn tất, các tài liệu sẽ được chuyển về bộ phận lưu chiểu để biên soạn lại dữ liệu theo yêu cầu và xuất bản TMQG.
Hiện nay, TVQG xuất bản hai loại TMQG: TMQG tháng và TMQG năm TMQG tháng được biên soạn và chuyển file cho phòng tin học để đăng tải trên trang web của TVQG, trong khi TMQG năm được in dưới dạng sách Kể từ năm 1986, nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, công tác biên soạn và xuất bản TMQG đã đạt nhiều thành tựu đáng kể, bao gồm việc xuất bản định kỳ kịp thời, in ấn rõ ràng, sạch đẹp và nhanh chóng Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu thông tin, cấu trúc TMQG được chia thành 5 phần chính.
Phần I Sách: mỗi ấn phẩm dạng sách được mô tả đầy đủ các yếu tố như: tên tác giả, tên sách, nhà xuất bản, số trang, khổ sách, số lưu chiểu và được sắp xếp theo môn loại khoa học DDC, sau đó theo vần chữ cái tên tác giả hoặc tên sách đúng quy định của chuẩn mô tả TM Quốc tế (ISBD)
STT Tên tác giả Tên tác phẩm: Thông tin bổ sung tên ấn phẩm (loại hình) / Thông tin trách nhiệm - Nơi xuất bản: Nhà xuất bản, năm xuất bản – Số trang: Minh họa; khổ ấn phẩm – Giá tiền – Số bản tin.
Phụ chú Số lưu chiểu
1 Báo chí những vấn đề lý luận và thực tiễn / Hà Minh Đức, Nguyễn Thị Minh Thái, Dương Xuân Sơn,… – H : Đại học Quốc gia Hà Nội – 21cm – 53000đ – 300b ĐTTS ghi: Trường Đại học Khoa Học Xã Hội và Nhân Văn Khoa Báo chí và Truyền thông
PHẦN II Tác phẩm âm nhạc – tranh ảnh – bản đồ: nội dung được trình bày như ấn phẩm dạng sách
Tác giả: [Tên tác giả] Tác phẩm: [Tên tác phẩm] - [Thông tin bổ sung về tên ấn phẩm (loại hình)/Thông tin trách nhiệm] Xuất bản tại: [Nơi xuất bản], năm: [Năm xuất bản], số trang: [số trang], minh họa: [Minh họa], khổ ấn phẩm: [khổ ấn phẩm], giá tiền: [giá tiền], số bản tin: [số bản tin].
Phụ chú số lưu chiểu
5 Atlas Thăng Long – Hà Nội / Trương Quang Hải, Nguyễn Trần Cầu, Nguyễn Quang Ngọc (cb.)… - H : Nxb Hà Nội, 2010 – 117tr : minh họa ; 30cm – 1000b – (Tủ sách Thăng Long 1000 năm)
Phần III Ấn phẩm định kỳ: mô tả thông báo ấn phẩm định kỳ (báo, tạp chí )nộp lưu chiểu, chia thành các loại ấn phẩm xuất bản ở các cơ quan Trung ương và Địa phương, xếp theo vần chữ cái tên báo, tạp chí Ngoài ra còn liệt kê những thay đổi ấn phẩm định kỳ trong năm như: ấn phẩm mới nộp lưu chiểu, ấn phẩm không nộp, ấn phẩm thay đổi….vvv
19 cảnh sát toàn cầu – H : chuyên đề của báo công an nhân dân – nửa tháng/1 kỳ 40cm
Phần IV: các bảng tra cứu
Ai đã lấy cái bánh?: 12626
STT Tên báo, tạp chí – Nơi xuất bản : cơ quan xuất bản – định kỳ xuất bản Khổ báo, tạp chí
Ai là chúa muôn loài: 5611
Ai xô ánh trang vàng : 3511
+ Bảng tra Nhà xuất bản và cơ quan xuất bản
Agricultural publishing house : 1355 Âm nhạc: 9961,9962, 9963, 10019, 10126, 13438
Thông tin trong các bảng đều theo thứ tự chữ cái
Phần V các sách xuất bản của năm trước đó
Phần này cập nhật các sách xuất bản của năm trước chưa được ghi nhận trong TMQG do việc nộp lưu chiểu chậm, bao gồm cả các bảng tra cứu chữ viết tắt và thống kê số lượng cũng như ngôn ngữ của các NXB nộp lưu chiểu.
Tin học tri thức và hệ thống
1 Bài giảng Internet & web – H : Lao Động, 2009 – 70tr : minh họa ; 27cm – 500b ĐTTS ghi: Sở Giao dục & Đào tạo Hà Nội trường trung cấp kinh tế - Kỹ thuật Bắc Thăng Long – lưu hành nội bộ – Phụ lục: tr 66 – 67 $259325
Từ năm 2007, Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng bảng phân loại DDC phân chia các ngành tri thức:
Các lớp chính của DDC:
000: Tin học, tri thức và hệ thống
300: Khoa học xã hội xã hội học và nhân loại học
800: Văn học tu từ học và phê bình văn học
Số lượng xuất bản phẩm lưu chiểu tại Việt Nam đang gia tăng đáng kể, điều này không chỉ phản ánh sự phát triển của nền xuất bản mà còn cho thấy nỗ lực cải thiện việc nộp lưu chiểu của các nhà xuất bản Sự gia tăng này cũng thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà nước đối với chế độ nộp lưu chiểu văn hóa phẩm.
Trong các bản Thống kê Mục lục Quốc gia (TMQG) tháng và năm, vẫn tồn tại tình trạng thông báo tên sách xuất bản của năm trước Nguyên nhân chủ yếu là do các Nhà xuất bản (NXB) không nộp lưu chiểu đúng hạn, thường gộp nhiều bản để tiết kiệm chi phí vận chuyển Đối với những NXB không xuất bản thường xuyên, việc nộp có thể diễn ra vài tháng một lần Thậm chí, có những NXB còn trốn tránh việc nộp, dẫn đến việc Thư viện Quốc gia (TVQG) không thể cập nhật chính xác thông tin theo từng tháng và năm.
Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu thuộc kho lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam
Công tác tổ chức tài liệu lưu chiểu
Mỗi thư viện cần tổ chức vốn tài liệu một cách khoa học và hợp lý để tối ưu hóa việc khai thác và sử dụng tài liệu hiện có.
Tổ chức vốn tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa việc sử dụng và đáp ứng nhu cầu thông tin, đồng thời tăng cường khả năng lưu chuyển tài liệu một cách hiệu quả Kho tài liệu lưu chiểu TVQG giữ vai trò là nơi lưu trữ vĩnh viễn các xuất bản phẩm của cả nước, do đó, việc tổ chức kho một cách hợp lý và khoa học luôn là mối quan tâm hàng đầu của ban lãnh đạo thư viện.
Lịch sử hình thành kho tài liệu lưu chiểu và công tác tổ chức kho lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia qua các thời kỳ:
Trước năm 1954, trong thời kỳ Pháp thuộc, Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG VN) không có kho tài liệu lưu chiểu riêng biệt, và các ấn phẩm thu nhận được đều được phục vụ trực tiếp cho bạn đọc Từ năm 1954 đến 1997, TVQG VN đã tổ chức và bảo quản kho lưu chiểu, đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc lưu trữ và bảo tồn tài liệu.
Giai đoạn 1997 – 2003, hệ thống kho tàng tại TVQG đã được sửa chữa và nâng cấp Trong thời gian này, toàn bộ kho lưu chiểu đã được sơ tán và bảo quản tại kho ở Đông Anh.
+ Giai đoạn 2003 đến nay: chuyển về tổ chức, bảo quản ngay tại TVQGVN
Hiện nay, tài liệu tại kho lưu chiểu của TVQGVN được tổ chức, sắp xếp theo từng kho tài liệu riêng:
+ Sách tạm chiếm: là số sách được xuất bản tại vùng tạm chiếm
+ Sách kháng chiến: đây là số sách được xuất bản trong thời kỳ kháng chiến do Ngụy quyền tổ chức thu nhận lưu chiểu
Hiện nay, Thư viện đang tổ chức và sắp xếp số sách tạm chiếm và kháng chiến trong kho lưu chiểu với các ký hiệu TC (sách tạm chiếm từ TC 1 đến TC 2494) và KC (sách kháng chiến từ KC 1 đến KC 4171) Tất cả các cuốn sách này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau trên toàn quốc.
Từ tháng 10 năm 1954 đến nay, sau khi đất nước thống nhất, hoạt động xuất bản trong nước đã gia tăng đáng kể với số lượng sách nộp về Thư viện Quốc gia (TVQG) ngày càng nhiều Các tác phẩm xuất bản trong giai đoạn này có nội dung đa dạng, bao gồm chủ đề đánh giặc ngoại xâm, ca ngợi anh hùng dân tộc, tình đoàn kết và xây dựng đất nước trong thời kỳ mới, cũng như tình hình phát triển kinh tế xã hội Toàn bộ số sách lưu chiểu tại TVQG được đánh số thứ tự đăng ký cá biệt liên tục, giúp xác định vị trí tài liệu trong kho và trên các ngăn giá Nguyên tắc sắp xếp tài liệu được tổ chức theo chuẩn chung, thuận tiện cho công tác bảo quản và kiểm kê.
Tính đến hiện tại, kho lưu chiểu tại TVQG đang lưu trữ tổng cộng 289.394 tên sách, trong đó có 6.665 sách tạm chiếm, kháng chiến và 282.729 tên sách được xuất bản từ năm 1954 đến nay.
Kho ấn phẩm định kỳ:
Việc sắp xếp và bảo quản báo, tạp chí tương tự như kho sách, nhưng do không có số đăng ký cá biệt, tiêu chí tổ chức và sắp xếp kho báo, tạp chí sẽ có sự khác biệt Kho báo, tạp chí bao gồm nhiều loại tài liệu đa dạng.
+ Kho báo, tạp chí xuất bản ở TW
+ Kho báo, tạp chí xuất bản ở Địa phương
Trong mỗi kho, báo và tạp chí được tổ chức theo tên, số phát hành và ngày phát hành, giúp việc sắp xếp và kiểm kê trở nên dễ dàng hơn Mỗi giá ở từng khoang đều được trang bị phiếu chỉ dẫn để hỗ trợ trong quá trình quản lý.
Khoang báo Trung ương được chia thành các khoang báo nhỏ, bao gồm báo Quân đội nhân dân, báo Lao động và báo Phụ nữ Tương tự, các khoang báo địa phương cũng được phân loại theo cách giống như khoang báo Trung ương, với các tạp chí Trung ương và địa phương được tổ chức một cách rõ ràng.
Việc tổ chức và sắp xếp kho báo một cách hợp lý không chỉ tối ưu hóa quy trình lưu trữ tài liệu mà còn nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho tài liệu lưu chiểu tại thư viện.
Kho ấn phẩm đặc biệt:
Các ấn phẩm đặc biệt như tranh, ảnh, sách nhạc, bản đồ, CD ROM và băng đĩa được quy định bởi Thư viện Quốc gia với các ký hiệu xếp giá theo chữ viết tắt cụ thể.
+ Giá xếp tranh, ảnh: ký hiệu T
+ Giá xếp sách nhạc : Ký hiệu A
+ Giá xếp bản đồ: Ký hiệu BD
+ Giá xếp CDROM: Ký hiệu CD
+ Giá xếp băng đĩa: Ký hiệu BV
Khi sắp xếp lên giá các loại ấn phẩm đặc biệt được xếp theo số đăng ký cá biệt riêng đối với từng loại ấn phẩm Ví dụ: T1 đến T1234
Đối với luận án tiến sĩ, do chỉ có một bản duy nhất, Thư viện Quốc gia Việt Nam không lưu trữ tại kho lưu chiểu mà phục vụ bạn đọc trực tiếp tại thư viện Mặc dù không được bảo quản tại kho lưu chiểu, nhưng loại tài liệu này vẫn được thư viện chú trọng và bảo quản cẩn thận để phục vụ lâu dài cho nhu cầu của độc giả.
Một vấn đề cần được khắc phục liên quan đến diện tích kho tàng là việc sắp xếp báo, tạp chí, tranh ảnh và bản đồ khổ lớn trên giá Do kích thước của giá, hầu hết các tài liệu này phải gập đôi, điều này ảnh hưởng đến tính nguyên vẹn và tuổi thọ của báo chí.
Các loại tài liệu như đĩa CD ROM cần có nơi bảo quản an toàn để tránh trầy xước và đảm bảo số lượng Hiện tại, một số giá gỗ chứa tài liệu bị hư hỏng và mối mọt, không đáp ứng đủ yêu cầu bảo quản.