GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH ATOTECH VIỆT NAM
Quá trình hình thành và phát triển
1.1.1 Giới thiệu sơ lược về tập đoàn Atotech
Atotech là công ty hóa chất thuộc tập đoàn dầu khí Total (Pháp), một trong những tập đoàn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực hóa dầu và hóa chất Được hình thành từ sự sáp nhập của TotalFinal và Elf Aquitaine, Atotech tận dụng nguồn lực và lợi ích từ sản xuất, nghiên cứu, phát triển và hệ thống phân phối của tập đoàn lớn này.
Atotech được thành lập vào năm 1993 tại Berlin, Đức, và bắt nguồn từ bộ phận mạ điện ra đời năm 1901 với thương hiệu Trisalyt Năm 1951, Schering AG thành lập bộ phận mạ điện tại Feucht, hiện là nhà máy sản xuất chính của Atotech Sau đó, vào năm 1994, Schering AG bán bộ phận này cho ELF Atochem, đơn vị đã sáp nhập với Harshaw M&T để thành lập Atotech Đức Hiện nay, Atotech là nhà lãnh đạo toàn cầu trong lĩnh vực hóa chất xi mạ, thiết bị và dịch vụ cho bảng mạch in, sản xuất chất nền và chất bán dẫn, cùng với các giải pháp hoàn thiện bề mặt trang trí và chức năng.
Atotech là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực hóa học, chuyên phát triển các giải pháp cho hai ngành kinh doanh cốt lõi: sản xuất bo mạch in điện tử (ELT) và hoàn thiện bề mặt kim loại (GMF) Với kinh nghiệm phong phú và hiểu biết sâu sắc về thị trường, Atotech cung cấp các giải pháp tiên tiến nhằm đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng ngành Công ty cũng cung cấp quy trình công nghệ hóa học và thiết bị máy móc cho ngành sản xuất bo mạch điện tử, linh kiện, chất bán dẫn, cùng với các ứng dụng trong hoàn thiện bề mặt trang trí và chức năng.
Atotech nhận thức rõ rằng mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng, vì vậy công ty đã tiến hành nghiên cứu và phát triển để cung cấp dịch vụ địa phương tốt nhất Với mạng lưới Tech-Center toàn cầu, Atotech có 3 trung tâm vùng, dịch vụ bán hàng tại hơn 40 quốc gia, 5 vùng lãnh thổ, cùng 18 trung tâm kỹ thuật và 17 nhà máy sản xuất Tập đoàn sở hữu hơn 4.000 nhân viên và đã thành công trong việc kết hợp khả năng độc đáo, công nghệ tiên tiến và đội ngũ chuyên gia dày dạn kinh nghiệm.
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Atotech Việt Nam Để thực hiện được mục tiêu cung cấp dịch vụ địa phương tốt nhất, Atotech đã có mặt tại Việt Nam từ năm 2004 với hình thức là đặt văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh Mãi sau năm năm, vào ngày 5 tháng 1 năm 2009 thì Công ty TNHH Atotech Việt Nam chính thức được thành lập với giám đốc công ty là ông Khajorn Phongnarin
Atotech là tập đoàn quốc tế hàng đầu, hoạt động tại hơn 40 quốc gia trên toàn cầu, cung cấp dịch vụ địa phương chất lượng cao trong các ngành công nghiệp trọng điểm.
4 giới, trong đó có Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Công ty TNHH Atotech Việt Nam tiếp tục khẳng định vị thế hàng đầu trong ngành cung cấp hóa chất và công nghệ xi mạ, phục vụ chủ yếu cho thị trường nội địa và khu chế xuất Công ty đã xây dựng mối quan hệ bền chặt với các khách hàng lớn như Samsung Electronics Việt Nam, Fujitsu Việt Nam và Thiện Mỹ, góp phần củng cố uy tín và sự phát triển bền vững trong ngành.
Thông tin đăng kí doanh nghiệp
Tên pháp lý của công ty: Công ty TNHH Atotech Việt Nam (gọi tắt là Atotech Việt Nam)
- Tên tiếng Anh : Atotech Vietnam Co., Ltd
- Loại hình công ty : 100% vốn nước ngoài
- Địa chỉ trụ sở chính tại miền Nam : Tầng 5 ,tòa nhà Hải Âu, 39B Trường Sơn, phường 4, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
- Địa chỉ văn phòng đại diện tại miền Bắc: Tầng 2, tòa nhà VPI, đường Trung Kính, phường Yên Hòa, quận Cầu Giấy, Hà Nội
Hình 1.1 Logo công ty TNHH Atotech Việt Nam
Cơ cấu tổ chức bộ máy
Hiện nay, công ty TNHH Atotech Việt Nam đang được tổ chức như sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Atotech Việt Nam
Nguồn: Bộ phận Hành chính – Nhân sự - Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Mỗi bộ phận đảm nhận các nhiệm vụ và chức năng khác nhau trong tổ chức:
Giám đốc công ty TNHH Atotech Việt Nam, được lựa chọn bởi tập đoàn Atotech toàn cầu, chịu trách nhiệm quản lý hoạt động kinh doanh tại địa phương Vai trò của giám đốc bao gồm việc tạo cầu nối giữa các công ty con trong tập đoàn và thường xuyên báo cáo về phương hướng phát triển kinh doanh cho Tổng giám đốc Để đảm bảo doanh thu và sự tăng trưởng trong tương lai, giám đốc cần xét duyệt mọi kế hoạch, chính sách, chiến lược và quy định tài chính từ các bộ phận trong công ty.
Bộ phận Cung ứng đảm nhiệm toàn bộ hoạt động mua hàng, trừ các sản phẩm văn phòng phẩm do bộ phận Hành chính - Nhân sự quản lý Đồng thời, bộ phận này còn có trách nhiệm quản lý, vận hành và tối ưu hóa chuỗi cung ứng của công ty.
Một số nhiệm vụ cụ thể bao gồm:
- Phối hợp cùng bộ phận Kinh doanh hoạch định kế hoạch mua hàng theo từng tháng
Chúng tôi thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, bao gồm sản phẩm hóa chất và thiết bị điện tử, từ các công ty con trong tập đoàn.
- Quản lý hệ thống kho bãi, kiểm soát tồn kho và điều phối hoạt động giao hàng
- Thường xuyên lập báo cáo tình hình hoạt động của chuỗi cho giám đốc công ty
Bộ phận Tài chính & IT có vai trò quan trọng trong việc tổng hợp, phân tích và đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời lập các báo cáo định kỳ về tình hình tài chính, công nợ khách hàng và tài sản quản lý Qua đó, bộ phận này hỗ trợ giám đốc công ty trong việc xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh tương lai Ngoài ra, quản trị rủi ro, xử lý tình huống khẩn cấp về tài chính và đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật cũng là những ưu tiên hàng đầu của bộ phận Để hệ thống ERP hoạt động hiệu quả, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các chức năng này.
Bộ phận Tài chính & IT
Bộ phận Hành chính - Nhân sự
GMF Phòng thí nghiệm ELT
Bộ phận IT đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì kết nối mạng và bảo mật dữ liệu nội bộ của tập đoàn Nhân viên IT không chỉ đảm bảo tính an toàn cho hệ thống mà còn hỗ trợ các nhân viên khác về phần mềm và xử lý sự cố ảnh hưởng đến mạng.
Bộ phận Hành chính – Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cấu trúc nhân sự phù hợp với chiến lược phát triển của công ty Họ kiểm soát các chính sách liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm xã hội và chi phí công đoàn theo quy định của Nhà nước Ngoài ra, bộ phận này còn phụ trách tuyển dụng nhân sự, quản lý cơ sở vật chất văn phòng, tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho nhân viên, cũng như tổ chức các sự kiện và hoạt động ngoài trời nhằm tăng cường tinh thần đồng đội.
• Bộ phận Kinh doanh (Business department): bao gồm 2 nhóm kinh doanh và phòng thí nghiệm
Nhóm kinh doanh hóa chất hoàn thiện bề mặt kim loại (GMF) chuyên trách khách hàng trong lĩnh vực mạ tổng quát, triển khai kế hoạch bán hàng nhằm đạt mục tiêu doanh thu và tổng kết báo cáo hoạt động kinh doanh để hỗ trợ Giám đốc Nhiệm vụ quan trọng nhất của nhóm là hỗ trợ khách hàng áp dụng công nghệ mới về xi mạ và xây dựng mối quan hệ bền chặt Hàng tháng, nhân viên cung cấp số liệu dự báo nhu cầu khách hàng để bộ phận Cung ứng có kế hoạch mua hàng hợp lý, đảm bảo hàng tồn kho an toàn Ngoài ra, nhóm thường xuyên tổ chức hội thảo về công nghệ xi mạ và xây dựng chương trình khuyến mãi để thu hút khách hàng.
Bộ phận Kinh doanh thiết bị xi mạ bo mạch điện tử (ELT) chuyên cung cấp dịch vụ cho các công ty lớn trong lĩnh vực điện tử, như Samsung Electronics Việt Nam và Fujitsu Việt Nam, cùng một số công ty nhỏ khác Nhiệm vụ chính của bộ phận này là tư vấn và chào bán thiết bị cùng phụ kiện thay thế cho dây chuyền xi mạ điện Nhân viên thường xuyên đến tận cơ sở sản xuất của khách hàng để thực hiện nâng cấp, bảo trì và phục hồi thiết bị.
Tại Atotech Việt Nam, phòng thí nghiệm hiện chưa phát triển mạnh mẽ và được tích hợp vào bộ phận Kinh doanh, dưới sự quản lý của trưởng bộ phận này Nhân viên phòng thí nghiệm có nhiệm vụ thực hiện các thí nghiệm trên mẫu sản phẩm từ khách hàng, nhằm tìm ra giải pháp công nghệ xi mạ hiệu quả nhất Đồng thời, họ phải đảm bảo an toàn cho bản thân và toàn thể nhân viên công ty khi làm việc với hóa chất nguy hiểm, tuân thủ các quy định của tập đoàn Atotech.
Quy mô hoạt động của công ty
Số lượng nhân viên khoảng 42 người: 18 nữ và 24 nam với 2/3 nhân viên làm việc ở trụ sở
7 chính tại TP.Hồ Chí Minh và 1/3 làm việc tại chi nhánh văn phòng đại diện tại Hà Nội
Tại Việt Nam, ngành học về hóa chất và thiết bị điện tử chủ yếu thu hút nam sinh, dẫn đến việc bộ phận bán hàng của Atotech Việt Nam, chuyên về mạ kim loại và thiết bị điện tử, hoàn toàn là nam giới Ngược lại, nhân viên nữ chủ yếu làm việc trong các bộ phận như cung ứng, kế toán và hành chính – nhân sự Cơ cấu lao động này phù hợp với đặc thù của công ty hoạt động trong lĩnh vực hóa chất và thiết bị điện tử.
1.4.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật
Atotech Việt Nam cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất trong lĩnh vực xi mạ điện bằng cách thiết lập phòng thí nghiệm hiện đại tại mỗi trụ sở Các phòng thí nghiệm này được trang bị đầy đủ máy móc và thiết bị, phục vụ cho việc thí nghiệm và phân tích công nghệ xi mạ trên các sản phẩm mẫu của khách hàng.
Ngoài ra, Atotech Việt Nam còn thuê 02 kho chứa hàng lớn nhằm đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa:
- Kho ở Bắc Ninh: kho Schenker Việt Nam Co.,Ltd, nhà kho Mapletree, lô số 4, số 1, đường số 6, KCN VSIP, thị xã Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh
- Kho ở Đồng Nai: kho ICD Tân Cảng Long Bình (Kho 9A), Kho DHL, số 10, Phan Đăng Lưu, Bùi Văn Hòa, KP7 Long Bình, TP Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai.
Sản phẩm, dịch vụ và các lĩnh vực liên quan
Trong 4 nhóm sản phẩm của tập đoàn, thì Atotech Việt Nam đã chọn kinh doanh hai nhóm sản phẩm chính tại thị trường Việt Nam sau đây:
ELT (Thiết bị điện tử) cung cấp hóa chất và thiết bị công nghệ tiên tiến cho dây chuyền xi mạ bo mạch điện tử, mang đến các giải pháp tối ưu cho quy trình sản xuất.
- Chức năng sơn điện tử
GMF (Hoàn thiện bề mặt kim loại) cung cấp hóa chất và giải pháp công nghệ toàn diện cho ngành công nghiệp hoàn thiện bề mặt sản phẩm, phục vụ cho nhiều lĩnh vực như ô tô, xây dựng, truyền thông, vệ sinh, hàng tiêu dùng và đồ nội thất Một trong những giải pháp công nghệ xi mạ hàng đầu mà GMF mang đến là
- Lớp phủ bảo vệ chống ăn mòn
- Mạ trên nhựa / sơn trang trí
- Lớp phủ trên áo chống nước
Các sản phẩm cũng như dịch vụ của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong các lĩnh vực công nghiệp có vai trò như sau:
Với sự phát triển của ngành công nghiệp ô tô, sản phẩm hóa chất xi mạ của Atotech Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nên vẻ đẹp và bảo vệ phương tiện vận tải khỏi tác động ăn mòn từ môi trường Công nghệ xử lý bề mặt của Atotech được ứng dụng đa dạng trên nhiều loại vật liệu như nhôm, sắt, thép và cả trên bề mặt sản phẩm bằng nhựa.
Atotech Việt Nam chuyên cung cấp hóa chất xi mạ trang trí cho đa dạng sản phẩm gia dụng, từ những sản phẩm đơn giản đến phức tạp Các sản phẩm nổi bật bao gồm máy tính, điện thoại, thiết bị nhà bếp và thiết bị truyền dẫn sóng.
• Ứng dụng cho sản phẩm gia dụng:
Sản phẩm gia dụng được chế tạo từ nhiều ngành công nghiệp như thiết bị vệ sinh, đồ trang sức và thiết bị nội thất, tạo ra thách thức cho Atotech Việt Nam trong việc đáp ứng các yêu cầu đặc trưng của từng lĩnh vực.
Triết lý kinh doanh
Atotech Việt Nam hướng đến việc trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực hóa chất, thiết bị và dịch vụ công nghệ tiên tiến về xi mạ điện Chúng tôi cam kết nỗ lực không ngừng để phát triển công nghệ đột phá, mang lại giải pháp sản xuất tối ưu hơn cho khách hàng so với các đối thủ cạnh tranh.
Atotech Việt Nam cam kết hỗ trợ khách hàng tối ưu hóa hiệu suất trong ngành công nghiệp thông qua việc tiên phong trong công nghệ xi mạ bảo vệ môi trường Sứ mệnh của Atotech là dẫn dắt sự chuyển mình hướng tới công nghệ xi mạ xanh hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững trong lĩnh vực xi mạ điện.
Đối thủ cạnh tranh
Bảng 1.1 Các đối thủ cạnh tranh của Atotech Việt Nam
Nguồn: Bộ phận Kinh doanh – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Tất cả các đối thủ của Atotech Việt Nam hoạt động trong nhiều lĩnh vực công nghiệp, ngoại trừ Ethone, công ty chuyên sâu về mạ chức năng và mạ trang trí Atotech Việt Nam quản lý toàn bộ sản phẩm từ phân khúc thấp đến cao trong lĩnh vực xi mạ điện, do đó công ty gần như không có đối thủ trong lĩnh vực này Đối thủ cạnh tranh trực tiếp nhất của Atotech Việt Nam là công ty Okuno đến từ Nhật Bản, với mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng lớn nhỏ trong khu vực.
Kết quả hoạt động kinh doanh
Sau 10 năm hoạt động tại Việt Nam, Atotech Việt Nam đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng qua từng năm, điều này được thể hiện rõ trong bảng tổng kết doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty từ năm 2014 đến 2018.
Bảng 1.2 Doanh thu - chi phí - lợi nhuận của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2014-2018
Nguồn: Bộ phận Tài chính & IT – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Công ty Quốc gia Lĩnh vực
Okuno Nhật Bản Xử lý bề mặt kim loại
Ethone Hoa kỳ Mạ chức năng, mạ trang trí
Dipsol Nhật Bản Mạ kim loại
Daliang Trung Quốc Xi mạ
Biểu đồ 1.1 Doanh thu - chi phí - lợi nhuận trước và sau thuế của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong giai đoạn năm 2014-2018
Nguồn: Bộ phận Tài chính & IT – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Báo cáo doanh thu, chi phí và lợi nhuận của Công ty TNHH Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2014 - 2018 cho thấy sự tăng trưởng của công ty này có sự biến động đáng kể.
Để đạt được mục tiêu phát triển bền vững, công ty đã triển khai các chiến lược phù hợp với xu hướng thị trường và định hướng từ tập đoàn Atotech Doanh thu của công ty đã tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2016 đến 2018, với mức tăng 66,1% trong năm 2018 so với năm 2016 Năm 2017 ghi nhận sự gia tăng đáng kể về doanh thu và lợi nhuận, nhờ vào nguồn thu từ các khách hàng lớn như TNHH Samsung Electronics Việt Nam với doanh thu 147,121,284,145 đồng, công ty TNHH Fujitsu Việt Nam với 125,152,385,914 đồng, và công ty TNHH Thiện Mỹ với 20,467,397,558 đồng.
Giai đoạn 2016 – 2018, chi phí của công ty tăng theo doanh số bán ra Để tăng lợi nhuận, Tập đoàn sẽ cắt giảm chi phí trong những năm tới Từ năm 2019, Atotech Việt Nam sẽ tập trung vào quản trị chi phí để phát triển theo kế hoạch của Tập đoàn.
Lợi nhuận sau thuế của Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2016 – 2017 đã tăng, tuy nhiên chi phí phát sinh vẫn cao, dẫn đến tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu vẫn thấp và không có xu hướng cải thiện Theo biểu đồ 1.1, công ty đang cho thấy dấu hiệu lợi nhuận có xu hướng chững lại.
Doanh thu Chi Phí Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
Thuận lợi và khó khăn
Atotech Việt Nam là một công ty lớn chuyên nhập khẩu hóa chất từ các quốc gia như Hàn Quốc, Đức, Trung Quốc và Thái Lan Công ty áp dụng công nghệ xanh từ các trung tâm nghiên cứu của tập đoàn, giúp phát triển ngành xi mạ điện đồng và nâng cao ý thức bảo vệ môi trường Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực hóa chất xi mạ có khả năng giao tiếp đa ngôn ngữ, đặc biệt có hai nhân viên người Hàn Quốc chuyên chăm sóc khách hàng, phục vụ cho các khách hàng lớn như Samsung Electronics Việt Nam.
Cấu trúc nhân sự theo chiều dọc giúp quản lý nhân viên hiệu quả với quy trình rõ ràng và sự phê duyệt từ cấp trên Giám đốc và trưởng phòng có thể linh hoạt làm việc từ xa, đồng thời vẫn giám sát nhân viên qua hệ thống công nghệ thông tin của công ty.
Sự chủ động hỗ trợ kỹ thuật từ các chuyên gia trong và ngoài nước đã góp phần quan trọng vào thành công của Atotech Việt Nam.
Hóa chất là hàng hóa đặc biệt, yêu cầu nhiều chứng từ khi nhập khẩu và quy định nghiêm ngặt về đóng gói, vận chuyển và bảo quản Điều này dẫn đến chi phí cao, làm tăng giá thành sản phẩm và giảm tính cạnh tranh so với đối thủ.
Atotech Việt Nam là công ty nhập khẩu hóa chất từ các tập đoàn quốc tế và phân phối cho khách hàng, không tham gia sản xuất Quá trình vận chuyển hóa chất tốn nhiều thời gian và chi phí, gây khó khăn trong việc đảm bảo tính sẵn có của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu cao từ khách hàng Việc lưu kho hóa chất nhằm cải thiện tình hình này gặp nhiều thách thức trong quản lý kho và rủi ro hàng hóa hết hạn sử dụng.
Tỷ giá hối đoái biến động thường xuyên đã ảnh hưởng đến sự ổn định trong giao dịch mua bán hóa chất giữa các công ty trong tập đoàn Atotech Với phương thức nhập khẩu Ex-work (Incoterm 2010), Atotech Việt Nam phải chi trả một số tiền ngoại tệ lớn, do đó, chỉ cần một thay đổi nhỏ trong tỷ giá cũng có thể dẫn đến khoản lỗ đáng kể trong chi phí mua hàng.
Hoạt động kinh doanh hóa chất tại Việt Nam chịu sự quản lý phức tạp của pháp luật, gây khó khăn cho các công ty trong việc chuẩn bị và tuân thủ quy định Thêm vào đó, các thủ tục Hải quan thường là nguyên nhân chính dẫn đến sự chậm trễ trong việc thông quan hàng hóa nhập khẩu.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG ERP TRONG QUẢN LÝ
Giới thiệu về hệ thống ERP tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.1.1 SAP Logon 750 và các chức năng:
2.1.1.1 Giới thiệu về SAP Logon 750
SAP, viết tắt của System Application Programming, là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) nổi tiếng do tập đoàn công nghệ hàng đầu Đức phát triển Sau hơn 47 năm hoạt động, SAP đã phục vụ hơn 413.000 khách hàng với hệ thống ERP Hiện nay, SAP cung cấp nhiều phiên bản khác nhau như SAP S/4HANA, SAP S/4HANA Cloud và SAP Business One.
SAP Logon 750 là phiên bản phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp của công ty SAP, Đức, với nhiều chức năng hữu ích cho quản lý và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- Và một số chức năng khác tùy thuộc vào đặc tính của từng công ty yêu cầu thêm
Nguồn: Phần mềm SAP là gì? < https://giacat.vn/vi/11115/phan-mem-erp-la-gi/> [Ngày truy cập: 20 tháng 8 năm 2019]
SAP Logon 750 được thiết kế phát triển theo cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có hơn
15 phân hệ được thiết kế để tự động hóa các công việc liên quan đến nhiều bộ phận chức năng như tài chính, bán hàng và nhân sự Chi phí triển khai hệ thống không phải là yếu tố duy nhất, mà chi phí duy trì sẽ phụ thuộc vào số lượng tài khoản người dùng Mỗi người dùng cần mua bản quyền sử dụng từ hệ thống.
Giao diện SAP Logon 750 thân thiện và dễ sử dụng, hoàn toàn bằng tiếng Anh Mỗi nhân viên cần đăng ký, thanh toán và hoàn tất thủ tục để có tài khoản cá nhân, giúp truy cập nguồn dữ liệu tập trung từ hệ thống SAP Logon 750.
Khi truy cập vào hệ thống, người dùng sẽ được nhận một danh sách các Servers và mỗi người dùng sẽ đăng nhập vào một Server
Hình 2.1 Giao diện màn hình đăng nhập vào phần mềm SAP Logon 750
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Màn hình chủ của SAP Logon 750 rất thân thiện và dễ sử dụng Sau khi đăng nhập, nhân viên chỉ cần nhập lệnh để truy cập vào dữ liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Hình 2.2 Giao diện màn hình nhập lệnh của phần mềm SAP Logon 750
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.1.2 Cấu trúc hệ thống ERP tại Atotech Việt Nam
Sơ đồ 2.1 Các phân hệ tương ứng với từng bộ phận chức năng trong hệ thống ERP tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
Atotech Việt Nam đã tận dụng lợi thế từ hệ thống công nghệ thông tin của tập đoàn mẹ, giúp việc triển khai hệ thống ERP chỉ mất khoảng một năm để điều chỉnh phù hợp với đặc điểm kinh tế và quy định pháp luật tại Việt Nam Là một doanh nghiệp thương mại chuyên mua bán, hệ thống ERP của công ty được xây dựng dựa trên các phân hệ phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình.
Quản lý bán hàng và phân phối trong hệ thống PP – Production Planning bắt đầu bằng việc thiết lập danh mục sản phẩm và phân loại sản phẩm, cùng với việc xây dựng đội ngũ kinh doanh và quản lý danh sách khách hàng Hệ thống cung cấp cơ sở dữ liệu chung giúp nhà quản trị theo dõi thông tin chi tiết của từng khách hàng về đơn đặt hàng, kế hoạch giao hàng và phương thức thanh toán SAP Logon 750 không chỉ quản lý hợp đồng mà còn theo dõi doanh thu và chi phí, đồng thời kiểm soát chặt chẽ công nợ phải thu, điều này rất quan trọng cho doanh nghiệp thương mại Việc quản lý trả hàng cũng được thực hiện dễ dàng qua đơn đặt hàng, và hàng hóa tại Atotech Việt Nam được quản lý theo lô, cho phép người dùng cập nhật tình hình nhập xuất kho chỉ bằng cách nhập số batch Hệ thống cũng hỗ trợ sắp xếp các cuộc hẹn với khách hàng và ghi nhận lịch sử trao đổi, nâng cao hiệu quả quản lý khách hàng.
Quản lý mua hàng (MM – Material Management) mang lại nhiều lợi ích cho bộ phận Cung ứng bằng cách tự động hóa quy trình mua hàng, đặc biệt trong việc nhập khẩu hóa chất và thiết bị cho ngành xi mạ Thông tin về nhà cung cấp và các công ty Atotech trên toàn cầu sẽ được truy xuất từ cơ sở dữ liệu của tập đoàn Dựa trên dự báo tổng nhu cầu mua hàng từ phân hệ quản lý bán hàng – phân phối, bộ phận sẽ có cơ sở để thực hiện các quyết định mua sắm hiệu quả hơn.
Cung ứng đã triển khai quy trình tự động hóa lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng thông qua phần mềm SAP Logon 750 Hệ thống ERP này không chỉ hỗ trợ quản lý đơn hàng hiệu quả mà còn cho phép theo dõi tiến độ nhập khẩu hàng hóa theo thời gian thực Ngoài ra, quản lý tồn kho cũng là một yếu tố quan trọng trong phân hệ này.
Quản lý tài chính (FICO – Financial Accounting and Controlling) là một trong những chức năng quan trọng của SAP Logon 750, đóng vai trò cốt lõi trong việc hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính Phân hệ FICO giúp doanh nghiệp tự tin trong việc quản lý các hoạt động tài chính và kế toán như kế toán tổng hợp, bút toán và ngân sách, nhờ vào các công cụ tiện ích sẵn có trong phần mềm.
Quản lý nhân lực (HRM) là một công cụ quan trọng hỗ trợ bộ phận Hành chính - Nhân sự trong việc tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên Tất cả thông tin về lương, thuế thu nhập và thay đổi cá nhân được tích hợp vào cơ sở dữ liệu theo quy định pháp luật Việt Nam Phân hệ HRM còn cung cấp các công cụ quản lý ngày nghỉ, chấm công, theo dõi chi phí nhân viên và hỗ trợ lập kế hoạch cho các chương trình thường niên như hoạt động ngoài trời, đào tạo kỹ năng và du lịch.
SAP Logon 750 không chỉ hỗ trợ quản lý mà còn cung cấp công cụ cho doanh nghiệp truy xuất báo cáo về tất cả các hoạt động chức năng như mua hàng, bán hàng, tài chính, kho và nhân sự.
2.1.3 Một số phần mềm và nền tảng bổ trợ
IBM Notes là phần mềm giao tiếp nội bộ tại Atotech Việt Nam và toàn cầu, cho phép mỗi nhân viên có tài khoản cá nhân để trao đổi thông tin Tùy thuộc vào quyền hạn và trách nhiệm, nhân viên có thể sử dụng các công cụ như sắp xếp lịch, kê khai yêu cầu thanh toán và duyệt yêu cầu thanh toán trên nền tảng này.
Nhân viên quản lý vật tư thuộc bộ phận Cung ứng sử dụng phần mềm IBM notes để soạn thảo các bảng yêu cầu thanh toán (PR - Purchase requisition), chủ yếu liên quan đến thanh toán thuế giá trị gia tăng, thuế nhập khẩu và chi phí dịch vụ thuê forwarder Sau khi tạo, các PR sẽ được gửi đến các nhà quản trị để phê duyệt theo trình tự từ trưởng bộ phận Cung ứng đến Giám đốc công ty Toàn bộ quá trình được cập nhật theo thời gian thực, giúp nhân viên quản lý vật tư theo dõi tình trạng chấp thuận của các yêu cầu thanh toán.
Hình 2.3 Giao diện của hệ thống Ishea-Intelliway
Atotech Việt Nam sử dụng nền tảng Ishea-Intelliway để tích hợp thông tin từ các forwarder nước xuất khẩu, giúp so sánh giá cước vận chuyển và phí dịch vụ Hệ thống này hỗ trợ trưởng bộ phận Cung ứng lựa chọn forwarder phù hợp nhất Trong quá trình vận chuyển, thông tin về chi phí và thời gian khởi hành (ETD) cùng thời gian đến cảng (ETA) được cập nhật đầy đủ Nhân viên quản lý vật tư sẽ dựa vào những thông tin này để theo dõi tiến độ và sắp xếp các công việc cần thiết như xin giấy phép nhập khẩu hóa chất và khai báo Hải quan điện tử, đảm bảo hoàn tất trước khi tàu cập cảng ít nhất một ngày.
Tổng quan hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.2.1 Thị trường hóa chất xử lý bề mặt kim loại tại Việt Nam
Lĩnh vực xử lý bề mặt kim loại đã phát triển hàng trăm năm, đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ kim loại khỏi sự ăn mòn trong môi trường xâm thực và khí quyển Ngoài việc bảo vệ, xử lý bề mặt còn được ứng dụng trong sản xuất trang sức, giúp tăng cường vẻ thẩm mỹ Mục đích chính của quá trình này là chống ăn mòn, phục hồi kích thước, tăng độ cứng, cải thiện khả năng phản quang và dẫn điện của kim loại.
Ngành xử lý bề mặt tại Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ để hỗ trợ các ngành công nghiệp sản xuất, đặc biệt là trong lĩnh vực phụ tùng xe hơi, xe máy, chi tiết cơ khí, vật trang trí và bo mạch điện tử Các doanh nghiệp thường sử dụng hóa chất xi mạ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Theo số liệu từ Công ty TNHH Atotech Việt Nam, nhu cầu về hóa chất xử lý bề mặt kim loại tại Việt Nam trong giai đoạn 2014 – 2018 đã được thể hiện rõ qua bảng thống kê.
Bảng 2.1 Nhu cầu sử dụng hóa chất xử lý bề mặt kim loại tại Việt Nam trong giai đoạn năm 2014-2018
Năm Nhu cầu (Tấn) Tăng, giảm (%)
Nguồn: Bộ phận kinh doanh- Công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.2.2 Thực trạng nhập khẩu hóa chất xử lý bề mặt kim loại của Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Kể từ khi thành lập tại Việt Nam, Atotech Việt Nam luôn tuân thủ chiến lược phát triển của tập đoàn Tất cả hóa chất mà Atotech Việt Nam cung cấp cho khách hàng đều được nhập khẩu từ các công ty con trong mạng lưới toàn cầu của Atotech Trong số các công ty con trên thế giới, Atotech Việt Nam và Atotech Thái Lan là hai đơn vị chuyên kinh doanh hóa chất xi mạ, trong khi các công ty còn lại chủ yếu tập trung vào sản xuất.
Atotech Việt Nam, mặc dù là một phần của tập đoàn Atotech lớn, lại có sự khác biệt khi chỉ tập trung vào kinh doanh sản phẩm thay vì trực tiếp sản xuất Tất cả hóa chất được bán ra bởi Atotech Việt Nam đều được nhập khẩu từ các công ty con của Atotech trên toàn cầu.
Việc mua hàng nội bộ tại Atotech Việt Nam có những khác biệt so với các doanh nghiệp thương mại quốc tế khác, đặc biệt là về giá hóa chất Giá hóa chất được cố định khi nhập khẩu từ các công ty Atotech toàn cầu, do đó việc thương lượng giá với nhà cung cấp là không cần thiết, vì quy trình này được tự động hóa bởi hệ thống SAP Logon 750 Hợp đồng thương mại cũng được quản lý qua hệ thống này, đảm bảo rằng tất cả các công ty con của Atotech sử dụng cùng một cơ sở dữ liệu Nhờ đó, thông tin về đơn đặt hàng và lô hàng sẽ được cập nhật tự động Điều quan trọng mà nhân viên cần chú ý trong quá trình mua hàng là số lượng hàng và thời gian di chuyển của lô hàng từ nhà cung cấp Atotech.
Trong quy trình mua hàng hóa chất, cần lưu ý đến các thủ tục đặc biệt liên quan đến giấy chứng nhận, khác với hàng hóa thương mại thông thường Trước khi hàng hóa về đến Việt Nam và thực hiện thủ tục Hải quan, việc khai báo hóa chất, tiền chất (nếu có) và giấy phép phân tích kim loại là bắt buộc theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP Ngoài ra, phương tiện vận chuyển hóa chất cũng phải tuân thủ các quy định đặc biệt theo Nghị định 104/2009/NĐ-CP, quy định về danh mục hàng nguy hiểm và vận chuyển hàng nguy hiểm bằng phương tiện giao thông cơ giới đường bộ.
Atotech Việt Nam chuyên nhập khẩu các loại hóa chất phục vụ ngành xi mạ và xử lý bề mặt kim loại, bao gồm các sản phẩm như CUPRACID ULTRA A, CUPRACID ULTRA B, CUPRACID 210 B, PRINTOGANTH P BASIC, PRINTOGANTH P COPPER và PRINTOGANTH P STABILIZER PLUS.
Bảng 2.2 Một số loại hóa chất được nhập khẩu trong quý 3 năm 2019 tại Atotech Việt Nam
Tên hóa chất Số lượng nhập (kg) Nước xuất khẩu
Nguồn: Bộ phận cung ứng - Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Công ty TNHH Atotech Việt Nam chuyên nhập khẩu hóa chất từ nhiều quốc gia như Hàn Quốc, Đức, Thái Lan, Đài Loan, Singapore và Slovenia, trong đó Trung Quốc là nguồn cung chính với lượng nhập khẩu lớn nhất Theo thống kê từ Bộ phận Cung ứng, Atotech Việt Nam hàng năm nhập khẩu một khối lượng đáng kể hóa chất từ Trung Quốc, tiếp theo là Đức, Malaysia, Slovenia, Nhật Bản và Hàn Quốc.
Mô hình quy trình mua hàng tại công ty TNHH Atotech Việt Nam
2.3.1 Sơ đồ quy trình mua hàng theo theo từng bộ phận chức năng và theo từng bước
2.3.1.1 Sơ đồ quy trình mua hàng theo từng bộ phận chức năng trong công ty
Sơ đồ 2.2 Quy trình mua hàng theo từng bộ phận chức năng tại Atotech Việt Nam
Nguồn: Bộ phận cung ứng – Công ty TNHH Atotech Việt Nam
Atotech Việt Nam cung cấp các sản phẩm hóa chất độc quyền và thiết bị cho ngành công nghiệp hóa chất xi mạ Hóa chất là sản phẩm kinh doanh đặc biệt, được quản lý chặt chẽ theo quy định công ty và luật pháp địa phương Quy trình mua hàng của tổng công ty áp dụng cho tất cả các công ty con trên toàn cầu, với mỗi bước và bộ phận đều có chứng từ đi kèm và trách nhiệm rõ ràng Nhân viên tham gia quy trình mua hàng phải có kiến thức sâu rộng về sản phẩm và các vấn đề liên quan.
Quy trình đặt mua hàng sản phẩm trực tiếp chủ yếu do bộ phận Cung ứng đảm nhận, từ việc tạo đơn hàng cho đến theo dõi và hoàn tất đơn hàng Bộ phận này bao gồm Trưởng bộ phận cung ứng và nhân viên quản lý vật tư, đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình.
2.3.1.2 Sơ đồ quy trình mua hàng theo từng bước gắn liền với các bên liên quan
Sơ đồ 2.3 Quy trình mua hàng từng bước gắn liền với các bên liên quan
Nguồn: Tác giả tổng hợp
Do số lượng nhân sự hạn chế trong bộ phận Cung ứng, Atotech Việt Nam phải phụ thuộc vào các forwarder cho hoạt động nhập khẩu hóa chất Mỗi lô hàng nhập khẩu yêu cầu ít nhất 4 forwarder để thực hiện các công việc như đóng gói, vận chuyển và làm thủ tục Hải quan tại nước xuất khẩu Khi hàng đến cảng Việt Nam, các forwarder khác sẽ khai báo hóa chất, xin cấp phép và làm thủ tục Hải quan để vận chuyển hàng về kho của Atotech Tất cả các hoạt động của forwarder đều được điều phối và giám sát bởi nhân viên Atotech Hệ thống ERP tại Atotech chỉ quản lý một số bước nhất định trong quy trình, trong khi các bước giữa không được quản lý, buộc nhân viên phải tự cập nhật thông tin về lô hàng qua liên lạc với forwarder.
Mối liên hệ giữa các bên liên quan với công ty trong quy trình mua hàng
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – công ty TNHH Atotech Việt Nam
(1): Atotech Việt Nam ký kết hợp đồng mua bán với Atotech China Chemical Co., LTD
Atotech Việt Nam đã ủy quyền cho VICA thực hiện việc gửi hàng và tiến hành các thủ tục hải quan xuất khẩu, đồng thời làm việc với Atotech China thông qua công ty forwarder PCL tại nước xuất khẩu.
(3) Atotech Việt Nam ủy quyền cho Danko thực hiện các thủ tục xin cấp giấy phép nhập khẩu hóa chất tại Việt Nam.
Phân tích vai trò của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam
(5) Atotech Việt Nam ủy quyền cho ĐBX là người nhận hàng và thực hiện các thủ tục hải quan nhập khẩu
2.5 Phân tích vai trò của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại công ty TNHH Việt Nam
2.5.1 Dự báo nhu cầu Đây là bước đầu tiên trong quy trình mua hàng Dựa trên những dữ liệu bán hàng được ghi nhận và thống kê trên hệ thống SAP Logon 750 và yêu cầu đặt hàng từ khách hàng, bộ phận Kinh doanh sẽ dự đoán số lượng sản phẩm cần mua trong tương tai
SAP Logon 750 sẽ tham gia vào quá trình so sánh số liệu dự đoán do bộ phận Kinh doanh
Sơ đồ 2.4 Mối liên hệ giữa các bên liên quan với công ty TNHH Atotech Việt Nam trong quy trình mua hàng
Bộ phận Cung ứng sẽ cung cấp thông tin về số lượng hóa chất còn tồn trong kho cùng với các đơn đặt hàng hiện tại, từ đó đưa ra các con số đề xuất mua hàng cho nhân viên.
Tại Atotech Việt Nam, kế hoạch nhập hàng được thực hiện trước từ hai đến ba tháng nhằm giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa Thêm vào đó, diện tích kho thuê ngoài hạn chế cũng tạo ra thách thức trong việc quản lý tồn kho hiệu quả.
Theo báo cáo từ năm 2013 đến 2018, xác suất chính xác của các đề xuất đặt hàng từ phần mềm SAP Logon 750 so với nhu cầu thực tế được thể hiện trong bảng dưới đây.
Bảng 2.3 Độ chính xác của dự báo nhu cầu tại Atotech Việt Nam trong giai đoạn 2014-2018
(ĐVT: %) Năm Độ chính xác của dự báo Độ chính xác của dự báo mục tiêu
Nguồn: Bộ phận Cung ứng – công ty TNHH Atotech Việt Nam
So với chỉ số dự đoán yêu cầu mục tiêu của Atotech Việt Nam, SAP Logon 750 đã đạt hiệu suất 97%, thể hiện sự tin tưởng của doanh nghiệp vào hệ thống này Tại Atotech Việt Nam, việc đặt hàng chủ yếu dựa vào đề xuất của SAP Logon 750, ngoại trừ một số vấn đề phát sinh trong quá trình bán hàng như thay đổi số lượng do khách hàng hủy hợp đồng hoặc nhu cầu từ phòng Kinh doanh.
2.5.2.1 Lựa chọn nhà cung cấp
Quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp chủ yếu dựa vào hệ thống SAP Logon 750, giúp tự động xác định nguồn hàng từ các công ty Atotech toàn cầu Hệ thống sẽ đề xuất các lựa chọn cho nhân viên, người sẽ liên hệ với công ty sở hữu nguồn hàng để tiến hành đặt hàng.
Quy trình mua hàng nội bộ tại Tập đoàn Atotech đặc biệt không dựa vào giá cả, vì giá đã được cố định, mà tập trung vào tính sẵn có của hàng hóa, thời gian và chi phí vận chuyển Điều này giúp đảm bảo rằng các sản phẩm hóa chất đều đạt chất lượng đồng nhất, bất kể nguồn gốc sản xuất.
23 xuất tại các công ty Atotech ở các nước khác nhau
Hệ thống SAP Logon 750 của tập đoàn Atotech cho phép liên kết dữ liệu giữa các công ty con, giúp việc truy xuất thông tin về hàng hóa sẵn có hoặc đang sản xuất trở nên dễ dàng Nhân viên chỉ cần tham khảo số liệu từ hệ thống để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp về địa điểm và thời gian, đảm bảo hàng hóa được nhập về kho đúng thời hạn dự kiến.
2.5.2.2 Tạo và duyệt đơn đặt hàng
Mỗi tháng, nhân viên quản lý vật tư sẽ đặt hàng theo dự báo có sẵn thông qua hệ thống SAP Logon 750, sử dụng các mã code như mã nhà cung cấp, mã đơn đặt hàng, số lượng, tên sản phẩm, đơn giá và tổng giá Mỗi đơn đặt hàng sẽ được cấp một mã số riêng để theo dõi, và không được in ra cho đến khi được Giám đốc và Trưởng bộ phận Tài chính phê duyệt trên hệ thống Nếu cần in lại đơn đặt hàng do mất hoặc thay đổi giá, phải có sự phê duyệt lại cùng chữ ký của Trưởng phòng Tài chính và dấu mộc của công ty.
Tỷ lệ tạo đơn đặt hàng thành công đạt 100%, không có sự cố nào xảy ra Tuy nhiên, việc duyệt đơn hàng đôi khi bị chậm trễ do Giám đốc đi công tác, dẫn đến khó khăn trong việc nhận và phản hồi email thông báo Nhân viên quản lý vật tư phải liên tục gửi email thông báo duyệt đơn hàng, gây ra vấn đề cho nhiều đơn hàng gấp.
Nhân viên quản lý vật liệu gửi đơn đặt hàng qua email cho nhân viên chuyên trách của nhà cung cấp, đồng thời thông báo nếu đơn hàng cần gấp để ưu tiên sắp xếp hàng hóa Các công ty Atotech quốc tế là nhà cung cấp trực tiếp, cho phép họ theo dõi đơn hàng của Atotech Việt Nam Sau khi xác định thời gian chuẩn bị hàng hóa, thông tin sẽ được cập nhật trên hệ thống SAP Logon 750 để hai bên theo dõi Mặc dù quy trình này tốn thời gian, nhưng đảm bảo độ chính xác và giảm thiểu rủi ro, đồng thời tạo điều kiện cho việc thông báo kịp thời nếu có vấn đề xảy ra Khi đơn hàng được đặt thành công, hệ thống sẽ tự động tính toán ngày đặt hàng và ngày giao hàng Nếu có bất kỳ vấn đề nào với nhân viên giao nhận dẫn đến trì hoãn, hai bên sẽ liên hệ để thương lượng.
2.5.3 Tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương
2.5.3.1 Ký hợp đồng ngoại thương
Hiện tại, Atotech Việt Nam thực hiện nhập khẩu trực tiếp từ các công ty trong cùng tập đoàn Atotech Công ty TNHH Atotech Việt Nam ký hợp đồng trực tiếp với Công ty Atotech China Chemicals Ltd.
Công ty nhập khẩu: ATOTECH VIETNAM CO., LTD
Address: 5F, Hai Au Buildung, 39B Truong Son Street, Ward 4, Tan Binh District, Ho Chi Minh City, Viet Nam
Công ty xuất khẩu: ATOTECH (CHINA) CHEMICALS LTD,
Address: 73 Xinzhuang Rd 2-Lu, Yonghe District, Gettd, Guangzhou 511356, China
Hợp đồng giữa hai bên được ký vào ngày 05/04/2019
Số hợp đồng: 5013/ATOTECH VN-CHINA
Hai bên thống nhất các điều khoản liên quan đến giao nhận, thanh toán, và mô tả hàng hóa, bao gồm tên hàng, số lượng, và đơn giá, theo các chứng từ trong danh sách đính kèm theo thỏa thuận của hợp đồng.
2.5.3.2 Xin giấy phép nhập khẩu
Công ty TNHH ATOTECH VIỆT NAM đã gửi công văn số CT070062632019 vào ngày 20 tháng 08 năm 2019, đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu hóa chất công nghiệp.
Theo Nghị định 113/2017/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/11/2017, doanh nghiệp cần có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh hóa chất có điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu các loại hóa chất này Giấy chứng nhận này phải được cấp bởi Sở Công Thương tại địa phương nơi doanh nghiệp đặt cơ sở.
Đánh giá hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại công ty TNHH Atotech Việt
2.6.1 Ưu điểm của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng của Công ty TNHH Atotech Việt Nam:
Hệ thống ERP, đặc biệt là phần mềm SAP Logon 750, đã đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam SAP Logon 750 tham gia vào hầu hết các giai đoạn của quy trình mua hàng tại bộ phận Cung ứng, tự động hóa tối đa các hoạt động lặp đi lặp lại cũng như các hoạt động chiến lược trong thu mua Ngoài ra, các nền tảng bổ trợ như IBM Notes và Ishea-Intelliway cũng góp phần không nhỏ vào hiệu quả của hệ thống này.
SAP Logon 750 tối ưu hóa quy trình tự động hóa trong quản lý mua hàng, giúp tăng tốc độ xử lý công việc Nó hỗ trợ trong việc xử lý đơn hàng, yêu cầu báo giá và xác định số lượng hàng hóa cần đặt Việc tự động hóa này không chỉ giảm khối lượng công việc cho nhân viên mua hàng mà còn rút ngắn thời gian lập kế hoạch đặt hàng Hệ thống tự động phối hợp với dự đoán nhu cầu hàng hóa từ bộ phận Kinh doanh và dữ liệu tồn kho, mang lại hiệu quả cao trong quản lý.
Thuật toán của 34 kho được lập trình sẵn nhằm cung cấp các đề xuất giá trị và chất lượng cao Năng suất của các đề xuất này đạt khoảng 97% so với lượng hàng thực tế đặt, cho thấy sự hiệu quả rõ rệt trong việc tập trung dữ liệu của SAP Logon 750 Kết quả này chứng tỏ tính khả thi và hiệu quả của hệ thống.
Hệ thống SAP Logon 750 tự động cập nhật ngày đến và ngày đi của lô hàng ngay khi hợp đồng được ký kết, giúp tối giản quy trình mua hàng và giảm thiểu công việc cho nhân viên quản lý vật tư Tại Atotech Việt Nam, có hai phương thức nhập khẩu hàng hóa chính là đường biển và đường hàng không, mỗi phương thức có cách quản lý đơn hàng khác nhau Hàng biển di chuyển chậm hơn nhưng có thủ tục nhận hàng đơn giản hơn, trong khi hàng không yêu cầu thời gian gấp rút, chi phí cao và nhiều chứng từ hơn cho thủ tục hải quan SAP Logon giúp quản lý hiệu quả thời gian đặt và giao hàng.
Sử dụng hệ thống 750 giúp rút ngắn thời gian quy trình mua hàng, từ đó tối ưu hóa chuỗi cung ứng của công ty Thời gian chờ giảm dẫn đến tốc độ cung ứng tăng, cải thiện hiệu quả hoạt động Việc tự động hóa quản lý mua hàng cho phép cập nhật nhanh chóng và chính xác thông tin như số lượng hàng, thời gian di chuyển, nhà cung cấp, báo giá và phương tiện vận chuyển, đảm bảo thông tin kịp thời cho các bên liên quan.
Quy trình mua hàng tại Atotech Việt Nam hiện nay chủ yếu diễn ra nội bộ, thông qua các công ty con trong tập đoàn Atotech toàn cầu Hệ thống SAP Logon 750 đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn báo giá và chốt giá, giúp tối ưu hóa quy trình này Khi xác định được lượng hàng cần mua, SAP Logon 750 sẽ tự động đề xuất các quốc gia có sẵn hàng hóa phù hợp và gửi yêu cầu báo giá đến các công ty đó, nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên.
750 Quy trình này trở nên nhanh chóng, nên nhân viên tránh được sự tính toán mang tính máy móc
SAP Logon 750 đã cung cấp một giải pháp quản lý dữ liệu tập trung hiệu quả cho công ty, đóng vai trò là trụ cột chính trong việc kết nối và đồng bộ hóa dữ liệu từ các bộ phận khác nhau Dữ liệu từ nhiều nguồn được lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu duy nhất và chia sẻ thông qua phân quyền, đảm bảo tính nhất quán về thông tin hàng hóa, nhà cung cấp và công nợ khách hàng Nhân viên bộ phận Cung ứng dễ dàng truy cập thông tin quan trọng như đơn đặt hàng, phiếu chỉ dẫn an toàn hóa chất, báo cáo tồn kho và nhãn phụ hàng hóa Đặc biệt, với mô hình kinh doanh của tập đoàn Atotech, hệ thống ERP như SAP Logon 750 hỗ trợ kết nối dữ liệu giữa các công ty con, nâng cao hiệu quả quản lý mua hàng theo hình thức B2B.
SAP Logon 750 đóng vai trò như một trợ lý hiệu quả cho nhân viên trong việc quản lý quy trình mua hàng, giúp lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với loại hàng, số lượng và thời gian giao hàng Hệ thống này cũng cung cấp phân hệ quản lý kho, cho phép nhân viên cập nhật thông tin hàng hóa thường xuyên, từ đó nắm bắt được tình trạng kho và khả năng cung cấp của công ty Theo báo cáo, thời gian lưu kho của hàng hóa từ 2014 đến 2018 đã giảm trung bình 2% mỗi năm, với mục tiêu giảm xuống dưới 80 ngày vào năm 2019, góp phần giảm chi phí chung của chuỗi cung ứng và tăng lợi nhuận Đặc biệt, trong ngành kinh doanh hóa chất, việc quản lý thời gian tới hạn của hàng hóa rất quan trọng, vì hàng hóa quá hạn phải tiêu hủy với chi phí cao Với SAP Logon 750, giá trị hàng hóa tới hạn từ 2014 đến 2018 đã giảm trung bình 5% mỗi năm, với mục tiêu đạt 6000 USD vào năm 2019.
Tập đoàn Atotech cam kết phát triển bền vững và cung cấp sản phẩm dịch vụ phù hợp với yêu cầu địa phương, đồng thời tập trung vào việc tối thiểu hóa chi phí không cần thiết Kế hoạch cắt giảm chi phí nhằm tăng lợi nhuận bao gồm cả bộ phận mua hàng, đòi hỏi sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong công ty Việc tối ưu hóa quy trình mua hàng sẽ nâng cao hiệu quả thời gian và giảm chi phí Tốc độ xử lý từ xác định nhu cầu đến tìm nhà cung ứng, đặt hàng, thuê forwarder, kiểm tra và theo dõi hàng cần được đẩy nhanh để giảm thiểu thời gian và chi phí SAP Logon 750 hỗ trợ Atotech trong việc tự động hóa các hoạt động quản lý quy trình mua hàng, nâng cao hiệu quả quản lý và tiến gần hơn đến chiến lược phát triển của tập đoàn.
Theo khảo sát ý kiến của nhân viên bộ phận Cung ứng, SAP Logon 750 được đánh giá hiệu quả dựa trên mô hình chất lượng, với các tiêu chí liên quan đến cảm nhận của người dùng về phần mềm.
Phần mềm SAP Logon 750 đã chứng minh hiệu quả rõ rệt trong việc hỗ trợ quản lý tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam sau hơn 10 năm ứng dụng Nhờ vào SAP Logon 750, số lượng nhân viên cần thiết cho mỗi vị trí đã được giảm xuống chỉ còn một đến hai người, dẫn đến việc cắt giảm chi phí đáng kể cho công ty.
Tại Atotech Việt Nam, bộ phận Cung ứng đảm nhận việc thu mua do hai nhân viên quản lý vật tư thực hiện Những nhân viên này không chỉ mua hàng từ nước ngoài mà còn quản lý các vấn đề liên quan đến mua sắm Hệ thống SAP Logon 750 sẽ tự động hóa quản lý các công việc mua hàng, giúp giảm chi phí cho bộ phận và góp phần vào mục tiêu tăng lợi nhuận của tập đoàn.
Năng suất là một trong những lợi thế nổi bật của phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), nhờ vào khả năng xử lý nhanh chóng lượng dữ liệu lớn chỉ với những câu lệnh ngắn gọn Dữ liệu luôn sẵn có để truy xuất 24/7, không bị ảnh hưởng bởi giờ làm việc của các quốc gia, nhờ vào hệ thống lưu trữ dữ liệu trên SAP Logon 750 Điều này giúp nhân viên dễ dàng kiểm soát quá trình yêu cầu dữ liệu, từ đó phục vụ hiệu quả cho công tác lập báo cáo.
Tính an toàn của dữ liệu là yếu tố quan trọng trong việc sử dụng nguồn dữ liệu, chỉ dành cho nhân viên có tài khoản do công ty quản lý Các tài khoản này được giám sát bởi nhân viên công ty và yêu cầu thẻ thông minh (smart card) để đăng nhập Hệ thống SAP Logon 750 đảm bảo kiểm soát lịch sử người dùng, mang lại sự an tâm cho nhân viên về tính an toàn của dữ liệu trên nền tảng này.
Giao diện của SAP Logon 705 đơn giản và dễ nhận diện, giúp nhân viên dễ dàng làm quen với các thanh công cụ và tiêu đề Nhân viên có thể quay lại bước trước khi nhập sai lệnh mà không cần phải trở về trang chủ, điều này tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc Đặc biệt, SAP Logon 750 cung cấp tính năng ghi nhớ tiện lợi, cảnh báo và gợi ý khi có dữ liệu trùng lắp, mang lại sự hài lòng cho nhân viên khi thao tác trên hệ thống.
2.6.2 Nhược điểm của hệ thống ERP trong quản lý mua hàng tại Công ty TNHH Atotech Việt Nam:
