Giới thiệu Công ty CP Nhựa Bình Minh
Thông tin khái quát
Tên Công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH
Tên viết tắt : BM PLASCO Địa chỉ trụ sở : 240 Hậu Giang, Phường 9, Quận 6, TP.HCM
Chi nhánh Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh: Số 7, Đường số 2, Khu công nghiệp Sóng Thần 1, Thị xã Dĩ An, Bình Dương
Chi nhánh Vĩnh Lộc Bến Lức: Lô C16 đến C130, K CN Vĩnh Lộc 2, Ấp Voi Lá, xã Long Hiệp, Huyện Bến Lức, Long An
Lịch sử hình thành và phát triển công ty
Nhựa Bình Minh được thành lập từ sự sáp nhập giữa Công ty Ống nhựa hóa học Việt Nam (Kepivi) và Công ty Nhựa Kiều Tinh, theo quyết định của Ủy ban Nhân dân TP Hồ Chí Minh.
Vào ngày 02/01/2004, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh đã chính thức chuyển đổi thành Công ty cổ phần với tên giao dịch là Binh Minh Plastic Joint Stock Company, viết tắt là BM PLASCO.
Giai đoạn 1977 – 1985: Giai đoạn hình thành;
Giai đoạn 1986 – 1996: Đầu tư khoa học kỹ thuật, định hướng các sản phẩm chính;Giai đoạn 1997 – đến nay: Xây dựng thương hiệu – đổi mới để phát triển;
Tầm nhìn, Sứ mệnh, Giá trị cốt lõi
“Tiếp tục là doanh nghiệp hàng đầu của ngành nhựa vật liệu xây dựng Việt Nam”
Cung cấp sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường, đồng thời đảm bảo sự hài hòa giữa lợi ích của khách hàng, người lao động, cổ đông và cộng đồng xã hội.
“Đồng thuận cao, tông trọng quá khứ, tự tin hướng tới tương lai”
Ngành nghề và địa bàn kinh doanh
Qua 35 năm hình thành và phát triển, đến nay Nhựa Bình Minh vẫn là doanh nghiệp nhựa hàng đầu và có uy tín cao trong ngành nhựa Việt Nam nói chung, ngành nhựa công nghiệp nói riêng, chuyên cung cấp các loại ống, phụ tùng ống nhựa, các sản phẩm nhựa kỹ thuật cao cho các ngành cấp thoát nước, bưu chính viễn thông, điện lực, xây dựng và dân dụng, cụ thể: Ống và phụ tùng uPVC đườngk ính từ 21mm đến 630mm, dùng trong các ngành cấp thoát nước, điện lực, bưu chính viễn thông, xây dựng và dân dụng. Ống và phụ tùng HDPE đường kính từ 16mm đến 1200mm, dùng trong các ngành cấp thoát nước, điện lực, xây dựng và dân dụng, đặc biệt cho các vùng nước phèn và nước mặn. Ống gân HDPE thành đôi và phụ tùng đường kính từ 110mm đến 500mm, đặc biệt dùng trong ngành thoát nước hạ tầng, điện lực. Ống và phụ tùng PPR đường kính từ 20mm đến 160mm, dùng cho nước nóng và nước lạnh, chịu áp lực cao.
Bình xịt cung cấp cho ngành nông nghiệp.
Nón bảo hộ lao động cung cấp cho ngành xây dựng và khai thác mỏ.
Mô hình quản trị và cơ cấu quản lý
Kể từ khi cổ phần hóa, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh (BMP) đã áp dụng mô hình quản trị bao gồm Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị, Ban Kiểm soát, Ban Tổng giám đốc và Kế toán trưởng Cơ cấu tổ chức của Công ty được thiết lập dựa trên nguyên tắc quản lý theo các khối chức năng công việc, được quy định trong Sổ tay chất lượng Tổng Giám đốc quản lý và điều hành Công ty thông qua việc phân quyền cho các Phó Tổng Giám đốc, giúp giải quyết và giám sát công việc cụ thể Từ cuối tháng 11/2012, Công ty đã tách biệt rõ ràng vai trò giữa Chủ tịch Hội đồng Quản trị và Tổng giám đốc, cho phép Chủ tịch tập trung vào hoạch định chiến lược, trong khi Ban Tổng giám đốc thực hiện các chiến lược đã được Hội đồng Quản trị đề ra.
Đề cương hướng dẫn áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000 tại Công
Chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố quyết định trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp Trong bối cảnh cạnh tranh thị trường ngày càng gay gắt, thành công của doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng thông qua chất lượng sản phẩm, giá cả hợp lý và dịch vụ tiện lợi Do đó, doanh nghiệp sẽ đạt được lợi thế cạnh tranh khi sản phẩm và dịch vụ của họ thỏa mãn mong đợi của người tiêu dùng.
Chất lượng sản phẩm là yêu cầu thiết yếu từ khách hàng, các tiêu chuẩn sản phẩm, hợp đồng và quy định pháp lý, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) để nâng cao sự tin tưởng của khách hàng Tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc hình thành HTQLCL tại các doanh nghiệp Sau gần 20 năm áp dụng TCVN ISO 9000 tại Việt Nam, hơn 10.000 tổ chức đã được cấp chứng chỉ, với nhiều tổ chức khác đang trong quá trình xây dựng hệ thống này.
Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh, với hơn 600 lao động, là một trong những doanh nghiệp tiên phong áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống này đã nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành, giúp xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận Đồng thời, các hoạt động kiểm soát chất lượng và an toàn trong sản xuất được cải tiến, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng thông qua việc chuẩn hóa quy trình làm việc Ngoài ra, một số hoạt động quản lý đã được tin học hóa nhờ vào việc ứng dụng công nghệ thông tin.
Các bước triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9000
Bước 1: Cam kết của lãnh đạo
Lãnh đạo Công ty Nhựa Bình Minh, bao gồm các giám đốc điều hành cấp cao, đã thể hiện cam kết mạnh mẽ trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 thông qua việc đăng ký chứng nhận Nhiệm vụ của họ trong quá trình này được xác định rõ ràng.
Xác định mục đích, phạm vi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;
Lập Ban chỉ đạo dự án ISO 9000 hoặc phân công nhóm thực hiện dự án, phân công Đại diện lãnh đạo về chất lượng và thư ký thường trực.
Tổ chức đào tạo nhận thức chung về ISO 9000 và phương pháp xây dựng hệ thống văn bản; Đánh giá thực trạng
Lập kế hoạch thực hiện.
Bước 2: Xây dựng nhóm lãnh đạo chương trình chất lượng và nhóm cải tiến chất lượng
Giám đốc điều hành sẽ lãnh đạo các thành viên và quản lý các phòng ban cùng cán bộ chuyên trách về chất lượng Bộ phận này đảm nhận trách nhiệm lập kế hoạch, giám sát thực hiện kế hoạch và phân bổ nguồn lực.
Bước 3: Nhận thức về ISO 9000
Nhận thức về ISO đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai và thực hiện, vì vậy cần truyền đạt đầy đủ thông tin này đến toàn thể nhân viên trong công ty Nội dung truyền đạt phải bao gồm các khía cạnh chính của tiêu chuẩn ISO để đảm bảo mọi người đều hiểu và áp dụng đúng.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 là gì?
Mục đích của việc xậy dựng hệ thống chất lượng ISO 9000
Các tiêu chí của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Lợi ích của việc thực hiện ISO 9000
Cách thức xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9000
Vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của từng bộ phận, từng cá nhân hoặc chuyên gia tư vấn.
Bước 4: Đào tạo là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống ISO và hoạt động của doanh nghiệp Cần thực hiện đào tạo thường xuyên với các chương trình phù hợp cho từng đối tượng để đảm bảo hiệu quả.
Nội dung chương trình đào tạo:
Các khái niệm cơ bản của hệ thống QLCL
Sự ảnh hưởng chung của hệ thống QLCL đến các mục tiêu chiến lược của tổ chức Các quy trình nào cần thay đổi?
Các kỹ thuật tác nghiệp cho hệ thống.
Bước 5: Đánh giá thực trạng công ty
Bước này sẽ đối chiếu thực trạng của công ty với các tiêu chuẩn
Lưu đồ số 1 thể hiện các hoạt động thông tin từ khi khách hàng đặt đơn mua hàng đến khi sản phẩm đến tay họ.
Từ lưu đồ hoạt động, ban xây dựng hệ thống chất lượng sẽ thiết lập lưu đồ cho các phòng ban và phân xưởng, đồng thời xem xét hồ sơ và tài liệu hiện có Qua đó, họ sẽ xác định tài liệu phù hợp để bổ sung vào bộ tiêu chuẩn và loại bỏ các tài liệu không phù hợp Bên cạnh đó, danh sách các tài liệu cần thay đổi hoặc bổ sung theo quy định của bộ tiêu chuẩn cũng sẽ được liệt kê.
Bước 6: Xây dựng kế hoạch thực hiện Đây là bước Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể để hoàn thành công việc theo sơ đồ sau:
Chiến dịch nhận thức ISO9000
Bổ nhiệm đại diện ISO9000
Lập kế hoạch nhân lực Đào tạo thông tin về chất lượng
Các bước thực hiện bao gồm: hướng dẫn công việc, giám sát quá trình thực hiện, và đánh giá sơ bộ lần 1 Đào tạo chất lượng và đánh giá sự phù hợp cũng là những yếu tố quan trọng Ngoài ra, cần chú trọng đến hoạt động phòng ngừa và khắc phục, cùng với việc đăng ký và chứng nhận để đảm bảo quy trình được thực hiện hiệu quả.
Bước 7: Xây dựng hệ thống văn bản chất lượng, tài liệu
Các tài liệu của hệ thống đảm bảo chất lượng được sử dụng trong Công ty gồm:
Chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng.
Các thủ tục văn bản.
Các tài liệu hỗ trợ, bao gồm tài liệu bên ngoài, hướng dẫn công việc, biểu mẫu, quy trình, tiêu chuẩn và kế hoạch kiểm soát quá trình, là yếu tố quan trọng trong hệ thống đảm bảo chất lượng Những hồ sơ này liên quan trực tiếp đến việc duy trì và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong toàn bộ quy trình.
Sổ tay chất lượng của Công ty cung cấp cái nhìn tổng quan về hệ thống đảm bảo chất lượng, bao gồm phạm vi áp dụng và các ngoại lệ theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000.
Các bộ phận, các quá trình chính tham gia trong hệ thống quản lý và mối quan hệ tương tác giữa chúng.
Các tài liệu viện dẫn cho các quá trình liên quan.
Công ty ban hành Thủ tục kiểm soát tài liệu qui định về cách thức kiểm soát tài liệu nhằm đảm bảo:
Tài liệu và biểu mẫu hiện tại đã được xem xét và phê duyệt, có dấu hiệu nhận biết rõ ràng, tình trạng hiệu lực được xác nhận và luôn sẵn sàng tại các địa điểm cần thiết.
Các tài liệu bên ngoài có dấu hiệu nhận biết và được kiểm soát khi phân phối đến các nơi sử dụng.
Trong quá trình soát xét và thay thế, tài liệu hết hiệu lực sẽ được thu hồi hoặc được đánh dấu nhận biết để tránh nhầm lẫn khi sử dụng làm tài liệu tham khảo.
Công ty đã ban hành Thủ tục kiểm soát hồ sơ, quy định rõ ràng về phương pháp kiểm soát hồ sơ, bao gồm cả mục tiêu chất lượng và kế hoạch hành động, nhằm đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong quá trình quản lý hồ sơ.
Tất cả hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng tại Công ty, bao gồm cả hồ sơ từ các nhà cung ứng, đều được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo rằng các hoạt động trong hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy định và đạt hiệu quả cao.
Quản trị sự thay đổi khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9000
Chuẩn đoán thực trạng tại Công ty CP Nhựa Bình Minh khi áp dụng ISO 9000
Công ty Nhựa Bình Minh hiện đang đối mặt với những thách thức trong hiệu quả hoạt động và chất lượng sản phẩm dịch vụ Trước khi triển khai Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000, cần đánh giá thực trạng để nhận diện những điểm còn hạn chế và tìm ra giải pháp cải thiện.
Phân công công việc có sự chồng chéo giữa các phòng ban.
Trong quá trình thực hiện công việc, việc thiếu phân công rõ ràng giữa các phòng ban đã gây ra sự chồng chéo trong nhiệm vụ Điều này dẫn đến tình trạng hai phòng cùng thực hiện một công việc hoặc không ai chịu trách nhiệm, gây ra mâu thuẫn và xung đột không cần thiết Sự thiếu phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban đã làm tắc nghẽn quá trình thực hiện công việc.
Chất lượng sản phẩm dịch vụ chưa làm thõa mãn yêu cầu của khách hàng.
Việc sản xuất và đánh giá sản phẩm hiện nay chưa đạt độ chính xác cao, dẫn đến tình trạng sản phẩm khi đến tay khách hàng thường gặp lỗi và không đảm bảo chất lượng trong quá trình sử dụng.
Khi khách hàng phàn nàn, việc xử lý và bồi thường thiệt hại chậm trễ cùng với thủ tục phức tạp có thể làm giảm lòng tin của họ vào công ty.
Không có đầy đủ các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện công việc nên nhân viên mới gặp nhiều bỡ ngỡ và khó khăn khi bắt đầu.
Ngành sản xuất thường xuyên đối mặt với tình trạng công nhân công nhật nghỉ việc và tuyển dụng mới, dẫn đến thiếu hụt nhân sự Nhân viên mới cần thời gian để học hỏi quy trình làm việc, nhưng công ty chưa có bộ quy trình hướng dẫn đầy đủ, khiến họ gặp khó khăn trong việc tiếp cận công việc và xử lý các nhiệm vụ Các quy định hiện tại thường không rõ ràng và chồng chéo, dẫn đến việc nhân viên mới dễ mắc lỗi và thường phải nhờ cậy vào đồng nghiệp có kinh nghiệm để giải quyết vấn đề Tuy nhiên, không phải lúc nào những người đi trước cũng có thời gian để hỗ trợ tận tình.
Công ty đã phân tích thực trạng và quyết định áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 để đạt được các mục tiêu đề ra.
O Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc;
O Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc;
O Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức;
O Hệ thống văn bản quản lý chất lượng là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm;
O Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm;
O Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả;
O Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp…
Phương pháp đánh giá tình hình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là quá trình xem xét sự tích hợp của hệ thống quản lý chất lượng vào tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chất lượng và đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan Hệ thống quản lý chất lượng không chỉ tập trung vào sự tăng trưởng, nguồn tài chính và lợi nhuận mà còn phải đảm bảo tính nhất quán trong việc áp dụng các yêu cầu Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều phương pháp đánh giá khác nhau, dựa trên các chuẩn mực của hệ thống quản lý chất lượng, phù hợp với mục đích cụ thể của mình.
Mức độ nhuần Mức độ thực hiện Hướng dẫn nhuyễn
Không có cách tiếp cận nào có bằng chứng rõ ràng về hệ thống chính thức, dẫn đến kết quả nghèo nàn hoặc không thể dự đoán được.
Cách tiếp cận hệ thống dựa trên các vấn đề
Hai cách tiếp cận bị động thường gặp là khắc phục các vấn đề mà không có đủ dữ liệu về kết quả cải tiến Để đạt được hiệu quả tốt hơn, cần áp dụng một phương pháp có hệ thống dựa trên quy trình.
Ba cách tiếp cận hệ thống để cải tiến bao gồm việc thiết lập các tiêu chí ổn định để đánh giá dữ liệu, đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu đề ra và theo dõi các xu hướng cải tiến liên tục.
4 Cải tiến liên tục được Quá trình cải tiến được sử dụng, kết quả tốt và nhấn mạnh duy trì được xu hướng cải tiến
5 Hiệu năng hạng tốt Quá trình cải tiến được hợp nhất mạnh mẽ, kết nhất quả so sánh đối chứng là tốt nhất
(Trích bảng A1 phụ lục A TCVN ISO 9004:2000)
O Các câu hỏi xem xét đánh giá:
Lãnh đạo áp dụng phương pháp quản lý quá trình nhằm kiểm soát hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động trong hệ thống, từ đó cải tiến hiệu suất thực hiện Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
Hệ thống tài liệu (4.2) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ vận hành hiệu quả các quá trình của tổ chức Tài liệu hồ sơ được sử dụng để cung cấp thông tin cần thiết, hướng dẫn quy trình và đảm bảo tính nhất quán trong thực hiện nhiệm vụ Việc quản lý và cập nhật tài liệu này sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đáp ứng các yêu cầu của tổ chức một cách hiệu quả.
Lãnh đạo cao nhất cần thể hiện vai trò lãnh đạo của mình thông qua việc cam kết mạnh mẽ và tham gia tích cực vào các hoạt động của tổ chức Điều này bao gồm việc thiết lập tầm nhìn rõ ràng, truyền đạt giá trị cốt lõi và khuyến khích sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong quá trình ra quyết định Bằng cách này, lãnh đạo không chỉ tạo động lực mà còn xây dựng niềm tin và sự gắn kết trong đội ngũ, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Tổ chức thường xuyên xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng thông qua các cuộc khảo sát và phản hồi để cải thiện dịch vụ Để đáp ứng nhu cầu về sự thừa nhận và phát triển cá nhân, tổ chức chú trọng vào việc tạo ra môi trường làm việc tích cực và cơ hội học hỏi cho nhân viên Mối quan hệ với các đối tác được thiết lập dựa trên việc nhận diện các lợi ích tiềm năng, nhằm tăng cường sự hợp tác và phát triển bền vững Tổ chức cũng cần xác định nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm khác để xây dựng các mục tiêu phù hợp và hiệu quả Cuối cùng, việc tuân thủ các yêu cầu pháp luật và quy định là điều kiện tiên quyết để tổ chức đảm bảo hoạt động hợp pháp và phát triển ổn định.
Chính sách chất lượng (5.3) cần phải đảm bảo rằng tổ chức hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng cùng các bên liên quan khác Để đạt được điều này, chính sách chất lượng phải dẫn đến những cải tiến rõ rệt và mong đợi, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng Hơn nữa, chính sách chất lượng cũng phải phản ánh tầm nhìn của tổ chức trong tương lai, giúp định hướng phát triển bền vững và đáp ứng tốt hơn các thách thức trong ngành.
Phân tích kháng cự (phản ứng) của tổ chức khi áp dụng ISO 9000
Sau khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9000, Công ty CP Nhựa Bình Minh đã ghi nhận những phản ứng tích cực từ tổ chức và nhân viên Sự thay đổi này không chỉ cải thiện quy trình làm việc mà còn nâng cao nhận thức về chất lượng trong toàn bộ công ty.
Phản ứng tích cực khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:
Giúp lãnh đạo tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp một cách khoa học và hiệu quả, hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc và các cấp quản lý nắm bắt quy trình hoạt động từ đầu vào đến đầu ra một cách hiệu quả nhất.
O Cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi nhuận nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực, tiết kiệm chi phí.
O Củng cố uy tín của Ban lãnh đạo.
O Tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa Ban lãnh đạo và nhân viên.
Giải quyết mâu thuẫn và bất đồng trong nội bộ là rất quan trọng, giúp hạn chế xung đột thông tin Điều này đạt được thông qua việc quy định và phân công công việc một cách rõ ràng, cùng với việc kiểm soát và đo lường theo những chỉ tiêu cụ thể.
O Thúc đẩy, kích thích quá trình làm việc, nâng cao tinh thần thái độ của nhân viên.
Bên cạnh những phản ứng tích cực, Công ty cũng gặp phải sự kháng cự khi triển khai Hệ thống quản lý mới, xuất phát từ các yếu tố khách quan và chủ quan.
Một số thành viên trong Ban lãnh đạo doanh nghiệp không thực sự quan tâm đến việc áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9000, dẫn đến việc thiếu định hướng chính sách và mục tiêu cụ thể về quản lý chất lượng Họ xem việc triển khai là trách nhiệm của cấp dưới, không tham gia các cuộc họp để đánh giá hiệu quả hệ thống mà công ty xây dựng Hơn nữa, họ không đưa ra các biện pháp hữu hiệu để khắc phục những điểm bất cập trong hệ thống quản lý trong quá trình hoạt động.
Thái độ phản kháng của nhân viên tại Công ty xuất phát từ việc truyền đạt và đào tạo chưa đầy đủ trong giai đoạn đầu áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9000 Nhiều đối tượng vẫn hiểu sai rằng việc này đồng nghĩa với sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức và nhân sự, dẫn đến tâm lý hoang mang và căng thẳng Sự bất an này khiến nhân viên không ủng hộ việc áp dụng hệ thống quản lý mới.
Việc thay đổi thói quen làm việc hàng ngày và quy trình làm việc thông thường là một thách thức lớn trong việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Để thích ứng với các quy định và quy trình mới, cần có thời gian, sự kiên trì của toàn bộ nhân viên và sự kiểm soát hiệu quả từ các cấp quản lý Hơn nữa, việc nhân viên có tư tưởng tích cực về việc áp dụng TCVN ISO cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Việc thực hiện quy trình và tài liệu hướng dẫn của Ban lãnh đạo Công ty là rất quan trọng, nhưng hiện nay có tâm lý ỷ lại và thiếu quan tâm đến việc này Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ hệ thống.
Việc áp dụng một cách máy móc hệ thống quản lý chất lượng có thể dẫn đến tâm lý không hiệu quả do xây dựng văn bản và quy trình quá phức tạp, khiến người thực hiện không hiểu và không tuân thủ được Ngoài ra, việc loại bỏ các quy định quản lý cũ nhưng hiệu quả tại công ty cũng là một vấn đề Nhiều người cho rằng hệ thống quản lý đã thành công chỉ khi hoàn thành việc xây dựng và ban hành, mà không chú trọng đến việc đo lường và kiểm soát liên tục.
Giải pháp nâng cao hiệu quả sự quản trị sự thay đổi tại Công ty CP Nhựa Bình Minh
Định hướng phát triển Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
Để hỗ trợ thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ chung của Công ty cùng với các cam kết đối với tổ chức và khách hàng, Ban Lãnh đạo đã quyết định phát triển và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống này sẽ được tin học hóa, với việc ứng dụng rộng rãi công nghệ thông tin và sớm đưa vào vận hành hệ thống ERP.
Để duy trì và nâng cao chất lượng Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, cần triển khai áp dụng quản lý mục tiêu cho từng bộ phận, phòng ban và chi nhánh Đồng thời, hoàn thiện quy chế tài chính và định mức chi phí cho từng hoạt động nhằm tối ưu hóa chi phí chất lượng.
Duy trì các chương trình 5S, Kaizen từ văn phòng chính đến các chi nhánh và nhà máy.
Tiếp tục triển khai xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO9001:2008 cho các Công ty con.
Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị sự thay đổi và hoàn thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9000
4.2.1 Can thiệp OD nâng cao hiệu quả khi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000
Công ty CP Nhựa Bình Minh đã thực hiện các can thiệp OC nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000, dựa trên những phân tích về kháng cự tích cực và tiêu cực.
Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, công việc thường được thực hiện dựa trên thói quen và kinh nghiệm cá nhân Việc chuẩn hóa quy trình và quy định chi tiết các thao tác có thể khiến những người thực hiện công việc cảm thấy không thoải mái và khó chịu với những thay đổi này.
Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, lãnh đạo công ty cần đánh giá năng lực nhân sự cho từng vị trí, từ đó xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp với quy trình mới Tuy nhiên, điều này có thể gây tâm lý chán nản, đặc biệt ở bộ phận sản xuất, do nhân viên không hiểu rõ mục đích của việc đào tạo và cảm thấy bị ép buộc tham gia Hơn nữa, việc sắp xếp lại quy trình làm việc một cách khoa học nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực có thể khiến nhân viên lo lắng về khả năng mất việc hoặc thay đổi công việc.
Nhiều nhân viên chưa nhận thức đúng về vai trò và lợi ích của việc áp dụng ISO, cho rằng đây chỉ là trách nhiệm của ban lãnh đạo Họ thường thực hiện quy trình một cách hình thức, với tâm lý bị ép buộc và không thoải mái Điều này khiến lãnh đạo gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả đào tạo cũng như nhận biết lợi ích mà quy trình mới mang lại khi áp dụng tiêu chuẩn ISO.
Mở lớp đào tạo nhận thức về hệ thống ISO cho người lao động giúp họ hiểu rõ hơn về ISO 9000 Chuẩn bị câu hỏi thường gặp và lo lắng của nhân viên khi áp dụng ISO 9000, kèm theo câu trả lời tương ứng Dán những thông tin này tại các khu vực như bản thông tin nhân viên, căn tin và nơi nghỉ ngơi để nhân viên dễ dàng tiếp cận.
O Tại sao công ty phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000? Mọi người được lợi gì khi áp dụng ISO 9000?
O Việc áp dụng ISO 9000 có thay đổi cơ cấu nhân sự không?
Việc áp dụng ISO 9000 thường gây ra nhiều câu hỏi từ nhân viên, đặc biệt là về việc liệu nó có tạo thêm công việc hay không Để giải đáp những thắc mắc này, công ty đã nghiên cứu và cung cấp các câu trả lời phù hợp, nhằm nâng cao nhận thức của nhân viên về việc áp dụng ISO và những lợi ích mà nó mang lại cho cả họ và công ty Giải pháp này đã giúp ổn định tâm lý nhân viên khi triển khai hệ thống đảm bảo chất lượng mới, đồng thời cải thiện sự hiểu biết của họ về ISO 9000 Sự tham gia chủ động của nhân viên được coi là điều kiện quan trọng để hệ thống ISO hoạt động thành công.
Trong giai đoạn đầu áp dụng tiêu chuẩn ISO, nhân viên thường gặp khó khăn trong việc tiếp thu quy trình mới, dẫn đến việc thực hiện không đúng các tiêu chuẩn đã đề ra Mục tiêu của việc áp dụng quy trình ISO là chuẩn hóa hoạt động, giảm thiểu sai sót và nâng cao an toàn cho công ty Tuy nhiên, việc thực hiện quy trình một cách chuyên nghiệp là thách thức lớn, đặc biệt đối với bộ phận sản xuất, nơi mà mọi hoạt động đều được quy trình hóa Nhân viên mới hoặc nhân viên thời vụ thường thiếu kiến thức và nhận thức về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình, dẫn đến sai sót và sự cố có thể gây thiệt hại cho công ty.
Việc chuẩn bị khuôn để chạy máy là rất quan trọng; chỉ cần công nhân bỏ qua một bước nhỏ như không vệ sinh khuôn hoặc lắp thiếu bulong có thể gây thiệt hại lớn cho công ty Hậu quả là phải dừng máy và thực hiện lại từ đầu khi phát hiện sản phẩm không đạt yêu cầu, dẫn đến thời gian thực hiện kéo dài lên tới 3 giờ và chi phí phát sinh không hề nhỏ.
Khi có sự thay đổi nhân sự, việc đào tạo nhân viên mới trở thành thách thức đối với cán bộ quản lý, đặc biệt trong việc giúp họ nhận thức và tuân thủ các quy định của công ty liên quan đến hệ thống ISO Nhân viên mới thường thiếu hiểu biết về tầm quan trọng và trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện, dẫn đến việc họ chưa nắm rõ quy trình một cách chính xác.
Cuối mỗi ngày, công nhân cần thống kê số mét thành phẩm và phế phẩm của từng máy sản xuất, đồng thời ghi rõ giờ bắt đầu và kết thúc sản xuất Tuy nhiên, nhân viên mới thường thực hiện thống kê một cách qua loa, gây ra sai sót trong quá trình này.
Trong giai đoạn đầu triển khai, mặc dù quy trình cho từng hoạt động đã được xác định rõ ràng và nhân viên được hướng dẫn bởi các nhà quản lý, nhưng do thiếu nhận thức về tầm quan trọng của việc tuân thủ quy trình, hoạt động của nhân viên thường diễn ra theo thói quen và tùy hứng Do đó, phòng đảm bảo chất lượng đã đưa ra các giải pháp để cải thiện tình hình này.
Nhân viên giỏi và những người tham gia viết quy trình sẽ hỗ trợ quản lý trực tiếp đào tạo nhân viên mới và những người chưa biết quy trình, với tần suất hai lần một tháng Đào tạo được thực hiện tại nơi làm việc, ngoài giờ làm, và có phụ cấp 20.000 đồng/giờ cho nhân viên học và 50.000 đồng cho người đào tạo, cùng với phụ cấp ăn uống để khuyến khích sự tham gia Việc này giúp giảm tải cho quản lý, đồng thời đảm bảo nhân viên tuân thủ quy trình Những người đào tạo và quản lý đạt hiệu quả sẽ được khen thưởng và nhận bằng khen từ công ty Để khuyến khích nhân viên áp dụng quy trình mới, Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất chính sách khen thưởng cho cá nhân và phòng ban thực hiện đúng quy trình sau đánh giá nội bộ hàng quý.
O Dưới 3 lỗi thưởng 10 triệu đồng,
O Từ 3 đến dưới 6 lỗi thưởng 8 triệu đồng
O Từ 6 đến dưới 8 lỗi thưởng 5 triệu đồng
O Từ 8 đến dưới 10 lỗi thưởng 3 triệu đồng.
Để đảm bảo tính răn đe trong việc tuân thủ quy trình, Bộ phận đảm bảo chất lượng đã yêu cầu đưa chỉ tiêu tuân thủ vào đánh giá KPI hàng tháng, với sự hỗ trợ từ bộ phận nhân sự Mỗi tiêu chí KPI sẽ được bổ sung thêm yêu cầu thực hiện đúng và đủ quy trình, nhằm nhấn mạnh rằng việc áp dụng quy trình là trách nhiệm của từng nhân viên và được đo lường qua đánh giá KPI hàng tháng Tại Công ty Nhựa Bình Minh, cơ cấu lương bao gồm 70% lương cố định và 30% thưởng (nếu đạt KPI 100%), với thưởng được đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí KPI khác nhau.
O Nếu được A++: được thưởng 150% (so với mức thưởng 30%)
O Nếu được A+: được thưởng 120% (so với mức thưởng 30%)
O Nếu được A: được thưởng 100% (so với mức thưởng 30%)
O Nếu được B: được thưởng 80% (so với mức thưởng 30%)
O Nếu được C: được thưởng 50% (so với mức thưởng 30%)
O Nếu được D: được thưởng 30% (so với mức thưởng 30%)
O Nếu được E: không được thưởng.
Nhân viên nhận thức rằng để đạt điểm cao trong đánh giá KPI hàng tháng, họ cần thực hiện tốt các quy trình Việc không tuân thủ các quy trình mà công ty yêu cầu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập của họ.
Nhiều quy trình, thủ tục phức tạp:
Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO yêu cầu tài liệu đầy đủ và rõ ràng để hỗ trợ kiểm tra, thống kê và giám sát Tuy nhiên, khi áp dụng ISO 9000, các quy trình được chuẩn hóa chuyên nghiệp nhưng chưa phù hợp với thực tế làm việc của nhân viên, gây khó khăn trong việc thực hiện.
