BẢN CHẤT VÀ CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA NHÓM
Khái niệm nhóm và nhóm làm việc
Nhóm là tập hợp từ hai người trở lên có mối liên hệ và mục đích chung Để tồn tại, các thành viên phải tự nguyện tham gia và được đối xử bình đẳng Họ có nhu cầu trao đổi, liên hệ và cùng theo đuổi mục tiêu chung Mỗi thành viên trong nhóm đảm nhiệm vai trò và vị trí riêng với tinh thần tự nguyện.
Nhóm du lịch là tập hợp những người có chung mục đích khám phá phong cảnh, văn hóa và lịch sử của một vùng miền Trong nhóm, mỗi thành viên sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể để đảm bảo chuyến đi diễn ra suôn sẻ, và tất cả đều tự nguyện đảm nhận vai trò của mình.
Nhóm thành lập có thể tồn tại lâu dài hoặc ngắn hạn tùy thuộc vào mục đích của nó Khi mục tiêu đã hoàn thành, nhóm có thể tự giải tán hoặc chuyển sang một nhiệm vụ mới.
Nhóm làm việc là chủ đề trung tâm của cuốn sách này, với khái niệm được các tác giả từ Trường Kinh doanh Harvard phát triển.
Một nhóm người có kỹ năng bổ sung làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu chung Họ cam kết với một mục đích chung, chia sẻ các mục tiêu hoạt động và phương pháp tiếp cận mà tất cả đều cùng chịu trách nhiệm.
Sau khi hoàn thành chương 1 người học nắm được:
- Khái niệm về nhóm và bản chất của nhóm làm việc Các cách phân loại nhóm
- Phân tích được ý nghĩa, vai trò của các cá nhân đối với hoạt động nhóm
- Đặc điểm tâm lý của một nhóm làm việc
- Các đặc trưng cơ bản của một nhóm làm việc hiệu quả
- H iểu rõ được lợi ích của làm việc theo nhóm
Theo J Richard Hackman, chức năng và nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm cần được xác định rõ ràng, với ranh giới và quyền hạn được phân chia cụ thể để quản lý hiệu quả các quy trình làm việc Bên cạnh đó, sự ổn định của các thành viên trong nhóm trong một khoảng thời gian nhất định là điều cần thiết để đảm bảo hiệu suất làm việc.
Nhóm làm việc về hình thức có vẻ tương tự như nhóm thông thường, nhưng về bản chất, chúng có một số điểm khác biệt quan trọng.
Nhóm làm việc trong một tổ chức phải tuân thủ mục tiêu và nhiệm vụ chung của tổ chức đó Nếu nhóm có sự khác biệt hoặc đối lập với những mục tiêu này, khả năng tồn tại của nhóm trong tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn.
Nhóm làm việc tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động chung, với mục tiêu tối ưu hóa sự phối hợp giữa các thành viên Việc khai thác tối đa tiềm năng của từng cá nhân là điều cần thiết để đạt được mục tiêu chung một cách hiệu quả nhất.
Các thành viên trong nhóm không chỉ cần có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực của mình mà còn phải hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết Điều này yêu cầu mỗi thành viên hiểu rõ công việc của đồng nghiệp và chia sẻ thông tin để đạt được mục tiêu chung của nhóm.
Thứ tư, một nhóm chỉ có thể hình thành vững mạnh khi tất cả các thành viên được đối xử bình đẳng Sự cần thiết trong việc liên kết, phối hợp và chia sẻ thông tin giữa các thành viên là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Cần phân biệt giữa nhóm làm việc và tổ làm việc trong tổ chức Tổ làm việc được thành lập theo nhu cầu của tổ chức hoặc quyết định của người lãnh đạo, và các thành viên không nhất thiết tự nguyện tham gia Sự tham gia bắt buộc này có thể dẫn đến việc các thành viên không cảm thấy cần thiết phải hợp tác hay chia sẻ thông tin trong quá trình làm việc Mỗi thành viên có chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, thực hiện dưới sự chỉ đạo của người quản lý Trong tổ làm việc, sự hợp tác chủ yếu diễn ra giữa người quản lý và nhân viên, thường mang tính chất mệnh lệnh, trong khi sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau lại rất hạn chế.
Trong các phòng ban, thường hình thành nhiều tổ chức khác nhau để xử lý các mảng công việc cụ thể Chẳng hạn, trong phòng vật tư có thể có các tổ như tổ khai thác vật tư, tổ bảo quản và lưu giữ vật tư, tổ vận chuyển vật tư, và tổ lập kế hoạch vật tư.
Hoạt động theo tổ làm việc có một số ưu điểm nhất định:
Trong một tổ chức, mỗi nhóm thường sở hữu những kỹ năng thiết yếu để đạt được các mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.
Thứ hai, nhiệm vụ công việc đề ra cho tổ thực hiện là hợp lý
Thứ ba, người đứng đầu tổ nắm vững được mọi yêu cầu cần thiết để đạt được các mục tiêu của tổ
Thứ tư, các quyết định của tổ được thông qua nhanh chóng và được truyền đạt đến mọi thành viên của tổ kịp thời
Trong thực tế, sự phân định giữa nhóm làm việc và tổ làm việc thường không rõ ràng, mà thường có sự đan xen giữa hai loại hình này Tùy thuộc vào đặc điểm công việc và tình hình tổ chức, có thể áp dụng mô hình nhóm làm việc, tổ làm việc, hoặc kết hợp cả hai để đạt hiệu quả tối ưu trong hoạt động.
Phân loại nhóm
Tính chất của một nhóm phụ thuộc vào đặc điểm của các thành viên, mục tiêu mà nhóm theo đuổi và yêu cầu của tổ chức.
Nhìn chung nhóm có thể được phân ra hai loại chính:
Các nhóm chính thức là những tổ chức có cấu trúc rõ ràng và ổn định, thường bao gồm những cá nhân có cùng chuyên môn và nhiệm vụ cụ thể Những nhóm này hoạt động để giải quyết các vấn đề đã được xác định, và chúng tồn tại ở nhiều cấp độ khác nhau trong tổ chức Sự phân công công việc trong nhóm chính thức giúp tối ưu hóa hiệu quả và chuyên môn hóa trong quá trình làm việc.
Các nhóm không chính thức là những tập hợp người tự nguyện hợp tác để giải quyết các vấn đề tạm thời Chẳng hạn, chúng có thể bao gồm các nhóm thực hiện dự án theo mùa hoặc nhóm thảo luận về chiến lược công ty.
Nhóm không chính thức thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn và có tính chất không ổn định, với nhân sự thay đổi liên tục theo yêu cầu công việc.
Ngoài cách phân loại trên, nhóm còn có các cách phân loại khác, dưới đây có thể kể ra một số cách phân loại nhóm điển hình:
Nhóm chức năng là tập hợp những cá nhân được thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ cụ thể được giao phó bởi tổ chức Hoạt động của nhóm này chỉ chịu sự quản lý trực tiếp từ một người quản lý chức năng tương ứng.
Nhóm chức năng chéo được hình thành từ các thành viên có chuyên môn khác nhau trong tổ chức Mỗi thành viên chỉ dành một phần thời gian của mình cho nhóm, trong khi phần còn lại vẫn tiếp tục thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực chuyên môn của họ.
Nhóm con hổ (Tiger) là một nhóm được thành lập từ các thành viên có vai trò khác nhau trong tổ chức, nhưng họ hoàn toàn tập trung vào hoạt động của nhóm Mục tiêu chính của nhóm là tìm ra giải pháp cho một vấn đề cụ thể của tổ chức bằng mọi cách.
Nhóm chuyên nhiệm là một tổ chức tạm thời, bao gồm các thành viên được tập hợp để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc khám phá những cơ hội mới.
* Ủy ban: Là một nhóm đương nhiệm có trách nhiệm xây dựng và điều hành những tư tưởng, chính sách nhất định hoặc thiết lập các thông lệ.
Nhóm làm việc tự quản là một nhóm nhỏ gồm các nhân viên được trao quyền giải quyết nhiệm vụ liên tục Các thành viên có thể bầu trưởng nhóm, chọn thành viên mới và loại bỏ những người không đáp ứng tiêu chuẩn Họ phải làm việc cùng nhau trong thời gian dài, có quyền tự do trong việc quyết định phương pháp làm việc hiệu quả nhất Tất cả đều được khuyến khích tìm kiếm quy trình tối ưu và cải thiện liên tục công việc của mình.
Nhóm dự án khác với nhóm làm việc tự quản ở chỗ được tổ chức để thực hiện một nhiệm vụ cụ thể trong khoảng thời gian giới hạn, có thể kéo dài từ một tuần đến nhiều năm Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, nhóm sẽ được giải tán Đối với các dự án quy mô lớn và kéo dài, thường cần nhiều thành viên cùng với một trưởng nhóm và nhà quản lý dự án làm việc toàn thời gian.
Vai trò cá nhân trong nhóm
Nhóm được hình thành từ các thành viên tự nguyện, vì vậy hiệu quả hoạt động của nhóm chủ yếu phụ thuộc vào chất lượng và sự cống hiến của các thành viên Do đó, để nâng cao hiệu suất của nhóm, cần chú trọng đến việc phát triển kỹ năng và sự gắn kết giữa các thành viên.
Năng lực của từng thành viên trong nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành năng lực chung của cả nhóm Để xây dựng một nhóm mạnh mẽ, người lãnh đạo cần phải lựa chọn và tập hợp những cá nhân có những kỹ năng và điểm mạnh riêng biệt, phù hợp với nhu cầu của nhóm.
+ Sự đoàn kết nhất trí trong nhóm
Sức mạnh của một nhóm được xây dựng từ sự đồng lòng và thống nhất giữa các thành viên Dù nhóm có nhiều cá nhân tài năng, nhưng nếu thiếu sự đoàn kết, nhóm sẽ không đạt được tiềm năng tối đa Sự nhất trí và đoàn kết trong nội bộ giúp kết hợp sức mạnh của từng cá nhân, tạo ra sức mạnh cộng hưởng cho toàn bộ nhóm.
Hiệu quả hoạt động nhóm sẽ được cải thiện khi vai trò cá nhân của từng thành viên được chú trọng và phát huy Lãnh đạo nhóm cần tổ chức các hoạt động khuyến khích sự tham gia tích cực của các thành viên, tạo điều kiện cho mọi người cùng thảo luận và đề xuất ý kiến Việc trân trọng ý kiến đóng góp của từng cá nhân là rất quan trọng, đồng thời mỗi thành viên nên được phân công công việc phù hợp với sở trường của mình.
+ Tính hiệu quả của nhóm còn phụ thuộc vào tính đa dạng các thành viên trong nhóm
Sự đa dạng trong thành viên của nhóm không chỉ giúp đảm nhận nhiều công việc phức tạp mà còn tăng cường tính linh hoạt và khả năng thích ứng với biến động trong môi trường làm việc.
+ Vai trò cá nhân có thể trở thành nhân tố cản trở hoạt động nhóm
Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy không có lợi ích hoặc lợi ích cá nhân bị vi phạm, họ có thể trở nên thờ ơ hoặc gây cản trở cho hoạt động nhóm Do đó, người lãnh đạo cần nhận diện và ngăn chặn kịp thời những thành viên có dấu hiệu thờ ơ hoặc gây rối để duy trì sự hiệu quả của nhóm.
+ Các cá nhân có thái độ đề cao bản thân,
Tính tự kiêu tự đại thích thể hiện cái tôi không lắng nghe người khác đều là những yếu tố làm cản trở hoạt động nhóm.
Đặc điểm tâm lý của nhóm
Tâm lý nhóm hình thành từ sự tổng hợp tâm lý của từng thành viên, tạo nên nhận thức, xúc cảm, tâm trạng và nhu cầu chung Sự phức tạp và đa dạng trong tâm lý nhóm phản ánh những hiện tượng tâm lý riêng biệt của từng cá nhân Khi thông tin không rõ ràng, hiện tượng xì xào, bán tán và nghi ngờ có thể dẫn đến đố kỵ trong nhóm Tâm lý nhóm xuất hiện qua một số dạng cơ bản khác nhau.
1.3.1 Sự lan truyền tâm lý
9 Đó là những hiện tượng tâm lý như vui , buồn, lo lắng nghi ngờ lan truyền từ người này sang người khác qua giao tiếp trong nhóm
1.3.2 Tâm trạng nhóm Đó là trạng thái tâm lý- xã hội của nhóm, nó phản ánh tính chất, nội dung và xu hướng tâm lý thực tế của các thành viên trong nhóm đó Tâm trạng của nhóm có các dấu hiệu quan trọng mà người lãnh đạo nhóm cần quan tâm:
+ Sự hài lòng hay không hài lòng của các thành viên trong nhóm đối với công việc chung của nhóm
+ Sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên và uy tìn người đứng đầu nhóm. + Tình đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm
+ Mức độ tham gia của các thành viên đối với nhóm.
+ Tính tự nguyện của mỗi cá nhân đối với nhóm
Dư luận nhóm là tổng hợp các phán đoán, đánh giá và thái độ của các thành viên đối với sự kiện trong nhóm, cũng như hành vi và hoạt động của từng cá nhân và toàn bộ nhóm Dư luận được chia thành hai loại: chính thức và không chính thức Dư luận chính thức do những người có trách nhiệm phát động và nhận được sự đồng thuận từ đa số, trong khi dư luận không chính thức thường hình thành một cách tự phát và không công khai.
1.3.4 Hiện tượng a dua theo số đông
Mỗi cá nhân thường chịu ảnh hưởng từ ý kiến của số đông trong nhóm, với mức độ tác động phụ thuộc vào số lượng thành viên, sự thống nhất trong quan điểm của nhóm, ý kiến của những người có uy tín và bản lĩnh cá nhân.
1.3.5 Mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm
Trong một nhóm, mỗi thành viên phát triển hai loại mối quan hệ: quan hệ công việc (chính thức) và quan hệ cá nhân (không chính thức) Hai mối quan hệ này kết hợp để hình thành hệ thống quan hệ trong nhóm Quan hệ cá nhân hình thành dựa trên sự tương đồng về tính cách, sở thích chung, và cảm nhận về hình thức bên ngoài Những mối quan hệ cá nhân này có thể ảnh hưởng đến quan hệ công việc và tác động chung đến sự gắn kết của nhóm.
Sự tương hợp nhóm là sự kết hợp tối ưu các phẩm chất và năng lực của các thành viên, đảm bảo sự hài lòng cá nhân và nâng cao hiệu quả hoạt động chung của nhóm Sự tương hợp này bao gồm nhiều yếu tố quan trọng.
+ Tương hợp về năng lực, tư duy:
Nhóm bao gồm những người có năng lực chuyên môn gần tương đương nhau hoặc có khả năng bổ xung hỗ trợ nhau
+ Sự tương hợp về thể chất, phẩm chất tâm lý
Phẩm chất tâm lý, bao gồm khí chất, tính cách và xu hướng quan điểm, kết hợp với các yếu tố thể chất như chiều cao, sức khỏe và giới tính, tạo ra sự tương hợp cần thiết giữa các cá nhân Sự tương hợp này không chỉ giúp cho việc làm việc chung trở nên thuận lợi hơn mà còn dễ dàng chia sẻ quan điểm, tình cảm và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc.
Sự tương hợp nhóm đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc Nó giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái, thân mật và mang lại sự hài lòng cho các thành viên Những nhóm có mức độ tương hợp cao thường được gọi là nhóm đồng tính.
Các đặc trƣng của nhóm làm việc hiệu quả
Nhóm làm việc hiệu quả khi phát huy sức mạnh tối đa của từng thành viên, không chỉ đơn thuần là tổng hợp các cá nhân riêng lẻ mà là sự cộng hưởng sức mạnh Qua hoạt động nhóm, sức mạnh của mỗi cá nhân được gia tăng nhờ sự hỗ trợ lẫn nhau Để đạt được hiệu quả cao trong làm việc nhóm, cần có một số điều kiện nhất định.
1.4.1 Mục tiêu của nhóm : mục tiêu của nhóm phải đảm bảo SMART đó là:
S: specific: có tính cụ thể, rõ ràng Tính cụ thể, rõ ràng ở đây được thể hiện ở chỗ mục tiêu không mơ hồ và mọi thành viên hiểu được mục tiêu của nhóm giống nhau, và dễ dàng xác định được mục tiêu đó là gì
M: measure : đo lường được Các mục tiêu được đề ra cần phải được lượng hóa cụ thể bằng con số qua các phương pháp: cân đong, đo đếm
A: Agreement: tính đồng thuận Mục tiêu đề ra cho nhóm phải được sự đồng thuận chung của cả nhóm
R: realation: tình phù hợp thực tế, tính khả thi Điều này nó đảm bảo cho mục tiêu của nhóm có thể trở thành hiện thực Một mục tiêu được đề ra có thể rất đẹp, có nhiều ý nghĩa với cuộc sống nhưng nếu không thực tế, không khả thi thì nó cũng sẽ trở nên vô dụng
T: Time có giới hạn về thời gian Bất kỳ một mục tiêu nào được đề ra cần phải có yếu tố thời gian, nó đảm bảo mục tiêu đáp ứng được yêu cầu và cơ hội của nhóm
1.4.2 Các thành viên tận tụy với mục tiêu chung của nhóm
Tính hiệu quả của nhóm phụ thuộc vào sự tận tâm của từng thành viên Sự nhiệt tình và ý thức trách nhiệm cao sẽ tạo ra sức mạnh cho toàn bộ nhóm Để nâng cao sự tận tâm này, cần có những biện pháp cụ thể nhằm khuyến khích và phát huy tinh thần làm việc của mỗi cá nhân trong nhóm.
+ Xác định quy mô của nhóm phù hợp
Hoạt động của các thành viên trong nhóm đòi hỏi sự tương tác thường xuyên để tạo ra mối liên hệ chặt chẽ Việc trao đổi thông tin và công việc giữa các thành viên giúp gắn kết họ lại thành một khối thống nhất, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
+ Đảm bảo sự ghi nhận cống hiến của các thành viên đối với nhóm.
1.4.3 Tất cả các thành viên trong nhóm đều phải tham gia hoạt động của nhóm và đều được hưởng lợi từ kết quả của nhó m Điều này có ý nghĩa rằng mọi thành viên trong nhóm đều phải có ý thức coi việc tham gia hoạt động nhóm như là trách nhiệm, nghĩa vụ của bản thân mình, không ai được quyền từ chối nghĩa vụ đóng góp cho nhóm Tuy nhiên, thời gian hoạt động cho nhóm của mỗi thành viên có thể là khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất công việc của mỗi thành viên đảm nhiệm Vai trò của người trưởng nhóm ngoài việc phụ trách điều phói các hoạt động của các thành viên trong nhóm, họ có thể phụ trách đảm nhiệm một công việc cụ thể nào đó trong nhóm tùy theo sự thỏa thuận chung của cả nhóm Việc gắn lợi ích với các kết quả hoạt động đóng góp của các thành viên là lẽ đương nhiên, có như vậy nó mới khuyến khích sự đóng góp của các thành viên Những lợi ích này có thể là những phần thưởng về tinh thần, những kinh nghiệm được tích lũy trong công việc hoặc có thể là lợi ích vật chất Thiếu vắng lợi ích khuyến khích sẽ làm mất đi động lực phấn đấu của các thành viên
1.4.4 Có môi trường khuyến khích hoạt động của nhóm
Nhóm không hoạt động độc lập mà luôn gắn bó chặt chẽ với môi trường xung quanh Do đó, hiệu quả hoạt động của nhóm phụ thuộc vào sự hỗ trợ từ môi trường, bao gồm việc cung cấp nguồn lực như tuyển dụng nhân sự phù hợp, hỗ trợ tài chính và vật chất, cũng như cung cấp thông tin cần thiết Ngoài ra, cơ chế khen thưởng hợp lý cũng đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích nhóm đạt được hiệu quả cao.
1.4.5 Mục tiêu nhóm phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức
Nhóm là phần thiết yếu của tổ chức, vì vậy mục tiêu của nhóm cần phải phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức Bất kỳ sự khác biệt nào, thậm chí là mâu thuẫn với mục tiêu tổ chức, sẽ không được chấp nhận và có thể dẫn đến việc nhóm không nhận được sự hỗ trợ, thậm chí bị cản trở trong mọi hoạt động.
Các giai đoạn hình thành và phát triển n hóm
1.5.1 Giai đoạn hình thành nhóm
Khi mới hình thành nhóm, các thành viên thường có thái độ thăm dò, chưa dám bộc lộ quan điểm và cảm xúc của mình Họ thường rụt rè và cẩn trọng trong lời nói, dẫn đến việc hiếm khi xảy ra xung đột Trong giai đoạn này, nhóm có xu hướng ngăn cản những cá nhân nổi bật muốn trở thành lãnh đạo Mỗi thành viên thường hạn chế đưa ra ý kiến riêng, thay vào đó, họ chỉ đề cập chung chung đến các vấn đề nhằm thăm dò ý kiến của những người khác.
Sau giai đoạn hình thành, nhóm dễ gặp xung đột khi các thành viên đã quen nhau và hình thành các nhóm nhỏ 2-3 người dựa trên sở thích, tính cách và quan điểm sống Những nhóm nhỏ này thường xảy ra va chạm về quan điểm và tính cách do thời gian tiếp xúc còn ít, dẫn đến sự thiếu hiểu biết và cởi mở trong giao tiếp Họ cũng chưa nhận thức rõ về lợi ích của hoạt động nhóm, thường chú trọng vào lợi ích cá nhân hoặc nhóm nhỏ của mình Đây là giai đoạn dễ đổ vỡ trong hoạt động nhóm, vì vậy vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng trong việc kết nối các thành viên và giải quyết mâu thuẫn phát sinh.
1.5.3 Giai đoạn bình thường hóa Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm đã bắt đầu nhận thức được lợi ích từ việc hợp tác cùng nhau trong công việc để giải quyết các vấn đề Các mối xung đột trong nhóm bắt đầu giảm đi Các thành viên trong nhóm đã có thời gian tìm hiểu và hiểu rõ về nhau qua việc trao đổi công việc và tiếp xúc thường xuyên Một tinh thần hợp tác mới bắt đầu xuất hiện Họ thoải mái trao đổi quan điểm, và không còn giữ thái độ thủ thế như trước Điều quan trọng nhất trong giai đoạn này là các thành viên đã bắt đầu lắng nghe ý kiến của nhau,mạnh dạn trao đổi quan điểm và sẵn sàng chia sẻ thông tin và kinh nghiệm với các đồng nghiệp
1.5.4 Giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây là giai đoạn mang lại hiệu quả cao nhất trong hoạt động nhóm Khi nhóm làm việc đã ổn định, sự phân công giữa các thành viên trong nhóm đã đi vào quy trình cho phép các thành viên của nhóm có thể trao đổi, chia sẻ và hỗ trợ nhau một cách dễ dàng Các quyết định của nhóm dễ dàng được thông qua với sự nhất trí cao trong nhóm Các ý tưởng mới của các thành viên dễ dàng được đưa ra thảo luận một cách cởi mở, ít có sự dèm pha, và cản trở
1.5.5 Giai đoạn kết thúc Đây là thời kỳ mà các mục tiêu của nhóm đã được thực hiện xong Nhóm có thể tự giải tán hoặc chuyển sang hoạt động một lĩnh vực khác với các mục tiêu mới Các thành viên của nhóm sẽ thay đổi để phù hợp với yêu cầu của công việc mới Kết quả hoạt động của nhóm sẽ được đánh giá lại để rút kinh nghiệm cho các nhóm khác.
Lợi ích của làm việc nhóm
Khi hình thành nhóm làm việc và bắt đầu giai đoạn hoạt động hiệu quả, làm việc theo nhóm mang lại nhiều lợi ích rõ rệt, bao gồm tăng cường sự hợp tác, nâng cao hiệu suất công việc và cải thiện khả năng giải quyết vấn đề.
1 Hoạt động nhóm là một môi trường thuận lợi giúp cho các thành viên hướng tới mục tiêu chung của tổ chức, nỗ lực phấn đấu vì thành công của nhóm và của tổ
13 chức Khi hoạt động tập thể, họ có điều kiện thảo luận cùng nhau tìm ra phương pháp tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đề ra
2 Hoạt động nhóm, các thành viên sẽ có cảm giác mình được đối xử tốt hơn, bình đẳng và được tôn trọng
3 Khi các thành viên khi cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được nhiều về cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên
4 Hoạt động theo nhóm các thành viên có nhiều cơ hội phát triển năng lực của bản thân, thông qua việc học hỏi từ đồng nghiệp bàn bè trong nhóm, từ các chương trình đào tạo huấn luyện của nhóm và ngay cả chính quá trình thực hiện các công việc họ đang đảm nhiệm
5 Hoạt động nhóm tạo mối liên kết gắn bó giữa các thành viên trong tổ chức lại với nhau, xóa bỏ các hàng rào ngăn cách
6 Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức.
7 Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn
Chọn các câu trả lời đúng nhất và giải thích tại sao
1/ Ba nhân viên từ các phòng ban khác nhau trong tổ chức cùng đi ăn trưathì có được coi là nhóm chính thức không? a Đúng. b Sai
2/ Điều gì quan trọng đối với các thành viên trong nhóm để đảm bảo những hành động giao tiếp tích cực của họ? a Tình bạn giữa các cá nhân b Sự tin tưởng c Sự chịu đựng
3/ làm việc theo nhóm đóng vai trò rất quan trọng trong việc loại bỏ các rào cản Đúng hay sai? a Đúng b Sai
4/ Hành động nào sau đây sẽ tạo ra cơ hội tốt nhất để xây dựng các mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm? a Tổ chức một cuộc họp chính thức cho nhóm. b Gửi thư điện tử giới thiệu đến nhóm của bạn từ lúc bắt đầu dự án c Mời các thành viên trong nhóm một buổi ăn trưa picnic. d Tập làm quen với tên của các thành viên trong nhóm.
5/ Một nhóm làm việc hiệu quả khi các thành viên trong nhóm a Hướng tới những mục tiêu khác nhau trong công việc. b Hoàn thành các mục tiêu của nhóm một cách hoàn hảo c Hiểu lầm về các nhiệm vụ mà nhóm được giao d Thấy khó chịu khi không đạt được những kỳ vọng
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, công ty A đã triển khai chính sách kinh doanh tổng hợp với nhiều dự án, trong đó có dự án mở rộng thị trường nhằm tìm kiếm khách hàng tiềm năng Anh Mạnh được bổ nhiệm làm trưởng nhóm cho dự án này, dẫn dắt một đội ngũ gồm 5 thành viên: anh Mạnh (40 tuổi), chị Mai (42 tuổi) với 18 năm kinh nghiệm, chị Yên (25 tuổi) mới ra trường, anh Ngà (53 tuổi) có nhiều năm kinh nghiệm marketing từ công ty X, và anh Nam (27 tuổi) mới tốt nghiệp đại học.
Khi được giao nhiệm vụ mới quan trọng, anh Mạnh cảm thấy phấn khởi và nhận thức rõ đây là sự tin tưởng của ban giám đốc dành cho mình, đồng thời cũng là cơ hội để anh thể hiện năng lực cá nhân.
Sau khi được bổ nhiệm làm trưởng nhóm, anh Mạnh nhanh chóng bắt tay vào công việc, xác định các nhiệm vụ và phân công cho từng thành viên Anh tin rằng năng lực của một người phải được chứng minh qua kết quả, cụ thể là khả năng thu hút khách hàng cho công ty Mặc dù anh Mạnh nỗ lực chứng minh khả năng của mình bằng việc tăng số lượng và giá trị hợp đồng khách hàng, nhưng sự hào hứng ban đầu của nhóm dần chuyển thành nhàm chán, cho rằng anh chỉ thích thể hiện Yến nhận thấy Mạnh có nhiều ưu điểm nhưng cũng hiểu rằng cô không thể bắt chước hoàn toàn do những hạn chế của phái nữ Nam, mặc dù ban đầu ngưỡng mộ Mạnh, giờ đây cảm thấy chán nản vì anh Mạnh thường chỉ ra điểm yếu của mình trong các cuộc họp, khiến Nam cảm thấy không thoải mái và giải thích rằng đó chỉ là sơ xuất.
Mạnh nhận ra rằng những sai sót trong nhóm cần được chỉ ra để mọi người rút kinh nghiệm và không làm phật ý khách hàng Anh cảm thấy chán nản khi năng lực của mình không được phát huy, trong khi chị Mai và anh Ngà lại tỏ ra tự tin và không mời anh tham gia gặp khách hàng Họ chủ yếu giữ mối quan hệ với khách hàng truyền thống và không năng động tìm kiếm khách hàng mới Mỗi khi Mạnh phê bình, anh Ngà luôn biện minh rằng cần có người ở lại để giải thích nghiệp vụ Mặc dù Mạnh nhắc nhở về sự hợp tác trong nhóm, anh Ngà lại cho rằng mình có nhiều kinh nghiệm hơn và không cần Mạnh lãnh đạo Mặc dù Mạnh cảm thấy nặng nề khi phải làm việc với Ngà, anh vẫn im lặng vì thiếu bằng chứng Chị Mai cũng không cải thiện kết quả công việc, khiến không khí trong nhóm ngày càng buồn tẻ Mặc dù vậy, Mạnh vẫn cố gắng theo đuổi mục tiêu tăng doanh số, tin rằng mọi vấn đề sẽ được giải quyết nếu doanh số tăng trưởng.
Nhóm dự án của anh Mạnh thuộc loại nhóm không chính thức, vì nó không được thành lập theo quy định hoặc quy trình chính thức nào Tuy nhiên, ngoài cách phân loại này, nhóm của anh Mạnh cũng có thể được xếp vào loại nhóm tự phát, do các thành viên tham gia vào dự án một cách tự nguyện và không có sự quản lý chặt chẽ từ một tổ chức hay cơ quan nào.
2.Nhóm của anh Mạnh hoạt động có hiệu quả không? Giải thích tại sao?
3.Nhóm của anh Mạnh có những điểm mạnh và điểm yếu gì?
4.Các bài học rút ra
THÀNH LẬP NHÓM
Cơ sở thành lập nhóm
2.1.1 Xác định lý do thành lập nhóm
Trước khi xây dựng một nhóm, người lãnh đạo cần xác định rõ lý do thành lập nhóm bằng cách trả lời các câu hỏi như: Nhóm được thành lập để làm gì? Mục đích của nhóm là gì? Việc này giúp đảm bảo rằng nhóm hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đã đề ra.
Sau khi hoàn thành chương 2 người học nắm được:
- Cơ sở của việc thành lập nhóm
- Các bước thành lập nhóm
- Nội dung quan trọng của các bước thành lập nhóm nhằm đảm bảo cho nhóm làm việc hiệuquả
Việc thành lập nhóm có thể giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực, nhưng cũng cần xem xét loại hình nhóm được thành lập Câu hỏi đặt ra là liệu nhóm có thực sự tránh được lãng phí nguồn lực khi mọi người có thể làm việc độc lập, hay việc phân tán năng lực vào các lĩnh vực khác khi làm việc theo nhóm lại dẫn đến hiệu quả thấp hơn Hơn nữa, cần đánh giá xem công việc của nhóm có vượt quá khả năng của các thành viên hay không.
2.1.2 Xác định các kỳ vọng ở nhóm
Nhà quản lý luôn kỳ vọng đạt được những kết quả tích cực sau khi xây dựng các nhóm làm việc, bao gồm năng suất cao hơn, chất lượng tốt hơn và chi phí thấp hơn Những lợi ích mà nhóm có thể mang lại sẽ giúp xác định mục tiêu của nhóm và quyết định xem có nên thành lập nhóm hay không.
Nhóm hoạt động không có mục đích rõ ràng sẽ khó đánh giá hiệu quả, vì mọi hoạt động diễn ra một cách bình thường, không tốt cũng không xấu Để nâng cao hiệu quả hoạt động, nhóm cần xác định các mục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này sẽ giúp lãnh đạo nhóm xây dựng kế hoạch hành động hiệu quả hơn, dựa trên các kỳ vọng của nhóm.
2.1.3 Kiểm tra điều kiện thành lập nhóm
Trưởng nhóm đóng vai trò trung gian giữa các thành viên, cấp trên và khách hàng, vì vậy cần xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu từ cấp trên hoặc khách hàng trước khi thành lập nhóm Việc đánh giá khả năng của nhóm trong việc đáp ứng các yêu cầu này là rất quan trọng Sau đó, trưởng nhóm cần xác định lại các vấn đề có thể ảnh hưởng đến hoạt động của nhóm trong tương lai.
- Mục đích hoạt động của nhóm có rõ ràng không?
- Ngân sách và thời hạn hoạt động nhóm có thực tế không?
- Các nguồn lực có phù hợp với yêu cầu để hoàn thành công việc không?
- Nhóm có quyền hạn và những hỗ trợ cần thiết nào khác để hoàn thành công việc không?
* Hãy chứng tỏ các thành viên hiểu rõ công việc của nhóm.
Các thành viên trong nhóm khi hiểu rõ các công việc của nhóm mình được biểu hiện qua các hành động như:
Trưởng nhóm cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên hiểu rõ mục tiêu chung và tầm quan trọng của việc hoàn thành chúng Khi nắm vững các mục tiêu, nhóm sẽ có khả năng đề xuất các phương án thực hiện hiệu quả Từ những phương án này, nhóm có thể thảo luận và lựa chọn giải pháp tốt nhất phù hợp với công việc.
Vào thứ Hai, nhóm cần thống nhất phương án và thực hiện các biện pháp nhằm thúc đẩy các thành viên hoàn thành công việc của mình hiệu quả hơn.
Cần thiết phải xây dựng tinh thần hỗ trợ lẫn nhau trong chuyên môn và thống nhất các bước thực hiện công việc nhóm Trong quá trình làm việc, việc đánh giá và điều chỉnh dựa trên kết quả phân tích sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc.
Các bước thành lập nhóm
2.2.1 Xác định mục đích và lựa chọn các mục tiêu cho nhóm
Trước khi thành lập một nhóm, việc hiểu rõ mục đích và các mục tiêu hoạt động là rất quan trọng Điều này không chỉ định hướng cho mọi hoạt động của nhóm mà còn giúp gắn kết các thành viên có cùng chung mục đích Sự hòa hợp giữa mục tiêu nhóm và mục tiêu cá nhân sẽ tạo động lực mạnh mẽ, thúc đẩy sức mạnh cộng hưởng Ngược lại, nếu mục đích của nhóm không rõ ràng, các thành viên theo đuổi những mục tiêu khác nhau sẽ dẫn đến phân tán nguồn lực, giảm sức mạnh cộng hưởng và có thể gây ra xung đột trong nhóm.
Các yêu cầu xác định mục đích và mục tiêu của nhóm:
- Thứ nhất: Nhóm được thành lập để làm gì? Và sẽ làm được gì cho tổ chức Hoạt động của nhóm sẽ đi đến đâu? Thời gian bao lâu
Mục tiêu của nhóm cần được cụ thể hóa và mang tính khả thi, đồng thời phải xem xét sự đóng góp và trách nhiệm của từng cá nhân Chỉ khi đó, nhóm mới có thể huy động tối đa nguồn lực từ các thành viên để thực hiện các hoạt động hiệu quả.
Thứ ba, việc phân chia các mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn và các nhiệm vụ cụ thể sẽ giúp mỗi thành viên trong nhóm dễ dàng nhận biết trách nhiệm và nhiệm vụ của mình, từ đó nâng cao hiệu quả thực thi các hoạt động chung.
Trong quá trình xác định nhiệm vụ cụ thể, mỗi thành viên có thể đưa ra quan điểm riêng Người trưởng nhóm nên thảo luận cẩn thận trước khi bác bỏ ý kiến, nhằm xác định xem nó có mâu thuẫn với mục tiêu chung hay không, từ đó tạo ra sự đồng thuận trong nhóm.
Khi các thành viên trong nhóm đạt được sự thống nhất về mục đích và mục tiêu chung, việc cam kết và hỗ trợ lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ là vô cùng quan trọng Họ cần cùng nhau chia sẻ cả những chiến thắng lẫn thất bại để xây dựng sự đoàn kết và phát triển bền vững.
2.2.2 Xác định phạm vi hoạt động của nhóm
Xác định phạm vi hoạt động của nhóm là rất quan trọng, giúp nhóm rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm trong suốt quá trình làm việc Nhóm có thể hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, văn hóa xã hội, khu vực công hoặc tư nhân, với nhiều mục đích đa dạng.
Để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động, nhóm cần giới hạn phạm vi làm việc của mình nhằm tập trung nguồn lực vào các vấn đề chính, tránh lãng phí tài nguyên Những yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động của nhóm:
Giới hạn tài chính ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo của nhóm, với các sáng kiến và phạm vi hoạt động phụ thuộc vào sự phê duyệt từ cấp trên.
+ Giới hạn về mặt nhân sự, đặc biệt là nhân sự của những nhóm có cùng chung một số chức năng.
+ Giới hạn định mức chi tiêu của nhóm
+ Những thay đổi chương trình của nhóm
+ Những quyết định mà nhóm có quyền đưa ra
+ Những quyết định nằm ngoài quyền hạn của nhóm
Xác định lĩnh vực hoạt động của nhóm không chỉ giúp người trưởng nhóm tìm kiếm các thành viên phù hợp mà còn xác định các mối quan hệ nội bộ và ngoại bộ của nhóm, cũng như các nguồn lực cần thiết để nhóm hoạt động hiệu quả.
Những phạm vi sau nhóm cần cân nhắc:
Trước khi thành lập nhóm, cần xác định rõ lĩnh vực hoạt động mà nhóm sẽ tham gia, mức độ tham gia của nhóm, cũng như sự kiểm soát của các cán bộ cấp trên Những vấn đề này rất quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và định hướng cho nhóm trong quá trình hoạt động.
- Tổ chức nhóm có quyền xem xét quyết định về nhân sự của nhóm hay không cả về số lượng cũng như chất lượng chuyên môn
- Ngân quỹ dành cho hoạt động nhóm.
Nhóm có quyền đưa ra quyết định ảnh hưởng đến các tổ chức và cá nhân bên ngoài, đồng thời có khả năng điều chỉnh chương trình hoạt động đã được xác định trước đó Việc này cho phép nhóm linh hoạt hơn trong việc đáp ứng với các tình huống mới và nhu cầu từ bên ngoài.
Ngoài ra, những câu hỏi sau có thể giúp cho người trưởng nhóm lựa chọn lĩnh vực mà nhóm có ưu thế:
Trong nhóm của bạn, những thành viên có kinh nghiệm và trực tiếp làm việc với khách hàng thường là những người có khả năng đưa ra quyết định tốt nhất Họ hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó có thể đề xuất giải pháp phù hợp và hiệu quả Sự kết hợp giữa kinh nghiệm thực tiễn và kiến thức chuyên môn giúp nhóm đưa ra những quyết định sáng suốt, đáp ứng nhanh chóng và hiệu quả trước những thách thức trong công việc.
+ Có cần đào tạo chéo và đa kỹ năng để khi bất kỳ ai cũng có thể làm tất cả mọi việc tại vị trí làm việc đó ?
+ Mọi người trong nhóm dự định thành lập có yêu quý và tôn trọng nhau không?
Các thành viên trong nhóm của bạn có thường xuyên chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề hay không? Họ có tư duy công việc phù hợp với lĩnh vực mà bạn dự định lựa chọn không?
Nếu các câu trả lời cho những câu hỏi liên quan đều là "có", việc thành lập nhóm trong lĩnh vực đó là khả thi Tuy nhiên, để đảm bảo nhóm hoạt động hiệu quả, cần thiết phải xây dựng mối quan hệ dựa trên sự tin tưởng giữa các thành viên và người trưởng nhóm.
2.2.3 Lụa chọn các thành viên nhóm và xác định vị trí của nhóm :
Lựa chọn các thành viên:
Nhóm không chỉ đơn thuần là sự cộng tác của nhiều người, mà là một tập hợp các thành viên có vai trò quan trọng trong việc đạt được hiệu quả công việc chung Ý thức và thái độ của các thành viên tham gia có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của nhóm, không kém gì các kỹ năng chuyên môn Những thành viên tự nguyện tham gia thường thể hiện sự tận tụy cao hơn so với những người được chỉ định, và sự tận tâm này càng gia tăng khi họ hiểu rõ mục tiêu của nhóm Hoạt động nhóm dựa trên tinh thần hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau, vì vậy việc lựa chọn thành viên cần chú trọng đến khả năng bổ sung kỹ năng cho nhau Thành viên trong nhóm không chỉ cần có kỹ năng làm việc nhóm mà còn phải phát triển các kỹ năng khác để tạo ra sức mạnh tổng hợp cho nhóm.
- Kỹ năng giải quyêt vấn đề và ra quyết định
- Kỹ năng giao tiếp cá nhân
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Hãy tìm kiếm những người coi đây là cơ hội để kêt hợp kỹ năng và trí tuệ của mình với những người khác
Xác định vai trò các thành viên trong nhóm
